KĨ NĂNG CHUẨN BỊ VÀ DUY TRÌ CUỘC HỌP

KHÁI NIỆM CUỘC HỌPHọp là một hình thức giao tiếp.Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định.Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều n

Trong xã hội hiện nay, tập thể hóa trong làm việc đang trở thành một xu hướng tối ưu.Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải tự nhận biết tầm quan trọng của việc tập trung khối óc, sức lựa của cả tập thể sao cho đạt hiệu quả cao nhất.Để mọi hoạt động có thể diễn ra trôi chảy và thống nhất, việc tổ chức cuộc họp là việc thường xuyên được diễn ra và có tầm quan trọng to lớn đối với mọi hoạt động của

tổ chức.

Bài tiểu luận này của nhóm em tập trung vào: kĩ năng chuẩn bị và duy trì cuộc họp Tuy nhiên do phạm vi kiến thức của chúng em còn hạn hẹp, bài tiểu luận không tránh khỏi sai sót, chúng em rất mong nhận được sự góp ý của cô.

I. KHÁI NIỆM CUỘC HỌP

Họp là một hình thức giao tiếp.Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định.Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề

- Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt

- Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian…

- Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra

II. MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP

Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề quan trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đòng góp Mục đích của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau:

- Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức

- Hướng dẫn thực hiện

- Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề

- Quyết định hay thực hiện quyết định

- Phát huy sáng kiến

- Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất

III. MỘT SỐ LOẠI HÌNH BÀN HỌP

1 Bàn hình chữ nhật:

4

ƯU ĐIỂM: Rất thông dụng trong các công ty vì dễ dàng thuận lợi choviệc thảo luận, chủ tọa có thể tự kiểm tra phía trước căn phòng

KHUYẾT ĐIỂM: Bị giới hạn số người đối với kích thước của loại bàn này, chiếm diện tích lớn trong phòng họp (gây cảm giác chật chội)

2 Bàn hình tròn:

ƯU ĐIỂM: Tạo không khí thân mật, nhiệt tình đối với mọi người;chiếm ít diện tích trong phòng họp (với số lượng bàn là 1 cái); thích họp cho những buổi họp nhóm thảo luận riêng có thể là dành cho những buổi tiệc chiêu đãi; không tạo cảm giác phân cấp bậc (khi chủ tọa không muốn phân biệt chức vụ)

KHUYẾT ĐIỂM: Khó phân biệt vị trí chủ tọa (trường hợp : chủ tọa muốn khẳng định cấp bậc của mình trong cuộc họp); không thể chứa nhiều bàn hình tròn trong phòng họp

IV. KỸ NĂNG CHUẨN BỊ CUỘC HỌP

1 Về mục đích cuộc họp:

Trong cuộc họp thì đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát Quá trình cuộc họp diễn ra không được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản Ngoài ra kết quả cuộc họp không dễ dàng mà được thống nhất nhanh chóng Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề bàn bạc một cách cụ thể

Về việc đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế: Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần phải nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết cần phải quyết định tính chất cần thiết phải

có một cuộc họp Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin Ngoài ra,cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào

đó Ta phải chú ý “thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể Ngoài ra, phải xác định và làm rõ các mục tiêu và tiến trình cuộc họp:

- Mục tiêu của cuộc họp cần phải rõ ràng, khả thi

- Xác định cách thức đưa ra các quyết định: do lãnh đạo, do bỏ phiếu nhóm, hoặc thống nhất ý kiến chung

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp.Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng dề cương cho cuộc họp.Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể

3 Về người tham gia:

Một cuộc họp thành công thì nên bao gồm những người sau đây tham gia:

- Những người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng

- Người có quyền lực trong việc ủng hộ hoặc ngăn cản các quyết định

- Người có thể cung cấp các thông tin liên quan

- Người cam kết giải quyết vấn đề hoặc thực hiện quyết định

6

- Người có thể trình bày quan điểm của các bên tham gia.

Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp và cung cấp trước chương trình cuộc họp:

- Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp Có thể dành khoảng vài phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau Điều này sẽ giúp chúng ta điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành

dễ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại

- Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp

- Có phương án dự phòng nếu số lượng người tham gia không đủ

4 Về thời gian:

Cần phải chú ý các yếu tố sau:

- Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian

ấn định cụ thể

- Ước lượng thời gian cho cuộc họp Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp

- Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể:Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Phân chia thời gian hợp lí, lên kế hoạch một cách sáng suốt

5 Về địa điểm:

- Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp

- Chọn địa điểm phù hợp để đảm bảo mọi thành viên tham dự có thể đến được địa điểm đó một cách thuận tiện

- Địa điểm phải có không gian sạch sẽ, thoáng mát nhưng cũng kín đáo nhằm tạo sự thoải mái, an tâm cho các thành viên

6 Về tài liệu:

- Thu thập thông tin, chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho cuộc

- Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là chương trình nghị sự vì vậy hãy chuẩn bị nó thật cẩn thận.In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp Gửi đến cho các thành viên dự họp Sau đó, điện thoại hỏi lại

để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp

- Phân loại tài liệu cẩn thận: cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận, hoặc cái nào cho quyết định để mà sự quan trọng và thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại

- Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải

đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo

V. DUY TRÌ CUỘC HỌP

1 Bắt đầu cuộc họp:

- Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn đến tất cả những người tham dự cuộc họp

- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn

- Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (tiêu chuẩn):

+ Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc?

+ Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào?

+ Các mâu thuẫn xung đột sẽ được giải quyết như thế nào?

+ Mong đợi những gì ở mỗi thành viên?

+ Những chủ đề chỉ được lưu hành nội nộ

+ Hãy thể hiện rằng bạn thật sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người

7 Dẫn dắt cuộc họp:

- Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó

- Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt

- Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ ý tưởng mới

- Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques)

- Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ:

+ Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm

+ Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ

+ Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt

+ Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ

+ Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết

+ Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau

đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp

8

- Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người.

- Hướng sự tập trung vào ý týởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người

- Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể

- Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên rối rắm Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng

8 Các bước dẫn dắt cuộc họp thành công:

Bước 1: mục đích của cuộc họp là gì?

Trước hết, bạn hãy tự hỏi chính bạn mục đích bạn tổ chức cuộc họp là gì.Nghe có

vẻ lý thuyết, nhưng hãy gieo vào tâm trí bạn rằng bạn đang yêu cầu mọi người bỏ ra thời gian vô giá và quý báu của họ để tham gia cuộc họp, và có lẽ thặm chí đã phải đi một quãng đường rất xa để đến tham dự

Hãy hỏi chính bạn rằng, liệu cuộc họp này có thật sự là cách tốt nhất để đạt được mục đích đó? Phải chăng một cuộc điện thoại hoặc hoặc một đoạn video cũng có thể truyền tải với hiệu quả tương tự? Hay là, Có chăng ta có thể chỉ cần gửi họ thông tin?

Bước 2: Người tham dự buổi họp nghĩ gì?

Một khi đã rõ mục đích cuộc họp, bạn có thể từ đó xây dựng từ trường khiến người tham dự họp hứng thú từ đầu

Khuyến khích người tham gia họp nhận diện vai trò của họ trong cuộc họp Hỏi họ những câu hỏi sau:

1. Họ sẽ tham gia vào buổi họ như thế nào?

2. Họ muốn nhận được gì từ buổi họp? ( nói cách khác, khuyến khích học tìm ra những kết quả mong muốn cho buổi họp)

Hãy thiết lập cuộc họp dựa trên việc nâng cao giá trị của từng người tham gia và nhấn mạnh lợi ích mà tất cả mọi người sẽ nhận được sau khi đạt được mục đích cuộc họp Việc rõ ràng từ đầu như vậy sẽ giúp bạn đạt được mục đích cuộc họp ngay từ những phút đầu tiên Vì vậy, hãy kiên trì thực hiện việc này dù cho cuộc họp có quy mô nhỏ đến đâu

Bước 3: Xây dựng ý thức về thời gian

Tạo lập và gieo vào tâm trí người tham gia về thời gian

Bước 4: Kiểm soát toàn bộ buổi họp

Luôn xem xét và giữ cho cuộc họp đúng tiến độ Bên cạnh đó, hãy tạo ra những quy luật chung ứng với mục đích của cuộc họp trước khi tiến hành họp Chính những quy luật này sẽ khiến cho cuộc họp dễ đạt được mục đích cuối cùng và cho phép mọi người tự cho chia sẻ suy nghĩ

Bước 5: Đảm bảo môi trường phù hợp với tính chất cuộc họp

Hãy ứng dụng những động tác hành vi cơ thể để kích hoạt trí não một cách phù hợp Lấy ví dụ về cuộc họp lấy ý tưởng cho kế hoạch mới, bạn đang kêu gọi mọi người sáng tạo, vậy nên hãy khuyến khích họ nhìn hướng lên trên, hướng mọi người di chuyển và hoạt động để phá bỏ trạng thái “bế tắc ý tưởng” Từ đó họ sẽ nảy sinh những ý tưởng mới Nếu có thể hãy đảm bảo phòng họp ngặp tràn ánh sáng tự nhiên, cho phép những thời gian nghỉ giải lao thường xuyên để giữ năng lượng luôn chuyển hóa

+ Cung cấp hình ảnh, bảng biểu, kế hoạch chi tiết với màu sắc sống động,… cho người thích quan sát – Visual people

+ Cung cấp những phần diễn dịch và giải thích rõ ràng và đầy âm thanh ưa tai cho người thích nghe – Auditory people

+ Cung cấp những mô hình, bút, đồ chơi tiêu khiển, và săp xếp cho họ những vị trí thư thái cho người cảm xúc – Kinaesthetic people

Bước 6: Kích neo cảm xúc tích cực và loại bỏ cảm xúc tiêu cực

Đây là phần vô cùng quan trọng trong buổi họp để tạo sự hứng khởi trong buổi họp cũng như luôn giữ sự hứng thú cho buổi họp tiếp theo Tạo ra sự hào hứng đỉnh cao cho người tham gia và NEO cảm xúc tích cực đó lại để người tham gia luôn trong trang thái đầy năng lượng.Và hãy loại bỏ những cảm xúc tiêu cực của người nghe về những buổi họp trước đó

10

9 Điều hành cuộc họp:

- Trình bày cho các thành viên biết: nội dung nào là được thảo luận, vấn đề nào cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp

- Lắng nghe cần thận và duy trì cuộc họp tập trung vào các mục tiêu của nó

- Đơn giản hóa những vấn đề phức tạp: sử dụng các tóm tắt và tổng kết

- Ngăn chặn các hiểu làm và sự mơ hồ, cố gắng duy trì sự sáng tỏ trong các buổi thảo luận

- Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn

- Cố gắng đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian vào các nội dung đơn lẻ

- Tại cuối mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cài gì đạt được sự đồng thuận

10 Các nguyên tắc trong cuộc họp:

- Phải đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia phát biểu

- Tích cực vận động mọi người phát biểu ý kiến

- Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo về những ý tưởng mới

- Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến kích sự đóng góp ý kiến của mọi người

- Khuyến khích người mới nói trước, người cũ nói sau

- Lắng nghe các ý kiến một cách cẩn thận

- Không phản đối ý kiến của người khác

- Giới hạn thời gian phát biểu của mỗi ý kiến

- Ghi chép lại những ý tưởng

- Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng hoặc thây đổi hướng tiến triển

- Lựa chọn những ý tưởng tốt để triển khai

- Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau

- Kết thúc với một lời phát biểu tích cực

11 Kết thúc cuộc họp:

Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo.Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định và đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình Hãy chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ bàn bạc sang hành động.Ở phần kết luận: tổng kết lại những gì tập thể đã làm được.Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp

VI. Cách khuyến khích nhân viên phát biểu trong cuộc họp

1 Nguyên nhân khiến nhân viên ngại phát biểu

Nguyên nhân ngắn gọn nằm trong một cụm từ: tự bảo vệ Dù có thể hiểu được tại sao nhân viên hạn chế đề cập đến một số vấn đề nhất định, chúng tôi nhận thấy rằng bản năng tự bảo vệ trong mỗi người quá mạnh mẽ đến nỗi nó ngăn chặn cả những lời phát biểu mà dụng ý duy nhất nhằm để giúp doanh nghiệp phát triển Các cuộc phỏng vấn cho thấy rằng ứng viên nhận thức rất cụ thể những nguy cơ tiềm tàng khi nói lên chính kiến, trong khi không chắc chắn những lợi ích họ nhận được từ việc “thật thà” chia sẻ Vì vậy,

họ thường chọn giải pháp “im lặng là vàng”

Đôi khi, nhân viên không dám nói ý tưởng của mình bởi cấp trên không thích nghe các đề xuất thay đổi.Tuy nhiên, con số này rất hiếm Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên cảm thấy ngần ngại khi trình bày là do những nỗi sợ mơ hồ trong về môi trường làm việc

Sự im lặng của nhân viên có thể là do họ ngầm đưa ra các giả định hoặc không kiểm chứng các giả thuyết của mình Nhiều nhân viên cho biết họ không đóng góp ý kiến cho cấp trên vì sợ những người ở thứ bậc cao – những người có nhận thức cao về quyền kiểm soát các dự án, các vấn đề đang bàn luận, hay quy trình thực hiện sẽ cảm thấy bị phật ý khi nhân viên đề xuất các thay đổi cải tiến Dù chưa trải qua kinh nghiệm thực tế nào, nhiều nhân viên vẫn tin rằng sếp của họ sẽ cảm thấy bị phản bội nếu góp ý cho sếp khi sếp đang thuyết trình (mặc dù những góp ý này mang tính xây dựng), hay sếp sẽ bị mất mặt nếu bị một nhân viên “sửa lưng” trước các nhân viên khác

12 Giải pháp

Các cấp quản lí có thể điều chỉnh lại hệ thống khen thưởng để khuyến khích nhân viên xung phong chia sẻ các giải pháp hay, ví dụ như để tiết kiệm chi phí, tăng doanh số Người lãnh đạo có thể khuyến khích và ghi nhận những ý kiến đóng góp của nhân viên.Điều này không có nghĩa là bất cứ đề xuất nào của nhân viên cũng cần phải được thực hiện Là quản lí, bạn cũng nên chủ động đề cập đến những lời đồn đại, những nhận định không có cơ sở khiến nhân viên e ngại phát biểu

12