Đang tải... (xem toàn văn)
Hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 là một phiên bản nâng cấp vượt trội từ các phiên bản AccNet đã phát hành trong gần chín năm qua, với hơn năm trăm khách hàng (hơn 1.500 người đang sử dụng). Trong thời gian phát hành này, chúng tôi đã tích lũy khá nhiều kinh nghiệm cũng như thu thập tất cả những ý kiến quý báu từ quý khách hàng để tạo nền tảng vững chắc cho quá trình phát triển phiên bản mới. Phiên bản Lạc Việt AccNet 2004 thừa hưởng tất cả các tính năng ưu việt nhất cũng như tính ổn định và tính chính xác cao trong vận hành hơn bất kỳ phiên bản nào trước đây.
TÀI LIỆU HDSD ACCNET2004 GETTING STARTED Hồ Chí Minh - 2009 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 MỤC LỤC PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ACCNET 2004 PHẦN II: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI SỬ DỤNG ACCNET 2004 I Cài đặt chương trình II Cài đặt cấu hình sở liệu AccNet SQL Server máy chủ III Chạy chương trình IV Giao diện chương trình: Thanh menu ngang Màn hình Các hình, báo cáo, hộp thoại Accnet 2004: PHẦN III : THIẾT LẬP CÁC THÔNG TIN BAN ĐẦU: 10 I Thiết lập năm tài chính: 10 II Kỳ sử dụng: 10 III Thiết lập thông tin hệ thống: 10 Trang Thông tin chung 11 Trang Cài đặt thao tác bàn phím 11 Trang Thiết lập thông tin liên hệ Kỳ Ngày 11 Trang Giao diện bạn 13 Trang Thiết lập số chứng từ 14 Trang Tài khoản ngân hàng 14 PHẦN IV: KHAI BÁO CÁC DANH MụC 15 I Các công việc cần chuẩn bị trước khai báo danh mục: 15 II Các danh mục cần khai báo trước sử dụng chương trình 16 Danh mục dùng chung toàn hệ thống: 16 a b c d e f g Danh mục nguyên tệ: 17 Danh mục hệ thống tài khoản: 17 Danh mục khách hàng – nhà cung cấp : 19 Danh mục phòng ban, danh mục nhân viên: 20 Danh mục mục phí: 20 Danh mục trung tâm chi phí: 20 Các danh mục thiết lập sẵn: 20 Các danh mục riêng phân hệ: 20 a b c Phân hệ tiền: 20 Hàng tồn kho: 21 Kế toán tổng hợp: 22 PHẦN V: THIẾT LẬP SỐ DƯ BAN ĐẦU 23 I Trường hợp sử dụng: Có trường hợp xảy : 23 Công ty thành lập: 23 Công ty hoạt động: 23 II Nhập liệu số dư ban đầu: 23 Số dư ban đầu tài khoản: Căn vào bảng cân đối tài khoản 23 Số dư ban đầu nguyên tệ: Căn vào Sổ quỹ chi tiết có theo dõi ngoại tệ 24 Số dư ban đầu công nợ: Căn vào sổ chi tiết công nợ phải thu phải trả 24 Số dư ban đầu hàng tồn kho: 27 Số dư ban đầu nợ phải thu hạn: (Không bắt buộc) 27 GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 2/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Phần I: Giới thiệu chung AccNet 2004 Hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 phiên nâng cấp vượt trội từ phiên AccNet phát hành gần chín năm qua, với năm trăm khách hàng (hơn 1.500 người sử dụng) Trong thời gian phát hành này, chúng tơi tích lũy nhiều kinh nghiệm thu thập tất ý kiến quý báu từ quý khách hàng để tạo tảng vững cho trình phát triển phiên Phiên Lạc Việt AccNet 2004 thừa hưởng tất tính ưu việt tính ổn định tính xác cao vận hành phiên trước So với phiên trước, phiên có nhiều cải tiến vượt trội giao diện người dùng tốc độ xử lý nhanh khả lưu số liệu lớn.Nếu sử dụng qua phiên trước đây, quý vị tìm thấy phiên tiện ích cao cấp trợ giúp cho người nhập liệu cách nhanh chóng hợp lý - Tất hình nhập liệu tổ chức theo mơ hình hình (star model) giúp cho việc nhập liệu trở nên nhẹ nhàng nhanh chóng hơn; Ngồi hệ thống Thơng tin nhanh cung cấp phiên trước, nghiên cứu đưa công cụ dựa công nghệ OLAP với kho số liệu (Datawarehouse), người lãnh đạo thực thích thú với cơng cụ truy xuất số liệu hay tạo báo cáo nhanh tất số liệu công ty hỗ trợ cho lãnh đạo doanh nghiệp định lúc xác Cơng cụ thích hợp nơi, lúc thông qua ứng dụng văn phịng thơng dụng Microsoft Excel trình duyệt WEB Người lãnh đạo muốn xem thơng tin cần số thao tác kéo thả có thơng tin tích tắc Lạc Việt AccNet2004 thiết kế dựa nguyên tắc: Chỉ cần nhập lần chứng từ gốc phát sinh ban đầu, hệ thống tự động ghi sổ sổ chi tiết liên quan cách thích hợp Số liệu tổ chức lưu luân chuyển nhiều kỳ kế tốn ln đảm bảo ngun tắc liên tục Chúng tin chắc, với Lạc Việt AccNet 2004, quý vị thực yên tâm cảm thấy thoải mái sử dụng phần mềm Lạc Việt AccNet 2004 công cụ hữu hiệu hỗ trợ quý vị công tác quản lý tài kế tốn doanh nghiệp Chúng tơi muốn ngỏ lời cảm ơn đến quý khách hàng mua sử dụng AccNet phiên trước đóng góp cho chúng tơi ý kiến q báu thực tiễn Hy vọng rằng, hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 phiên thoả mãn tất u cầu cơng tác kế tốn quý vị ☺Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: Phạm Đăng Vũ Quang Chuyên viên tư vấn triển khai AccnetERP Công ty Cổ phần tin học Lạc Việt 23 Nguyễn Thị Huỳnh– Quận Phú Nhuận – TP HCM Điện thoại: 0838423333– Fax: 0838422370 Mobile: 0914 050608 Email: pdvquang@lacviet.com.vn Website: http://www.lacviet.com.vn GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 3/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Phần II: Các bước chuẩn bị trước sử dụng AccNet 2004 I Cài đặt chương trình Xem tài liệu hướng dẫn cài đặt II Cài đặt cấu hình sở liệu AccNet SQL Server máy chủ - Cài đặt SQL Server 2000 máy chủ, ghi nhớ mật sa (nếu có) Tạo data thiết lập lưu tự động Cách thực tham khảo file hướng dẫn Backup Restore III Chạy chương trình Ta khởi động Accnet từ shorcut ngồi hình hay từ Menu Start\Program Files\Accnet 2004 Sau khởi động xuất hình đăng nhập sau: Tên người sử dụng mật lần sau cài đặt ADMIN ( có quyền nhà quản trị ) Nhấn Enter hay nút Duyệt để vào chương trình Nếu người dùng lần đăng nhập vào chương trình phải gõ tên chưa có mật Sau vào chương trình người dùng nên đổi lại mật cách vào Menu Quản trị \ Thay đổi mật GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 4/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 IV Giao diện chương trình: Thanh menu ngang Màn hình Các lựa chọn để hiển thị theo chức Các phân hệ chương trình Các chức chương trình Thốt chương trình Các phân hệ Accnet 2004 thể dạng nút nhấn chìm (click and down) Cài đặt thơng số ban đầu cho chương trình, quản trị người dùng… Cung cấp hệ thống danh mục cho chương trình Thiết lập số dư ban đầu tài khoản, công nợ, tiền quỹ , hàng tồn kho Quản lý phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt tiền gửi… Theo dõi việc xuất nhập tồn kho hàng hóa vật tư Theo dõi tình hình mua hàng công nợ phải trả cho người bán Theo dõi tình hình bán hàng cơng nợ phải thu khách hàng Ghi nhận bút toán nhật ký loại nghiệp vụ phát sinh khác (không định khoản TK tiền tồn kho đây) GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 5/27 • Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Cách hiển thị chức theo loại Các chức phân hệ lại chia làm loại Nhập liệu, Báo cáo Thao tác để người dùng dễ phân biệt Khi chọn nút Nhập liệu có chức thuộc loại hiển thị lên mà Nếu chọn nút tất tất loại hiển thị Lưu ý: Để không bị nhầm lẫn tên chức giống chọn Tất người dùng nên xếp Loại chức • Sử dụng chức Để sử dụng chức có cách: - click đúp vào dịng chức hay gõ Enter dịng chức chọn ( bôi đen) - nhấn F9 để hiển thị nhỏ phía bên trái gõ ký tự đại diện cho chức vào Enter ( VD: Với hình ký tự đại diện cho Danh mục phương thức thu chi CI ) Các hình, báo cáo, hộp thoại Accnet 2004: • Màn hình danh mục có dạng sau Tiện ích tìm kiếm (F3) Bị khố tạm thời ( hết khố có thay đổi số liệu) Bị khoá lại chưa sử dụng Nút Lưu ý: Khi nhập mã danh mục có danh sách hệ thống đọc hiển thị thông tin mã danh mục hình.Muốn xem, hay điều chỉnh hay xố mã danh mục có danh sách nhấn phím F3 cho tìm chọn lựa mã danh mục cần để xem, hay điều chỉnh, hay xoá GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 6/27 • Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Các nút sử dụng hình danh mục: Nhấn vào để mở hình tìm kiếm ( phím nóng F3) Chấp nhận lưu lại sau nhập hay sửa số liệu ( phím nóng Alt + C) Khơi phục lại số liệu ban đầu trước nhập hay sửa số liệu (phím nóng Alt + K) Xố số liệu ( phím nóng Alt + X) In báo cáo tất danh mục Đóng hình danh mục ( phím nóng Alt + N) Nhấn vào để xem thông tin chi tiết hình (phím nóng F1) • Màn hình tìm kiếm có dạng sau: Tiện ích cho phép bạn tìm kiếm thơng tin dựa vào giới hạn trường liệt kê danh sách Khi nhập giá trị cần tìm, bạn dùng dấu (*) để làm giá trị đại diện tìm kiếm giá trị vị trí dấu (*) Ví dụ: Giới hạn Tốn tử Giá trị Mã tài khoản Like 11* Tên khách hàng Like *Hùng* Mã tài khoản Like *1 Ngày = Giải thích Để tìm tất tài khoản có hai ký tự đầu 11 Để tìm tất KH có tên Hùng Để tìm tất tài khoản có ký tự cuối 01/20/2006 Để tìm chứng từ có ngày 20/01/2006 Sau nhấn nút Tìm xuất danh mục thoả điều kiện lọc hiển thị tất khơng có điều kiện lọc GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 7/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Chọn danh mục cần hiển thị cách click đúp vào dịng có mã danh mục tương ứng, click chuột vào để bôi xanh nhấn nút chọn • Màn hình nhập liệu có dạng sau Tiện ích tìm kiếm (F3) Màn hình nhập liệu chia làm phần: _ Phần gồm ô nhập liệu có nhãn màu xanh đậm bắt buộc nhập số liệu, cịn có nhãn màu xanh lạt khơng bắt buộc nhập, để trống _ Phần dòng định khoản Nợ – Có Lưu ý: Mã vật tư mã đối tượng cơng nợ phần dùng phím tắt F3 để tìm kiếm Có số cột phần ẩn chọn mã TK cần thiết _ Phần dòng tổng cộng nghiệp vụ, dùng để xem khơng nhập liệu • Màn hình báo cáo có dạng sau: GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 8/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 In máy in (Phím nóng Ctrl + P ) Xuất Excel theo dạng Pivot Table Đóng hình báo cáo • Màn hình thao tác: Kích đúp vào số chứng từ để mở chứng từ lên Các nút thường dùng hình báo cáo thao tác: Nút Công dụng Trở trang hay record Quay lui lại trang hay record Ô để nhập số trang hay số thứ tự record Nhảy đến trang cuối hay record cuối Tiến đến trang hay record GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 9/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Phần III : Thiết lập thơng tin ban đầu: I Thiết lập năm tài chính: II Kỳ sử dụng: Kỳ sử dụng tháng liền trước với thời điểm bắt đầu sử dụng Accnet VD: Bạn bắt đầu sử dụng Accnet từ ngày 01/01/2007 kỳ sử dụng 2006/12 Lưu ý : Phải mở khố số dư ban đầu thay đổi kỳ sử dụng III Thiết lập thông tin hệ thống: Đây nơi tập trung thông tin hệ thống, qui định nguyên tắc, phương pháp sử dụng chung cho toàn hệ thống LV-AccNetERP Đây chức quan trọng bước thiết lập quản trị hệ thống (bước qui trình vận hành hệ thống LV-AccNetERP), phải người có quyền điều hành cao hệ thống LV-AccNetERP thực kiểm soát Người dùng phải cân nhắc kỹ trước khai báo thông tin hệ thống tính quan trọng chúng Hạn chế sửa đổi thơng tin q trình sử dụng hệ thống LV-AccNetERP, việc sửa đổi số thơng tin gây xáo trộn, không đồng liệu, ảnh hưởng đến kết xử lý chương trình GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 10/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Mã tổng hợp Được sử dụng mơ hình quản lý đa cấp Cho biết mã doanh nghiệp hệ thống mã công ty thành viên tồn tổng cơng ty Mã dùng xuất liệu doanh nghiệp để hợp liệu cấp cao Vị trí tập tin xuất Cho biết vị trí thư mục chứa tập tin xuất liệu Trang Giao diện bạn Trang thiết lập qui định màu sắc, font chữ ô nhập liệu giao diện Hệ thống thiết lập số ngầm định sẵn Tuỳ theo nhu cầu sử dụng, người dùng sử dụng ngầm định hệ thống thay đổi cho phù hợp Nếu không muốn hiển thị ngày báo cáo hay đơn giá vốn hoá đơn bán hàng bỏ chọn (mặc định có chọn) Sử dụng mã đối ứng mặc định khơng chọn cịn có chọn hiển thị thêm cột Mã bút toán trước Mã tài khoản hình nhập liệu Phiếu thu chi Bút tốn nhật ký chung Bạn quy định cách xếp số chứng từ công nợ tăng dần hay giảm dần theo nhiều tiêu thức như: Số chứng từ, ngày chứng từ, ngày đến hạn hay số dư GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 13/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Trang Thiết lập số chứng từ Trang dùng để thiết lập chế độ sinh tự động số chứng từ cho loại nghiệp vụ phát sinh Nếu muốn sử dụng chức thiết lập hình Lưu ý: Chỉ thực hành dùng để nhập cho nhanh tốt người dùng tự gõ số chứng từ theo quy tắc đặt mã riêng Trang Tài khoản ngân hàng Trang dùng để khai báo thông tin tài khoản giao dịch ngân hàng, dùng để in số báo cáo tốn (Biên đối chiếu cơng nợ) GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 14/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Phần IV: Khai báo danh mục I Các công việc cần chuẩn bị trước khai báo danh mục: Đối với việc xử lý số liệu kế tốn máy việc xây dựng hệ thống danh mục quan trọng, ảnh hưởng đến tồn q trình xử lý khai thác số liệu Một sai sót nhỏ (ví dụ chia tiểu khoản không theo yêu cầu quản lý) việc thiết lập hệ thống ban đầu dẫn đến khối lượng công việc lớn cần phải làm để sửa đổi sai sót Như ví dụ chia tiểu khoản khơng đúng, để sửa lại ta không đơn sửa lại danh mục tài khoản mà cịn phải sửa lại tồn định khoản liên quan đến tài khoản chia sai Và khối lượng công việc lớn gấp bội phát muộn Tình trạng tương tự xảy trường hợp ta muốn thay đổi số tham số ban đầu để đáp ứng yêu cầu quản lý Các việc cần làm xây dựng danh mục o Xác định rõ yêu cầu quản lý đặt Tập hợp đầy đủ báo cáo cần thiết phục vụ cho quản lý o Nắm rõ tổ chức thơng tin, quy trình xử lý số liệu khả khai thác thơng tin phần mềm kế tốn định áp dụng o Xây dựng hệ thống tài khoản o Xây dựng quy định sơ đồ hạch toán cho phát sinh xảy thường xuyên cho phát sinh đặc biệt o Xây dựng quy định quy trình luân chuyển chứng từ o Xây dựng quy định chế độ nộp báo cáo theo yêu cầu o Tổ chức phân công công việc cho nhân viên phịng kế tốn o Xây dựng quy trình cập nhật xử lý thơng tin cho nghiệp vụ người cụ thể o Lên bảng số dư đầu kỳ tài khoản o Lên danh sách khách hàng có số dư cơng nợ khách hàng thường hay có giao dịch (trong cơng ty có đơn vị tốn phụ thuộc, báo sổ mã khách hàng phải thống tồn tổng cơng ty) o Xây dựng mã quản lý khách hàng để tiện lợi cho việc sử dụng, tra cứu khai thác số liệu, lên báo cáo theo yêu cầu o Lên danh sách số dư công nợ khách hàng o Xây dựng mã quản lý kho vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng tra cứu khai thác số liệu, lên báo cáo theo yêu cầu o Phân chia danh sách vật tư, hàng hố thành nhóm xây dựng mã hố danh điểm vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng, xử lý khai thác số liệu, lên báo cáo theo yêu cầu o Lên danh sách tồn kho vật tư cho kho gồm thông tin số lượng giá trị o Lên danh sách người sử dụng, chức nhiệm vụ quyền hạn họ GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 15/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 II Các danh mục cần khai báo trước sử dụng chương trình Danh mục dùng chung toàn hệ thống: Sử dụng chức từ Menu Danh mục hay nhấn vào nút Danh mục GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 16/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 a Danh mục nguyên tệ: Sử dụng chức để thiết lập danh sách ngun tệ có phát sinh q trình giao dịch kinh doanh doanh nghiệp Đồng thời, khai báo tỷ giá (hạch toán hay thời điểm) quy đổi đồng tiền hạch toán loại nguyên tệ Đối với tiền hạch tốn VND cần khai báo mã tên ngồi khơng có thơng tin khác b Danh mục hệ thống tài khoản: Thông thường bạn không cần thay đổi danh mục này, chúng tơi khai báo sẵn theo chế độ nhà nước Nếu cần bạn mở thêm tiểu khoản - Cách phân biệt TK cha TK con: TK cha: sử dụng để tổng hợp số liệu TK con: sử dụng để nhập liệu định khoản Bảng cân đối KT, có tiểu khoản Accnet 2004, khơng có tiểu khoản - Cách mở thêm tiểu khoản : o Gợi ý: Thêm tài khoản chép từ TK tương đương VD: Từ TK 11211 - Tiền Việt Nam gởi NH Đầu tư PT - CN Đà Nẵng ta cần thêm TK 11212 - Tiền VN gởi NH TMCP Kỹ Thương - CN Đà Nẵng Ta làm sau: Bước 1: Tìm hiển thị TK 11211 hình nhập liệu: GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 17/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Bước 2: Nhấn nút gõ vào mã TK 11212 Bước 3: Sửa lại tên TK Tiền VN gởi NH TMCP Kỹ Thương - CN Đà Nẵng lưu Lưu ý: - Các TK tiền ngoại tệ phải chọn Theo dõi đa tiền tệ Các TK công nợ phải chọn TK theo dõi công nợ đồng thời cho biết theo dõi công nợ mang sang hay cơng nợ theo hố đơn o Ý nghĩa Số dư mang sang: cho biết mã tài khoản theo dõi công nợ giá trị khách hàng hay nhà cung cấp toán cho tài khoản không cần theo chứng từ Thường tài khoản phải thu hay phải trả nội bộ, tạm ứng, vay ngắn hạn hay vay dài hạn, nợ ngắn hạn hay nợ dài hạn: 136, 1388, 141, 311, 336, 3388, 341, 342 … o Ý nghĩa Cơng nợ theo hố đơn: cho biết mã tài khoản theo dõi công nợ chi tiết chứng từ đồng thời tính tuổi nợ phải thu hay phải trả chứng từ, toán cho tài khoản phải cần chọn theo chứng từ khách hàng GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 18/27 - Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 hay nhà cung cấp Mã tài khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp thường chọn theo Cơng nợ theo hố đơn : 131, 331… Làm để khai báo số % thuế nhập liệu ? Khi khai báo DM HTTK ta phải cho biết TK có theo dõi thuế hay khơng o Những tài khoản chọn đầu vào thường tài khoản phải trả, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí: 331, 152 …, 153…, 1561, 211 …, 641 …, 642 …, 635 …, 811 … o Những tài khoản chọn đầu thường tài khoản vế phải thu, doanh thu, thu nhập khác: 131, 141, 511 …., 711 … c Danh mục khách hàng – nhà cung cấp : Danh mục cần cập nhật chứng từ liên quan đến tài khoản công nợ 131, 331, 141, 138, 338,… bao gồm o Các khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ đối tượng hoá đơn bán hàng o Các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ đối tượng mua hàng o Các đối tượng khác dùng phiếu thu chi nhập xuất Lưu ý: Trước cập nhật DM cần phải thiết lập DM sau: DM phương thức toán, DM điều khoản toán Nếu quản lý DM theo nhóm cần phải nhập DM nhóm đối tượng Nếu có in Uỷ nhiệm chi phải nhập DM ngân hàng - Khi cập nhật danh mục cần ý có đủ thơng tin sau: o Mã đối tượng: tuỳ theo nhu cầu quản lý Nếu muốn quản lý chặt chẽ phải đặt mã theo kiểu ghép nối Cịn muốn đơn giản đặt mã theo kiểu số liên tiếp GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 19/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Lưu ý: khơng bắt đầu ký tự E "" ,D "" ,P " ,"chiều dài tối đa 10 ký tự o o o o o Nút check: Khách hàng hay Nhà cung cấp ? Phương thức toán: Lấy từ DM Phương thức toán Điều khoản toán: Lấy từ DM Điều khoản toán Nếu khách hàng nhà cung cấp cập nhật địa mã số thuế Số TK ngân hàng: dùng để in uỷ nhiệm chi d Danh mục phòng ban, danh mục nhân viên: DM phịng ban nhập trước có mã bắt đầu D DM nhân viên nhập sau, có mã bắt đầu E e Danh mục mục phí: Danh mục sử dụng việc hạch toán, lập báo cáo chi phí theo khoản mục việc phân tích, kiểm tra chi phí theo khoản mục Người dùng tự xây dựng danh mục phân loại tùy theo loại hình hoạt động tài khoản theo dõi chi phí doanh nghiệp Danh mục mục phí để chi tiết khoản phí cơng ty cần theo dõi giúp cho danh mục tài khoản giảm bớt tiết khoản tài khoản theo dõi chi phí Lưu ý: Để sử dụng mục phí khai báo TK chi phí DM hệ thống tài khoản phải check vào Bắt buộc nhập mục phí f Danh mục trung tâm chi phí: Sử dụng chức để thiết lập danh sách đối tượng tập hợp chi phí • • Đối với doanh nghiệp sản xuất, trung tâm chi phí (TTCP) phân xưởng sản xuất, loại sản phẩm, sản phẩm, Đối với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ, trung tâm chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ, loại sản phẩm, dịch vụ, Lưu ý: Để sử dụng TTCP khai báo TK chi phí DM hệ thống tài khoản phải check vào ô Bắt buộc nhập trung tâm chi phí g Các danh mục thiết lập sẵn: DM quốc gia, DM tỉnh thành, DM hệ thống tài khoản theo QĐ BộTC, DM phương thức tính thuế Tuy nhiên, doanh nghiệp thay đổi DM cho phù hợp với nhu cầu quản lý riêng Các danh mục riêng phân hệ: a Phân hệ tiền: DM phương thức thu chi: Là danh mục bắt buộc phải có muốn nhập liệu thu chi Lưu ý: Các phương thức giống Rút tiền gửi NH nhập quỹ tiền mặt phải chọn Điều chuyển tiền GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 20/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Danh sách ngân hàng: b Hàng tồn kho: DM kho, DM đơn vị tính DM hệ số chuyển đổi đơn vị tính: Lưu ý: theo hình thùng = 10 cuộn DM phương thức nhập xuất: Hỗ trợ nhập liệu phân loại chứng từ nhập – xuất Lưu ý: Nếu phương thức nhập xuất hàng nội phải chọn Điều chuyển kho DM phân loại vật tư: Thiết lập mã vật tư qua bước: Bước 1: Thiết lập danh mục phân loại vật tư Bước 2: Thiết lập từ điển vật tư Độ dài mã vật tư tối đa 24 ký tự người dùng tự định nghĩa chức Thiết lập thông tin chung phân hệ Quản trị hệ thống Bắt buộc phải đánh dấu GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 21/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Từ điển vật tư: Sử dụng chức để thiết lập danh sách tất nguyên vật liệu, cơng cụ, thành phẩm, hàng hố, dịch vụ (gọi chung vật tư) sử dụng trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cấu trúc Mã vật tư sau: Mã vật tư = Mã loại vật tư + Ký tự phân cách + Mã chi tiết vật tư Nhập liệu theo thứ tự Đối với hình nhập từ trái sang phải Chức nhập liệu tiên tiến giúp thiết lập vật tư loại nhanh hơn: Trên hình nhập liệu hiển thị vật tư bất kỳ, người dùng cần gõ mã vật tư vào ô Mã vật tư, Accnet tự động giữ lại tất thông tin thiết lập cho vật tư loại trước Người dùng cần gõ vào tên vật tư nhấn nút Chấp nhận hoàn tất việc nhập liệu cho vật tư Lưu ý: - Chọn hết ô Mặt hàng mua? Bán ? Tồn? - Các TK hàng tồn kho, TK doanh thu, giá vốn, hàng gửi bán bắt buộc phải báo xác - ĐVT mua, ĐVT bán khác với ĐVT tồn phải khai báo hệ số quy đổi DM hệ số chuyển đổi ĐVT c Kế toán tổng hợp: DM loại bút toán định kỳ: GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 22/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Phần V: Thiết lập số dư ban đầu Phần hành cho phép bạn khai báo số dư ban đầu đưa hệ thống Lạc Việt AccNet 2004 vào sử dụng, bao gồm số dư tổng hợp tài khoản, số dư nguyên tệ, số dư công nợ phải thu, phải trả; Số dư hàng tồn kho báo cáo tài ban đầu Phần hành cần chạy lần đưa hệ thống vào sử dụng I Trường hợp sử dụng: Có trường hợp xảy : Cơng ty thành lập: khơng có số dư ban đầu, khố tồn số dư nhập liệu Công ty hoạt động: Căn vào ngày bắt đầu sử dụng chương trình để lấy số liệu Bảng cân đối tài khoản, Sổ quỹ có theo dõi ngoại tệ, Sổ chi tiết công nợ phải thu phải trả, Báo cáo tồn kho VD : Ngày bắt đầu sử dụng 01/01/2007 lấy số liệu vào ngày 31/12/2006 II Nhập liệu số dư ban đầu: Số dư ban đầu tài khoản: Căn vào bảng cân đối tài khoản GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 23/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Lưu ý: Chỉ nhập số liệu vào TK chi tiết Các TK cha để xem khơng có số liệu Nếu chưa hồn thành việc nhập liệu ngồi Nếu nhập liệu xong phải nhấn vào nút Hồn thành khố để kết thúc việc nhập liệu chức nhập số dư đầu cho phân hệ lại Số dư ban đầu nguyên tệ: Căn vào Sổ quỹ chi tiết có theo dõi ngoại tệ Nếu chưa Hồn thành khố khơng nhập liệu phân hệ Tiền Lưu ý: Tiền Việt Nam phải nhập ô tiền nguyên tệ tiền hạch toán Lưu ý: Tiền Ngoại tệ nhập nguyên tệ xong phải nhân với tỷ giá để có tiền hạch tốn Số dư ban đầu công nợ: Căn vào sổ chi tiết công nợ phải thu phải trả Các bước nhập liệu: Gõ số chứng từ – Chọn Có để tạo – Chọn lô – Nhập diễn giải – Chọn mã tài khoản công nợ – Chọn mã đối tượng công nợ – Gõ số chứng từ cơng nợ - Chọn Có để tạo – Nhập thông tin cho chứng từ công nợ – Nhập số tiền vào ô NỢ / CÓ tương ứng với số dư phải thu/phải trả Lưu ý: Đây công việc quan trọng nhập sai số dư khơng quay lại sửa Nếu chưa hồn thành khố khơng nhập liệu phân hệ Phải thu – Phải trả GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 24/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Số dương số dư bên Nợ Nhấn vào để hình nhập liệu số dư Số âm số dư bên Có Xem chi tiết số dư Màn hình nhập liệu số dư ban đầu: TK tạm nhập sau cho cân đối Tổng Nợ = Tổng Có Số chứng từ cơng nợ Lưu ý: Chỉ cần tạo lơ nhật ký chung lưu tất chứng từ công nợ ban đầu Các số chứng từ nên đặt theo quy tắc lấy SD + mã tài khoản công nợ VD : Chứng từ 0000SD331 chứa tất số dư phải trả TK 331 bao gồm trả trước cho người bán (số dư bên Nợ 331) GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 25/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Mối quan hệ TK Công nợ, đối tượng công nợ số chứng từ công nợ Số chứng từ công nợ Đối tượng Công nợ Số chứng từ công nợ Tài khoản Công nợ Đối tượng Công nợ Số chứng từ công nợ Số chứng từ công nợ Đối tượng Công nợ Số chứng từ công nợ Số chứng từ công nợ: Đối với TK công nợ theo dõi công nợ theo số dư mang sang (TK tạm ứng hay phải thu phải trả khác) số chứng từ cơng nợ tự động chuyển thành ZZZZZZZZZZ (10 ký tự Z) Cịn TK cơng nợ theo dõi theo chi tiết hố đơn số chứng từ cơng nợ số chứng từ mua hàng (nếu TK phải trả), số chứng từ bán hàng (nếu TK phải thu) Lưu ý: Để có số chứng từ cơng nợ lúc nhập số dư ban đầu công nợ ta phải tạo cách gõ vào số chứng từ Enter Chương trình thơng báo sau: Chọn Có để thị hình nhập liệu số chứng từ cơng nợ: Bắt buộc nhập muốn tính tuổi nợ Lưu ý: Sau nhấn nút “Duyệt” để lưu số chứng từ cơng nợ xem lại số chứng từ cơng nợ tạo khơng thể sửa hay xố GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 26/27 Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG AccNet®ERP 2004 Số dư ban đầu hàng tồn kho: Các bước nhập liệu : Chọn mã vật tư – Chọn mã kho – Nhập số lượng – Nhập số tiền Nếu vật tư có theo dõi BIN Lơ nhấn vào nút ** cột BIN Lơ Nếu vật tư tính đơn giá xuất theo FIFO hay LIFO nhấn vào nút ** cột Số phiếu nhập Lưu ý : Nhấn Kiểm lại để xem thiếu TK hay nhấn vào nút biểu tượng máy in để in báo cáo kiểm tra Nếu số liệu hoàn tồn nhấn nút “Hồn thành khố” để kết thúc việc nhập liệu Số dư ban đầu nợ phải thu hạn: (Không bắt buộc) Chức dùng để khai báo số dư ban đầu nợ phải thu hạn khách hàng vào cuối kỳ bắt đầu muốn sử dụng phần mềm Accnet (Kỳ sử dụng) Nếu bạn không theo dõi số dư phải thu q hạn bỏ qua chức Lưu ý: Sau thiết lập số dư ban đầu nợ phải thu hạn xong người dùng nhớ nhấn vào C " ập nhật số dư kỳ sau"để chương trình tự động cập nhập số dư đầu kỳ cho nợ hạn khách hàng Hết – Xin xem thêm tài liệu Hướng dẫn nghiệp vụ GETTING STARTED Phạm Đăng Vũ Quang Trang 27/27