THỰC TRẠNG CÔNG tác HÀNH CHÍNH tại CÔNG TY cổ PHẦN tập đoàn MAI LINH

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MAI LINH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MAI LINH Bố cục Khái quát về thông tin doanh nghiệp 2 Thực trạng công t.

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MAI LINH Bố cục Khái quát thông Thực tin trạng công tác Nhận xét chung doanh nghiệp hành văn phịng kiến nghị PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1.1 THƠNG TIN DOANH NGHIỆP Lịch sử hình thành Tầm nhìn Sứ mệnh Trở thành nhà cung cấp dịch vụ tốt nơi Mai Linh có mặt! Mang hài lịng đến cho người, góp phần phát triển nâng tầm văn hóa Việt, sống tốt đẹp hơn! Giá trị cốt lõi Ý nghĩa tên gọi ◆ Làm chủ Từ “MAI”: hình ảnh hoa, may mắn niềm hạnh phúc đầu Xuân; tương lai, ngày mai tốt đẹp Văn hóa doanh nghiệp Được thành lập vào ngày 12/7/1993 Thành phố Hồ Chí Minh, ơng Hồ Huy sáng lập ◆ Dẫn đầu ◆ Chuyên nghiệp ◆ Chung sức, chung lòng ◆ Hiệu Từ "LINH“: tinh nhanh, linh hoạt, linh động giải công việc ◆ Uống nước nhớ nguồn ◆ Hướng đến cộng đồng ◆ Văn hóa doanh nhân 1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC PHẦN THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 2.1 Cơng tác quản trị hành văn phịng Hình Văn phịng nội Hình Bàn làm việc 2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc ◆ Bố trí theo khơng gian mở o Giảm vách ngăn o Khơng gian rộng rãi, giảm chi phí o Tăng tính tập thể ◆ Tơ điểm màu xanh chủ đạo o Thể phong cách văn hóa o Thể hiên độc đáo, chuyên 2.1.2 Công tác 5S ◆ Sàng lọc: Văn phịng bố trí gọn gang, ngăn nắp ◆ Sắp xếp: Nhìn chung, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, theo trật tự ◆ Sạch sẽ: Môi trường làm việc giữ gìn vệ sinh tốt ◆ Săn sóc: Nơi làm việ giữ gìn ngăn nắp cịn hạn chế ◆ Sẵn sàng: Mọi người cần tự giác thực hiện, trì nội quy 2.1.3 Cơng tác quản trị thông tin doanh nghiệp ◆ Áp dụng mơ hình tổ chức phân quyền Chỉ thị ban hành từ cấp cao nhất, sau truyền đạt xuống quản lý cấp trung đến cấp nhân viên, thông tin đưa từ xuống theo cấp độ giảm dần ◆ Sau quý phịng ban báo cáo tình hình thực nhiệm vụ lại cho Thư ký Giám đốc tổng hợp báo cáo lại họp Hội Đồng Quản Trị, Đại Hội 10 Đồng Cổ Đông 2.3.4 Mẫu dấu văn đến 17 2.3.5 Mẫu sổ văn Trang bìa 18 Nội dung sổ “ Quy trình lưu trữ hồ sơ 19 Tiếp nhận hồ sơ Quy trình lưu trữ thơng tin Phân loại hồ sơ Khơng Quy trình lưu trữ hồ sơ gồm có bước: Xác định hồ sơ cần lưu Có Lập danh mục hồ sơ Sắp xếp hồ sơ Bảo quản hồ sơ Cập nhật kiểm tra thời gian lưu trữ Có hồ sơ Khơng Hủy hồ sơ 20 Kết thúc Quy trình lưu trữ thơng tin Tiếp nhận hồ sơ Phân loại hồ sơ ◆ ◆ Phân chia theo dự án; ◆ Phân chia theo đề/phòng ban; ◆ Phân chia theo thời kỳ ◆ 21 Đối với hồ sơ, văn giấy: kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, kiểm tra đối chiếu ký nhận Đối với hồ sơ, văn điện tử: kiểm tra số lượng, kiểm tra chữ ký số, lưu lại thông tin người gửi, ngày giờ, thông báo nhận văn đến người gửi chủ Quy trình lưu trữ thơng tin Xác định hồ sơ lưu ◆ ◆ Thời hạn; Giá trị pháp lý Hủy hồ sơ Khôn g Lập danh mục hồ sơ ◆ Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ ◆ Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập ◆ Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ ◆ Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ Có 22 Quy trình lưu trữ thơng tin Sắp xếp hồ sơ ◆ Sắp xếp gian; theo Bảo quản hồ sơ thời ◆ Sắp xếp theo mẫu tự; ◆ Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: • Hồ sơ quan trọng; • Hồ sơ tối cần thiết; • Hồ sơ thường sử dụng; • Hồ sơ không cần thiết 23 ◆ Đối với hồ sơ giấy: đựng khay, túi, để vị trí phân chia kho lưu trữ; ◆ Đối với hồ sơ điện tử: • Bảo đảm hồ sơ an toàn, xác thực, bảo mật khả truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ • Cơ sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải lưu 02 bộ, 01 lưu trữ độc lập Quy trình lưu trữ thơng tin Thao tác, truy cập văn từ CloudOffice xa, lúc 24 Giảm rủi ro mất, hư hỏng trình lưu trữ hồ sơ giấy Quy trình lưu trữ thơng tin Cập nhật kiểm tra thời gian lưu trữ hồ sơ ◆ 25 Liên tục cập nhật hồ sơ vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ; ◆ Bổ sung chứng từ, giấy tờ thiếu hồ sơ có; ◆ Loại bỏ hồ sơ trùng khơng có giá trị Hủy hồ sơ Bảo quản ◆ Lập danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ cần loại bỏ hoàn toàn; ◆ Đồng thời, báo cáo lên cấp phê duyệt Có Khơn g Kết thúc III NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Bố trí khơng gian văn phịng: ◆ Sử dụng thiết kế khơng gian mở có nhiều lợi ích có nhiệu mặt bất lợi khiến nhân viên khó chịu khơng có khơng gian riêng tư, dễ gây tập trung ◆ =>Vì vậy, cần xây dựng thêm khu vực tích hợp khơng gian mở khơng gian kín Vừa tăng khả tập trung làm việc, vừa tiện lợi trao đổi thông tin nhanh 27 3.2 Công tác 5S doanh nghiệp:  Việc thực 5S nhiều hạn chế khơng có chun gia lĩnh vực 5S khiến việc tuyên truyền gặp trở ngại nhân viên cảm thấy rườm rà, không thoải mái có nhiều quy định  => Cần có phận giám sát, đảm nhiệm việc kiểm tra thực 5S Nghiêm khắc phê bình, tạo thành thói quen cho nhân viên 28 3.3 Quản trị thông tin doanh nghiệp: ◆ Sử dụng mơ hình phân quyền (Hierarchical Organization) Nhược điểm nhà lãnh đạo, quản lý khó bao qt thơng tin có phận tổng hợp liệu ◆ =>Vì vậy, kết họp quản lý phịng ban với để chia nhỏ công việc với Ban giám đốc, gồm: Khối kế hoạch kinh doanh, Khối hành chính- tài chính, Khối quản trị 29 3.4 Quy trình lưu trữ hồ sơ 30  Thực việc chuyển đổi, số hóa liệu, thuận tiện việc quản lý lưu trữ Nhưng thơng tin dễ bị rị rỉ, bị đánh cắp  =>Nên sử dụng ứng dụng công nghệ Power Protect Cyber Recovery (PPCR) Dell Technologies, phần mềm giúp bảo vệ, biệt lập liệu quan trọng khỏi công mạng tinh vi, với việc sử dụng nhiều lớp bảo mật gọi “két an toàn” THANK YOU!