THỰC TRẠNG CÔNG tác HÀNH CHÍNH tại CÔNG TY cổ PHẦN tập đoàn MAI LINH

BÁO CÁO NHÓM CUỐI KỲ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MAI LINH TP HCM, THÁNG 1, NĂM 2022 Mục Lục BÁO CÁO NHÓM CUỐI KỲ 1 PHẦN 1 KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN.

BÁO CÁO NHĨM CUỐI KỲ MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MAI LINH TP HCM, THÁNG 1, NĂM 2022 Mục Lục 2 PHIẾU CHẤM ĐIỂM ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ************* ĐIỂM BÀI BÁO CÁO CUỐI KỲ HỌC KỲ NĂM HỌC 2021-2022 Nhóm thực hiện: ca: thứ Đánh giá: TT Thang điểm Tiêu chí Điểm chấm Ghi Hình thức trình bày: - Trình bày quy định hướng dẫn (font, số trang, mục lục, bảng biểu,…) 0.5 - Khơng lỗi tả, lỗi đánh máy, lỗi trích dẫn tài liệu tham khả 0.5 Nội dung: Khái qt thơng tin doanh nghiệp 1,0 Phân tích đánh giá việc áp dụng lý thuyết vào tình 3,0 Nhận xét chung kiến nghị 1,0 Tổng điểm 6/10 Điểm chữ: (làm tròn đến số thập phân) Ngày ……….tháng …… năm 20… Giảng viên chấm điểm 3 ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ************* ĐIỂM BÀI THUYẾT TRÌNH CUỐI KỲ HỌC KỲ NĂM HỌC 2021-2022 Nhóm thực hiện: Nhóm ca: thứ Đánh giá: TT Tiêu chí Hình thức trình bày slide - Nội dung slides trọng tâm - Thiết kế slides Thuyết trình - Chia công việc cho thành viên hợp lý - Thuyết trình - Kỹ trả lời câu hỏi Tổng điểm Thang điểm Võ Thành Vũ Trần Ngọc Thu Duyên Phan Nguyễn Hồi Linh Nguyễn Đình Đơng Kha Ghi 0,5 0,5 0,5 2,0 0,5 4,0/10 Ngày ……….tháng …… năm 20… Giảng viên chấm điểm 4 5 PHẦN KHÁI QT VỀ THƠNG TIN DOANH NGHIỆP 1.1 Thơng tin doanh nghiệp 1.1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần Tập đoàn Mai Linh (gọi tắt Tập đoàn Mai Linh – Mai Linh Group), tiền thân Công ty TNHH Vận tải hành khách Du lịch Mai Linh, thành lập ngày 12/7/1993 Thành phố Hồ Chí Minh, ơng Hồ Huy sáng lập Ban đầu hoạt động cho thuê xe, trụ sở đặt số 46 Nguyễn Huệ, quận 1, vốn điều lệ ban đầu 300 000 000 đồng, xe (cộng thêm 18 thuê lại) 25 thành viên, đến Mai Linh phát triển thành tập đoàn vận tải lớn mạnh với mạng lưới chi nhánh, đơn vị 54 tỉnh thành nước, vốn điều lệ 1063 tỷ đồng, gần 15 000 phương tiện 30 000 cán nhân viên Giai đoạn 2007-2011, Tập đoàn Mai Linh theo mục tiêu phát triển đa ngành nghề (vận tải, du lịch, đào tạo, tài chính, xây dựng, thương mại, dịch vụ bảo vệ, lượng) Giai đoạn 2012 đến nay, Tập đoàn tập trung đầu tư phát triển ngành nghề chủ đạo vận chuyển hành khách taxi Hiện nay, Mai Linh mở rộng hoạt động khắp tỉnh thành nước với 100 cơng ty thành viên 1.1.2 Tầm nhìn Trở thành nhà cung cấp dịch vụ tốt nơi Mai Linh có mặt! 1.1.3 Sứ mệnh Mang hài lịng đến cho người, góp phần phát triển nâng tầm văn hóa Việt, sống tốt đẹp hơn! 1.1.4 Giá trị cốt lõi      Làm chủ; Dẫn đầu; Chuyên nghiệp; Chung sức, chung lòng; Hiệu 1.1.5 Ý nghĩa tên gọi Ngày nay, Mai Linh người biết đến khơng cịn đơn tên cơng ty, mà tên thương hiệu tiếng đất nước Việt Nam Về ý nghĩa thương hiệu Mai Linh, từ "MAI" nói lên hình ảnh hoa mai ngày tết cổ truyền, may mắn niềm hạnh phúc đầu Xuân, đồng thời từ dùng để tương lai, ngày mai tốt đẹp Còn từ "LINH" mang ý nghĩa từ tinh nhanh, linh hoạt, linh động giải công việc 1.1.6 Văn hóa doanh nghiệp Văn hóa cơng ty văn hóa nụ cười: Văn hóa xuất phát từ nụ cười người lính chiến tranh: mưa bom bão đạn, lòng thàn Nhạt muối với cơm, miệng cười Với Mai Linh văn hóa nụ cười thể vui vẻ, chân thành biểu tự tin, tự trọng lịng tơn trọng khách hàng Phải biết cười cười chân thành, mến khách Cười vui phải cười có chuyện khơng hài lịng Khơng cáu với khách hàng Đó nguyên tắc bất di bất dịch kinh doanh (bất kì trường hợp nào) Văn hóa uống nước nhớ nguồn: Cơng ty Mai Linh ln quan tâm tới hoạt động cộng đồng, xã hội: chương trình đền ơn, đáp nghĩa “50 năm Điện Biên", tiếp lửa truyền thống vang khúc quân hành, an ninh Tổ quốc, Nhiều năm gần đây, năm công ty tổ chức “về nguồn" (về thăm Đền Hùng) để khơi dậy người tinh thần uống nước nhớ nguồn Rồi dịp lề Tết, sinh nhật công ty, tất nhân viên tặng quà Hướng đến cộng đồng để chia sẻ: Không doanh nghiệp hướng đến kinh doanh túy Mai Linh quan tâm đến hoạt động xã hội từ thiện Vừa qua, Mai Linh phối hợp với Uỷ ban An tồn giao thơng Quốc gia, Quỹ TCF Uỷ ban nhân dân 53 tỉnh tổ chức chương trình Kết nối cộng đồng An tồn giao thơng Huế Thơng qua chương trình để giao lưu gặp gỡ với gia đình nạn nhân tai nạn giao thơng có hồn cảnh khó khăn qua phổ biến tạo lan t ỏa thông điệp kêu gọi tầng lớp nhân dân chung tay thực quy định pháp luật xây dựng văn hóa giao thơng Văn hóa doanh nhân: Muốn có văn hóa doanh nghiệp trước hết phải xây dựng cố tảng văn hóa đạo đức thành viên doanh nghiệp Và để làm điều vai trò nhà lãnh đạo lớn Từ tư duy, phong cách lãnh đạo, cách thức làm việc nhà quản trị nhân tố tác động đến tồn văn hóa doanh nghiệp Xây dựng văn hóa Mai Linh ngày hơm nay, ta khơng phủ nhận vai trị ông Hồ Huy – Chủ tịch hội đồng quản trị cơng ty cổ phần tập đồn Mai Linh kiêm tổng giám đốc cơng ty Mai Linh Tập đồn Mai Linh, doanh nghiệp xây dựng thương hiệu đội ngũ 50% cán công nhân viên xuất thân từ quân ngũ, nhiều người cháu nhà binh nên nói truyền thống Mai Linh truyền thống người lính: đồn kết gắn bó lịng, sẻ chia trách nhiệm tình thương 1.2 Cơ cấu tổ chức Hình Sơ đồ tổ chức Ban Tài – Kế tốn • Tổ chức xây dựng hoàn thiện tất loại văn bản, biểu mẫu, quy định, quy trình, thủ tục hoạt động Kế tốn xun suốt tồn Tập đồn Thiết lập hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán theo quy định Bộ Tài Quy chế MLG • Tổ chức hạch toán kế toán theo Quy định Bộ Tài Quy chế MLG, đảm bảo tiến độ chất lượng báo cáo kế tốn định kỳ (báo cáo tài riêng hợp tồn Tập đồn) • Tổ chức cơng tác kế tốn, máy kế tốn MLG tồn Tập đồn; đảm bảo trì ổn định, thường xuyên hoạt động chuẩn mực, chuyên nghiệp cao; bổ sung đầy đủ nguồn nhân lực tài kế tốn để đáp ứng u cầu phát • triển liên tục Tập đồn Thực chức quản lý ngành dọc chi nhánh nội dung, chương trình liên quan đến cơng tác Kế tốn • Tư vấn, hỗ trợ mặt chuyên môn công tác kiểm tra, giám sát việc thực cơng tác Kế tốn (kiểm tra tài liệu kế toán chứng từ liên quan thu, chi, tài khoản ngân hàng, tốn cơng nợ …) tất chi nhánh, đơn vị thành viên • Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tập đồn nhiệm vụ phân cơng phạm vi quyền hạn trách nhiệm qui định • Làm việc với quan Thuế, UBCKNN, công ty kiểm tốn việc cung cấp giải trình số liệu tài kế tốn Ban Kinh doanh • Tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Ban điều hành, chịu trách nhiệm tồn chiến lược, sách chương trình nội dung hoạt động liên quan đến phát triển kinh doanh bao gồm hợp tác kinh doanh, khai thác phát triển điểm tiếp thị, marketing, bán hàng quảng cáo tồn hệ • • thống Quản lý, điều hành hoạt động Ban lĩnh vực kinh doanh Tổ chức thực hiện, huấn luyện, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên trực thuộc Ban • Xây dựng, trình duyệt triển khai thực kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm Tập đồn (Bao gồm: cơng việc cần triển khai, nguồn lực cần thiết, doanh số đạt được, ) • Phối hợp với phận liên quan lập chương trình thúc đẩy kinh • doanh với đối tác Giải vấn đề khác liên quan đến hoạt động kinh doanh thực nhiệm vụ khác giao • • Tổ chức, giám sát cơng tác chăm sóc khách hàng Ban Tổ chức, triển khai giám sát nhân viên thực kế hoạch kinh doanh; theo dõi tiến độ thực tiêu doanh số nhân viên Tập đồn • Tổ chức quản lý hệ thống liệu Khách hàng/Đối tác Tập đồn • Quản lý mở rộng mạng lưới Khách hàng/Đối tác Tập đoàn theo kế hoạch giai đoạn đảm bảo độ phủ doanh nghiệp • Xây dựng phát triển mối quan hệ khách hàng bền chặt lâu dài • Xây dựng, tối ưu quy trình bán hàng từ bước lên kế hoạch đến chốt • sales Phối hợp với Phòng liên quan Tập đoàn để xây dựng Kế hoạch Mục tiêu chất lượng hàng năm • Xử lý, giải cơng việc hàng ngày • Hàng tháng, hàng quý, đánh giá hiệu công việc Ban Kinh doanh, Nhân viên Ban gửi cho Ban Tổng Giám đốc Ban Vận hành • Tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo Tập đoàn Mai Linh chịu trách nhiệm toàn chiến lược, sách, kế hoạch chương trình nội dung hoạt động Trung tâm Vận hành Tập đồn Mai Linh • Quản lý, điều hành kiểm sốt q trình hoạt động kinh doanh • Đội xe taxi khu vực Thành Phố Hồ Chí Minh Quản lý, tổng hợp, phân tích báo cáo hoạt động, kết kinh doanh khu vực Thành Phố Hồ Chí Minh • Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tập đoàn nhiệm vụ phân công phạm vi quyền hạn trách nhiệm qui định Ban Cơng nghệ thơng tin • Tham mưu hoạch định chiến lược ứng dụng công nghệ thơng tin vào • • • • hoạt động doanh nghiệp Xây dựng kiểm soát phần mềm Kiểm sốt, bảo trì phần cứng trang thiết bị cơng nghệ thơng tin Xây dựng, bảo trì hệ thống mạng; sở hạ tầng; liệu Đảm bảo thông tin liên lạc email, web, internet Ban Quan hệ cổ đơng 10 Mơ tả quy trình xử lý văn đi: - Xác định yêu cầu văn đi: Nhân viên phân công cần xác định rõ yêu cầu văn từ lãnh đạo người có thẩm quyền để thực soạn thảo văn - Dự thảo văn đi: • Đối với văn thường: nhân viên phân công tiến hành soạn thảo văn chịu trách nhiệm nội dung Đồng thời thực ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn trước • trình duyệt, chịu trách nhiệm tính pháp lý văn Đối với văn mật: cần đề xuất mức độ ban hành văn mật soạn thảo văn theo nội dung yêu cầu thể thức theo quy định Nhân viên dự thảo văn chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn đó, ký vào bên cạnh chữ kết thúc nội - dung văn trước trình duyệt Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản: Trưởng/Phó phịng TCHC Trưởng phận chun mơn thực xem xét, kiểm tra lại nội dung, thể thức văn ký vào góc phải mục chức vụ người có thẩm quyền để ban hành văn sau văn chỉnh sửa Nếu thể thức nội dung văn chưa đạt, cần chuyển lại cho người phân công soạn thảo văn thực chỉnh sửa - Phê duyệt: Lãnh đạo tập đoàn Mai Linh, Giám đốc chi nhánh người có thẩm quyền xem xét nội dung, hình thức văn ký; văn không đạt yêu cầu phải chuyển trả lại cán phân cơng soạn thảo văn để chỉnh sửa 28 Chữ ký người có thẩm quyền văn phải rõ ràng; khơng dùng bút chì, mực đỏ hay thứ mực dễ phai để ký văn - Làm thủ tục phát hành văn đi: Sau có chữ ký người có thẩm quyền theo quy trình, văn chuyển qua phận Văn thư, nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ văn Sau kiểm tra vào sổ văn đi, phận văn thư thực gửi văn đi: • Đối với văn thường: Văn thư có trách nhiệm gửi văn theo địa định đường bưu chính, qua mạng văn phịng điện tử tập đồn Mai Linh • Đối với văn mật: Văn thư có trách nhiệm gửi văn theo địa định đảm bảo Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực theo quy định riêng ngành bưu điện • Ngồi bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo mức độ yêu cầu văn - Lưu văn bản: Sau đăng ký, làm thủ tục ban hành văn phận chun mơn có trách nhiệm lưu giữ 01 (Văn thư chuyển qua văn phòng điện tử cho phòng ban soạn thảo phịng liên quan (nếu có)), phận văn thư lưu giữ gốc 29 2.3.3 Mẫu sổ văn đến - Trang bìa: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MAI LINH _ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số: 30 - Ngày tháng đến Nội dung sổ: Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Đơn vị người nhận Ngày chuyển Ký nhận 2.3.4 Mẫu dấu văn đến Con dấu văn đến cơng ty chi nhánh tập đồn Mai Linh: CÔNG TY …… MAI LINH …… ĐẾN Số: … Ngày: …/…/… Chuyển: … Lưu hồ sơ số: … 31 Ghi 2.3.5 Mẫu sổ văn - Trang bìa: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN MAI LINH _ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số: 32 - Số ký hiệu văn 2.4 Nội dung sổ: Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ngày chuyển Ký nhận Ghi Quy trình lưu trữ hồ sơ Cơng ty Cổ phần Tập đồn Mai Linh Quy trình lưu trữ hồ sơ gồm có bước: Tiếp nhận; phân loại; xác định hồ sơ cần lưu; lập danh mục hồ sơ cần lưu; xếp hồ sơ; bảo quản hồ sơ; cập nhật kiểm tra hồ sơ; hủy hồ sơ; kết thúc Quy trình trình bày cụ thể Hình Hình Quy trình lưu trữ hồ sơ 33 2.4.1 Tiếp nhận hồ sơ - Tiếp nhận hồ sơ: Nhân viên lưu trữ tiếp nhận hồ sơ văn bản, tài liệu, số liệu từ nhân viên, phận Tập đoàn Mai Linh, từ khách hàng đối tác - Đối với hồ sơ, văn giấy: Khi tiếp nhận, nhân viên có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, kiểm tra đối chiếu ký nhận Trường hợp phát thiếu phong bì, giao khơng thời hạn Cán phụ trách tiếp nhận hồ sơ, văn phải báo cáo đến người có trách nhiệm lập biên cần thiết - Đối với hồ sơ, văn điện tử: nhân viên tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, kiểm tra chữ ký số, lưu lại thông tin người gửi, ngày giờ, thông báo nhận văn đến người gửi 2.4.2 Phân loại hồ sơ - Phân chia theo dự án: Các dự án Tập đoàn Mai Linh liên quan đến xếp lưu trữ vị trí Ví dụ: dịch vụ xe cho thuê, Mai Linh E-bus, Mai Linh express, Mai Linh Bike, dự án khác - Phân chia theo chủ đề/phòng ban: Các loại tài liệu, hồ sơ dự án loại nên lưu trữ nhau, phân chia theo chủ đề thuận tiện cho quản lý, tìm kiếm Ví dụ: hồ sơ khách hàng, hồ sơ thông tin công ty, hồ sơ nhân viên nội bộ, hồ sơ phịng ban hành chính, marketing, nhân phòng ban khác - Phân chia theo thời kỳ: phân chia theo tháng đầu năm, tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng mốc thời gian khác 2.4.3 Xác định hồ sơ lưu Xác định hồ sơ lưu: sau tiếp nhận phân loại hồ sơ có loại hồ sơ văn cịn giá trị khơng cịn giá trị sử dụng cơng ty, lúc nhân viên lưu trữ cần xem xét cách kỹ loại hồ sơ văn cần lưu trữ Các yếu tố cần lưu ý như: thời hạn, giá trị pháp lý 34 2.4.4 Lập danh mục hồ sơ - Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ giúp liệt kê cách hệ thống hồ sơ Nhờ vào danh mục mà nhân viên lưu trữ dễ dàng xếp tìm kiếm quản lý Danh mục hồ sơ cần cập nhật thường xuyên theo số lượng tài liệu phát sinh • Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ • Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị • • người lập Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ 2.4.5 Sắp xếp hồ sơ - Sắp xếp theo thời gian: dựa theo thứ tự thời gian xảy hồ sơ để xếp trước xếp sau Ví dụ: Kế hoạch thu hút khách hàng dịch vụ Mai Linh bike tháng 2/2021, Định hướng mục tiêu kinh doanh Tập đoàn Mai Linh năm 2022 - Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: • Hồ sơ quan trọng Ví dụ: (tài chính) hồ sơ thuế, tài khoản phải trả - phải thu, hóa đơn, sổ lương nhân viên Tập đồn Mai Linh, • Hồ sơ tối cần thiết Ví dụ hợp đồng, hợp đồng đại lý, dấu, nhãn hiệu thương mại,… • Hồ sơ thường sử dụng Ví dụ đơn đặt hàng, thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên… • Hồ sơ khơng cần thiết: Ví dụ thư từ giao dịch ngày: thông báo nội bộ, thông báo họp, lịch công tác,… 2.4.6 Bảo quản hồ sơ - Đối với hồ sơ giấy: đựng khay, túi, sau phân loại, để vị trí phân chia kho lưu trữ • Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ gồm có: giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa khơng khí, hệ thống camera quan sát… • Trang thiết bị phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng nhiệt độ khơng khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng 35 loại gặm nhấm, ; ảnh hưởng điều kiện bảo quản sử dụng tài - liệu,… Đối với hồ sơ điện tử: • Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật phương tiện lưu trữ khả truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ • Cơ sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải lưu 02 bộ, 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng thiết bị lưu trữ) Việc lưu phải bảo đảm đầy đủ, xác, kịp thời, an tồn • Bảo đảm thống quy trình kiểm tra, lưu, phục hồi liệu Ngoài việc phải lưu trữ liệu giấy văn phòng Tất tài liệu/ văn lưu trữ dạng file, cách dùng máy quét (scanner) để chuyển hồ sơ giấy thành dạng file Sau file hồ sơ lưu trữ tảng công nghệ quản lý, lưu trữ văn thư doanh nghiệp: CloudOffice Nền tảng cho phép doanh nghiệp quản lý văn cách toàn diện chuyên nghiệp Chúng ta thao tác, truy cập văn từ xa, lúc tiện lợi dựa tính phân loại hồ sơ Điều giảm rủi ro mất, hư hỏng hồ sơ trình lưu trữ hồ sơ giấy 2.4.7 Cập nhật kiểm tra thời gian lưu trữ hồ sơ Hồ sơ phải liên tục cập nhật theo số liệu phát sinh Đồng thời, nhân viên cần phải kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, bổ sung chứng từ, giấy tờ thiếu cho hồ sơ • • • • Liên tục cập nhật hồ sơ vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ; Bổ sung chứng từ, giấy tờ thiếu hồ sơ có; Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa khơng có giá trị Kiểm tra hồ sơ định kỳ 2.4.8 Hủy hồ sơ - Lập danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ cần loại bỏ hoàn toàn Đồng thời - viết biên thuyết minh tài liệu hết hạn lưu trữ Trình hồ sơ lên người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền Họp nghị để bầu Hội đồng thẩm định loại bỏ tài liệu hết hạn Hội đồng xác định hạn tài liệu lưu trữ thực xem xét hủy tài liệu hết hạn lưu trữ Thành viên Hội đồng đối chiếu danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ với mục lục tài liệu cần giữ lại Thông qua thảo luận, biểu theo số đông để lập hồ sơ tài liệu phải tiêu hủy 36 - Cuối trình lên cấp có thẩm quyền để thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ 2.4.9 Kết thúc: Khi công việc giải xong hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ kết thúc 37 PHẦN NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Bố trí khơng gian văn phịng Sử dụng bố trí cảnh quan theo phong cách thiết kế văn phịng khơng gian mở, điều mang lại nhiều lợi ích sau: • • • Tạo cảm giác thân thiện, gần gũi, ấm áp nhiên viên với Dễ dàng tương tác, trao đổi thông tin giúp tăng tiến độ Tiết kiệm chi phí, tăng kích thước khơng gian làm việc cách đáng kể • Tuy nhiều điểm lợi cịn nhiều điểm nên thay đổi • Tuy giúp nhân viên gần gũi với điều khiến nhiều nhân viên khó chịu họ khơng có khơng gian riêng tư ăn uống, nghỉ ngơi Đặc biệt nhân viên nữ, hay nhân viên có tính cách hướng nội • Tương tác nhiều nhân viên với với cường độ cơng việc cao khơng mang lại hiệu mà gây ồn ào, trung trung cho nhân viên bên cạnh Cần xây dựng thêm khu vực bố trí theo phong cách khơng gian đóng tích hợp khu vực không gian mở Khi làm việc đóng cửa lại để tăng khả tập trung, đặc biệt với công việc cần độ bảo mật xác cao phận lưu trữ thơng tin, phịng chiến lược Marketing, cần trao đổi thông tin với phận khác cần mở cửa ngồi trao đổi thơng tin khu vực văn phịng mở 3.2 Cơng tác 5S doanh nghiệp Hiện trạng công ty thiếu chuyên gia 5S trở ngại việc tuyên truyền có nguyên nhân chủ quan khách quan Nhân viên thấy điều rườm rà khơng thoải mái làm việc có nhiều quy định nên họ thường để vật dụng nhân bàn làm việc cho thuận tiện chai nước, khăn giấy, ổ điện, xếp tài liệu giấy tờ khó phân biệt, khơng theo bố trí 5S xác định, gây thẩm mỹ vệ sinh, điều dần tạo văn hóa khơng lành mạnh Cơng ty khó khăn việc tìm kiếm nguồn lực, tuyển dụng chuyên gia 5S Việt Nam 38 Cần có phận đảm nhiệm việc kiểm tra, giám sát thực 5S công ty Nghiêm khắc phê bình nhắc nhở, tạo thói quen cho nhân viên họ thực 5S cách tự giác 3.3 Công tác quản trị thông tin doanh nghiệp Doanh nghiệp sử dụng mơ hình quản lý phân quyền (Hierarchical Organization), giúp xác định rõ chức năng, nhiệm vụ phòng ban, vị trí cơng ty, có lộ trình thăng tiến rõ ràng giúp nhân viên có động lực phấn đấu cơng việc Nhược điểm mơ hình nhà lãnh đạo khó bao qt thơng tin có phận giám đốc phải tổng họp liệu, báo cáo phòng ban, điều khiến công đoạn xác định thị trường, thực trạng công ty chiếm nhiều thời gian Nên kết hợp quản lý phịng ban có liên quan với để chia nhỏ công việc với Ban Giám đốc, điều khiến thông tin thời gian thực giảm đáng kể có độ xác cao Như ta kết họp Ban Nghiên cứu phát triển họp tác quốc tế, Ban Kinh doanh, Ban Truyền thông, Ban Quan hệ cộng đồng, Ban Quan hệ cổ đông Khối kế hoạch kinh doanh Ban Tài chính- Kế tốn, Ban Cơng nghệ thơng tin Khối hành - tài Ban Kiểm sốt nội bộ, Ban vận hành Khối Quản trị 3.4 Quy trình lưu trữ hồ sơ Ưu điểm quy trình phân chia rõ ràng tài liệu giấy tài liệu điện tử giúp việc quản lý thuận tiện Đồng thời scan liệu giấy lại để tiết kiệm chi phí mua trang thiết bị để lưu trữ, chuyển sang lưu trữ công nghệ số giúp giảm chi phí thời gian tìm kiếm Có thể gửi file điện tử cho khách phòng ban khác cách nhanh chóng dù họ đâu, họ truy cập tài liệu vào thời gian nào, dù bất kỳ nơi đâu mà không gây trở ngại nào, giúp nhà quản trị linh hoạt khâu quản lý thông tin Nhược điểm chuyển đổi số hóa liệu thơng tin bị rị rỉ bên ngồi bị công ty khác đánh cắp liệu 39 Do vậy, ta nên sử dụng Power Protect Cyber Recovery (PPCR) Dell Technologies, phần mềm giúp bảo vệ, biệt lập liệu quan trọng khỏi công mạng tinh vi, nhiễm mã độc tống tiền Hệ thống quét xác định hành vi đáng ngờ laptop, máy tính truy hệ thống, mạng Internet hay trang web bạn làm việc để cảnh báo tiến hành ngăn chặn PPCR tạo khu vực gọi “két an toàn” máy nơi liệu lưu trữ làm việc, với việc sử dụng nhiều lớp bảo mật giúp đảm bảo an toàn liệu, đồng thời cho phép doanh nghiệp chủ động phục hồi liệu bị hay đánh cắp, để thuận tiện cho trình hoạt động bình thường, tránh gián đoạn giảm thiểu tối đa thiệt hại tài liệu, tài sản, kinh tế 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO • 123doc.(2010-2015), “Văn hóa kinh doanh taxi Mai Linh”, (tiếp cận ngày 28 tháng 12 năm 2021), [truy cập https://123doc.net/document/3553470-vanhoa-kinh-doanh-taxi-mai-linh.htm? fbclid=IwAR0LfOYsI10s4UUsYL3moCoqkL6qqzCUnuyIAl5coB0_eseKsBjO • lSh-fAg ] Mailinhcorporation (2017), (tiếp cận ngày 28 tháng 12 năm 2021), [truy cập https://mailinh.vn/tap-doan-mai-linh.html? fbclid=IwAR0H48tvaUkOkpXCy IxEs_mmVEABNKT81Nl4kbTXLoDu7aI PafMSOYS7o • Leaderreal (2013), “Văn phịng mở gì? Ưu nhược điểm, cách bố trí văn phịng theo không gian mở”, (tiếp cận ngày tháng năm 2022), [truy cập • https://leaderreal.com.vn/van-phong-mo-la-gi.html ] Cloudoffice (2021), “Phần mềm văn phịng điện tử, Quản lý cơng việc, cơng văn”, (tiếp cận ngày tháng năm 2022), [truy cập https://cloudoffice.com.vn/? fbclid=IwAR0eFIhhAqrgemZovFZYFlFT8GX3xLMe0RkXhWdFHlOF6LuEc _MP_OQC0RU ] 41 42