Hội sinh viên Việt Nam tại Đại học Công nghệ Nanyang

Hội sinh viên Việt Nam tại Đại học Công nghệ Nanyang

PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU

LỜI MỞ ĐẦU

Hội sinh viên Việt Nam tại Đại học Công nghệ Nanyang (gọi tắt là VNNTU) được thành lập từnăm 2000 và hiện nay đã có gần 500 thành viên VNNTU trực thuộc sự quản lý của Phòng côngtác sinh viên (SAO) và là một phần của Hội sinh viên NTU (NTUSU)

Những họat động quan trọng của VNNTU bao gồm Hội trại đón chào sinh viên mới (FOC), Lễ

kỉ niệm Quốc khánh, Festival Quốc tế về Ẩm thực và Văn hóa (ICFF)…ngày càng được tổ chứcvới quy mô lớn hơn và trở thành những họat động thường niên Bên cạnh đó, trong VNNTUcũng có nhiều hoạt động của những câu lạc bộ văn thể mỹ được tổ chức đều đặn hàng năm nhưbóng đá, bóng chuyền, khiêu vũ…

Sự mở rộng về qui mô và phát triển đa dạng các loại hình hoạt động đặt ra cho VNNTU một vấn

đề lớn Đó là văn bản chung thống nhất về phương thức hoạt động của Hội sinh viên Khôngnhững gia tăng tính kỷ luật, chuyên nghiệp trong cung cách tổ chức đây sẽ là cơ sở để mọi thànhviên VNNTU đánh giá những hoạt động của Hội Trên hết, một cộng đồng chan hòa, vững mạnh

là cái đích mà mỗi thành viên chúng ta đều mong muốn Và đó cũng chính là mục đích cao nhấtcủa bản Phương thức hoạt động

Bản Phưong thức này được xây dựng trên cơ sở đồng thuận của các thành viên của hội Mọikhoản, mục trong văn bản đều có thể được đề nghị sửa đổi, bãi bỏ hay bổ sung ngay khi nókhông còn phù hợp với thực tiễn phát triển của VNNTU Tất cả ý kiến đóng góp của các thànhviên VNNTU đều vô cùng quý giá và rất được trân trọng

1

I SƠ LƯỢC VỀ HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ NANYANG (VNNTU)

1 VNNTU

VNNTU, hay Hội Sinh viên Việt Nam tại NTU, là một tổ chức phi lợi nhuận, phi chính trị,phi tôn giáo hoạt động trên cơ sở tự nguyện với điều kiện gia nhập phải là sinh viên có quốctịch Việt Nam đang theo học hệ đại học hoặc sau đại học tại NTU

VNNTU được công nhận là một tổ chức sinh viên tại NTU, trực tiếp dưới sự quản lý của Vănphòng công tác sinh viên (SAO) và Hiệp hội sinh viên NTU (NTUSU) Tất cả các hoạt độngcủa VNNTU đều được sự chấp thuận của SAO

- Khuyến khích việc tìm hiểu và gìn giữ các giá trị văn hóa Việt Nam

- Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, hữu nghị với các cộng đồng sinh viên quốc tế khác tạiSingapore

3 Những giá trị cơ bản

- Tự nguyện: mọi sinh viên Việt Nam tại NTU có quyền tham gia VNNTU một cách tựnguyện mà không phải chịu bất cứ sự ép buộc nào

- Đoàn kết, thân ái, tương trợ lẫn nhau

- Phi lợi nhuận: mọi hoạt động của VNNTU đều không nhằm mục đích thu lợi về vật chất

- Phi chính trị : VNNTU không có quan điểm chính trị và không tham gia bất cứ hoạt độngnào có tính chất chính trị

- Phi tôn giáo: VNNTU không thực hiện các hoạt động tuyên truyền cho bất cứ tôn giáonào

4 Nhiệm vụ

- Duy trì thường niên các buổi lễ quan trọng của cộng đồng Việt Nam như Quốc khánh,Tết Âm lịch, lễ chào mừng sinh viên mới

- Đại diện cộng đồng sinh viên Việt Nam tại NTU tham gia các sự kiện mang tính quốc tế

ở NTU như International Games (IG), International Cultural and Travel Fair (ICTF)

- Giúp đỡ các thành viên thích nghi với cuộc sống ở Singapore trong quá trình học tập, ăn

PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU

II CƠ SỞ THÀNH VIÊN

2.1 Đối với thành viên đang học cấp Đại Học:

- Bầu cử, ứng cử và đề nghị bãi nhiệm

- Tham gia vào hoạt động của VNNTU

- Tôn trọng những giá trị cơ bản của Hội

- Đóng góp Hội phí: phí năm học sẽ được quyết định bởi BCH đang tại nhiệm tại năm học đó

- Tích cực tham gia và giúp đỡ các hoạt động của hội

3

III CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRONG NĂM

Các hoạt động chính của VNNTU thuộc các nhóm hoạt động cơ bản như sau:

- Core event (Core): sự kiện lớn, bắt buộc phải làm với mức độ tập trung sức người, sức của lớn,

cần đầu tư trau chuốt về mặt chương trình

- Optional event (Optional) : những sự kiện về academic, welfare, finance, sport, có thể thay

đổi theo các năm để phù hợp với định hướng chung của BCH

- Dịp để BCH mới làm quen với nhau và học hỏi kinh nghiệm từ BCH nhiệm kỳ trước

Tháng 6 Get together night Optional - Tập hợp các anh chị đã ra

trường hoặc sắp tốt nghiệp

Có sự hỗ trợtài chình từ AAO

Tháng 6- 7 Hướng dẫn SV mới

chuẩn bị cho việc du học tại NTU

Core - Giúp đỡ SV mới có được sự

chuẩn bị tốt nhất cho việc duhọc tại NTU

- Quảng bá hình ảnh của hội đến các SV

Cuối tháng

7- Đầu tháng

8

Đón SV mới và Hội trại đón SV mới (Freshmen OrientationCamp)

Core

Core - Giúp freshmen nhanh chóng

hòa nhập với cuộc sống tại NTU

- Là dịp để SV mới kết bạn, bước đầu tạo dựng 1 cộng đồng SV đoàn kết

2/9 Lễ Kỉ niệm Quốc

Khánh

Core - Là dịp để các sinh viên Viet

Nam tại NTU cùng họp lại

để hướng về Tổ quốc

- Thắt chặt tình đoàn kết, thân

ái giữa các anh chị em trong đại gia đình VNNTU

PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU

Tháng 9 Thu quỹ hội Core - Tạo nguồn tài chính cho các

hoạt động của Hội

Tháng 9 – 10 Sport Competition Optional - Giải thể thao của VNNTU

- Giúp các CLB trong việc tìmkiếm những thành viên mới

- Chuẩn bị tinh thần cho International Game

Tháng 11 Exam Welfare Optional - Động viên tinh thần các

thành viên trước mùa thi

Tháng 12 VNNTU Outing Optional - Tổ chức đi chơi hoặc cắm

trại cho thành viên VNNTU

- Tạo sự gắn bó giữa các thànhviên

Kì II

Tháng 1 - 2 International Game Core - Giải thể thao giữa các nước Hỗ trợ các

CLB trong việc thông tin liên lạc

và tài chính

Tháng 1 – 2 International Cultural

and Travel Fair (ICTF)

Core - Lễ hội văn hoá các nước

- Là dịp để quảng bá hình ảnh đất nước, cuộc sống và con người Việt Nam đến cộng đồng sinh viên NTU

Tháng 1 – 2 Lễ đón tết Âm Lịch Core - Gặp gỡ và tạo không khí Tết

đầm ấm và vui vẻ giữa các thành viên

Tháng 2 Chuẩn bị cho việc đón

Freshmen năm tới

Core - Soạn handbook, guide book,

hướng dẫn các thủ tục cho các bạn học sinh đang có ý định du học tại NTU

Thành lập FOC Team

8/3 Quốc tế Phụ Nữ Optional - Món quà ý nghĩa đối với các

bạn/chị/em gái trong gia đìnhVNNTU

IV CƠ CẤU TỔ CHỨC

Trong suốt nhiệm kì của mình, BCH có những nhiệm vụ sau:

– Bảo vệ quyền lợi của các thành viên VNNTU

– Quản lý và tổ chức các hoạt động của Hội theo đúng những mục đích và giá trị cơ bản đã

đề ra trong phần I, đặc biệt là việc xây dựng tình đoàn kết, thân ái, tương trợ lẫn nhaugiữa các thành viên trong cộng đồng

– Tôn trọng, củng cố và phát huy những thành quả mà các năm trước đã đạt được, đồngthời chú trọng việc xây dựng nền tảng, lực lượng, tạo nên những điều kiện tốt nhất có thểcho hoạt động của Hội trong những năm kế tiếp

– Từng bước có những hoạt động nhằm nâng cao vị thế của cộng đồng sinh viên Việt Namtại NTU nói riêng và tại Singapore nói chung

1.3 Cơ cấu và nhiệm vụ của BCH

Mỗi thành viên BCH được bầu ra hoặc được lựa chọn phải tuân theo qui chế bầu cử trongphần VI

Mỗi thành viên BCH được quyền tái ứng cử một lần vào bất cứ vị trí nào trong BCH (tối đagiữ 2 nhiệm kì)

Mỗi thành viên BCH chỉ được đảm nhận một vị trí được nêu dưới đây trong BCH

Các vị trí thông qua bầu cử phổ thông

- Chủ Tịch (President)

- Phó Chủ Tịch phụ trách Vấn Đề Đối Nội (Vice President – Internal Affairs)

- Phó Chủ Tịch phụ trách Vấn Đề Đối Ngoại (Vice President – External Affairs)

- Tổng Thư Kí kiêm Đại Diện Cộng Đồng SVVN tại NTU Students’ Union (HonoraryGeneral Secretary cum SU-IUC Vietnam Country Representative)

- Ủy Viên phụ trách Vấn Đề Tài Chính (Financial Controller)

Các vị trí không qua bầu cử phổ thông

- Ủy Viên phụ trách công tác cung ứng và hậu cần (Logistics Executive)

- Ủy Viên phụ trách quảng bá và truyền thông (Publication and Publicity Executive)

- Ủy Viên phụ trách quản lý website và các vấn đề kĩ thuật (IT Executive)

- Ủy Viên phụ trách các hoạt động văn hóa – nghệ thuật (Cultural ActivitiesExecutive)

- Ủy Viên phụ trách các hoạt động phục vụ lợi ích học tập (Academic AffairsExecutive)

- Ủy viên phụ trách công tác phúc lợi (Welfare Executive)

PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU

Hai đại diện của sinh viên Việt Nam trong Students’ Union sẽ là Tổng Thư Ký và Ủy Viên

Phụ Trách Cung Ứng – Hậu Cần

Cơ cấu tổ chức

A President

1 Đề xuất phương hướng hoạt động của BCH trong cả một năm sau khi tham khảo và được thông

qua bởi đa số thành viên trong BCH

2 Vạch ra kế hoạch làm việc của BCH trong cả năm và phân công công việc cụ thể cho từng thành

viên trong từng sự kiện

3 Ra những quyết định quan trọng trong tất cả các buổi họp giữa Top 5 hay các buổi họp toàn BCH

4 Cùng với Vice President - External Affairs chịu trách nhiệm toàn bộ các công tác đối ngoại của

BCH

5 Cùng với Vice President - Internal Affairs chịu trách nhiệm toàn bộ các công tác đối nội của BCH

6 Đóng vai trò cố vấn khi cần thiết cho toàn bộ các Special Projects (dự án đặc biệt) của VNNTU

7 Là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với toàn bộ những công việc chung của VNNTU

B Vice President - Internal Affairs

1 Đề xuất phương hướng đối nội của BCH trong cả một năm sau khi tham khảo và được thông qua

bởi đa số thành viên trong BCH Phương hướng đối nội bao gồm tất cả các event mang tính nội bộ

trong VNNTU, các CLB của VNNTU và các công tác kết nối cộng đồng khác

2 Vạch ra kế hoạch làm việc cho những công tác đối nội của BCH trong cả năm

3 Chịu trách nhiệm; giúp đỡ và cố vấn cho President trong việc ra các quyết định về công tác đối

nội

4 Chịu trách nhiệm chính, hoặc đóng vai trò chủ chốt hay cố vấn ít nhất một event lớn của VNNTU

trong năm

C Vice President - External Affairs

1 Đề xuất phương hướng đối ngoại của BCH trong cả một năm sau khi tham khảo và được thông

qua bởi đa số thành viên trong BCH Phương hướng đối ngoại bao gồm tạo mối quan hệ với các tổ

7P

chức bên ngoài NTU (nhà tài trợ, các tổ chức nghề nghiệp và từ thiện, phương tiện thông tin đạichúng, các tổ chức sinh viên khác, v.v.)

2 Vạch ra kế hoạch làm việc cho những công tác đối ngoại của BCH trong cả năm

3 Chịu trách nhiệm; giúp đỡ và cố vấn cho President trong việc ra các quyết định về công tác đốingoại, đặc biệt là các công tác vận động tài trợ và kết nối với các tổ chức nghề nghiệp

4 Chịu trách nhiệm chính, hoặc đóng vai trò chủ chốt hay cố vấn ít nhất một event lớn của VNNTUtrong năm

5 Có quyền can thiệp vấn để ngoại giao ( như đối với nhà tài trợ) của các Special Projects khi cần

D Honorary General Secretary

1 Đại diện của Việt Nam trong NTU Student Union - International Undergraduate Committee; là cầunối thông tin của BCH VNNTU trong tất cả các sự kiện quốc tế có Việt Nam tham gia

2 Chịu trách nhiệm toàn bộ các văn bản quan trọng của BCH VNNTU và thúc đấy toàn bộ các côngviệc của BCH diễn ra đúng tiến độ được định trước

3 Chịu trách nhiệm toàn bộ việc liên lạc giữa BCH với Student Affairs Office, Alumni AffairsOffice, Office of Admission and Financial Aids, International Student Centre và các tổ chức trongNTU khác

4 Giúp đỡ và cố vấn cho President trong việc ra các quyết định chung trong vai trò thành viên Top 5

5 Chịu trách nhiệm chính, hoặc đóng vai trò chủ chốt hay cố vấn ít nhất một event lớn của VNNTUtrong năm

E Chief Financial Controller

1 Tiếp quản, xây dựng và quản lý nguồn thu của VNNTU Nguồn thu của VNNTU có được từ tiềnquỹ thành viên VNNTU; tiền hỗ trợ từ SAO, AAO; tiền tài trợ từ các tổ chức, doanh nghiệp ngoàiNTU

2 Kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tất cả các khoản chi của VNNTU tuân thủ đúng quy định trongphương thức hoạt động và phục vụ lợi ích cho VNNTU

3 Chuẩn bị và công bố bản tổng kết tình hình tài chính của VNNTU vào cuối nhiệm kỳ

4 Giúp đỡ và cố vấn cho President trong việc ra các quyết định chung trong vai trò thành viên Top 5

5 Chịu trách nhiệm chính, hoặc đóng vai trò chủ chốt hay cố vấn ít nhất một event lớn của VNNTUtrong năm

6 Có quyền can thiệp các vấn đề thu chi của các Special Projects khi cần

3 Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH

4 Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt (không bắt buộc) ít nhất một event lớn của VNNTU trongnăm

F Cultural Activities Executive

1 Chịu trách nhiệm về các hoạt động văn hoá trong VNNTU

2 Đứng đầu Cultural Activities Team để bao quát các hoạt động văn hoá bao gồm các tiết mục biểudiễn trong các sự kiện như Quốc Khánh 2/9, International Culture and Travel Festival, các sự kiệnvăn hóa do Đại Sứ Quán Việt Nam tổ chức, v.v

PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG VNNTU

3 Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH

G Academic Affairs Executive:

1 Chịu trách nhiệm chính toàn bộ công tác Tư Vấn Du Học của VNNTU

2 Đứng đầu Academic Affairs Team, bao gồm moderators của Box Tư Vấn Du Học; nhóm biênsoạn, chỉnh sửa và xuất bản handbook giới thiệu về NTU và du học tại Singapore dành cho các bạnsinh viên học sinh tại Việt Nam

3 Chịu trách nhiệm tổ chức các buổi hội thảo Du học tại NTU và Singapore tại các trường Cấp III vàĐại học tại Việt Nam

4 Cùng với Vice President - External Affairs liên lạc với các tổ chức nghề nghiệp bên ngoài phục vụlợi ích của thành VNNTU; chịu trách nhiệm chính tổ chức một sự kiện nghề nghiệp cho VNNTU

5 Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH

6 Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt trong FOC năm sau

H Publication and Publicity Executive

1 Đứng đầu Publication and Publicity Team, chịu trách nhiệm toàn bộ việc quảng bá (quay phim,chup ảnh, làm clip và poster, và viết báo) các hoạt động của VNNTU thông qua các forum và cácphương tiện khác

2 Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH

3 Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt (không bắt buộc) ít nhất một event lớn của VNNTU trongnăm

I IT Executive

1 Đứng đầu IT and Technical Team, chịu trách nhiệm toàn bộ các vấn đề về kĩ thuật của VNNTUHomepage, Forum và website của các chương trình khác trong VNNTU

2 Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH

3 Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt (không bắt buộc) ít nhất một event lớn của VNNTU trongnăm

4 Phụ trách và chỉ đạo các vấn đề kĩ thuật trong tất cả các event của VNNTU

J Welfare Executive

1 Đứng đầu Welfare Team, chịu trách nhiệm toàn bộ các công tác phúc lợi của VNNTU trong các sựkiện 2/9, Exam, 8/3, etc

2 Đóng góp ý kiến trong việc hình thành phương hướng hoạt động trong các buổi họp của BCH

3 Đóng vai trò giúp đỡ hoặc chủ chốt (không bắt buộc) ít nhất một event lớn của VNNTU trongnăm

1.5 Tư cách thành viên BCH

- Là thành viên VNNTU, tôn trọng các giá trị cơ bản của Hội và thực hiện đầy đủ nghĩa vụthành viên

- Được bầu thông qua phổ thông đầu phiếu hoặc do Top 5 chỉ định

1.6 Việc bãi miễn

Bãi miễn được thực hiện khi 1 thành viên trong BCH không thỏa mãn tư cách thành viên ởmục 1.5, không thực hiện đủ trách nhiệm được giao, cụ thể như sau:

1.6.1 Sẽ xét bãi miễn nếu

9

Với thành viên BCH:

- Không thực hiện nhiệm vụ đã được nêu ở phần 1.3

- Có hành động làm phương hại đền quyền lợi chung và hình ảnh của tổ chức

- Không tham gia 50% trở lên các buổi họp của BCH với lý do không chính đáng

Với các thành viên BCH không qua bầu cử phổ thông:

- Bỏ phiếu kín trong nội bộ BCH (cá nhân bị xét bãi miễn không được quyền bỏphiếu) Việc bãi miễn được thông qua nếu quá nửa số thành viên BCH bỏ phiếuthuận Sau đó khi có kết quả xét bãi miễn, Chủ tịch sẽ thông báo cho toàn thểVNNTU về việc bãi miễn cá nhân đó

- Trong cuộc họp nói trên, cá nhân bị xét bãi miễn có quyền tự bào chữa cho bản thân

và thuyết phục BCH ngừng việc xét bãi miễn

Với thành viên Top 5:

- Tiến hành bỏ phiếu kín trong nội bộ BCH về việc xét bãi miễn cá nhân đó Nguyêntắc giống như đối với các thành viên BCH không qua bầu cử phổ thông như nói ởtrên

- Thông báo trước toàn thể VNNTU về xét việc bãi miễn và tổ chức buổi họp mặt toànthế về việc xét bãi miễn

- Cá nhân bị xét bãi miễn trả lời chất vấn từ các thành viên VNNTU

- Quyết định bãi miễn: việc bãi miễn được quyết định bởi các thành viên VNNTUthông qua bỏ phiếu (chỉ tính lá phiếu của những người có mặt trong buổi xét bãimiễn) Việc bãi miễn được thông qua nếu quá nửa số người tham gia bỏ phiếu bỏphiếu thuận

1.7 Việc từ chức

1.7.1 Cá nhân nếu xét thấy mình không đủ khả năng hoặc điều kiện không cho phép

để có thể tiếp tục hoạt động trong BCH được quyền xin từ chức

1.7.2 Việc quyết định cho cá nhân từ chức được quyết định bởi Chủ tịch Top 5, có sựtham khảo ý kiến của các thành viên khác trong BCH