CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp trong công tác Số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn thành phố Pleiku I Đặt vấn đề Công tác đăng ký và qu[.]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Sáng kiến kinh nghiệm: Một số giải pháp cơng tác Số hóa sổ hộ tịch địa bàn thành phố Pleiku I Đặt vấn đề: Công tác đăng ký quản lý hộ tịch liên quan đến nhân thân người mà cịn liên quan đến chế độ trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phịng, an ninh, quyền nghĩa vụ công dân, cấu, nguyên tắc tổ chức hoạt động quan Nhà nước, thể chế hóa mối quan hệ Đảng lãnh đạo, nhân dân làm chủ, Nhà nước quản lý Bên cạnh cách mạng công nghiệp 4.0 ngày có tác động khơng nhỏ đến tất lĩnh vực Sự tác động công nghệ dẫn đến cần thiết việc hình thành sở liệu hộ tịch điện tử, quản lý hộ tịch, cần hình thành phát triển cách tiếp cận mới, ứng dụng khoa học kỹ thuật xây dựng thực thi pháp luật liên quan đến vấn đề Việc xây dựng sở liệu hộ tịch điện tử cần thiết kịp thời xã hội đại ngày Những thông tin hộ tịch lấy từ nguồn cá nhân đăng ký, số hoá, chuẩn hoá từ sổ hộ tịch, từ việc kết nối, chia sẻ từ sở liệu quốc gia dân cư Điều giúp cho việc tìm kiếm liệu nhanh chóng, xác, thuận tiện, thông tin cập nhật kịp thời, dễ dàng chia sẻ Nhưng thực tế, việc quản lý sổ hộ tịch quan đăng ký hộ tịch lưu giữ chủ yếu giấy Công tác lưu trữ bảo quản tài liệu gốc với độ bảo mật cao, nhiên nhược điểm việc lưu trữ tài liệu giấy khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch lớn, gây khó khăn việc quản lý lưu trữ Mặt khác, việc lưu trữ giấy không tránh khỏi “hiểm họa” mối mọt, cháy nổ hay thiện tai, việc thất thoát tà liệu điều dễ hiểu Trong trường hợp quan nhà nước cần chứng minh tình trạng hộ tịch người dân phải nộp lúc nhiều loại giấy tờ, gây phiền hà, tốn công sức, thời gian cho người dân quan quản lý nhà nước Thêm vào đó, q trình trích dẫn, tra cứu liệu hộ tịch cá nhân cần thường khơng tích hợp đầy đủ, thiếu liên kết thơng tin Trước thực trạng trên, số hóa sổ hổ tịch trở thành nhu cầu thiết giúp giảm bớt gánh nặng lưu trữ quản lý quan nhà nước Số hóa Sổ hộ tịch trình thu thập, phân loại, scan / chụp tạo lập file liệu hộ tịch dạng file Excel từ Sổ hộ tịch gốc để thực cập nhật (import liệu từ file Excel nhập trực tiếp trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc Việc số hóa sổ hộ tịch giúp thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt quan đăng ký hộ tịch liên tỉnh quốc gia Việc đảm bảo việc kết nối liên thông, chia sẻ liệu, cung cấp thông tin cá nhân với Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Cơ sở liệu quốc gia dân cư Cơ sở liệu chuyên ngành khác có liên quan nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân Qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước đăng ký quản lý hộ tịch. Hoạt động số hóa sổ hộ tịch tích hợp đầy đủ thông tin hộ tịch người dân hệ thống Trong trường hợp cần xuất trình giấy tờ hộ tịch cá nhân, người dân không cần phải nộp nhiều giấy tờ rườm rà lúc, điều vừa tạo thuận lợi cho nhân dân vừa giảm bớt gánh nặng hành cho quan nhà nước Từ đó, hỗ trợ nâng cao hiệu đăng ký quản lý sổ hộ tịch. Là trung tâm kinh tế - trị tỉnh Gia Lai, năm qua, thành phố Pleiku có liệu hộ tịch cần số hóa tương đối lớn Các đơn vị có nhiều cố gắng, nỗ lực quản lý nhà nước hộ tịch nói chung cơng tác số hóa hộ tịch nói riêng.Với quan tâm, đạo cấp uỷ, cấp quyền cơng tác số hóa hộ tịch thành phố Pleiku bước thực nghiêm túc đầy đủ, xác Tuy nhiên, nhiều địa phương khác, công tác số hóa hộ tịch địa bàn thành phố cịn nhiều hạn chế, chưa thể hồn thành theo thời hạn giai đoạn số hóa theo kế hoạch đặt Vì vậy, việc đưa giải pháp cơng tác số hóa hộ tịch nói nhằm làm rõ sở lý luận, thực tiễn số hóa hộ tịch, nguyên nhân hạn chế, sở đó, đưa khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu cơng tác số hóa hộ tịch địa bàn thành phố Pleiku II Nội dung: Thực trạng quản lý hộ tịch địa bàn thành phố Pleiku: Thành phố Pleiku thị nằm phía Bắc Tây Nguyên, trung tâm kinh tế, trị, văn hóa-xã hội tỉnh Gia Lai Với tổng diện tích tự nhiên 26 ngàn 22 vạn dân, 22 đơn vị hành xã, phường, Pleiku biết đến thành phố trẻ động với nhiều tiềm phát triển kinh tế Sau ngày giải phóng miền Nam, thống đất nước, kinh tế Pleiku có điểm xuất phát thấp, đại phận nhân dân sản xuất tự cung, tự cấp, sở vật chất khơng có gì, giao thơng có số tuyến đường bị chiến tranh tàn phá nặng nề Từ thị xã hoang tàn đổ nát sau chiến tranh, quân dân Pleiku bắt tay xây dựng lại từ đầu Vượt qua khó khăn, Pleiku trở thành thành phố trẻ động giàu tiềm kinh tế - xã hội Với nhiều đơn vị hành thành lập lâu đời, dân cư đông đúc nên lượng liệu sổ hộ tịch cần số hóa lớn địa phương khác thuộc tỉnh Gia Lai Để việc số hóa hộ tịch địa bàn thành phố thực quy định pháp luật, thời gian qua, Uỷ ban nhân dân thành phố Pleiku ban hành công văn đôn đốc, đạo triển khai địa bàn thành phố nội dung yêu cầu Kế hoạch số 2433/KH-UBND ngày 9/12/2020 Ủy ban nhân dân tỉnh việc số hóa, chuyển đổi, chuẩn hóa liệu hộ tịch, cập nhật vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc triển khai đăng ký hộ tịch trực tuyến địa bàn tỉnh Gia Lai Xây dựng đội ngũ cán tư pháp vững mạnh theo hướng nâng cao đạo đức công vụ, chuyên nghiệp, đại; tập trung thực tốt nhiệm vụ công tác tư pháp để phục vụ cách hiệu nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội thành phố; nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm ngành cấp công tác số hóa; đảm bảo triển khai thực cách đồng bộ, có hiệu quả.Thực số hóa hộ tịch thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân thành phố thẩm quyền Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định Luật Hộ tịch, nghị định số123/2015/NĐ -CP Thông tư hướng dẫn số 15/22015/TT-BTP hướng dẫn thi hành văn liên quan đến công tác đăng ký quản lý hộ tịch, Nghị định 47/2020/NĐ-CP ngày 9/4/2020 quy định quản lý, kết nói chia liệu số quan nhà nước Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/72020 quy định sở điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến Nhận thức vị trí, vai trị tầm quan trọng cơng tác số hóa hộ tịch việc bước xây dựng tạo lập liệu cho Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có kết nối liên thơng, chia sẻ liệu quan đăng ký, quản lý hộ tịch phạm vi toàn quốc đồng thông tin cá nhân với Cơ sở liệu quốc gia dân cư theo yêu cầu pháp luật hộ tịch, thời gian qua cấp uỷ, quyền thành phố ln quan tâm đến cơng tác số hóa hộ tịch, đạo Phịng Tư pháp, uỷ ban nhân dân xã, phường chủ động bố trí cơng chức Hộ tịch có trình độ chun mơn đáp ứng giải cơng việc, máy tính có kết nối mạng, máy in, máy scan đảm bảo trường thơng tin hộ tịch số hóa đầy đủ, quy định pháp luật hộ tịch cập nhật kịp thời phần mềm đăng ký quản lý hộ tịch điện tử dùng chung kịp thời giải vướng mắc trình thực quy định, đáp ứng việc số hóa đạt yêu cầu theo kế hoạch đề thực nghiêm túc cơng tác nghiệm thu liệu, mức độ xác liệu hộ tịch sau tiến hành số hóa Đánh giá việc thực số hóa hộ tịch địa bàn thành phố Pleiku: 2.1 Ưu điểm Cơng tác số hóa hộ tịch Phịng Tư pháp hầu hết uỷ ban nhân dân xã, phường quan tâm triển khai đồng Cơ sở vật chất, phương tiện làm việc tư pháp bố trí đảm bảo cho hoạt động Cơng chức Tư pháp-Hộ tịch có trình độ chun mơn đáp ứng giải cơng việc, máy tính có kết nối mạng, máy in, máy scan đảm bảo trường thông tin hộ tịch số hóa đầy đủ, quy định pháp luật hộ tịch cập nhật kịp thời phần mềm đăng ký quản lý hộ tịch điện tử dùng chung Cán Tư pháp Phòng Tư pháp cán Tư pháp- hộ tịch cấp xã xếp thời gian, chủ động số hóa sổ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, đăng ký hộ tịch khác đơn vị quản lý lên phần mềm số hóa theo hướng dẫn, đảm bảo sở liệu lập sở tin học hóa cơng tác đăng ký hộ tịch, nhằm lưu giữ thông tin hộ tịch cá nhân đăng ký theo quy định pháp luật, thiết bị số, môi trường mạng, thông qua phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện từ dùng chung Thực số hóa sổ hộ tịch giúp loại bỏ việc lưu trữ giấy cồng kềnh, đồng thời giảm bớt thủ tục pháp lý rườm rà, tốn thời gian cơng sức Số hóa sổ hộ tịch tích hợp đầy đủ thơng tin cá nhân, giúp người dân thuận tiện trình làm việc, giải thủ tục pháp luật, pháp lý, hành cách đại nhanh chóng Hoạt động số hóa sổ hộ tịch tích hợp đầy đủ thông tin hộ tịch người dân hệ thống Trong trường hợp cần xuất trình giấy tờ hộ tịch cá nhân, người dân không cần phải nộp nhiều giấy tờ rườm rà lúc, điều vừa tạo thuận lợi cho nhân dân vừa giảm bớt gánh nặng hành cho quan nhà nước Từ đó, hỗ trợ nâng cao hiệu đăng ký quản lý sổ hộ tịch. Việc số hóa sổ hộ tịch giúp thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt quan đăng ký hộ tịch liên tỉnh quốc gia Việc đảm bảo việc kết nối liên thông, chia sẻ liệu, cung cấp thông tin cá nhân với Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Cơ sở liệu quốc gia dân cư Cơ sở liệu chuyên ngành khác có liên quan nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân Qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước đăng ký quản lý hộ tịch. Công tác thống kê báo cáo cho thấy, thực Kế hoạch 2433/KH-UBND ngày 9/12/2020 Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình số hóa giai đoạn địa bàn thành phố Pleiku tính đến ngày 31/10/2022 đạt kết sau: 23/23 đơn vị (tính Phịng Tư pháp) thực số hóa giai đoạn I, 14/23 đơn vị hồn thành số hóa Hộ tịch giai đoạn I Hiện tại, địa bàn thành phố Pleiku tiếp tục tiến hành số hóa sổ hộ tịch giai đoạn II (Số hóa sổ hộ tịch đăng ký theo quy định Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ đăng ký quản lý hộ tịch, liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015) Cơng tác số hóa địa bàn triển khai thực đồng tất đơn vị 2.2 Những hạn chế nguyên nhân - Thời gian qua số lượng đầu việc công chức hộ tịch tăng đội biến dẫn đến khơng hồn thành kịp việc số hóa giai đoạn theo kế hoạch đề ra, lý cụ thể sau: + Một số đơn vị có cơng chức hộ tịch, số lượng cơng việc nhiều nên không kịp nhập liệu lên phần mềm số hóa + Việc cấp cước cơng dân, nhập thông tin vào liệu dân cư công dân triển khai đồng loạt nên số lượng khai sinh cho người chưa có giấy tờ cá nhân, đăng ký khai sinh lại phục vụ cho việc bổ sung thông tin liệu dân cư quốc gia tăng đột biến dẫn đến công chức hộ tịch tải 5 + Tình hình dịch bệnh Covid – 19 diễn biến phức tạp nhiều đợt tiêm Vaccine nên địa phương huy động tất cán công chức vào phục vụ cho cơng tác Phịng, chống dịch bệnh nhập liệu tiêm chủng vào hệ thống điện tử - Khó khăn vướng mắc sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống phần mềm hộ tịch điện tử: + Hệ thống phần mềm hộ tịch điện tử thường xuyên bị treo lỗi, rớt mạng ảnh hưởng đến q trình nhập liệu lưu thức + Có số đơn vị có nhu cầu thuê đơn vị nhập liệu liên hệ Sở tư pháp để giới thiệu đơn vị nhập liệu, nhiên địa bàn tỉnh Gia Lai khơng có đơn vị + Cơ sở vật chất số đơn vị chưa đảm bảo máy tính, máy scan dùng chung + Cơ sở vật chất số đơn vị chưa đảm bảo máy tính, máy scan dùng chung Các sổ hộ tịch giai đoạn 2, 3, sổ lớn A3 mà máy scan đơn vị máy khổ A4, máy nhỏ nên khó khăn việc san file sổ lên hệ thống số hóa + Số lượng liệu hộ tịch cần số hóa đơn vị khác nhau, có đơn vị nhiều, đơn vị nên quy định thời gian số hóa giống khơng phù hợp - Khó khăn chế độ tốn: + Chưa có hướng dẫn cụ thể việc tốn, cách thức để tính mức tiền phụ cấp cho cơng chức thực việc số hóa nên đơn vị xác định mức giá cho trường hợp, tốn theo quy định nào, nên chưa có đơn vị tốn chế độ cho cơng chức thực số hóa Một số giải pháp cơng tác số hóa hộ tịch địa bàn thành phố Pleiku: 3.1 Xây dựng đội ngũ công chức quản lý hộ tịch thực số hóa sổ hộ tịch địa bàn thành phố theo hướng chuyên nghiệp: Bố trí đội ngũ cơng chức quản lý hộ tịch địa bàn thành phố đủ số lượng tiêu chuẩn Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác quản lý hộ tịch Đa dạng hóa hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với loại đối tượng, loại hình học tập, điều kiện sở vật chất thực tế địa bàn thành phố Pleiku 3.2 Tăng cường phối hợp quan, tổ chức số hóa sổ hộ tịch Tăng cường lãnh đạo đạo cấp ủy Đảng quyền địa phương việc củng cố, kiện tồn đội ngũ cơng chức quản lý hộ tịch công tác phối hợp tổ chức quản lý hộ tịch Tăng cường đạo cấp ủy Đảng quyền địa phương tiền đề quan trọng bảo đảm cho việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán tư pháp cấp xã biện pháp quan trọng đạo điều hành thực hoạt động quản lý có hiệu cơng tác quản lý hộ tịch cấp xã 3.3 Về nguồn nhân lực thực số hóa Thứ nhất, bố trí cơng chức Tư pháp-hộ tịch theo quy định Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai quy định bố trí số lượng cán bộ, cơng chức xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh Gia Lai Thứ hai, xác định tầm quan trọng cơng tác số hóa nhiệm vụ tồn quan đơn vị Tạo điều kiện thuận lợi cho công chức Hộ tịch có thời gian số hóa sổ hộ tịch Thứ ba, xem xét thành lập tổ số hóa hộ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường phù hợp với đặc thù đơn vị có liệu hộ tịch cần số hóa nhiều hay Phân cơng nhiệm vụ cụ thể bước số hóa tương ứng với thành viên tổ số hóa nhiên đảm bảo công chức Hộ tịch người thực bước bước quy trình số hóa Xác định cơng tác số hóa sổ hộ tịch gồm bước sau: - Bước 1: Thu thập phân loại sổ hộ tịch cần số hóa ( sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký khai sinh ) - Bước 2: + Scan/ chụp sổ hộ tịch tạo lập file liệu excel + Scan chụp ảnh sổ hộ tịch gốc thu thập phân loại bước 1, đảm bảo trường hợp đăng ký sổ phải tạo thành file PDF riêng + Nén file PDF loại sổ hộ tịch gỗ vào chung file zip riêng đặt tên file zip theo quy tắc hướng dẫn.…………………………………… + Tạo lập file excel chứa liệu hộ tịch - Bước 3: Xử lý liệu sau số hóa -Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt thức đưa liệu vào hệ thống thông tin đăng ký quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập liệu cho sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. - Bước 5: Nghiệm thu kết số hóa liệu hộ tịch 3.4 Khắc phục khó khăn sở vật chất, trang thiết bị: Một là, xác định vị trí, vai trị tầm quan trọng cơng tác số hóa hộ tịch việc bước xây dựng tạo lập liệu cho Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có kết nối liên thông, chia sẻ liệu quan đăng ký, quản lý hộ tịch phạm vi tồn quốc đồng thơng tin cá nhân với Cơ sở liệu quốc gia dân cư theo yêu cầu pháp luật hộ tịch Vì vậy, đơn vị ưu tiên máy tính riêng cấu hình cao, kết nối mạng mạnh để cơng tác số hóa khơng bị gián đoạn Hai là, đơn vị máy scan dùng chung sổ hộ tịch lớn A3 mà máy scan đơn vị máy khổ A4, máy nhỏ nên khó khăn việc san file sổ lên hệ thống số hóa sử dụng điện thoại thơng minh có kết nối mạng thay cho máy scan Thực cụ thể sau: Bước 1: Vào ứng dụng Drive gmail đăng nhập điện thoại, chọn biểu tượng dấu cộng (+), tạo thư mục với tên thư mục theo hướng dẫn liệu hướng dẫn số hóa sau bấm vào biểu tượng “tải lên” có hình chụp trang sổ cần số hóa sẵn hình ảnh điện thoại Nếu chưa có hình ảnh chụp trang sổ sẵn chọn biểu tượng “quét”, bấm chụp điện thoại tự động lưu file pdf hình ảnh trang sổ cần số hóa vào thư mục mở sẵn Bước 2: Đăng nhập vào Drive gmail máy tính chọn thư mục tự động đồng từ điện thoại vừa chụp, tải trang sổ thư mục máy tính Bước 3: Đăng nhập vào liệu nhập phần mềm số hóa chọn dấu cộng (+) tải file trang sổ hộ tịch tương ứng lên Thực tiếp bước quy trình số hóa 3.5 Bố trí kinh phí cho cơng tác số hóa: Ngay từ đầu năm đơn vị thực số hóa sổ hộ tịch nên bố trí kinh phí cho cơng tác số hóa hộ tịch phù hợp với ngân sách đơn vị, phù hợp với số lượng liệu cần số hóa, tạo nguồn động lực khuyến khích, động viên, hỗ trợ cho chế độ cho công chức thực số hóa III Kết luận: Quản lý nhà nước hộ tịch công việc hệ thống quản lý hành Nhà nước để thực mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh tiến trình cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, đưa đất nước ta vững bước vào kỷ XXI xu hòa nhập chung với giới Sau hồn thành số hóa hộ tịch, liệu hộ tịch cũ chuyển đổi vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc mang lại nhiều lợi ích sau: Một là, góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn Khi liệu hộ tịch cũ số hóa vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử khơng lo bị thơng tin, hồ sơ hộ tịch lúc lưu trữ hồ sơ giấy trước Hai là, cơng dân có u cầu cấp trích lục hộ tịch, cơng chức làm cơng tác hộ tịch khơng phải thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc trước mà cần tra cứu liệu Cơ sở liệu hộ tịch điện tử Điều góp phần giảm thời gian giải thủ tục hành Mặt khác, giúp công chức làm công tác hộ tịch khắc phục cách làm thủ công hoạt động nghiệp vụ, thúc việc nâng cao trình độ tin học đội ngũ Ba là, xóa bỏ lệ thuộc vào nơi cư trú người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch người dân đề nghị quan đăng ký, quản lý hộ tịch nơi thực thực việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ Nhờ đó, người dân giảm đáng kể chi phí, thời gian lại Bốn là, Cơ sở liệu hộ tịch điện tử kết nối, chia sẻ với Cơ sở liệu quốc gia dân cư, quan quản lý dân cư nhập lại thông tin đầu vào công dân mà sử dụng thơng tin hộ tịch cập nhật vào hệ thống liệu Điều giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí nhân lực cho công tác 8 Việc thực giải pháp nêu ra, góp phần hữu ích vào việc số hóa sổ hộ tịch địa bàn địa bàn thành phố Pleiku đảm bảo theo kế hoạch Bộ Tư pháp UBND tỉnh đề ra. Sau hoàn thành việc cập nhật, liệu chuyển vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đáp ứng tốt yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch theo Luật hộ tịch giải thủ tục hành đăng ký hộ tịch trực tuyến, có khả kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở liệu quốc gia dân cư sở liệu chuyên ngành khác có liên quan Người viết báo cáo TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Hộ tịch 2015 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết Luật Hộ tịch Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 15/11/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành số điều Luật hộ tịch Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Nghị định 47/2020/NĐ-CP ngày 9/4/2020 quy định quản lý, kết nói chia liệu số quan nhà nước Căn Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2020 Chính phủ thực thủ tục hành mơi trường điện tử; Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/72020 quy định sở điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 4/01/2022 Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2020 Chính phủ quy định Cơ sở liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến Kế hoạch số 2433/KH-UBND ngày 9/12/2020 Ủy ban nhân dân tỉnh việc số hóa, chuyển đổi, chuẩn hóa liệu hộ tịch, cập nhật vào Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc triển khai đăng ký hộ tịch trực tuyến địa bàn tỉnh Gia Lai Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 Bộ Tư pháp việc hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch 10 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT Sáng kiến kinh nghiệm: Một số giải pháp công tác Số hóa sổ hộ tịch địa bàn thành phố Pleiku I Sơ lược lý lịch: Họ tên: Nguyễn Thị Nga; Năm sinh: 1989 Trình độ chun mơn: Cử nhân Luật Chức vụ, đơn vị công tác: Chuyên viên Phòng Tư pháp thành phố Pleiku II Nội dung: Sự cần thiết thực giải pháp công tác số hóa sổ hộ tịch: Việc xây dựng sở liệu hộ tịch điện tử cần thiết kịp thời xã hội đại ngày Những thông tin hộ tịch lấy từ nguồn cá nhân đăng ký, số hoá, chuẩn hoá từ sổ hộ tịch, từ việc kết nối, chia sẻ từ sở liệu quốc gia dân cư Điều giúp cho việc tìm kiếm liệu nhanh chóng, xác, thuận tiện, thơng tin cập nhật kịp thời, dễ dàng chia sẻ Nhưng thực tế, việc quản lý sổ hộ tịch quan đăng ký hộ tịch lưu giữ chủ yếu giấy Công tác lưu trữ bảo quản tài liệu gốc với độ bảo mật cao, nhiên nhược điểm việc lưu trữ tài liệu giấy khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch lớn, gây khó khăn việc quản lý lưu trữ Mặt khác, việc lưu trữ giấy không tránh khỏi “hiểm họa” mối mọt, cháy nổ hay thiện tai, việc thất thoát tà liệu điều dễ hiểu Trong trường hợp quan nhà nước cần chứng minh tình trạng hộ tịch người dân phải nộp lúc nhiều loại giấy tờ, gây phiền hà, tốn công sức, thời gian cho người dân quan quản lý nhà nước Thêm vào đó, q trình trích dẫn, tra cứu liệu hộ tịch cá nhân cần thường không tích hợp đầy đủ, thiếu liên kết thơng tin Trước thực trạng trên, số hóa sổ hổ tịch trở thành nhu cầu thiết giúp giảm bớt gánh nặng lưu trữ quản lý quan nhà nước Nội dung giải pháp: Xây dựng đội ngũ cơng chức quản lý hộ tịch thực số hóa sổ hộ tịch địa bàn thành phố theo hướng chun nghiệp: Bố trí đội ngũ cơng chức quản lý hộ tịch địa bàn thành phố đủ số lượng tiêu chuẩn Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác quản lý hộ tịch Đa dạng hóa hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với loại đối tượng, loại hình học tập, điều kiện sở vật chất thực tế địa bàn thành phố Pleiku Tăng cường phối hợp quan, tổ chức số hóa sổ hộ tịch Tăng cường lãnh đạo đạo cấp ủy Đảng quyền địa phương việc củng cố, kiện tồn đội ngũ cơng chức quản lý hộ tịch công tác phối hợp tổ chức quản lý hộ tịch 11 Tăng cường đạo cấp ủy Đảng quyền địa phương tiền đề quan trọng bảo đảm cho việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán tư pháp cấp xã biện pháp quan trọng đạo điều hành thực hoạt động quản lý có hiệu cơng tác quản lý hộ tịch cấp xã Về nguồn nhân lực thực số hóa Bố trí cơng chức Tư pháp-hộ tịch theo quy định Quyết định số 18/2021/QĐUBND Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai quy định bố trí số lượng cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn địa bàn tỉnh Gia Lai Xác định tầm quan trọng cơng tác số hóa nhiệm vụ tồn quan đơn vị Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng chức Hộ tịch có thời gian số hóa sổ hộ tịch Xem xét thành lập tổ số hóa hộ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường phù hợp với đặc thù đơn vị có liệu hộ tịch cần số hóa nhiều hay Phân cơng nhiệm vụ cụ thể bước số hóa tương ứng với thành viên tổ số hóa nhiên đảm bảo cơng chức Hộ tịch người thực bước bước quy trình số hóa Khắc phục khó khăn sở vật chất, trang thiết bị: Xác định vị trí, vai trị tầm quan trọng cơng tác số hóa hộ tịch việc bước xây dựng tạo lập liệu cho Cơ sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có kết nối liên thông, chia sẻ liệu quan đăng ký, quản lý hộ tịch phạm vi toàn quốc đồng thông tin cá nhân với Cơ sở liệu quốc gia dân cư theo yêu cầu pháp luật hộ tịch Vì vậy, đơn vị ưu tiên máy tính riêng cấu hình cao, kết nối mạng mạnh để cơng tác số hóa khơng bị gián đoạn Đối với đơn vị máy scan dùng chung sổ hộ tịch lớn A3 mà máy scan đơn vị máy khổ A4, máy nhỏ nên khó khăn việc san file sổ lên hệ thống số hóa sử dụng điện thoại thơng minh có kết nối mạng thay cho máy scan Bố trí kinh phí cho cơng tác số hóa: Ngay từ đầu năm bố trí kinh phí cho cơng tác số hóa hộ tịch phù hợp với ngân sách đơn vị, phù hợp với số lượng liệu cần số hóa, tạo nguồn động lực khuyến khích, động viên, hỗ trợ cho chế độ cho cơng chức thực số hóa Phạm vi áp dụng: UBND thành phố Pleiku, Phòng Tư pháp UBND xã, phường Hiệu mang lại: Một số giải pháp cơng tác Số hóa sổ hộ tịch địa bàn thành phố Pleiku XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN TRƯỞNG PHÒNG Pleiku, ngày tháng năm 2022 NGƯỜI BÁO CÁO Nguyễn Thị Nga