Từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp, từng bước chuyển dần sang kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng chủ nghĩa xã hội có sự quản lý của Nhà nước( Đại hội VI tháng 12 năm 1986 ), đã mở ra một chương mới cho sự ổn định và phát triển ở mọi lĩnh vực như kinh tế, văn hoá, chính trị...của Việt Nam. Song cùng với sự cạnh tranh và bùng nổ của các thành phần kinh tế, đặt ra yêu cầu khách quan đối với các cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như các hoạt động của văn phòng là điều kiện thiết yếu nhằm thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Đối với một doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt. Văn phòng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động trong doanh nghiệp thông suốt. Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế quốc dân nói chung, cần có sự nhận thức đầy đủ, đúng đắn tầm quan trọng về vai trò của văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng, với hoạt động của doanh nghiệp cũng như trong bất kỳ tổ chức nào. Sau khi được học tập, nghiên cứu trong nhà trường, và sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Hải Dương, em càng thấy được vai trò quan trọng của hoạt động Hành chính văn phòng trong việc tổ chức quản lý, điều hành một doanh nghiệp như thế nào. Xuất phát từ thực trạng hoạt động văn phòng của công ty em đã đi sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp
Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp, từng bước chuyển dần sang kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng chủ nghĩa xã hội có sự quản lý của Nhà nước( Đại hội VI tháng 12 năm 1986 ), đã mở ra một chương mới cho sự ổn định và phát triển ở mọi lĩnh vực như kinh tế, văn hoá, chính trị .của Việt Nam. Song cùng với sự cạnh tranh và bùng nổ của các thành phần kinh tế, đặt ra yêu cầu khách quan đối với các cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như các hoạt động của văn phòng là điều kiện thiết yếu nhằm thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Đối với một doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt. Văn phòng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động trong doanh nghiệp thông suốt. Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế quốc dân nói chung, cần có sự nhận thức đầy đủ, đúng đắn tầm quan trọng về vai trò của văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng, với hoạt động của doanh nghiệp cũng như trong bất kỳ tổ chức nào. Sau khi được học tập, nghiên cứu trong nhà trường, và sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Hải Dương, em càng thấy được vai trò quan trọng của hoạt động Hành chính văn phòng trong việc tổ chức quản lý, điều hành một doanh nghiệp như thế nào. Xuất phát từ thực trạng hoạt động văn phòng của công ty em đã đi sâu vào Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 1 Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp nghiên cứu, tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp Đề tài gồm 4 phần: Phần I: Giới thiệu bộ hồ sơ về Công ty cổ phần Đầu tư thương mại khoáng sản Hải Dương. Phần II: Trình bày công việc của bộ phận hành chính trong Công ty cổ phần đầu tư thương mại khóang sản Hải Dương Phần III: Xây dựng một bộ hồ sơ trong cuộc họp của Công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Hải Dương. Phần IV: Đánh giá về công tác chuẩn bị việc điều hành cuộc họp của Công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Hải Dương. Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 2 Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp PHẦN I : GIỚI THIỆU BỘ HỒ SƠ VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI KHOÁNG SẢN HẢI DƯƠNG I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản HẢI DƯƠNG Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản HẢI DƯƠNG trước đây là xí nghiệp Cao lanh sứ gốm HẢI DƯƠNG, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc UBND thành phố HẢI DƯƠNG quản lý, Xí nghiệp được UBND thành phố HẢI DƯƠNG và Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo quyết định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993. Đầu năm 2000, thực hiện việc đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp Nhà Nước, Xí nghiệp đã được cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số 8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản lý của UBND thành phố HẢI DƯƠNG . Công ty có chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. - Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản HẢI DƯƠNG - Trụ sở: Nguyễn Lương Bằng,tp HẢI DƯƠNG - Điện thoại: 0320.843473. Fax: 0320.843473. Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộ nhân viên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật). Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 18%. Tổng giá trị tài sản cố định của công ty là hơn 02 tỷ đồng, tổng vốn cố định là 2.020.000.000 đồng, tổng vốn lưu Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 3 Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp động là 676.700.000 đồng và nhiều máy móc, thiết bị hiện đại và có giá trị khác. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản HẢI DƯƠNG có các chức năng và nhiệm vụ chính là: - Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thác chuyển cho các phân xưởng chế biến. - Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa cao lanh vào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô, dùng máy búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng). - Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra. Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, là mặt hàng có uy tín trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ sứ cao cấp được các khách hàng tin tưởng và đặt hàng thường xuyên. Điều này thể hiện khả năng sản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra có nhiều ưu thế trên thị trường, đồng thời cũng đặt ra những thách thức trong việc duy trì quản lý và phát triển công ty trong thời kỳ mới. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản HẢI DƯƠNG Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng, phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt: - Công tác Hành chính. - Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. - Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty. Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 4 Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp - Công tác tài chính, thống kê kế toán. - Công tác tư vấn đầu tư của công ty. - Các hoạt động khác của công ty. 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản HẢI DƯƠNG 3.2. Giám đốc. • Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo đảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của công ty. 3.3. Các Phó giám đốc. Công ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc về hai mảng lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của công ty: Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 5 GIÁM ĐỐC Phòng kế toán Phòng HC - TC Phòng KH - KT Phân xưởng Khai thác Phân xưởng Chế biến CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các mặt kỹ thuật trong lĩnh vực khai thác và chế biến cao lanh. Tham mưu, tư vấn cho Giám đốc về đầu tư kỹ thuật công nghệ. Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính và kinh doanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chính của công ty, báo cáo, tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về vốn, giá cả . 3.4. Các phòng ban chức năng. 3.4.1. Phòng Hành chính Tổ chức.(phòng HC - TC) Có chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty về các mặt: - Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. - Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty. - Điều động tuyển dụng lao động. - Giải quyết các chế độ chính sách. - Công tác hồ sơ nhân sự. 3.4.2. Phòng Kế toán. Phòng Kế toán có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán, thống kê và tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định của Ban lãnh đạo công ty. 3.4.3. Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT) Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ. 4. Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty. Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty là: Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, chế biến và kinh doanh khoáng sản Cao lanh tinh chất lượng cao, bằng nội lực kết hợp sự giúp đỡ của các cấp, các ngành để đổi mới công nghệ, đầu tư chiều sâu, mở rộng sản xuất theo định hướng sản xuất hàng hoá chất lượng cao, đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng thị trường, Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 6 Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp duy trì mức tăng trưởng bình quân hàng năm từ 15 - 20%, ổn định việc làm, nâng cao đời sống người lao động tiến tới công nghiệp hoá hiện đại hoá. Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trong khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phương, ổn định tình hình sản xuất. Đẩy mạnh hợp tác liên doanh liên kết, phát huy chất xám và mọi thành phần kinh tế để thu hút vốn đầu tư mở rộng sản xuất. Đầu tư các máy móc phục vụ khai thác và chế biến khoáng sản hiện đại, nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra, công ty còn lập kế hoạch đầu tư các trang thiết bị chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động, vệ sinh lao động (bảo hộ lao động), vệ sinh môi trường. Rà soát lại quy chế làm việc giữa Ban giám đốc với tổ chức Công đoàn và các đoàn thể khác để tạo sự nhất quán. Hoàn thiện nội quy, quy chế, quy ước dân chủ ở công ty, tạo mọi điều kiện để mọi thành viên trong công ty thực hiện tốt quy chế dân chủ. Đầu tư nhân lực đào tạo công nhân có tay nghề, cử đi học, khuyến kích mọi người tham gia học tập để năng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ. Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 7 Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp PHẦN II :TRÌNH BÀY CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP Việc tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau, tuỳ theo nhận thức của nhà lãnh đạo và quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà bộ máy văn phòng được tổ chức theo những cơ cấu khác nhau, cách gọi tên khác nhau. Tại công ty Cổ phần đầu tư thượng mại khoáng sản HẢI DƯƠNG, văn phòng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng với tên gọi là phòng Hành chính tổ chức. 1. Khái quát chung về phòng Hành chính Tổ chức công ty. a. Chức năng phòng Hành chính tổ chức Công ty. Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản HẢI DƯƠNG là một bộ phận chức năng trong hệ thống bộ máy quản lý điều hành của công ty. Là một bộ phận tham mưu và giúp việc cho Giám đốc trong công tác Hành chính và Tổ chức, có các chức năng cơ bản như sau: - Chức năng quản lý và điều hành công tác công văn giấy tờ. - Chức năng quản lý công tác hậu cần. - Chức năng tổ chức quản lý nhân sự. - Quản lý tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, lễ tân. b. Nhiệm vụ cụ thể của phòng Hành chính tổ chức công ty. Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản HẢI DƯƠNG có những nhiệm vụ cụ thể như: 1. Nhiệm vụ truyền đạt, đôn đốc và nhắc nhở các phòng ban trong công ty thực hiện chương trình công tác cũng như chỉ thị, quyết định của Giám đốc, Ban giám đốc, chấp hành các kế hoạch, quyết định công việc của cấp trên cũng như những công việc mang tính phối hợp các bộ phận. 2. Tổ chức thực hiện chặt chẽ, thống nhất các hoạt động hành chính, soạn thảo văn bản phục vụ cho điều hành của Ban giám đốc, xử lý Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 8 Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp các văn bản đi, văn bản đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng quy trình và thủ tục thuộc lĩnh vực được giao. 3. Quản lý và xử lý văn bản, tài liệu, đảm bảo tính thông suốt của thông tin, thực hiện công tác quản lý con dấu, công tác lập hồ sơ, công tác lưu trữ và bảo mật theo quy định của Nhà nước. 4. Công tác quản lý trang thiết bị cho các phòng ban, phân xưởng, quản lý phương tiện đi lại, lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị và giám sát thực hiện. 5. Tổ chức công tác lễ tân, đối nội, đối ngoại, đón tiếp khách, tổ chức các cuộc họp, quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài công ty. 6. Tổ chức và quản lý nhân sự của công ty, tuyển dụng, đào tạo nhằm đảm bảo nguồn nhân lực, giải quyết chế độ chính sách lao động, chế độ tiền lương… 7. Tạo điều kiện giúp đỡ các đoàn thể tổ chức như công đoàn, phụ nữ, thanh niên hoạt động. 8. Các nhiệm đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo. 2. Thực trạng tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức tại công ty. 2.1. Tổ chức bộ máy phòng hành chính tổ chức. Thực hiện chính sách sắp xếp lại các doanh nghiệp của Nhà nước, từ một doanh nghiệp Nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp với rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất và vốn nghèo nàn, thiếu cán bộ có trình độ cao, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi chuyển đổi sang cơ chế mới (hình thức công ty cổ phần), việc luôn thay đổi của các chính sách phát triển kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lý phòng Hành chính tổ chức chưa thích ứng kịp thời, không xác định được phương hướng hoạt động. Song, với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán bộ, nhân viên phòng hành chính tổ chức, việc tổ chức, xây dựng bộ máy Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 9 Tìm hiểu và xây dựng bộ hồ sơ cho một cuộc họp của doanh nghiệp văn phòng đã được chú trọng, từng bước hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động khoa học hiệu quả. a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức. Với cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng này đã đảm bảo được các yêu tố của một phòng Hành chính tổ chức về: Tính tinh gọn: với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng Hành chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi sát hơn trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Tính hiệu lực: với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng đảm bảo tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng trong tổ chưc. Sinh viên: Đặng Đình Khiêm 10 TRƯỞNG PHÒNG Phó phòng Văn thư - Lưu trữ Bảo vệ - Tạp vụ Lái xe -Thủ kho