1. Khái niệm: là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán.
2. Phân loại hoá đơn thương mại26
a.Hoá đơn tạm thời:Dùng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi thanh toán cuối cùng, Hoá đơn tạm thời được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như : giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hoá.
b. Hoá đơn chính thức: Trong trường hợp sử dụng hoá đơn tạm thời, hoá đơn sử dụng để thanh toán cuối cùng của toàn bộ lô hàng thuộc một hợp đồng gọi là hoá dụng để thanh toán cuối cùng của toàn bộ lô hàng thuộc một hợp đồng gọi là hoá đơn chính thức.
c. Hoá đơn chi tiết: là loại hoá đơn thương mại, trong đó giá cả được chi tiết hoá theo từng chủng loại hàng hoá căn cứ vào sự thoả thuận qui định trong hợp đồng theo từng chủng loại hàng hoá căn cứ vào sự thoả thuận qui định trong hợp đồng hay trong L/C.
d. Hoá đơn xác nhận: là hoá đơn có sự xác nhận của Phòng Thương mại nước
người bán hoặc một cơ quan có thẩm quyền của nước người mua đóng ở nước người bán theo yêu cầu của cơ chế quản lí ngoại thương của nước người mua.
e. Hoá đơn trung lập: Trong phương thức mua bán thông qua trung gian hoặc tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu, người bán hàng thực tế không muốn đứng tên trên hoá đơn, do đó họ sử dụng hoá đơn trung lập, tức là loại hoá đơn do một người khác kí phát chứ không phải người bán hàng thực tế.
26 Nguồn: Cẩm nang sử dụng thư tín dụng L/C tuân thủ UCP 600 và ISBP 681 2007ICC từ http://ftu-forum.net/forums/showthread.php?25425-Ph%C3%A2n-lo%E1%BA%A1i-h%C3%B3a- forum.net/forums/showthread.php?25425-Ph%C3%A2n-lo%E1%BA%A1i-h%C3%B3a-
− f. Hoá đơn chiếu lệ: 27
− − Làm chứng từ khai báo hải quan và làm thủ tục nhập khẩu hoặc làm chứng từ để xin giấy phép mua ngoại tệ nếu có.
− Làm chứng từ kê khai hàng hoá nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ.
− Làm chứng từ gửi kèm hàng hoá bán theo phương thức đại lí, gửi bán ở nước ngoài hoặc thay cho một đơn chào hàng.
g. Hoá đơn hải quan: Là loại chứng từ dùng để khai báo hải quan ở một số nước Châu Mỹ Latinh, Úc… Mục đích là: nhằm tạo thuận tiện cho việc khai báo hải quan Châu Mỹ Latinh, Úc… Mục đích là: nhằm tạo thuận tiện cho việc khai báo hải quan nước nhập khẩu phân loại hàng nhập khẩu theo luồng xanh, đỏ và xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, nếu như không có giấy tờ chứng nhận xuất sứ.
h. Hoá đơn lãnh sự: Ở một số nước Châu Phi, hay Mỹ Latinh, người mua hàng thường yêu cầu người bán nước ngoài xuất trình hoá đơn lãnh sự nhằm xác định thường yêu cầu người bán nước ngoài xuất trình hoá đơn lãnh sự nhằm xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hoá, tính thuế nhập khẩu hoặc thực hiện các qui định của cơ chế quản lí ngoại thương hoặc ngoại hối của nước nhập khẩu.
Những điểm cần lưu ý khi lập và kiểm tra hoá đơn thương mại:28
Ngân hàng đặc biệt chú ý đến kiểm tra các nội dung sau:
Người lập hoá đơn phải là người thụ hưởng ghi trong L/C? (UCP 500 Art37)
Hoá đơn có lập cho người mua là người mở L/C không? (UCP 500 Art37) Tên người mua,địa chỉ có đúng không?
Nếu L/C cho phép người lập hoá đơn không phải là người thụ hưởng L/C thì phải ghi rõ chữ “Commercial Invoice issued by third party is acceptable”.
Tên hàng hoá có thật đúng với tên hàng ghi trong L/C không? Xem mô tả hàng hoá (về kiểu dáng ký mã hiệu…) có phù hợp với B/L, Packing list… Nếu trên Invoice mô tả chi tiết hơn L/C (nhưng đúng) thì được chấp nhận, ngược lại nếu mô tả sai thì bị xem như là bán hàng không đạt tiêu chuẩn đã đề ra.
Số lượng hàng giao là bao nhiêu? Có vượt quá qui định của L/C không? (tính dung sai cho phép của L/C)
Giá đơn vị trong hoá đơn có nêu điều kiện cơ sở giao hàng, loại tiền có phù hợp với giá ghi trong L/C?
Tổng trị giá hoá đơn là bao nhiêu? Có vượt quá giá trị của L/C không?
Hoá đơn không cần phải kí (UCP500 Art37), nhưng nếu L/C yêu cầu kí thì hoá đơn có được kí không?
Các chi tiết khác về nơi bốc hàng, nơi dỡ hàng, phương thức thanh toán… có phù hợp với qui định L/C không?
Số bản của hoá đơn có đúng như yêu cầu của người mua được ghi trong L/C không?
Số hiệu của hoá đơn và ngày lập hoá đơn có được đề cập không? Ngày lập phải trùng hoặc trước ngày giao hàng mới hợp lí. So sánh với ngày giao hàng trên B/L.