Đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý, các bạn quan tâm đến lĩnh vực quản lý dự án trong Ngành Xây dựng, tác giả Bùi Mạnh Hùng, một nhà giáo giảng viên chính thuộc khoa Xây dựng , trường Đại học Kiến trúc Hà Nội đã biên soạn cuốn sách Hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý dự án đã được bạn đọc gần xa hoan nghênh cổ vũ. Trong quá trình sử dụng chương trình này, do chưa làm quen với các phần mềm mạnh của nước ngoài nên bạn đọc có một số thắc mắc: đơn giản có, phức tạp có, thắc mắc thuộc về chương trình, thuộc về máy, về thao tác.... Để giải đáp những thắc mắc này, tác giả tiếp tục giới thiệu với bạn đọc cuốn 101 thắc mắc và giải đáp khi sử dụng chương trình Microsoft Project trong xây dựng Cuốn sách này tác giả tập hợp những thắc mắc mà chính tác giả đã gặp trong quá trình thức tế vận hành dự án của mình và các thắc mắc mà bạn đọc gứi tới, sau đó giải đáp một cách ngắn gọn và có minh hoạ bằng màn hình vi tính hiển thị bên cạnh để các bạn quan sát và nhận dạng một cách nhanh chóng...
Trang 1BÙI MẠNH HÙNG
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI
BÙI MẠNH HÙNG
(Chủ nhiệm Bộ môn Kinh tế - Máy xây dựng)
101 THẮC MẮC VÀ GIẢI ĐÁP
KHI SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT PROJECT
TRONG XAY DUNG
(Tai ban)
Trang 3LỜI GIỚI THIỆU
Thời gian gắn đây tin học được phổ cập hoá tới các cơ quan công sở và các gia đình Vỉ tính đã mang lại bao điều lý thú cho con người +, kỹ thuật khác nữa,
trong công tác, học tập và các lĩnh vực khoa họ
nhưng máy tính cũng gây ra nhiều điêu rắc rối cho người sử dụng nó Sự cố trên máy tính do nhiễu nguyên nhân: phản do người sử dụng
chưa thành thạo, một số trục trặc do kỹ thuật phản cứng, đôi khi lỗi do
chương trình phin mém
Đáp ứng như cẩu của các nhà quản lý, các bạn quan tâm đến lĩnh
tực quản lý dự án trong Ngành Xây dựng, tác giả Bài Mạnh Hùng, m
iáo-giảng viên chính thuộc khoa Xây dựng, trường Đại học Kiến
nhà ạ
trúc Hà Nội đã biên soạn cuốn sách Hướng dẫn sử dụng Chương trình
quản lý dự án và đã được bạn đọc gắn xa hoan nghênh, cổ vũ Trong quả trinh sử dụng chương trình này (phản mềm của Mỹ), do chưa làm quen với các phần mễm mạnh của nước ngoài nên bạn đọc có một số thắc mắc: đơn giản có, phức tạp có, thắc mắc thuộc về chương trình,
thuộc về máy, về thao tác Để giải đáp những thắc mắc này, tác giả
tiếp tục giới thiệu với bạn đọc cuốn sách "101 thắc mắc và giải đáp khi sử dụng chương trình Microsoft Project trong xáy dựng "
Cuốn sách này tác giả tập hợp những thắc mắc mà chính tác giả đấ
gặp trong quá trình thực tế vận hành dhự án của mình và các thắc mắc
ma ban doc giti t6i, sau đồ giải đáp một cách ngắn gọn và có minh hoạ
bằng màn hình vỉ tính hiển thị bên cạnh để các bạn quan sát và nhận
dạng một cách nhanh chóng Cuốn sách này giúp các tổ chức và cá nhân làm công tác quản Lý, hoạch định các dự án, các doanh nghiệp xảy dựng, các cơ quan nghiên cứu, các trường đào tạo thực hiện công
Trang 4Cấu trúc cuốn sách đi theo từng chuyên dé thuộc nội dung của dự
án Trong từng chuyên đề các thắc mắc cũng được đưa ra và giải quyết theo dạng từ dễ đến khó đồng thời những loại thắc mắc gẩn giống
nhau sẽ được đặt gần nhau
Nhà xuất bản Xây dựng trân trọng giới thiệu cuốn sách với bạn đọc
Hy vọng rằng cuốn sách sẽ giúp ích được nhiều cho bạn đọc như mục
dich dé ra
Trong quá trình biên tập, tuy đã có nhiều cố gắng song không tránh khỏi những thiếu sót, chúng tơi mong nhận được ý kiến đóng góp của
độc giả để lần xuất bản sau được tốt hơn
Trang 5KÝ HIỆU DÙNG TRONG SÁCH
ước khi nghiên c ¡ nội dung từng phần, bạn nên đọc và nhớ
hiệu sau đây, phần để tránh diễn đạt dài dong, phan để tiết kiệm trang in Ký hiệu * ae a View\Toolbars\Drawing @® —> Start Cách hiểu - Thao tác
Nháy chuột trái
Nháy điệp chuột
Bạn nhấn phím Enter
Nháy vào nút View, chọn nháy tiếp vào mút
Toolbars, chon nháy tiếp vào nút Drawing
(còn gọi là đường dẫn)
Trang 6TỔ HỢP CÁC PHÍM NĨNG THƯỜNG DÙ Ctrl+N Ctrl+O Ctrl+S Ctrl +X Ctrl+C Ctrl +Z Ctrl+V Ctrl +L Ctrl+R Ctrl + E €trl + J Ctrl+P Ctrl+D Ctrl + A Ctrl+G Ctrl+M Ctrl + Shift + M Ctrl+B Ctrl +1 Ctrl +U Ctrl + F10 Ctrl + 1 Ctrl +2 Ctrl +5 Ctrl +] Ctrl +[ Ctrl + F4 Ctrl + J Ctrl +Esc Alt + F4 Alt+Z
mở tài liệu mới
mở tài liệu đã có
hi (nhớ) tài liệu vào đĩa hiện thời
cất tài liệu
chép đoạn văn bản đã được bôi đen
hồi phục văn bản bị xoá nhầm
dan van bản vào vị trí con trỏ
căn lễ phải
căn lề giữa
căn đều hai bên in tài liệu
chọn phông chữ
boi den toan bo van ban
nhảy đến trang số (hoặc nhân F5)
tăng lề đoạn văn bản
bỏ tăng lề đoạn văn bản
tắt - mở chữ đậm
tắt - mở chữ nghiêng
tắt - mở chữ gạch chân
mở lớn cửa sổ tài liệu ra tồn màn hình
tạo khoảng cách đơn giữa các dịng
tạo khoảng cách đơi giữa các dòng
tao khoảng cách I,5 dòng giữa các dịng
phóng to chữ khi được bôi đen
thu nhỏ chữ khi được bôi đen déng tii liéu = Ctrl + w = Close
ngắt trang
bật nút Start thoat = Exit
Trang 7CHÚ GIẢI THUẬT NGU
Trong khi sử dụng chương trình quản lý dư án, những thuật nhữ tiếng Anh sau đây bạn hãy hiểu là
Actual: Các khía cạnh của dự án đã thực sư xảy ra, đối chọi với kế hoạch
hay lịch trình hoặc dự án Nó bao gồm các dữ liệu ngày tháng, thời khoản, công việc hoặc chỉ phí được ghi nhận, cho công tác hoặc cho công việc của tài nguyên được thực hiện trên công tác
Base calendar (lịch nẻn): là niên lịch dược dùng như lịch cơ bản cho toàn bộ dự án hoặc cho nhiều tài nguyên và nó chỉ định thời gian làm việc cũng như không làm việc Nếu bạn không can thiệp gì thì thứ bảy và chủ nhật là ngày nghỉ, có nghĩa là các ngày đó dự án cũng không vận hành
Calendar (dạng lịch): là danh sách các giai đoạn mà cơng việc có thể được lên lịch trong đó Nó gồm có những ngày làm việc bình thường trong một tuần lễ, giờ làm việc bình thường trong những ngày đó và một danh sách
những ngày giờ khong làm việc, ngoại lẹ dối với thời gian bình thường
Cost (chi phi): là tổng chỉ phí theo lịch trình của một cơng tác, tài nguyên, sự phân bổ tài nguyên hay dự án Bao gồm Fixed Cost (định phí) và Resource Cost (phí tài nguyên)
Dependent Task (công tác phụ thuộc): là công tác mà ngày tháng bắt đầu và kết thúc của nó phải được xác lập trùng với hoặc được nối với ngày
tháng bát đầu hay kết thúc theo lịch của một vài công tác khác
Duration (thời gian): là số đơn vị thời gian làm việc (phút, giờ, ngày hay tuần) giữa lúc bắt đầu và kết thúc của một công tác hay nhóm cơng tác Số đơn vị thời khoảng làm việc được xác định bởi lịch nền hay lịch tài nguyên mà chúng điều khiển lịch trình của cơng tác dó
Elapsed Duration (thời khoảng trôi qua): là thời khoảng đồng hồ thực sự (không phải là thời gian của lịch làm việc) mà nó trơi qua từ lúc bắt đầu đến kết thúc công tác Thời gian này dựa theo một ngày có 24 giờ và một tuần có 7 ngày
Fleld (trường): là nơi tập hợp dữ liệu trong mọt bảng hay một biểu mẫu,
trong trường này chúng ta có thể ghỉ tên công tác hay tài nguyên vào đó Gridlines : là những đường tách riêng các hàng và cột trong bảng hay dạng thang thời gian Cũng được sử dụng để đánh dấu các mức giá trị theo
Trang 8
Lag Time (thời gian trễ): là khoảng thời gian chậm hơn phải tuân theo giữa thời gian của một công tác và ngày tháng theo lịch của công tác đi
trước nó
Lead Time (thời gian sớm): là khoảng thời gian mà công tác phụ thuộc có thể được sắp xếp chồng lắp hay đi trước sự bắt đầu hoặc kết thúc
của công tác
MAPI : Massaging Application Programming Interface là thủ tục của
Microsoft để gửi các thông báo của người sử dụng từ trình ứng dụng này đến
trình ứng dụng khác
PERT Chart hoặc Network Diargam: là một sơ đồ mạng lưới được
dùng trong quản lý dự án để minh hoạ các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc Mỗi công việc được tượng trưng bởi một hộp (hay nút) và được nối bởi đường thẳng đến mỗi công việc Predecessor hay Successor để cho
thấy trình tự các cơng việc
Predecessor (cơng việc trước đó): đây là thuật ngữ không phù hợp lắm,
nó ám chỉ sự đi trước về thời gian, nhưng trong dự án thì thuật ngữ này chủ
yếu mô tả mối quan hệ của công việc đi trước với công việc đi sau Một
cơng việc có thể có nhiều Predecessor
Reschedule Tasks : là một lệnh của Microsoft Project bạn có thể dùng
khi một phần công việc đã được thực hiện nhưng phần còn lại phải được sắp xếp lịch lại vào thời gian sau
Resource Calendar (lich tài nguyên): là danh sách những ngày, giờ làm việc của một tài nguyên Danh sách này được hình thành bằng cách xác định một lịch nền làm chuẩn và nêu ra tất cả các ngoại lệ đối với lịch nền này
Resource (tài nguyên): trong chương trình Microsoft Projeet tài nguyên
là một khái niệm chung như: nhân công, thiết bị, vật tư các loại, phương tiện nhà cung cấp thực hiện công việc của dự án Mọi tài nguyên trong dự án đêu có quyền bình đẳng như nhau chứ không thể phân biệt được loại nào là chính và loại nào là phụ
Subtask (công việc phụ): là một công việc bị lùi về phía trái bên dưới cơng việc tóm lược
Successors (công việc nối tiếp): là công việc được bắt đầu từ công việc đi
trước (Predecessor) Bạn phải quan niệm rằng cơng việc này có thể trùng ngày tháng với công việc đi trước và cũng đừng cho rằng Successor phải đi
Trang 9Summary Task (công
nhất của nó là chứa dựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chỉ phí của
lệc tóm lược): là công việc mà chức năng duy
ng việc khác (được gọi là công tác phụ)
Task (công việc): là một việc hay thao tác thiết yếu phải được hoàn tất theo trình tự để hoàn thành dự án Milestones và Summary Task là những loại công việc đặc biệt
Task View (dạng quan sát công việc): là một dạng quan sát dữ liệu của
dự án, được tổ chức quanh các công việc đã xác định Các dạng quan sát
công việc chuẩn gồm có Calendar, Task Sheet, Task Form, GANTT Chart và
PERT Chart
View (dạng quan sáU): là phần trình bày trên màn hình về dữ liệu dự án Lệnh View được dùng để chọn phần trình hày hay dạng quan sát thích hợp
nhất cho cơng việc của bạn trên dự án đó
Work
Trang 10NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1 Microsoft Project là gì?
Microsoft Project là phần mềm cơ sở dữ liệu tiên tiến nhất và là sản phẩm phần mềm chuyên dùng cho vấn đẻ này, chương trình này rất có ích cho các nhà sáng tạo lập các dự án chuyên dùng đang làm việc trong môi trường Windows Với Microsoft Project bạn có thể sử dụng máy tính để bàn thực hiện nhiều công việc
2 Microsoft Project cho ta gi khi
Quản lý dự án bao gồm tất cả các giai đoạn của một dự án, di từ giai đoạn lập kế hoạch đến lúc hoàn thành và phác thảo các bản báo cáo sau cùng để
tổng kết việc hoàn tất dự án Ngay sau khi bạn xác định được các mục tiêu
của dự án, bạn có thể cho khởi động Microsoft Project, khi lập dự án
Microsoft Project là một công cụ vô giá đối với các công việc sau:
~ Tổ chức lập kế hoạch sản xuất
~ Lên lịch công tác từng ngày, tuần, tháng
- Chỉ định các tài nguyên và chỉ phí cho các cơng việc
~ Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với những điều kiện ràng buộc
- Chuẩn bị báo biểu để thông đạt kế hoạch sau cùng đến tất cả những người phê chuẩn hay thi hành kế hoạch
Khi vận hành dự án bạn có thể dùng Microsoft Project dé tiếp tục những
công tác sau:
+ Giám sát việc thi hành dự án
+ Dự trù các tác động đến dọa đến sự thành công của dự án
độ của dự án khi xảy ra những thay đổi de
+ Xem xét lại dự án để đối phó với những tình huống ngẫu nhiên
+ Lập các báo biểu sau cùng vẻ kết quả của dự án
3 Đối tương sử dung Microsoft Project?
Những người làm công việc quản lý dự án, lập các luận chứng kinh tế -
kỹ thuật đều có thể đàng Microsoft Project để hoạch định và hoàn chỉnh các
dự án Nếu mới làm quen với các công cụ của máy tính trong việc quản lý dụ án, thì Microsoft Project giúp bạn nắm được các khả năng trình bày và tính
tốn của máy tính
Trang 11
Nếu bạn mới dùng Windows, bạn nên xem trước sách Hướng
Windows 3.1 hay Sir dung nhanh Windows 3.1 sử dụng Nếu bạn đã sử dụng các phiên bản trước đây của Mierosoft Project for Windows, thì càng vẻ sau bạn sẽ thấy các phiên bản càng tiến bộ và mạnh hơn các phiên bản trước nó nhiều lá
Nếu bạn đã có kinh nghiệm sử dụng Microsoft Project thi Microsoft
Project sẽ cung cấp các phần diễn giải chỉ tiết về các đặc tính tiên tiến A
cách tuỳ đặt chương trình để nâng cao chất lượng sản phẩm của bạn
4 Trong Nganh Xay dung Microsoft Project sử dụng vào vỉ
Microsoft Project có nhiều cải tiến chủ yếu vẻ giao diện với người sử dụng, về sự khéo léo trong tính liên tục của nó với các trình úng d
tính khác và về các tiện ích để tự động hố cơng việc và hình thành
ứng dụng điều khiển Trong Ngành Xây dựng khi str dung Microsoft Project p bạn nh ¡ bổ ích: sẽ : báo biểu xát mặc nhiên tồn màn
- Bạn có thể nâng cấp và mở rộng các khung quan sát và c: Biểu đồ Gant (sơ đổ ngàng) là một khung q
hình, có dạng thống và dễ đọc hơn Các thanh công tác lớn hơn và văn bản
rất dé doc Các kết nối phu thuộc giữa các cơng giờ được trình bày rõ ràng và các tài nguyên được trình bày kế bên các thanh công tác (nếu bạn
muốn), ngày tháng kế bên các cọc mốc Những ngày không làm việc có một bóng hậu cảnh trên thang thời gian Calendar View (dạng quan sát lịch) cung cấp một mơ hình dễ hiểu để tạo, biến đổi và báo cáo chỉ tiết của dự án
Cac Task (công việc) có thể được tạo và dời trực tiếp trên một dạng lịch quy
ước Biểu đỏ PERT (sơ đỏ mạng lưới) có thể được phóng to mà khơng đánh mất chỉ tiết của công tác Các đường trình bày các nối kết phụ thuộc thì được bo góc khi bạn chọn các đường góc phải Rạn thay đổi vị trí của các công việc hay một cụm công việc một cách dê dàng
- Trợ giúp học tập: bạn học Mierosoft Project dễ dàng hơn, ToolTips xác
định một nút trên thanh công cụ khi chuột dừng trên đó Cục Cards được
dùng để hướng dẫn bạn từng bước đối với ngay cả các công tác phức tạp
nhất Planning Wizard giám sát các hoạt động của bạn và cung cấp các
khuyến cáo hay ghi chú hữu ích để bạn sử dụng phần mềm tốt hơn và lập kế hoạch dự án của bạn tốt hơn
- Bạn có thể in đến 80 dự án và bạn có thể có đến 80 dự án cùng san sẻ một kho vật tư Bạn có thể lưu dữ liệu dự án của bạn trong dạng ODBC mới và trong cơ sở dữ liệu này bạn có thể kết hợp dự án của bạn với một số lớn
Trang 12báo biểu tiến trình đến các tài nguyên một khi dự án đang tiến hành với
những nhận xét đính kèm theo cơng tác một cách tự động như những lời
ghỉ chú
~ Mierosoft Projeet giúp một khả năng chương trình hố hồn tồn Dùng
trình ghỉ macro để tự động hố các cơng tác thường kỳ, soạn chỉnh macro để
có các câu nhắc nhở tương tác và các đặc điểm phân nhánh Sử dụng Visual
Basic for Application để phát triển các trình quản lý dự án bổ sung và kết hợp với các trình ứng dụng khác
Š Chương trình Microsoft Project nghĩa là chương trình quản lý dự
án, vậy dự án là gì? quản lý dự án là gì?
Dự án nói chung và dự án đâu tư xây dựng cơ bản nói riêng là tập hợp
những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới mở rông hoặc cải tạo
những cơ sở vât chất nhất đỉnh nhằm đat được sư tăng trưởng về số lương
hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong
khoảng thời gian xác định (chỉ bao gồm hoạt động đầu tư trực tiếp)
Quản lý dự án là sự áp dụng các nguyên tắc quản lý để hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm tra và điều phối tài nguyên của một tổ chức nhằm
đạt được một mục tiêu xác thực nhất thời hoặc tạm thời Nhà quản lý dự án
có trách nhiệm hoạch định các hoạt động hay công tác để đạt được các mục
tiêu của dự án và kết hợp các tài nguyên của tổ chức để thực hiện dự án 'Thuật ngữ quản lý dự án (Project ManagemenU) nói lên việc quản lý các hoạt động dẫn dến việc hoàn tất thành công một dự án
6 Khi làm việc với phản mền quản lý dự án (Microsoft Project) bạn
cần chuẩn bị gì?
Quản lý một dự án cần nhiều sự quản lý khác nhau, phải có kỹ năng phối hợp giữa chúng để phù hợp với tiến độ của dự án Để hoạch định kế hoạch,
quản lý và phối hợp một dự án từ tổng thể đến chỉ tiết Khi sử dụng
Microsoft Project bạn cần chuẩn bị các vấn đề sau:
- Công việc này là cơng việc gì?
- Cơng việc này thực hiện trong thời gian bao lâu? (đương nhiên phụ thuộc vào định mức và từng loại nhà thầu)
~ Dự định thời gian thực hiện các công việc của một dự án Máy tính hiện
thời chưa thể thay thế con người trong công việc này
~ Thời gian bắt đầu và kết thúc của cơng việc đó
~ Danh sách các công việc của một dự án
Trang 13~ Mức độ im tiên
Ràng
của các e‹
các công việc
buộc của các công việc (mối quan hệ và các gián đoạn kỹ thuật
ng việc) “Thứ tự thực
lên các công việc và mối quan hệ giữa chúng với nhau
~ Danh sách dự án và phân công nhân sự
~ Lịch làm việc của dự án và của từng cá nhân
~ Các loại chỉ phí cho dự án: cho từng thành viên và cho từng công việc
7 Khi sử dụng phần mền quan ly dir an (Microsoft Project) trong xay
dung ban sé thu duoc gi?
Đi iu tiên: Mierosoft Projeet là một chương trình chuyên nghiệp để quản lý các dự án và là một chương trình rất mạnh Với tư cách là một chương trình chun dùng nó có những công cụ mạnh và thuận tiện Với Microsoft Project, bạn có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ tỉnh vi Bằng những chế độ và những công cụ này, bạn có thể thực hiện được những động tác vi tế trên dự án Ví dụ trong cơng việc chọn lựa, Microsoft Project đã có một số lượng lớn tuỳ chọn, tạo thành một
bộ công cụ mạnh
¡ vào tính năng của chương trình thị
Quản lý dự án giúp bạn đạt được mục tiêu dự án vẻ thời gian và ngân sách Phân mềm điện toán hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý dự án như một công cụ ghỉ nhận, tính tốn, phân tích và chuẩn bị trình bày nhằm giúp truyền đạt các chỉ tiết về dự án Sử dụng phân mềm chương trình Microsoft Project ban có thể đạt được các mục tiêu như:
+ Phát triển một kế hoạch tốt hơn trong dự án
+ Dự trù, tính tốn các tài nguyên của dự án dễ dàng hơn và đáng tin
cay hon
+ Phát hiện các mâu thuẫn và các vướng mắc khi lập kế hoạch của dự án + Thông tin kế hoạch đến các thành viên khác trong dự án rất nhanh chóng + Theo dõi tiến trình và phát hiện các khả năng tiềm tàng của dự án
Trang 14
LÀM VIỆC VỚI DỰ ÁN
8 Trong Ngành Xây dựng các từ trong Microsoft Project được hiểu như thế nào:
Mỗi ngành khác nhau các cụm từ có thể sẽ dịch khác nhau cho phù hợp
với chuyên môn của từng ngành Với Ngành Xây dựng khi sử dụng chương
trình Microsoft Project bạn có thể hiểu hoặc dịch như sau:
- Name: tên công việc
= Task: công việc hay nhiệm vụ ~ Duration: thời gian thực hiện công việc
- Start: ngày bắt đâu của một dự án hay một công việc ngày kết thúc của một dự án hay một công việc công việc đi trước
công việc tiếp nối (công việc đi sau)
danh sách các công việc
~ Resource: tài nguyên (trong phần này vật tư, nhân lực, tiền vốn ,
xe máy đều là những tài nguyên và mức độ ưu tiên
ngang nhau),
- Work: số giờ công được gán để thực hiện các công việc
- Unit: khả năng của từng tài nguyên
- Milestone: loại công việc đặc biệt có Duration=0, dùng để đánh
dấu các giai đoạn của dự án
- Recurring Task: - loại cơng việc có tính lặp di, lap lại nhiều lần theo chu kì trong khi thực hiện dự án
- Schedule: lịch trình của dự án - Std.rate: giá chuẩn
~ Ovrrate: giá ngoài giờ = Cost: chi phi
Cost/u phí sử dụng tài nguyên
~ Calendar: dạng lịch
-PERT Chart: sơđổ mạng lưới (dùng cho Microsoft Project4.0 và 1998) - Network Diargam: sơ đồ mạng lưới (dùng cho Microsoft Project 2000)
—
Trang 159 Trong Ngành Xáy dựng quan niệm vẻ đường dân tới hạn của dự án là gì?
Các phương pháp để lên lịch trình cơng tác và tài nguyên trong quản lý dự án bao gồm một số kỹ thuật mà bạn cần phải biết để sử dụng Microsoft Project một cách có hiệu quả Phương pháp lên lịch trình cơ bản được dùng
trong quản lý dư án là phương pháp đường dẫn tới han hay đường găng
(Critical Path Method - CPM) Để sử dụng mô hình CPM bạn phải nhận ra
tất cả các công tác cần thiết phải được hoàn thành, quy định mỗi công tác
thực hiện bao lâu (Duration) và định tất cả các yêu cầu vẻ trình tự chỉ
phối khi bạn lên lịch một công tác Yêu cầu về trình tự (Scquencing
Requyremenu nghĩa là một công tác khong thé bat đầu được khi nào một công tác khác chưa hoàn tất hay ít nhất là đã được bắt đầu Ví dụ bạn cần
dựng niột ngôi nhà thì cơng việc xây tường chỉ được tiến hành sau cơng việc
thi cơng móng, có thể sau khi làm xong móng hoặc sau khi làm xong từng
phân đoan của móng
Các cơng tác tới hạn thì khơng có chùng Những cơng tác này thì khơng
thể chậm trễ nếu dự án phải hoàn tất đúng lịch trình mà nó xác định một
công tác tới hạn
Nhận diện các công tác tới hạn là một bước quan trọng trong quản lý một
dự án Giả sử bạn cần rút ngắn thời gian của toàn bộ dự án và bạn đang tìm
thời khoảng cơng tác mà bạn có thể rút ngắn được, bạn nên tập trung vào
các công tác tới hạn, còn việc cắt thời gian các công tác không tới hạn là một
việc không cần thiết
10 Muốn khởi động và thoát khỏi Microsoft Project làm thế nào?
Sau khi cài dat Microsoft Project, chương trình Setup đặt một hình tượng
có tên là Microsoft Project bên trong nhóm chương trình Mierosof Office Vào chương trình Microsoft Project: Ban khoi đọng Windows và nhấn
Enter sau đó bạn nhấn đúp chuột trên biểu tượng chương trình này (hoặc
nhéin Enter dé khéi dong Microsoft Project) Tiép d6 ban chon OK hoặc
nhan Enter Khi Microsoft Projeet khởi động trước tiên bạn thấy thanh tiêu
để của Microsoft Project 6 đỉnh màn hình, dọc theo menu của Microsoft
Project là 2 thanh công cụ và một thanh nhập Thanh trạng thái ở cuối màn
hình và giữa màn hình là vùng dữ liệu, sẽ hiển thị dữ liệu của dự án Vùng
này được gọi là một dạng quan sát (View) Trong đó:
Thanh menu: Menu trong Microsoft Project tương tự Menu trong Microsoft Office khác (Word, Excel va PowerPoint)
Trang 16
Hình 1: Khỏi dong Microsoft Project
Các thanh công cụ: chứa các nút mà ta có thể kích hoạt bằng chuột để
truy xuất nhanh các chức năng dac biét hay lua chon các menu thường dùng
Để chỉ dẫn cụ thể, đầy đủ hơn vẻ các nút của thanh công cụ bạn dùng menu Help của Microsoft Project Từ menu này chọn Contents, chọn tiếp Reference Information, vio dé muc Toolbas và Buttons trong danh mục
General Reference Có ca thay 9 thanh công cụ trong Microsoft Project Hai
thanh được hiển thị lúc dầu la thanh công cu Standard va Formatting Ta co thể thêm vào hay loại ra các thanh công cụ theo ý riêng từng người
Thanh nhập (Entry bar): là thanh năm bên dưới thanh công cụ, truy xuất
bang cach vao menu File, chon Find File
Thanh trạng thái đặt ở đáy cửa sổ và cho biết trang thái của các phím đặc
biệt, hiển thị các khuyến cáo và mô tả chọn lựa của menu hiện thời khi menu
được kích hoạt
Sau khi cài đặt Microsoft Project, bạn nên đặt một hình tượng chương
trình có tên là Microsoft Project tai một vị trí nào đó trên màn hình để mỗi khi làm việc với nó bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào vị trí biểu tượng là
chương trình được gọi ra nhanh chóng
Ra khỏi chương trình Microsoft Project: khi đang làm việc trên dự án, muốn ra khỏi chương trình, (thủ tục giống như trong Windows) bạn chỉ việc chọn Menu File tiếp đó chọn Close (khi cần ghỉ lai ban chọn Yes hoặc chon No nếu không cần ghi lại) Tiếp tục chọn File \ Exit
Trang 17
MG | file mới Xây tường 1072 197 Lắp cửa as 028 a Trat trong, JP servo opt
Déng I file vàcó Do you want to save changes to
nhớ nội dung:
Đổ bê tồng cột 405
Thao van khuôn cột 107.35 005 G€LD vkh dầm, sản GCLDcthép đám, sản Hình 2: Ra khỏi chương trình
11.Yêu cấu kỹ thuật và chế độ làm vị
Microsoft Project thế nào? khi sử dụng chương trình
Vẻ yêu cầu kỹ thuật và chế độ làm việc:
Để chạy Microsoft Project for Windows thì yêu cầu phần mềm và phần
Vị xử lý 486 16 Mb, ổ cứng *100Mb, Ram Card màn hình phổ biến là màn hình VGA-GMouse (chuột) tương thích Windows-
Microsoft Windows 1998 hay mới hơn
cứng tối thiểt
Để xử lý các dự án lớn tốt hơn và gia tăng tính làm việc bao quát của
Microsoft Project for Windows Bạn có thể xem xét để nâng cấp hệ thống máy tính của bạn về phần cứng như RAM, vi xử lý, đĩa cứng Trong đó:
- Vi xử lý: Mierosoft Project 4 for Windows yêu cầu tối thiểu là 386
nhưng néu ding Microsoft Project 1998 va Microsoft Project 2000 thì vi xử
lý là 486 hay vi xử lý mạnh hơn thì tốc độ làm việc sẽ nhanh hơn trong cả
Windows va Microsoft Project
Trang 18- RAM: khi làm việc Microsoft Project for Windows cần bộ nhớ để giữ
tập tin Nếu RAM trong hệ thống của bạn thiếu thì cần thiết Microsoft
Project for Windows bù lại với bộ nhớ ảo mà không gian thực sự là trên đĩa cứng Vì việc đọc và viết trên đĩa cứng chậm hơn nhiều so với trên RAM,
muốn nhanh bạn thêm đủ RAM cho máy tính Nếu bạn chạy nhiều chương trình hơn cùng một lúc với Microsoft Project for Windows thì bạn cịn cần nhiều bộ nhớ hơn
~ Đĩa cứng: vì Microsoft Project for Windows cần dùng đĩa cứng của bạn như một bộ nhớ ảo đĩa cứng phải đủ không gian cho Microsoft Project for
Windows tạo ra một vùng làm việc Để gia tăng tốc độ chạy của đĩa làm gia
tăng tốc độ truyền tập tin ta dùng các tiện ích dồn đĩa
- Card và man hinh: Microsoft Project for Windows khong phải là
chương trình đổ hoạ nên không cần quan tâm nhiều đến độ phân giải màn
hình, tất nhiên Card màn hình thấp sẽ không tạo ra nhiều màu
~ Yêu cầu về phán mềm cài đặt: bạn muôn chạy chương trình nào thi hay cài đặt phân mềm Microsoft Project đó, đồng thời nếu cần làm việc bằng
tiếng Việt hoặc tiếng nước nào đó thi bạn cản phải có phản mẻm vẻ phơng
chữ đó
12 Cho biết cách mở, lưu, đóng một file trong chương trình Microsoft
Project ?
Microsoft Project là một chương trình chạy trong mơi trường Windows
do đá cách khởi đơng hồn tồn giống các chương trình khác chạy trong Windows Nghĩa là nháy đúp vào biểu tượng Mierosoft Projeet trên màn hình nếu bạn đã đặt biểu tượng trên màn hình, hoặc Start -> Programs ->
Microsoft Project hoặc dùng phím tắt short key
Tụo một File mới: Sử dụng lệnh
cả các file mới đều dùng các tựa dé New để tạo một file dự án mới Tất
eu: Project, Project2 va v.v Khi bạn cần lưu file mới, chương trình mở hộp thoại File chọn Save, lúc đó bạn
đặt tên file theo cách của mình
C6 thể mở theo nhiều cách: Ctrl+N; FI1 hoặc File -> New Khi mở Eile
New hộp thoại New hiện ra bạn chọn Blank Project -> OK Hộp thoại
Project information mở ra, bạn hãy trả lời các câu hỏi trong đó:
~ Start date: Thời gian bắt đầu dự án
Trang 19
- Finish date: Thời gian kết thúc dự án Chỉ cần nhập một trong 2 thông
tin trên
Schedule from: lịch trình của dự án tính từ ngày bắt đầu hay tính đến
ngày hoàn thành dự án
- Current date: ngay thang hién thời - Status date: ngày tình trạng
- Calendar: kiéu lich ding trong dur én
- Priority: mức độ ưu tiền chung cho c
khoảng từ 0 đến 1000, mặc định là 500)
c công tác trong dự án (trong
Le] EdH View Insert Format Tools Window Help lyên: MỸ tệp, culo
1ose: Đồng favor ñ
fave: Ghi ệ tang
Luu mot File | |
8 NGOCANH.MPP' | T | | T PLLVIN2 ee | | | ANTAMANHET MPP | Lm |
Hình 3: Tạo | file mdi
Bạn còn phải nhập các thông tin khác phục vụ chơ các cơng việc có liên
File -> Properties, hộp thoại Properties xuất hiện, chọn
Summary và nhập các thông tin cần thiết Trong đó:
quan sau này:
+ Title: Tén dy an
+ Subject: Chir dé du én
+ Author: Tac gia du an
+ Manager: Giám đốc dự án
+ Company: Tên cơ quan lập dự án
Khi hoàn tất bạn nhấn OK
Trang 20Mở một File hiện có: Từ menu File chọn Open để hiển thị hộp thoại Open Hộp thoại này hiển thị tất cả các file đữ liệu của Mierosoft Project Tir đó bạn chọn file cần thiết trong File Name (*.Microsoft Project*)
fencers SIS miele
Hình 4: Mỏ I file hiện có
Lita mét File:
* Tirmenu File => chon Save hoac (Cưl+S) => và OK Hoặc nhấn đồng thời Alt+F+§ = va OK
* Từ menu File => chọn Save As (hoặc Save ALL) => "Đánh tên tệp" theo ký hiệu riêng của bạn tất nhiên tên tệp trong trường hợp này cũng như tên tệp khác <Š kỹ tự = và OK
* Đóng lại bằng cách chọn menu File => Close (nhu trên)
Tất cả các dự án được lưu dưới định dạng file Project có đi: (*.mpp)
Đóng một File
- Vào File -> Exit hoặc Alt+F4 hoặc nhấp chuột vào dấu "X” bên góc
phải trên màn hình
Trang 2113 Tôi không muốn cho người khác làm viẹc tren dự án của tơi thì làm
thế nào?
Bạn bảo vệ một file bằng cách chọn trường Password và gõ một mật mã có thể đến 17 ký tự Bạn có thể nhập ký tự bât kỳ, gồm các con sô và các ký hiệu bàn phím, Hãy lưu ý rằng Password nhạy hợp cách: nếu bạn dưa các
chữ viết hoa vào mật mã thì bạn phải dùng các chữ in họa khi bạn cúng cấp;
mật mã để mở file Khi bạn gõ mật mã, mỗi ký tự được trình bày trên màn
hình bằng một dấu sao (*) Khi chọn OK, bạn được nhắc khẳng định mậ
bằng cách gõ lại nó
Khi mở file, bạn được yêu cầu nhập chính xác mật mã như đã gõ khi lưu
mật mã Nếu bạn không nhập đúng mật mã, gồm các ký tự riêng biệt, thì bạn khơng thể sử dung được file Rất nên ghi lai mật mã và lưu trong một nơi an toàn
Mật mã vẫn còn với file mỗi khi file được lưu Để loại bỏ mật mã, bạn sử dụng lệnh Save As và chọn Options Hãy xoá tất cả các ký tự trong trường password va chon OK
Đương nhiên bạn có thể lưu một file chỉ đọc có nghĩa là cho phép tất cả mọi người sử dụng file, nhưng sẽ xuất hiện một khuyến cáo nói răng file
được báo lưu và nó chỉ cho phép đọc được file này mà không thay đổi được dữ liệu trong đó File này cho phép lưu dưới dạng mọt ten mới, chứ khong
thể dưới tên nguyên thuỷ
14 Khi sử dụng chương trình Microsoft Project trên thanh tiêu đề của
màn hình có tit Microsoft Project - Project] do la gi?
Khi Microsoft Project khởi động, trước hết bạn thấy thanh tiêu để của Microsoft Project ở đỉnh màn hình, dọc theo menu của Microsoft Project là
hai thanh công cụ và một thanh nhập Bạn thây thanh trạng thái ở đầy màn
hình và vùng dữ liệu ở cuối màn hình sẽ hiển thị dữ liệu của dự án Trên thanh
tiêu để có dịng chữ Mierosoft Projeet - Project 1 hoặc 2,3 đó là tên các file
chưa được đặt tên trong các file của Microsoft Project Khi tên cho nó thì tên file ban dat sé thay thé tir Project! hoặc 2,3 va tat
trong NC được gán thêm đuôi mpp tương tự đuôi doc của Word
15 Chuong trinh Microsoft Project lam với thứ ngôn ngữ nào? Dạng mặc nhiên của chương trình Microsoft Project là tiếng Anh, song
muốn làm việc với các ngôn ngữ khác thì bạn phải có phơng chữ đó trong
chương trình Khi dùng đến phông chữ nào bạn hãy: Forzmar \ Fonr \ Chọn phông chữ cẩn dùng Chúng tơi lấy ví du chay bằng phông chữ Trung quốc
để các bạn thấy
Trang 22
18+)
sue axpo
#T#+ i H438] ~
SPRUE TR EET +O ta ARE
MORIN, ww axt£
BUG OMB MNT, Ae RE,
4481209188 118L axe
MRO INT, se 348109178 LT
TR
TT
MALOU RIOT tea
Hình 5: Phong chit ding cho du an
16 Trên thị trường hiện nay có nhiều phán mém Microsoft Project Hãy cho biết sự khác nhau giữa Microsoft Project 4.0, Microsoft Project 1998 và Microsoft Project 2000
Microsoft Project 4.0 giúp một khả năng chương trình hố hồn tồn Dùng trình ghỉ macro để tự động hoá các công tác thường kỳ, soạn chỉnh macro để có các câu nhắc nhở tương tác và các đặc điểm phân nhánh Sử dụng Visual Basic for Application để phát triển các trình quản lý dự án bổ sung và kết hợp với các trình ứng dụng khác
Trong chương trình Microsoft Project 1998, sơ đồ mạng (PERT Chăn) được biểu diễn bởi các công việc mà nội dung của các mục trong cơng việc này có thể cho đủ 5 nội dung, 3 nội dung hoặc | ndi dung:
Dạng quan sát của Microsoft Project 98 nhiều hơn Microsoft Project 4.0, thanh đọc bên trái của Microsoft Projeet 98 dùng để kích hoạt những dang biểu đổ Gantt Chart hoặc PERT Chart hoặc Calendar một cách nhanh
chóng trong khi đó trong chương trình Microsoft Project 4.0 bạn phải tìm
qua View Bạn có thể tắt thanh này đi cho rộng màn hình, khi nào cần bạn lại gọi nó ra bằng cách qua ViewAView Bar Khi trên màn hình không hiển thị thanh này thủ tục gọi các dạng biểu đồ thực hiện tương tự như trong
Microsoft Project 4.0,
Trang 23Microsoft Project 4.0 chỉ có thể mở tại đây
solt Project 1998 thể mở nhanh tại
Hinh 6: Si dé mang trong Microsoft Project 4.0 va 1998
Trong chương trình Microsoft Project 2000 thì sơ đồ mạng lưới lại được
biểu diễn dưới dạng khác với tên gọi là Nework Diagram, các công việc của
sơ đồ này nội dung cũng khác, đồng thời khó dịch chuyển, nhất là đổi phông
chữ trong sơ đồ này thì phức tạp hơn nhiều
Trang 24
Trợ giúp học tập: ban hoc Microsoft Project dé dang hon, Tool Tips xéc định một nút trên thanh công cụ khi chuột dừng trên đó Cuc Cards được dùng để hướng dẫn bạn từng bước đối với ngay cả các công tác phức tạp nhất Planning Wizard giám sát các hoạt động của bạn và cung cấp các khuyến cáo hay ghi chú hữu ích để bạn sử dụng phần mềm tốt hơn và lập kế hoạch dự án của bạn tốt hơn
Bạn có thể in đến 80 dự án và bạn có thể có đến 80 dự án cùng san sẻ một kho vật tư Bạn có thể lưu dữ liệu dự án của bạn trong dạng ODBC mới và trong cơ sở dữ liệu này bạn có thể kết hợp dự án của bạn với một số lớn các dự án khác để hợp nhất và phân tích Bạn có thể yêu cầu tự động gửi các báo biểu tiến trình đến các tài nguyên một khi dự án đang tiến hành với những nhận xét đính kèm theo công tác một cách tự động như những lời ghi chú
Công việc trong Microsoft Project 98 và 2000 bạn có thể chia ra nhiều đoạn còn trong Microsoft Project 4.0 bạn không thể thực hiện được v.v
Bạn có thể hình thành các dự án phụ bằng cách dời các công tác từ dự án
chính vào các file dự án mới, và sau đó xác định các file mới là các dự án phụ bằng cách liên kết chúng với các công tác đại diện Để di chuyển các công tác đến File dự án phụ, bạn hãy theo các bước sau:
- Chọn ID của công tác bạn dự tính đời Điều này đảm bảo rằng tất cả các
trường sẽ được chọn và toàn bộ dữ liệu liên quan sẽ được sao chép - Từ menu Edit chọn Copy để chép dữ liệu sao chép vao Clipboard
- Tir menu File chon New để hình thành một File dự án mới Trên bảng
General của hộp thoại Tools Options, nếu hộp đánh dấu Prompt for Summary Info for New Projeets đã được đánh dấu, bạn sẽ nhắc nhập thông tin tổng
quát về dự án
~ Với trường Name của công tác thứ nhất được chọn trong file mới, bạn chọn Paste từ menu Edit Toàn bộ dữ liệu được sao chép
- Lưu file dưới tên mới bằng cách chon Save As tir menu File va OK dé hoàn tất việc đặt tên cho file
- Trở vẻ file gốc bằng cách chọn tên file từ danh sách ở đáy menu Windows
~ Chọn công tác đại diện và xác định dự án phụ
Bạn kết hợp trình bày thời gian nén với rút gọn bản phác thảo hay sàng lọc danh sách công tác để chỉ xem những cơng tác tóm lược hay những cột mốc
Bạn có thể rút gọn danh sách các công tác ở nhiều cấp đô Rút gọn ở cấp độ thứ nhất, bạn theo những bước sau:
Trang 25+ Kích hoạt biểu đỏ Gantt
+ Đánh dấu những công
chờ những cơng tác đó là c
rút gọn, muốn như vậy bạn phải đặt tên
ác gì và chèn téu đÓ vào trước các côi ai
cần rút gọn và cho thời công bing 0
+ Từ thanh cong cụ Fomnauing bạn nhấp vào nút có mũi tên theo hướng phải ® (Ident), hic d6 trên thanh công tác vừa chèn thêm xuất hiện mot vet điểm khởi đầu trùng với điểi có khởi đầu sớm nhất và điểm kết thúc trùng với điểm kết thúc của công tác có điểm kết thúc
muộn nhất
+ Sử dụng công cụ Hide Subtasks (là dấu trừ trên thanh công cụ Formatting) dé din tat ct cae công tác con Bạn cũng có thể chọn Tools trong menu rồi đến lệnh Outlining, theo sau là lệnh Hide Subtasks để ẩn tất cả các công tác con
+ Sử dụng công cụ Show Subtasks (là dấu cộng trên thanh công cụ Formatting) để mở tất cả các công tác con
Nếu bạn coi các công tác rút gọn vừa rồi như
gọn nữa thì bạn được cơng tác rút gọn ở cấp thứ hai Cứ làm như vậy ta sẽ được tiếp cấp rút gọn thứ ba, tư, nam Điều này rât tiện lợi cho các cấp
quản lý theo từng cấp: tổ đội, phân xưởng, xí nghiệp, công ty, tổng công ty
mỗi cấp này sẽ tương ứng với cấp rút gọn thứ nhất, hai,
của công
Khi thực hiện dự án, nếu bạn gắn những ràng buộc ngày, tháng cho các
công tác trong dự án, dù vơ tình hay cố ý bạn sẽ gặp Planning Wizard Chức
năng của Planning Wizard là khuyến cáo bạn vẻ xung đột lịch trình tiểm tàng phải gánh chịu do hoạt đông của ban
Lưu ý rằng trong Microsoft Project 2000 bạn có thể ngắt Planning Wizard bằng cách đánh dấu vào hop "Don't lell me about this again" Hop nay khong những lien hệ đến xung đột đạc biệt mà còn chớ tất cả các xung đột
về lịch trình Hãy dùng các tuỳ chọn trong hộp thoại Tool Options, bảng General để bật hay tắt Planning Wizard Nếu bạn tắt Planning Wizard, bạn
sẽ được cảnh báo vẻ xung đột lịch trình tiềm tàng bằng một thông báo khác
Để ngắt các khuyến cáo về lịch trình, bạn hãy theo các bước sau;
~ Từ menu Tools, chon Options
- Chon bang Schedule
- Khử dấu của hộp Show Scheduling Mes
- Chọn OK `
Bạn cần có khái niệm về tài nguyên quá tải: một
hiện hai công việc, mỗi công việc thực hiện hết 6 giờ, tổng s
ages
gười thợ được giao thực ý là 12 gi
Trang 26
việc, trong một ngày 8 giờ, thì người thợ này bị quá tải Hoặc A là một nhóm
tài nguyên tượng trưng cho một đội gồm 5 người làm việc, mà một công tác
được lên lịch với số tài nguyên đó cho 8 người thợ, thi A bị quá tai Nhu vay quá tải xảy ra khi một tài nguyên được giao cùng lúc nhiều công tác, hay khi đưa vào trường phân bố đơn vị tài nguyên một con số lớn hơn số đơn vị tài
nguyên khả dụng tối đa
Microsoft Project 2000 sắp lịch một công tác bắt đầu trong khoảng trống, thời gian khả dụng đầu tiên, trên lịch tài nguyên sau khi thoả mãn yêu cầu vẻ mối quan hệ với Predecessor Bình thường Microsoft Project không xét đến
việc tài nguyên đó đã bận thực hiện một công tác khác và không thể thực
hiện cho công tác đang lên lịch Công tác này lên lịch như lịch tài nguyên và
yêu cầu duy nhất phải xét đến Mặc dù bạn có thể hướng dẫn Microsoft Project tự động hoãn các công tác cho đến khi các tài nguyên phân bổ cho chúng đã làm xong các công tác khác và có thể sử dụng được cho công tác thêm vào, đây không phải là dạng mặc nhiên mà Microsoft Project tính tốn
lịch trình dự án Bạn sẽ thấy rằng phương pháp sắp lịch theo mặc nhiên là ích tốt nhất Do đó, bạn phải phán đốn các cơng tác nào có sự ưu tiên cao hơn và khơng được trì hỗn, bạn phải tự mình quyết định điều này
Microsoft Project 2000 còn khác các chương trình trước nó ở chỗ: nếu các công việc chưa ấn định thời gian trong cột Duration sẽ mặc định là 1d, chỉ khi nào bạn ấn định thời khoảng thì dấu ? mới tắ
' NGoài Trường, 'GIGA XÂY DỰNG
HỌA 06 TH a enok ghen,
Hình 8: Cột thai gian (Duration) trong MS 2000
Trang 2717 Trong máy của tôi tự nhiên mất Font tiếng Việt, làm thế nào?
Có nhiều
ch khôi phục lại Nêu do bạn đã tắt tiếng Việt trên góc trái màn hình thì bạn hãy bật nó lên Nếu chưa được bạn hãy đưa %z vào nút
Start\Program\Start Up\Chon phong ABC va *
Hinh 9: Khoi phuc lai phong chit
18 Muôn kiếm tra lôi chính tá trong khi str dung Microsoft Project lam
thế nào?
Microsoft Project co mot tinh kiém tra 161 chính tả, bạn có thể kiểm tra
chính tả trong một hay tất cả các trường về tên chú thích và văn bản đặc biệt
cho cả công tác lẫn tài nguyên Để kích hoạt kiểm tra chính tả bạn chọn
công cụ Spelling hay chọn Spelling từ menu Tools
Bạn hãy vui lòng trả lời những câu hỏi theo yêu cầu của máy tính 19 Có thể làm việc với nhiều dự án được không?
Nhiều khi làm việc với duy nhất một dự án, bạn sẽ không đạt được các
mục tiêu nhất định Lam việc trong moi trường Windows, bạn sẽ được cung
cấp khả năng thực hiện cùng lúc với nhiều dự án Tuân thủ quy ước chuẩn
Trang 28của Windows, bạn có thể cho mở nhiều File dự án cùng một lúc Khi có nhiều File dự án mở đồng thời, lệnh Windows được dùng để điều khiển và di
chuyển giữa các cửa sổ khác nhau đang được mở,
Lénh Arrange All rat hữu ích khi bạn muốn xem đồng thời nhiều File dự án trong cửa sổ riêng của nó Hãy mở những dự án mà bạn muốn, tuỳ bao
nhiêu dự án được mở, mỗi cửa sổ sẽ được định kích cỡ và xếp sao cho có thể
thấy đồng thời mọi File trên màn hình Tên mỗi Eile sẽ được trình bày trên thanh tiêu để của nó, cửa sổ đang kích hoạt thì có thanh tiêu để nổi bật
Bất kỳ File dự án nào đã mở mà bạn muốn ẩn nó đi, bạn hãy dùng lệnh Hide, khi muốn tái hiện bạn lại chọn menu Windows một lần nữa
Cũng có thể hợp nhiều dự án vào một cửa sổ để xem hay in các công tác hay tài nguyên của chúng trong một dạng quan sát Nhớ rằng mỗi công tác hay tài nguyên vẫn giữ con số ID theo địa phương của nó Để kết hợp các án vào cùng một dạng quan sát, bạn hãy theo các bước
công tác từ nhiều dự
sau: Mở các file cần mở \ Windows \ New Windows \ Chọn qua danh sách
Projects \ View \OK
‘Seca van eter “Bể os ng cột om ‘CcLOcmep aim san cthang san SE ucg sen sàn nen nh xen se te
‘Cong ie eh PHẩN mono
(Oho att mong bằng may (Oto ait mong bing ti cdg ‘Sim mong ràng tmồ cong (08 eng Hot mong
Trang 2920 C6 thé chia dự án lớn thành các dự án con được khơng?
Bạn hồn tồn có thể hình thành các dự án phụ bằng cách dời các công tác từ dự án chính vào các file dự án mới, và sau đó xác định các file mới là các dự án phụ bằng cách liên kết chúng với các công tác đại diện Để di
đến File dự án phụ, bạn hãy theo các bước sau:
chuyển các công tá
~ Chọn ID của công bạn dự tính dời Điều này đảm bảo rằng tất cả các
trường sẽ được chọn và toàn bộ dữ liệu liên quan sẽ được sao chép
- Từ menu Edit chọn Copy Task để chép dữ liệu sao chép vào clipboard
THình 11: Chọn Các công tác và sao chép
- Tir menu File chon New để hình thành một Eile dự án mới trên bảng
General của hộp thoại New và OK Từ hộp thoại Project Information for “Project” ban chon ngay cho tiéu du én va OK
~ Với trường Name của công tác thứ nhất được chọn trong file mới, bạn
chọn Paste từ menu Edit Toàn bộ dữ liệu được sao chép
- Lưu file dưới tên mới bằng cách chon Save As tit menu File va OK để
hoàn tất việc đặt tên cho file
~ Trở vẻ file gốc bằng cách chọn tên file từ danh sách ở menu Windows ~ Chọn công tác đại diện và xác định dự án phụ tiếp theo
Trang 30
meal
Hình 12: Chọn và trả lời trong hép thoai Project Information for "Project
eta eine mang 6 bt clang van mag of os ing mang Getayng veut ob cbt Bể nà tàng Theo sơ vưnyên cổ cột cổ cột “Sen lếp đu bảng tô công — hing CO chưng chạp đà kưng “Đổ tạ tông đã kếng
Tào dường hà ng E-+E111EE1EE¬+EE
22, Hình 13: Trở về file gốc 21 Có thể hợp nhất các dự án được không?
Bạn muốn xem hay ïn nhiều dự án có liên quan cùng lúc trong một cửa sổ Lệnh Consolidate Projects, sử dụng trên menu Tool Multiple Projects
Trang 31cho bạn môt phương thức mang nhiều dự án vào cùng môt cửa số Để hợp nhất nhiều dự án vào trong một cửa sổ:
- Chon Tool Multiple Projects Consolidate Projects Hộp thoại Consolidate Projects duge hién thị
- ạn gõ các tên file dự án vào phần File Name của hộp thoại hoặc chon nút Browse để chọn lựa từ một danh sách Bạn có thể chọn nhiều dự án bằng cách nhấn phím Ctrl trong khi chọn các file
~ Theo mặc nhiên các file được mở là Read-Writ, nhưng bạn có thể thay
ad-Only (chỉ đọc) nếu bạn thích bảo vệ file nguồn nguyên thuỷ
đổi về R¿
~ Nếu bạn muốn giữ một liên kết giữa cửa sổ Multi mới và file nguồn nguyên thuỷ, bạn đánh dấu hộp Attach to Souree Projeets (mặc nhiên)
- Hop đánh dấu Hide Subtasks sẽ điều khiển khởi đầu cho ẩn hay hiện các
công tác của những dự án riêng biệt, bạn có thể luôn luôn cho ẩn hay hiện
chúng sau khi hợp nhất các dự án vào ~ Chọn OK sau khi hoàn tất chọn lựa
Trang 32
BIEU DO GANTT (NGANG)
22 Tôi muốn vẽ Tiến độ thỉ công của một dự án bằng sơ đồ ngang thì
làm thế nào?
Dang mac nhiên của dự án mới là dạng biểu đồ Gantt Chart (Sơ đồ
ngang) Dạng biểu sơ đồ ngang là dạng dùng phổ biến nhất để liệt kê các
công tác của dự án Sơ đồ ngang là một dạng đồ hoạ có chứa một bảng liệt
kê bên trái và một biểu đồ thanh bên phải Bảng trình bày danh sách các
công tác, gồm tên và thời khoảng hoàn thành của mỗi công tác Các cột thêm vào, bị ẩn sau biểu đồ thanh, thì cũng có trong bảng Bạn có thể cuốn các trường thêm vào trong khung quan sát bằng các phím mũi tên hoạc bằng thanh cuốn bên dưới bảng Danh sách công tác có thể được tạo trong một kiểu phác thảo để trình bày các pha chính của một dự án với các chỉ tiết phụ được lui về bên phải
Bạn có thể trình bày sơ đồ ngang dưới dạng có thể điền đẩy tồn bộ
cửa sổ: sa ern aE oe Eo Sen ENeS Lm i somes 212 cin ee th ae Ni K ae sie ey Sra ant wees ES = =i
eee ¢
Be ct —
ms TA Bears ea ESR EE
Hình 14: Sơ đồ ngang khi trình bay các cửa so
Trang 33'Tổ hợp đặc biệt này, biểu đồ Gantt cùng Task Fomm được gọi là Task Entry View (dạng nhập công tác): 1212) |3 Ba gà Ơi | Nội se ori tw os a SP er fs
71 [romctng CỊ Sang te chuẩn bị vite an 34 sông +
onda none vs > Em >~ cm
cậy mai cọc soba xen
(05 ng ớt mong ¬-
đƠckdựng vhhuờn móng có 406 ng MHhAĐ 24 etna cima mong sa aes ae
Sem SS a ATT YT EE I
Hình 1S: Sơ đá ngàng dưới dạng nhập cơng tắc
23 Giải thích dùm tơi khung nhìn Gantt Chart là gì?
Khung nhìn Gantt Chart là khung nhìn mặc định, nó được tạo thành bởi
hai phần cách nhau bằng một vạch dọc:
- Khung nhìn bên trái: dùng để nhập thông tin của các cơng việc
~ Khung nhìn bên phải: biểu đồ Gant (biểu đồ ngang) thể hiện bằng biểu
đồ các thông tin về công việc trên trục thời gian
Khung nhìn Gantt Chan là khung nhìn cho phép nhập các số liệu đầu vào của dự án Trong khung nhìn này, các bảng có ý nghĩa như sau:
+ Cost: bảng tính giá cho các công việc
+ Entry: bảng nhập dữ liệu cho các công việc (mặc định)
+ Hyperlink: bảng kết nối các dự án khác
+ Schedule: bang lich trình của dự án
+ Summary: bảng đưa ra tổng kết dự án
+ Tracking: bảng so sánh dự án cơ sở với thực tế
+ Usage: bảng thể hiện cách thực hiện các công việc
Trang 34
+ Variance: bảng so sánh sự chênh thời gian thực tế với thời gian của dự án + Work: bang thể hiện chỉ tiết thời gian làm việc của các công việc
+ More Table:
: các bảng quan sát khác
24 Có mấy kiểu công tác trong Microsoft Project ?
Trong Microsoft Project kiểu ràng buộc công tác (Constraint Task) có 8
kiểu Tuỳ theo tính chất của mỗi cơng tác và kinh nghiệm của người lập dự
ấn mà các công tác này được gần những ràng buộc khác nhau
Hình 16: Tám kiểu ràng buộc trong Microsoft Project Trong đó:
~ As Soon as Possible: công tác không bị rằng buộc
~ As Late as Possible: công tác này phải trì hỗn càng lâu càng tốt
- Finish No Earlier Than: công tác phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định - Einish No Later Than: công tác phải kết thúc vào ngày hoặc sớm hơn ngày tháng chỉ định
~ Must Start On: công tác phải bắt đầu chính xác vào ngày tháng đã định ~ Must Finish On: công tác phải kết thúc chính xác vào ngày tháng đã định ~ Start No Fart Than: công tác hắt đầu vào ngày tháng hoặc muộn hơn vào ngày tháng chỉ định
- Start No Later Than: công tác phải hắt đầu trước ngày tháng chỉ định
Trang 35
25 Để định đạng một công tác trong Gantt Chart lam thé nao?
Thao tác: Tool => Options => View optionts for time unites Trong đó:
- Minutes: phút, có 3 cách chọn m ; min ; minute giờ, có 3 cach chon hs hr; hour ngày, có 3 cách chon d; dy ; day tuần, có 3 cách chon: W-WK ; WEE, tháng, có 3 cách chọn: m; mon ; month năm, có 3 cách chon: 3 year,
Hình 17: Cách định dạng một công tác trong Gantt chart
26 Có mấy cách thể hiện Hen kết glữa các công tác?
Khi thực hiện dự án trên Gantt Chart có 3 cách thể
công tác
in liên kết giữa các Bạn muốn chọn kiểu nào xin hãy vào Fomat => Layout, hộp thoại
Layout hiện ra bạn chỉ việc lựa chọn theo kiểu mà mình thích (hình 18)
27 Muốn ghỉ tiêu để và tên dự án làm thé nao?
'Vào menu File chọn Page Setup hộp thoại Page Setup - Gantt Chart xuất hiện, bạn hãy thực hiện theo chỉ dẫn trong từng cửa sở: Page để chọn chiều giấy in, Margins để chọn lẻ, Header để ghi tiêu đẻ phía trên đỉnh bản vẽ, Footer để ghỉ những gì cần ghi phía dưới bản vẽ Do đó tuỳ bạn ghỉ thông
Trang 36
báo gì cho dự án đều được Nhưng chú ý rằng nếu bạn in trên khổ giấy nhỏ thì có nghĩa là trang nào cũng có phần tiêu đẻ đó (hình 19)
Hình 19: Cách ghỉ tiêu dé và tên một dự án
Trang 3728 Trục thời gian sử dụng thế nào trong chương trình Microsoft
Project?
Sir dung menu Format chon Timescale va ban lam viée với các cửa sở của
qui,
ale ta cing
nó Ví dụ: với Timescale cita s6 Major Scale chon duge: nam hoa
tháng, tuần, ngày, giờ theo các mơ hình và theo cửa sổ Minor
chọn được tương tự Cả 2 cửa sổ này đều giúp ta chọn được số đơn vị ngày
(tháng, tuần ) qua Count, cũng như vị trí đặt ngày (tháng) đó bên phải, trái
hay giữa
Bạn có thể dùng phím Alt và các phím di chuyển con trỏ Cụ thể:
Alt+Home it đầu dự án
Alt+End Kết thúc dự án
Alt+mũi tên trái Vẻ trái một đơn vị
Alt+mũi tên phải 'Về phải một đơn vị
Alt+PgUp Về trái một màn hình
Alt+PgDn Qua phải một màn hình
Cưl+Shift+FS Khởi đầu của thanh công tác được chọn
Muốn chọn trục thời gian bạn hãy nháy đúp chuột vào thanh thời gian phía trên màn hình Hộp thoại Timescale hién ra, bạn vui lòng chọn những loại thời gian phù hợp với dự án của mình
Vùng này để chọn 'Vùng này để chọn
thời gian cho phần thời gian cho phần
trên thanh thời gian
Hình 20: Chọn và sửa trục thời gian khi thực hiện 1 dự án
Trang 3829 Muốn thay đồi trục thời gian trong chương trình được không?
Trở lại Gantt Chart:
Khi nhấp đúp chuột tại vị trí ngày, tháng ta có hộp thoại Timescale như trên qua đó bạn đã chọn được ngày tháng làm việc theo ý muốn Nếu nháy chuột vào Nonworking 'Time (thời gian không làm việc) bạn sẽ được mật độ độ phân giải cũng như màu sắc của ngày nghỉ theo ý riêng của bạn trong biểu đồ tiến độ:
Tình 21: Chọn màu và cách trang trí những ngày nghĩ
Trong dự án của bạn, khi vào một dự án mới, bao giờ máy tính cũng đặt câu hỏi về thời gian bắt đâu dự án Bạn cần điền đẩy đủ những u cầu đó,
nếu khơng dự án sẽ bắt đầu đúng ngày theo lịch trong máy tính của bạn
Khi đã hoàn tất dự án hoặc khi đang làm dở dang dự án, nếu bạn muốn
tiến thời gian của dự án vẻ tương lai, bạn chỉ cân đánh dấu và chọn ngày
tháng theo ý bạn, nhưng nếu bạn muốn lùi dự án về quá khứ thì coi chừng có
một số công tác máy sẽ không hiểu và như vậy bạn phải chỉnh lại từng công
tác đó
Trang 39RI Gl
Hình 22: Chọn thời gian bat dau ctia mét du dn
30 Tôi muốn thiết lập một tài liệu dự án mới thì làm thế nào?
'Việc hình thành mot du 4n bang Microsoft Project là một quá trình linh hoạt Bạn khơng bị gị bó theo trình tự các bước cứng nhắc trong việc nhập và định nghĩa dự án Bạn có thể bắt đầu bằng cách phác thảo vài ý tưởng về
các công tác mà bạn nghĩ rằng cần thiết và bạn có thể điều chỉnh lịch trình
về sau, nhập các thông tin cơ bản của dự án, rà sốt việc tính tốn và các tuỳ
chọn hiển thị, xác định tài nguyên Trong thực tế bạn có thể thực hiện tất cả
các hước trước theo trình tự bất kỳ Về cơ bản để thiết lập một tài liệu dự án,
bạn cần theo 3 bước sau:
+ Chuẩn bị thơng tin tóm lược về dự án mà bạn sắp bắt đầu
+ Nêu các ý thích của bạn trong số các tuỳ chọn mơi trường để tính tốn
và hiển thị số liệu
+ Xác định lịch, ngày, giờ làm việc mà bạn định dùng để lên lịch làm việc trên dự ái
31 Hãy giúp tơi chèn thêm dịng và cột trong một dự án
“Trong quá trình lập hoặc thực hiện dự án nếu cẩn thêm công việc (tức là phải chèn thêm dòng) và thông báo thêm vẻ đơn vị tính hoặc khối lượng
(tức là cần chèn thêm cột) Để đạt được yêu cầu trên bạn sử dụng menu
Insert chọn New Task - nếu muốn chèn thêm dòng hoặc sử dụng menu Insert