Phân tích môi trường và hệ thống thông tin quản trị
Chương V. PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG và HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ1. NHU CẦU THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ (MIS)2. THIẾT LẬP NHỮNG NHU CẦU THÔNG TIN3. THIẾT LẬP HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN4. DỰ BÁO SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG KINH DOANH 5. PHÂN TÍCH NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM, CƠ HỘI VÀ ĐE DỌA Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là toàn bộ những qui tắc, những cách thức mà thông qua đó nhân viên sử dụng các thiết bị thu thập và phân tích các dữ kiện tạo ra thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp làm quyết định. XÁC ĐỊNH NHU CẦU THÔNG TINXác định các nguồn thông tin tổng quátXác định các nguồn thông tin cụ thểXây dựng hệ thống thu thập thông tinThực hiện hệ thống thu thập thông tin để theo dõi môi trường KDDự báo diễn biến môi trường kinh doanhLập bảng tổng hợp môi trường kinh doanhPhân tích mặt mạnh, yếu; cơ hội và nguy cơĐề ra phản ứng chiến lượcTheo dõi và cặp nhật hệ thống thông tin quản lýCác bước chính của mô hình hệ thống thông tin quản trị: •Chức năng của chiến lược là phải phát huy được các ưu điểm của DN nhằm đạt được các mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.• Mục tiêu và chiến lược còn nhằm nắm bắt các cơ hội và giảm thiểu tác động của các nguy cơ trong điều kiện môi trường. Việc phân tích gây ảnh hưởng (nếu có thể) và thích nghi với các điều kiện môi trường hiện tại và môi trường dự kiến trong tương lai là chìa khoá đảm bảo sự thành công của DN. Ngoài việc thích nghi và đối phó với các điều kiện môi trường các DN còn phải chuẩn bị sẵn sàng để đương đầu với tương lai.Xác định nhu cầu thông tin và hệ thống thông tin quản trị B1. Xác định nhu cầu thông tin•Số lượng•Loại thông tin cần thu thập•Thời gian•Giới hạn kinh phí Xác định nhu cầu thông tin√ Để có đủ cơ sở cho việc dự báo những thay đổi môi trường và tạo lập các bảng thông tin tóm lược, ít nhất cần thu thập đủ các dữ liệu: •Bảng tổng hợp điều kiện môi trường vĩ mô•Bảng tổng hợp môi trường tác nghiệp•Hoàn cảnh nội tại•Bảng tổng hợp thông tin về đối thủ cạnh tranh•Bảng tổng hợp thông tin về khách hàng•Bảng tổng hợp thông tin về nhà cung cấp STT Diễn giải Ghi chú1 Các nhà quản trị có sử dụng hệ thống thông tin để ra quyết định hay không?2 Trong doanh nghiệp có trưởng ban thông tin hay giám đốc hệ thống thông tin hay không?3 Các dữ liệu trong hệ thống thông tin có được cập nhật hoá thường xuyên hay không?4 Các nhà quản trị từ tất cả các bộ phận chức năng của doanh nghiệp có đóng góp đầu vào cho hệ thống thông tin hay không?Bảng : Phân tích hệ thống thông tin của doanh nghiệp. STT Diễn giải Ghi chú5 Các chiến lược giá của doanh nghiệp có quen thuộc với hệ thống thông tin của các đối thủ cạnh tranh của nó hay không?6 Hệ thống thông tin có dễ sử dụng hay không?7 Tất cả những người sử dụng hệ thống thông tin có hiểu được lợi thế cạnh tranh mà thông tin có thể mang lại cho các doanh nghiệp hay không?8 Những người sử dụng hệ thống thông tin có được tham gia những chương trình huấn luyện về máy điện toán hay không?9 Hệ thống thông tin của doanh nghiệp có được cải tiến liên tục về nội dung và tính dễ sử dụng hay không?Bảng : Phân tích hệ thống thông tin của doanh nghiệp. B2. XÁC ĐỊNH RÕ CÁC NGUỒN THÔNG TIN TỔNG QUÁT•Có 4 nguồn thông tin tổng quát:- nguồn thông tin thứ cấp nội bộ- nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài- nguồn thông tin sơ cấp nội bộ- nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài B3. XÁC ĐỊNH RÕ CÁC NGUỒN THÔNG TIN CỤ THỂ•Nguồn thông tin thứ cấp nội bộ: các báo cáo kế toán, báo cáo sản xuất, nhân sự .•Nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài: báo, tạp chí, văn bản, tài liệu do các hiệp hội .•Nguồn thông tin sơ cấp nội bộ: cần đặt trọng tâm vào nhân sự của DN: nhân viên bán hàng, nhân viên cung ứng . Thông qua họ có thể thu thập được các thông tin có giá trị.•Nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài: chỉ được sử dụng đến nếu như 3 nguồn thông tin nói trên không cung cấp đủ thông tin cần thiết [...]... Những thông tin điều chỉnh: tuân thủ qui định, luật lệ - Thông tin quan hệ xã hội trong lao động: công đoàn Thông tin về nghiên cứu và phát triển • Những thông tin về sản phẩm mới, công nghệ tiến tiến, quá trình sản xuất mới • Các thông tin này nghiêng về mặt kỹ thuật Thông tin marketing • Là nguồn thông tin giữ vai trò quan trọng sống còn trong việc cung cấp thông tin cho các cấp quản lý Từ những thông. .. Thông tin tài nguyên, nhân lực • Thông tin này nhằm cung cấp cho nhà quản lý những tiềm năng về: - tài nguyên, - nhân lực, - những chi phí - và khả năng khai thác tiềm năng phục vụ cho những chiến lược khác nhau của công ty Thông tin sản xuất • Thông tin này thường gắn liền với những chi phí sản xuất, khả năng sản xuất và các thông tin liên quan đến sản phẩm - Phân tích địa điểm: Bao gồm thông tin. .. Thông tin về tài chính • Đây là thông tin quan trọng, là thông tin về sức mạnh của công ty, những cơ hội và đe doạ Những chính sách tài chính của đối thủ của công nghiệp và Nhà nước Đôi khi thông tin loại này cung cấp các tín hiệu về một cuộc cạnh tranh mới đang khởi sự Đây là loại thông tin phải được bảo mật chặt chẽ, chỉ có những quản trị cấp cao có trách nhiệm mới được sử dụng thông tin này Thông. .. thông tin này nhà quản lý đề ra những phân tích đối thủ, phân tích sản phẩm, thị trường và những chính sách chiến lược thích hợp • Các thông tin từ nguồn này có thể là: khối lượng bán hàng, chỉ tiêu quảng cáo, thị phần, kích thước và độ hấp dẫn thị trường, cường độ cạnh tranh, tính chất cạnh tranh, giá cả, hiệu quả doanh số, chất lượng sản phẩm • Ngoài ra còn có các thông tin bán hàng, thử nghiệm thị trường, ... THỐNG THU THẬP THÔNG TIN • NỘI DUNG: đề ra trách nhiệm, xây dựng một cơ chế hữu hiệu cho công tác thu thập thông tin; • thông qua các quyết định để phổ biến thông tin trong toàn công ty • các DN càng bỏ nhiều công sức cho việc thu thập thông tin môi trường trên diện rộng thì càng có khả năng sống còn nhiều hơn Bảng: Các mô hình thu thập thông tin MÔ HÌNH thu... chặt chẽ, chỉ có những quản trị cấp cao có trách nhiệm mới được sử dụng thông tin này Thông tin văn hoá của tổ chức • Những thông tin này cung cấp cho các nhà quản trị thái độ của nhân viên, tinh thần làm việc nhằm giúp các nhà quản trị xác định các phương thức quản trị hữu hiệu nhất DỰ BÁO SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG KINH DOANH • Những tiên đoán thay đổi hoàn cảnh • Thể hiện những hồ sơ hoàn cảnh Những... thu thập thông tin môi trường kinh doanh Thông tin cạnh tranh • Những công ty thường có nhiều thông tin từ việc nghe ngóng tín hiệu thị trường của các đối thủ cạnh tranh • Một tín hiệu thị trường là bất cứ hành động nào của đối thủ cạnh tranh liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến mục tiêu của họ, cần chú ý nhiều khi tín hiệu đó chỉ là những dấu hiệu đánh lạc hướng Có nhiều loại tín hiệu thị trường: ... thời gian với những kết quá khác nhau nhằm tìm ra mối liên hệ trong tương lai Một số phương pháp để tiên đoán (tiếp) 2.4 Đặt mô hình năng động: Sử dụng những hệ thống phương trình toán và thống kê để tiên đoán sự thay đổi của môi trường 2.5 Phân tích tác động đan chéo: Nhằm nhận ra một bộ những xu hướng then chốt bằng cách đặt câu hỏi:"Nếu biến cố A xảy ra thì nó tác động tới những xu hướng khác như... chính trị văn hoá và những yếu tố khác có thể làm cho địa điểm này tốt hơn địa điểm khác - Chất lượng sản phẩm: Tiềm năng sản phẩm, chi phí để thay đổi chất lượng, thể thức kiểm soát chất lượng - Thông tin sản xuất (tiếp) - Khả năng phương tiện: khả năng tiềm tàng, khả năng thật sự có thể huy động được trong thời gian nhất định - Những dữ kiện về nguyên nhiên vật liệu - Thông tin về sửa chữa bảo quản. .. điểm về tính phù hợp và sự lôi cuốn biến cố nào BẢNG TỔNG HỢP MÔI TRƯỜNG VĨ MÔ (1) (2) (3) (4) (5) yếu tố môi trường Mức độ quan trọng của yếu tố đối với ngành Mức độ tác động đối với DN Tính chất tác động Điểm cộng dồn Danh sách các yếu tố 3 = cao 2 = trung bình 1 = thấp 3 =nhiều 2 = trung bình 1 = ít 0= không tác động + =tích cực -=tiêu cực - Cột (1): Liệt kê những yếu tố trọng yếu và những bộ phận của . V. PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG và HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ1. NHU CẦU THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ (MIS)2. THIẾT LẬP NHỮNG NHU CẦU THÔNG TIN3 .. HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN4 . DỰ BÁO SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG KINH DOANH 5. PHÂN TÍCH NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM, CƠ HỘI VÀ ĐE DỌA Hệ thống thông tin