Ch¬ng 1 LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa hiện nay, Việt Nam đang ngày càng từng bước tự khẳng định mình trên thương trường quốc tế Điều này cho thấy được nỗ lực không nhỏ của[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU CUNG CẤP VẬT TƯ
Khái quát về hoạt động dự thầu cung cấp vật tư
1.1.1 Các khái niệm cơ bản về đấu thầu và dự thầu
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, số lượng các doanh nghiệp mới được thành lập ngày càng nhiều nhưng để tồn tại được không phải là điều dễ dàng và đã có rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập không được lâu thì đã phá sản Sự cạnh tranh trên thị trường lúc nào cũng khốc liệt yêu cầu các doanh nghiệp phải đưa ra được những đối sách phù hợp để có thể tồn tại và phát triển Trong khi đó người tiêu dùng luôn mong muốn có được hàng hóa, dịch vụ với chất lượng tốt nhất và chi phí nhỏ nhất Vì vậy trong điều kiện cung lớn hơn cầu người tiêu dùng có quyền lựa chọn hàng hóa, dịch vụ mà họ muốn thông qua các cuộc đấu thầu. Trong các cuộc đấu thầu như vậy, nhà thầu nào đưa ra được hàng hóa, dịch vụ phù hợp với yêu cầu của người mời thầu thì sẽ được chấp nhận ký hợp đồng Tùy theo nhu cầu sử dụng, người mời thầu sẽ đưa ra những thông tin cơ bản về yêu cầu chất lượng hàng hóa dịch vụ, điều kiện thanh toán, giao nhận và các yêu cầu khác của hợp đồng Nhà thầu căn cứ vào những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu để gửi hồ sơ dự thầu đến cho người mời thầu xét duyệt Trong trường hợp có hơn hai đơn dự thầu đều có chất lượng chào hàng đáp ứng được yêu cầu của người mời thầu, thì nhà thầu nào có giá dự thầu thấp hơn sẽ được chọn ký hợp đồng Như vậy thông qua cuộc đấu thầu người mời thầu sẽ có được những hàng hóa dịch vụ thỏa mãn yêu cầu của mình về chất lượng cũng như kĩ thuật với chi phí thấp nhất; còn nhà thầu thì giành được quyền cung cấp hàng hóa và dịch vụ với giá cả đủ bù đắp chi phí bỏ ra và thu được lợi nhuận cao nhất có thể.
Nhà nước ta bắt đầu cho áp dụng việc đấu thầu xây dựng và mua sắm thiết bị, hàng hóa từ năm 1990 theo hướng dẫn của bộ xây dựng Mặc dù hoạt động đấu thầu đã diễn ra trong một thời gian tương đối dài, nhưng trước đó hoạt động này chỉ mới được diều chỉnh theo Nghị Định Chính phủ số 88/1999 NĐ-CP ban hành về quy chế đấu thầu và các Nghị định sửa đổi số 14/2000 NĐ-CP và số 66/2003/NĐ-CP Mãi tới năm 2005 luật đấu thầu của nước ta mới được Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2006, tạo ra một hành lang pháp lý cho hoạt động đấu thầu, tăng cường tính pháp lý cho các hoạt động đấu thầu, tăng tính thống nhất, đồng bộ trong các quy định của nhà nước về đấu thầu và qua đó nâng cao công tác quản lý hoạt động đấu thầu, tăng cường tính cạnh tranh, minh bạch trong đấu thầu và hạn chế đến mức tối đa các hiện tượng tiêu cực Theo quy định của luật đấu thầu mới thì đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu, trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.
Trong văn bản này tại điều 4 có giải thích một số thuật trong đấu thầu như:
- “Bên mời thầu là chủ đầu tư hoặc tổ chức chuyên môn có đủ năng lực và kinh nghiệm được chủ đầu tư sử dụng để tổ chức đấu thầu theo các quy định của pháp luật về đấu thầu”.
- “Nhà thầu là tổ chức, cá nhân có đủ tư cách hợp lệ theo quy định” Nhà thầu là cá nhân có tư cách hợp lệ khi có đủ các điều kiện: năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật của nước mà cá nhân đó là công dân; đăng ký hoạt động hợp pháp hoặc chứng chỉ chuyên môn phù hợp do cơ quan có thẩm quyền cấp và không bị truy cứu trách nhiệm hình sự Nhà thầu là tổ chức có tư cách hợp lệ khi có đủ các điều kiện: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập đối với các tổ chức không có đăng ký kinh doanh trong trường hợp là nhà thầu trong nước; có đăng ký hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp trong trường hợp là nhà thầu nước ngoài; hạch toán kinh tế độc lập; không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả; đang trong quá trình giải thể - “Gói thầu là một phần của dự án, trong một số trường hợp đặc biệt gói thầu là toàn bộ dự án; gói thầu có thể gồm những nội dung mua sắm giống nhau thuộc nhiều dự án hoặc là khối lượng mua sắm một lần đối với mua sắm thường xuyên”.
- “Hồ sơ mời sơ tuyển là toàn bộ tài liệu bao gồm các yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm đối với nhà thầu làm căn cứ pháp lý để bên mời thầu lựa chọn danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu”.
- “Hồ sơ dự sơ tuyển là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời sơ tuyển”.
- “Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; là căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng”.
- “Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và được nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu trong hồ sơ mời thầu”.
- “Giá gói thầu là giá trị gói thầu được xác định trong kế hoạch đấu thầu trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng dự toán, dự toán được duyệt và các quy định hiện hành”
- “Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc hồ sơ dự thầu Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì giá dự thầu là giá sau giảm giá”
- “Giá đề nghị trúng thầu là giá do bên mời thầu đề nghị trên cơ sở giá dự thầu của nhà thầu được lựa chọn trúng thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh các sai lệch theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu”
- “Giá trúng thầu là giá được phê duyệt trong kết quả lựa chọn nhà thầu làm cơ sở để thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng”. ĐẤU THẦU Đấu thầu tuyển chọn tư vấn Đấu thầu xây lắp Đấu thầu mua sắm hàng hoá Đấu thầu lựa chọn đối tác thưc hiện dự án
Nói đến đấu thầu là nói đến một quá trình lựa chọn tức là việc đấu thầu phải tuân thủ theo trình tự, thủ tục nhất định Điều này chỉ tạo ra cho đấu thầu một sự khác biệt hẳn với các hình thức khác thường gặp trong mua bán thông thường.
Dưới con mắt của bên mời thầu đấu thầu là phương thức lựa chọn nhà thầu đáp ứng được cơ bản các yêu cầu về kỹ thuật và tài chính của dự án Còn đối với nhà thầu thì đấu thầu là hình thức kinh doanh mà qua đó, nhà thầu với những khả năng vốn có của mình giành lấy hợp đồng để thực hiện theo yêu cầu của chủ thầu
Ta có thể tìm hiểu kĩ hơn về loại hình đấu thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu để có thể hiểu rõ hơn về đấu thầu
Các loại hình đấu thầu :
Sơ đồ1.1: Các loại hình đấu thầu
- Đấu thầu tuyển chọn tư vấn: trong quá trình đầu tư nhà tài trợ thường yêu cầu chủ đầu tư tổ chức đấu thầu tuyển chọn tư vấn để thực hiện các dịch vụ khảo sát thiết kế, lập hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá các hồ sơ dự thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, giám sát quá trình xây dựng đáp ứng các yêu cầu của dự án Đây là hình thức đấu thầu mà trong đó các nhà thầu cạnh tranh nhau thông qua việc cung cấp các chuyên gia có nhiều kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn với cùng một mục tiêu là để thực hiện tốt nhất và chất lượng nhất các yêu cầu của bên mời thầu.
Nội dung của hoạt động dự thầu cung cấp vật tư, dịch vụ
Muốn tham gia dự thầu mỗi doanh nghiệp tổ chức đều phải hiểu và thực hiện tốt các bước công việc sau đây:
Nghiên cứu hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ dự thầu Nộp hồ sơ dự thầu và tham dự mở thầu
Thương thảo hoàn thiện và kí kết hợp đồng
Thu thập và tìm kiếm thông tin
Sơ đồ 1.2 : Trình tự hoạt động dự thầu cung cấp vật tư, dịch vụ
1.2.1 Thu thập và tìm kiếm thông tin Đây là công việc đầu tiên và không thể thiếu của các nhà thầu khi tham gia vào dự thầu vì nếu không thu thập tìm kiếm thông tin thì doanh nghiệp không biết được có những công trình đang cần mời thầu Các nhà thầu cần thu thập thông tin của bên mời thầu về kế hoạch đấu thầu, các điều kiện tham dự thầu và so sánh, đánh giá khả năng của mình có đủ đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu hay không. Nếu nhà thầu có nguồn thu thập thông tin nhanh nhạy, tiếp cận sớm với các kế hoạch của bên mời thầu thì sẽ rất thuận lợi và nhanh chóng chuẩn bị tốt cho công tác dự thầu Ngoài ra các nhà thầu phải thường xuyên theo dõi, nắm được thông tin về các gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, thời gian tổ chức đấu thầu, hợp đồng đấu thầu, thời gian thực hiện hợp đồng.
1.2.2 Tham gia sơ tuyển Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, gói thầu EPC có gía từ 300 tỷ đồng trở lên, bên mời thầu sẽ tiến hành sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm, đáp ứng yêu cầu đặt ra của nhà mời thầu Nhà thầu cần lập hồ sơ dự tuyển đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong hồ sơ sơ tuyển của bên mời thầu, nộp hồ sơ theo đúng thời hạn và chờ thông báo kết quả sơ tuyển Thời gian sơ tuyển tối đa là 30 ngày đối với đấu thầu trong nước và 45 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày phát hành hồ sơ mời sơ tuyển đến khi có kết quả sơ tuyển được duyệt.
1.2.3 Nghiên cứu hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ dự thầu
Trong hoạt động đấu thầu hiện nay nói chung, công việc chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu là một khâu vô cùng quan trọng, có tính chất quyết định tới khả năng thắng thầu của công ty Nghiên cứu hồ sơ để xác định rõ những yêu cầu đối với mỗi nhà thầu, căn cứ vào đó để lập hồ sơ dự thầu nhằm đáp ứng yêu cầu đặt ra của bên mời thầu Để lập được hồ sưo dự thầu công ty cần căn cứ vào năng lực chuyên môn, trình độ, kinh nghiệm thực tế của công ty mình và cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận khác nhau trong công ty.
Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước, 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến thời điểm đóng thầu Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tối đa là 180 ngày kể từ thời điểm đóng thầu, trường hợp cần thiết có thể yêu cầu gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu nhưng không quá 30 ngày.
Hồ sơ dự thầu gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Nội dung về hành chính, pháp lý bao gồm:
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
+ Tài liệu giới thiệu về công ty, cơ sở vật chất, lực lượng cán bộ chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực trong hoạt động đấu thầu.
+Báo cáo tài chính trong ba năm gần đây nhất có xác nhận của cơ quan kiểm toán độc lập hoặc của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
+Danh mục các hợp đồng cung cấp vật tư dịch vụ đã thực hiện trong ba năm gần nhất.
+ Bảo đảm dự thầu: bằng tiền mặt hoặc bảo đảm của ngân hàng bên mời thầu chấp nhận.
- Nội dung về kĩ thuật như đặc tính kĩ thuật của hàng hóa, chất lượng công suất thiết kế, hiệu suất thi công, tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Nội dung về tài chính, thương mại như giá dự thầu kèm theo biểu giá chi tiết và thuyết minh, điều kiện tài chính, điều kiện thanh toán, hình thức thanh toán…
1.2.4 Nộp hồ sơ dự thầu và tham dự mở thầu
Sau khi hoàn thành hồ sơ dự thầu công ty sẽ gửi hồ sơ tới đúng địa điểm và theo thời gian quy định trong hồ sơ mời thầu Cần hết sức chú ý đến thời điểm đóng thầu, hồ sơ được gửi đi sau thời điểm đóng thầu bị coi là không hợp lệ và bị loại, trong trường hợp này toàn bộ công sức và chi phí đầu tư vào việc hoàn thiện hồ sơ dự thầu coi như vô ích Khi chủ đầu tư tiến hành mở thầu, công ty sẽ cử đại diện đến tham dự, chứng kiến quá trình mở công khai các gói thầu của những nhà thầu tham dự Việc mở thầu phải được tiến hành công khai , được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ kí xác nhận của các bên Việc tham dự mở thầu nhằm mục đích thu thập thông tin, xem có những nhà thầu nào tham gia, cũng như quy trình tiến hành mở thầu có đảm bảo công bằng minh bạch không, để tránh những thiệt hại về lợi ích không đáng có cho công ty trong trường hợp không có người đại diện tham gia mở thầu Những thông tin thhu được sẽ đựoc phân tích để đánh giá khả năng thắng thầu của công ty so với các nhà thầu khác Nếu khả năng thắng thầu cao, công ty sẽ tiến hành thực hiện các biện pháp vận động hành lang để đảm bảo khả năng thắng thầu.
1.2.5 Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng
Sau khi nhận được giấy thông báo trúng thầu của bên mời thầu, bên mời thầu và nhà thầu sẽ gặp nhau để thương thảo về tất cả các nội dung của hợp đồng trên cơ sở hồ sơ dự thầu và các điều khoản thoả thuận đã đạt được Kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng Nhà thầu phải nộp khoản tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng để bảo đảm trách nhiệm thực hiện hợp đồng đã ký.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động dự thầu cung cấp vật tư, dịch vụ
1.3.1 Nhân tố bên ngoài công ty a Hành lang pháp lý
Các Nghị định cũng như các quy chế, quy định khác của Chính phủ về đấu thầu có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động đấu thầu, vì nó tạo ra khuôn khổ hành lang pháp lý, tạo tính thống nhất để hoạt động dự thầu diễn ra một cách hiệu quả. Nếu hệ thống các quy định tốt, các chính sách có tính thực tiễn cao, sẽ tạo điều kiện cho hoạt động đấu thầu diễn ra một cách hiệu quả và lành mạnh, giảm các nguy cơ về tham nhũng, tham ô Trước khi Luật đấu thầu được ban hành, hoạt động đấu thầu được điều chỉnh trong nhiều văn bản pháp luật như quyết định số 24/BXD-VKT, nghị định 43CP, Nghị định 88/1999/NĐ-CP, Nghị định 66/2003/NĐ-CP…dẫn đến tình trạng chồng chéo, gây khó khăn cho nhà quản lý cũng như các bên tham gia đấu thầu và tạo khe hở cho tiêu cực nảy sinh Phải đến kỳ họp thứ 8 Quốc hội khóa XI năm 2005 Luật đấu thầu mới chính thức được ra đời và áp dụng từ ngày 01/04/2006 Hệ thống văn bản pháp luật này quy định các đối tượng áp dụng, quy định về quy trình thủ tục thực hiện quá trình lựa chọn nhà thầu Đồng thời đây cũng là cơ sở để xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện đấu thầu từ phía các nhà thầu đến các nhà mời thầu, từ cá nhân đến tổ chức có liên quan.Luật đấu thầu mới ra đời đã hạn chế những tồn tại, khẳng định sự công khai, minh bạch trong đấu thầu, tăng cường sự giám sát cộng đồng, hạn chế tình trạng tiêu cực, sử dụng tiền Nhà nước như một thứ “tiền chùa” trong hoạt dộng đấu thầu. b Quyền lực của bên mời thầu.
Bên mời thầu là người trực tiếp lựa chọn và quyết định hồ sơ dự thầu nên có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động dự thầu Theo Luật đấu thầu bên mời thầu có quyền lựa chọn nhà thầu trúng thầu hoặc hủy bỏ kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật pháp Bên mời thầu có thể đưa ra những yêu cầu có lợi cho một nhà thầu nhất định nào đó mà họ ưu tiên lựa chọn và việc tổ chức đấu thầu chỉ diễn ra mang tính hình thức nhằm thỏa mãn quy định của Luật pháp trong trường hợp gói thầu đó không được phép chỉ định thầu và trên phương diện pháp lý đây là hoạt động vi phạm pháp luật nếu có bằng chứng chứng minh sự thiên vị của chủ đầu tư đối với nhà thầu Nếu nguồn vốn đầu tư từ ngân hàng nước ngoài hay từ các nhà đầu tư nước ngoài thì bên mời thầu có thể áp dụng những quy định riêng không ưu đãi cho các nhà thầu Việt Nam Ngược lại nếu vốn đầu tư từ trong nước, bên mời thầu có thể yêu cầu các nhà thầu liên doanh phải liên danh để tận dụng thế mạnh của các bên trong liên danh Trong qua trình đấu thầu bên mời thầu có quyền yêu cầu các bên tham dự đấu thầu cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc lựa chọn nhà thầu Ngoài ra nếu bên mời thầu có quyền lực, họ có khả năng tham gia chỉ đạo quá trình thực hiện gói thầu. c Thông tin: trong các yếu tố tạo nên ưu thế của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay thì thông tin có thể được coi là yếu tố mang tính chất quyết định. Doanh nghiệp nào có khả năng tiếp cận thông tin nhanh, đầy đủ và chính xác hơn các doanh nghiệp khác thì cơ hội thành công sẽ lớn hơn Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và mỗi doanh nghiệp đều có cơ hội như nhau nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng khai thác một cách hiệu quả nguồn thông tin Trong hoạt động đấu thầu, nhà thầu cần nắm bắt, xử lý tốt các thông tin liên quan đến gói thầu như: chủ đầu tư, yêu cầu của chủ đầu tư, tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh, đối tác liên doanh…Qua đó nhà thầu có thể tự đánh giá năng lực của mình xem có phù hợp với gói thầu hay không để chuẩn bị hồ sơ tham dự thầu. d Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu.
Việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu để đảm bảo lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực trình độ, kinh nghiệm và có đủ giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu bao gồm:
- Tiêu chuẩn đánh giá năng lực và kinh nghiệm nhà thầu như năng lực sản xuất kinh doanh, năng lực tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ cán bộ chuyên môn, kinh nghiệm thực hiện các hợp đồng.
- Tiêu chuẩn về mặt kĩ thuật như đặc tính kĩ thuật của hàng hóa, tiêu chuẩn sản xuất và các nội dung khác; khả năng đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng và tính năng cụ thể của hàng hóa nêu trong hồ sơ mời thầu; khả năng lắp đặt thiết bị năng lực cán bộ kĩ thuật; tính hợp lý hiệu quả kinh tế của các giải pháp kĩ thuật….
- Tiêu chuẩn đánh giá để xác định chi phí trên cùng một mặt bằng kĩ thuật, tài chính, thương mại; tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm; công suất thiết kế; thời gian sử dụng, chi phí vận hành, duy trì, bảo dưỡng….
Ngoài các tiêu chuẩn trên bên mời thầu có thể thêm bớt bổ sung hay thay đổi bất cứ nội dung nào của tiêu chuẩn đánh giá trong quá trình xét thầu. e Thị trường và các yếu tố của thị trường
Trong nền kinh tế thị trường, khi tham gia vào hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng, bất cứ doanh nghiệp nào cũng chịu ảnh hưởng của các yếu tố thị trường như cung cầu, giá cả, cạnh tranh và các yếu tố khác… Cung cầu được hiểu là số lượng các nhà thầu tham gia và số lượng bên mời thầu, nếu số lượng nhà thầu tham gia đông thì nhà mời thầu có cơ hội lựa chọn được nhà thầu tốt nhất, còn số lượng nhà thầu ít thì cơ hội cho các nhà thầu sẽ cao hơn Giá cả thị trường thì luôn biến động vì vậy ảnh hưởng rất lớn đến giá tham dự thầu, giá gói thầu, đặc biệt là ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng sau khi đã trúng thầu Giá cả tăng cao làm cho chi phí nguyên vật liệu tăng cao dẫn đến chi phí gói thầu tăng lên có thể dẫn đến thua lỗ hoặc không hoàn thành gói thầu…Cạnh tranh thì là quy luật tất yếu của thị trường, là động lực kích thích sự phát triển của thị trường Nhờ có sự cạnh tranh giữa các nhà thầu mà bên mời thầu lựa chọn được nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của mình, còn nhà thầu thì tự hoàn thiện, nâng cao năng lực chuyên môn của mình qua mỗi cuộc đấu thầu Tuy nhiên, cạnh tranh cũng có mặt trái của nó đó là có thể khiến cho các nhà thầu vì mục tiêu lợi nhuận mà sử dụng các biện pháp tiêu cực, hồ sơ dự thầu không trung thực hay không đảm bảo chất lượng hợp đồng như đã cam kết khi tham dự thầu. f Khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp:
Trong môi trường cạnh tranh hoàn hảo,các công ty cùng nghành cùng lĩnh vực tham gia vào quá trình kinh doanh cạnh tranh lẫn nhau để giành khách hàng và ràng buộc với các yếu tố luật pháp và đạo đức kinh doanh.Trong cơ chế thị trường các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành luôn là mối đe dọa lớn nhất đối với các doanh nghiệp làm kinh tế Để tồn tại và phát triển được doanh nghiệp đó phải biết được đối thủ của mình là ai và sức mạnh như thế nào và họ yếu ở điểm gì để tìm cách đối phó.Thị trường xây dựng cũng không nằm ngoài guồng quay đó,nó còn có phần diễn ra một cách ngấm ngầm và vô cùng sôi động.Ngoài ra không chỉ riêng thị trường trong nước luôn là một sức ép lớn mà các đối thủ nước ngoài liên doanh cũng không kém phần quan trọng trong cạnh tranh tìm cơ hội thắng thầu đối với các công ty
1.3.2 Các nhân tố bên trong công ty a Năng lực kĩ thuật: được coi là một trong các tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhà thầu Tiêu chuẩn đánh giá năng lực kĩ thuật của nhà thầu bao gồm mức độ đáp ứng so với yêu cầu về kĩ thuật, chất lượng hàng hóa nêu trong hồ sơ mời thầu; tính hợp lý hiệu quả của các giải pháp kinh tế kỹ thuật; các biện pháp đảm bảo vệ sinh môi trường và các điều kiện khác được nêu trong hồ sơ mời thầu Ngày nay tiến bộ khoa học công nghệ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng giá cả các hàng hóa dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng trên thị trường, do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thắng thầu của công ty. b Khả năng tài chính: trong mỗi hồ sơ mời thầu thường có yêu cầu bản báo cáo về năng lực tài chính và thuyết minh tài chính về hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tối thiểu là ba năm Một số dự án còn quy định các nhà thầu muốn tham gia đấu thầu phải có tối thiểu một số vốn nhất định, phải đảm bảo được một số yêu cầu nhất định về vốn trong hồ sơ mời thầu Vì vậy công ty nào có khả năng tài chính mạnh cũng là một lợi thế lớn khi tham gia dự thầu. c Trình độ cán bộ quản lý và nguồn nhân lực: con người luôn là yếu tố hàng đầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh Một đội ngũ nhân viên kinh doanh giỏi sẽ làm tốt công tác từ tìm kiếm thu thập thông tin,lập phương án dự thầu tìm kiếm nguồn hàng chất lượng tốt giá thành hợp lý đến chuẩn bị hoàn thiện hồ sơ dự thầu và tham gia thương thảo, hoàn thiện để ký kết hợp đồng thành công. d Các mối liên kết kinh tế (với ngân hàng và các tổ chức tín dụng, với nhà cung cấp, nhà sản xuất, với khách hàng và quan chức có thẩm quyền …).Xây dựng mạng lưới quan hệ trong hoạt động kinh doanh là việc làm không thể thiếu, đóng vai trò rất quan trọng đối với công ty Ví dụ như mối quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng mà tốt giúp gia tăng khả năng tài chính của công ty, là cơ sở để bên mời thầu thêm tin tưởng vào khả năng bảo đảm thực hiện gói thầu của công ty cũng như đền bù khi có sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng….
Tiêu chuẩn đánh giá HSDT
1.4.1.Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật
Việc đánh giá về mặt kỹ thuật đối với từng HSDT được thực hiện theo phương pháp chấm điểm (100, 1.000, ), bao gồm các nội dung sau đây:
TT Tiêu chuẩn Điểm tối đa
Mức điểm yêu cầu tiết (nếu có) tối thiểu
1 Kinh nghiệm và năng lực
(Từ 10 đến 20% tổng số điểm) a Đã thực hiện gói thầu tương tự
(về tính chất, quy mô, giá trị ) b Đã thực hiện gói thầu có điều kiện địa lý tương tự c Các yếu tố khác
Giải pháp và phương pháp luận
(Từ 30 đến 40% tổng số điểm) a Hiểu rõ mục đích gói thầu b Phương pháp luận c Sáng kiến cải tiến d Chương trình công tác đ Công lao động (tháng-người) e Điều kiện và chuyển giao công nghệ g Phương tiện làm việc h Cách trình bày
(Từ 50 đến 60% tổng số điểm) a Tư vấn trưởng, chủ nhiệm b Chuyên gia các lĩnh vực
Việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật cần đảm bảo các yêu cầu sau:
1 Mức điểm yêu cầu tối thiểu đối với tiêu chuẩn tổng hợp:
Mức điểm yêu cầu tối thiểu đối với từng tiêu chuẩn tổng hợp: kinh nghiệm và năng lực; giải pháp và phương pháp luận; nhân sự không thấp hơn 60% mức điểm tối đa của tiêu chuẩn tổng hợp đó HSDT không đáp ứng mức điểm yêu cầu tối thiểu đối với ít nhất một tiêu chuẩn tổng hợp được đánh giá là không đạt về mặt kỹ thuật
2 Mức điểm yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật: a Đối với gói thầu DVTV không yêu cầu kỹ thuật cao
Mức điểm yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật không được quy định thấp hơn 70% tổng số điểm về mặt kỹ thuật HSDT có điểm về mặt kỹ thuật không thấp hơn mức điểm yêu cầu tối thiểu thì được coi là đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật. b Đối với gói thầu DVTV có yêu cầu kỹ thuật cao
Mức điểm yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật không được quy định thấp hơn 80% tổng số điểm về mặt kỹ thuật HSDT có điểm về mặt kỹ thuật không thấp hơn mức điểm yêu cầu tối thiểu thì được coi là đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật.
1.4.2 Tiêu chuẩn đánh giá về mặt tài chính:
Sử dụng thang điểm (100, 1.000, ) thống nhất với thang điểm về mặt kỹ thuật Điểm tài chính đối với từng hồ sơ dự thầu được xác định như sau:
P thấp nhất x (100, 1.000, ) Điểm tài chính (của hồ sơ dự thầu đang xét) P đang xét
P thấp nhất: giá dự thầu thấp nhất sau sửa lỗi theo quy định và hiệu chỉnh sai lệch theo quy định trong số các nhà thầu đã vượt qua đánh giá về mặt kỹ thuật.
P đang xét: giá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch của hồ sơ dự thầu đang xét.
1.4.3 Tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp:
Tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp được xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật và về mặt tài chính, trong đó tỷ trọng điểm về mặt kỹ thuật không được quy định thấp hơn 70% tổng số điểm và tỷ trọng điểm về mặt tài chính không được quy định cao hơn 30% tổng số điểm. Điểm tổng hợp đối với một HSDT được xác định theo công thức sau: Điểm tổng hợp = Đkỹ thuật x (K%) + Đtài chính x (G%)
+ K%: tỷ trọng điểm về mặt kỹ thuật (quy định trong thang điểm tổng hợp). + G%: tỷ trọng điểm về mặt tài chính (quy định trong thang điểm tổng hợp).
+ Đkỹ thuật : là số điểm của hồ sơ dự thầu được xác định tại bước đánh giá về mặt kỹ thuật.
+ Đtài chính : là số điểm của hồ sơ dự thầu được xác định tại bước đánh giá về mặt tài chính.
Chỉ tiêu đánh giá hoạt động dự thầu
1.5.1 Số lượng hồ sơ tham gia dự thầu
Số lượng hồ sơ công ty tham gia dự thầu được tính bằng tất cả số hồ sơ mà công ty gửi đi để tham dự thầu trong một năm hoạt động Đây là chỉ tiêu cho thấy quy mô hoạt động của Công ty trong hoạt động dự thầu Hiện nay, cung cấp vật tư dịch vụ là một trong những hoạt động chính của công ty đem lại phần lớn doanh thu và lợi nhuận cho công ty
1.5.2 Số lượng hồ sơ trúng thầu
Trong tất cả những hồ sơ Công ty gửi đi tham dự thầu sẽ có những hồ sơ được chủ đầu tư chấp nhận nghĩa là doanh nghiệp đã trúng thầu và sẽ thực hiện gói thầu để thu lại lợi nhuận cho Công ty, và cũng không tránh được những hồ sơ không đủ điều kiện bị chủ đầu tư loại bỏ do một số điều kiện chủ quan cũng như khách quan Số lượng hồ sơ trúng thầu sẽ chỉ cho ta thấy kết quả cũng như hiệu quả làm việc của toàn bộ nhân viên trong công tác tham dự thầu cũng như toàn bộ nhân viên cùng tham dự vào hoạt động đấu thầu.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU CUNG CẤP THIẾT BỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG DÂN DỤNG VÀ THƯƠNG MẠI BẮC VIỆT
Giới thiệu về công ty cổ phần xây dựng dân dụng và thương mại Bắc Việt29 1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP XDDD và TM Bắc Việt
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP XDDD và TM Bắc Việt
Công ty CP xây dựng dân dụng và TM Bắc Việt tiền thân là công ty TNHH xây dựng dân dụng và TM Bắc Việt được thành lập năm 2005 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102021231 do phòng đăng ký kinh doanh –sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 06/07/2005 Sau một thời gian hoạt động và do yêu cầu của thị trường cùng các thành viên ban lãnh đạo công ty, đến ngày 15/07/2008 công ty đã chuyển đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần với giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103025849.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG DÂN DỤNG
VÀ THƯƠNG MẠI BẮC VIỆT
Tên giao dịch : BAC VIET TRADING AND CIVIL
Tên viết tắt: BAC VIET CONTRUCTION.,JSC Địa chỉ trụ sở chính: phòng 209, nhà K8 Thành Công phường Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Điện thoại: 04.37737610 Số fax: 04.37737610
Vốn điều lệ: 6 tỉ đồng
Bắc Việt chuyên nhận thầu thi công các công trình xây dựng dân dụng, xây lắp các công trình có yêu cầu cao về kỹ thuật, chất lượng và tiến độ thi công.
Các công trình đã thi công như công trình Suncity 13 Hai Bà Trưng, tòa nhà thủ đô 109 Trần Hưng Đạo, Trung tâm TM chợ Cửa Nam Công ty tập trung vào lĩnh vực thi công công tác đất tầng hầm, các công trình san lấp mặt bằng, cung cấp vật liệu xây dựng như cát, đá, sỏi, gạch các loại, xi măng, sắt thép.
Bắc Việt là một trong những công ty đầu tiên thi công đào móng tầng hầm theo công nghệ top-down từ năm 2005 Đến nay Bắc Việt đã có trên 5 năm kinh nghiệm với đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và các tổ công nhân chuyên ngành có kinh nghiệm Hệ thống máy móc đồng bộ, hiện đại, Bắc Việt đã thi công trên 38 công trình đào móng tầng hầm và vận chuyển bùn đất trên địa bàn cả nước Với những công trình có khối lượng lớn và đòi hỏi kỹ thuật cao như công trình The Garden of Bitexco 8000m2, phương pháp top-down sâu 14m, 3 tầng hầm (thời gian thi công 4 tháng); công trình Sun City 13 Hai Bà Trưng 1000m2, phương pháp Top –Down sâu 20m, 4 tầng hầm (thời gian thi công 3 tháng); công trình The Sky City số 88 Láng Hạ 8000m2 sâu 14m2, phương pháp Top-Down 3 tầng hầm (thời gian thi công 2 tháng 20 ngày)…Đặc biệt Bắc Việt đã thi công công trình VINCOM 2 số 114 Mai Hắc Đế với thời gian thi công 1 tháng với phương pháp Top-Down diện tích 4000m2 sâu 14m2 với 3 tầng hầm Bắc Việt đang thi công đào đất cho các tòa nhà như công trình 70 tầng Keangnam Hanoi Landmark Tower E6 Phạm Hùng Hà Nội với khối lượng 260.000m3 theo phương pháp đào mở, công trình 68 tầng Bitexco Financial Tower số 45 Ngô Đức Kế quận 1 TPHCM 3 tầng hầm theo phương pháp Top –down.
Bắc Việt là công ty duy nhất được sở giao thông vận tải Hà Nội cấp giấy phép quản lý bãi đổ đất xây dựng của thành phố ( theo quyết định 333/GTCC) tại phường Thanh Trì-Quận Hoàng Mai-Hà Nội Ngoài ra công ty còn có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh các điểm trông giữ xe trên địa bàn khu vực Quận Hoàn Kiếm, đường Bưởi và đường Hoàng Hoa Thám.
PHòNG CHíNH TàI TOáN Kế
PHòNG CHứC Tổ HàNH CHÝNH
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Công ty CP xây dựng dân dụng và TM Bắc Việt được thành lập trên cơ sở tham gia góp vốn của 3 cổ đông Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ theo pháp luật Việt Nam, có con dấu riêng, độc lập về tài sản và hoạt động độc lập theo luật Công ty chịu trách nhiệm hưu hạn đối với các khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính.
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn : Phòng tổ chức hành chính)
+ Giám đốc: là người đứng đầu và đại diện cho cán bộ công nhân viên, hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh Phân công trách nhiệm quyền hạn và mối quan hệ của hệ thống quản lý Chịu trách nhiệm về tất cả các mặt hoạt động của công ty.
+ Phó giám đốc –Phụ trách tổ chức: là người trợ giúp cho giám đốc, tham mưu cho giám đốc về chiến lược chính sách nhân sự…; quản lý giám sát các phòng ban; định kì thông báo cho giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh; chuẩn bị nội dung và điều khiển cuộc họp các cấp theo định kì hoặc đột xuất.
+ Phó giám đốc-phụ trách kĩ thuật: thu thập thông tin về công nghệ và kĩ thuật, tổ chức nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ mới; tư vấn xét duyệt các phương án thực hiện, giải quyết vướng mắc, thay đổi xử lý kỹ thuật, các phát sinh trong quá trình thi công, vận chuyển Theo dõi kiểm tra tiến độ thực hiện và báo cáo tình hình hoạt động về kỹ thuật an toàn công ty.
- Nghiên cứu, đề xuất, tổ chức soạn thảo các kế hoạch, chương trình, văn bản hướng dẫn về công tác kế hoạch, thống kê, kinh tế tài chính, vật liệu xây dựng, tin học văn phòng.
- Kiểm tra các đơn vị trong Công ty thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác của phòng.
- Tổng hợp chương trình, công tác thực hiện trong tuần, tháng, quý, năm; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của Công ty. Chuẩn bị tài liệu phục vụ họp giao ban định kỳ hàng tuần, tháng Đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo có tính chuyên đề về việc thực hiện nhiệm vụ cho các cấp theo quy định
- Theo dõi, tổng hợp báo cáo đánh giá công tác quản lý tài chính, kế toán định kỳ hàng quý, năm và kiểm tra báo cáo quyết toán tài chính hàng năm của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Công ty theo quy định.
- Phối hợp với các phòng, ban, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Công ty soạn thảo các văn bản hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến chức năng của phòng.
+ Phòng vật tư thiết bị:
- Đảm bảo cung ứng vật tư thiết bị và nhân công theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu của công trường
- Theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán của công trình và kiểm soát chi phí trong quá trình thi công của các hợp đồng.
- Kiểm soát việc sử dụng thiết bị vật tư trong quá trình thi công các công trình
- Tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến thương lượng và kí kết hợp đồng và giải quyết những tranh chấp liên quan đến hợp đồng với khách hàng
+ Phòng tài chính kế toán
- Quản lý tài chính kế toán thống kê, lập lưu trữ kiểm tra kiểm soát toàn bộ các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán
- Tham mưu cho giám đốc thực hiện quản lý về tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính kế toán.
- Trên cơ sở các kế hoạch tài chính và kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch tài chính của toàn Công ty Tổ chức theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch tài chính được giao.
Đánh giá công tác tham gia dự thầu cung cấp vật tư dịch vụ tại công ty CP xây dựng dân dụng và TM Bắc Việt
2.3.1 Những thành tựu đã đạt được trong công tác dự thầu tại công ty
Sau 5 năm thành lập công ty đã đi vào hoạt động kinh doanh tương đối ổn định với doanh thu khá cao, trong đó doanh thu từ hoạt động dự thầu cung cấp vật tư dịch vụ đóng góp vào chiếm phần lớn trong tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty Cũng chính hoạt động dự thầu giúp công ty tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, giúp công ty quảng bá nâng cao hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Dưới đây là một số thành tích tiêu biểu mà Công ty đạt được:
* Năng lực thầu ngày càng được hoàn thiện.
Trong quá trình tham gia dự thầu, công ty đã dần rút kinh nghiệm để tự hoàn thiện mình, nâng cao năng lực và hiệu quả của công tác dự thầu Về mặt cơ sở pháp lý, công ty tuân thủ nghiêm chỉnh luật pháp, các quy định quy chế của Nhà nước và các bên liên quan về nội dung, trình tự đấu thầu và có đủ cơ sở pháp lý cần thiết cho cuộc đấu thầu tiếp theo Các gói thầu tham dự đều được triển khai theo đúng nội dung, quyết định của ban giám đốc cũng như cấp có thẩm quyền.
Mỗi lần dự thầu công ty đều giao cho phòng kế hoạch thị trường phối hợp cùng một số phòng ban khác có liên quan chuẩn bị kĩ lưỡng hồ sơ dự thầu và chào hàng cạnh tranh Trong hồ sơ có giới thiệu về đặc tính kĩ thuật của sản phẩm trong phạm vi cung cấp, giới thiệu về tính năng công dụng của máy móc thiết bị dùng để phục vụ cho công việc thi công tại công trình theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, các chứng chỉ kiểm định chất lượng như trong hồ sơ mời thầu yêu cầu Phần chào thương mại, biểu gía và các điều kiện về thương mại, thực hiện thủ tục dự thầu do phòng Kế hoạch thị trường xây dựng và các báo cáo tài chính, các bảng kê tài chính theo quy định trong hồ sơ mời thầu do phòng Tài chinh - Kế toán cung cấp Các loại giấy tờ tài liệu đều có sự xác nhận, kiểm tra của các phòng ban,các cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính trung thực, chính xác , đáp ứng đầy đủ yêu cầu do bên mời thầu đặt ra Sự chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị cũng như tuân thủ đúng theo quy chế đấu thầu của Nhà nước tạo ra sự tin tưởng tín nhiệm tốt đối với các chủ thầu và nâng cao uy tín, khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Trong những năm qua công ty đã và đang ngày càng hoàn thiện mình hơn, nâng cao khả năng tham gia dự thầu nhiều gói thầu và xác suất trúng thầu ngày càng tăng Các hợp đồng cung cấp vật tư dịch vụ có gí trị ngày càng lớn, thể hiện sự tiến bộ về năng lực trình độ cũng như chất lượng công tác dự thầu Doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động dự thầu cung cấp vật tư dịch vụ chiếm chủ yếu trong tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty Thêm vào đó trình độ nhân lực hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu cũng ngày càng được nâng cao Nhờ thường xuyên tham gia các cuộc đấu thầu mà các cán bộ, công nhân viên của công ty ngày càng trưởng thành, có trình độ chuyên môn vững vàng, từng bước đáp ứng yêu cầu của công việc, tăng cường hiểu biết về luật kinh doanh, kinh nghiệm quản lý, các sai lầm mắc phải khi trượt thầu đều được phân tích, rút kinh nghiệm cho các gói thầu sau Do công ty còn non trẻ cùng với lực lượng nhân viên cũng có tuổi đời trẻ và thiếu kinh nghiệm từ khi mới thành lập công ty nhưng nhờ vào quá trình hoạt động và những va vấp trong công việc đã giúp mỗi nhân viên ngày càng trưởng thành hơn và có kinh nghiệm cũng như trách nhịêm với công việc của mình hơn Điều này giúp công ty đạt được kết quả hoạt động kinh doanh ngày càng cao.
* Nguồn vốn, năng lực tài chính được nâng cao.
Qua 5 năm hoạt động công ty ngày càng nâng cao khả năng thắng thầu của mình thể hiện ở kết quả mà Công ty đạt được Công ty có khả năng tham gia nhiều gói thầu hơn, số lượng giá trị các gói thầu cũng tăng; xác suất trúng thầu theo số lượng và giá trị ngày càng lớn; doanh thu và lợi nhuận của công ty qua 5 năm cũng tăng một cách đều đặn Doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động đấu thầu luôn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng doanh thu và tổng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Điều này tạo điều kiện cho Công ty mở rộng nguồn vốn kinh doanh, nâng cao năng lực tài chính do đó nâng cao được khả năng thắng thầu của Công ty Bởi vì một trong những tiêu chuẩn để bên mời thầu cân nhắc đánh giá một hồ sơ dự thầu đó là năng lực tài chính của họ.
* Củng cố và phát triển mối quan hệ.
Các mối quan hệ kinh tế là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng thắng thầu của Công ty Nhận thấy tầm quan trọng của nó nên ngay sau khi bước vào hoạt động kinh doanh Công ty đã hết sức quan tâm tới việc củng cố, xây dựng và phát triển các mối quan hệ kinh tế Đến nay Công ty đã gây dựng được khá nhiều mối liên kết kinh tế không chỉ với nhà cung cấp, bạn hàng, đối tác làm ăn mà còn với chủ đầu tư và doanh nghiệp trong ngành khác. Để đạt được những kết quả như vậy công ty đã phải cố gắng rất nhiều. Công ty luôn tôn trọng và có sự đầu tư thích đáng đối với tất cả các quy định về hoạt động kinh doanh, đầu tư đấu thầu và tất cả các văn bản có liên quan của Nhà nước cũng như từ phía các nhà tài trợ, nhà mời thầu Trong quá trình thực hiện công ty luôn bám sát và tuân thủ nghiêm ngặt, đầy đủ các quy định trên Công ty có đội ngũ nhân viên luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận tỉ mỉ, chi tiết khách quan và minh bạch trong mọi hoạt động, thường xuyên nắm bắt nhu cầu của thị trường, tìm hiểu xu thế phát triển kinh doanh, không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn, rút ra những bài học kinh nghiệm từ những sai lầm, thất bại trước để có thể tham gia dự thầu cũng như thực hiện hợp đồng đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bên mời thầu trong những lần sau Nhờ thực hiện tốt các hợp đồng được trao, công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc trên thị trường, có những mối quan hệ đối ngoại tốt, tạo được sự phối hợp cũng như lòng tin của bạn hàng, đối tác kinh doanh và các cơ quan chức năng có liên quan.
2.3.2 Các mặt yếu kém và nguyên nhân
2.3.2.1 Các mặt yếu kém hạn chế
* Tổ chức bộ máy thực hiện dự thầu còn nhiều hạn chế.
Mặc dù công tác đấu thầu trở thành một trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty, đem lại hiệu quả cao, nhưng thực tế vẫn còn một số hạn chế cả khách quan và chủ quan dẫn đến số lượng gói thầu trượt thầu tương đối cao, hay bên mời thầu huỷ bỏ, phát hành lại hồ sơ mời thầu,… làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của công ty Một vấn đề nổi cộm hiện nay của công ty đó là khâu lập hồ sơ dự thầu đây cũng được coi là khâu đầu tiên nhưng rất quan trọng, quyết định tới khả năng thắng thầu của Công ty Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng hồ sơ dự thầu của Công ty vẫn còn nhiều điểm đáng quan tâm và xem xét như: phần trình bày về năng lực kĩ thuật, năng lực kinh nghiệm của nhà thầu… Một trong những điều khoản quan trọng để chủ đầu tư quyết định lựa chọn nhà thầu nào là nhà cung cấp cho mình đó là điều khoản giá bỏ thầu của nhà thầu Trong quá trình tìm kiếm các đơn gọi thầu, tìm hiểu các nguồn thông tin khác, do cân nhắc chưa kĩ càng, tìm hiểu chưa thấu đáo nên nhiều khi giá bỏ thầu của công ty chưa hợp lý cho lắm so với các đối thủ cạnh tranh, làm hạn chế rất nhiều khả năng thắng thầu của Công ty
* Về lao động, nguồn nhân lực trong công ty.
Một đội ngũ lao động trẻ vừa là điểm mạnh vừa là điểm yếu của công ty Tuy rằng họ rất năng động, nhiệt tình với công việc, khả năng sáng tạo, làm việc độc lập cao nhưng kinh nghiệm trong công việc của họ thì còn ít. Nhiều khi họ còn lúng túng trong xử lý những tình huống phức tạp hay tình huống bất ngờ xảy ra Do thời gian công tác, làm việc còn ngắn, họ chưa đúc kết được nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong việc lập hồ sơ dự thầu cũng như tiến hành thực hiện dự án trúng thầu.
* Về nguồn vốn, khả năng tài chính của công ty.
Là doanh nghiệp thương mại thành lập chưa được lâu, quy mô hoạt động nhỏ không nhận được sự hỗ trợ từ phía Nhà nước, nguồn vốn của doanh nghiệp chủ yếu là nguồn chủ sở hữu và đi vay, tỉ lệ vốn lưu động chiếm phần lớn trong tổng nguồn vốn của doanh nghiệp Doanh nghiệp mở rộng nguồn vốn thông qua nguồn lợi nhuận tích luỹ hàng năm, thông qua huy động vốn góp từ các cổ đông nhưng chủ yếu là đi vay bên ngoài… Chính điều này làm hạn chế rất nhiều khả năng tham dự thầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra khi công ty thắng thầu thì cần có vốn để đảm bảo với chủ đầu tư và cần nguồn vốn để thực hiện gói thầu, thêm vào đó không một chủ đầu tư nào có thể thanh toán hợp đồng ngay sau khi hoàn thành dự án Như vậy để có khả năng tham dự các gói thầu khác trong cùng thời gian đòi hỏi Công ty phải có được tiềm lực tài chính vững mạnh Đồng thời việc nhập khẩu các máy móc thiết bị từ bên ngoài với chất lượng bảo đảm để đáp ứng yêu cầu của công việc đòi hỏi Công ty có nguồn vốn lớn để có thể mua sắm.
- Là một doanh nghiệp mới tham gia thị trường, còn khá non trẻ trong lĩnh vực đấu thầu cung ứng vật tư nên kinh nghiệm thực tiễn có rất ít, chưa xây dựng được nhiều mối quan hệ trên thương trường, trong khi đó các đối thủ cạnh tranh đã khá lớn mạnh, họ còn có nhiều kinh nghiệm cũng như hiểu biết về thị trường…
- Hạn chế về nguồn nhân lực: do công ty chưa có đội ngũ cán bộ, chuyên gia về lĩnh vực đấu thầu Tuy đã có sự phối hợp giữa các phòng ban nhưng cán bộ nhân viên phụ trách đấu thầu đều chưa được đào tạo chính thức chuyên sâu Những kiến thức và hiểu biết mà họ có được đều là do tìm hiểu kiến thức cơ bản từ sách vở và từ những kinh nghiệm thực tế sau khi đã thực hịên các gói thầu trước đó nên vẫn chưa phát huy tối đa hiệu quả của công tác đấu thầu Điều này dẫn đến các thất bại trong công tác đấu thầu của công ty như: nộp muộn hồ sơ làm rõ theo yêu cầu của bên mời thầu do chưa có đủ các chứng chỉ kiểm nghiệm, kiểm định, không chú ý kỹ hoặc nhớ nhầm đến ngày hết hạn nộp hồ sơ dự thầu nên nộp muộn …
- Vấn đề tài chính cũng là một vấn đề mà công ty cần tìm cách cải thiện hơn, do công ty còn non trẻ nên số vốn cũng không đủ lớn để có thể đáp ứng được những công trình lớn với số vốn đầu tư cao và yêu cầu về máy móc trang thiết bị hiện đại Trong khi đó hiện nay do yêu cầu của đổi mới rất nhiều trang thiết bị hiện đại ra đời thay thế cho những máy móc thiết bị cũ với chất lượng tốt hơn nhưng gía thành cũng cao hơn rất nhiều
- Hoạt động xúc tiến thương mại của công ty chưa được quan tâm đúng mức Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhất là khi Việt Nam đã là thành viên của Tổ chức thương mại thế giới (WTO), có rất nhiều nhà thầu cung ứng cùng loại vật tư dịch vụ thì hoạt động xúc tiến phải được đầu tư chú trọng trong quá trình dự thầu của công ty Tuy nhiên hoạt động xúc tiến thương mại quảng cáo tiếp thị ở công ty chưa được quân tâm, chú trọng Hiện nay công việc này vẫn do các nhân viên ở phòng Kế hoạch thị trường kiêm nhiệm Công tác giới thiệu, quảng cáo của doanh nghiệp còn đơn giản hiệu quả mang lại chưa cao nên chưa xây dựng được uy tín thương hiệu của mình trên thị trường, rất ít những đối tác, bạn hàng biết đến tên tuổi cũng như thành công của Công ty.
- Do công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thông tin của doanh nghiệp còn hạn chế nên bỏ qua khá nhiều cơ hội kinh doanh.
- Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp còn chưa rõ ràng về chức năng nhiệm vụ của từng người từng bộ phận, gây chồng chéo kém hiệu quả, mọi người không phát huy được hết năng lực của bản thân
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU CUNG CẤP THIẾT BỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG DÂN DỤNG VÀ THƯƠNG MẠI BẮC VIỆT
Mục tiêu phương hướng phấn đấu
3.1.1 Phương hướng mục tiêu chung của Công ty
Mục tiêu cốt lõi của mọi sản phẩm và dịch vụ là làm hài lòng Khách hàng Giá trị cốt lõi của Công ty là con người, lòng nhiệt tình và quyết tâm cùng tạo lập, gia tăng giá trị và phát triển hài hoà, bền vững Tôn chỉ của Công ty là chất lượng, hiệu quả, đúng hẹn để có được ấn tượng “Chuyên nghiệp” trong tâm thức của khách hàng và văn hoá doanh nghiệp tạo nên sức hút ngày một gia tăng đối với khách hàng và người lao động. Để có thể phát triển hơn nữa công ty cần đa dạng hóa sản phẩm theo nhu cầu của thị trường, đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường, khảo sát thị trường và chấp nhận bỏ ra một khoản chi phí ban đàu rất lớn để thâm nhập vào thi trường mới đầy tiềm năng Cần chú trọng quảng bá sản phẩm, tăng cường xúc tiến thương mại, xúc tiến đầu tư tìm kiếm đối tác từng bước nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty.
Cần có chiến lược liên doanh liên kết với nước ngoài để tiếp nhận công nghệ hiện đại nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả hơn và ngày càng phát triển.
Trong thời gian tới công ty cần không ngừng củng cố tổ chức xây dựng phát triển lực lượng chú trọng chọn lọc con người nhằm kiện toàn bộ máy đảm bảo kinh doanh đa dạng, mở rộng lĩnh vực kinh doanh.
Bước sang năm mới công ty tiếp tục hoàn thành những dự án đang thi công đồng thời triển khai các dự án mới Cùng với việc xây dựng kế hoạch sản xuất công ty cũng từng bước nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo đủ công ăn việc làm, phấn đấu thu nhập năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo tuyệt đối an toàn lao động và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cũng như kế koạch đề ra.
Dựa trên những thành tựu đã đạt được năm 2008, Công ty càng phải quyết tâm hơn nữa để thực hiện các mục tiêu của mình trong những năm tới Một số mục tiêu của doanh nghiệp trong thời gian tới
Bảng 3.1 Mục tiêu của Công ty trong 2 năm tới
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2010 Năm 2011
Tổng doanh thu Tr.đồng 40.717 60.057
Doanh thu từ hoạt động đấu thầu
Tổng lợi nhuận Tr.đồng 693,587 814,964
Lợi nhuận từ hoạt động đấu thầu
Số dự án trúng thầu Gói thầu 18 21
(Nguồn: Phòng kế hoạch thị trường)
Mục tiêu đặt ra là:
Tổng doanh thu năm 2010 đạt 40.717tr.đồng cao hơn năm trước là 12.752 tr.đồng tương ứng tốc độ tăng 45,6%, trong đó doanh thu từ hoạt động đấu thầu là 25.786tr.đồng chiếm 63,33% trong tổng doanh thu, cao hơn năm 2009 là 7.665tr.đồng tương ứng tỉ lệ tăng 42,3%.
Năm 2011 doanh thu đạt 60.057tr.đồng trong đó doanh thu từ hoạt động đấu thầu đạt 37.312tr.đồng chiếm 62.13% trong tổng doanh thu với tốc độ tăng 44,7%.
Tổng lợi nhuận năm 2010 đạt 693,587tr.đồng cao hơn năm trước là 93,590tr.đồng tương ứng tốc độ tăng 15,6%, trong đó lợi nhuận từ hoạt động đấu thầu là 491,684tr.đồng chiếm 70,89% trong tổng lợi nhuận, cao hơn năm
2009 là 103,691tr.đồng tương ứng tỉ lệ tăng 26,65%.
Năm 2011 lợi nhuận đạt 814,964tr.đồng trong đó lợi nhuận từ hoạt động đấu thầu đạt 606,020 tr.đồng chiếm 74,36% trong tổng lợi nhuận với tốc độ tăng 28,7%.
3.1.2 Phương hướng hoạt động dự thầu cung cấp vật tư dịch vụ của Công ty
Công ty đang cố gắng trong thời gian tới sẽ trở thành một trong các nhà thầu cung cấp vật tư dịch vụ hàng đầu thông qua hình thức đấu thầu, đây là mục tiêu phát triển lâu dài của Công ty trong tương lai Trong thời gian tới Công ty sẽ không ngừng hoàn thiện nâng cao năng lực dự thầu nhằm tăng số lượng các hợp đồng ký kết cũng như giá trị của các hợp đồng, nhằm tăng doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty Từ đó, Công ty có thể mở rộng quy mô hoạt động, xây dựng cơ sở vật chất, nâng cao tiềm lực tài chính… để có điều kiện tham gia các gói thầu có quy mô lớn và nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty, ổn định và không ngừng nâng cao thu nhập của cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
Công ty cần tích cực duy trì các mối quan hệ hợp tác và mở rộng quan hệ với các khách hàng mới, đối tác mới Đồng thời phát động toàn Công ty cùng hợp tác trong công tác tìm kiếm các thông tin liên quan đến đấu thầu xây dựng, quy trình xử lý thông tin hiện đại và bài bản hơn nhằm nâng cao hiệu quả của các thông tin Từ đó có thể tăng số lượng các công trình mà Công ty tham dự đấu thầu và tăng tỉ lệ thắng thầu của Công ty. Đầu tư nâng cao năng lực của Công ty để nâng cao khả năng thắng thầu.
- Năng lực tài chính: tranh thủ quan hệ với các ngân hàng quen biết có mối quan hệ làm ăn tốt, bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận để lại nhằm tăng cường khả năng tài chính
- Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên của Công ty, đặc biệt là đội ngũ bộ phận liên quan đến công tác tổ chức thực hiện hoạt động tham dự thầu Cần đào tạo tuyển dụng lực lượng nhân viên có tay nghề thành thạo công viêc, bồi dưỡng đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên Thực hiện chế độ đãi ngộ thích hợp để có thể giữ chân nhân viên ở lại công ty cống hiến hết mình làm việc cho công ty
- Đầu tư, sử dụng máy móc trang thiết bị một cách hiệu quả và thường xuyên bảo trì bảo dưỡng để kéo dài tuổi thọ cho thiết bị, khắc phục dần các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng tới tuổi thọ của máy móc Sử dụng nguyên vật liệu thay thế để giảm chi phí tới mức tối đa có thể, kiểm soát chặt chẽ việc thu mua nguyên vật liệu Đặt ra định mức cụ thể để tiết kiệm nguyên vật liệu và sử dụng có hiệu quả nhất.
- Hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu, thực hiện tốt quá trình tính giá dự thầu, bóc tách khối lượng công việc để có sự linh hoạt trong giá dự thầu.
- Áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý, ứng dụng công nghệ mới trang thiết bị kĩ thuật tiên tiến giúp nâng cao hiệu quả làm viêc và nâng cao năng suất lao động.
Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động dự thầu cung cấp vật tư dịch vụ tại Công ty CP XDDD và thương mại Bắc Việt
3.2.1 Hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu và nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu
Công tác lập hồ sơ dự thầu là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tham gia dự thầu của Công ty Nó ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh cũng như khả năng trúng thầu của Công ty Hồ sơ dự thầu là căn cứ quan trọng để chủ đầu tư quyết định nhà thầu nào sẽ được lựa chọn Đó là phương tiện có thể nói là duy nhất đưa thông tin ban đầu và cơ bản nhất về nhà thầu tới chủ đầu tư,giúp cho bên mời thầu và chủ đầu tư đánh giá năng lực và lựa chọn nhà thầu phù hợp với yêu cầu của họ Trong mỗi hồ sơ dự thầu đều nêu rõ những ưu điểm và khả năng của mình để tạo dựng niềm tin, chứng tỏ năng lực với bên mời thầu để có thể là đơn vị được lựa chọn ký kết hợp đồng Do công ty mới tham gia vào hoạt động dự thầu chưa lâu nên còn rất nhiều điều thiếu sót và còn mắc khá nhiều lỗi, điều này làm cho Công ty đánh mất nhiều cơ hội kinh doanh đáng có Vì vậy Công ty cần không ngừng hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu thông qua việc thực hiện tốt tất các khâu của công tác lập hồ sơ dự thầu Con người là yếu tố quyết định việc lập hồ sơ dự thầu như thế nào với nội dung chất lượng ra sao Để nâng cao chất lượng của một bộ hồ sơ dự thầu, Công ty cần quan tâm đến đội ngũ lao động đảm nhiệm công việc này, cần lựa chọn những con người có trình độ, kinh nghiệm trong lập hồ sơ dự thầu
- Đầu tiên, Công ty cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin phục vụ cho công tác lập hồ sơ dự thầu Hiện nay Công ty vẫn chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện công tác này nên Công ty cân lập ra phòng ban chuyên trách có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản để thực hiện công việc nay và phối hợp với các bộ phận phòng ban khác như phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch, …để có thể lập hồ sơ một cách đầy đủ và chính xác nhất Các phòng ban liên quan cần có sự phối hợp chặt chẽ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc tạo nên sự thống nhất, phối hợp ăn ý giữa các phòng ban nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu Những thông tin cần thu thập đó là những thông tin về các dự án, các gói thầu dựa trên các thông tin quảng cáo trên các phương tiện truyền thông hoặc từ các nguồn thông tin khác; cần tìm kiếm thông tin về chủ đầu tư, bên mời thầu, thông tin về đối thủ cạnh tranh và tất cả những quy định có liên quan….
- Bên cạnh đó Công ty cần xây dựng chiến lược cạnh tranh hợp lý nhằm giúp Công ty tập trung nguồn lực một cách có hiệu quả vào các mục tiêu đã đề ra Và mỗi mục tiêu đề ra bao giờ cũng có một chiến lược phù hợp nhưng dù có đưa ra chiến lược nào thì Công ty cũng cần tính toán, so sánh giữa lợi ích đem lại và chi phí bỏ ra để đưa ra quyết định có tiến hành lập hồ sơ dự thầu hay không Khi đã quyết định tham gia thì Công ty cần chọn ra chiến lược có hiệu quả nhất, đem lại lợi ích lớn nhất và phù hợp nhất với tình hình của công ty tại thời điểm đó.
- Đặc biệt việc xác định giá bỏ thầu hợp lý là công việc vô cùng quan trọng trong công tác lập hồ sơ dự thầu Công ty cần tính toán kỹ và phối hợp với các phòng ban khác để có thể xác định chính xác chi phí phải bỏ ra , dự đoán chi phí phát sinh, từ đó đưa ra giá bỏ thầu hợp lý, có khả năng cạnh tranh với các nhà thầu khác mà vẫn đáp ứng được những yêu cầu của bên mời thầu Giá dự thầu cần phải được xác định một cách linh hoạt và có tính đến sự biến động thất thường của thị trường Cần phải đưa ra mức giá hợp lý không quá sao so với giá của bên mời thầu và so với đối thủ cạnh tranh, cũng không nên đua giá quá thấp làm ảnh hưởng đến lợi ích của Công ty. Tâm lý người tiêu dùng kho mua hàng bao giờ cũng muốn mua những hàng hóa đạt chất lượng và với giá thấp nhất có thể Các chủ đầu tư kho mua các công trình thông qua đấu thầu cũng đặc biệt quan tâm tới tiến độ, chất lượng và giá cả công trình Do đó khi chấm điểm cho một nhà thầu thì chỉ tiêu giá công trình được chấm với số điểm cao Một công trình đảm bảo về chất lượng và tiến độ nhưng có mức giá bỏ thầu cao sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế cho chủ đầu tư, vì thế nó sẽ không được chủ đầu tư chấp nhận mua và hồ sơ dự thầu sẽ bị loại ngay khi mở thầu Bởi vậy nhà thầu nào đưa ra được giá dự thầu hợp lý đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư thì khả năng thắng thầu là cao.
- Ngoài ra hồ sơ dự thầu cần phải thể hiện rõ năng lực của nhà thầu, nêu bật lên những ưu điểm của Công ty so với các nhà thầu khác Năng lực của nhà thầu thể hiện thông qua khả năng về tài chính, kỹ thuật, công nghệ và kinh nghiệm trong công tác thực hiện thầu Lập hồ sơ dự thầu tốt sẽ là yếu tố đảm bảo cho sự thành công và phát triển của Công ty, nó là cơ sở để mang lại những hợp đông cho Công ty và tạo ra việc làm cho người lao động, đem lại lợi nhuận cho Công ty, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty
3.2.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tham gia công tác dự thầu
Trong bất cứ hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì con người luôn là yếu tố không thể thiếu, là nhân tố quan trọng nhất trong sự thành công và phát triển của Công ty Có thể nói, năng lực của cán bộ tham gia vào công tác dự thầu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hồ sơ dự thầu, từ đó ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của Công ty Chính vì thế để mở rộng và phát triển doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu xây dựng Công ty cần có chiến lược thích hợp để phát triển nguồn nhân lực, xây dựng được một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và nhạy bén với thị trường đặc biệt là đội ngũ nhân viên phụ trách việc lập hồ sơ dự thầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thắng thầu của Công ty Muốn làm được điều đó cần có sự đầu tư thích đáng vào đội ngũ nhân lực nói chung và đội ngũ chuyên về hoạt động dự thầu nói riêng về cả mặt vật chất tinh thần, có các chính sách khuyến khích động viên, khen thưởng đối với những người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, ngược lại sẽ có chế độ kỷ luật thích đáng Một số biện pháp áp dụng:
- Chính sách tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Công ty cần thực hiện tốt công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực, có kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho từng thời kỳ Muốn thực hiện tốt công tác này Công ty cần phải tiến hành đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện có của Công ty dựa trên các yếu tố như cơ cấu, số lượng, trình độ, kinh nghiệm và khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên từ đó tìm ra điểm mạnh điểm yếu cũng như những khó khăn và thuận lợi về nguồn nhân lực của Công ty Tiến hành dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực mà công ty sẽ cần đến trong tương lai và dựa trên nguồn nhân lực hiện có để lên kế hoạch tuyển dụng.
Tuyển dụng những nhân viên được đào tạo chính quy và đạo tạo lại một số cán bộ, nhân viên kinh doanh đang hoạt động trong công tác đấu thầu cho phù hợp với thực tiễn Đối với nhân viên mới được tuyển dụng, mặc dù có kiến thức bài bản nhưng chưa có kinh nghiệm thực tiễn đòi hỏi công ty cần cho họ thường xuyên tiếp xúc với các hợp đồng dự thầu để tìm hiểu trau dồi kiến thức thực tế, nâng cao kinh nghiệm Có thể đào tạo nhân viên mới theo hai kiểu: thứ nhất là đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, hình thức này chủ yếu áp dụng với những công nhân kỹ thuật vì đây là hình thức dạy kĩ năng thực hiện công việc theo quá trình chỉ dẫn một cách tỉ mỉ từng bước một Thứ hai là đào tạo theo kiểu học nghề, phương pháp này được sử dụng đối với những lao động mới được chuyển vào công ty còn chưa quen việc và họ sẽ được chỉ dạy tận tình từ những người có kinh nghiệm đi trước Đối với những cán bộ khác thì không ngừng bồi dưỡng, đào tạo lại, nâng cao trình độ hiểu biết, kiến thức mới về hoạt động đấu thầu nhằm bắt kịp với xu thế của thị trường Có thể cử cán bộ đi tham gia các lớp bồi dưỡng về kinh tế, tài chính, luật pháp, các khóa học về nghiệp vụ chuyên môn … và tạo cho họ điều kiện về thời gian cũng như học phí Công ty cũng có thể tự mở lớp đào tạo nếu có đủ điều kiện để nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ đấu thầu, giúp hiểu thêm về quy luật, quy chế đấu thầu…Ngoài ra Công ty có thể mời chuyên gia về nói truyện trao đổi thông tin và kinh nghiệm về lĩnh vực đấu thầu như lập giá bỏ thầu, phân tích, phán đoán tình hình….để có thể thực hiện các hợp đồng một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất Đào tạo phải được diễn ra thường xuyên liên tục, phải thực hiện công tác kiểm tra định kỳ sau mỗi khóa đào tạo để đánh giá chất lượng, hiệu quả và có khen thưởng đối với những cá nhân có sự cố gắng và có nghiệp vụ giỏi…
- Chính sách quản lý nguồn nhân lực. Để có nguồn nhân lực dồi dào và chất lượng, bên cạnh chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thì Công ty cần có chính sách quản lý hữu hiệu Với chính sách quản lý phù hợp, công ty có thể thu hút lao động có trình độ, phát huy tối đa năng lực của cán bộ nhân viên nói chung và cán bộ làm công tác dự thầu nói riêng Từ đó góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong họat động dự thầu, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh Công ty cần bố trí nhân viên sao cho phù hợp với năng lực trình độ của mỗi người, tạo điều kiện về cơ sở vật chất đầy đủ giúp người lao động hoàn thành công việc một cách tốt nhất; tổ chức các cuộc thi đua tạo cơ hội thăng trong công việc nhằm thỏa mãn nhu cầu vươn lên và tự khẳng định bản thân của người lao động, phát huy tính năng động sáng tạo trong mỗi cá nhân đóng góp vào thành công chung của cả công ty Công ty cần có chính sách lương thưởng hợp lý cho cán bộ công nhân viên có thành tích, nhằm khích lệ họ cố gắng phấn đấu Ngoài ra công ty cần phải chú tâm đến công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, tạo dựng bầu không khí làm việc vui vẻ thân thiện làm sao cho họ gắn bó chặt chẽ với công ty, hạn chế tình trạng nhân viên bỏ Công ty.
3.2.3 Nâng cao tiềm lực tài chính trong công tác tham dự thầu của Công ty
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vốn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kinh doanh của Công ty Trong hoạt động đấu thầu, bên mời thầu bao giờ cũng có yêu cầu về báo cáo tài chính của cá nhà thầu trong hồ sơ mời thầu, đây là cơ sở quan trọng để đánh giá so sánh các nhà thầu với nhau Vì vậy tiềm lực tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng cạnh tranh của Công ty trong quá trình xét thầu Với những dự án không sử dụng vốn chủ đầu tư, tiềm lực tài chính của nhà thầu là điều kiện quan trọng để các nhà thầu thực hiện hợp đồng sau khi thắng thầu Nhà thầu nào không có đủ khả năng về tài chính sẽ bị loại ra khỏi quá trình xét thầu. Ngoài ra khi tham gia bất kỳ một gói thầu nào, thông thường nhà thầu phải nộp một khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng nên nếu công ty có tiềm lực tài chính mạnh thì mới tham gia được nhiều gói thầu Nếu có tiềm lực tài chính mạnh, Công ty có thể chủ động đưa ra điều kiện tài chính như giá cả, thời hạn thanh toán, ưu đãi tín dụng cho nhà đầu tư… nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh của Công ty so với các nhà thầu khác.
Năng lực tài chính của Công ty CP XDDD và thương mại Bắc Việt được thể hiện ở cơ cấu vốn phù hợp với những yêu cầu của công tác xây dựng, nghĩa là lượng vốn lưu động chiếm tỉ lệ cao trong tổng nguồn vốn sẽ phuc vụ tốt hơn cho công tác thi công công trình Tổng nguồn vốn hiện nay của công ty là 4.239 tr.đồng trong đó vốn lưu động là 3.083 tr.đồng, vốn tự có là 1.156 tr.đồng chiếm tỉ lệ nhỏ Với một doanh nghiệp xây dựng thì nguồn vốn như trên là tương đối nhỏ vì thế mà gây không ít khó khăn cho Công ty, khiến Công ty không thể tham gia các công trình có quy mô lớn Để nâng cao năng lực tài chính của mình Công ty cần có những biện pháp sau:
- Công ty cần đẩy nhanh việc thu hồi vốn ở các công trình mà Công ty đã thực hiện xong, điều này sẽ làm tăng lượng vốn lưu động của Công ty, tốc độ luân chuyển vốn cũng nhanh hơn, giúp Công ty có nhiều vốn hơn để tham gia công tác đấu thầu, nâng cao lòng tin với chủ đầu tư trong việc đánh giá năng lực nhà thầu. Với các khoản nợ ngân hàng đến thời hạn thanh toán thì tiến hành trả cho ngân hàng, như vậy sẽ tạo được lòng tin với các ngân hàng giúp cho quá trình vay vốn lần sau dễ dàng hơn Xây dựng và mở rộng mối quan hệ với các tổ chức tài chính tín dụng để có thể huy động tối đa nguồn vốn khi cần Các ngân hàng có thể đứng ra bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng trong quá trình tham gia dự thầu và thực hiện hợp đồng khi trúng thầu Các khoản vay ngắn hạn từ ngân hàng cũng là một nguồn vốn vô cùng quan trọng của Công ty, bổ sung thêm vốn lưu động, giúp Công ty nhanh chóng nắm bắt cơ hội kinh doanh khi có thời cơ.
- Huy động nguồn vốn đóng góp thêm từ các cổ đông, nguồn vốn nhàn rỗi, tạm thời trong nội bộ Công ty với lãi suất thích hợp, vừa đảm bảo hiệu quả sản suất kinh doanh vừa khuyến khích người cho vay Khi vốn tự có của Công ty chiếm tỉ lệ lớn, Công ty sẽ chủ động hơn trong kinh doanh, không phải phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn bên ngoài, Công ty sẽ tận dụng được các cơ hội kinh doanh đến với mình một cách tôt nhất.
- Nguồn vốn của Công ty cần được quản lý, sử dụng hiệu quả Công ty cần phải lên kế hoạch chi tiêu hợp lý, phổ biến thực hành tiết kiệm chống lãng phí tới từng cán bộ nhân viên, từng phòng ban Công ty cần thường xuyên thực hiện tốt công tác sổ sách kế toán tài chính, kiểm tra báo cáo tài chính hàng tháng nhằm kiểm soát được các khoản thu chi, tránh thất thoát vốn và có các biện pháp kịp thời thu hồi vốn còn tồn đọng Bên cạnh đó, trước khi tham gia dự thầu, Công ty cần phải đánh giá, xem xét đến khả năng dự thầu, các điều kiện về tài chính, kĩ thuật tính đến khả năng thắng thầu của Công ty để đưa ra quyết định chính xác có nên tham gia hay không để tránh tốn kém tiền của, lãng phí.
3.2.4 Nâng cao hiệu quả hoạt động Marketing nhằm mở rộng thị trường
Uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp nói chung cũng như doanh nghiệp xây dựng nói riêng là những yếu tố vô hình, ta không thể cầm, sờ hay nhìn thấy nó và để có được nó doanh nghiệp cần trải qua quá trình gây dựng lâu dài Ngày nay Marketing và xúc tiến thương mại là một công cụ hữu hiệu và hiệu quả nhất trong hoạt động quảng bá hình ảnh, làm tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Bên cạnh việc gây dựng niềm tin với khách hàng, doanh nghiệp còn có được những thông tin về giá cả thị trường của vật liệu xây dựng, thông tin về chủ đầu tư về đối thủ cạnh tranh…Căn cứ vào những thông tin đó doanh nghiệp sẽ xây dựng được kế hoạch kinh doanh đúng đắn cho doanh nghiệp mình, đặc biệt là những thông tin cần thiết cho quá trình tham dự thầu giúp công ty nâng cao được khả năng thắng thầu của Công ty.
Một số kiến nghị với Nhà nước
Trải qua hơn 30 năm đổi mới, nền kinh tế nước ta nói chung cũng như ngành xây dựng nói riêng đã có những bước tiến đáng kể theo hướng hiện đại hóa Không chỉ trong lĩnh vực xây dựng công trình, vật liệu xây dựng, kiến trúc và quy hoạch xây dựng mà còn cả những lĩnh vực khác như phát triển đô thị và nhà ở, năng lực xây dựng công trình có nhiều tiến bộ đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu xây dựng Điều đáng nói là nhiều công trình có quy mô lớn, đòi hỏi chất lượng cao, công nghệ hiện đại, khoa học công nghệ xây dựng tiên tiến, ngành xây dựng đã hoàn thành được Điểm nổi bật trong thời gian qua là sự thay đổi của các doanh nghiệp trong ngành xây dựng Họ đã có tư duy nhạy bén, chủ động sáng tạo, tiếp cận và hòa nhập nhanh với cơ chế thị trường, chú trọng chuyển dịch cơ cấu sản phẩm, thực hiện phương châm đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ, đa phương hóa quan hệ và đa dạng hóa sở hữu.
Song song với những thành tựu mà ngành xây dựng đạt được thì vẫn còn rất nhiều hạn chế tồn tại mà ngành xây dựng cần có biện pháp giải quyết Để tạo cho ngành Xây dựng một môi trường cạnh tranh lành mạnh, các cơ quan quản lý Nhà nước cần quản lý chặt chẽ các hoạt động của chủ đầu tư trong tất cả các hoạt động như huy động vốn, năng lực thiết kế và tổ chức các hoạt động đấu thầu…Ngoài ra, Nhà nước cần phải có trách nhiệm kết hợp với các cơ quan chức năng trong việc tuyên truyền những văn bản pháp luật, những văn bản dưới luật hướng dẫn thi hành mới để các doanh nghiệp hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định Hiện nay tiêu cực trong công tác đấu thầu, công tác xây dựng công trình…xảy ra tương đối phổ biến Các doanh nghiệp xây dựng đều tìm cách lợi dụng kẽ hở của pháp luật để lách luật, kiêm lợi bất chính Các chủ đầu tư, cùng các nhà thầu liên kết ngầm với nhau, tìm cách đấu thầu ảo các công trình do Nhà nước làm chủ đầu tư với mục đích tăng giá thầu rồi chia nhau phần tăng.
Nhà nước cần phải cải cách thủ tục hành chính, làm cho nó gọn nhẹ hơn, bớt cồng kềnh nhiều giai đoạn gây cản trở cho các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh Các thủ tục cấp giấy phép kinh doanh, thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu máy móc thiết bị cần cải tổ cho gọn nhẹ hơn, tránh qua nhiều cơ quan chức năng, làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp Để hạn chế những sai sót không đáng có cho các nhà thầu xây dựng khi tham gia đấu thầu công trình, nhà nước cần xây dựng định mức, đơn giá chung, thống nhất và phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật, phù hợp với tình hình thị trường và phù hợp với thông lệ quốc tế.
Nhà nước cũng cần có những quy định rõ ràng về việc công khai thông tin về đấu thầu như kế hoạch đấu thầu, mời thầu đối với đấu thầu rộng rãi, thông báo mời sơ tuyển, các thông tin về hồ sơ dự thầu….Việc công khai các thủ tục về đấu thầu tạo cơ hội cho tất cả các nhà thầu muốn tham gia dự thầu cạnh tranh một cách công bằng, hạn chế được những tiêu cực trong công tác đấu thầu Ngoài ra, Nhà nước cũng cần phải đăng tải những trường hợp vi phạm luật đấu thầu của những đơn vị, tổ chức cũng như cá nhân trên báo chí và các website liên quan đến hoạt động đấu thầu để giúp mọi người cảnh giác hơn với những trường hợp vi phạm trên Hiện nay những quy chế, chế tài xử phạt đối với những trường hợp vi phạm luật đấu thầu vẫn chưa nghiêm, chưa thẳng tay vì thế mà những hiện tượng tiêu cực vẫn xảy ra nhiều Nhà nước cần có những chế tài xử phạt thật nghiêm khắc đủ sức để răn đe và không tái phạm lần nữa Ngoài ra để phát hiện và ngăn chặn kịp thời các trường hợp vi phạm, làm thất thoát vốn của Nhà nước thì Nhà nước cần tăng cường công tác kiểm tra giám sát, thanh tra trong các hoạt động đầu tư xây dựng.