Vai trò thông tin trong sản xuất kinh doanh

Vai trò thông tin trong sản xuất kinh doanh

BÀN VỀ VAI TRÒ THÔNG TIN TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH

TS Trần Kim Tiến*

I Khái niệm chung về thông tin

Khái niệm về thông tin đã được giải thích nhiều nhưng khó có một định nghĩa tổng quát

Để trả lời câu hỏi “Thông tin là gì?”, cho đến nay có rất nhiều cách hiểu về thông tin, tuy nhiên các định nghĩa sau đây là tương đối cô đọng và đầy đủ ý nghĩa:

Theo Le Moigne (1978): “Thông tin là một đối tượng đã được chỉnh dạng, nó được tạo ra bởi con người đang là đại diện cho một kiểu sự kiện mà người đó có thể nhận thức và xác định được trong thực tế” Còn theo từ điển Oxford English Dictionary, thông tin là “điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức” và “sự chuyển giao thông tin làm tăng thêm sức mạnh của con người”

Trong một tổ chức hoạt động, thông tin là một nguồn lực quan trọng để đảm bảo cho mọi hoạt động của các thành viên trong tổ chức phù hợp với mục đích hoạt động của mình từ người lãnh đạo đến mọi thành viên, của mọi cấp trong mọi tổ chức hoạt động Những người kiểm soát được thông tin có thể chi phối, tác động đến những thành viên khác

Có thể nói rằng thông tin là một trong những yếu tố cấu thành nên thế giới khách quan;

nó vừa là sức mạnh, cũng vừa là năng lượng và là nguồn tài nguyên của xã hội con người

Thông tin là sức mạnh vì được sử dụng và sẽ được xác định để sử dụng làm nền tảng

cho mọi hoạt động của xã hội, kể cả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD)

Thông tin cũng là năng lượng, là nguồn tài nguyên Trước đây người ta cho rằng trong

một tổ chức hoạt động SXKD có 5 nguồn tài nguyên: 1 Con người; 2 Thiết bị, máy móc; 3 Tài chính; 4 Nguyên vật liệu, năng lượng; và 5 Quản lý Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của xã hội ngày nay, thông tin có thể được xem như là một nguồn tài nguyên mới, đặc thù, rất đa dạng và được sử dụng kết hợp các nguồn tài nguyên khác để đem lại hiệu quả cho hoạt động

Thực vậy, trong hoạt động SXKD, nhiều người quản lý đã nhận thấy rằng thông tin là nguồn sức mạnh, đảm bảo thắng lợi trong cạnh tranh Thông tin giúp cho họ có khả năng vượt trước các đối thủ cạnh tranh của mình ở những thời điểm cạnh tranh quyết liệt, đặc biệt khi tham gia thị trường mới hoặc đưa ra thị trường những sản phẩm mới Nếu không có thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để phục vụ công việc xử lý, điều hành thì tình huống mất khả năng kiểm soát, mất khả năng điều khiển có thể xảy ra và sẽ đem lại những tổn thất

Trong thực tế đã có nhiều quyết định sai lầm là kết quả của việc khai thác, sử dụng thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ

II Vai trò của thông tin trong hoạt động SXKD

Tất cả các hệ thống SXKD đều có các đặc trưng giống nhau trên cơ sở mục đích cung cấp sản phẩm hàng hóa (hoặc dịch vụ ) nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường Để thực hiện mục đích này, các hệ thống SXKD thực hiện các tương tác để đạt được các yếu tố đầu vào và đầu ra cần thiết

Hoạt động SXKD là một hệ thống gồm nhiều khâu như tiếp thị, sản xuất sản phẩm, buôn bán, nghiên cứu, vận chuyển, kế toán và lao động , đồng thời từng thành phần này cũng là một

hệ thống (hệ thống con) Đến lượt nó các hệ thống con cũng bao gồm nhiều hệ thống nhỏ hơn Từng hệ thống trong SXKD đều có mức độ hoàn thành chấp nhận được của mình Các mức này được xem như các tiêu chuẩn của hệ thống Các hoạt động lệch lạc so với tiêu chuẩn (có sự chênh lệch quá cao hoặc quá thấp) cần phải được điều chỉnh cho thích hợp Thông tin là

* Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam

điều được rút ra từ việc so sánh giữa kết quả đạt được và tiêu chuẩn và trên cơ sở đó có tương tác phản hồi Tức là hoạt động SXKD tương đương với một mô hình điều khiển

Một mô hình điều khiển cơ bản gồm:

Tiêu chuẩn → Đo lường → So sánh → Phản hồi → Xử lý

Chỉ có các hệ thống (mô hình điều khiển) có thể điều chỉnh được các hoạt động sao cho mức độ hoàn thành mục đích của hệ thống là chấp nhận được (phù hợp tiêu chuẩn) thì mới tồn tại được

Một hệ thống hoạt động SXKD với đầu ra là các sản phẩm (hoặc dịch vụ) mà giá cả cao

và chất lượng thấp (không phù hợp tiêu chuẩn) thì người sử dụng sẽ không chấp nhận và hệ thống đó chắc chắn sẽ sụp đổ nếu không được xử lý thích đáng Để đảm bảo chức năng SXKD,

hệ thống phải ở trong tình trạng điều khiển được trên cơ sở thỏa mãn các tiêu chuẩn về mức độ hoàn thành mục đích (đạt khối lượng, chất lượng sản phẩm/dịch vụ và đúng thời gian theo các đơn đặt hàng với giá cả sản phẩm được khách hàng chấp nhận) Thông tin phản hồi từ hoạt động SXKD cho thấy doanh số thấp, thông tin đó thông báo cho phần tử điều khiển (Ban quản trị doanh nghiệp) biết rằng: phương thức sản xuất sản phẩm trong hệ thống cần phải được điều chỉnh để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, mặt khác giá sản phẩm/dịch vụ cần phải được điều chỉnh để cho sự hoạt động của hệ thống phù hợp với điều mong đợi của khách hàng

Hệ thống hoạt động SXKD là một hệ thống mở Như vậy ngoài việc hệ thống có tương tác với môi trường thì bản thân các hệ thống con trong nó cũng tương tác với nhau vì đây là vấn

đề phổ biến trong mọi hệ thống Thông tin là yếu tố cấu thành từ sự hoạt động của hệ thống và chính nó lại tác động đến sự hoạt động của hệ thống Theo nghĩa này, hệ thống sản SXKD là hệ thống tự quy định và tự điều chỉnh; nó chỉ ra người nào phải được thay thế, trang thiết bị nào cần được đổi mới, và thay thế/đổi mới khi nào Nếu việc điều chỉnh nội tại không thỏa mãn, khi

đó sức mạnh từ môi trường bên ngoài (ví dụ luật pháp của Nhà nước) có thể can thiệp vào hệ thống

III Công tác thông tin KHCN phục vụ sản xuất kinh doanh ở nước ta

Nhìn chung có rất nhiều thông tin tác động đến SXKD của doanh nghiệp như thông tin KHCN, thông tin thị trường, thông tin từ đối tác, thông tin về chính sách từ và môi trường kinh doanh… Những tổ chức, đơn vị không nắm bắt và xử lý tốt thông tin thì sẽ không thể phát triển, thậm chí không thể tồn tại

Ở nước ta, từ khi chúng ta bước vào “thời kỳ đổi mới”, trong đó SXKD hoạt động theo

cơ chế thị trường có sự định hướng của Nhà nước, thông tin ngày càng có tầm quan trọng lớn Nhà nước ta luôn tạo điều kiện để các doanh nghiệp nắm bắt thông tin và sử dụng thông tin hiệu quả trong hoạt động SXKD của mình

Riêng mảng thông tin KHCN, nhằm tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động thông tin KHCN trên cả nước, trong mấy chục năm qua, Nhà nước ta đã ban hành một số văn bản quan trọng như: Nghị quyết 89/CP (1972) của Hội đồng Chính phủ về việc tăng cường công tác thông tin khoa học và kỹ thuật; Quyết định số 133/QĐ (1985) của Chủ nhiệm Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước (nay là Bộ KH&CN) kèm theo Quy định thống nhất về tổ chức và hoạt động thông tin khoa học và kỹ thuật; Chỉ thị 95/CT (1991) của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về công tác thông tin KH&CN

Để hoạt động thông tin KHCN có thể phục vụ hiệu quả hơn nữa trong thời kỳ Công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, năm 2000 Luật KHCN đã được ban hành Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định 159/NĐ-CP (2004) của Chính phủ về hoạt động thông tin KH&CN khẳng định vai trò của Nhà nước trong việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin KHCN quốc gia nhằm tăng cường quản lý Nhà nước đối với các nguồn tin KHCN, đặc biệt là

nguồn thông tin KHCN trong nước, nhất là thông tin, tư liệu về kết quả các nhiệm vụ KHCN (chương trình, đề tài, đề án, dự án nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ)

Về phía các doanh nghiệp, hiện nay bên cạnh các thông tin về thị trường giá cả, đối tác, các chính sách của Nhà nước và địa phương, các doanh nghiệp trong nước đã bắt đầu chú ý đến các thông tin trong lĩnh vực KHCN Tuy nhiên đối với một số doanh nghiệp, thông tin KHCN vẫn còn được xem như một vấn đề mới, thậm chí chưa được coi trọng đúng mức Theo chúng tôi

ở nước ta hiện nay, thông tin KHCN đối với hoạt động của doanh nghiệp chủ yếu tập trung ở một số lĩnh vực sau:

- Thông tin về trình độ công nghệ và kỹ thuật sản xuất

Tuy đây không phải là một vấn đề mới, nhưng qua điều tra thực tế hoạt động của các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, của một số ngành sản xuất, hiện tượng

“đói” các thông tin KHCN vẫn tương đối phổ biến, đặc biệt các thông tin mới Đại bộ phận các doanh nghiệp vẫn chưa thể tiếp cận hoặc cập nhật được các thông tin một cách cần thiết, đầy đủ

do cơ sở hạ tầng còn yếu kém, trong khi đó ngân sách dành cho phát triển công nghệ thông tin cũng rất hạn chế do quy mô sản xuất và đầu tư nhỏ hoặc do hạn chế về trình độ cán bộ, kể cả cán bộ lãnh đạo Tại một số doanh nghiệp lớn việc đầu tư vào thông tin KHCN có điều kiện hơn, nhưng cũng gặp không ít khó khăn trong phát triển thông tin KHCN hoặc thực tế triển khai công việc không bắt kịp với định hướng

- Thông tin về môi trường và các chính sách liên quan đến vấn đề môi trường

Nhìn chung các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay đều cố gắng nắm bắt các thông tin về môi trường và đặc biệt các quy định, chính sách liên quan đến vấn đề môi trường và an toàn lao động Tuy nhiên việc cập nhật các thông tin và nhất là việc áp dụng các thông tin này và thực tế hoạt động SXKD tại các doanh nghiệp còn rất nhiều hạn chế do có những khó khăn về khách quan và chủ quan.Những sự kiện một vài doanh nghiệp trong nước (kể cả các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài) vi phạm các quy định về môi trường trong thời gian gần đây có liên quan đến vấn đề này

- Thông tin về sở hữu trí tuệ và sáng chế

Thông tin về sáng chế và sở hữu trí tuệ là một mảng lớn trong lĩnh vực thông tin KHCN Bản báo cáo với tựa đề ''Các khía cạnh chiến lược của quyền sở hữu trí tuệ đối với chính sách KH&CN'' tại châu Âu (6/1999) đã nhấn mạnh tính cần thiết của việc tạo ra “một nền văn hoá hiểu biết về sáng chế và sở hữu trí tuệ” có ý nghĩa quan rất trọng trong việc tăng tính cạnh tranh trong các ngành công nghiệp Theo tác giả Shinichiro Suzuki (Viện Sáng kiến và Sáng chế Nhật Bản), thông tin sáng chế còn có vai trò như một nguồn thông tin kỹ thuật định hướng nghiên cứu

và phát triển (R&D) Trong đó các thông tin này phải được sử dụng nhằm khám phá đề tài nghiên cứu, hoặc gợi ý cho nghiên cứu triển khai mới, tránh được công sức và các chi phí to lớn

do không phải triển khai các vấn đề đã được nghiên cứu

Việc sử dụng có hiệu quả thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ cũng phục vụ chiến lược đăng ký bảo hộ sở hữu trí tuệ và tránh vi phạm để đối phó với sự gia tăng cạnh tranh trên thị trường

Cuối cùng, thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ còn được sử dụng như là thông tin kinh doanh, thông tin chính sách và cho phép phân tích xu hướng thị trường

Tuy nhiên ở nhiều nước, đặc biệt ở nước ta, việc sử dụng thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ thường chỉ nhằm mục đích tránh vi phạm và sử dụng khi làm thủ tục nộp đơn xin bảo hộ, trong khi đó việc sử dụng như một nguồn thông tin kỹ thuật nhằm tránh sự trùng lặp, lãng phí trong hoạt động nghiên cứu và phát triển hoặc sử dụng trong việc lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp vẫn còn rất hạn chế

Sở dĩ có các xu thế đó là do các doanh nghiệp phải đối mặt với các khía cạnh sau đây của thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ:

Thứ nhất, dung lượng thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ quá lớn Trên thế giới có khoảng hàng trăm nghin sáng chế và sở hữu trí tuệ được công bố hàng năm Hơn thế nữa, số sáng chế và sở hữu trí tuệ được công bố trong vòng hơn 100 năm nay được ước tính hàng chục triệu Trong đó chủ yếu là các thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ của nước ngoài, trình bày bằng tiếng nước ngoài (Anh, Pháp, Nga…)

Thứ hai, các bản mô tả về sáng chế và sở hữu trí tuệ thường rất khó hiểu kể cả khi đã có

và áp dụng những biểu mẫu thống nhất

Thứ ba, khó khăn trong vấn đề tiếp cận thông tin Ở một số nước, người ta đã bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin sáng chế trên mạng Internet để mọi người đều có thể truy cập thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ tương đối dễ dàng Tuy nhiên ở nước ta vấn đề này còn nhiều hạn chế

Thứ tư, trình độ chuyên môn của cán bộ, nhất là các cán bộ trong các doanh nghiệp, trong nhiều lĩnh vực KHCN còn hạn chế Việc sử dụng hiệu quả thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ một cách hợp lý đòi hỏi cán bộ (kể cả cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp) phải có trình độ chuyên môn cao Và đây vẫn là vẫn đề khó đối với nhiều doanh nghiệp của chúng ta hiện nay

IV Tăng cường hiệu quả của công tác thông tin KHCN trong SXKD

Theo chúng tôi, hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin thì ở nước ta không thiếu nguồn cung cấp thông tin KHCN Tuy nhiên cái chúng ta thiếu lại là các giải pháp để doanh nghiệp, nhà nghiên cứu và người dân có thể tiếp cận dễ dàng với nguồn thông tin

Để có thể cải thiện tình hình nêu trên, các cơ quan chức năng của Nhà nước, các doanh nghiệp cần triển khai thực hiện các giải pháp cụ thể:

- Mỗi doanh nghiệp trên cơ sở định hướng phát triển của mình cần xây dựng một tổ chức

có chức năng tư vấn phát triển, trong đó có phát triển KHCN Cơ cấu của tổ chức này bao gồm những người có trình độ nắm bắt được thông tin KHCN và có thể tư vấn với lãnh đạo về định hướng phát triển của doanh nghiệp

- Nhà nước tạo điều kiện để phát triển thị trường KHCN, đẩy mạnh hoạt động của các chợ công nghệ Trên cơ sở đó thông tin KHCN sẽ có thể tiếp cận được đến đối tượng người dùng tin

- Cần nhanh chóng đưa các thông tin về sáng chế và sở hữu trí tuệ đến người dùng tin Được biết hiện nay Cục sở hữu Trí tuệ Việt Nam đã có trang Website http://www.noip.gov.vn

và Thư viện số về sở hữu CN (IP LIB) CSDL điện tử về thông tin sáng chế được đặt tại máy chủ của Thư viện Đây là bộ CSDL lưu trữ những thông tin sáng chế và sở hữu trí tuệ đã được công bố trong và ngoài nước Tuy nhiên bạn đọc chỉ có thể tìm kiếm những thông tin này thông qua phần mềm MIMOSA (được cài đặt tại phòng máy giáo viên của thư viện) hoặc có thể tìm trực tiếp trên các trang web của một số nước phát triển (Cơ quan sáng chế Châu Âu:

quan Sáng chế Oxtraylia: http://www.ipaustralia.gov.au; Cơ quan Sáng chế Anh:

đại chúng để đông đảo bạn đọc có thể nắm bắt và truy cập thông tin