Kỹ năng thuyết trình

Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp cho thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất thấp. Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số hạn chế nhất định, lý do quan trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa nhập và thành công trong công việc của các bạn. Đáp ứng nhu cầu đó, Bộ môn Kỹ năng mềm ra đời nhằm mục tiêu trang bị cho các bạn đầy đủ một số kỹ năng mềm tối cần thiết ngay từ khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên, nhằm giúp cho các bạn có được nhiều lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập cũng như đi làm sau này.

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM KỸ NĂNG THUY ẾT TR ÌNH (Bậc đại học chương trình đại trà) Chủ biên: ThS Lại Thế Luyện Thành viên biên soạn: ThS Trần Thị Thảo ThS Trần Hữu Trần Huy ThS Nguyễn Võ Huệ Anh ThS Nguyễn Kim Vui ThS Lê Nữ Diễm Hương Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2021 MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU CHƯƠNG 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 1.1 Bí để tự tin thuyết trình 1.2 Các bước chuẩn bị 1.3 Tìm hiểu thính giả 19 1.4 Cách lựa chọn chủ đề thuyết trình 22 CHƯƠNG 2: 34 XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH 34 2.1 Cấu trúc nội dung thuyết trình 35 2.2 Các dạng mơ hình phần thân thuyết trình……………………………… 45 2.3 Các cách mở đầu thuyết trình……………………………………………51 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG TIỆN TRỰC QUAN TRONG THUYẾT TRÌNH 82 3.1.Kỹ thuật thiết kế trang chiếu………………………………………………….96 3.2 Nguyên tắc thiết kế slide: 84 3.3 Kỹ thuật trình bày bảng thuyết trình……………………………………105 CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ 4.1 Quy trình hồi đáp thính giả…………………………………………………110 4.2 Kỹ ứng xử tình khó…………………………………113 LỜI NĨI ĐẦU Các bạn sinh viên thân mến! Trong năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng đa số doanh nghiệp cho thấy hầu hết sinh viên trường có tỉ lệ thành công xin việc thấp Bên cạnh vấn đề kiến thức chuyên ngành số hạn chế định, lý quan trọng phải kể đến việc thiếu kỹ mềm cần thiết để hịa nhập thành cơng công việc bạn Đáp ứng nhu cầu đó, Bộ mơn Kỹ mềm đời nhằm mục tiêu trang bị cho bạn đầy đủ số kỹ mềm tối cần thiết từ bạn cịn mơi trường sinh viên, nhằm giúp cho bạn có nhiều lợi cạnh tranh trình học tập làm sau Khi cầm tài liệu học tập tay, hẳn bạn nhận kỹ thuyết trình ngày trở nên quan trọng mơi trường kinh doanh đại ngày Chính vậy, sách nhằm phục vụ đối tượng độc giả đông đảo bạn sinh viên, bạn trẻ, đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhân viên môi giới bất động sản, nhân viên làm việc doanh nghiệp, ngân hàng, quản lý cấp trung, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, … phải làm công việc cần đến kỹ truyết trình, mong muốn hồn thiện kỹ Là người làm kinh doanh, buổi hội nghị khách hàng, hội thảo, hội họp phịng ban cơng ty, đại hội cổ đông, buổi giới thiệu sản phẩm với khách hàng, họp báo, diễn đàn doanh nghiệp,… bạn khơng thể khơng thuyết trình Dù muốn dù khơng, bạn phải thừa nhận thực tế là, kỹ thuyết trình chìa khóa giúp bạn thành công – dù bạn kinh doanh lĩnh vực Hiện tại, bạn có tự tin vào khả thuyết trình bạn khơng? Dù bạn người bước chân vào lĩnh vực kinh doanh hay bạn tự tin gặt hái nhiều thành công kinh doanh rồi, liệu bạn người thuyết trình xuất sắc chưa? Sắp tới đây, bạn có chắn rằng, thính giả thực lắng nghe bạn bạn thuyết trình khơng? Làm để thuyết trình cách thành cơng, lợi ích thính giả, chinh phục thính giả “khó tính” nhất? Làm để tự tin thuyết trình? Và làm để tạo phong cách cá nhân riêng thuyết trình? Liệu có cách để thuyết trình nhằm lơi trái tim lẫn trí óc người nghe hay khơng? Đó câu hỏi quan trọng mà thuyết trình quan tâm muốn tìm lời giải đáp Nội dung giảng gồm chương, chương trình bày theo kết cấu: A Mục tiêu chương – B Nội dung – xen lẫn phần nội dung tình tham khảo, tập thực hành câu hỏi ôn tập Với kết cấu vậy, hy vọng giúp bạn sinh viên có định hướng rõ ràng bắt đầu việc đọc chương cụ thể Thông qua chương tài liệu này, cung cấp cho sinh viên kiến thức thuyết trình Trên sở, sinh viên tự xây dựng thực bước cho buổi thuyết trình cụ thể Nhờ vậy, sinh viên tự tin dần hồn thiện kỹ thuyết trình Với kiến thức chuyển đạt ngơn từ gần gũi, dễ hiểu, ví dụ sinh động tình thực tế để xử lý tham khảo, hy vọng sinh viên cảm thấy thật ý nghĩa thú vị với tập tài liệu Tập giảng kết làm việc nghiêm túc tâm huyết nhóm biên soạn nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp q báu q thầy cơ, bạn sinh viên để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện trước tập giảng được nâng lên thành giáo trình Mọi ý kiến đóng góp bạn giúp cho tài liệu hoàn thiện lần cập nhật sau Thư từ góp ý xin gửi về: Bộ môn Kỹ mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng trường Đại học Tài - Marketing Chân thành chúc bạn gặt hái nhiều thành cơng học tập, sống nghiệp Nhóm biên soạn CHƯƠNG 1: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Mục tiêu: § Hiểu trình bày khái niệm thuyết trình § Nhận thức tầm quan trọng kỹ thuyết trình § Trình bày yêu cầu thuyết trình hiệu § Biết cách thức rèn luyện tự tin thuyết trình § Trình bày bước để xây dựng thuyết trình hiệu § Phân tích nhu cầu đặc điểm tâm lý thính giả § Vận dụng cách thức lựa chọn chủ đề có yêu cầu thuyết trình 1.1 Bí để tự tin thuyết trình 1.1.1 Khái qt thuyết trình Nói đến thuyết trình, có lẽ bạn liên tưởng đến cơng việc doanh nhân, trị gia hay diễn giả Tuy nhiên, thực tế tất thường xuyên phải thuyết trình vấn đề học tập, sống công việc… Thuyết trình nghệ thuật, người thuyết trình ví nghệ sĩ hay diễn viên đứng trước cơng chúng Thuyết trình kỹ phát triển thơng qua kinh nghiệm đào tạo Thuyết trình hiểu cách đơn giản diễn đạt người khác hiểu rõ nội dung muốn truyền tải Một người thuyết trình hiệu người thời gian để truyền tải thơng tin, người khác hiểu cặn kẽ rõ ràng thơng tin truyền tải Thuyết trình trình bày lời trước nhiều người nghe vấn đề nhằm cung cấp thơng tin thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe Thông thường có hai hình thức thuyết trình (Dựa vào mục tiêu thuyết trình) cung cấp thơng tin thuyết phục * Hiểu theo nghĩa rộng, thuyết trình dạng hoạt động người, nhằm trình bày, giải thích, thuyết minh vấn đề, chủ yếu lời nói, cho người khác hiểu, đồng thuận, tự điều chỉnh nhận thức, hành vi thực hiện, làm theo Hiểu theo cách này, người thuyết trình thuyết trình hoạt động bình thường người * Hiểu theo nghĩa hẹp, thuyết trình hoạt động diễn thuyết trước đám đơng Người thuyết trình thường trị gia, nhà khoa học, chuyên gia lĩnh vực Người nghe thường đông đảo cơng chúng người chí hướng, chun mơn Muốn thực buổi thuyết trình có hiệu quả, người thuyết trình cần nắm vững yêu cầu sau: * Yêu cầu nội dung - Thứ nhất, thơng tin thuyết trình phải mục đích, chủ đề, trọng tâm, đáp ứng mong muốn người nghe Yêu cầu đòi hỏi người thuyết trình thực hoạt động thuyết trình phải xác định: nói vấn đề gì? Nói cho ai? Nói đâu? Trong hồn cảnh nào? Và vấn đề định nói có phải vấn đề mà người nghe quan tâm hay không? - Thứ hai, thơng tin thuyết trình cần xác, rõ ràng, có độ tin cậy cao Đây yêu cầu quan trọng, tạo uy tín niềm tin người nghe người thuyết trình Vì thế, người thuyết trình phải chuẩn bị chọn lọc thơng tin có cứ, sở, nguồn gốc rõ ràng - Thứ ba, thơng tin thuyết trình cần có tính mới: u cầu địi hỏi người thuyết trình phải biết chọn lọc thông tin liên quan thiết thực; thuyết phục người nghe nên có cách nhìn nhận vấn đề, cách nghĩ khác theo xu hướng tiến bộ; cung cấp cách lý giải khác vấn đề; hệ thống, tổng kết vấn đề rời lẻ thành vấn đề, tượng có tính quy luật; cung cấp thông tin rộng cho người nghe * Yêu cầu Kỹ thể Để hoạt động thuyết trình đạt hiệu cao, bên cạnh việc chuẩn bị nội dung, vấn đề kỹ thể thuyết trình đóng vai trị quan trọng - Yêu cầu chung: kỹ sử dụng thuyết trình phải đa dạng Hay nói cách khác, thuyết trình, người thuyết trình phải sử dụng nhiều kỹ khác nhau; kỹ sử dụng phải phù hợp với mục đích hồn cảnh diễn thuyết trình việc vận dụng phải linh hoạt - Một số kỹ cần ý vận dụng thuyết trình như: § Cách thể thái độ với người nghe qua cử chỉ, hành vi § Cách sử dụng ngôn ngữ để truyền tải nội dung § Cách sử dụng phương tiện trợ giúp § Cách chọn trang phục thuyết trình Những kỹ trình bày chi tiết cụ thể chương * Yêu cầu hiệu Một hoạt động thuyết trình coi có hiệu đạt mục đích, mục tiêu mà người thuyết trình mong muốn, với mức độ khác Thơng thường, hiệu hoạt động thuyết trình đánh giá mức độ: § Người nghe hiểu thơng tin mà người thuyết trình cung cấp, truyền tải § Người nghe khơng hiểu mà tỏ thái độ đồng thuận với vấn đề, quan điểm, biện pháp mà người thuyết trình đưa đề xuất § Người nghe khơng đồng thuận mà ủng hộ, thực làm theo Trong thực tế, hoạt động thuyết trình phải đạt mức độ nói Có trường hợp cần người nghe hiểu vấn đề; có trường hợp người nghe đồng thuận; Mức độ cao người nghe hiểu, đồng thuận ủng hộ, làm theo yêu cầu mà người thuyết trình đề § Dùng điểm bullet slide § Dùng màu Nguyên tắc thiết kế slide: § Mỗi slide cần phải có tựa đề Tựa đề slide giống bảng đường Bảng đường dẫn dắt câu chuyện cách logic lí thú Do đó, bạn cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho slide cho đơn giản đủ để khán giả biết đâu câu chuyện § Mỗi slide nên trình bày ý tưởng: Một slide nên trình bày ý tưởng, khơng nên nhồi nhét ý tưởng vào slide Do đó, tất bullet, liệu, biểu đồ slide nên dùng để hỗ trợ cho ý tưởng Ý tưởng slide thể qua tựa đề slide Nếu tựa đề slide không chuyển tải ý tưởng cách nhanh chóng, diễn giả phải tốn thời gian giải thích, làm cho khán giả lãng vấn đề § Slide trình bày theo cơng thức n x n: Một slide có nhiều chữ làm khán giả khó theo dõi ý tưởng bị lỗng Mỗi slide, có chữ, nên tn thủ theo cơng thức “n x n” Cơng thức có nghĩa định slide có dịng chữ dịng nên có chữ Bạn cần lưu ý rằng, slide khơng nên có q dịng chữ (n < 7) § Viết slide theo cơng thức telegraphic: Telegraphic cách viết kiểu điện tín, giống cách phóng viên viết tiêu đề báo Cách viết telegraphic có hiệu giảm số chữ slide, giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề đọc Bạn trả lời câu hỏi sau: “Giữa 84 đọc nghe, làm cho khán giả dễ theo dõi hơn?” Câu trả lời đọc, đọc địi hỏi nỗ lực nghe Nếu diễn giả soạn slide với nhiều chữ, khán giả đọc khơng nghe Tuy nhiên, diễn giả cần khán giả phải nghe đọc (vì họ đọc báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn) Do đó, soạn slide ngắn gọn giúp khán thính giả dùng thời gian đọc dành nhiều thời gian lắng nghe Cách viết slide tốt cách viết telegraphic Đó cách viết ngắn gọn, phóng viên đặt tựa đề tin Nói cách khác, cách viết khơng tn theo văn phạm, khơng cần phải có câu văn hoàn chỉnh Cụ thể: viết ngắn lượt bỏ chữ khơng cần thiết Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn sau: Thay viết Thì nên viết Chúng ta cần phải làm so So sánh X Y sánh X Y Một vài phương pháp để giải vấn Phương pháp đề là: § Dùng biểu đồ hình ảnh: Người xưa có câu “một hình có giá trị hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng biểu đồ Thật vậy, thường nhớ biểu đồ nhớ bảng số liệu chi chít Chúng ta dễ cảm nhận có ấn tượng với biểu đồ số Biểu đồ có giá trị ghi nhớ lâu, người ta thường dùng biểu đồ hội nghị khoa học Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ cách trình bày biểu đồ cách có ý nghĩa 85 Ưu tiên sử dụng đồ thị hình ảnh Có nhiều dạng biểu đồ dạng áp dụng cho tình riêng Một số hướng dẫn chung tóm lược sau: Loại biểu đồ Mục đích Hình trịn (Pie chart) Biều đồ (bar chart) Tối đa Phần trăm, cấu – slide Dùng để so sánh, tương – slide quan, xếp hạng Biểu đồ tán xạ (scatter Mô tả biến đổi theo thời plot) – slide gian, mối tương quan Bảng số liệu Hình ảnh cartoons So sánh số liệu Minh họa cột dòng – slides Trong biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải ý định danh đơn vị trục hoành trục tung Biểu đồ hay bảng số liệu nên thiết kế cách đơn giản “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), khơng nên tham lam làm loãng chủ đề hay điểm thuyết trình Nên tránh dùng hình hoạt họa, hình ảnh làm giảm trang trọng thuyết trình Hình hoạt họa dùng không chỗ cách làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thơng điệp thuyết trình § Font cỡ chữ 86 Hiện nay, soạn thảo văn người ta thường sử dụng font chữ Times New Roman, Arial, hay font tương tự Về cỡ chữ (size), phần lớn chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 24 trở lên Nếu dùng cỡ chữ nhỏ 24 khán giả khó đọc, hội trường rộng Riêng phần tựa đề, cỡ chữ phải từ 30 đến 40 Tuy nhiên, trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo cỡ chữ 12-14 chấp nhận Không dùng chữ viết in hoa nội dung slide Chữ in hoa hiểu la hét, lịch Ngoài ra, chữ in hoa khó đọc khó theo dõi Tuy nhiên, viết nghiêng hay tơ đậm, đừng nên lạm dụng cách viết Chỉ dùng gạch cần nhấn mạnh điều quan trọng; khơng nên tránh sử dụng kiểu trình bày § Màu: Chọn màu cho chữ nghệ thuật Màu đỏ màu cam màu “nóng” nên khó tập trung Màu xanh cây, xanh nước biển, nâu màu “ngọt dịu” khó gây ý Màu đỏ xanh khó thấy người với hội chứng mù màu Cách chọn màu tùy vào bối cảnh môi trường Cũng cần phân biệt màu chữ (text color) màu (background color) Nhìn chung: § Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy: chọn chữ màu tối sáng Ví dụ chữ màu đen hay màu xanh đậm trắng § Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng tối, chữ màu trắng/vàng xanh đậm 87 Tránh dùng slide với chữ màu xanh màu đỏ (hay chữ màu đỏ màu xanh cây) nhiều người bị mù màu với kết hợp Nói chung tránh chọn màu đỏ loại màu “nóng” dễ làm cho mắt bị mệt khó theo dõi Một điều quan trọng bạn nên sử dụng Slide Master soạn thảo Powerpoint, chức giúp dễ dàng định dạng thay đổi Font chữ hàng loạt cách dễ dàng Bài thuyết trình chuẩn bị sẵn, đối tượng người nghe có thay đổi nội dung soạn sẵn khơng cịn phù hợp như: bị trùng, đối tượng thay đổi, bị thay đổi “quỹ thời gian” Khi đó, có cách giải hồn chỉnh sử dụng chức Custom Show để chọn lọc số Slide cần thuyết trình, ẩn bớt slide khơng cịn phù hợp Ngồi ra, soạn Slide thuyết trình theo nhóm, Google cung cấp ứng dụng tương tự Powerpoint thông thường cộng thêm nhiều ưu điểm như: cho phép lúc nhiều người tác động thuyết trình, làm việc đâu với tài khoản Gmail internet, trình chiếu online máy tính cài đặt thêm Skype Ngồi ra, hình ảnh chất lượng cao mang lại ý nghĩa vô lớn slide thuyết trình Điều khơng làm cho slide bạn sinh động chất lượng mà làm cho người xem tôn trọng Một số lưu ý sử dụng máy chiếu (LCD projector): § Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy công cụ phụ trợ (nếu có) trước thuyết trình § Kiểm tra kết nối điện đầu dây nối với máy tính § Điều chỉnh độ nét trang chiếu kích thước trang chiếu cho phù hợp với hình (focus zoom) § Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa § Khơng qua trước ống kính máy chiếu 88 § Lưu ý tắt bật máy gián đoạn lần thuyết trình dài Với lượng thời gian giới hạn bạn có để thực thuyết trình, phân chia thời gian bạn trình bày slide Cố gắng trình bày trang cách rõ ràng, khơng nhiều chữ rối mắt, thay vào hình ảnh biểu đồ màu sắc để tăng độ hấp dẫn Hiện tại, ngồi Powerpoint cịn có nhiều công cụ bạn lựa chọn muốn thiết kế thuyết trình đẹp mắt như: Prezi, Knovio, Canva, Google Presentation, …Hy vọng kiến thức giúp bạn trau dồi kỹ làm slide giúp cho bạn thuyết trình thuyết phục học tập kinh doanh 3.2 Kỹ thuật trình bày bảng thuyết trình Một số yếu tố định tới thành cơng thuyết trình bạn trình bày bảng Thơng tin bảng khơng trình bày sẵn mà xuất từ từ theo tiến trình thuyết trình bạn Những thơng tin trình bày bảng thường đọng, xúc tích chặt chẽ tài liệu Chính thế, bảng giúp thính giả ghi nhớ nhanh chắn để theo dõi, ghi chép, nhầm lẫn Đối với người thuyết trình, cần nắm vững số quy tắc cách trình bày bảng sau: § Trình bày bảng viết từ trái qua phải có hình thành kiến thức bắt đầu ghi nội dung cần vào cột bên trái bảng § Lựa chọn nội dung ngắn gọn, cụ thể để viết vào phần chia, treo tranh ảnh cho phù hợp § Khơng viết q làm bảng khơng cần phần chữ phần cảng nhiều làm bảng rối khó nhìn § Thường xun rèn viết chữ bảng viết mẫu chữ không to không q nhỏ khiến thính giả khó nhìn § Viết thẳng hàng không lên, xuống dốc Viết đủ đậm để thính giả đủ nhìn thấy § Khơng vẽ dày đặc, chi chít bảng, trình bày thơng tin vụn vặt 89 Khi luyện tập quan trọng tập thành thục kĩ từ tư đứng, cách cầm phấn, nét không nên bỏ qua quy trình viết chữ thường, chữ số chữ hoa Tuy nhiên nắm quy trình viết đẹp giấy phần việc luyện tập bảng nhanh Cần ý tập nét cần tập liên hợp nét cho cổ tay dẻo mềm mại vào tập kĩ thuật liền mạch (các nét nối: móc sang móc, móc sang cong, cong sang móc, cong sang cong ), liên kết âm vần thành tiếng, từ Phần khoảng cách, dấu chữ dấu kĩ trình bày văn giống ta viết giấy Về cách xóa bảng: Đây cơng việc tưởng chừng đơn giản cần có nguyên tắc Chúng ta xóa bảng đâu? Ở giữa, bên trái hay bên phải bảng? Nếu xóa từ hay từ bên phải bảng trước xóa bên trái bạn phải chờ cho bảng khô thời gian viết bảng Theo nguyên tắc nơi xóa trước khơ trước bắt đầu việc xóa từ xuống từ trái qua phải, đảm bảo chắn bảng bạn tư sẵn sàng cho bạn viết vẽ Đồng thời thực xóa ngang dọc bảng 3.3 Kỹ thuật thiết kế tài liệu phát tay Trong thuyết trình, tài liệu phát tay cần thiết cho thính giả khi: § Cần cập nhật thơng tin khơng có tài liệu khác § Những thơng tin trình bày phức tạp q chi tiết § Hệ thống tóm tắt thơng tin thuyết trình § Thính giả gặp khó khăn việc ghi nhớ rèn luyện kĩ Một vài lưu ý sử dụng tài liệu phát tay thuyết trình: § Xác định rõ mục đích sử dụng tài liệu phát tay § Thu thập thơng tin có liên quan đến tài liệu phát tay § Đặt mục tiêu đề rõ ràng cho tài liệu phát tay § Sử dụng ngơn ngữ từ rõ ràng đơn giản 90 § Định nghĩa thuật ngữ có § Minh hoạ rõ lời nói sơ đồ phác hoạ, tranh minh hoạ biểu đồ thích hợp § Tránh viết dày đặc trang giấy, để lề phù hợp § Sử dụng gạch chân chữ in đậm, đánh số gạch đầu dòng để nhấn mạnh phân biệt tiêu đề, phụ đề nội dung § Sử dụng thuật ngữ quán § Cung cấp tài liệu tham khảo có, để thính giả quan tâm đọc thêm CÂU HỎI ƠN TẬP Slide trình chiếu có vai trị thuyết trình? Trình bày nguyên tắc thiết kế slide trình chiếu 10 Những quy tắc trình bày bảng thuyết trình gì? 11 Khi cần chuẩn bị tài liệu phát tay cho thính giả? 12 Cần lưu ý soạn tài liệu phát tay? BÀI TẬP Chọn chủ đề thuyết trình chuẩn bị nội dung chương trước: Thiết kế slide trình chiếu Thiết kế tài liệu phát tay cho thính giả Thực hành trình bày bảng thuyết trình theo nhóm 91 CHƯƠNG KỸ NĂNG HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ Mục tiêu: § Nắm rõ quy trình hồi đáp thính giả § Nhận thức tầm quan trọng việc tương tác với thính giả thuyết trình § Có khả tương tác hiệu với thính giả thuyết trình § Có kỹ ứng xử phù hợp tình khó với thính giả 92 4.1 Quy trình hồi đáp thính giả 4.1.1 Hồi đáp sau thuyết trình Sau thuyết trình, thường giải đáp thắc mắc khán giả để giúp khán giả hiểu rõ nội dung Vì thế, kỹ trả lời câu hỏi sau thuyết trình ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng buổi thuyết trình Đã có thuyết trình thất bại diễn giả không giải đáp thỏa đáng câu hỏi người nghe Để không rơi vào trường hợp trên, từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho phong thái cách trả lời câu hỏi thật tự tin chuyên nghiệp Dưới quy trình hồi đáp thính giả: § Thank - Cảm ơn câu hỏi: nhận câu hỏi, bạn cần cảm ơn thính giả trước đưa câu trả lời Điều làm cho người hỏi cảm thấy tôn trọng khuyến khích thính giả đặt thêm câu hỏi Khi kết thúc thuyết trình, số lượng câu hỏi bạn nhận phản ánh quan tâm thính giả đến thuyết trình bạn § Repeat - Lặp lại câu hỏi: việc lặp lại câu hỏi vừa thể bạn lắng nghe nghiêm túc câu hỏi thính giả, vừa giúp bạn xác nhận lại nội dung hỏi thính giả Nếu khơng thực bước này, bạn gặp phải trường hợp nghe khơng đầy đủ hiểu sai ý hỏi thính giả trả lời khơng xác thính giả quan tâm § Answer - Trả lời: Bạn cần trả lời đầy đủ nội dung hỏi mà thính giả đặt Nếu nội dung hỏi trùng lắp với ý trả lời trước đó, bạn cần khéo léo tóm tắt lại ý trả lời Nếu trả lời, bạn cần xin lỗi đưa lời hứa cụ thể việc phản hồi cho thính giả sau Bạn từ chối trường hợp câu hỏi nằm ngồi nội dung thuyết trình người hỏi cố tình gây cơng kích § Control - Kiểm sốt thời gian: bên cạnh việc đảm bảo trả lời đầy đủ nội dung câu hỏi, bạn cần lưu ý kiểm soát thời gian để tránh trả lời lan man, kéo q dài thời gian buổi thuyết trình làm thính giả mệt mỏi Việc kiểm sốt thời gian tốt cịn 93 giúp bạn chủ động việc xác định cần phải trả lời làm chủ buổi thuyết trình đến phút cuối 4.1.2 Tương tác với thính giả thuyết trình v Tầm quan trọng tương tác với người nghe thuyết trình Tương tác với thính giả yếu tố khơng thể thiếu thuyết trình Tương tác” giúp thuyết trình trở nên sinh động, thú vị, đưa người nói người nghe lại gần Nhưng bạn hỏi trăm người “tương tác với khán giả”, nhiều khả bạn nhận chừng câu trả lời mơng lung, mơ hồ Vậy tương tác? Bất kể chủ đề bạn nói gì, khán giả bạn ai, tương tác khơng khác vào lịng khán giả, đánh động tâm trí họ để hịa quyện thơng điệp bạn muốn truyền tải vào cảm xúc họ Nhưng phải chạm đến cảm xúc khán giả? Khoa học kết luận người sống thiên cảm xúc lý trí Nếu vận dụng quy luật cảm xúc vào thuyết trình, bạn tồn tâm trí khán giả vào nội dung thông điệp bạn Một lý khác cho việc đánh động cảm xúc khán giả bạn “trộn” thơng điệp muốn truyền tải vào cảm xúc khán giả, bạn giúp khán giả ghi nhớ thông điệp dễ dàng Nghiên cứu rằng, hứng thú, cảm động, kinh ngạc, vui vẻ … tất trạng thái cảm xúc mãnh liệt kích thích não tiết Dopamine – hoạt chất giúp não xử lý thông tin mạnh mẽ ghi nhớ sâu sắc Như vậy, bạn muốn thông điệp bạn mũi khoan sắc bén khai phá tâm trí khán giả, khơng hơn, bạn phải truyền đạt cảm xúc chân thật nhằm khơi gợi cảm xúc họ 94 v Cách thức tạo tương tác với người nghe: § Ngôn ngữ thể: ánh mắt, nụ cười, nét mặt Người thuyết trình đứng trước thính giả gặp nhiều khó khăn việc quan sát thính ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, đôi lúc không quan sát thấy ta phải nhìn Ta khơng nhìn rõ thính giả hành vi, thái độ, biểu ta thính giả để ý Người thuyết trình ln phải nhớ nguyên tắc “Ta không quan tâm đến hội trường hội trường khơng quan tâm đến ta” Liên tục quan sát hội trường giúp diễn giả điều chỉnh đựợc nói mình, thuyết trình nhìn biểu thính giả ta biết được tâm thính đo lường mức độ thành cơng nói để kịp thời điều chỉnh Thấy mắt thính giả chăm lắng nghe ta biết nội dung nói ta hút người nghe, trường hợp thính giả thất chăm tham gia đặt câu hỏi ta nói kỹ hơn, sâu ý phụ nói mình.Ngược lại, ta nói nội dung cốt lõi nói quan sát thấy thính giả khơng tâm, mắt nhìn chỗ khác bắt đầu nói chuyện riêng cần ta điều chỉnh nội dung nói vấn đề ta đề cập hội trường khơng hứng thú biết Bài thuyết trình thành cơng đảm bảo ngun tắc “Nói hội trường cần khơng phải nói có” Trong hội trường cách quan sát hiệu chia hội trường thành nhóm nhỏ phương pháp giúp người nói quan tâm tới thính giả hội trường thính giả có cảm giác quan tâm Mỗi ý ta dừng nhóm người cá nhân Thông thường với hội trường lớn, nhìn hết người được, ta phải chia hội trường thành khu vực nhỏ Trong khu vực nhỏ, ta nhìn người Sau nói hết ý ta chuyển sang nhóm Khi quét lại nhóm, ta nhìn sang người bên cạnh, nhìn hết hội trường 95 Đặc biệt ý là, phải quan tâm khắp người hội trường mắt không đảo nhanh Cũng giống giọng nói, dáng điệu, mắt phải có điểm dừng Với ý, ta phải dừng mắt lần giống tâm Bằng cách kể cho họ câu chuyện sinh động, chiếu cho họ xem hình ảnh, video đầy cảm xúc để khiến họ thực trải nghiệm chúng Nụ cười thứ dễ lây lan, với điều kiện bạn phải thật cười Khán giả dễ dàng nhận nụ cười giả tạo thông qua khuôn miệng nếp gấp lại góc mắt người thuyết trình Khơng thế, cười cách khơng thành thật khiến khán giả mang ấn tượng người thuyết trình tên giả dối, không đáng tin tưởng Ngược lại, bạn thật vui vẻ, hào hứng trước khán giả, tương tác thật dễ dàng mà đảm bảo tính tự nhiên, chân thật Vậy bí là, trước thuyết trình, khởi động mình, tự bồi đắp suy nghĩ tích cực, cười lớn để tự lên tinh thần (nếu ngại q, bạn vào phịng vệ sinh, đóng kín cửa và… há há hố hố) Như thế, bạn lan toản niềm vui đến tồn khán phịng, tương tác dễ dàng đâyNhìn chung, thực tế, bạn phải vận dụng lúc nhiều kỹ ngôn ngữ thể cách ứng xử, ánh mắt, tư thế…nhằm thu hút ý người nghe Chẳng hạn, muốn nhấn mạnh ý quan trọng, bạn cần sử dụng câu ngắn gọn, súc tích, đứng thẳng người cao giọng Hoặc muốn khơi gợi tò mò người nghe điều bạn tiết lộ rướn người phía trước hạ thấp giọng xuống Cử dấu hiệu cho biết bạn chia sẻ điều bí mật thú vị Bạn luyện tập thường xuyên để sử dụng nhuần nhuyễn, nhằm đạt hiệu diễn đạt cao 4.2 Kỹ ứng xử tình khó thuyết trình Trong vai trị người thuyết trình, tình huống, chí cố xảy q trình thuyết trình điều phổ biến, địi hỏi kỹ xử lý tình hết đầu tư, chuẩn bị kỹ lưỡng Vì vậy, từ giai đoạn xác định chủ đề, người thuyết trình nên lựa chọn phù hợp với lực, hiểu biết thân Ngoài ra, hứng thú với chủ đề khiến cho người có động tìm hiểu thêm nhiều thông tin cho chủ đề Sau 96 cùng, người thuyết trình đầu tư cách thảo luận, làm việc với nhóm nhằm đặt nhiều giả định, tình điều vơ cần thiết để đối diện với tình khó q trình thuyết trình Với tình thật khó, khán giả đặt câu hỏi khó người thuyết trình chắc khơng thể giải được, chân thành xin lỗi điều nằm ngồi tầm hiểu biết, ghi nhận thiếu sót, cảm ơn cam kết với họ khắc phục, tìm hiểu sau phần làm việc Ngồi ra, người thuyết trình cam kết cung cấp kiến thức điều cách xin email khán giả có trách nhiệm phản hồi cam kết Với tình khán giả đặt nhiều câu hỏi người thuyết trình khơng đảm bảo thời gian để giải quyết, nhóm câu hỏi chung vấn đề trả lời chung, đồng thời xin lỗi buộc phải bỏ qua số câu hỏi tỏ thái độ kỳ vọng cho phần làm việc Với tình khán giả hợp tác, khơng tham gia tích cực vào phần làm việc chung, người thuyết trình thực số gợi ý sau: § Trước tiên, tập trung vào nhóm đối tượng hợp tác người ngồi hàng ghế đầu tiên, người chăm lắng nghe Điều giúp người thuyết trình giữ bình tĩnh cân đối nội dung thuyết trình § Người thuyết trình nên đặt nhiều câu hỏi từ dễ đến khó, câu chuyện kể thú vị, gây tị mị để tăng tính tương tác với khán giả (đang khơng ý) § Người thuyết trình nên di chuyển gần với nhóm khán giả ý, đặt câu hỏi mở, câu hỏi dễ nhằm gia tăng kết nối Tăng cường khen ngợi cảm ơn họ hợp tác, thể nhiều mong đợi làm việc chung nghe họ trả lời § Người thuyết trình sử dụng số trị chơi hoạt động liên quan để thu hút tham gia họ (có thể vận động, rời khỏi chỗ ngồi, đơn giản cử động giơ tay đồng tình khơng) Đơi mệt mỏi phải lắng 97 nghe, ngồi chỗ thời gian dài khiến khán giả khơng thể tập trung, từ hợp tác § Linh động thay đổi số nội dung để phù hợp với đặc điểm tâm lý khán giả lúc Để giải tốt tất điều này, người thuyết trình nên đảm bảo thực tốt bước chuẩn bị cho thuyết trình, đặc biệt phương án dự phịng, đó, bao gồm trị chơi, hoạt động vận động nhẹ, câu hỏi, video clip làm phong phú thu hút người nghe CÂU HỎI ÔN TẬP Quy trình hồi đáp thính giả gồm bước nào? Việc tương tác với thính giả có vai trị quan trọng thuyết trình? Làm để tạo tương tác hiệu với thính giả? Khi gặp tình khó xử với thính giả, người thuyết trình cần ứng xử nào? BÀI TẬP Chọn chủ đề thuyết trình thực chương trước: Thực hành việc tương tác với thính giả thuyết trình Các thành viên nhóm đặt câu hỏi sau thuyết trình, người trình bày thực hành việc trả lời câu hỏi Các thành viên tạo vài tình để người thuyết trình tập luyện kỹ xử lý tình khó xử thuyết trình 98