BÁO cáo học PHẦN PHÂN TÍCH và THIẾT kế nội dung phân tích và thiết kế hệ thống quản lý hệ thống văn thư cho đơn vị hành chính sự nghiệp

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN ***** BÁO CÁO HỌC PHẦN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ Nội dung: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý hệ thống văn thư cho đơn vị hành nghiệp Sinh viên thực hiện: Nghiêm Đức Mỹ, Nguyễn Xuân Đại, Phạm Đức Mạnh, Trần Duy Đạt Lớp: 71DCTT21 Khóa: 71 Giảng viên hướng dẫn: Lê Trung Kiên HÀ NỘI – 2021 LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đổi nâng cao chất lượng quản lý quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội…là vơ quan trọng mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ cần thiết đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan Công tác văn thư-lưu trữ mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung văn phịng nói riêng Vì thế, mà xem phận hoạt động quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác, thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Hiện nay, xã hội sống thời kỳ bùng nổ thông tin, kinh tế tri thức đóng vai trị chủ đạo, địi hỏi người cán làm cơng tác Văn thư khơng phải có chun mơn nghiệp vụ cao mà cịn phải có tinh thần trách nhiệm lớn lao, góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, thúc đẩy phát triển cơng tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung cịn giữ gìn tài liệu có giá trị cho quốc gia. Trong giai đoạn đổi nâng cao chất lượng quản lý quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội…là vơ quan trọng mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ cần thiết đảm bảo thơng tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan Công tác văn thư-lưu trữ mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung văn phịng nói riêng Vì thế, mà xem phận hoạt động quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác, thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Hiện nay, xã hội sống thời kỳ bùng nổ thơng tin, kinh tế tri thức đóng vai trị chủ đạo, địi hỏi người cán làm cơng tác Văn thư khơng phải có chun mơn nghiệp vụ cao mà cịn phải có tinh thần trách nhiệm lớn lao, góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, thúc đẩy phát triển cơng tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung cịn giữ gìn tài liệu có giá trị cho quốc gia.  Mục lục Khảo sát hệ thống……………………………………………………………Trang Xây dựng hệ thống (Biểu đồ UC)………………………………………… Trang Biểu đồ lớp…………………………………………………………………Trang 29 Biểu đồ trình tự……………………………………………………………Trang 30 Biểu đồ hoạt động…………………………………………………………Trang 45 Biểu đồ trạng thái…………………………………………………………Trang 66 Thiết kế CSDL……………………………………………………………Trang 66 Mơ hình quan hệ………………………………………………………… Trang 70 Biểu đồ thành phần……………………………………………………… Trang 70 Biểu đồ triển khai………………………………………………………… Trang 71 Thiết kế giao diện…………………………………………………………Trang 72 1.1 Đơn vị khảo sát: + Trường THCS Tri Trung + Địa thơn Cổ Hồng-Xã Hồng Long-Huyện Phú Xun-Hà Nội + Cơ cấu tổ chức: Gồm phòng ban: + Phòng hiệu trưởng + Phịng hiệu phó + Phịng tài chính, kế tốn + Phịng thư viên + Phịng văn thư + Phòng kĩ thuật + Phòng bảo vệ + Quy mô hoạt động: Các cán gồm: Hiệu trưởng: Nguyễn Văn Ân Hiệu phó: Vũ Văn Bình Tổng số lớp: 13 * 1.95 = 25 giáo viên Nhân Viên biên chế gồm: kế toán nhân viên văn thư nhân viên thiết bị nhân viên thư viện nhân viên phục vụ nhân viên y tế bảo vệ Trường hoạt động tự chủ phần lại ngân sách nhà nước chi trả + Lịch sử hình thành: Được cho phép từ cấp lãnh đạo thành phố Hà Nội sở giáo dục Hà Nội trường khởi công xây dựng vào năm 1966 vào hoạt động năm 1967 + Khái quát: Hệ thống quản lý văn thư lưu trữ cho phép đơn vị lưu giữ lại loại tài liệu gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao, cho phép nhanh chóng tra cứu, sử dụng cần thiết cho công việc ngày Hệ thống hỗ trợ hiệu cán văn thư lưu trữ công tác xếp, bảo quản, lưu trữ loại tài liệu văn thư cách khoa học, có hệ thống, thuận lợi cho việc tra cứu hồ sơ tài liệu gốc, cung cấp thông tin phát huy giá trị tài liệu gốc lưu trữ thực tế hoạt động, giải cơng việc ngày 1.2 Quy trình nghiệp vụ tổ chức: Đối với lãnh đao: Xây dựng, trình Bộ ban hành chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật Bộ công tác văn thư, lưu trữ; Xây dựng, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm công tác văn thư, lưu trữ; Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức Bộ; Thực chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo quy định; Thực sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Đối với nhân viên văn thư: Quản lý văn đi, văn đến; Quản lý sổ sách, sở liệu văn bản; Quản lý, sử dụng dấu Bộ loại dấu khác giao; Hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thực chế độ báo cáo, báo cáo thống kê sở công tác văn thư Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Bố trí kho bảo quản thực nghiệp vụ bảo quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Thực chế độ báo cáo, báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ 1.3 Khảo sát qua hình thức vấn bảng hỏi Kế hoạch: Xác định mục tiêu lựa chọn người vấn, thiết kế câu hỏi, chuẩn bị, tiến hành vấn đánh giá Hình thức: +Phỏng vấn +Nghiên cứu tài liệu +Quan sát tượng Hệ thống câu hỏi vấn: Quy trình xử lí văn thư đến văn thư gì? Quy trình xử lí văn thư số gì? Quy trình xử lí văn thư hỏa tốc gì? Quy trình lưu trữ hồ sơ gì? Nếu khơng may bị thất cần sử lí sao? Cách duyệt thảo, duyệt kí bảo thảo nào? Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Sắp xếp theo số văn Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn Đánh số trang Viết mục lục văn bản, tài liệu Viết tờ chứng từ kết thúc Căn vào hệ thống tìm kiếm để khơi phục tài liệu trường hợp khơng khơi phục phải chịu tồn trách nhiệm Người có thẩm quyền ký dự thảo văn trình phê duyệt chịu trách nhiệm nội dung văn Trong trường hợp dự thảo lãnh đạo Sở phê duyệt thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình lại người duyệt dự thảo văn xem xét, định việc sửa đổi, bổ sung Đánh giá buổi vấn hệ thống: + Thông tin cung cấp đầy đủ, dễ hiểu + Hệ giúp tiếc kiệm thời gian quản lí + Tăng cường khả lưu trữ thông tin đáng kể + Hệ thống hay bị q tải phải tiếp nhận q nhiều thơng tin qua nhiều công đoạn kiểm duyệt 1.4 Đánh giá hệ thống tổ chức khảo sát Ưu điểm: + Chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ; bố trí 01 biên chế làm cơng tác văn thư; 01 hợp đồng làm công tác lưu trữ kiêm văn thư Đơn vị thực chế độ phụ cấp độc hại năm cán làm cơng tác lưu trữ + Đầu tư kinh phí tổ chức, đạo ứng dụng công nghệ công tác văn thư, lưu trữ, đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính… + Ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành VNPT-iOffice 4.0 công tác văn thư Giúp phận văn thư đại hóa quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản, xếp hồ sơ tài liệu cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn có yêu cầu + Nâng cao kỹ quản lý văn thư + Xử lý văn văn đến hiệu quả, giảm thiểu sai sót, thất lạc + Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn + Tạo không gian làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian lại chi phí hành Nhược điểm: + Hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đơn vị chưa quan tâm trọng mức + Chưa kịp thời ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư dẫn đến đơn vị trực thuộc lúng túng việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ + Còn số tài liệu, hồ sơ chưa chỉnh lý theo quy định, khó khăn nguồn kinh phí; kho lưu trữ chật, hẹp chưa đảm bảo theo quy định + Khả cập nhật thông tin chậm Chức năng: Chức quản lý tài liệu, hồ sơ, quản lý văn thư lưu trữ cách đầy đủ khoa học Người dùng quản lý xếp tài liệu theo thời kỳ, theo vụ việc liên quan theo dõi kiện thời diễn chưa biết kết thúc Chức đính kèm file nội dung văn kèm theo tiêu đề văn Điều giúp cán bộ, công chức quan dễ dàng truy cập xem nội dung văn thay nắm tiêu đề văn khơng có gắn file đính kèm Việc đính kèm file thực hàng loạt văn lúc thực với văn Chức bình luận văn bản: Người dùng xem văn thực bình luận đưa ý kiến cá nhân liên quan đến văn Tính áp dụng hiệu trường hợp văn có phát sinh vướng mắc q trình triển khai áp dụng lấy ý kiến dự thảo văn Người dùng thông qua chức gửi chia sẻ ý kiến để đơn vị phát hành văn nắm để có điều chỉnh kịp thời vướng mắc phát sinh Chức cho phép tạo mối quan hệ văn Thông qua sơ đồ quan hệ, người dùng biết văn xem bị thay thay văn khác, sở để ban hành văn ban hành sở văn Chức giúp cách quản lý văn thư lưu trữ gọn gàng Mua sắm Vanthu He thong Truy cap he thong Hien thi danh sach len ke hoach mua sam In danh sach cac thiet bi Lien he den cac nha cung cap Gui bao gia den phong ke toan Thanh toan chi phi Luu TT cac hoa don vao CSDL 65 Bảng phân công công việc STT Họ tên Công việc Nghiêm Đức Mỹ Nguyễn Xuân Đại Quản lí nhân Quản lí cơng văn Tra cứu Quản lí thiết bị Trần Duy Đại Quản lí học sinh Phạm Đức Mạnh Đăng nhập Biểu đồ trạng thái Danh so cho van ban Tiep nhan cong van Kiem tra tinh hop le Dang kiem tra lai tinh hop le Khong hop le Hop le Gui tra Cho phep luu tru Thiết kế sở liệu Bảng quản lí cơng văn: Thuộc tính Kiểu liệu Null Key Ý nghĩa madn Nvarchar(50) No Pk Mã đăng nhập cvden Nvarchar(50) No Công văn đến cvdi Nvarchar(50) No Công văn cvhoatoc Nvarchar(50) No cvso Nvarchar(50) No Công văn hỏa tốc Cơng văn số Bảng quản lí đăng nhập: Thuộc tính Kiểu liệu Null Key Ý nghĩa madn Nvarchar(50) No Pk Mã đăng nhập tennd Nvarchar(50) No Fk Tên đăng nhập Bảng quản lí học sinh: 66 Thuộc tính Kiểu liệu Null Key Ý nghĩa madn Nvarchar(50) No Pk Mã đăng nhập soyeull Nvarchar(50) No Sơ yếu lí lịch diem Int No Điểm xeploai Nvarchar(50) No Xếp loại Bảng người dùng: Thuộc tính Kiểu liệu Null Key Ý nghĩa madn Nvarchar(50) No Pk Mã đăng nhập tennd Nvarchar(50) No Fk gmail Nvarchar(50) No Tên đăng nhập Gmail sodt Nvarchar(50) No Số điện thoại phongban Nvarchar(50) No Phòng ban lop Nvarchar(50) No Lớp 67 Bảng quản lí nhân sự: Thuộc tính Kiểu liệu Null Key Ý nghĩa madn Nvarchar(50) No Pk Mã đăng nhập soyeull Nvarchar(50) No Sơ yếu lí lịch siso Int No Sĩ số bienche Nvarchar(50) No Biên chế hopdong Nvarchar(50) No Hợp đồng Bảng quản lí văn thư: Thuộc tính Kiểu liệu Null Key Ý nghĩa madn Nvarchar(50) No Pk Mã đăng nhập tennd Nvarchar(50) No Fk gmail Nvarchar(50) No Tên đăng nhập Gmail sodt Nvarchar(50) No Số điện thoại 68 Bảng quản lí thiết bị: Thuộc tính Kiểu liệu Null Key Ý nghĩa madn Nvarchar(50) No Pk Mã đăng nhập lietketb Nvarchar(50) No Liệt kê thiết bị muasam Nvarchar(50) No Mua sắm baochi Nvarchar(50) No Bảo chì 69 Mơ hình quan hệ Biểu đồ thành phần Phan_he_Dang_nhap Phan_he_Tra_cuu Phan_he_ND Phan_he_QLNS Phan_he_VT Phan_he_Database Phan_he_QLCV Phan_he_QL Phan_he_QLHS Phan_he_QLTB 70 Biểu đồ triển khai Client_Van_thu Client_Nguoi_Dung Tuong_lua Server_Database Server_Quan_ly Bảng phân công công việc STT Họ tên Công việc Nghiêm Đức Mỹ Nguyễn Xuân Đại Biểu đồ trạng thái Thiết kế CSDL Biểu đồ triển khai Biểu đồ thành phần Thiết kế CSDL Trần Duy Đại Mơ hình quan hệ 71 Thiết kế giao diện Giao diện trang chủ: Giao diện đăng nhập: 72 Giao diện quản lí học sinh: Giao diện quản lí nhân sự: 73 Giao diện quản lí cơng văn: Giao diện quản lí thiết bị: 74 Bảng phân công công việc STT Họ tên Công việc Nghiêm Đức Mỹ Nguyễn Xuân Đại Quản lí nhân Quản lí cơng văn Đăng nhập Quản lí thiết bị Trần Duy Đại Quản lí học sinh NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 76 Khao sat Phong van Mo ta bai toan UC tong quat UC chi tiet Bieu phan Nghiem Duc My Bieu lop Khao sat Bieu trinh tu Bieu trang thai Bieu hoat dong Phong van Bieu trien khai UC tong quat Nguyen Xuan Dai Bieu trinh tu Bieu hoat dong Thiet ke CSDL UC chi tiet Khao sat Phong van UC tong quat UC chi tiet UC tong quat UC chi tiet Tran Duy Dat Bieu trinh tu Khao sat Phong van Pham Duc Manh Hình biểu đồ đóng góp chung thành viên nhóm