hướng dẫn nhập nội dung lên trang web

hướng dẫn nhập nội dung lên trang web

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN BIÊN TẬP NỘI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN BIÊN TẬP NỘI DUNG LÊN CỔNG THÔNG TIN SỞ TƯ DUNG LÊN CỔNG THÔNG TIN SỞ TƯ PHÁP TỈNH AN GIANG PHÁP TỈNH AN GIANG CÔNG TY T N H H C ÔNG NGHỆ Đ I Ệ N TOÁN S ÀI G Ò N C I N O T E C C O . , L TD 28 2 Lê Quang Địn h , P h ường 11, Q u ậ n Bình Th ạ n h , TP H CM ĐT : 0 8 .3 5100 27 4 – 35511861– 3 55 11862. F a x : 3 5 51186 0 Ema il : c i n o t e c@h cm.vnn.vn; c i n o t e c v n@yah oo.com.v n We bs i t e : www.ci n o t e c. c o m.vn Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin HƯỚNG DẪN NHẬP NỘI DUNG LÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ MỤC LỤC I. Đăng nhập II. Tổng quan portal III. Quy trình xuất bản tin IV. Những mẫu soạn thảo trên cổng thông n cung cấp V. Các sitearea tương ứng với từng kênh tin như trong sitemap VI. Tạo mới một nội dung sọan thảo theo từng mẫu sọan thảo sẵn có để đưa vô kênh tin VII. Cách tạo mới một nội dung theo cách chỉnh sửa nội dung cũ và Save As lại nội dung mới 20 2 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin I. Đăng nhập: Từ Internet Explorer hoặc FireFox,nhập vào địa chỉ đăng nhập website http://angiang.gov.vn/wps/portal/so tuphap / login để đăng nhập vào tài khoản sử dụng của từng cá nhân, màn hình đăng nhập hiển thị: II. Giới thiệu tổng quan portal: Từ 'portal' có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, nhưng trong phạm vi tài liệu này thì portal được dùng theo nghĩa 'cổng thông tin điện tử', một hệ thống thông tin có hai chức năng chính. Ở góc độ hệ thống mạng nội bộ thì portal đảm nhận nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho công tác chuyên môn. Ở góc độ khách hàng hay đối tác kinh doanh thì portal chính là nơi tiếp xúc, trao đổi và thực hiện giao dịch với đối tác, khách hàng của mình. Khi một doanh nghiệp hay một cơ quan nhà nước nào đó có portal thì tất cả mọi giao dịch đều được thực hiện trên một giao diện duy nhất nhưng thông tin được thể hiện theo ý thích đến tận cá nhân người sử dụng. Và portal cũng làm cho quá trình trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong một doanh nghiệp hay một cơ quan nhà nước với khách hàng hay đối tác được nhanh chóng, thuận tiện và ít tốn kém. III. Giới thiệu quy trình xuất bản tin: Quy trình xuất bản nội dung (Workflow) cho phép kiểm soát quá trình tạo, duyệt và phát hành nội dung trên website dựa vào trạng thái của nội dung đó. Mỗi Workflow bao gồm một hoặc nhiều công đoạn (Stage) do người quản trị Content Creator định nghĩa. Chẳng hạn một quy trình xuất bản nội dung bao gồm: 3 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin Stage Mô tả Draft Bài viết nháp Approval Bài viết đã được chấp nhận Publish Bài viết đang được phát hành Expired Bài viết đã hết hiệu lực Reject Bài viết bị hủy Trạng thái Mô tả Nội dung không tham gia vào workflow Nội dung đang ở trạng thái nháp Draft. Nội dung đang ở trạng thái phát hành Published. Nội dung đang hết hiệu lực Expired. Nội dung đang bị khóa đang được chỉnh sửa Nếu một stage bao gồm hành động Publish hoặc Expire mà ngày phát hành hoặc ngày hết hiệu lực không xảy ra, tài liệu sẽ ở dạng Draft, nhưng đã được lập lịch để phát hành Published. Mỗi stage xác định hành động khi đi bắt đầu và kết thúc stage đó (điều này không bắt buộc), đồng thời phải chỉ rõ các nhóm người dùng sẽ tham gia vào stage này. Chẳng hạn ta có ví dụ sau: Stage Entering Action Exiting Action Main-Group Draft Authors Edit Editors Approval Approvers Publish Publish, MoveOnExpired (Optional) Publisers Expire Expired Publishers Reject Email Approvers 4 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin Hệ thống quản trị nội dung mặc định đã định nghĩa các hành động (action) Publish, Expired và Publish and Version Action Mô tả Publish Thay đổi trạng thái của nội dung từ trạng thái nháp (Draft) sang trạng thái phát hành(Published). Nghĩa là nội dung được phát hành đến người xem. Expire Thay đổi trạng thái của nội dung từ trạng thái phát hành (Published) sang trạng thái hết hiệu lực (Expired). Nghĩa là nội dung không còn xuất hiện trên website nữa. Publish and Version. Thay đổi trạng thái của tài liệu từ trạng thái nháp (Draft) sang trạng thái phát hành (Published) đồng thời sao chép và lưu trữ tài liệu thành một phiên bản khác vào thư viện. Ngoài ra hệ thống IBM WCM còn định nghĩa thêm 2 hành động để người xây dựng quy trình xuất bản nội dung có thể cá nhân hóa theo yêu cầu của mình: Email Action và Scheduled Move Action Action Mô tả E-mail Khi được kích hoạt hành động này sẽ gửi thư cho các nhóm người tham gia workflow hoặc các nhóm người do người thiết kế workflow chỉ định. Liên kết đến nội dung sẽ tự động được thêm vào thư này khi gửi đến các nhóm người dùng. Scheduled Move Lập lịch cho một hành động sẽ diễn ra trong công đoạn kế tiếp ở một ngày chỉ định nào đó. 5 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin IV. Giới thiệu những mẫu sọan thảo trên cổng thông tin cung cấp: - Sau khi đăng nhập, để nhập tin tức, ta chọn mục: “Quản trị Tin” - Quản lý tài khoản của mình như thay đổi mật khẩu : “Thông tin tài khoản” - Vào mục “Toàn bộ chức năng” để vào bên trong hệ thống thông tin. - Ở đây ta chọn” Quản trị tin” để tiến hành nhập tin, màn hình quản trị tin sẽ hiện thị các mẫu cấu trúc tin tức có sẵn. Lưu ý: Khi cần nhập tin cho mục nào thì ta phải chọn đúng mẫu cấu trúc tin cho mục đó.(Ví dụ: cần tạo tin cho mục Giới thiệu Sở- chọn cấu trúc Tin tĩnh, tạo tin cho Mục “Tin thời sự” -> Chọn Cấu trúc tin tức sự kiện, tạo tin cho mục” Văn bản Bộ ngành trung ương”-> chọn cấu trúc “Văn bản pháp quy”) 6 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin Chú thích: 1. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Hình Ảnh Hoạt Động: - Tạo những hình ảnh thay đổi theo dạng flash. 2. Tạo nội dung theo mẫu cấu trúc Hình Ảnh Quảng Cáo - Mẫu này cung cấp cho việc đưa các hình ảnh quảng cáo hai bên trái và phải của trang web. Khi đưa tin theo cấu trúc này thì cần một tấm hình và một liên kết URL nào đó. 3. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc JSP (chỉ dành cho quản trị) : - Mẫu sọan thảo này dùng để lấy các file trong thư mục trên máy server. Mẫu này dùng để tạo các menu trên các trang. - Lưu ý: Đối với mẫu cấu trúc này không tham gia vào việc đưa các tin tức lên cổng thông tin. Vì nó chỉ sử dụng để hiển thị các menu trái và phải trên trang web. 4. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Liên Kết Website. - Mẫu này cung cấp cho việc thêm một liên kết web thể hiện bên banner trái của trang web. Khi nhập cần tên và địa chỉ của một liên kết web mà bạn muốn liên kết đến. 5. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Tin Tĩnh. - Mẫu cấu trúc soạn thảo này cung cấp để nhập các tin tĩnh – tức là những tin ít thay đổi hoặc nếu có thay đổi thì sẽ thay đổi trong một khoảng thời gian dài. - Cung cấp cho những kênh tin như: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức…. 6. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Tin Tức Sự Kiện. - Mẫu cấu trúc soạn thảo này khá thông dụng. Cung cấp cho việc thêm một tin tức sự kiện, theo dạng tin thay đổi hằng ngày, cần phải cập nhật. - Mỗi nội dung được cập nhật theo cấu trúc tin tức sự kiện này bao gồm: + Tiêu đề của tin. + Hình ảnh đính kèm (nếu có) + Thông tin tóm tắt (nên nhập từ 1-2 câu đầu tiên trong một bản tin). + Thông tin chi tiết (là phần còn lại của bản tin trừ 1-2 câu đầu đã nhập cho phần thông tin tóm tăt) + Tập tin đính kèm cho bản tin ( nếu có ). + Nguồn của bản tin ( bản tin này được lấy từ đâu). 7. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Văn Bản Pháp Quy: - Cung cấp các tập tin văn bản có nội dung trích yêu, ngày ban hành…. - Nội dung mẫu này cung cấp cho các kênh tin như : Công tác lãnh sự, Văn bản pháp quy 8. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Video. Giống như nhập file đính kèm, thay vì chúng ta nhập file .doc hay pdf thì đối với mẫu sọan thảo này chúng ta nhập file có dạng là .flv, đồng thời giới hạn kích thước <= 10MB. 9. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc lịch công tác tuần: - Mẫu này cho phép người dùng nhập vào các lịch công tác của cơ quan. Lưu ý: đối với từng kênh tin ta phải nhập đúng mẫu cấu trúc tin tức và lưu vào đúng site are tương ứng. Ví dụ: “Cấu trúc tin tức sự kiện” chỉ lưu vô các site are thuộc kênh tin như “Tin tức sự kiện”, “Cấu trúc tin tĩnh” lưu vô mục “Tổng quan” mà cụ thể là “Chức năng nhiệm vụ”,, “sơ đồ tổ chức” ta không nhập nội dung theo cấu trúc văn bản pháp quy vô kênh tin “Tin tức sự kiện” và ngược lại. 7 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin V. Giới thiệu các sitearea tương ứng với từng kênh tin như trong sitemap. 8 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin Các Site are chứa tin tức tương ứng với các mục tin bên ngoài website. VI. Tạo mới một nội dung sọan thảo theo từng mẫu sọan thảo sẵn có để đưa vô kênh tin: 1. Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Tin Tĩnh. Trên màn hình Tổng quan các mẫu cấu trúc soạn thảo nội dung. Nhấp vào “Tạo nội dung theo mẫu Cấu Trúc Tin Tĩnh”. 9 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin Khi nhập tin vào “Nội dung” trong bước 3 cần lưu ý một số điều sau: o Khi có một bản tin muốn nhập vào thì copy bản tin đó từ word hoặc từ bất kì website nào khác. o Vào Start của window  Run  Gõ vào “notepad”. Sau đó sẽ xuất hiện trình sọan thảo của notepad. o Copy tất cả những nội dung muốn nhập vào rồi paste vào trình sọan thảo notepad này. Mục đích để làm mất những định dạng về font chữ, kích thước và màu sắc của chữ. o Sau đó, copy những thông tin trong trình soạn thaỏ notepad này rồi dán vào “Nội dung” ở tại “Bước 3” này. Tại đây, chúng ta có những thao tác đối với bản tin này tùy vào nhu cầu của người tác giả muốn sọan thảo. Chú thích: 1. Chèn link: Hình quả địa cầu trong phần nhập nội dung ở Bước 3. a. Khi nhấp vào hình quả địa cầu để chèn link liên kết ngay trong khi nhập nội dung thì sẽ xuất hiện khung cửa sổ sau: Mục đích của việc chèn link là để cho tác giả muốn hiển thị thông tin này nhưng muốn người đọc tham khảo ở đâu đó nữa từ trang web khác, hoặc muốn cho người đọc xem thêm thông tin liên quan bằng tập tin đính kèm. (nếu là tập tin đính kèm thì chúng ta cần phải đưa tập tin đính kèm đó vào trước. Phần này được hướng dẫn ở mục b kế tiếp). 10 Sản phẩm của CINOTEC [...]... thường, ngay phần nội dung cần thêm file thì ta dùng cách insert Link 13 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin 14 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin 2 Chèn Table: Tương tự như trong word, muốn chèn table tao chọn “Insert Table” Chọn số cột và dòng cần thêm vào 15 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông...Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin 11 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin b Chèn file.(Dùng trong trường hợp tin tức có kèm văn bản, quyết định…) Ví dụ minh họa b.1 Trước tiên, phải upload file đó từ máy vào bằng cách tạo mới một File Resource 12 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin Sau khi save... các nội dung của portal 17 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin o Sau khi nhập đầy đủ các trường của thông tin quảng cáo, lưu nội dung thông tin này lại bằng cách chọn kênh tin muốn lưu là “Quản cáo trái” hoặc “Quản cáo phải” để lưu vào (Cách lưu đã hướng dẫn phía trên) 3 Tạo nội dung theo mẫu liên kết website: Tương tự như trên Sau đó chọn kênh tin là “Liên kết website”... Tạo nội dung theo Cấu trúc tin tức sự kiện: Bước 1: Như đã nói trên, trường Name và trường Display Title sẽ không nhắc lại, nguyên tắc nhập đã được hướng dẫn ở phía trên Bước 2: Trường Ảnh đại diện và tiêu đề tin 18 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin Bước 3: Trường Tóm tắt: o Trường này, lưu ý trước khi nhập chúng ta copy bản tin lấy được từ word hay bất kì từ trang. .. trường Display Title sẽ không nhắc lại, nguyên tắc nhập đã được hướng dẫn ở phía trên Bước 2: Nhập trường “Tên liên kết”, “tập tin video”, “Mô tả”, “Nguồn” Sau đó, chúng ta chọn kênh tin là “Video” để lưu thông tin Video này 21 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin VII Chỉnh sửa nội dung tin đã tạo 1 Từ màn hình trang chủ, vào link “Toàn bộ chức năng” để vào bên trong... bản tin lấy được từ word hay bất kì từ trang web nào khác rồi dán vào notepad ( cách mở notepad đã được hướng dẫn ở trên) Sau đó chọn ra từ 2-3 câu đầu tiên trong bản tin làm “Thông tin tóm tắt” cho nội dung tin naỳ o Chèn hình ảnh và chèn link đã được giới thiệu ở phần trước 19 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin Sau khi nhập tất cả các trường cần có của bản tin theo... yêu cầu của người nhập bản tin, nếu muốn đưa ảnh vào bản tin thì sẽ nhấp chuột vào hình ảnh sẽ hiển thị ra khung cửa sổ để tải hình ảnh từ máy tính của mình lên 16 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin 4 Chọn Font, kích thước và canh trái canh phải 2 Tạo nội dung theo mẫu Cấu trúc Hình Ảnh Quảng Cáo: o Cũng như trên, chọn mẫu sọan thảo là “Tạo nội dung theo mẫu Cấu... Approve tùy vào mục đích của người nhập tin và tùy vào quyền của người đưa tin ( nếu là người quản trị sẽ có chức năng Save and Approve xuất hiện) o Sau khi chọn các chức năng lưu thì chúng ta sẽ chọn kênh tin để lưu bản tin vào Phần chọn kênh tin để lưu bản tin đã được hướng dẫn ở phần trên 20 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng Thông Tin 5 Tạo nội dung theo Cấu trúc Video: Bước... những nội dung của bản tin này lên cho người dùng muốn làm gì theo mục đích của mình Tại đây, xin nói thêm là: Khi edit một bản tin, chúng ta có hai mục đích: + Thứ nhất: Chỉnh sửa nội dung của bản tin được chọn làm thao tác chỉnh sửa, tại đây người thực hiện thao tác chỉnh sửa được phép chỉnh sửa các trường của bản tin này như: trường 22 Sản phẩm của CINOTEC Tài Liệu Hướng Dẫn Nhập Nội Dung Lên Cổng... Cách tạo mới một nội dung theo cách chỉnh sửa nội dung cũ và Save As lại nội dung mới o o Lưu ý: Khi nhập bản tin mới theo cách chỉnh sửa bản tin cũ rồi Save As lại thành bản tin mới tức là chúng ta muốn nhập một bản tin trong cùng một kênh tin, mà trong cùng một kênh tin thì các bản tin phải có cùng mẫu cấu trúc soạn thảo Bản tin mới được nhập này, cũng được dán vào notepad trước khi nhập tin Khác với . với từng kênh tin như trong sitemap VI. Tạo mới một nội dung sọan thảo theo từng mẫu sọan thảo sẵn có để đưa vô kênh tin VII. Cách tạo mới một nội dung theo cách chỉnh sửa nội dung cũ và Save. nhập tin cho mục nào thì ta phải chọn đúng mẫu cấu trúc tin cho mục đó.(Ví dụ: cần tạo tin cho mục Giới thiệu Sở- chọn cấu trúc Tin tĩnh, tạo tin cho Mục Tin thời sự” -> Chọn Cấu trúc tin. còn lại của bản tin trừ 1-2 câu đầu đã nhập cho phần thông tin tóm tăt) + Tập tin đính kèm cho bản tin ( nếu có ). + Nguồn của bản tin ( bản tin này được lấy từ đâu). 7. Tạo nội dung theo mẫu Cấu