THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH WELKIN VIỆT NAM

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH WELKIN VIỆT NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH WELKIN VIỆT NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH WELKIN VIỆT NAM

CƠ SỞ II, TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI KHOA QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TIỂU LUẬN HỌC PHẦN TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY TNHH WELKIN VIỆT NAM Số báo danh: 056 Họ tên sinh viên: LÊ PHƯỢNG HẰNG Mã số sinh viên: 1953404040890 Lớp: Đ19NL1 Điểm số Cán chấm thi Điểm chữ Cán chấm thi TP HCM, 06 tháng 01 năm 2022 MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 1.1 Khái niệm chất phân tích công việc 1.1.1 Khái niệm phân tích cơng việc 1.1.2 Bản chất phân tích cơng việc 1.2 Kết phân tích công việc 1.3 Vai trò phân tích cơng việc 1.3.1 Đối với tổ chức 1.3.2 Đối với người lao động THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY WELKIN VIỆT NAM 2.1 Tổng quan công ty 2.2 Cơ cấu máy công ty 2.3 Thực trạng phân tích cơng việc cơng ty Welkin Việt Nam .10 2.3.1 Quy trình phân tích cơng việc cơng ty Welkin Việt Nam 10 2.3.2 Bản phân tích cơng việc tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí cụ thể cơng ty Welkin 11 2.3.3 Hạn chế nguyên nhân q trình phân tích cơng việc cơng ty Welkin Việt Nam .14 KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP CHO CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY WELKIN VIỆT NAM 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 ĐẶT VẤN ĐỀ Tất tổ chức giới nói chung Việt Nam nói riêng thừa nhận người yếu tố quan trọng tổ chức Công tác quản lý nhân ngày quan tâm đặc biệt coi trọng ngầm khẳng định tầm quan trọng người tổ chức Tại nói yếu tố người quan trọng tổ chức? Có thể trả lời cho câu hỏi rằng: Con người tạo nên tổ chức, tổ chức vận hành người, người định thành bại tổ chức Một tổ chức thành lập xác định mục tiêu tổ chức muốn đạt mục tiêu cách nhanh cần phải trọng đến việc xây dựng cho đội ngũ người lao động phù hợp với quy mô tổ chức, phù hợp với tính chất cơng việc tổ chức Và công tác quản lý nhân phải khai thác tối đa tiềm người lao động Vì phân tích cơng việc bước hình thành tổ chức, nhà quản trị lúc cần phát huy hết khả để làm tốt cơng tác quản lý nhân thông qua việc: thiết kế công việc, kế hoạch hố nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực công việc, thù lao lao động, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, an tồn lao động Có thể nói phân tích cơng việc xem công cụ nhà quản trị Ở quốc gia phát triển giới họ ý thức tầm quan trọng phân tích cơng việc, họ áp dụng ngày thành cơng Cịn Việt Nam nay, mà khái niệm phân tích cơng việc cịn nhiều mẻ với doanh nghiệp, việc tiến hành phân tích cơng việc doanh nghiệp Việt Nam nào? Để trả lời cho câu hỏi tơi lựa chọn đề tài “Thực trạng phân tích công việc Công ty Welkin Việt Nam" để làm rõ 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm chất phân tích cơng việc 1.1.1 Khái niệm phân tích cơng việc “Phân tích cơng việc q trình thu thập thơng tin liệu để đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất công việc.” (Hà Duy Hào, 2018, 133) 1.1.2 Bản chất phân tích cơng việc “Phân tích cơng việc tập hợp tất công việc từ thu thập thông tin, liệu đến xây dựng thủ tục để xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ theo yêu cầu công việc làm sở xác định cho việc quản trị nhân nhằm thực công việc cách tốt Như vậy, chất mô tả công việc thu thập thơng tin, tư liệu cơng việc, nghiên cứu công việc để làm rõ chất công việc: - Thứ nhất, định nghĩa cơng việc cách hồn chỉnh xác - Thứ hai, mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm tiêu chuẩn hồn thành cơng việc - Thứ ba, mô tả đầy đủ điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực công việc đơn vị, đồng thời xác định điều kiện cần thiết để hoàn thành cơng việc cách tốt - Thứ tư, xác định yêu cầu công việc mà người vị trí cơng việc phải đáp ứng để thực công việc cách thành công.” (Hà Duy Hào, 2018,133-134) 1.2 Kết phân tích cơng việc Phân tích cơng việc bước quy trình tuyển dụng, sở để bố trí nhân viên phù hợp với công việc Người làm quản lý khơng thể tuyển người bố trí cơng việc phù hợp với lực họ phân tích cơng việc Để làm điều nhà quản lý cần vận dụng tốt sản phẩm đầu q trình phân tích cơng việc Đó ba văn bản: - Bản mơ tả cơng việc: Là văn giải thích nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc vấn đề có liên quan đến công việc cụ thể Một mô tả công việc đầy đủ gồm nội dung: + Thơng tin chung + Định nghĩa cơng việc/Tóm tắt trách nhiệm + Nhiệm vụ nhiệm vụ cụ thể + Quyền hạn để thực công việc + Mối quan hệ công việc + Điều kiện để thực cơng việc + Phê chuẩn Mục đích mô tả công việc để người biết họ cần phải làm gì, trách nhiệm sau, liên hệ với đạt mục tiêu cơng việc đặt trước (Hà Duy Hào, 2018) Hình 1.1: Mẫu mơ tả cơng việc Nguồn: Tự tổng hợp - Bản tiêu chuẩn thực công việc: Đây văn quy định tiêu tiêu chí số lượng, chất lượng thời hạn hồn thành cơng việc nêu mô tả công việc Một tiêu chuẩn thực cơng việc gồm có thơng tin: + Thông tin chung: Tên công việc, cấp bậc công việc (nếu có), hệ số cơng việc Thơng tin công ty, logo công ty, địa công ty + Tiêu chí chung / tiêu chí khái quát: Ở phần cần nêu khái quát định nghĩa công việc Nếu vị trí cơng việc cần tuyển kh thể định lượng phải đưa phương pháp để lượng hố tiêu + Tiêu chí cụ thể: Ở tiêu chí tiêu cần giải thích ngắn gọn, dễ hiểu Các tiêu chí phải tương đồng với tiêu chí nêu ngắn gọn mô tả công việc Và đảm bảo tương đồng cho nhóm cơng việc có tính chất tương tự đặc điểm, nội dung, quy trình hoạt động + Phê chuẩn: Để đảm bảo tính pháp lý, văn sau hồn thiện cần trình lên cấp ký duyệt, phê chuẩn Hình 1.2 Bảng tiêu chuẩn thực công việc Nguồn: Tự tổng hợp - Bản tiêu chuẩn người thực công việc: Khác với văn lại tiêu chuẩn văn liệt kê điều kiện yêu cầu tối thiểu chấp nhận kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục, sức khoẻ yêu cầu cụ thể khác để phù hợp đảm nhận cơng việc định Yêu cầu viết tiêu chuẩn người thực công việc bao gồm: + Thông tin chung: Tên cơng việc, cấp bậc cơng việc (nếu có), hệ số công việc Thông tin công ty, logo công ty, địa công ty + Yêu cầu lực: Văn nên nêu lên yếu tố chun mơn có liên quan đến cơng việc, khả tối thiểu để hồn thành cơng việc Không nên nêu lên yêu cầu không liên quan đến tính chất cơng việc, đặc biệt yếu tố phân biệt giới tính, ngoại hình Cần diễn giải ngắn gọn, dễ hiểu Nên tham khảo tiêu chí ngành, tiêu chuẩn công ty trước viết văn + Phê chuẩn: Để đảm bảo tính pháp lý, văn sau hồn thiện cần trình lên cấp ký duyệt, phê chuẩn Hình 1.3: Bảng mô tiêu chuẩn người thực công việc Nguồn: Tự tổng hợp 1.3 Vai trị phân tích công việc 1.3.1 Đối với tổ chức Các sản phẩm phân tích cơng việc (3 văn bản: mơ tả công việc, tiêu chuẩn công việc yêu cầu/tiêu chuẩn người thực công việc) điều kiện cần để đảm bảo tính chuyên nghiệp triển khai hoạt động quản lý Đảm bảo hiệu quản lý, tăng cường tính tự quản, tiết kiệm loại chi phí tổ chức sản xuất Cụ thể: - Giúp tổ chức xác định kỳ vọng người lao động đồng thời làm cho họ hiểu kỳ vọng đó; - Giúp tổ chức rà sốt, xếp lại chức năng, nhiệm vụ, cách phân công công việc thực tế thực công việc người lao động; - Hoàn thiện văn quy định chức nhiệm vụ trước đó; - Khi thu thập thơng tin nhà quản lý nắm bắt tình hình phát sinh, mâu thuẫn, tranh chấp vấn đề thực công việc người lao động - Nắm bắt nguyện vọng khó khăn người lao động thực công việc; - Khi triển khai phân tích cơng việc tổng thể giúp cho tổ chức đánh giá tổng thể cách thiết kế công việc triển khai công việc thực tế; - Là sở cho bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho cán công nhân viên tổ chức; - Là sở xác định nhu cầu đào tạo lập kế hoạch đào tạo; - Là sở trả thù lao lao động công bằng… 1.3.2 Đối với người lao động - Phân tích cơng việc có ý nghĩa quan trọng, nhờ có phân tích cơng việc mà người lao động hiểu rõ cơng việc tiến hành để từ người lao động nói lên quyền lợi, khó khăn thực công việc, nắm vững nhiệm vụ, quyền hạn thân cơng việc, biết làm trước, làm sau, tăng hội hồn thành cơng việc từ giúp tổ chức tăng suất lao động… - Là công cụ bảo vệ quyền lợi cá nhân người lao động - Là sở giúp người lao động hiểu kỳ vọng mà tổ chức mong muốn từ lực thực công việc người lao động - Giúp người lao động tự đánh giá mức độ phù hợp lực thân thông qua tiêu chuẩn người thực công việc - Thấy rõ vị trí thân tổ chức, mối quan hệ với bên - Có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng để hướng đến ( định hướng nỗ lực thực công việc định hướng học tập hồn thiện, nâng cao trình độ ) - Có cẩm nang hướng dẫn cho thực cơng việc - Có tài liệu, chứng để bảo vệ quyền lợi cho thân THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY WELKIN VIỆT NAM 2.1 Tổng quan công ty - Tên công ty: Công ty TNHH Welkin Việt Nam - Tên viết tắt: WELKIN VIET NAM CO., LTD - Tên quốc tế: WELKIN VIET NAM CO., LTD - Logo công ty: - Mã số thuế: 0312850637 - Địa chỉ: 919A Âu cơ, phường Tân Sơn Nhì, quận Tân Phú, Tp.HCM - Số điện thoại: 028 221 55 010 - Hotline:0919 90 91 92 - Email: info@welkin.vn - Website: Welkin.vn Được thành lập ngày 10/07/2014 Welkin hoạt động lĩnh vực Thí nghiệm - kiểm định - hiệu chuẩn: thiết bị điện, thiết bị đo lường, kiểm định thiết bị phòng nổ, thiết bị X-quang dịch vụ kiểm xạ; tư vấn kỹ thuật, lắp đặt bảo trì bảo dưỡng thiết bị hệ thống điện, Với nhiều năm kinh nghiệm đội ngũ kỹ sư giàu lực đến Welkin có 1000 khách hàng thực 1200 cơng trình nước Với phương châm “Uy tín - Chất lượng - Trách nhiệm” Welkin mang đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tốt 2.2 Cơ cấu máy công ty - Khối gián tiếp gồm có: Phịng Tài - Kế tốn, Hành - Quản trị, Kinh doanh, Kỹ thuật - Dự án - Khối trực tiếp gồm có: Phịng Thí nghiệm điện, Phân xưởng lắp đặt sửa chữa, Trung tâm thí nghiệm & kiểm định điện Sài Gịn, Trung tâm kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị đo lường & dịch vụ xạ Sài Gịn Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức máy công ty Welkin Việt Nam Nguồn: Website cơng ty 2.3 Thực trạng phân tích cơng việc cơng ty Welkin Việt Nam 2.3.1 Quy trình phân tích cơng việc cơng ty Welkin Việt Nam Phân tích cơng việc bước bắt buộc có hình thành cơng ty, giúp cho người quản lý thực giá trị đề ban đầu kỳ vọng nhà quản lý Thông qua người lao động hiểu rõ trách nhiệm thân, biết họ cần làm để hồn thành nhiệm vụ giúp cơng ty bước phát triển Ngay từ bắt đầu thành lập cơng ty Welkin tiến hành cơng tác phân tích công việc, công tác trọng đổi nhằm hồn thiện cơng tác quản lý Cơng tác phân tích cơng việc Welkin thực sau: * Khi thành lập Giám đốc điều hành đạo tất phòng ban đồng thời tiến hành phân tích cơng việc cho tất vị trí công ty Đến công ty vào hoạt động năm 10 máy dần hồn thiện với Phịng ban thuộc khối gián tiếp đơn vị thuộc khối trực tiếp * Hiện Trãi qua năm hoàn thiện tổ chức máy đến cơng tác phân tích cơng việc có thay đổi Trưởng phịng nhân chịu trách nhiệm quản lý phòng ban lại, trưởng phòng nhân ban hành công văn yêu cầu đơn vị cịn lại phối hợp tiến hành cơng tác phân tích cơng việc cho tất vị trí có đơn vị kèm theo mẫu mơ tả công việc công ty Trưởng đơn vị kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tế tiến hành phân tích cơng việc vị trí phịng mình, việc phân tích góp phần hồn thiện mơ tả cơng việc trưởng phịng hiểu rõ tính chất cơng việc, trách nhiệm phịng Việc phối hợp cịn giúp đơn vị hiểu tính chất cơng việc lẫn quyền hạn đơn vị Sau hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc, trưởng đơn vị bàn giao cho Trưởng phòng nhân đánh giá sửa đổi bổ sung Sau mô tả công việc gửi cho người đảm nhận vị trí cơng việc lưu tồn phịng văn thư 2.3.2 Bản phân tích cơng việc tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí cụ thể cơng ty Welkin - Vị trí: Trưởng phịng nhân Bản mơ tả cơng việc ● Cơng tác Hành –Quản trị công ty: - Tham mưu, xây dựng quản lý quy chế làm việc, quy chế khen thưởng – kỷ luật công ty Phân công công việc quản trị cán nhân viên tồn cơng ty Xây dựng cấu tổ chức công ty, phận tổ chức thực Hệ thống qui chế, qui trình, quy định cho Cơng ty giám sát việc chấp hành nội qui 11 - Phụ trách công tác tuyển dụng, tham mưu, đề xuất giám đốc bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân công ty - Phối hợp với Cơng đồn cơng ty lên kế hoạch chăm lo đời sống cho nhân viên, tạo sân chơi lành mạnh, gắn kết công việc cho nhân viên Hỗ trợ Bộ phận khác việc quản lý nhân cầu nối BGĐ Người lao động Cơng ty - Quản lý dấu trịn loại dấu tên 02 công ty - Tổ chức kiểm tra giám sát hoạt động công ty định kỳ, đột xuất đảm bảo nhân viên công ty tuân thủ quy tắc nơi làm việc - Theo dõi, quản lý phịng, phân cơng công việc quản lý HC-QT phù hợp chặt chẽ Đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên ● Công tác chấm công, Lương, thưởng, hợp đồng lao động: - Thực theo dõi chấm công, làm lương cho CB-CNV, soạn thảo, theo dõi quản lý hợp đồng lao động - Kiểm sốt, theo dõi tình hình quản lý sử dụng công xa, định mức sử dụng nhiên liệu, văn phòng phẩm, trang thiết bị, vật tư tiêu hao công ty - Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích - kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động ● Công tác thủ quỹ công ty, theo dõi dịng tiền mặt cơng ty: - Phối hợp phận Kế toán kiểm soát, theo dõi thu chi nội Báo cáo tình hình sử dụng tiền mặt hàng tháng cho Giám Đốc Kế toán trưởng - Giám sát việc chi tiêu, sử dụng tài sản, sở vật chất cơng ty phịng ban 12 ● Công tác Kiểm định viên Tổ Kiểm định – Kiểm xạ: - Thực cơng tác thí nghiệm trường, phòng lab - Liên hệ khách hàng cơng tác báo giá, phối hợp phịng tài làm hồ sơ tốn xử lý thơng tin trình phát sinh thực - Tham gia công tác hồ sơ Iso quản lý lĩnh vực kiểm định- kiểm xạ - Quản lý đầu hồ sơ biên hoạt động kiểm định, kiểm xạ ● Công tác điều phối văn thư công ty: - Theo dõi, quản lý công tác giao nhận hồ sơ, biên cho khách hàng tiến độ, xác Xử lý thơng tin q trình phát sinh thực ● Công tác Tham mưu, xây dựng kế hoạch quản lý, quản trị nhân lực, việc làm công ty: - Tham mưu ban giám đốc xây dựng kế hoạch quản trị nhân lực, quản trị công việc hiệu quả, tránh lãng phí Xác định điểm cịn thiếu sót quy trình làm việc đưa giải pháp khắc phục - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng - Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh chiến lược công ty ● Công tác báo cáo: - Tổng hợp cơng tác có chế độ báo cáo tiến độ thực hiện, khó khó khăn vướng mắc đề xuất ,tham mưu trình thực hàng tuần giao ban, 13 tổng hợp theo tháng , năm theo yêu cầu Ban Giám Đốc; báo cáo đột xuất có yêu cầu Bản tiêu chuẩn thực công việc - Nam, nữ tuổi từ 30 - 45 tốt nghiệp Đại học trở lên ngành Kinh tế - Tối thiểu năm kinh nghiệm vị trí tương đương - Sử dụng thành thạo tin học, thiết bị văn phòng - Am hiểu vận dụng tốt Luật Lao Động, Luật BHXH, Luật Cơng Đồn Nghị định Chính Phủ - Thuyết trình tốt, kỹ định, giao tiếp, đàm phán tốt - Đặc biệt kỹ quan sát phân tích cơng việc, hoạch định nhân cơng ty 2.3.3 Hạn chế nguyên nhân trình phân tích cơng việc cơng ty Welkin Việt Nam * Hạn chế - Mặc dù máy tổ chức cơng ty dần hồn thiện nhiên đến chưa có quy trình cụ thể cho cơng tác phân tích cơng việc - Các phịng, đơn vị chưa xây dựng đầy sản phẩm phân tích công việc, gồm: mô tả công việc, tiêu chuẩn thực công việc, tiêu chuẩn cho người thực cơng việc Hiện phịng, đơn vị sử dụng mẫu văn công ty, điều khơng nêu lên tính chất cơng việc cụ thể phòng, đơn vị * Nguyên nhân: Quy mô công ty nhỏ với 45 lao động trải phịng ban đơn vị, tính chất cơng việc khơng có nhiều thay đổi, biến động lao động không đáng kể Mặc 14 dù công tác phân tích cơng việc trọng từ đầu cơng tác thực phịng ban cịn sơ sài, qua loa KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP CHO CƠNG TÁC PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY WELKIN VIỆT NAM - Cải tiến xây dựng quy trình phân tích cơng việc rõ ràng, có hệ thống để đảm bảo hiệu công tác quản lý - Nâng cao nhận thức trưởng phòng ban, đơn vị thực cơng tác phân tích cơng việc Thơng qua buổi trao đổi với Giám đốc, khuyến khích trưởng phòng ban đơn vị tham gia lớp tập huấn nâng cao kỹ năng, tìm hiểu ISO 9001 ISO 17025 - Đào tạo cán chun trách cơng tác phân tích cơng việc, điều phù hợp với quy mô tổ chức công ty Mời chuyên gia giàu kinh nghiệm công tác phân tích cơng việc đến cơng ty cử cán đại diện đến tham dự học hỏi kinh nghiệm 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hà Duy Hào, 2018 Bài giảng Tổ chức máy phân tích cơng việc Hà Nội-2018 Trần Kim Dung, 2009 Quản trị nguồn nhân lực Hà Nội: NXB Thống kê Website công ty TNHH Welkin Việt Nam : welkin.vn 16