BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VIETLINK vi LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BL Bill of Lading CFS Container Freight Station.
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HĨA NGUN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH VIETLINK LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT B/L: Bill of Lading CFS: Container Freight Station C/O: Certificate of Origin C/Y: Container Yard D/O: Delivery Order FCL: Full Container Loading LCL: Less than Container Loading MTO: Multimodal Transport Operator POD: Port of Discharge POL: Port of Loading VTDPT: Vận tải đa phương thức DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU: GIỚI THIỆU CHUNG Lý chọn đề tài: Giao nhận vận tải quốc tế góp phần tích luỹ ngoại tệ, làm đơn giản hoá chứng từ, thủ tục thương mại, hải quan thủ tục pháp lý khác, tạo điều kiện làm cho sức mạnh cạnh tranh hàng hoá nước ta thị trường quốc tế tăng lên đáng kể, đẩy mạnh tốc độ giao lưu hàng hoá xuất nhập với nước giới, góp phần làm cho kinh tế đất nước phát triển nhịp nhàng cân đối (Viện, 2002) Giao nhận vận tải container dịch vụ vận chuyển hàng hóa container từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng, người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời ký hợp đồng đối ứng với người vận tải container để thực dịch vụ (Viện, 2002) Vì việc nghiên cứu có hệ thống vấn đề liên quan đến giao nhận vận tải quốc tế yêu cầu cấp thiết người làm công tác giao nhận vận tải, xuất nhập hàng hoá nước ta Nhận thức tầm quan trọng công tác giao nhận thương mại quốc tế với kiến thức học trường kết hợp với thời gian tiếp xúc tìm hiểu cơng ty TNHH Vietlink, tác giả định chọn đề tài: “Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nguyên container đường biển cơng ty TNHH Vietlink” Mục đích nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu sâu hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hóa xuất ngun container cơng ty TNHH VietLink từ thấy thuận lợi, khó khăn cịn tồn công ty để đưa giải pháp nâng cao quy trình giao nhận cơng ty từ thuận lợi có sẵn từ thu hút đối tác, hãng tàu phát triển quy trình giao nhận công ty Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất ngun container (FCL) đường biển công ty TNHH VietLink từ thấy hạn chế tồn quy trình đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế tồn Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu đề tài thực tế quy trình giao nhận hàng hóa xuất nguyên container (FCL) đường biển công ty TNHH VietLink 5 Kết cấu đề tài: Đề tài gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung giao nhận hàng hóa xuất nguyên container đường biển Chương tập trung hệ thống hoá lý thuyết hoạt động giao nhận hàng hoá quy trình xuất hàng nguyên container đường biển Chương 2: Tổng quan công ty thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất ngun container đường biển công ty TNHH VietLink Chương giới thiệu khái quát công ty TNHH VietLink sâu vào phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nguyên container đường biển công ty TNHH VietLink Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất ngun container đường biển cơng ty TNHH VietLink Chương đưa số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nguyên container đường biển công ty TNHH VietLink CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái quát giao nhận hoạt động ngoại thương: 1.1.1 Khái niệm đặc điểm hoạt động giao nhận: Giao nhận tập hợp nghiệp vụ liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi tới nơi nhận hàng Giao nhận bao gồm việc thực hàng loạt cơng việc liên quan đến q trình chun chở như: bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá dọc đường, dỡ hàng khỏi tàu giao hàng cho người nhận…Như giao nhận thực chất tổ chức trình chuyên chở giải thủ tục liên quan đến q trình chun chở (Viện, 2002) Theo Điều 233, Luật Thương Mại (2005), dịch vụ giao nhận định nghĩa là: “Họat động thương mại, theo thương nhân tổ chức thực nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng dịch vụ khác có liên quan đến hàng hố theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.” Những đặc điểm hoạt động giao nhận: Điểm đầu điểm cuối trình giao nhận nằm quốc gia khác Hàng hố thơng qua q trình giao nhận chuyển từ tay người bán sang tay người mua phương tiện vận tải (Viện, 2002) Hoạt động giao nhận đôi với hoạt động vận tải Chính người bán quốc gia khác nhau, phương tiện vận tải cơng cụ khơng thể thiếu q trình di chuyển hàng hoá từ nơi gửi đến nơi nhận hàng (Viện, 2002) Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng yếu tố bên ngoài, khách quan chủ quan (Viện, 2002) 1.1.2 Người giao nhận: 1.1.2.1 Khái niệm người giao nhận: Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi chung người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Người giao nhận chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay người khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá(Viện, 2002) FIATA định nghĩa người giao nhận sau: “Người giao nhận vận tải quốc tế người lo toan để hàng hoá chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác mà thân người vận tải Người giao nhận đảm nhiệm thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá.” Theo Luật Thương mại Việt Nam: “Người làm dịch vụ giao nhận thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.” 1.1.2.2 Vai trị người giao nhận: Do phát triển vận tải container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không làm đại lý, người ủy thác mà cung cấp dịch vụ vận tải đóng vai trị bên (Principal) hợp đồng chuyên chở Người giao nhận đóng vai trị sau: a Mơi giới hải quan: Ban đầu, người giao nhận hoạt động nước Nhiệm vụ người giao nhận lúc làm thủ tục hải quan hàng nhập mơi giới hải quan Sau người giao nhận mở rộng hoạt động phục vụ hàng xuất dành chở hàng vận tải quốc tế lưu cước với hãng tàu theo uỷ thác người xuất người nhập tuỳ thuộc vào hợp đồng mua bán Trên sở Nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, người nhập để khai báo làm thủ tục hải quan môi giới hải quan b Đại lý (Agent): Người giao nhận nhận ủy thác từ chủ hàng từ người chuyên chở để thực công việc khác như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho, … sở hợp đồng ủy thác Khi đóng vai trị đại lý, người giao nhận phải thực đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng phải chịu trách nhiệm sơ suất như: giao nhận hàng không dẫn, thiếu sót việc mua bảo hiểm cho hàng hóa, có hướng dẫn, thiếu sót làm thủ tục hải quan, chở hàng đến sai nơi qui định, giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng, tái xuất không theo thủ tục cần thiết khơng hồn lại thuế Người giao nhận cịn phải chịu trách nhiệm thiệt hại người tài sản gây cho người thứ ba hoạt động Tuy nhiên, người giao nhận khơng chịu trách nhiệm hành vi lỗi lầm mà người thứ ba gây cho người chuyên chở người giao nhận khác,… chứng minh lựa chọn cẩn thận c Người gom hàng (Cargo Consolidator): Ở châu Âu, từ lâu người giao nhận cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt Đặc biệt vận tải hàng hố container, dịch vụ gom hàng khơng thể thiếu nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở, sức chứa container giảm cước phí vận chuyển Khi người gom hàng, người giao nhận đóng vai trị người vận tải đại lý d Người chuyên chở (Carrier): Ngày nhiều trường hợp người giao nhận đóng vai trị người chun chở, tức người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ hàng chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ nơi đến nơi khác Người giao nhận đóng vai trị người thầu chuyên chở theo hợp đồng (Contracting Carrier), người giao nhận ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở Nếu người giao nhận trực tiếp chuyên chở người chuyên chở thực tế (Performing Carrier) Khi người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trị nhà thầu độc lập, nhân danh chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm hành vi lỗi lầm người chuyên chở, người giao nhận khác mà thuê để thực hợp đồng vận tải thể hành vi thiếu sót e Lưu kho hàng hóa, lo liệu chuyển tải chuyển tiếp hàng hóa: Trong trường hợp phải lưu kho hàng hoá trước xuất sau nhập khẩu, người giao nhận lo liệu việc phương tiện thuê người khác phân phối hàng cần Khi hàng hoá phải chuyển tải cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận lo liệu thủ tục cảnh tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện vận tải sang phương tiện vận tải khác, giao hàng đến tay người nhận f Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO – Multimodal Transport Operator): Vận tải đa phương thức (VTDPT) hình thức vận tải sử dụng hai phương thức vận tải kết hợp có người chuyên chở chịu trách nhiệm hàng hóa sử dụng chứng từ vận tải điều chỉnh mối quan hệ MTO chủ hàng Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ VTDPT người giao nhận đóng vai trò người kinh doanh dịch vụ VTDPT – MTO – họ người phải chịu trách nhiệm hàng hóa suốt q trình vận chuyển 1.1.2.3 a Quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm người giao nhận: Quyền hạn nghĩa vụ người giao nhận: Điều 167, Luật thương mại quy định, người giao nhận có quyền nghĩa vụ sau đây: Một người giao nhận hưởng tiền công khoản thu nhập hợp lý khác Hai thực đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng Ba q trình thực hợp đồng, có lý đáng lợi ích khách hàng thực khác với dẫn khách hàng, phải thông báo cho khách hàng Bốn sau kí kết hợp đồng, thấy khơng thể thực dẫn khách hàng phải thông báo cho khách hàng để xin dẫn thêm Năm phải thực nghĩa vụ thời gian hợp lý hợp đồng không thỏa thuận thời gian thực nghĩa vụ với khách hàng b Trách nhiệm người giao nhận: Khi đại lý chủ hàng: 10 Bước 5: Gửi Master B/L nhận từ hãng tàu cho công ty giao nhận quốc tế nước mà người gửi yêu cầu để họ nhận hàng từ hãng tàu Đến nhiệm vụ ủy thác xuất công ty Vietlink coi kết thúc Đối với vai trò người ủy thác, cơng ty có trách nhiệm vận chuyển lơ hàng, làm thủ tục có liên quan để xuất lô hàng lô hàng lên đến tàu thơng thường hết trách nhiệm b Khi cơng ty đóng vai trị người vận chuyển: • Sơ đồ: Người gửi (1) Vietlink (2) (1’) (1’’) (2’) Người chuyên chở (2’’) (3’’) Người nhận Đại lý cơng ty Vietlink nước ngồi (3) (4) (3’) Đường hàng hoá: Đường Master B/L: Đường House B/L: Hình 2.8 Quy trình giao hàng cơng ty đóng vai trị người vận chuyển • Đường hàng hóa chứng từ: (1) Người gửi hàng Việt Nam giao hàng nguyên chứng từ liên quan cho Vietlink nhận House B/L từ công ty Vietlink (2) Công ty Vietlink tiến hành xếp hàng lên container giao cho người chuyên chở để vận chuyển đến cảng đại lý công ty Vietlink nhận 38 Master B/L người chuyên chở cấp phát Đồng thời gửi Master B/L cho đại lý công ty Vietlink nước ngồi Trong thời gian hàng hố vận chuyển từ cảng Đà Nẵng đến cảng nước ngồi người gửi hàng (Xuất khẩu) Việt Nam gửi chứng từ có liên quan đến hàng hố kèm theo House B/L cho người nhận (Nhập khẩu) nước (3) Khi nhận thông báo tàu đến, Đại lý công ty Vietlink nước ngồi xuất trình Master B/L đại lý hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, mang D/O đến cảng để nhận container hàng hoá (4) Khi người nhận hàng xuất trình House B/L Đại lý Vietlink nước tiến hành giao hàng cho khách hàng • Tình hình thực cơng ty Vietlink: Bước 1: Khi nhận yêu cầu khách hàng Việt Nam việc giao nhận lô hàng xuất Vietlink ký hợp đồng đại lý với đại lý Vietlink nước người nhập Yêu cầu đại lý Vietlink nước tiến hành nhận lô hàng Bước 2: Sau có hợp đồng đại lý, tiến hành ký hợp đồng nhận lô hàng chứng từ liên quan từ người gửi Trong bước người ký hợp đồng giám đốc công ty trợ lý giám đốc Bước 3: Tiến hành nhận hàng từ người gửi Đồng thời phát hành House B/L cho người gửi Cũng giống vai trò người ủy thác, bước thực nhân viên trường nhân viên chăm sóc khách hàng Bước 4: Sắp xếp lô hàng lên container, giao hàng cho người chuyên chở (hãng tàu) Đồng thời nhận Master B/L hãng tàu cấp Bước 5: Gửi Master B/L nhận từ hãng tàu cho đại lý đại lý Vietlink nước để họ nhận hàng từ hãng tàu Bước 6: Giải khiếu nại (nếu có) lý hợp đồng c Khi cơng ty đóng vai trị người giao nhận trung gian: • Sơ đồ: 39 (1) Người gửi Vietlink (1’) (2) Đại lý công ty giao nhận khác House B/L (2’) (2’’) Người nhận Đại lý cơng ty giao nhận nước(4) ngồi (5) (3) (1’’) Người chuyên chở (3’’) (3’) Đường hàng hoá: Đường House B/L: Đường Master B/L: Hình 2.9 Quy trình giao hàng cơng ty đóng vai trị người giao nhận trung gian • Đường hàng hóa chứng từ: (1) Người gửi hàng giao hàng hóa cho Vietlink nhận Houre B/L từ công ty Vietlink (2) Vietlink tiến hành gửi lô hàng chứng từ liên quan lô hàng cho công ty giao nhận khác đồng thời nhận House B/L (do công ty giao nhận phát hành) Trong thời gian hàng hoá vận chuyển từ cảng Đà Nẵng đến cảng nước ngồi người gửi hàng (Xuất Khẩu) Việt Nam gửi chứng từ có liên quan đến hàng hố kèm theo House B/L cho người Nhập nước (3) Công ty giao nhận giao hàng cho người chuyên chở nhận Master B/L hãng tàu cấp Đồng thời giao Master B/L cho đại lý công ty nước ngồi (4) Đại lý cơng ty giao nhận nước ngồi xuất trình Master B/L nhận hàng từ người chuyên chở (hãng tàu) (5) Tiến hành giao hàng cho nhà nhập họ trình House B/L 40 • Tình hình thực Vietlink: Bước 1: Đầu tiên công ty Vietlink tiếp nhận lô hàng từ khách hàng Bước 2: Xem xét công ty vận chuyển trực tiếp cho lơ hàng tìm đối tác trung gian để vận chuyện nhằm kiếm lợi nhuận Bước 3: Báo giá cho công ty giao nhận khác, đồng ý tiến hành ký kết hợp đồng nhận chứng từ hàng hóa từ khách hàng Đồng thời cấp House B/L cho khách hàng Bước 4: Giao tồn chứng từ liên quan đến lơ hàng hàng hóa cho cơng ty giao nhận kia, đồng thời nhận House B/L từ cơng ty giao nhận Bước 6: Theo dõi đường lô hàng lô hàng đến người nhận cuối Bước 7: Tiến hành giải khiếu nại hàng hỏng hóc lý hợp đồng Lưu ý: Khi cơng ty giao nhận trung gian Vietlink khơng khách hàng biết lô hàng chuyển cho công ty khác nhằm giữ mối quan hệ khách hàng Và thỏa thuận với công ty khác yêu cầu họ không tiết lộ cho khách hàng Vietlink biết Sau cơng ty chịu làm trung gian công ty Vietlink không tiết lộ với khách hàng họ Điều đảm bảo quyền lợi bên đảm bảo giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài công ty giao nhận với 2.3.3 Những tồn quy trình giao nhận hàng xuất nguyên container đường biển công ty Vietlink nguyên nhân: Thường xảy chậm trễ việc tiếp nhận hồ sơ, chứng từ; nguyên nhân chủ yếu do: Bộ phận nhận chứng từ không kiểm tra ký lưỡng, thân số chứng từ bị sai lệc thông tin Một số trường hợp chứng từ không đầy đủ, có chứng từ khơng hợp lệ, từ thời gian giao nhận bị kéo dài gây phát sinh chi phí khơng mong muốn, Quy trình làm thủ tục hải quan rườm rà, phức tạp Nguyên nhân điển hình nơi làm hải quan, dù áp dụng công nghệ điện tử tiên tiến nhiều trở ngại giấy tờ cần thiết việc khai báo hải quan: Trong chứng từ hàng hoá, người xuất gửi tới thiếu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá thuộc diện ưu đãi thuế quan; Có sai lệch thơng tin chứng từ hóa đơn; Hồ sơ 41 chưa hoàn chỉnh; Chủ hàng khai giá thấp giá trị thực tế gây khó khăn cho hải quan việc thẩm định giá đưa mức thuế phù hợp; Tên hàng hóa khơng rõ ràng Hiện hệ thống kho bãi công ty thuê ngồi nguồn vốn cịn yếu, đặc biệt với lơ hàng khối lượng lớn cơng ty phải th thêm kho bãi, dân đến điều bất lợi cho cơng ty thời gian tăng thêm chi phí cho việc thuê thêm kho bãi Phương tiện vận tải cơng ty cịn hạn chế, khơng đáp ứng đủ nhu cầu vận chuyển với hàng hóa có khối lượng lớn Điều khiến cơng ty phải thuê phương tiện vận tải từ bên lượng hàng hóa lớn, là ngun nhân khiến chi phí q trình giao nhận tăng thêm Giá xăng dầu ngày tăng cao, nguyên nhân gây trở ngại cho cơng ty việc ước tính giá vận chuyển Nếu khơng tính tốn kỹ, cơng ty dễ gặp thiệt hại khách hàng giá khơng có cạnh tranh với công ty khác, bị lỗ chi phí thực chi lớn 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY VIETLINK 3.1 Hồn thiện bước quy trình giao nhận hàng hóa nguyên container: 3.1.1 Trong khâu tiếp nhận lập chứng từ: Khâu xử lý chứng từ đóng vai trị quan trong kinh doanh dịch vụ giao nhận Đây điểm mạnh công ty công ty chứng từ xử lý nhanh chóng, xác, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trình giao nhận hàng hóa Tuy nhiên cơng ty Vietlink, khâu xử lý chứng từ cịn chậm Vậy cơng ty cần phải gia tăng nhân viên có tính chun nghiệp việc tiếp nhận xử lý chứng từ, có khả đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Đặc biệt ưu tiên khách hàng quan trọng, khách hàng cần khẩn cấp khâu xử lý chứng từ - Đối với chứng từ cơng ty phát hành: cơng ty chủ động khâu xử lý chứng từ, đẩy nhanh tiến trình xử lý chứng từ cho khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng - Công ty thay mặt khách hàng đề làm chứng từ: công ty phải phối hợp với khách hàng bên liên quan để đẩy nhanh tốc độ lập, xử lý chứng từ Trong trường hợp công ty nhận số chứng từ từ khách hàng để thực thủ tục chứng từ khác, công ty cần hướng dẫn kỹ cho khách hàng để khách hàng lập chứng từ cho xác Khi nhận chứng từ từ khách hàng cần kiểm tra kỹ lưỡng, trường hợp có sai sót phải u cầu khách hàng điều chỉnh ngay, tránh trường hợp sau nhận chứng từ từ khách hàng, tiến hành thủ tục khác phát sai sót, yêu cầu khách hàng điều chỉnh dẫn đến chậm tiến độ giao nhận hàng hoàn thành thủ tục, chứng từ 3.1.2 Trong khâu vận chuyển hàng hóa: Trong khâu vận chuyển nội địa, công ty sở hữu hai xe tải nhỏ nên công ty phải thường xuyên thuê xe tải bên ngồi Việc khơng sử dụng xe chun dùng Vietlink mang lại tâm lý e ngại nơi khách hàng, từ khiến cho khách hàng có 43 cảm giác phong cách phục vụ Vietlink không chuyên nghiệp cho Về lâu dài, Vietlink cần trang bị đội xe chuyên dùng cho việc vận chuyển hàng hóa xuất thành phố Đà Nẵng tỉnh lân cận, nhằm tạo giá trị phụ thêm cho việc cung cấp dịch vụ xuất hàng hóa cho cơng ty Trong khâu liên hệ tàu, mượn container: 3.1.3 Lựa chọn hãng tàu uy tín, tạo dựng mối quan hệ làm ăn lâu năm để cơng ty có mức giá cước ưu đãi thu hút khách hàng Bên cạnh cơng ty phải phân định rõ trách nhiệm rõ ràng công ty chủ tàu chuyên chở để xảy vấn đề có sở để giải để có kế hoạch thực quản lý giám sát cách hợp lý tránh xảy rủi ro, hư hỏng mát hàng hóa Linh động việc thuê container vào mùa cao điểm hoạt động xuất đường biển Trước đóng hàng vào container phải kiểm tra cách cẩn thận tiêu chuẩn chất lượng, khả sử dụng, sau tiến hành vệ sinh container để tránh trường hợp container bẩn làm ảnh hưởng đến hàng hóa, dẫn tới ẩm mốc,… Trong khâu làm thủ tục hải quan: 3.1.4 Đối với khâu tính thuế hải quan Các biện pháp để thưc tốt khâu là: - Khi tiến hành tra áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên cơng ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà làm thủ tục - Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi cập nhật văn hướng dẫn việc thực áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng hải quan cho mặt hàng xuất - Nếu gặp khó khăn từ phía cán hải quan thiếu động tiếp nhận chứng từ lô hàng xuất khẩu, lơ hàng khó xác định mã thuế Khi Vietlink cần đến nhân viên thực động, giỏi chun mơn, phản ứng nhanh với tình huống, có tạo dựng mối quan hệ tốt, dành tin tưởng cán hải quan, giúp cho công việc giao nhận thực trơn tru Đối với khâu kiểm hóa Đây khâu định hàng hóa có cấp giấy phép xuất hay khơng, nhân viên cơng ty cần phải thực tốt khâu 44 - Chủ động liên lạc phối hợp với cán kiểm hóa thực tốt bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa giao cho người nhận thời gian giải phóng hàng kịp thời khỏi bãi cảng - Phân công cán phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững mặt hàng xuất có chuẩn bị tốt cho phương án giải trình trường hợp bị hải quan chất vấn 3.1.5 - Hoàn thiện khâu giao hàng cho tàu: Nhân viên công ty cần theo dõi tàu đến cảng, theo dõi diễn biến, hành trình tàu để có thơng tin sớm kịp thời có ứng phó cần thiết - Nên cử người phụ trách hợp đồng giao hàng xuất để người chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, móc nối khâu quy trình giao hàng xuất container đường biển thuận lợi, kịp tiến độ - Tạo dựng mối quan hệ tốt với cảng vụ để khắc phục tình trạng chậm trễ việc bố trí phương tiện nhân lực giao hàng với tàu, trường hợp gấp rút, áp dụng mức thưởng phạt bốc dỡ cao để đẩy nhanh tiến độ giao hàng với tàu cảng 3.2 Đào tạo nhân nâng cao phối hợp phịng ban: Con người tham gia vào q trình cung ứng dịch vụ yếu tố quan trọng định chất lượng dịch vụ Công ty nên trọng đến đào tạo nhân viên tổ chức phối hợp phận cách chặt chẽ Một quy trình thực có hiệu tất thành phần đó, từ người, phương tiện đến cách thức thực phải đồng bộ, quán có liên kết, gắn bó chặt chẽ với Từ đó, quy trình chứng từ diễn cách trơn tru, suôn sẻ, không bị vướng mắc khâu quy trình 3.1.1 Đào tạo nhân sự: Mặt dù có đội ngũ nhân viên trình độ tay nghề cao nhiều năm kinh nghiệm ngành giao nhận vận tải Tuy nhiên, cần phải có giải pháp đào tạo phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho hoạt động Logistics Phát triển nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao nhân tố quan trọng định sống thành công hoạt động cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nguyên container nói riêng giao nhận hàng hóa xuất nhập nói chung – hoạt động mang tính chất tồn cầu 45 - Công ty đưa doanh số bán hàng tháng quý từ đặt mục tiêu cho nhân viên làm việc nhân viên có thành tích kiếm nhiều hợp đồng hay bán hàng nhiều nhân viên trích mức hoa hồng cho tháng quý Hơn nữa, tăng lương chế độ phúc lợi khác lên khoảng 10 dến 20% nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao cho cơng ty - Nhìn chung nhân viên cơng ty người có trình độ đại học nhiều năm kinh nghiệm Tuy nhiên có số nhân viên ko học từ chuyên ngành ngoại thương, kinh nghiệm có làm việc lâu năm từ hướng dẫn nhân viên có chuyên môn chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, công ty nên tổ chức tạo điều kiện cho nhân viên theo học lớp nghiệp vụ giao nhận đào tạo chuyên sâu - Đối với toàn nhân viên công ty, nên đào tạo nhân viên cách cho tham gia học thêm bồi dưỡng lớp nghiệp vụ ngắn ngày giao nhận dịch vụ logistics - Thường xuyên cho nhân viên tham gia hội thảo hay buổi lễ cơng ty giao nhận để tích lũy thêm kinh nghiệm từ họ - Một điều đặc biệt quan trọng đào tạo nâng cao nhân viên cách giữ lại sau tập nguồn nhân lực tốt nhất, nhằm tìm kiếm sinh viên có tiềm năng, lực kiến thức giao nhận logistics - Cử nhân viên có ưu tú nước ngồi tham gia khóa huấn luyện chun mơn, học hỏi tập đồn giao nhận quốc tế để tích lũy kinh nghiệm 3.1.2 Nâng cao phối hợp phòng ban: Hoạt động cung ứng dịch vụ giao nhận hàng nguyên xuất công ty chun mơn hóa thực nhiều phận chức công ty nên việc phối hợp phận cần thiết Bộ phận sales nên cung cấp cho phận tác nghiệp thông tin cần thiết khách hàng cho phận tác nghiệp để họ biết đặc điểm khách hàng (là khách hàng có kinh nghiệm xuất nhập hay khách hàng tham gia,…) để từ thực cơng tác giao nhận hiệu cung cấp dịch vụ phù hợp đến đối tượng khách hàng, nâng cao hài lòng khách hàng hạn chế sai sót khơng đáng có Nguyên nhân việc kéo dài giao nhận xuất hàng hóa cơng ty công tác hải quan thường bị chậm trễ Bộ phận chứng từ nên kết hợp với 46 nhân viên hải quan phận logistics để đẩy nhanh trình làm thủ tục hải quan thường xuyên liên lạc với nhân viên hải quan tình hình khai thuê hải quan cho khách hàng đôn đốc nhắc nhở khách hàng nộp chứng từ thiếu hay tư vấn hướng dẫn cho khách hàng thủ tục chứng cần cần thiết cho viêc khai báo hải quan để tránh tình trạng sai sót dẫn đến tình trạng chậm trễ công tác khai báo hải quan dẫn đến kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh chí phí khơng đáng có làm ảnh hưởng đến chất lượng giao nhận 3.3 Tăng cường mối quan hệ với hãng tàu, chủ phương tiện vận tải: Vì giao nhận hàng hóa xuất đường biển bị ảnh hưởng mạnh mẽ thời tiết nên hoạt động giao nhận cịn mang tính thời vụ Vào lúc cao điểm, khối lượng hàng có nhu cầu vận chuyển tăng cao lượng hàng hóa tập trung cảng lớn, không gây trở ngại việc vận chuyển hàng hóa mà cịn khó khăn việc th tàu Và cơng ty Vietlink có hai phương tiện vận tải nhỏ, thường phải thuê vào mùa cao điểm để vận chuyển hàng hóa Do đó, việc liên kết với công ty vận tải; tăng cường mối quan hệ với hãng tàu giúp công ty dễ dàng tìm kiếm tàu vận chuyển với giá ưu đãi, giải nhiều lô hàng, gia tăng lợi nhuận cho cơng ty Có thể thực sau: - Giữ gìn mối quan hệ song phương với hãng cho thuê tàu, công ty vận tải Quan tâm mong muốn họ, giúp đỡ có khả thường xuyên liên lạc dầu thăm hỏi; Liên lạc thường xuyên cập nhật nhu cầu thay đổi công ty với hãng tàu, công ty vận tải, để họ thích nghi với thay đổi cơng ty Hỏi vể kế hoạch mở rộng phát triển họ, điều ảnh hưởng đến dịch vụ mà họ cung cấp cho công ty Cung cấp thông tin cho hãng tàu chắn công ty có hệ thống vận tải, xuất nhập thường xuyên - Trở thành đại lý cho hãng tàu - Tạo tin cậy cách làm tròn trách nhiệm hợp đồng Đặc biệt kinh doanh, cần vốn để luân chuyển, tốn đầy đủ hẹn khơng gia tăng niềm tin với hãng tàu, đơi cịn nhận ưu đãi từ họ 3.4 Cải thiện sở hạ tầng, đầu tư thêm kho bãi phương tiện vận chuyển: 47 Với mục tiêu lâu dài công ty việc cải thiện sở vật chật trang thiết bị phục vụ cho dịch vụ giao nhận hàng hóa điều tất yếu, không cung cấp cho khách hàng dịch vụ có chất lượng cao mà cịn tiết kiệm chi phí th bãi,… Có thể thực biện pháp sau: Công ty nên mở rong cho nần cấp hệ thôngs kho bãi để giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí th ngồi lượng hàng hóa tăng cao, có kho bãi cơng ty mở rộng dịch vụ cho thuê kho bãi vào mùa thấp điểm để bổ sung thêm vào lợi nhuận công ty Công ty nên trang bị thiết bị đại lĩnh vực kinh doanh kho vận để phục vụ việc bốc xếp hàng hóa nhanh hơn, bảo quản hàng hóa tốt hơn, Thay sửa chữa định kỳ tiết bị máy móc kho hàng, kiểm tra chất lượng phương tiện chuyên chở, nâng cấp đội xe để phục vụ khách hàng nhan chóng tránh rủi ro trường hợp phương tiện vận tải bị hư hỏng 48 KẾT LUẬN Trong xu hướng hội nhập quốc tế, tạo điều kiện cho hoạt động xuất nhập nước ta ngày mở rộng nâng cao Hoà “nhịp đập” phát triển chung đất nước, công ty TNHH VietLink với tư cách doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực giao nhận Trong thời gian qua, công ty phấn đấu không ngừng để nâng cao chất lượng dịch vụ góp phần vào phát triển ngành Logistics nước ta Để tiến xa lĩnh vực giao nhận, công ty bước thiết lập mối quan hệ mật thiết với bên có liên quan thơng qua việc hồn thành quy trình giao nhận hàng hóa nhiều phương thức khác Tuy nhiên, giao nhận vận tải đề tài rộng lớn hạn chế định trình độ lý luận khơng có nhiều kinh nghiệm hoạt động thực tiễn nên báo cáo cịn mang tính lý thuyết khơng tránh khỏi thiếu xót Vì vậy, em mong nhận đóng góp thầy cơ, anh chị cơng ty để em hồn thiện kiến thức kỹ tương lai 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS-TS Đinh Ngọc Viện - Giao nhận vận tải quốc tế, Nhà xuất giao thông vận tải năm 2003 Lê Văn Trọng, Phạm Quang Văn, Trần Quang Vinh,Phạm Trường Thuỷ (Tạp chí khoa học cơng nghệ giao thông vận tải, số 18-02/2016), Một số giải pháp nâng cao hiệu kinh tế giao nhận, trang 58 Báo cáo thường niên công ty TNHH Vietlink Website: http://vietlink.vn/ 50