Đang tải... (xem toàn văn)
Khái niệm, nguồn gốc của phương pháp quản lý 5S Mục đích của phương pháp quản lý 5S Lợi ích của phương pháp quản lý 5S Các bước áp dụng phương pháp quản lý 5S Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp quản lý 5S 5S và các công cụ quản lý trực quan Các đối tượng có thể áp dụng phương pháp quản lý 5S
BÁO CÁO ĐỀ TÀI TỔNG QUAN VỀ 5S MỤC LỤC Trang I Khái niệm, nguồn gốc phương pháp quản lý 5S II Mục đích phương pháp quản lý 5S 1-2 III Lợi ích phương pháp quản lý 5S 3-4 IV Các bước áp dụng phương pháp quản lý 5S 4-10 V Các yếu tố để thực thành công phương pháp quản lý 5S 10-11 VI 5S công cụ quản lý trực quan 11-12 VII Các đối tượng áp dụng phương pháp quản lý 5S 12 VIII Tổng kết 13 I Khái niệm, nguồn gốc phương pháp quản lý 5S : Khái niệm phương pháp quản lý 5S : 5S tên gọi phương pháp để quản lý, xếp môi trường làm việc 5S viết tắt từ từ tiếng Nhật : Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整 頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) Shitsuke (躾 Sẵn sàng) - Sàng lọc : xem xét, phân loại, chọn loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Đây bước phương pháp 5S - Sắp xếp : tổ chức, xếp lại vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại Mọi thứ cần đặt chỗ để tiện lợi cần sử dụng - Sạch : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp thứ gây bẩn nơi làm việc Việc giúp tạo môi trường sẽ, giảm thiểu rủi ro Ngồi cịn nâng cao tính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn - Săn sóc : tiếp tục trì tiêu chuẩn 3S thực chúng cách liên tục Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S - Sẵn sàng : rèn luyện, tạo thói quen tự giác, trì nề nếp, tác phong 5S cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định nơi làm việc để sẵn sàng sản xuất - Tiếng Nhật Tiếng Anh Tiếng Việt Ý nghĩa Seiri Sort Sàng lọc Chọn loại bỏ thứ không cần thiết Seiton Systematize/Stabilize Sắp xếp Sắp xếp đồ vật chỗ Seiso Sweep/Shine Sạch Khu vực làm việc ln vệ sinh Seiketsu Sanitize/Standardize Săn sóc Duy trì nơi làm việc ngăn nắp Shitsuke Self-discipline/Sustain Sẵn sàng Thực 4S cách tự giấc tập thể Ý nghĩa 5S qua tiếng Nhật, Anh, Việt Nguồn gốc phương pháp quản lý 5S : Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu năm 1980 Phương pháp 5S ứng dụng lần đầu Hệ thống sản xuất Toyota ( TPS ) vào khoảng đầu kỉ XX Năm 1986, 5S phổ biến nhiều nước Singapore, Trung Quốc, Ba Lan… Và đưa vào Việt Nam Nhật mở rộng đầu tư, Vikyno công ty Việt Nam áp dụng 5S từ năm 1993 5S giải vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động khơng khí làm việc tập thể, hồn thiện mơi trường làm việc 5S phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực dễ dàng chi phí thực tốn kém, hiệu việc huy động nhân lực, nâng cao suất, chất lượng, hiệu làm giảm lãng phí II Mục đích phương pháp quản lý 5S : - Loại trừ vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc tổ chức tốt - Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, cơng sức - Xây dựng mơi trường làm việc an tồn, - Tăng cường hiệu công việc, hạn chế sai sót - Cải tiến liên tục chất lượng cơng việc chất lượng sản phẩm - Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức nhân viên - Nâng cao hiểu biết lẫn nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm - "5S phần cơng việc hàng ngày" III Lợi ích phương pháp quản lý 5S : - Nơi làm việc sẽ, gọn gàng, ngăn nắp Tăng cường sáng tạo, phát huy sáng kiến cải tiến Tạo kỷ luật cho tổ chức Hỗ trợ công việc dễ dàng Đem lại nhiều thiện cảm, hội kinh doanh Mọi người trở nên có kỷ luật Đảm bảo sức khỏe nhân viên Dễ dàng thuận lợi làm việc Tạo tinh thần bầu khơng khí làm việc Nâng cao chất lượng sống Nâng cao suất - Thực tốt 5S góp phần vào việc: Nâng cao suất (P - Productivity) Nâng cao chất lượng (Q - Quality) Giảm chi phí (C - cost) Giao hàng hạn (D - Delivery) Đảm bảo an toàn (S - Safety) Nâng cao tinh thần (M - Morale) IV Các bước áp dụng phương pháp quản lý 5S : Để thực chương trình 5S, cần xây dựng kế hoạch thực hiện, bao gồm bước: Bước Chuẩn bị : - Nội dung: - Ban lãnh đạo hiểu rõ ngun lý lợi ích 5S - Tìm hiểu kinh nghiệm hoạt động 5S - Cam kết thực 5S Thành lập ban đạo thực 5S Chỉ định người có trách nhiệm hoạt động 5S Đào tạo người có trách nhiệm thành viên hướng dẫn thực - Bước Thông báo thức lãnh đạo : Thơng báo thức chương trình thực 5S Trình bày mục tiêu chương trình 5S cho tất người Công bố thành lập ban đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân cơng nhóm, cá nhân chịu trách nhiệm khu vực cụ thể Lập công cụ tuyên truyền, quảng bá biểu ngữ, áp phích, tin Tổ chức đào tạo nội dung 5S cho người - Bước Toàn nhân viên tiến hành tổng vệ sinh : Tổ chức "ngày tổng vệ sinh" sau lãnh thông báo thực 5S Chia vùng, phân cơng nhóm phụ trách Cung cấp đầy đủ dụng cụ thiết bị cần thiết Thực ngày tổng vệ sinh tồn cơng ty Sàng lọc thứ khơng cần thiết Duy trì tổng vệ sinh hàng năm - SERI (SÀNG LỌC) : Là loại bỏ không cần thiết Nguyên tắc đơn giản sàng lọc là: “Đừng giữ mà tổ chức không cần đến” Bước 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc với đồng nghiệp Từ phát hiện, xác định thứ không cần thiết cho cơng việc Tiếp tục thơng báo xem có cần dùng vật hay khơng Hủy bỏ thứ khơng cần thiết Bước 2: Nếu chưa thể định xem liệu vật cịn có ích cho cơng việc hay khơng đánh dấu kèm ngày tháng hủy Sau để riêng chỗ Bước 3: Sau khoảng thời gian, kiểm tra xem cần đến khơng Nếu khơng hủy bỏ vật Tổ chức cần thường xuyên phân loại, sàng lọc vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng Sàng lọc giúp xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn để tạo môi trường làm việc an toàn, khoa học SEITON (SẮP XẾP) : Đặt thứ chỗ cho thuận lợi sử dụng Sau bước sàng lọc, xếp giúp cho thứ xếp vào chỗ Nguyên tắc xếp dựa vào tần suất sử dụng vật dụng Bước 1: - Tất thứ cần xếp vật dụng cần thiết Bởi vật cần loại bỏ thực bước – sàng lọc - Bạn cần suy nghĩ để gì, đâu cho đẹp mất, thuận tiện an toàn Bước 2: - Trao đổi cách xếp, bố trí với đồng nghiệp - Từ phác thảo tìm cách xếp thuận lợi để quản lý làm việc - Những vật hay dùng cần để gần người sử dụng Những vật dùng để xa Nặng để nhẹ để Bước 3: - Lập danh mục vật dụng sơ đồ nơi lưu giữ - Cần ghi vị trí cụ thể đến ngăn kéo, ngăn tủ để dễ dàng việc tìm kiếm Bước 4: - Nên có sơ đồ riêng bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an tồn để sử dụng xảy cố - Để tránh lộn xộn khó phân biệt, đánh dấu chúng sắc màu riêng Ví dụ, nên sơn màu rực rỡ, bật vào vật dụng sử dụng khẩn cấp bình chữa cháy, lối hiểm… SEISO (SẠCH SẼ) : Làm vệ sinh nơi làm việc Có mối quan hệ mật thiết chất lượng sản phẩm nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm Như vậy, SEISO (Sạch sẽ) phải thực hàng ngày, suốt ngày Sau vài gợi ý cho SEISO (Sạch sẽ) : - Đừng đợi đến lúc dơ bẩn vệ sinh Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho thứ khơng cịn hội để dơ bẩn - Dành phút ngày để làm SEISO (Sạch sẽ) - Có trách nhiệm với mơi trường xung quanh nơi làm việc - Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chịu trách nhiệm nơi công cộng - Nếu muốn làm việc mơi trường an tồn, tốt bạn tạo mơi trường - Đừng xả rác, khạc nhổ bừa bãi tạo thói quen Vệ sinh dọn dẹp hành động kiểm tra Điều quan trọng nhà máy, công xưởng Nếu bạn thấy điều ngày hơm SEIKETSU (SĂN SĨC) : Duy trì vệ sinh mức độ cao Săn sóc giúp tạo hệ thống để trì giữ gìn nơi làm việc Sau gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) : - Tạo hệ thống nhằm trì sẽ, ngăn nắp nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh - Cần đặt tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu việc săn sóc - Thiết kế nhãn mác rõ ràng tiêu chuẩn cho vị trí quy định Thiết lập thống giới hạn, vị trí - Phong trào thi đua Phòng, ban, phân xưởng quan trọng hiệu việc lôi kéo, hút người tham gia 5S SHITSUKE (SẴN SÀNG) : Thực S cách tự giác mà khơng cần phải có nhắc nhở hay lệnh: - Cần phải làm cho người thực 4S cách tự giác thói quen hay lẽ sống - Khơng có cách thúc ép thực 5S thường xuyên thực hành mà người yêu 5S - Cần tạo bầu khơng khí lành mạnh để người thấy khơng thể thiếu 5S Muốn bạn cần phải ý: + Coi nơi làm việc nhà thứ hai bạn + Nhận thức Công ty nơi bạn tạo thu nhập cho bạn cho gia đình bạn + Nếu bạn mong muốn thường xuyên làm cho nhà bạn sẽ, vệ sinh, ngăn nắp bạn lại khơng cố gắng làm cho nơi làm việc bạn sẽ, thoải mái, dễ chịu nhà V Các yếu tố để thực thành công phương pháp quản lý 5S : - Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ : Yếu tố tạo nên thành cơng cho phương pháp 5S lời cam kết lãnh đạo Sự hiểu biết, ủng hộ đồng tình lãnh đạo có hình thành nhóm cộng tác vơ cần thiết - Tiến hành đào tạo : Để người nhận thức vai trị, lợi ích 5S yếu tố tiên đến thành công phương pháp Cần cung cấp cho người kiến thức, cách tiến hành 5S 10 - Tự nguyện tham gia : Sau nhận thức ý nghĩa, họ tự giác, chủ động tiến hành 5S thói quen Tạo mơi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện người yếu tố 5S - Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao : Chu trình thực 5S cần lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ Điều nhằm trì, cải tiến cơng tác quản lý tổ chức VI 5S công cụ quản lý trực quan : Một lợi ích quan trọng 5S khiến không gian làm việc hơn, từ dễ dàng hồn thành cơng việc Các cơng cụ trực quan : nhãn, dấu sàn, dấu tủ kệ, bảng bóng, hữu dụng cho mục đích Ngồi cơng cụ cịn góp phần đảm bảo ngăn nắp không gian làm việc Một số công cụ dùng phổ biến 5S : - Băng đánh dấu sàn : Được sử dụng để phác thảo ô làm việc, đánh dấu vị trí đặt thiết bị, làm bật mối nguy hiểm - Nhãn dấu hiệu : Doanh nghiệp thực quy trình 5S dùng văn bản, màu sắc biểu tượng để truyền tải thơng tin cần thiết 11 VII Các đối tượng áp dụng phương pháp quản lý 5S : - Thực hành 5S áp dụng tổ chức/doanh nghiệp nào: Quản lý, sản xuất, dịch vụ, thương mại Thực hành 5S thành công tạo nên môi trường làm việc sẽ, lành mạnh an tồn, đem lại hiệu thành cơng cho doanh nghiệp - Đặc biệt, lãnh đạo công ty cần tích cực tham gia quy trình 5S áp dụng quy mơ tồn doanh nghiệp Vì nhân viên thấy cấp nghiêm túc, họ có động lực cố gắng - Có số cá nhân đóng vai trị quan trọng việc thực phương pháp 5S doanh nghiệp, cụ thể nhà lãnh đạo, điều phối, quản lý, - Các cá nhân muốn tăng suất làm việc thân 12 VIII Tổng kết : Phương pháp 5S áp dụng với loại hình tổ chức 5S phù hợp với quy mô, lĩnh vực doanh nghiệp Dù ưa thích sẽ, tiện lợi ngăn nắp nơi làm việc Đó lý phương pháp 5S trở lên phổ biến Người Việt Nam thường khơng có thói quen chọn lọc, xếp đồ thường xuyên Họ thường giữ lại tất thứ cần thiết không cần thiết Thói quen tạo hỗn độn, bừa bộn sinh hoạt làm việc Các công ty Việt Nam nói riêng nước nghèo, phát triển thường gặp phải số vấn đề như: Có q nhiều thứ khơng cần thiết tổ chức Đồ vật không tổ chức cách gọn gàng Không ngăn nắp Khi cần dùng đến đồ khơng tìm thấy, phải mua có sẵn Gây tốn phí bảo quản, phí mua đồ Lãng phí thời gian việc tìm đồ, xếp đồ… Cảng kho bừa bộn, tồn kho nhiều Giao hàng chậm trễ Thiết bị văn phịng bám bẩn, nhiều máy móc không hoạt động Sàn nhà, cửa sổ, đèn bị bám bụi ảnh hưởng sức khỏe Nơi làm việc không an toàn, xảy nhiều cố Tinh thần lao động nhân viên chưa cao Một số công ty xây dựng hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên 5S bước bắt buộc 5S giúp tiết kiệm chi phí cải tiến mơi trường làm việc cách hiệu 13