Thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty may chiến thắng

Thực trạng hoạt động gia công xuất hàng may mặc công ty may Chiến Thắng Giá trị gia công xuất hàng may mặc công ty may Chiến Thắng Bảng 3: Giá trị gia công công ty may Chiến Thắng qua năm ( Nguồn: Báo cáo xuất công ty may Chiến Thắng.) N 1997 N 1998 N 1999 N 2000 N 2001 3.822923 4.077976 Giá trị gia công (triệu 3.495156 4.0942000 4.532304 USD) Biểu đ giá trị gia cô ng củ a cô ng ty may Ch iến Thắn g 4.53 4.5 4.09 4.08 3.82 Giá trị gia công (triÖ UDS) 3.5 3.5 2.5 1.5 0.5 N 1997 N 1998 N 1999 N 2000 N 2001 Qua phân tích ta thấy giá trị gia cơng xuất hàng may mặc công ty may Chiến Thắng ổn định đạt kim ngạch xuất triệu USD năm Trong năm 1997 giá trị gia công xuất hàng may mặc công ty đạt giá trị thấp khủng hoảng tài tiền tệ khu vực Cuộc khủng hoảng tài tiền tệ ảnh hưởng nặng nề đến kinh tế khu vực, kinh tế phát triển chậm lại chí tốc độ phát triển kinh tế số nước mang giá trị âm, điều làm cho thu nhập người dân thấp xuống kéo theo làm giảm đáng kể nhu cầu mua sắm hàng tiêu dùng tồn dân cư nói chung nhu cầu mua sắm mặt hàng may mặc nói riêng Điều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động gia công xuất hàng may mặc cơng ty khách hàng có nhu cầu đặt hàng gia công thường xuyên công ty lại đến từ nước khu vực Thái Lan, Hàn Quốc, Đài Loan… Sau khủng hoảng tài tiền tệ kinh tế khu vực có dấu hiệu phát triển làm cho giá trị gia cơng xuất hàng may mặc công ty liên tục tăng lên đên năm 1999 giá trị lớn với kim ngạch đạt 4532340 USD Đến năm 2000 giá trị gia công giảm xuống đạt kim ngạch 3822923 USD kinh tế phát triển mang tính chu kỳ cạnh tranh mạnh mẽ thị trường giới Đến năm 2001 giá trị gia công xuất hàng may mặc công ty bắt đầu tăng lên đạt giá trị kim ngạch 4077976 USD, thực điều đáng mừng công ty Với phát triển này, dự đoán năm 2002 giá trị gia công xuất hàng may mặc công ty đạt kim ngạch 4.3 triệu USD, tình hình kinh tế giới có dấu hiệu phát triển yếu tố quan trọng số nước có ngành cơng nghiệp dệt may phát triển : Indonêxia, Philipin, ấn Độ, Pakixtan… có tình hình trị khơng ổn định nên khách hàng đặt gia công chuyển dần đơn đặt hàng sang thị trường khác có Việt Nam Giá trị gia công công ty luôn lớn nhiều so với giá trị xuất trực tiếp Do khâu tiếp thị cịn mặt khác cơng ty chưa có phịng marketing với trang thiết bị đại nên việc quảng bá sản phẩm chưa hiệu dẫn đến việc xuất trực tiếp giá trị không đáng kể Mặt hàng gia công Qua số liệu mặt hàng gia công công ty ta thấy mặt hàng áo Jacket đạt số lượng lớn trị giá gia công cao, sản phẩm may gia cơng cơng ty Trong năm 1997, số lượng sản phẩm ấo Jacket may gia công đạt giá trị lớn với 805632 giá trị kim ngạch đạt 632979 USD đạt giá trị thấp năm gần năm số lượng áo Jacket may gia công cơng ty có giảm xuống giá trị kim ngạch lại taưng nên ba năm 1998, 1999, 2000 đạt giá trị kim ngạch cao đến năm 2001 số lượng sản phẩm kim ngạch giảm xuống tình hình kinh tế nước bạn hàng có dấu hiệu phát triển chậm lại thất nghiệp gia tăng dẫn đến làm giảm nhu cầu mua sắm người dân Bảng : Một số sản phẩm may gia công Công ty may Chiến Thắng Đơn vị :chiếc Tên sản phẩm 1997 1998 1999 2000 2001 áo Jacket 805635 576228 531634 532632 491266 áo Sơ mi 17479 1411781 122270 49813 Quần 23537 13945 30228 Khăn tay 1451900 1590940 2284085 22674465 25224844 Bộ QA mưa 1321497 1273 QA thể thao 8804 47660 49543 2900 áo váy 186175 196325 187232 88678 Quần đùi 3000 38845 233246 85958 áo ngủ 7264 Nguồn: Báo cáo xuất công ty may Chiến Thắng Sản phẩm may gia cơng có giá trị lớn thứ hai áo váy với giá trị gia công ổn định đạt kim nghạch 300 nghìn USD năm, mặt hàng mà thị trương gia công chủ yếu Đài Loan Trong năm 2001 tình hình kinh tế giới có nhiều biến động đặc biệt hai trung tâm kinh tế lớn Mỹ Nhật Bản phát triển chậm lại có dấu hiệu suy thối kéo theo số nước kinh tế dựa vào xuất sang thị trường phát triển chậm lại ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Trong năm 2001 công ty không ký hợp đồng gia công hai mặt hàng áo váy áo Sơmi Mặt hàng gia cơng có giá trị kim ngạch lớn áo Sơmi khăn tay Mặt hàng khăn tay gia công xuất sản xuất sở 114 Nguyễn Lương Bằng ba sở có hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Các mặt hàng gồm: quần, quần đùi, quần áo thể thao, quần áo mưa, áo ngủ… có giá trị gia cơng khơng lớn khơng ổn định qua năm Thị trường khách hàng gia công Trong năm qua, thị trường may gia công công ty chủ yếu thị trường EU, thị trường quan trọng chiếm tỷ trọng lớn EU thị trường may gia công chủ yếu mặt hàng áo Jacket, áo Sơmi, mặt hàng có giá trị gia cơng cao Thị trường Đông thị trường lớn thứ hai cơng ty, thị trường truyền thống có khách hàng trung gian định họ giao sản phẩm tới khách hàng thị trường EU Bảng 5: Thị trường may gia công công ty may Chiến Thắng (Nguồn : Báo cáo xuất công ty may Chiến Thắng.) Thị trường 1997 1998 1999 2000 2001 Đức 1365183 1171127 1358617 1227493 1123068 Anh 225720 572096 354118 155897 139755 Hà Lan 382924 232465 115391 132278 193840 Tây Ban Nha 105626 114697 548802 329506 138941 Thụy Điển 62908 45381 38009 32803 Pháp 40261 107878 106478 267797 633760 Đài Loan 376857 196446 172804 145130 12193 Nhật 233853 127348 423293 449335 317458 Hàn Quốc 166846 231310 162204 74856 352519 EC 140034 83499 69241 152602 Singapore 18730 6886 21191 9835 Canada 58468 167863 89404 70081 230978 Đông Âu 7560 140184 867445 71137 í 362309 26134 Iran 45157 16819 11820 CH Sec 240502 183900 Uc 6656 38719 Nam Mỹ 5167 Thụy Sĩ 33297 Đan Mạch 5310 29643 Bỉ 5278 22422 Achentina 3601 Mêxico 14483 6509 CHLB Nga 306215 468833 Braxin 10488 Na Uy 3609 Các T.T khác 373094 231525 232658 139283 95630 Tổng 3495156 4094200 4532304 3822923 4077976 Nguồn báo cáo xuất công ty may Chiến Thắng Đơn vị : USD Qua bảng sau phân tích ta thấy CHLB Đức thị trường lớn công ty, hàng năm thị trường chiếm tới phần tư trị giá gia công công ty Đây thị trường chủ lực chiếm vị trí quan trọng hoạt động gia công xuất cơng ty Thị trường lớn đứng vị trí quan trọng thứ hai công ty thị trường Nhật, thị trường CHLB Đức Nhật thị trường có giá trị gia cơng lớn ln ổn định qua năm Từ năm 2000 với việc kinh tế Nga phục hồi sau khủng hoảng, mặt hàng gia công may mặc công ty lấy lại thị trường có mức tăng trưởng lớn Từ việc bị đình đốn qua nhiều năm đến năm 2001 đạt giá trị tương đối lớn chiếm tỷ trọng 11,4% tổng trị giá gia công công ty, thị trường có tiềm lớn tương đối dễ tính Mặt khác cơng ty gần chiếm lĩnh thị trường Pháp mặt hàng gia công giá trị gia công tăng lên không ngừng đến năm 2001 giá trị kim ngạch đạt 633760 USD chiếm tỷ trọng 15,5% tổng giá rtị gia công công ty Trong năm gần công ty thâm nhập vào thị trường Châu Mỹ, thị trường có tiềm lớn thị trường chủ đạo sau Trong năm gần đây, công ty thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều khách hàng có tiềm lớn Một số khách hàng có nhu cầu đặt hàng thường xun cơng ty là: Bảng 6: Các khách hàng cơng ty may Chiến Thắng Khách hàng YOUNG SHIN WOOSUNG WOOBO LEISURE AHRIM JEANE’S SK GLOBAL TOCONTAP ITOCHU FLEXCON Mặt hàng gia công áo Jacket áo Jacket áo Jacket áo Jacket, quần áo Jacket, quần áo Váy áo Jacket áo Jacket, quần, áo mưa Khăn TE áo Jacket Nguồn: Báo cáo xuất công ty may Chiến Thắng Hình thức gia cơng Hiện hình thức gia công chủ yếu công ty gia công đơn “ nhận nguyên vật liệu giao lại thành phẩm” Khi thực gia công, bên đặt gia công giao đầy đủ nguyên vật liệu vải, cúc, khoá, túi PE…cho cơng ty để, có cơng ty phải lo nguyên vật liệu phụ bên đặt gia cơng giao ngun vật liệu trường hợp không đáng kể Trong năm gần công ty chủ trương thực hai hình thức : Gia công đơn gia công theo phương thức mua đứt bán đoạn (FOB) Mặc dù gia công đơn hoạt động gia cơng cịn mang nhiều điểm hạn chế cần thiết công ty giai đoạn Điều thể rõ qua bảng đây: Bảng 7: Hình thức gia công hàng may mặc công ty may Chiến Thắng Đơn vị : USD Hình thức gia cơng Gia công đơn FOB Tổng Tỷ trọng 1997 1998 1999 2000 3487596 3808541 4532304 3315989 2001 3597323 7560 285659 506934 480653 3495156 4094200 4532304 3822923 4077976 99.78 93.02 86.74 88.21 Nguồn: Báo cáo xuất công ty may Chiến Thắng Qua bảng ta khẳng định vai trị vị trí gia cơng đơn công ty may Chiến Thắng Năm 1997 kim ngạch đạt từ gia công đơn chiếm tới 99.78% trị giá gia công đến năm 2001 tỷ trọng giảm xuống 88.21% Tuy tỷ trọng phương thức gia cơng đơn có giảm xuống chiếm tỷ lệ lớn trị gía gia cơng cơng ty Điều giúp khẳng định tương lai gần gia công đơn hoạt động chủ yếu cơng ty Các hoạt động khác tìm kiếm hợp đồng thực hợp đồng 5.1 Hoạt động tìm kiếm hợp đồng Phịng Thương Mại Cơng Nghiệp Việt Nam Phịng thương mại cơng nghiệp Việt Nam tổ chức phi Chính phủ, đại diện cho doanh nghiệp thuộc thầnh phần kinh tế hiệp hội kinh doanh Việt Nam nhằm mục đích bảo vệ vầ hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại khoa học công nghệ Việt Nam nươchính sách giới Các hoạt động bao gồm: chắp mối giới thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn tư vấn cho doanh nghiệp, tổ chức nghiên cứu khảo sát thị trường, hội chợ, hội thảo, quảng cáo hoạt động xúc tiến khác Cơng ty may Chiến Thắng thơng qua phịng thương mại công nghệ Việt Nam giới thiệu cho bạn hàng nước ngoài, giúp bắt mối giao dịch với họ để xem xét ký kết hợp đồng Bộ thương mại Bộ Thương mại quan Nhà nước có chức điều phối hoạt động thương mại ngồi nước Bơ Thương mại thơng qua tham tán thương mại nước ngồi nghiên cứu tìm hiểu thị trường, tạo dịch mối giao dịch, kết hợp khách hàng công ty Tổng công ty dệt may Việt Nam (VINATEX) Tổng công ty dệt may Việt Nam có chức điều phối hoạt động sản xuất công ty thành viên cho tương đối phù hợp với nhu cầu thị trường Các khách hàng thị trường thương thông qua VINATEX để tìm hiểu đối tác làm ăn thông qua VINATEX công ty thành viên nắm bắt giao dịch 4.Bộ công nghiệp Các khách hàng quen biết Hiện công ty tạo dựng số khách hàng có nhu cầu đặt gia công thường xuyên với khối lượng lớn như: LEISURE(Thái Lan), YOUNG SHIN, SUKYONG, HADONG, UNICORE (Hàn Quốc), ITOCHU, MATAICHI (Nhật Bản), AMATEXA (Anh), JEANNES(Đài Loan), FLEXCON (Đức) Thơng qua khách hàng họ vừa có nhu cầu đặt gia công thường xuyên họ vừa giới thiệu khách hàng cho công ty Thông qua thăm quan hội trợ triển lãm cơng ty giới thiệu sản phẩm công ty cho khách hàng, khách hàng có nhu cầu cảm thấy chất lượng sản phẩm đảm bảo họ ký kết hợp đồng với công ty Đây lầ hình thức thâm nhập thị trường có hiệu quả, giúp cho việc xúc tiến thương mại quảng bá thương hiệu sản phẩm cách nhanh chóng 5.2 Quy trình thực hợp đồng gia cơng 5.2.1 Nghiên cứu thị trường xin hạn ngạch Khi tiến hành thương vụ làm ăn đó, phải nghiên cứu thị trường xin hạn ngạch cho thị trường Nghiên cứu thị trường giúp cho cơng ty nắm vững thông tin cần thiết thị trường Việc nghiên cứu thị trường cho thấy thị trường phi hạn ngạch hay có hạn ngạch Nếu lầ thị trường có hạn ngạch cơng ty phải xin thương mại cấp hạn ngạch Nếu hạn ngạch khơng đủ cơng ty thực xuất uỷ thác qua công ty khác Khi nghiên cứu thị trường phải nắm dung lượng thị trường, điều kiện cạnh tranh, thị hiếu, kiểu dáng sản phẩm Công ty cúng phải nghiên cứu loại sản phẩm mà công ty sản xuất, nguyên phụ liệu sản xuất chi phí định mức cho sản phẩm để tránh bị đối tác ép giá ký hợp đồng 5.2.2 Nghiên cứu lựa chọn đối tác Nghiên cứu đối tác lầ nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định đáng tin cậy hợp pháp nghiên cứu đối tác nghiên cứu bạn hàng mặt : thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả tài lĩnh vực hoạt động uy tín họ hoạt động sản xuất kinh doanh Nghiên cứu lựa chon đối tác giúp cho cơng ty có phương thức kinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro Ví dụ khách hàng chưa có uy tín cơng ty phải áp dụng phương thức tốn an tồn thư tín đụng khơng hủy ngang  Các phương thức giao dịch Công ty sử dụng hai phương thức giao dịch phương thức gián tiếp (thông qua phương tiện thông tin liên lạc thư, telephone, fax, Email…) phương thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi(tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng) Đơn đặt hàng Đây đề nghị phía nước ngồi với cơng ty th gia cơng với điều kiện ghi Đối với hàng gia công may mặc đơn đặt hàng thường gồm hai phần Các điều khoản chủ yếu: bao gồm điều khoản tên hàng, khối lượng, phí gia cơng, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói… Mộu vẽ phác thảo số: phác thảo mẫu hàng kèm với số đo chi tiết để sản xuất sản phẩm Ví dụ số đo áo như: ngang vạt, ngang ngực, độ rộng… Đàm phán ký kết hợp đồng Sau nhận đơn đặt hàng từ phía đối tác nước ngồi, cơng ty nghiên cứu xem chấp nhận không, điều kiện chấp nhận vầ điều kiện cần thương lượng để điều chỉnh lại Hai bên xác nhận điều kiện thoả thuận việc ký vào hợp đồng Hợp đồng gia công bao gồm điều khoản mà hai bên thỏa thuận Sau điều khoản chủ yếu điều khoản chủ yếu hợp đồng gia công hàng may mặc: - Số lượng ngày giao hàng - Tên giá gia công sản phẩm - Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu - Điều khoản giao hàng Ví dụ: giao thành phẩm Hải Phòng Nội Bài theo điều kiện FOB HAI PHONG PORT OR HA NOI AIRPORT - Điều khoản toán: Hai bên toán theo điều kiện chuyển tiền thư tín dụng (L/C) - Trách nhiệm bên 5.2.3 Xem xét ký kêt hợp đồng gia công a Mục đích, phạm vi áp dụng  Mục đích Xem xét hợp đồng nhằm đảm bảo yêu cầu khách hàng xác định rõ ràng, đầy đủ, xác nhận khả đáp ứng công ty thoả mãn yêu cầu khách hàng mang lại hiệu cao cho công ty  Phạm vi áp dụng Xem xét hợp đồng áp dụng cho hợp đồng gia công xuất khẩu, hợp đồng gia công lẻ hợp đồng FOB, việc xem xét hợp đồng tiến hành phong xuất nhập khẩu(đối với hợp đồng gia công), phòng kinh doanh tiếp thị(đối với hợp đồng FOB) đơn vị liên quan (nếu cần) b Nội dung Phịng xuất nhập chịu trách nhiệm từ khâu tiếp xúc với khách hàng đến kết thúc hợp đồng  Tiếp nhận yêu cầu khách hàng Trưởng phòng cán mặt hàng chịu trách nhiệm ghi nhận yêu cầu khách hàngở dạng phi văn bản(qua trao đổi điện thoại hay trao đổi trực tiếp) dùng phiếu ghinhận yêu cầu khách hàng(biểu mẫu 03/1), phiếu đánh số để theo dõi Còn trường hợp khách hàng gửi yêu cầu văn bản(qua fax, email, telex) dùng văn phiếu ghi nhậnn yêu cầu khách hàng cách đánh số thứ tự văn lưu vào file Mọi thông tin lãnh đạo công ty hay lãnh đạo phòng thu nhận liên quan đến yêu cầu khách hàng thông tin lại cho cán mặt hàng để ghi vào phiếu, chuyển yêu cầu khách hàng(dạng văn bản) cho cán mặt hàng tiếp nhận lưu vào file Trong trường hợp cần thiết trưởng phòng cán mặt hàng chuyển phiếu ghi nhận tới đơn vị liên quan để tham gia xem xét Cán mặt hàng ký tên vào phiếu ghi nhận lập phụ trách phòng xuất nhập tiến hành xem xét khả đáp ứng yêu cầu khách hàng  Xem xét, tính tốn khả đáp ứng cơng ty Phụ trách phịng xuất nhập tiến hành xem xét nội dung hợp đồng phụ lục hợp đồng theo vấn đề xem xét sau: - Xác định tên hàng, số lượng chủng loại sản phẩm - Đơn giá trị giá sản phẩm - Thị trường cung ứng, tiêu thụ - Thời hạn giao nguyên phụ liệu, điều kiện giao nhận, quyền nhãn mác hàng hoá (của bên đặt gia công) thời hạn giao hàng - Chứng từ giao nhận nguyên phụ liệu hàng hoá gồm: B/L,P/L,INV,E/L,C/ O (nếu có) - Sản xuất mẫu đối: + Khách giao tài liệu kỹ thuật /hoặc mẫu sản xuất +Khả đáp ứng nhà cung ứng Căn vào yêu cầu khách hàng khả đáp ứng nhà cung ứng(nếu có) điều kiện kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật xác định sản xuất mẫu đối - Điều kiện thời hạn toán - Vấn đề giải tranh chấp: điều kiện phát sinh hướng giải tranh chấp theo luật hội đồng trọng tài cụ thể - Hợp đồng lập thành 04 bản, bên giữ 02 có giá trị nêu rõ thời gian hiệu lực hợp đồng Sau phụ trách phòng xem xét xong mục cần xem xét hợp đồng phụ lục hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu'' xem xét hợp đồng" biểu mẫu" xem xét phụ lục hợp đồng" (biểu mẫu 03/3 ), trưởng phòng xuất nhập ký vào loại phiếu trình lãnh đạo cơng ty phê duyệt Với khách hàng có yêu cầu báo giá phịng xuất nhập phải chuyển tiếp sang bước chào hàng- báo giá, ngược lại, cơng ty thẳng đến bước soạn thảo ký kết hợp đồng  Chào hàng, báo giá Để chào hàng, báo giá cho khách hàng, cán mặt hàng dùng phiếu chào hàng báo giá(biểu mẫu 03/7) Cơ sở để lập phiếu chào hàng báo vào yêu cầu khách hàng, khả đáp ứng công ty, mức giá chung theo qui định hành cơng ty, mẫu vật,… sau phiếu phụ trách phòng ký chuyển tổng giám đốc phê duyệt Sau nhận phiếu chào hàng báo giá khách hàng có hai loại định: Chấp nhận báo giá: lúc cán mặt hàng chuyển sang bước soạn thảo hợp đồng Chấp nhận có điều kiện không chấp nhận: lúc cán mặt hàng phụ trách phòng xuất nhập xem xét khả đáp ứng công ty lập lại phiếu chào hàng, báo giá báo cáo lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt huỷ bỏ yêu cầu đặt hàng  Soạn thảo hợp đồng ký kết hợp đồng Việc soạn htảo hợp đồng hay phụ lục hợp đồng cán mặt hàng soạn thảo sở chi tiết hai bên thống Nếu khách hàng soạn thảo hợp đồng cán mặt hàng phải kiểm tra lại nội dung điều khoản mà hai bbên thống nhất, không chấp nhận phải thoả thuận lại với khách hàng xem xét lại Hợp đồng , phụ lục hợp đồng sau soạn thảo phải phụ trách phòng xuất nhập kiểm tra lại ký tên trình lên tổng giám đốc Tổng giám đốc người uỷ quyền ký kết hợp đồng, trường hợp tổng giám đốc người uỷ quyền ký kết hợp đồng khơng trí với nội dung hợp đồng cán mặt hàng lại khả đáp ứng công ty soạn thảo nội dung cho phù hợp hợp tổng giám đốc người uỷ quyền định cuối cùng(ký kết huỷ bỏ hợp đồng)  Theo dõi Sau hợp đồng phụ lục hợp đồng ký kết, cán mặt hàng phải mở sổ theo dõi hợp đồng(biểu mẫu 03/4) Cán mặt hàng lưu gốc, gốc khác gửi cho cán làm thủ tục hải quan đồng thời gửi gửi cho lãnh đạo cơng ty đơn vị có liên quan gồm: phịng kế tốn-tài vụ, phịng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất  Sửa đổi, bổ sung Sau thời điểm hai bên ký kết hợp đồng phụ lục hợp đồng từ phía có u cầu phát sinh khơng phù hợp trái ngược với nội dung ký xuất nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng phụ lục hợp đồng, có hai trường hợp xảy ra: + Trường hợp chấp nhận: công ty khách hàng có yêu cầu sửa đổi bổ sung mà bên đối tác chấp nhận người cán mặt hàng phải thu thập ghi chép yêu cầu đó(của cơng ty khách hàng) vào phiếu u cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" có chữ ký phụ trách phịng xuất nhập trình lãnh đạo cơng ty duyệt, sau hai bên thoả thuận u cầu htì cán mặt hàng soạn thảo nội dun g văn sửa đổi bổ sung trình hai bên ký kết Sau vào sổ hteo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng chụp gửi phận có liên quan lãnh đạo cơng ty đơn vị có liên quan gồm: phịng kế tốntài vụ, phịng kỹ thuật, phịng phục vụ sản xuất vào biểu mẫu 03/6 + Trường hợp chấp nhận có điều kiện khơng chấp nhận: cán mặt hàng phải chuẩn bị lại nội dung phiếu" yêu cầu sửa đổi,bổ sung hợp đồng+ phụ lục hợp đồng" trình lãnh đạo cơng ty ký soạn thảo văn có định cuối cùng(ký kết hay huỷ bỏ) Nếu văn ký kết cán mặt hàng phải vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng chụp gửi phận có liên quan lãnh đạo cơng ty đơn vị có liên quan gồm: phịng kế tốn-tài vụ, phịng kỹ thuật, phịng phục vụ sản xuất vào biểu mẫu 03/6 Trường hợp cán mặt hàng lập phiếu" yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" yêu cầu khách hàng dạng văn nội dung văn không liên quan đến giá, tên hàng, đơn hàng, chủng loại hàng, cán mặt hàng sử dụng văn thay cho phiếu 5.2.4 Quá trình triển khai thực hợp đồng gia công a Lập kế hoạch sản xuất  Kế hoạch sản xuất gồm loại: kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, loại kế hoạch sản xuất phòng xuất nhập lập có ý nghĩa sau: + Kế hoạch sản xuất năm kế hoạch sản xuất có tính định hướng chung theo mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh cơng ty vịng năm + Kế hoạch sản xuất quý, tháng kế hoạch sản xuất có tính tác nghiệp trực tiếp, thời gian ngắn cụ thể  Căn chung để lập kế hoạch + Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh công ty, tổng công ty +Khả ký kết hợp đồng với khách hàng hợp đồng ký kết + Khả hạn ngạch trúng thầu( sản phẩm vào thị trường có hạn ngạch) + Mức giá chung cho loại sản phẩm có khả ký kết + Xu hướng phát triển thị trường, thị hiếu sản phẩm + Năng lực sản xuất công ty nguyên liệu sản xuất khác huy động  Bộ phận lập kế hoạch +Kế hoạch sản xuất năm, quý cán thống kê tổng hợp lập đạo trực tiếp tổng giám đốc tổng giám đốc phê duyệt + Kế hoạch sản xuất tháng( kế hoạch tác nghiệp) trưởng phòng xuất nhập lập đạo trực tiếp giám đốc điều hành giám đốc điều hành phê duyệt  Tác dụng + Kế hoạch sản xuất năm hoạch định, mục tiêu sản xuất công ty năm, báo cáo trực tiếp cho quan chủ quản( tổng công ty dệt may Việt Nam, công nghiệp) ban ngành có liên quan(tổng cục thống kê, cục thống kê hà nội…) + Kế hoạch sản xuất quý chủ yếu lập để báo cáo tổng công ty dệt may Việt Nam( để nắm hướng phát triển sản xuất thời gian trước mắt) báo cáo ngân hàng( để làm vay khoản tiền ngân hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh) + Kế hoạch sản xuất tháng coi kế hoạch tác nghiệp, cho đơn vị sản xuất tổ chức triển khai sản xuất thực hợp đồng ký với khách hàng, kế hoạch chuyển tới tất phịng ban, xí nghiệp thành viên để hợp tác, phối hợp thực  Điều chỉnh kế hoạch + Điều chỉnh kế hoạch thường sử dụng cho hai loại kế hoạch: kế hoạch sản xuất năm kế hoạch sản xuất tháng + Đối với kế hoạch sản xuất năm nguyên nhân thuộc phần chung để lập kế hoạch có thay đổi lớn làm đảo lộn toàn dự kiến ban đầu buộc công ty phải thay đổi chủ trương sản xuất, mặt hàng sản xuất, cấu sản xuất, cấu chủng loại sản phẩm,… Trong trường hợp này, sau xem xét khắc phục mà khả không khắc phục được, công ty vào tình hình thực tế làm lại kế hoạch sản xuất báo cáo văn cho quan chủ quản ( tổng công ty dệt may Việt Nam, công nghiệp) để quan chủ quản định điều chỉnh + Đối với kế hoạch sản xuất tháng: ngun nhân, tình cụ thể(ví dụ như: khách hàng thay đổi thời gian giao nhận hàng hoá, nguyên vật liệu, mẫu mã,… có cố sản xuất điện, ảnh hưởng thời tiết đơn vị cung ứng hải quan…) chủ quan khách quan công ty phải thay đổi kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất giao hàng phịng xuất nhập phải thơng báo bàn bạc thoả thuận với khách hàng vấn đề có liên quan làm để điều chỉnh kế hoạch sản xuất tháng cho phù hợp, vấn đề phải lãnh đạo công ty phê chuẩn b Chuẩn bị sản xuất Chuẩn bị sản xuất khâu quan trọng có tính định q trình sản xuất, bảo đảm cho q trình sản xuất tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng liên tục, đảm bảo hiệu trình sản xuất Chuẩn bị sản xuất liên quan đến nhiều khâu, nhiều phận.Đối tượng liên quan bao gồm: + Tài liệu kỹ thuật: bao gồm hệ thống yêu cầu khách hàng nêu rõ tên hàng, mã hàng, số lượng sản phẩm, tỉ lệ cỡ, tỉ lệ màu, thơng số kích thước tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, sơ đồ giá, hướng dẫn gắn mác, mẫu giấy, mẫu vật,… Hệ thống tài liệu kỹ thuật địi hỏi cơng ty phải tuân thủ nghiêm túc yêu cầu, dẫn khách hàng, có bảo đảm thoả mãn thoả thuận hai bên hợp đồng( phụ lục hợp đồng) Tài liệu kỹ thuật khách hàng giao cho phòng xuất nhập phịng xuất nhập chuyển phần có liên quan đến phận có liên quan chủ yếu trước tiên phòng kỹ thuật- phòng chức kỹ thuật sản xuất  Lệnh sản xuất: Là văn cụ thể hoá kế hoạch sản xuất tháng yêu cầu phận sản xuất thực nội dung sản xuất sản xuất hàng gì( tên hàng), số lượng sản phẩm, định mức nguyên phụ liệu, ngày vào chuyền, htời gian giao hàng,…Lệnh sản xuất trưởng phòng xuất nhập ký trước gưủi cho xí nghiệp thành viên Trong q trình triển khai lệnh sản xuất, khơng có thay đổi biểu mẫu thức Trong trường hợp có thay đổi yếu tố(đã nêu trên) lệnh phải phát lệnh mới, lệnh cũ huỷ bỏ thu hồi- cán mặt hàng lưu file lỗi thời Thứ tự lệnh ban đầu đánh theo số tự nhiên: 1,2,3… kèm chữ (A), thứ tự lệnh thay lệnh cũ giữ nguyên số tự nhiên kèm theo chữ(B),(C),(D),… Trong trường hợp lệnh sản xuất thay đổi phịng xuất nhập không thay đổi lệnh mà thông báo kèm theo cho đơn vị nhận lệnh  Xem xét số vấn đề thuộc tài liệu kỹ thuật + Sau có lệnh sản xuất ban hành(đối với hàng gia công), cán mặt hàng chuyển mẫu gốc cho phòng kỹ thuật xác định mức phụ liệu, vải kho phòng kỹ thuật lập bảng màu báo lại định mức nguyên phụ liệu để cán mặt hàng tiến hành cân đối xác địmh số nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất(trường hợp thiếu thoả thuận với khách, cán mặt hàng xác định số lượng nguyên phụ liệu cần mua) + Đối với hàng FOB, phòng kỹ thuật phòng kinh doanh tiếp thị phải xác định mẫu giấy, thông số kỹ thuật , định mức nguyên phụ liệu phòng kinh doanh tiếp thị phải lập phương án mua nguyên phụ liệu trước ký hợp đồng FOB Sau hợp đồng FOB ký kết, cán phịng kinh doanh tiếp thị phải hồn thành phương án mua nguyên phụ liệu thao nhu cầu, tuân thủ qui trình mua hàng Khi vải phịng kinh doanh tiếp thị, phòng kỹ thuật xác định màu chỉ( màu chưa xác định phương án mua nguyên vật liệu) từ nên bảng phối màu Xem xét số vấn đề định mức nguyên phụ liệu, bảng phối màu, màu chỉ,… trách nhiệm phịng kỹ thuật( chính) phịng xuất nhập khẩu( phối hợp) hợp đồng gia công, trách nhiệm phịng kỹ thuật(chính) phịng kinh doanh tiếp thị(phối hợp) hợp đồng FOB  Theo dõi tiến độ nhận nguyên phụ liệu Trước cán mặt hàng phải hoàn thành thủ tục nhập phải chứng từ cần thiết có liên quan đến hàng nhập như: P/L, INV ( có), bảng phối màu (nếu có) cho phịng phục vụ sản xuất ( thủ kho), thông báo thời gian hàng để phịng phục vụ sản xuất bố trí phương tiện tiếp nhận Khi hàng nhập về, thủ kho tiến hành nhận hàng đối chiếu với P/L, bảng phối màu với số lượng chất lượng thực nhập Thủ kho làm thủ tục nhập cần thiết lập biên nhận hàng yêu cầu giám định (của VINACONTROL) có ghi hàng nhập thiếu nhiều, đồng thời thủ kho báo cáo với cán mặt hàng theo dõi lô hàng để thông báo kịp thời với khách hàng đại diện khách hàng điện thoại, fax( văn cần), để có hướng điều chỉnh kịp thời( với hàng gia công) thông báo với nhà cung ứng để có hướng giải (với hàng FOB) Khi nguyên phụ liệu nhập về, đủ hay thiếu, cán mặt hàng phải cân đối nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất  Cân đối nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất Cân đối nguyên phụ liệu trình cân đối liên tục từ chuẩn bị nguyên phụ liệu đến kết thúc trình sản xuất, đảm bảo yêu cầu khách hàng Khi hàng kho, cán mặt hàng lấy số liệu nguyên phụ liệu thực nhập kho để tiến hành cân đối lượng nguyên phụ liệu thực nhập nhu cầu sản xuất theo mã hàng, mặt cán mặt hàng lập bảng cân đối trình phụ trách phịng xem xét duyệt đưa vào sản xuất, mặt thông báo với khách hàng(nếu hàng gia công ), thông báo với nhà cung ứng (nếu hàng FOB) để có giải ngay(nếu cần thiết) sau Sau cân đối thông báo cho khách hàng nhà cung ứng tuỳ tình hình mà trưởng phịng xuất nhập định phát lệnh sản xuất thức