Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị tại một số doanh nghiệp

TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN NĂM 2018 TÊN ĐỀ TÀI ĐÁNH GIÁ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Toàn Lớp: Công nghệ phần mềm K56 Trần Lƣơng Minh Trân Lớp: Kỹ thuật viễn thông K56 Phan Ngọc Hân Lớp: Quản trị kinh doanh K56 Võ Thị Thúy Nga Lớp: Quản trị Logistic K57 Nguyễn Xuân Thịnh Lớp: Kinh tế bƣu VT K57 Giáo viên hƣớng dẫn: ThS Đặng Văn Ơn Năm 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN NĂM 2018 TÊN ĐỀ TÀI ĐÁNH GIÁ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Toàn Trần Lƣơng Minh Trân Phan Ngọc Hân Võ Thị Thúy Nga Nguyễn Xuân Thịnh Nam Nam Nữ Nữ Nam Dân tộc: Kinh Dân tộc: Kinh Dân tộc: Kinh Dân tộc: Kinh Dân tộc: Kinh Giáo viên hƣớng dẫn: ThS Đặng Văn Ơn Năm 2018 Lớp: Công nghệ phần mềm K56 Lớp: Kỹ thuật viễn thông K56 Lớp: Quản trị kinh doanh K56 Lớp: Quản trị Logistic K57 Lớp: Kinh tế bƣu VT K57 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài: Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Đối tƣợng nghiên cứu: Phƣơng pháp nghiên cứu: Kết cấu đề tài: CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm công nghệ thông tin 1.1.2 Khái niệm doanh nghiệp 1.1.3 Khái niệm quản trị 1.1.4 Khái niệm quản trị doanh nghiệp 1.1.5 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin 1.2 Vai trò tầm quan trọng ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp 1.2.1 Vai trò ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị doanh nghiệp 1.2.2 Tầm quan trọng ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp 1.3 Nội dung ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị doanh nghiệp: 1.3.1 Cơ sở ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị doanh nghiệp: 1.3.3 Quy trình ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị doanh nghiệp 10 1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp: 13 1.4.1 Yếu tố bên 13 1.4.2 Yếu tố bên 15 CHƢƠNG 2: THƢC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP 17 2.1 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp Việt Nam thời gian qua 17 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp Công ty cổ phần Nông dƣợc Hai 21 2.2.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 21 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty 22 2.2.3 Ngành nghề kinh doanh hệ thống mạng lƣới tiếp thị Công ty 23 2.2.4 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị sản xuất kinh doanh công ty cổ phần Nông Dƣợc HAI 24 2.2.5 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý mua hàng công ty cổ phần Nông Dƣợc HAI 25 2.2.5 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho công ty Cổ phần Nông Dƣợc HAI: 27 2.3 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk 28 2.3.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty 28 2.3.2 Tầm nhìn, sứ mạng mục tiêu công ty 30 2.3.3 Cơ cấu tổ chức công ty 30 2.3.4 Tổ chức nhân tổ chức công việc 31 2.3.5 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý trang trại bị sữa cơng ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk 32 2.3.6 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý bán hàng công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk 34 2.3.6 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kênh phân phối sản phẩm công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk 36 2.4 Đánh giá chung việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp 37 2.4.1 Những mặt đạt đƣợc 37 2.4.2 Những mặt hạn chế 38 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI DOANH NGHIỆP 40 3.1 Giải pháp: Thiết lập lộ trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp cách phù hợp 40 3.2 Giải pháp: Chuẩn bị lực lƣc lƣợng lao động có tay nghề cao 41 3.3 Giải pháp: Đổi công nghệ 42 3.4 Giải pháp: Triển khai ứng dụng ERP “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” vào hoạt động quản trị doanh nghiệp 42 3.5 Giải pháp: Áp dụng phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp cách toàn diện 43 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 45 Kết luận 45 Kiến nghị 45 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 Mơ hình chuỗi giá trị Michael Porter Hình 1.2 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin chuỗi giá trị Hình 1.3 Các bƣớc triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động QTDN 10 Hình 1.4 Hệ thống thông tin 14 Hình 2.1 Sơ đồ máy tổ chức 22 Hình 2.2 Lễ ký kết hợp tác cơng ty Hai OST 24 Hình 2.3 Sơ đồ máy tổ chức Vinamilk 30 Hình 2.4 Bị đƣợc đeo số tai để nhận dạng, quản lý chíp điện tử 33 Hình 2.5 Hệ thống vắt sữa tự động đại đƣợc nhập từ Châu Âu 34 Hình 2.6 Lễ ký hợp đồng Vinamilk Viettel triển khai hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến theo thời gian thực 35 Hình 3.1 Lộ trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp 40 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng phần mềm phục vụ công tác quản trị đơn vị 19 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT DN BVTV SCM POS CRM OAM HRM FAM ICS ERP CAD CAE CAM ERP RFQs AP HCM BI Công nghệ thông tin Doanh Nghiệp Bảo vệ thực vật Supply Chain Management Point of Sales Customer Relationship Management Office Administrator Management Human Resource Management Finance and Accounting Management Inventory Control System Enterprise Resource Planning Computer Aided Design Computer Aided Engineering Computer Aided Manufacturing Enterprise Resouce Planning Request for Quotation Account Payable Human Capital Management Business Intelligence TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI PHÂN HIỆU TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THÔNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Thông tin chung: - Tên đề tài: “Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị số doanh nghiệp” - Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Tồn Lớp: Cơng nghệ phần mềm K56 Trần Lƣơng Minh Trân Lớp: Kỹ thuật viễn thông K56 Phan Ngọc Hân Lớp: Quản trị kinh doanh K56 Võ Thị Thúy Nga Lớp: Quản trị Logistic K57 Nguyễn Xuân Thịnh Lớp: Kinh tế bƣu chínhVT K57 - Giáo viên hƣớng dẫn: ThS Đặng Văn Ơn Mục tiêu đề tài: Đánh giá thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị số doanh nghiệp Từ đề xuất số giải pháp nhằm tăng cƣờng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp thời gian tới Tính sáng tạo: - Hệ thống đƣợc thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung cơng tác quản trị nói riêng doanh nghiệp Việt Nam - Trình bày đƣợc bƣớc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp Kết nghiên cứu: - Phân tích đƣợc tổng quan việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị 02 doanh nghiệp, thấy rõ đƣợc thuận lợi khó khăn việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp Đóng góp mặt kinh tế - xã hội, giáo dục đào tạo, an ninh, quốc phòng khả áp dụng đề tài: Những nội dung nghiên cứu đề tài giúp cho doanh nghiệp có nhìn tổng quan lợi ích to lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung cơng tác quản trị nói riêng Cung cấp cho doanh nghiệp số giải pháp để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cách hiệu thời gian tới Công bố khoa học sinh viên từ kết nghiên cứu đề tài (ghi rõ họ tên tác giả, nhan đề yếu tố xuất có) nhận xét, đánh giá sở áp dụng kết nghiên cứu (nếu có): Ngày 02 tháng 05 năm 2018 Sinh viên chịu trách nhiệm thực đề tài Nguyễn Thanh Toàn Nhận xét ngƣời hƣớng dẫn đóng góp khoa học sinh viên thực đề tài: Nội dung nghiên cứu đề tài đáp ứng mục tiêu đề Ngày 02 tháng 05 năm 2018 Ngƣời hƣớng dẫn ThS Đặng Văn Ơn PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài: Ngày nay, công nghệ thông tin công cụ quan trọng sản xuất phát triển kinh doanh, công nghệ thông tin tạo nên sức hút hàng hóa, giảm chi phí quảng bá, marketing sản phẩm, tạo nên ƣu vƣợt trội việc quan hệ với đối tác khách hàng Việc hạn chế ứng dụng công nghệ thông tin, làm giảm tầm nhìn, khả chiến lƣợc cạnh tranh doanh nghiệp Vì vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung quản trị doanh nghiệp nói riêng trở thành xu hƣớng tất yếu đƣờng hội nhập quốc tế Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc doanh nghiệp ngày quan tâm nhiều Điều lại trở nên quan trọng hết mà phát triển cạnh tranh doanh nghiệp ngày lớn, mà doanh nghiệp nƣớc xuất ngày nhiều thị trƣờng Việt Nam Trong môi trƣờng cạnh tranh ngày khốc liệt doanh nghiệp, thách thức chất lƣợng, hiệu quả, việc cắt giảm chi phí sản xuất kinh doanh, vấn đề liên quan đến đối tác mối tƣơng quan nhà cung cấp ngƣời tiêu thụ đòi hỏi doanh nghiệp phải chấp nhận thay đổi phƣơng thức kinh doanh, tìm hiểu phƣơng thức để ứng dụng cơng nghệ thơng tin có hiệu nhất, mở rộng hình thức thông tin, liên lạc để bán sản phẩm tạo đƣợc dịch vụ tốt Trong kinh tế tri thức, công nghệ thông tin động lực quan trọng, phát triển mạnh mẽ, sôi động, tác động nhiều mặt đến phát triển kinh tế - xã hội ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin tốt góp phần thúc đẩy cơng đổi mới, tạo nên bƣớc chuyển biến chất lực lƣợng sản xuất nhằm đẩy mạnh nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa quê hƣơng, tăng cƣờng lực cạnh tranh, chủ động tích cực hội nhập kinh tế khu vực quốc tế Việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học cơng nghệ nói chung, cơng nghệ thơng tin nói riêng sản xuất, kinh doanh vấn đề sống doanh nghiệp Tuy nhiên, nƣớc ta nay, việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp chƣa đƣợc triển khai có hiệu cịn gặp nhiều khó khăn việc tiếp cận Thấy đƣợc vấn đề nhóm tác giả định chọn đề tài: “Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị số doanh nghiệp” làm đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Đánh giá thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị số doanh nghiệp Từ đề xuất số giải pháp nhằm tăng cƣờng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp thời gian tới Đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài sâu vào phân tích thực trạng việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung quản trị doanh nghiệp nói riêng nƣớc ta nay; tìm hiểu thuận lợi khó khăn việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản trị doanh nghiệp; từ làm sở đề xuất giải pháp nhằm tăng cƣờng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp thời gian tới Phƣơng pháp nghiên cứu: Trong phạm vi khuôn khổ nghiên cứu, đề tài sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ: Phƣơng pháp tổng hợp phân tích Các phƣơng pháp này, kết hợp với tồn q trình nghiên cứu tạo kết thực tế, gần gũi với đối tƣợng liên quan Đó sở quan trọng để tìm giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp Kết cấu đề tài: - Chƣơng 1: Cơ sở lý luận chung ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị doanh nghiệp - Chƣơng 2: Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị số doanh nghiệp - Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp thời gian tới môi trƣờng làm việc cho nhân viên từ văn phòng đến nhà máy nhằm phát huy cách tốt lực làm việc thành viên b Tổ chức công việc: - Chế độ trách nhiệm rõ ràng - Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 ISO 9001:2000 - Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý: Hệ thống Oracle E Business Suite 1, Customer Relationship Manager–SAP, Enterprise Resource Planning (ERP) 2.3.5 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý trang trại bị sữa cơng ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk Công ty Vinamilk triển khai thành công ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý trang trại Trại bị sữa nằm xã Đơng Hiếu, thị xã Thái Hòa, huyện Nghĩa Đàn, tỉnh Nghệ An Ở bị sữa đƣợc nằm nệm, có gắn chíp điện tử, chí khăn lau vú bị trƣớc vắt sữa máy phải nhập từ nƣớc - Mỗi bị đeo chíp thƣờng trực bên cổ để theo dõi sức khỏe, bệnh tật, sản lƣợng sữa gần nhƣ tồn thơng tin liên quan tới đời sống bò (ngoại trừ việc phát động dục phải dùng chíp khác) - Mỗi chíp nhƣ có giá khoảng 70 euro Một bò thời kỳ cho sữa nhƣng đƣợc phát có bệnh, đƣợc nhân viên thú y tiêm thuốc trị bệnh Nhờ có chíp nên dù nhân viên khu vắt sữa có đƣa máy vắt tự động vào máy khơng vắt biết bị bị bệnh - Trang trại có diện tích khoảng 36 héc-ta gồm chuồng trại, khu phụ trợ hécta 30 héc-ta trồng giống cỏ cho suất cao Chuồng trại đƣợc xây dựng theo công nghệ đại tiêu chuẩn cao tƣơng tự trang trại chăn ni bị sữa đại châu Âu Đƣợc hiết kế Delaval, chuồng có mái tơn lạnh chống nóng, quạt làm mát, hệ thống dọn phân bị tự động; nằm bị đƣợc lót nệm (nệm cao su nhập từ Thụy Điển để bảo vệ chân móng – đƣợc xem phận nhạy cảm thể sức khỏe bò) máng uống nƣớc tự động, hệ thống máy vắt sữa tự động, kể việc sản xuất chíp nói 32 - Trang trại đƣợc đầu tƣ 100 tỷ đồng, trang trại nhập bò cho sữa HF (Holstein Friesian – bị có nguồn gốc từ Hà Lan, đƣợc hóa chuyên cho sữa suất cao) từ New Zealand thuê chuyên gia Israel phụ trách kỹ thuật chăn nuôi, chuồng trại Công ty ký hợp đồng mua tồn kỹ thuật, cơng nghệ chăn ni bị chế biến sữa, có việc quản lý chăn ni bị sữa đại cách gắn chip cho bị theo mơ hình trang trại Israel Hình 2.4 Bị đƣợc đeo số tai để nhận dạng, quản lý chíp điện tử Nguồn: www.vinamilk.com.vn - Hiện Việt Nam bò sữa đƣợc vắt hai lần ngày Israel ba lần (sáng, trƣa, chiều) lần vắt đạt 14-18 kg sữa/con Sản lƣợng sữa bình quân từ 11.500 đến 12.000 kg/con/năm Nhờ ni tập trung, mang tính chun nghiệp cao, khâu công việc trang trại đƣợc tự động hóa, giới hóa cao nên hao phí lao động, cơng nhân quản lý tới 130 bò sữa Còn trại bò sữa Việt Nam nay, ngƣời lao động quản lý đƣợc 10 bị 33 Hình 2.5 Hệ thống vắt sữa tự động đại đƣợc nhập từ Châu Âu Nguồn: www.vinamilk.com.vn 2.3.6 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý bán hàng công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk Để nâng cao hiệu công tác quản trị bán hang, công ty Vinamilk triển khai hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến theo thời gian thực Đây hệ thống tổng thể quản lý bán hàng đảm bảo liệu tập trung, xử lý trực tuyến, giám sát vị trí lộ trình tức thời Viettel xây dựng cho Vinamilk Hệ thống bao gồm phần cứng, phần mềm, thiết bị đầu cuối đƣợc kết nối Internet băng rộng qua 3G cáp quang Toàn hệ thống Viettel cung cấp trƣớc Vinamilk sử dụng dƣới hình thức thuê dịch vụ Hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến theo thời gian thực không hạn chế số lƣợng ngƣời dùng xây dựng dựa thói quen nhu cầu quản lý doanh nghiệp Hình thức cho thuê dịch vụ giúp đẩy nhanh tiến độ dự án, tạo an tâm giảm rủi ro cho doanh nghiệp triển khai ứng dụng CNTT Với hệ thống này, máy bán hàng Vinamilk (gồm nhà phân phối, giám sát bán hàng nhân viên bán hàng) đƣợc kết nối phần mềm thống nhất, sở liệu tập trung, trực tuyến, tức liên tục Nhƣ vậy, đâu ngƣời quản lý nhìn thấy hộp sữa đƣợc bán ra, đồng tiền đƣợc thu 34 “Với mục tiêu trở thành 50 công ty sữa lớn giới đến năm 2017 với doanh thu đạt tỷ USD, Vinamilk cần có cơng cụ để phản ứng nhanh với diễn biến thị trƣờng để gia tăng chất lƣợng dịch vụ khách hàng, nâng cao trình độ quản trị doanh nghiệp quốc tế Vì vậy, việc ứng dụng CNTT quản trị đƣợc Vinamilk nhìn nhận từ sớm đầu tƣ mang tầm chiến lƣợc Công ty tìm kiếm nhiều sản phẩm phần mềm nƣớc ngồi, nhƣng khơng có đƣợc giải pháp phù hợp với yêu cầu Hệ thống Viettel có khả mở rộng không hạn chế số lƣợng ngƣời sử dụng, giải pháp kết hợp với mạng 3G Viettel giúp công ty giải đƣợc toán quản lý điểm bán rộng khắp Vinamilk Hình 2.6 Lễ ký hợp đồng Vinamilk Viettel triển khai hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến theo thời gian thực Nguồn: www.vinamilk.com.vn Với đối tƣợng có đặc thù cơng việc liên tục di chuyển nhƣ nhân viên bán hàng, giám sát bán hàng Vinamilk đƣợc trang bị máy tính bảng có kết nối 3G, hệ thống định vị toàn cầu (GPS) camera số Khi tiếp xúc với điểm bán, thông tin liên quan tình hình hàng hóa, tiền hàng điểm bán đƣợc cập nhật thời điểm nhân viên bán hàng có mặt Hình ảnh trƣng bày sản phẩm, biển hiệu nhà phân phối, điểm bán đƣợc cập nhật theo thời gian thực Kết hợp với đồ số, cán giám sát bán hàng biết đƣợc vị trí, tuyến đƣờng di chuyển hoạt động thăm viếng điểm bán toàn nhân viên bán hàng thay theo dõi đƣợc vài tuyến đƣờng nhƣ trƣớc Các thông tin 35 hoạt động toàn tuyến kinh doanh đƣợc cập nhật liên tục hệ thống giúp cấp quản lý có đƣợc nhìn tổng thể định kịp thời với biến động thị trƣờng Trên thực tế, giải pháp hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến (DMS.ONE) đƣợc Vinamilk Viettel triển khai thử nghiệm địa bàn TP HCM với 300 nhân viên bán hàng từ tháng 10/2012 Sau tháng thử nghiệm miễn phí, ngày 21/2/2017, Viettel Vinamilk thức ký hợp đồng triển khai diện rộng hệ thống tới 200 nhà phân phối, gần 2.000 nhân viên bán hàng 200.000 cửa hàng bán lẻ nƣớc 2.3.6 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kênh phân phối sản phẩm công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk Để quản lý tốt kênh phân phối phạm vi toàn quốc, Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft + Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) SAP Đây dự án giai đoạn hai việc triển khai ERP công ty Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đƣợc nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác đƣợc tích hợp vào hệ thống + Với nỗ lực đầu tƣ trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có cơng cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk nƣớc kết nối thơng tin với trung tâm hai tình online offline Thơng tin tập trung giúp Vinamilk đƣa xử lý kịp thời nhƣ hỗ trợ xác việc lập kế hoạch Việc thu thập quản lý thơng tin bán hàng đại lý để đáp ứng kịp thời, đem lại thỏa mãn hài lòng cho khách hàng cấp độ cao Trƣớc có hệ thống SAP CRM, thơng tin phân phối Vinamilk chủ yếu đƣợc tập hợp theo dạng thủ công công ty đại lý Hiện nay, hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) đƣợc thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chƣơng trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đƣờng truyền 36 Internet sử dụng chƣơng trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm đƣợc FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin Chƣơng trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối công ty qua phần mềm ứng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị trƣờng tốt nhờ sử dụng thơng tin đƣợc chia sẻ tồn hệ thống Vinamilk quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối Trong đó, đối tƣợng quan trọng doanh nghiệp khách hàng đầu cuối đƣợc hƣởng lợi nhờ chất lƣợng dịch vụ ngày đƣợc cải thiện + Cho đến hệ thống đáp ứng đƣợc yêu cầu đặt công ty xây dựng dự án Sau triển khai vận hành 48 nhà phân phối, Vinamilk mở rộng hệ thống đến toàn 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2018 2.4 Đánh giá chung việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp 2.4.1 Những mặt đạt đƣợc - Ứng dụng CNTT quản trị trở nên phổ biến doanh nghiệp, nhiều cơng ty có ứng dụng CNTT vào việc khác nhƣ: Quản lý công văn – đến; Quản lý tài liệu – hồ sơ; Quản lý tài – kế tốn; Quản lý nhân lực; Quản lý khách hàng; Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ… - Việc triển khai hệ thống ERP giúp cải thiện nhiều trình kiểm sốt tài hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng xác đơn hàng số liệu hạch toán Quan trọng ERP hỗ trợ nhiều cho việc lập kế hoạch định - Một ví dụ cụ thể: sau áp dụng phân hệ quản lý sản xuất cho hệ thống sản xuất công ty Nông dƣợc Hai, tỷ lệ giao hàng hạn tháng đầu năm 2017 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2016) Số ngày trung bình tồn kho phẩm 43% giảm 25% so với năm 2016 - Với việc sử dụng phần mềm Oracle giúp công ty cổ phần Nông dƣợc Hai quản lý kho theo cấp, hỗ trợ tốt cho công tác báo cáo tổng hợp lƣợng hàng 37 xuất, lƣợng hàng nhập tồn kho mặt hàng tất mặt hàng Đồng thời kết hợp với phận kế toán kiểm kê kho định kỳ - Việc sử dụng ERP công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn nguồn lực hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, nâng cao tầm quản lý cho nguồn nhân lực - Việc triển khai hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến theo thời gian thực giúp cơng ty quản lý tốt q trình bán hàng, đảm bảo liệu tập trung, xử lý trực tuyến, giám sát vị trí lộ trình tức thời - Việc trang bị hệ thống SAP CRM giúp Vinamilk có cơng cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk nƣớc kết nối thơng tin với trung tâm hai tình online offline, nâng cao đƣợc kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 2.4.2 Những mặt hạn chế Qua việc phân tích thực trạng việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quản trị Công ty cổ phần Nông dƣợc Hai Công ty cổ phần Vinamilk cho thấy nhiều doanh nghiệp lớn bƣớc đầu trọng đến vai trị cơng nghệ thơng tin cơng tác sản xuất kinh doanh, công tác quản lý nhƣ bán hàng Còn doanh nghiệp vừa nhỏ, chƣa thực thấy đƣợc lợi ích lớn lao công nghệ thông tin, chƣa làm quen đƣợc với hình thức kinh doanh mơi trƣờng thƣơng mại điện tử, chƣa có am hiểu cơng nghệ thơng tin với tầm nhìn chiến lƣợc nên chƣa có quan tâm cần thiết Các vấn đề khác có liên quan đến doanh nghiệp họ thiếu kiến thức thời gian để tiếp thu kiến thức, thiếu kỹ quản lý, sợ tăng trƣởng ƣa triển vọng ngắn hạn, hƣớng bên ngồi mà điều có nghĩa họ khơng nhận thấy tín hiệu mơi trƣờng, nhận muộn Có thể thấy rõ số hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị số doanh nghiệp nhƣ sau: - Nhận thức nhiều doanh nghiệp việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị chƣa đầy đủ Đa phần doanh nghiệp đầu tƣ chƣa hƣớng cịn hạn chế - phần lớn chi phí dành cho trang thiết bị, sở hạ tầng chƣa trọng tới giải pháp, đào tạo 38 - Nhận thức chủ doanh nghiệp ERP chƣa đúng, chƣa thấy đƣợc vai trò cần thiết ERP nhƣ Dẫn đến việc triển khai thƣờng bị thất bại - Khả tài doanh nghiệp thƣờng không đáp ứng đủ để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp Năng tài yếu nên đầu tƣ thấp khơng có phƣơng tiện đào tạo công nhân công ty - Tâm lý chung nhiều lãnh đạo quan ứng dụng CNTT tốt, chƣa ứng dụng chẳng Khơng có bách Hiện tại, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chƣa xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điện tử (Electronic Data Interchange - EDI), phí giao dịch cao - Thiếu lực lƣợng lao động có trình độ: Khó khăn lớn bao trùm doanh nghiệp vận dụng ERP vấn đề ngƣời Làm để nhân lực cơng ty hịa nhiệp đƣợc với mơi trƣờng mới, quy trình Đặc biệt, doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” khó khăn tăng lên Khó khăn khơng dừng lại độ tuổi lao động mà số lƣợng cơng việc Q trình triển khai ERP địi hỏi cơng đoạn chạy thử, kiểm tra sau đƣa vào áp dụng Vì vậy, cơng việc nhân viên tăng lên Thực tế, triển ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân viên ERP lớn Vậy sau kết thúc ERP số nhân viên đâu, làm Nhân viên bị cắt giảm từ chƣơng trình ERP? - Một khó khăn khơng phần quan trọng vấn đề cơng nghệ Cơng nghệ điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, cơng nghệ bao gồm yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai Việc triển khai cho công ty thành viên gặp khó khăn hệ thống mạng máy tính khơng đồng 39 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI DOANH NGHIỆP 3.1 Giải pháp: Thiết lập lộ trình ứng dụng cơng nghệ thông tin doanh nghiệp cách phù hợp Trƣớc tiên phải nâng cao nhận thức doanh nghiệp Một mơ hình kịch với tƣ cách phƣơng tiện để từ giai đoạn đổi nhận thức đến giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin cách chiến lƣợc đóng vai trị quan trọng Chúng cơng cụ giúp hình thành tƣ chiến lƣợc nhà quản lý doanh nghiệp Mơ hình kịch cơng nghệ thơng tin công cụ cho doanh nghiệp việc giúp họ hiểu đƣợc ứng dụng có tính chiến lƣợc công nghệ thông tin từ triển vọng trung hạn Vai trị mơ hình nâng cao nhận thức ngƣời quan tâm đến công nghệ thông tin cách kích thích q trình học hỏi mà có tác dụng tích cực Hình 3.1 Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp Nguồn: Điều tra tổng hợp a Đầu tƣ sở hạ tầng: Doanh nghiệp trang bị máy tính, thiết lập mạng cục LAN, hay mạng diện rộng WAN Lúc doanh nghiệp thiết lập kết nối Internet, mơi trƣờng truyền thơng văn phịng, công ty với đối tác… Đây giai đoạn xây dựng “phần xác” cho ứng dụng CNTT 40 b Giai đoạn sơ khai: Đƣợc hiểu dùng máy tính cho ứng dụng đơn giản Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lƣu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác mức cao thiết lập trao đổi đối thoại mạng (Forum) Giai đoạn tác động trực tiếp đến cá nhân thành viên công ty c Múc tác nghiệp: Bắt đầu đƣa chƣơng trình tài kế tốn, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lƣơng… vào sử dụng phận đơn vị Giai đoạn tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng Đặc điểm lớn giai đoạn ứng dụng mang tính rời rạc, hƣớng tới tác nghiệp thống kê Việc phân tích quản trị, điều hành có nhƣng khơng tức thời Đây mức áp dụng CNTT phổ biến doanh nghiệp Việt Nam d Ứng dụng CNTT mức chiến lƣợc: Lúc điều hành tác nghiệp, CNTT khơng cịn ứng dụng đơn mà giải pháp theo mơ hình quản trị để giúp doanh nghiệp thay đổi chất lƣợng quản lý nội tại, nâng cao lực điều hành, tăng hiệu lực cạnh tranh Đây cách áp dụng CNTT DN nƣớc tiên tiến Các mơ hình quản trị đƣợc áp dụng ERP (Enterprise Resouce Planning – Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management – Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship Management – Quản trị mối quan hệ khách hàng) Đặc điểm lớn giai đoạn CNTT tác động đến toàn DN Việc điều hành đƣợc thực hệ thống với số liệu trực tuyến hƣớng tới phân tích quản trị e Ứng dụng thƣơng mại điện tử: Giai đoạn này, doanh nghiệp dùng cơng nghệ Internet để hình thành quan hệ thƣơng mại điện tử nhƣ B2B, B2C B2G Thƣơng mại điện tử không đơn thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng… qua mạng mà kế thừa phát huy sức mạnh tảng liệu quy trình nghiệp vụ hình thành DN Điều minh chứng cho vai trò cốt lõi, thiếu ERP chiến lƣợc dài hạn, tối thiểu 10 năm 3.2 Giải pháp: Chuẩn bị lực lƣc lƣợng lao động có tay nghề cao 41 Chuẩn bị ngƣời khâu quan trọng chuẩn bị triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị (ERP) Cần phải có đồng lịng từ ban quản trị cấp cao đến nhân viên Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng ERP cần phải tìm hiểu, quan tâm đến khó khăn nhân viên thực ERP Cũng nhƣ cần phải động viên, khen thƣởng trình thực Sự tâm cao cán viên yếu tố dẩn đến thành công cao triển khai ERP Khi tiếp cận doanh nghiệp bị thất bại việc triển khai ERP đa số doanh nghiệp đề thừa nhận họ gặp nhiều vấn đề khâu ngƣời Và việc giải tốt nguồn lao động bên cạnh sách động viên cần thiết nghiên cứu triển khai ERP 3.3 Giải pháp: Đổi công nghệ Đổi công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho tồn hệ thống Cần có đổi đồng hệ thống cơng nghệ thơng tin tồn doanh nghiệp Một động muốn hoạt động tốt thiết phận phải tốt Tránh đầu tƣ tập trung thật tốt chỗ dẫn đến khập khiễng Vì chất ERP hoạt động tải liệu trung tâm xử lý mang tính update liên tục tồn hệ thống Cân nhắc chi phí tiết kiệm đƣợc so với chi phí bỏ triển khai ERP Không nên coi ERP giải pháp bắt buộc doanh nghiệp muốn tồn Cần thiết nghiên cứu thật kỹ nhà cung cấp Hiện nay, ERP Cái ở khâu kỹ thuật lẫn kinh nghiệm triển khai Chính vậy, để đạt đƣợc hiệu cao công tác triển khai ERP, doanh nghiệp cần phải bỏ thời gian nghiên cứu hoạch định kịch ERP Thành lập đội nghiên cứu giải pháp ERP 3.4 Giải pháp: Triển khai ứng dụng ERP “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” vào hoạt động quản trị doanh nghiệp Môi trƣờng kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vƣơn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hồn thiện cơng tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thông tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) 42 Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Tuy vậy, phổ biến thị trƣờng phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chƣa xuất hệ thống tích hợp có khả bao qt tồn trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Những năm gần đây, khái niệm đƣợc giới thiệu Việt Nam - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP) Ứng dụng ERP xu tất yếu, công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Một doanh nghiệp ứng dụng từ quy mơ cịn nhỏ có thuận lợi dễ triển khai doanh nghiệp sớm vào nề nếp Doanh nghiệp chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp tự gây khó khăn cho tạo lợi cho đối thủ Tuy nhiên, ứng dụng ERP dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để ứng dụng thành công nhƣ: nhận thức tâm cao ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đắn mục tiêu, phạm vi bƣớc triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp ERP không đơn cơng nghệ Trên hết, nơi tích lũy kiến thức kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp Sử dụng ERP quốc tế sử dụng kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm nhân loại Vì thế, với doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP quốc tế, có hiệu cao 3.5 Giải pháp: Áp dụng phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp cách tồn diện Hệ thống thơng tin quản trị doanh nghiệp CRM (Customer Relationship Management), Hệ thống thông tin quản trị quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management): chiến thuật kinh doanh đƣợc xây dựng với phƣơng châm “khách hàng trọng tâm” Mục tiêu chủ yếu phân hệ tăng tối đa doanh thu thông qua việc đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày tốt cách tăng cƣờng trao đổi giao tiếp với khách hàng để tìm hiểu nhu cầu thực tế họ Giải pháp cho phép nhà quản lý doanh nghiệp có nhìn nhiều chiều nhóm khách hàng mình– chiều rộng chiều sâu Bất thơng tin 43 q vị cần biết khách hàng cần click vào hệ thống – thông tin ln sẵn sàng đầy đủ • Hệ thống thông tin quản lý SCM (Supply Chain Management): Hệ thống thông tin quản trị dây chuyền cung ứng SCM (Supply Chain Management): Đây phân hệ hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP hoàn chỉnh – bao gồm tất hoạt động quản lý cần thiết nhƣ quản lý hóa đơn chứng từ, hàng mua về, hàng bán ra, lƣu thơng tính tốn mặt hàng tồn đọng với cá nhân khách hàng công ty họ ngƣời cung cấp với ngƣời mua • Hệ thống thơng tin quản lý HCM (Human Capital Management): Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực HCM (Human Capital Management): giải pháp hỗ trợ tối đa cho lãnh đạo cấp đƣa định đắn sử dụng nguồn lực lao động, thực việc trả lƣơng phân phối tiền thƣởng cho ngƣời lao động hợp lý, công bằng, pháp luật, khuyến khích động viên ngƣời tham gia lao động với cố gắng cao • Hệ thống quản trị thông minh BI (Business Intelligence): Hệ thống quản trị thông minh BI công nghệ, ứng dụng phƣơng pháp thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu sở liệu doanh nghiệp Do đó, BI thiết phải k m với hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp ERP Mục đích hệ thống BI hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp định dự đốn gần trƣớc khả xảy doanh nghiệp tƣơng lai Hệ thống BI có phân hệ nhỏ nhƣ BI Tài – Kế tốn, BI Bán hàng, BI quản trị đơn đặt hàng, BI quản trị nhân sự, BI quản trị kênh phân phối, BI quản trị dịch vụ, BI quản trị Marketing… 44 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp giúp nâng cao suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm định tốt hơn, hiệu hơn, giảm tối đa công việc dƣ thừa, nâng cao hiệu công việc Trợ giúp cán nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý kiểm tra hoạt động nghiệp vụ tài - kế toán, bán hàng, vật tự, dự án, nhân tiền lƣơng thơng tin điều hành cách xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí tăng hiệu cơng việc Chúng góp phần đƣa hoạt động doanh nghiệp vào nề nếp hiệu Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị doanh nghiệp vấn đề đƣợc quan tâm lẽ công nghệ thông tin có vai trị lớn hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thƣơng mại, quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên, nhiều câu hỏi cần đặt xung quanh việc ứng dụng Vì thế, để nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị thời gian tới, doanh nghiệp cần thực giải pháp sau: - Thiết lập lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp cách phù hợp - Chuẩn bị lực lƣc lƣợng lao động có tay nghề cao - Đổi công nghệ - Triển khai ứng dụng ERP “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” vào hoạt động quản trị doanh nghiệp - Áp dụng phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp cách toàn diện Kiến nghị - Đảng Nhà nƣớc phải luôn quan tâm đến phát triển CNTT phát triển kinh tế xã hội - Nhà nƣớc cần đề chiến lƣợc phát triển ứng dụng CNTT quản lý nhà nƣớc, hoạt động kinh tế - xã hội, giáo dục đào tạo, hoạt động nghiên cứu nhƣ xây dựng sở công nghiệp CNTT kết cấu hạ tầng máy tính - viễn thơng 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản Trị Doanh Nghiệp Thƣơng Mại, Nhà xuất Lao động – Xã hội năm 2006, PGS.TS Hoàng Minh Đƣờng Nguyễn Thừa Lộc đồng chủ biên Tổ chức hệ thống thông tin doanh nghiệp – khoa quản trị kinh doanh –ThS NGUYỄN VĂN NĂM Tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp TS HỒ TIẾN DŨNG Hệ thống thông tin quản lý – VÕ VĂN HUY – HUỲNH NGỌC LIỄU Trang wed: http://www.congtyhai.com Trang wed: www.vinamilk.com.vn 46