Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả, xã hội thì ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội. Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy, Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Văn phòng. Để làm được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự quan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cho Văn phòng có thể phát huy hết tiềm năng thế mạnh của mình. Với chức năng quyền hạn của mình Đại học Thành Đô là ngôi trường đào tạo công tác hành chính với các ngành học phong phú như: văn thư lưu trữ, tin học, thông tin thư viện, quản trị nhân lực… đặc biệt là chuyên ngành Hành chính văn phòng là ngành rất cần thiết của xã hội hiện đại phục vụ nguồn nhân lực trong quá trình hội nhập của đất nước. Sau khi tuyển sinh, đào tạo nghiệp vụ Hành chính Văn phòng nhằm đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ cao về nghiệp vụ Văn phòng nên khi hoàn thành xong chương trình đào tạo trên ghế nhà trường lớp Quản trị Văn phòng K12 được Nhà trường tạo điều kiện để học sinh mang kiến thức đã học áp dụng vào thực tế. Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến sự phát triển toàn diện của ngành Giáo dục. Đó là mô hình đào tạo không những trang bị cho sinh viên về mặt lý thuyết mà còn giúp sinh viên có thời gian thực hành tại cơ quan, đơn vị. Mục đích của đợt thực tập chủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp mỗi học viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng khi ra công tác. Qua đó cũng là dịp để học sinh tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai.
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Đề Tài : Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Hành văn phịng Trung Tâm Y tế huyện Cẩm Khê HÀ NỘI – 2022 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu .4 Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu 4 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 5 Cơ sở phương pháp nghiên cứu .5 Ý nghĩa lý luận thực tiễn .5 Cấu trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TTYT HUYỆN CẨM KHÊ TỈNH PHÚ THỌ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê 1.1.2.Chức Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê: 13 1.1.3.Nhiệm vụ Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê: 13 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác Hành văn phòng Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê 16 2.1.Tổ chức hoạt động văn phòng .17 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phịng 18 Cơng tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê 3.1.Tìm hiểu cơng tác văn thư 20 31 3.2.Tìm hiểu cơng tác Lưu trữ 33 3.3 Hệ thống hóa văn quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ 34 3.4 Công tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác 34 3.5 Công tác soạn thảo Ban hành văn 34 3.5.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành 35 3.5.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Trung tâm 36 3.5.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn QL Trung tâm 37 3.6 Nhận xét quy trình quản lý, giải văn 37 3.6.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi, đến 37 3.6.2 Nhận xét lập hồ sơ hành 37 3.7 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê Tìm hiểu cơng tác quản lý trang thiết bị văn phịng 38 38 4.1 Tìm hiểu, nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất 38 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí trang thiết bị phòng làm việc khoa học.39 4.3 Thống kê phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng 39 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CẨM KHÊ Khái niệm Công tác Văn thư 39 Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: 40 2.1 Tình hình tổ chức tình hình cán làm cơng tác Văn thư phịng Tổ chức hành 41 2.1.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư 42 2.1.2 Tình hình cán làm cơng tác Văn thư 42 2.1.3 Công tác Văn thư lãnh đạo Trưởng phòng 42 2.2 Quản lý, đạo công tác Văn thư – Lưu trữ 43 2.2.1 Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ 43 2.2.2 Một số văn đạo, hướng dẫn công tác Văn thư 43 2.2.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 44 2.3 Thực nội dung nghiệp vụ công tác Văn thư 44 2.3.1 Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn 45 2.3.2 Tình hình ban hành văn Phịng Tổ chức -Hành 45 2.3.3 Tổ chức quản lý giải văn 45 2.3.3.1 Việc trình ký văn 46 2.3.3.2 Đóng dấu văn 46 2.3.3.3 Đăng ký văn 47 2.3.3.4 Chuyển giao văn 48 2.3.3.5 Lập tập lưu văn .49 2.3.4 Tổ chức quản lý giải văn đến 50 2.3.4.1 Tiếp nhận văn 51 2.3.4.2 Đăng ký văn đến: 53 2.3.4.3.Trình văn đến: 54 2.3.4.4 Xem xét nội dung, giao việc cho đơn vị: 55 2.3.4.5 Phân phối chuyển giao văn bản: 55 2.3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu .56 2.3.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư 58 2.4 Nhận xét công tác Văn thư 59 2.4.1 Thuận lợi 60 2.4.2 Khó khăn 61 2.4.3 Những ý kiến đóng góp, kiến nghị 62 CHƯƠNG GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CẨM KHÊ 63 3.1 Đánh giá chung 65 3.1.1 Ưu điểm 66 3.1.2 Nhược điểm 66 3.1.3 Nguyên nhân .67 3.2 Đề xuất, kiến nghị 68 LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam đường hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thuận lợi thách thức địi hỏi khơng ngường đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh động cải cách hiệu quả, xã hội ngày phát triển kéo theo phát triển đa dạng ngành nghề, người buộc phải có vốn kiến thức, lực nghiệp vụ chun mơn đáp ứng địi hỏi xã hội Chính từ yêu cầu cấp bách xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ thời đại thông tin khiến Văn phịng trở thành phận quan trọng khơng thể thiếu quan, tổ chức Do vậy, Văn phịng phải có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phòng Để làm điều bên cạnh nỗ lực quan cần phải có quan tâm đầu tư Đảng Nhà nước giúp cho Văn phịng phát huy hết tiềm mạnh Với chức quyền hạn Đại học Thành Đơ ngơi trường đào tạo cơng tác hành với ngành học phong phú như: văn thư lưu trữ, tin học, thông tin thư viện, quản trị nhân lực… đặc biệt chun ngành Hành văn phịng ngành cần thiết xã hội đại - phục vụ nguồn nhân lực trình hội nhập đất nước Sau tuyển sinh, đào tạo nghiệp vụ Hành Văn phịng nhằm đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ cao nghiệp vụ Văn phịng nên hồn thành xong chương trình đào tạo ghế nhà trường lớp Quản trị Văn phòng K12 Nhà trường tạo điều kiện để học sinh mang kiến thức học áp dụng vào thực tế Bên cạnh đó, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến phát triển tồn diện ngành Giáo dục Đó mơ hình đào tạo khơng trang bị cho sinh viên mặt lý thuyết mà cịn giúp sinh viên có thời gian thực hành quan, đơn vị Mục đích đợt thực tập chủ yếu làm sáng tỏ lý thuyết học, bước đầu giúp học viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng cơng tác Qua dịp để học sinh tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp cán văn phòng tương lai Báo cáo thực tập tốt nghiệp Qua đợt thực tập tốt nghiệp hội tốt cho sinh viên vận dung kỹ thực hành vào nghiệp vụ chuyên môn mình, học hỏi nhiều khinh nghiệm thực tế nâng cao lực thân Thực tập tốt nghiệp môn học thực tiễn ngành học phải có Nó địi hỏi học sinh, sinh viên phải vận dung tư duy, kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc Giúp học sinh, sinh viên làm quen với công việc thực tế trước tiếp xúc với công việc quan Qua đợt thực tập tốt nghiệp, học sinh, sinh viên kiểm chứng lại học trường biết cách áp dụng kiến thức vào cơng việc thực tế cách nhuần nhuyễn, tích luỹ kinh nghiệm để phục vụ cho cơng việc sau pháp huy tính linh hoạt, sáng tạo, nhạy bén tình xảy Đồng thời, qua q trình thực tập tốt nghiệp nhà trường đánh giá lực thực học sinh q trình học tập giải cơng việc thực tế Đối với thân em thực tập tốt nghiệp giúp em vững vàng trình độ chuyên môn, kiến thức công việc kỹ giao tiếp với cán quan, giao tiếp xã hội Thực tập tốt nghiệp giúp em lĩnh hội được nhiều kiến thức tư mới, mở rộng phát huy mà học nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi nhiều kinh nghiệm qua người trước, rèn luyện đức tính cần thiết cho cán văn phịng tương lai Qua q trình thực tập em rút cho điểm mạnh như những điểm yếu thân, từ đó rút cho phương hướng phấn đấu để hồn thành tốt cơng việc tương lai Dưới là phần báo cáo tổng kết trình thực tập em Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm chưa làm Qua cho em gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến cán phòng Tổ chức hành Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê, thầy Khoa Quản Trị Văn Phịng nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp.Em kính mong thầy giáo bạn có ý kiến đóng góp để báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn thiện đầy đủ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mặc dù có nhiều cố gắng, báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận góp ý thầy cô giáo bạn! Em xin chân thành cảm ơn! Lý chọn đề tài Trong tình hình phát triển Đất nước quan tổ chức kể quan nhà nước doanh nghiệp tư nhân có phận văn phòng Bộ phận Phòng chức thuộc máy quản lý, điều hành quan Bộ phận không mang trọng trách tham mưu cho lãnh đạo công tác nhân mà cịn có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ lưu trữ, văn thư hành quản lý tài sản cho quan Bộ phận chịu trách nhiệm đảm nhận thủ tục hành văn phịng cho quan đơn vị, kiểm sốt thủ thục hành tổng hợp, văn thư - lưu trữ xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho họat động quan, tổ chức Ở quan đơn vị khác hoạt động văn phòng khác phụ Báo cáo thực tập tốt nghiệp thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động cấu tổ chức quan đơn vị Tuy phận trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo phận phải nâng cao trình độ nhân viên cán để phù hợp với tình hình cảu đơn vị Vì việc khảo sát đề phương hướng hoạt động Phịng Tổ Chức – Hành Chính quan vơ cấp thiết Chính vậy, em chọn đề tài: “ giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê” để nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu báo cáo Thực trạng giải pháp thực công tác văn thư Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê; Phịng Hành chính; cơng tác Văn thư Văn phòng Phạm vi nghiên cứu Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê Tuy nhiên, để hoàn thiện báo cáo, đề tài tập trung nghiên cứu số vấn đề liên quan đến cấu tổ chức Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê Do thời gian cịn hạn hẹp, trình độ học vấn cịn nhiều hạn chế, khả vận dụng nguồn tư liệu khó khăn, báo cáo em cịn nhiều thiếu xót dừng mức nghiên cứu khảo sát Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu khảo sát tồn hoạt động cơng tác văn phịng Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê Nghiên cứu, phân tích tổ chức cơng tác Văn thư quan, từ tìm kết đạt được, hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế Trên sở lý luận, thực tiễn đánh giá đắn thực trạng công tác văn thư để đưa đề xuất, kiến nghị giải pháp có tính khả thi cao áp dụng cho quan việc nâng cao hiệu hoạt động thời gian tới Trên sở lý luận thực tiễn đánh giá đắn thực trạng kỹ soạn thảo văn quan Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Báo cáo thực tập tốt nghiệp 4.1 Phương pháp luận Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin nhận thức khoa học Phương pháp giúp cho người nghiên cứu có đối chiếu lý luận thực tiễn cách biện chứng, từ có cách nhìn vấn đề cách tồn diện, sở cho đánh kết mà đề tài đưa 4.2 Phương pháp nghiên cứu Để đạt mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu điều tra thực tế; Phương pháp thống kê; - Phương pháp phân tích, tổng hợp; - Phương pháp khảo cứu tài liệu; Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trung tâm Y tế - Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác văn thư quan - Tạo tiền đề cho việc làm tốt công tác lưu trữ - Kết nghiên cứu tình hình thực tế báo cáo góp phần làm sở nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư - Những liệu thực tiễn hoạt động phòng Tổ chức – Hành làm tài liệu tham khảo giúp nhà quản lý có định hướng xây dựng sách cho thực tế hoạt động cơng tác văn thư Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục báo cáo chia bố cục phần: Chương 1: Khái quát chung Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê tỉnh Phú Thọ; Chương 2: Chuyên đề tự chọn: Thực trạng giải pháp công tác văn thư Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê; Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CẨM KHÊ TỈNH PHÚ THỌ Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Y tế huyện Cẩm Khê : Với truyền thống 50 năm thành lập phát triển Trung tâm y tế huyện Cẩm Khê thành lập vào năm 1955 Phòng Y tế huyện (gồm có 02 đơn vị, 01 Bệnh viện huyện Cẩm Khê Đội vệ sinh phòng dịch) Ngày 25/10/1990 Thành lập Trung Tâm Y tế huyện Sông Thao (nay huyện Cẩm Khê); gồm 02 đơn vị: Khối điều trị (Bệnh viện) và Khối dự phòng (Đội vệ sinh phòng chống dịch Đội dân số kế hoạch hóa gia đình) trực thuộc UBND huyện Cẩm Khê; Năm 2005 Trung tâm y tế huyện Cẩm khê đơn vị nghiệp y tế có 70 cán bộ, CCVC bố trí 10 khoa, phịng, Đội; Có 01 bệnh viện hạng IV với 60 giường bệnh Trung tâm có nhiệm vụ Phịng chống dịch bệnh, Cấp cứu, khám chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân thực công tác quản lý y tế địa bàn huyện Ngày 01/01/2006 Bệnh viện đa khoa huyện Cẩm Khê thành lập đơn vị nghiệp Y tế hạng IV, có 60 giường bệnh; 45/55 biên chế: có bác sỹ, 02 điều dưỡng cao đẳng, số cịn lại có trình độ chuyên môn trung học phục vụ; Đội ngũ Bác sỹ thiếu, cân đối bác sỹ, điều dưỡng thành phần khác Nguồn ngân sách cấp có hạn, hàng năm đủ chi lương, phụ cấp cho cán phần hoạt động chuyên môn nghiệp vụ Báo cáo thực tập tốt nghiệp