Báo cáo thực tập tốt nghiệp Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp là một yêu cầu cần thiết đối với học viên đang học tập và nghiên cứu tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông[.]
Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp yêu cầu cần thiết học viên học tập nghiên cứu Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng trước kết thúc khoá học, mặt yêu cầu mặt có ý nghĩa giai đoạn giúp học viên thực tập có hội làm quen với cơng việc thực tế, từ kết hợp với lý thuyết học qua nhận thức khách quan phát huy ý tưởng học viên Trong thời gian thực tập học viên tiếp cận với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp quan sát để học tập phong cách kinh nghiệm làm việc, học hỏi nhiều nội dung thực tế đồng thời để phát kiến thức chưa đầy đủ khả học viên từ bổ sung, bù đắp chúng trước rời khỏi Học viện Với thân học viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, mục tiêu đặt cho 06 tuần thực tập, trước hết học hỏi thêm kinh nghiệm thực tế đồng thời trực tiếp thực công việc liên quan đến chun ngành học, Chính lý em chọn địa điểm thực tập Bưu điện tỉnh Hà Nam; bưu điện có nhiều năm cung cấp dịch vụ bưu viễn thơng địa bàn tỉnh Hà Nam, nơi giúp em có điều kiện hội để kiểm chứng thực nghiệm kiến thức học Sau thời gian thực tập tổng hợp, em tiếp cận số nội dung hoạt động kinh doanh chung, quy trình khai thác dịch vụ bưu Bưu điện tỉnh Hà Nam, tạo điều kiện giúp đỡ Ban Lãnh đạo Chuyên viên phòng ban chức đặc biệt hướng dẫn cô giáo, em hồn thành báo cáo thực tập với chun đề cơng tác tổ chức sản xuất Bưu điện tỉnh Hà Nam Bản báo cáo đề cập đến chức nhiệm vụ Bưu điện tỉnh Hà Nam hoạt động tổ chức sản xuất đơn vị trình bày sâu hơn, tảng để lựa chọn cho giai đoạn thực tập chuyên nội dung quản trị kinh doanh mà doanh nghiệp cần phải có Sau báo cáo nét tổng quát chung Bưu điện tỉnh Hà Nam trình bày thơng qua nội dung sau: PHẦN THỨ NHẤT : THỰC TẬP CHUNG PHẦN THỨ HAI: THỰC TẬP CHUYÊN SÂU SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN THỨ NHẤT: THỰC TẬP CHUNG 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BƯU ĐIỆN HÀ NAM 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển bưu điện tỉnh Hà Nam Hà Nam tỉnh nằm phía Tây nam đồng Bắc Phía Bắc giáp Hà Nội, phía Nam giáp tỉnh Nam Định Ninh Bình, phía Đơng giáp tỉnh Hưng n Thái Bình, phía Tây giáp tỉnh Hồ Bình Diện tích tự nhiên tồn tỉnh rộng 840km 2, dân số 80 vạn người Bộ máy hành gồm có huyện Thành phố, 116 xã phường, thị trấn có 14 xã miền núi Theo dịng lịch sử, q hương Hà Nam có trống đồng Ngọc Lũ, có Tam nguyên Yên Đổ – Nhà thơ Nguyễn Khuyến; có tiếng trống Bồ Đề tháng 10/1930 biểu thị sức mạnh đấu tranh quần chúng nhân dân ủng hộ khởi nghĩa Xô viết Nghệ Tĩnh phong trào đấu tranh nhân dân Thái Bình; có chiến sỹ cách mạng Nguyễn Hữu Tiến người vẽ cờ Tổ quốc Hình thành phát triển từ tổ chức giao thông liên lạc Đảng tỉnh Hà Nam năm 1930-1945, sau Cách mạng tháng thành công, với việc tiếp quản sở Bưu điện chế độ cũ, Bưu điện tỉnh Hà Nam (nay Bưu điện tỉnh Hà Nam) thành lập Kể từ ngày hình thành đến Bưu điện tỉnh ngày trình lịch sử lâu dài, gắn liền với đời phát triển phấn đấu liên tục, bền bỉ nhiều hệ cán bộ, CNVC – Lao động ngành Bưu điện Việt nam qua thời kỳ Cách mạng đất nước Trải qua hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ đến thời kỳ xây dựng đất nước sau 30 năm đấu tranh giành tồn vẹn non sơng lần nhập tách với Bưu điện tỉnh Nam Định, Ninh Bình mang tên gọi: Bưu điện tỉnh Nam Hà (1965-1976), Bưu điện tỉnh Hà Nam Ninh (1976-1992), Bưu điện tỉnh Nam Hà (1992-1997) trở lại tên Bưu điện tỉnh Hà Nam (tháng 7/1997); dù môi trường, điều kiện CBCNVC – Lao động Bưu điện tỉnh Hà Nam phát huy truyền thống vẻ vang dân tộc Việt Nam nói chung truyền thống ngành Bưu điện nói riêng để phấn đấu vươn lên lao động sản xuất công tác, thực hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước Ngành giao cho Với thành SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp tích xuất sắc hai kháng chiến kết đạt thời kỳ đổi mới, năm 2000 CBCNVC – Lao động Bưu điện tỉnh Hà Nam vinh dự nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân Thực mơ hình đổi phương án chia tách Bưu – Viễn thơng của Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, Bưu điện tỉnh Hà Nam (mới) thành lập theo định số 546/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu Viễn thơng Việt Nam thức vào hoạt động từ ngày 01/01/2008 Bưu điện tỉnh Hà Nam gồm có Bưu điện huyện, trung tâm phòng chức trực thuộc Bưu điện tỉnh với tổng số 325 CBCNVC – Lao động Đứng trước khó khăn thách thức q trình triển khai thực theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị mới, Bưu điện tỉnh Hà Nam tập trung ổn định tổ chức nhanh chóng bắt tay vào SXKD Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ tem Bưu chính; chuyển phát bưu phẩm, bưu kiện ngồi nước; bưu uỷ thác; bưu phẩm khơng địa chỉ; chuyển phát nhanh; chuyển tiền; điện hoa; tiết kiệm Bưu điện; Phát hành báo chí; nhận, chuyển, phát quà nhà dịch vụ Viễn thông – Công nghệ thơng tin, Bưu điện tỉnh Hà Nam cịn cung cấp loại hình Bảo hiểm; bán vé máy bay; vận tải hành khách; rượu bổ “Vọc long tửu” đậm đà thơm ngon đất rượu Vũ Bản Bình Lục; miến dong suốt mềm dẻo tiếng quê hương Lý Nhân dịch vụ hàng hoá khác nhằm khai thác phục vụ đa dạng hoá loại hình dịch vụ, tạo nên tiện ích cho khách hàng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ bưu điện tỉnh Hà Nam - Thiết lập,quản lý, khai thác phát triển mạng bưu cơng cộng đại bàn tỉnh Hà Nam - Cung cấp dịch vụ Bưu cơng ích theo quy hoạch, kế hoạch phát triển bưu Tổng cơng ty nhiệm vụ cơng ích khác Tổng cơng ty giao quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu - Kinh doanh dịch vụ bưu dành riêng theo quy định Tổng công ty quan Nhà nước có thẩm quyền - Kinh doanh dịch vụ bưu chính, chuyển phát, phát hành báo chí, tài bưu ngồi nước địa bàn tỉnh SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp - hợp tác với doanh nghiệp viễn thông cung cấp, kinh doanh dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin địa bàn tỉnh - Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật lĩnh vực bưu chính, chuyển phát - Tổ chức kinh doanh ngành nghề khác theo quy định pháp luật Tổng công ty cho phép 1.1.3 Cơ cấu tổ chức bưu điện tỉnh Hà Nam SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY Sơ đồ Cơ cấu tổ chức BĐT Hà Nam SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.1.4 - Tình hình mạng lưới ( sở VCKT) : Ngay từ năm 2002, sau chọn 10 tỉnh thành thực chia tách BC-VT cấp huyện, Bưu điện tỉnh Hà Nam tiến hành thủ tục đất đai xây dựng trụ sở làm việc cho Bưu điện huyện Đài Viễn thông hai địa điểm riêng biệt, nguyên tắc ưu tiên cho Bưu điện vị trí thuận lợi để kinh doanh, nên nói, sở vật chất- kỹ thuật Bưu điện tỉnh Hà Nam đầy đủ tốt Tính đến tháng năm 2012 tồn Bưu điện tỉnh Hà Nam có 39 Bưu cục, 97 điểm Bưu điện văn hoá xã đại lý Bưu điện (đa dịch vụ), tổng số điểm Bưu điện phục vụ toàn tỉnh 144, bình qn 1,3km/1 điểm Bưu điện, ngồi cịn phát triển 36 đại lý viễn thông, 100% Bưu điện huyện đầu tư xe ô tô vận chuyển Bưu chính, 33 Bưu cục có doanh thu cao trang bị máy tính tính cước Phương tiện vận chuyển ô tô, phục vụ lĩnh vực Bưu - phát hành báo chí 10 Sau bảng số lượng điểm phục vụ tuyến đường thư bưu điện tỉnh Hà Nam: Bảng 1.1 Số lượng điểm phục vụ tuyến đường thư BĐT Hà Nam Cấp Cấp Cấp Số lượng điểm phục Điểm khai thác vụ 01 01 05 05 33 Điểm BĐ-VHX Đại lý,ki ôt 97 ĐL, kiốt Tuyến đường thư 05 16 ( Nguồn : Phòng quản lý nghiệp vụ BCVT) Cùng với việc mở rộng mạng lưới, Bưu điện tỉnh trọng cơng tác đại hóa hệ thống Bưu cục Tăng cường trang thiết bị phục vụ khách hàng như: Hệ thống tính cước nơi giao dịch, cân điện tử, máy FAX, máy gói buộc, đảm bảo nơi giao dịch với khách hàng văn minh lịch Tuy nhiên, đặc điểm tỉnh nông nghèo, nhu cầu sử dụng dịch vụ BC-VT thấp, lại bị cạnh tranh mạnh nên doanh thu đơn vị không cao 1.1.5 – Các dịch vụ chủ yếu mà bưu điện cung cấp - Dịch vụ Bưu truyền thống: + Dịch vụ Bưu phẩm thường, bưu phẩm ghi số, bưu kiện, phát hành báo chí, tem chơi, có dịch vụ bưu kiện, PHBC quản lý, khai thác mạng tin học nội BĐT + Dịch vụ Bưu ủy thác( sản lượng khơng có, sản lượng đến ít) SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp Các dịch vụ dần triệt tiêu ( sản lượng doanh thu năm sau thấp năm trước nhiều) cạnh tranh dịch vụ chất lượng cao ngành đối thủ địa bàn bưu Viettel, phương tiện vận tải đường Riêng có PHBC, khách hàng chủ yếu quan đồn thể quyền cấp, nhờ đơn vị có sách hoa hồng mềm dẻo, hợp lý, cộng với mối quan hệ tốt với khách hàng nên trì tăng sản lượng hàng năm - Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS, Vexpress, dịch vụ EMS quản lý, khai thác mạng tin học toàn quốc, đến bưu cục cấp - Dịch vụ tài Bưu chính: Chuyển tiền ( gồm TCT CTN, chuyển tiền quốc tế, Western Union)đã quản lý khai thác mạng tin học diện rộng; Bảo hiểm; Tiết kiệm Bưu điện ( có bưu cục trung tâm tỉnh nối mạng online); - Dịch vụ viễn thông: + Nhận hợp đồng lắp đặt thuê bao điện thoại cố định, Gphone, Internet, Di động, MyTV + Điện thoại công cộng điểm giao dịch + Làm đại lý phân phối sim thẻ card cho Vinaphone, Mobiphone + Phát triển thuê bao AVG - Các dịch vụ khác: + Làm đại lý thu cước thuê bao cho Viễn thông Hà Nam + Đại lý bán vé máy bay cho hãng hàng không Việt nam Airline, Pacific Airline, AirMêkông + Cho th văn phịng + Bán hàng hóa + Dịch vụ vận tải + Đặc biệt Bưu điện tỉnh triển khai mơ hình PostShop mà nước phát triển sử dụng Tuy nhiên, chưa có đồng Tỉnh chưa chiếm vị trí lịng khách hàng nên mơ hình chưa đem lại hiệu cao cho đơn vị.Nhưng cho thấy mạnh dạn đổi cán quản lý đơn vị Ngoài số đơn vị trực thuộc ký hợp đồng đại lý với số nhà cung cấp thiết bị viễn thông để bán lẻ Nhìn chung, dịch vụ mà Bưu điện tỉnh Hà Nam cung cấp đa dạng, nhiên, đặc thù địa phương tỉnh nông nghèo nên nhu cầu sản lượng dịch vụ không nhiều Doanh thu chủ yếu Bưu điện tỉnh từ nhóm dịch vụ Tài Bưu Chính (dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện), Dịch vụ Bảo hiểm phi SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp nhân thọ, nhóm dịch vụ Bưu - chuyển phát , địi hỏi VNPost phải có chiến lược dài hạn để phát triển dịch vụ riêng có Mơ hình Post Shop Bưu điện tỉnh Hà Nam triển khai Tại có bán nhiều đồ dung từ máy điện thoại bàn, sách báo,tạp chí, sim thẻ điện thoại đến bánh kẹo đặc sản quê hương Hà Nam, rượu bổ…Đây mơ hình áp dụng thành công nước phát triển, nhiên chưa mang lại hiệu cao cho đơn vị 1.1.6 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh: Tình hình lao động: Tổng số lao động thời điểm 31/12/2010 là: 325 người Trong đó: - Nữ: 244 người chiếm tỷ lệ 75,08% - Nam: 81 người chiếm tỷ lệ 24,92% Kết hoạt động sản xuất kinh doanh Bảng 1.2: Kết hoạt động sản xuất kinh doanh Bưu điện Hà Nam năm 2010, 2011, tháng đầu năm 2012 Tên tiêu Tổng D.thu Đơn vị tính Năm 2010 Tỷ 28,280 đạt 101% 30,336 đạt 20,476 đạt KH giao 101,6 % KH 150% KH giao giao đồng tháng đầu năm 2012 Phát hành báo chí Tờ, 5.100.000 đạt 98,07 % KH giao Tiền gửi TK huy Triệu đồng 82,54 đạt 101% 85,34 đạt KH giao 105 % KH giao Dịch vụ chuyển tiền Triệu đồng 115,500 đạt 101 127,350 đạt 157 đạt 105% % KH giao 103% KH KH giao giao Bưu phẩm+ Ghi số kg 242.000 253.000 150.738 Bưu kiện Cái 9.047 9.530 7.752 EMS Cái 79.390 85.664 60.746 Trong Sản lượng Năm 2011 động 5.160.000 3.916.026 đạt đạt 98,02% 99,03 % KH KH giao giao 76,989 đạt 110% KH giao (Nguồn: phòng Kế hoạch - Đầu tư Bưu điện Hà Nam) SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.2 QUY TRÌNH CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG 1.2.1 Quy trình giao dịch 1.2.1.1 Nhận gửi loại bưu gửi nước a Nhận gửi thư bưu thiếp - Nhận gửi giao dịch phải thực sau : Kiểm tra lại việc ghi họ tên, địa người gửi, người nhận yêu cầu gián kín thư Cân bưu phẩm tính cước, thu tiền Dán tem in cước thay tem giao tem cho khách hàng tự gián - Nhận gửi qua thùng thư việc thu gom thư hòm thư cần thực quy tần suất mở, mở thao tác mở khoá theo quy định với loại thùng thư - Thư bưu thiếp gửi thường sử dụng dịch vụ đặc biệt : Máy bay, phát nhanh, lưu ký, khách hàng phải trả đủ cước thể tem phong bì thư b.Nhận gửi bưu phẩm ghi số * Ghi số gửi lẻ (gửi ít) Cung cấp phiếu gửi BĐ1 lưu ý người gửi đọc lại điều khoản dịch vụ mặt sau hướng dẫn người gửi cách gửi vào phiếu thông tin sau : - Họ tên, địa người gửi, người nhận, số điện thoại, số CMT người nhận - Đánh dấu lựa chọn hình thức gửi (Khai giá hay không khai giá) - Kê khai chi tiết nội dung bưu gửi - Chữ ký người gửi , ngày ký gửi Nếu khách hàng lựa chọn khai giá mục lựa chọn người gửi, giao dịch viên hướng dẫn khách hàng làm thủ tục giao giá Khách hàng có sử dụng dịch vụ cộng thêm thể tên dịch vụ cách đóng dấu, dán nhãn lên BĐ1, vỏ bọc bưu phẩm mặt ghi địa - Ghi loại bưu phẩm lên vỏ bọc bưu phẩm đánh dấu loại bưu phẩm BĐ1 Dán nhãn BĐ2 lên bưu phẩm nhãn phải có số hiệu bưu cục, tên bưu cục đòng thời thể số hiệu BĐ2 lên BĐ1 - Cân thể ghi khối lượng lên BĐ1 vỏ bọc bưu phẩm lên mặt ghi địa Tính cước, ghi cước lên BĐ1 vỏ bọc mặt ghi địa thu tiền cước - Ký tên đóng dấu, nhật ấn giao liên BĐ1 cho người gửi hay hoá đơn BC01 khách hàng yêu cầu lấy hoá đơn - Liên BĐ1 xếp theo thứ tự cuối ngày đóng thành tập lưu bưu cục Vào sổ suất nhập BC28 đến đóng chuyến thư vào BĐ3 giao cho phận khai thác để chuyển SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT Báo cáo thực tập tốt nghiệp * Ghi số gửi nhiều - Khách hàng bưu gửi bưu phẩm ghi số với số lượng nhiều quy trình áp dụng tương tự bưu phẩm ghi số gửi lẻ - Cung cấp hướng dẫn khách hàng vào bảng kê BC16 thành liên + Đối chiếu bưu phẩm với bảng kê + Cân, ghi khối lượng, tiền cước vào bưu phẩm tương ứng bảng BC16 + Ghi khối lượng bưu phẩm nhận số, chữ ghi ngày, tháng, năm, ký tên đóng dấu lên liên BC16 Thu tiền cấp hoá đơn BC01 cho khách hàng theo quy định vào sổ ghi nợ - Đề nghị khách hàng ghi rõ họ tên bảng kê giao liên cho người gửi bưu bưu cục Các bưu cục cấp trước BC16 nhãn số, bưu phẩm cho khách hàng thường xuyên gửi với số lượng nhiều, đê khách hàng tự lập bảng kê thể số hiệu lên bưu phẩm trước đến bưu cục c Dịch vụ gửi EMS - Nếu EMS gửi hàng hoá tiền hành kiểm tra vật phẩm hàng hoá bưu phẩm, bưu kiện, Kiểm tra đầy đủ thông tin, họ tên, người gửi, người nhận - Giao dịch viên cung cấp phiếu gưỉ E1 cho khách, hướng dẫn khách hàng viết bưu gửi thư hay tài liệu, cung cấp thêm phong bì EMS để khách hàng ghi - Đề nghị người gửi ghi số điện thoại người gưỉ, người nhận để tiện liên lạc, giao dịch viên hướng dẫn ghi đầy đủ vào E1 - Cân tính cước, hồn chỉnh phiếu E1 vào mặt bưu gửi EMS Thu tiền cước cấp liên E1 cho khách hàng hoá đơn BC01 theo quy định Liên xếp theo thứ tự cập nhật liệu vào máy tính, cuối ngày đóng thành tập lưu bưu cục, liên dính theo bưu gửi cho khơng bị rơi q trình vận chuyển - Lập bảng kê E2 giao cho phận khai thác để chuyển đi, cuối ca, cuối ngày giao dịch viên ghi sản lượng thông tin doanh thu vào sổ sản lượng doanh thu * Nhận gửi bưu gửi EMS quốc tế Đối với bưu gửi thư tài liệu việc nhận gửi theo bước nhận gửi EMS nước, lưu ý khách hàng ghi mã bưu nước đến - Nếu bưu gửi hàng hố ngồi cơng việc nhận gửi bưu gửi nước cần hướng dẫn khách hàng kê khai nội dung bưu gửi chi tiết vào bảng kê CN22 ,CN23 gửi kèm theo bưu gửi.Thông báo với khách hàng việc kiểm tra hải quan xuất nhập bưu gửi.Bưu gửi phải chịu thuế xuất nhập ,lệ phí hải quan ,phụ phí xăng dầu ,phụ phí vùng xa thu theo quy định - Đề nghị khách hàng ghi rõ số điện thoại người gửi ,người nhận lên E1, để tiện liên lạc làm thủ tục hải quan SV thực hiện: Thân Thị Xuân – Lớp: C09QT 10