KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG
KIEM SOAT NOI BO HOAẽT ẹONG MUA HAỉNG GV: Ngụ Ngc Linh TRNG I HC M TPHCM Mục tiêu Sau khi nghiên cứu nội dung này, người học có thể: Giải thích được đặc điểm của chu trình mua hàng. Nêu các loại sai sót và gian lận thường xảy ra. Trình bày các mục tiêu kiểm soát đối với từng khâu trong hoạt động mua hàng. Trình bày các hoạt động kiểm soát thường được áp dụng trong từng khâu của hoạt động mua hàng. Phân tích một số loại gian lận cụ thể và cách thức đối phó. Nội dung °Khái quát hoạt động mua hàng °Phương pháp thiết kế KSNB °KSNB hoạt động đặt hàng °KSNB hoạt động nhận hàng °KSNB hoạt động thanh toán °KSNB hoạt động kho hàng KHAI QUAT HOAẽT ẹONG MUA HAỉNG Phan 1 Hoạt động mua hàng Là một bộ phận quan trọng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Hoạt động mua hàng Hoạt động sản xuất Hoạt động bán hàng Hoạt động tài chính Hoạt động kế toán MUA HÀNG ĐẶT HÀNG NHẬN HÀNG THANH TOÁN Hoạt động mua hàng KHO HÀNG PHÖÔNG PHAÙP THIEÁT KEÁ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ Phaàn 2 Phương pháp thiết kế Rủi ro Xác đònh mục tiêu hoạt động Mục tiêu Xác đònh các rủi ro liên quan KSNB Xác đònh các hoạt động kiểm soát cần thiết Chính sách Thủ tục Biểu mẫu Ví dụ Rủi ro Sản phẩm được bảo quản tốt Mục tiêu Công nhân cẩu thả làm hư hỏng sản phẩm KSNB Quy đònh tỷ lệ hỏng cho phép Quy đònh thưởng, phạt Thống kê tỷ lệ hỏng Báo cáo tỷ lệ hỏng Chính sách Thủ tục Biểu mẫu Phương pháp thiết kế • Các loại thủ tục kiểm soát °Phân chia trách nhiệm °Ủy quyền và xét duyệt °Kiểm soát chứng từ °Kiểm tra độc lập °Bảo vệ tài sản °Chỉ số hoạt động °Quản trò chức năng [...]... nhiệm: • Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận sử dụng ? Tại sao? Hạn chế việc mua hàng quá nhu cầu (R2) Có thể mua hàng có chất lượng hơn (R4) Kiểm soát được tình hình vốn lưu động (R2, R3) Có thể giảm giá mua (R5, R6) Hạn chế khả năng mua hàng khống (R7) KSNB khâu đặt hàng • Ủy quyền và xét duyệt: • Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng? °Trên xxx đồng : Bộ phận mua hàng (R1 – R7) °Trên yyy... R7) KSNB khâu đặt hàng • Kiểm soát chứng từ: • Mục đích Phiếu đề nghò mua hàng? Nêu các nội dung chứng từ này? Mua hàng đúng chủng loại (R1), số lượng (R2, R3), Hạn chế khả năng mua hàng khống (R7) °Tên hàng, quy cách, số lượng, nhà cung cấp đề nghò, xét duyệt của người phụ trách bộ phận KSNB khâu đặt hàng • Kiểm soát chứng từ • Khi nào không cần Phiếu đề nghò mua hàng? Giá trò hàng mua nhỏ dưới xxx... ĐẶT HÀNG Mục tiêu kiểm soát và rủi ro khâu đặt hàng • MỤC TIÊU KS • RỦI RO • Mua hàng đúng chủng loại, quy cách • Số lượng mua tối ưu • Hàng không đúng chủng loại, quy cách (R1) • Mua hàng không đủ (R2) • Mua hàng thừa (R3) • Hàng kém chất lượng (R4) • Giá không hợp lý (R5) • Mất chiết khấu (R6) • Mua khống (R7) • • • • Chất lượng đạt yêu cầu Giá hợp lý Giá tối ưu Thực sự có mua KSNB khâu đặt hàng. .. nào? Kiểm tra nội bộ đònh kỳ °Trình độ đội ngũ nhân viên mua hàng °Bầu không khí trung thực °Các chính sách nhân sự MA TRẬN THỦ TỤC KIỂM SỐT – RỦI RO R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 Bộ phận mua hàng độc lập X X X X X X X Ủy quyền và xét duyệt X X X X X X X Phiếu đề nghị mua hàng X X X Đơn đặt hàng X X X X X X Bản chào giá/đấu thầu X X X X X X X EOQ/ROP/JIT X X Chính sách nhà cung cấp Chỉ số hoạt động X X X X X... Kiểm soát chứng từ Kiểm tra độc lập Bảo vệ tài sản KSNB khâu nhận hàng • Phân chia trách nhiệm: • Có cần tổ chức bộ phận nhận hàng độc lập với bộ phận mua hàng và kho/sử dụng ? Tại sao? Tăng cường khả năng nhận hàng đúng chủng loại, quy cách, số lượng (X1 – X3) Hạn chế khả năng nhập khống (X5) KSNB khâu nhận hàng • Ủy quyền và xét duyệt • Ai xét duyệt nghiệp vụ nhận hàng? Nhân viên nhận hàng Bộ. .. mặt hàng lưu chuyển (hàng hóa, nguyên vật liệu) đã có đònh mức tồn tối thiểu Lúc này cần thực hiện thủ tục thích hợp để rà soát tình trạng tồn kho hàng ngày KSNB khâu đặt hàng • Kiểm soát chứng từ: • Mục đích Đơn đặt hàng? Nêu các nội dung chứng từ này? Mua hàng đúng chủng loại (R1), số lượng (R2,R3), chất lượng đạt yêu cầu (R4), giá cả hợp lý (R5, R6) °Số hiệu, ngày tháng, tên nhà cung cấp, tên hàng, ... NHẬN HÀNG KSNB khâu nhận hàng MỤC TIÊU KS RỦI RO Nhận hàng đúng chủng loại, quy cách Nhận hàng không đúng chủng loại (X1) Nhận hàng đúng số lượng Nhận hàng không đúng số lượng (X2) Hàng nhận an toàn Hàng bò thất thoát (X3) Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ nhập kho Hàng nhập không được ghi chép (X4) Không nhập khống Nhập khống (X5) KSNB khâu nhận hàng • • • • • Phân chia trách nhiệm Ủy quyền và phê chuẩn Kiểm. .. phận kiểm tra chất lượng (nếu cần) Thủ kho KSNB khâu nhận hàng • Kiểm soát chứng từ • Có cần lập Phiếu nhập/Báo cáo nhận hàng? Các nội dung? Tăng cường khả năng nhận hàng đúng số lượng, chủng loại, quy cách (X1 – X2) Tránh thất thoát (X3) Hạn chế khả năng nhập khống (X5) Ghi chép đầy đủ nghiệp vụ nhập hàng (X4) KSNB khâu nhận hàng Bảo vệ tài sản Quá trình nhận hàng phải có chứng kiến của bộ. .. quyền và phê chuẩn Kiểm soát chứng từ Đối chiếu và xử lý khác biệt KSNB khâu thanh toán Phân chia trách nhiệm Bộ phận kế toán nợ phải trả cần được tổ chức độc lập với các bộ phận mua hàng, nhận hàng, kho hàng (T1 – T5) y quyền và xét duyệt Tất cả mọi trường hợp thanh toán phải được xét duyệt bởi người có thẩm quyền của bộ phận kế toán (T1, T2, T4, T5) KSNB khâu thanh toán Kiểm soát chứng từ, sổ... thức giao hàng, phương thức thanh toán KSNB khâu đặt hàng Các thủ tục đặc biệt: Làm sao để mua hàng đúng giá? °Tất cả các nghiệp vụ mua hàng từ xxx đồng trở lên phải do người có thẩm quyền phê duyệt.(R4) °Phải có ít nhất x bản chào giá cho lần mua hàng đầu tiên hoặc khi giá tăng quá n % (R4) °Sử dụng phương pháp đấu thầu.(R4) KSNB khâu đặt hàng • Các thủ tục đặc biệt: • Làm sao để số lượng đặt hàng và . MUA HAỉNG Phan 1 Hoạt động mua hàng Là một bộ phận quan trọng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Hoạt động mua hàng Hoạt động sản xuất Hoạt động bán hàng Hoạt động. đối phó. Nội dung °Khái quát hoạt động mua hàng °Phương pháp thiết kế KSNB °KSNB hoạt động đặt hàng °KSNB hoạt động nhận hàng °KSNB hoạt động thanh toán °KSNB hoạt động kho hàng KHAI. Trình bày các mục tiêu kiểm soát đối với từng khâu trong hoạt động mua hàng. Trình bày các hoạt động kiểm soát thường được áp dụng trong từng khâu của hoạt động mua hàng. Phân tích một