Báo cáo chuyên đề học phần phân tích thiết kế hệ thống thông tin đề ti quản lí cửa hng hoa may flower

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN ĐỀ T!I: QUẢN LÍ CỬA H!NG HOA MAY FLOWER Sinh viên thực : VŨ THỊ HUYỀN Giảng viên hướng dẫn : BÙI KHÁNH LINH Ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành : HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Lớp : D16HTTMDT Khóa : 2021 Hà Nội, tháng năm 2022 PHIẾU CHẤM ĐIỂM Họ tên sinh viên Điểm Chữ kí Họ tên giảng viên Chữ kí Ghi Giảng viên chấm 1: Giảng viên chấm 2: CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V! XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1 Khảo sát trạng Đề tài: “Quản lí cửa hàng hoa May Flower” Xã hội ngày phát triển với việc gia tăng dân số nhanh, nhu cầu dịch vụ, mua bán ngày gia tăng Tuy nhiên, hệ thống quản lý sổ sách trước nhiều cửa hàng, cơng ty khơng cịn phù hợp với quy mô tốc độ phát triển Cửa hàng hoa May Flower vậy, áp dụng tin học vào công việc quản lý, buôn bán dừng lại mức đơn giản, cần có hệ thống giúp việc quản lý trở nên tiện lợi dễ sử dụng 1.1.1 Giới thiệu cửa hàng hoa May Flower Hoa từ lâu coi thơng điệp tình u, phần quan trọng sống Khơng có hoa sống chuỗi ngày vơ vị, bộn bề ưu tư May Flower cầu nối để kết nối tình cảm thân yêu bạn, làm bền vững mối thâm giao hữu tạo dựng đẳng cấp phong cách khác biệt sống, công việc hay để chia sẻ bùi, gửi gắm tâm tư… 1.1.1.1 Giới thiệu chung  Tên cửa hàng: May Flower  Tổng số nhân viên: người  Thời gian làm việc: 7h - 21h  Doanh thu hàng tháng: 250.000.000 đồng  Địa chỉ: Chung cư T608 - 234 Hoàng Quốc Việt, Phường Cổ Nhuế, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội  Hotline: 090 437 5699 Hình 1.1: Hình ảnh logo cửa hàng hoa May Flower Hình 1.2: Hình ảnh cửa hàng May Flower 1.1.1.2 Cơ cấu sơ đồ tổ chức Chức nhiệm vụ phận - Quản lí quán: Là phận có chức vụ cao cửa hàng, không trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng, giao dịch gián tiếp chịu trách nhiệm tổ chức đưa phương án phát triển cho cửa hàng Xử lí đưa định cửa hàng tình xảy cửa hàng - Quản lí nhân viên: Quyết định việc điều chỉnh, tuyển nhân sự, phân ca, chấm công trả lương cho công nhân viên quán theo định quản lý quán - Bộ phận bán hàng: Là phận tư vấn, tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng xử lí hóa đơn toán khách hàng - Bộ phận kho: Tiếp nhận yêu cầu quản lý việc nhập hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập Chuyển hàng vào kho xuất phiếu chi 1.1.1.3 Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ Hình thức kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu cửa hàng loại hoa: hoa hồng, hoa baby, hoa hướng dương Hình 1.3: Một số mẫu hoa May Flower 1.1.1.4 Trang thiết bị cửa hàng máy tính, máy in, máy thu ngân, camera an ninh 1.1.2 Quy trình hoạt động  Quản lí kho: Vào cuối ngày làm việc phận kho kiểm tra kho hàng thống kê xem mặt hàng hết để thông báo cho quản lý gửi yêu cầu nhập hàng cho nhà cung cấp Sau nhận thông tin từ phía phận kho quản lý liên hệ cho nhà cung cấp gửi yêu cầu nhập hàng Hàng nhập phận kho kiểm tra chất lượng số lượng Nếu hàng đúng, đủ số lượng chất lượng chuyển vào kho Sau phận kho xuất phiếu nhập cho phận bán hàng toán cho nhà cung cấp  Hàng đạt tiêu chuẩn: hoa tươi, khơng bị nát, có chứng VietGap  Giá nhập kho = Σđơn giá*số lượng  Quản lí bán hàng: Khi nhân viên nhận yêu cầu mua hàng khách hàng, nhân viên cho khách hàng xem mẫu bảng giá mặt hàng Sau tham khảo, khách hàng có yêu cầu mua hàng nhân viên bán hàng kiểm tra xem số lượng hàng cửa hàng có đáp ứng đủ yêu cầu khách hàng hay khơng Nếu khơng phải xin lỗi từ chối yêu cầu mua hàng khách hàng Nếu đủ chấp nhận yêu cầu khách hàng lập hóa đơn tốn Khách hàng tốn nhân viên giới thiệu chức khảo sát lấy ý kiến khách hàng thái độ phục vụ nhân viên, hoa … từ đưa phiếu đánh giá để làm đánh giá nhân viên thay đổi cửa hàng thời gian tới  Quản lí nhân viên: Nhân viên tiệm bao gồm: quản lý, nhân viên kho, nhân viên bán hàng, nhân viên cắm hoa Thông tin nhân viên lưu vào sổ để chấm công phát lương Cơng nhân viên tính theo ca làm việc nhân viên parttime, ngày làm việc nhân viên full time Full time (8 tiếng) : 150.000 đồng / ngày từ thứ đến thứ Full time (8 tiếng) : 300.000 đồng/ ngày thứ 7, chủ nhật Part time : +) Ca sáng : 7h – 12h : 18.000 đồng/giờ +) Ca chiều : 12h – 17h : 18.000 đồng/giờ +) Ca tối : 17h – 21h : 23.000 đồng/giờ Ngoài tiền lương nhân viên thưởng theo đánh giá lực cửa hàng: o : Xuất sắc: 150.000 đồng o : Tốt: 100.000 đồng o : Khá: 50.000 đồng o : Trung bình: đồng o : Yếu : nhắc nhở Một tháng nhân viên full time nghỉ phép ngày Báo cho quản lý trước ngày (nếu ngày nghỉ thứ – 6) báo trước tuần (nếu ngày nghỉ thứ chủ nhật) Nhân viên part time đổi ca linh hoạt cho Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước tháng để quản lý có thời gian bổ sung nhân kịp thời Trường hợp muộn lần/1 tuần, nghỉ không xin phép nhân viên cuối tháng,mỗi quý cuối năm trừ tiền thưởng Lương nhân viên trả định kì vào ngày cuối tháng tính theo cơng thức: Tổng lương : Ca (ngày) x số ngày công + thưởng – phạt  Báo cáo – thống kê: Quản lý cửa hàng tổng hợp doanh thu, phiếu nhập, … để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm Bộ phận bán hàng thống kê mặt hàng bán chạy, mặt hàng không bán chạy, báo cáo mặt hàng tồn kho để quản lí lập phương hướng phát triển cửa hàng tháng 1.1.3 Ưu điểm nhược điểm hệ thống 1.1.3.1 Ưu điểm  Đơn giản , dễ sử dụng khơng u cầu cao trình độ tin học  Giá thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao 1.1.3.2 Nhược điểm  Do dùng sổ sách excel nên hệ thống quản lý cịn thủ cơng, đơn giản với liệu lớn dễ gây thất thoát, nhầm lẫn, việc lưu phục hồi liệu khó khăn  Tốn nhiều thời gian gây khó khăn việc quản lý đồng  Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thơng tin, lập báo cáo thống kê khó khăn  Tốc độ xử lý chậm  Chưa thực có hệ thống đánh giá lực nhân viên  Quản lý gặp khó khăn việc nhập hàng, phải dựa vào thông tin phận cắm hoa  Mức độ chuyên môn hóa với cơng việc nhân viên chưa cao gây lãng phí Với hệ thống quản lý cửa hàng gặp nhiều khó khăn việc quản lý, bn bán Từ đặt toán cho cửa hàng để tăng suất làm việc, giảm thời gian, tăng hiệu quả, giảm bớt nhân công thu lại nhiều lợi nhuận Việc nâng cấp hệ thống quản lý vô thiết thực cấp bách 1.2 Xác lập dự án 1.2.1 Mục tiêu dự án  Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ chức nghiệp vụ bán hàng Hỗ trợ quản lý kho hàng nhân viên làm việc Giúp quản lý cửa hàng thống kê báo cáo từ nắm bắt tình hình kinh doanh cửa hàng để đưa phương hướng phát triển thời gian tới  Góp phần nâng cao hiệu công việc, thúc đẩy phát triển hoạt động cửa hàng Giúp cho công việc quản lí trở nên dễ dàng, tiện dụng xác  Giảm bớt chi phí, nhân cơng, thời gian sức lực 1.2.2 Yêu cầu hệ thống  Thực tốt chức  Tuân thủ quy tắc bán hàng  Tốc độ xử lí thơng tin nhanh, đảm bảo xác, kịp thời  Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn đọng  Tạo báo cáo hàng tháng, hàng quý  Thống kê nguyên liệu hết  Có đầy đủ chức hệ thống quản lí  Hệ thống phải có chế độ lưu phục hồi liệu, nhằm đảm bảo an toàn mặt liệu  Bảo mật tốt, làm việc với người có quyền sử dụng  Đào tạo cao trình độ tin học cho nhân viên cửa hàng để dễ dàng sử dụng  Có thêm chức đánh giá nhân viên ghi nhận phản hồi đánh giá khách hàng 1.2.3 Phạm vi thực dự án Các chức thực dự án: Quản lí bán hàng Quản lí nhân viên Quản lí kho Báo cáo 1.2.4 Cơng nghệ sử dụng Xây dựng hệ thống quản lý sở liệu hệ quản trị SQL server (SQL server 2019) Trình biên dịch : Visual Studio 2019 1.2.5 Ước tính chi phí  Chi phí hệ thống máy tính: 15.000.000 đồng  Chi phí dự trù bảo trì nâng cấp: 5.000.000 đồng  Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 5.000.000 đồng  Chi phí đường truyền mạng: 500.000 đồng/ tháng  Chi phí cho người viết phần mềm: 5.000.000 đồng  Tổng chi phí: 35.000.000 đồng CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Biểu đồ phân cấp chức Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức hệ thống quản lí tiệm hoa May Flower Mô tả chi tiết chức năng: Cập nhật thông tin: Mỗi nhân viên làm việc cửa hàng cung cấp đầy đủ thông tin họ tên, ngày sinh, địa chỉ… để lưu hồ sơ quản lí nhân viên đồng thời thêm, sửa, xóa có nhân viên có nhân viên xin nghỉ Chấm công: Cuối ngày (ca) quản lý gửi yêu cầu chấm công cho nhân viên dựa ngày (ca) nhân viên có mặt cửa hàng Cuối tháng dựa báo cáo chấm công quản lý trả lương cho nhân viên Trả lương: Lương nhân viên dựa công nhân viên làm việc cửa hàng:  Full time: 150.000 * ngày công + thưởng  Part time: + ) Ca sáng (7h-12h): 18.000 đồng/giờ * ngày công + thưởng +) Ca chiều (12h-17h): 18.000 đồng/giờ * ngày công + thưởng +) Ca tối (17h-21h): 23.000 đồng/giờ * ngày công + thưởng Cuối tháng quản lý xuất báo cáo trả công cho nhân viên Đánh giá nhân viên: Dựa vào lực, thái độ nhân viên quản lý xếp loại nhân viên tương ứng theo sao: o : Xuất sắc o : Tốt o : Khá o : Trung bình o : Yếu Ứng với nhân viên nhận mức thưởng cộng vào lương Kiểm tra hàng hóa:Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng chức hiển thị giao diện chọn mẫu hàng Khi khách hàng lựa chọn xong chức kiểm tra xem mẫu khách hàng cịn khơng số lượng hàng cịn cửa hàng có đáp ứng đủ u cầu khách hàng không Từ chối: Khi khách hàng có u cầu mua hàng nhiên mặt hàng khơng đáp ứng yêu cầu khách chức đưa thơng báo từ chối bán Lập hóa đơn: Nếu mặt hàng cửa hàng đáp ứng yêu cầu khách hàng chấp nhận yêu cầu khách hàng lập hóa đơn bán hàng Khảo sát khách hàng: Khách hàng toán nhân viên giới thiệu chức khảo sát lấy ý kiến khách hàng thái độ phục vụ nhân viên, hoa … từ đưa phiếu đánh giá để làm đánh giá nhân viên thay đổi cửa hàng thời gian tới Quản lí nhà cung cấp: Chức quản lý nhà cung cấp chức thực việc quản lý thông tin nhà cung cấp cung cấp nguyên liệu cho cửa hàng Mỗi hệ thống gửi yêu cầu lấy thông tin nhà cung cấp tới cho nhà cung cấp nhà cung cấp gửi lại thơng tin họ với yêu cầu chức 10 Với nhà cung cấp, thông tin hệ thống lưu vào kho thông tin nhà cung cấp Dựa vào kho để đảm bảo nguồn gốc chất lượng mặt hàng Nhập hàng: Chức nhập hàng chức thực việc nhập thêm hàng phụ thuộc vào lượng hàng lại kho Chức kiểm tra thông tin hàng kho xuất lượng hàng Nếu phát lượng hàng cịn lại kho khơng cung cấp đủ cho ngày bán hàng, hệ thống gửi yêu cầu nhập hàng tới nhà cung cấp Sau q trình tốn, nhà cung cấp gửi lại hóa đơn cho đơn hàng yêu cầu trước đó, hệ thống lưu hóa đơn vào kho liệu “Phiếu nhập” với phiếu nhập tương ứng với hóa đơn nhập Đồng thời hệ thống cập nhật lại lượng hàng có kho sau nhập Xuất hàng: Chức xuất hàng thực việc xuất lượng hàng kho Hệ thống gửi phiếu xuất tới phận bán hàng để xác nhận việc suất kho đồng thời lưu vào kho “Phiếu xuất” để quản lý sau Thống kê: Chức thống kê hàng nhằm sinh bảng thống kê định kỳ thời gian như, thống kê theo ngày, theo tuần, theo tháng,… Mỗi nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống sinh bảng thống kê, hệ thống thực lấy thông tin hàng có kho, so sánh với thống kê trước để đưa thông tin cần thiết lượng hàng kho, thay đổi kho, nhập hay xuất hiển thị Báo cáo doanh thu: Chức báo cáo doanh thu chức dành riêng cho quản lý cửa hàng Chức báo cáo doanh thu sinh báo cáo trực quan cho quản lý thông tin tiền nhập hàng, tiền bán hàng để từ nắm bắt tình hình kinh doanh cửa hàng Mỗi quản lý cửa hàng thực yêu cầu xem báo cáo doanh thu, hệ thống thực lấy liệu từ kho “Phiếu nhập”, “Hóa đơn”, “Phiếu Xuất” để tính tổng tiền nhập hàng tiền bán hàng báo cáo số lượng hàng kho Những thông tin báo cáo dựa công thức: Doanh thu = ∑Tiền bán – ∑Tiền nhập 11 Báo cáo hàng hóa: Chức báo cáo hàng hóa chức dành cho quản lý cửa hàng Chức báo cáo hàng hóa cho biết mặt hàng cịn tồn lại kho để quản lí có biện pháp điều chỉnh kịp thời 2.2 Biểu đồ luồng liệu 2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh Hình 2.2: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lí tiệm hoa May Flowe 2.2.2 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Hình 2.3: Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh hệ thống quản lí tiệm hoa May Flower 12 2.2.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 2.2.3.1 Biểu đồ luồng liệu cho chức quản lí nhân viên Hình 2.4: Biểu đồ luồng liệu cho chức quản lí nhân viên hệ thống 2.2.3.2 Biểu đồ luồng liệu cho chức quản lý bán hàng Hình 2.5: Biểu đồ luồng liệu cho chức quản lí bán hàng hệ thống 13 2.2.3.3 Biểu đồ luồng liệu cho chức quản lí kho Hình 2.6: Biểu đồ luồng liệu cho chức quản lí kho hệ thống 2.2.3.4 Biểu đồ luồng liệu cho chức báo cáo Hình 2.7: Biểu đồ luồng liệu cho chức báo cáo hệ thống 14 2.3 Mơ hình E-R 2.3.1 Xác định thực thể, gán thuộc tính cho xác định định danh Thực thể Nhân viên Thuộc tính - Mã nhân viên Định danh  - Tên nhân viên - Ngày sinh - Giới tính - Quê quán - Số điện thoại Bảng lương - Hệ số lương - Mã nhân viên - Tháng   - Ngày công - Thưởng - Phạt Phiếu nhập - Tổng lương - Mã phiếu nhập  - Ngày nhập - Mã nhân viên - Mã nhà cung cấp Hàng nhập - Tiền nhập - Mã hàng nhập  - Tên hàng nhập - Đơn vị tính - Loại Chi tiết phiếu nhập - Mã phiếu nhập   15 - Mã hàng nhập - Số lượng - Đơn giá Phiếu xuất - Thành tiền - Mã phiếu xuất  - Mã nhân viên Chi tiết phiếu xuất Hóa đơn - Ngày xuất - Mã phiếu xuất - Mã hàng nhập   - Số lượng - Mã hóa đơn  - Mã nhân viên - Ngày bán Mặt hàng - Tiền bán - Mã hàng  - Tên hàng Chi tiết hóa đơn - Loại - Mã hóa đơn - Mã hàng   - Số lượng Phiếu tồn - Thành tiền - Mã phiếu tồn  - Mã nhân viên Chi tiết phiếu tồn - Ngày kiểm tra - Mã phiếu tồn - Mã hàng   - Số lượng Nhà cung cấp - Mã nhà cung cấp  - Tên nhà cung cấp - Địa 16 - Số điện thoại 2.3.2 Xác định mối quan hệ thuộc tính  Mối quan hệ tương tác: Động từ: Bán Bán gì? Bán hàng đâu? Ai bán hàng? Động từ: Quản lí Quản lí gì? Quản lí đâu? Ai quản lí? Quản lí nào? Mặt hàng: Hoa Cửa hàng Bộ phận bán hàng Mặt hàng Kho cửa hàng Bộ phận kho Bộ phận kho kiểm soát số lượng mặt hàng nhập xuất, hàng tồn Động từ: Tính Tính gì? Ở đâu? Ai tính? Động từ: Tạo Tạo gì? Tạo để làm gì? Ai tạo? Tính lương nhân viên Cửa hàng Quản lí Hóa đơn, file nhập xuất mặt hàng, hàng tồn Quản lí Bộ phận bán hàng, phận kho  Mối quan hệ phụ thuộc sở hữu: 17 Hình 2.8: Mối quan hệ phụ thuộc sở hữu 2.3.3 Mơ hình thực thể liên kết E-R 18 Hình 2.9: Mơ hình thực thể liên kết E-R 19