Bài tập lớn môn quản lý dự án công nghệ thông tin chủ đề quản lý truyền thông trong dự án

ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÀI TẬP LỚN MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHỦ ĐỀ QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG TRONG DỰ ÁN NHÓM 7 LỚP 19CN3 Vũ Bình Minh 1955010139 Bùi Thức Thành Lon[.]

ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÀI TẬP LỚN MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHỦ ĐỀ: QUẢN LÝ TRUYỀN THƠNG TRONG DỰ ÁN NHĨM - LỚP 19CN3 Vũ Bình Minh - 1955010139 Bùi Thức Thành Long – 1955010131 Nhóm trưởng Mai Tố Uyên – 1955010215 Giảng Viên Hướng dẫn : Nguyễn Đăng Khoa Hà Nội, 2023 Chương 10 Quản lý truyền thông dự án Mục tiêu học Sau đọc xong chương này, bạn có thể:  Thảo luận vai trò kỹ mềm quản lý dự án CNTT nhấn mạnh tầm quan trọng truyền thông phương tiện để đạt thành công dự án  Đánh giá khái niệm liên quan đến truyền thơng  Giải thích yếu tố việc lập kế hoạch truyền thông dự án cách tạo kế hoạch quản lý truyền thông  Mô tả cách quản lý truyền thông, bao gồm công nghệ truyền thông, phương tiện báo cáo hiệu suất  Các phương pháp thảo luận để kiểm sốt truyền thơng, đảm bảo nhu cầu thông tin đáp ứng suốt vòng đời dự án  Danh sách phương pháp khác để cải thiện truyền thông dự án, chẳng hạn tổ chức họp, sử dụng công nghệ khác cách hiệu sử dụng mẫu  Mô tả cách mà phần mềm tăng cường quản lý truyền thông dự án  Thảo luận cân nhắc mơi trường dễ thích ứng động Trường hợp mở đầuing Case Peter Gumpert, leo lên nấc thang nghiệp công ty viễn thơng lớn Anh thơng minh, có lực nhà lãnh đạo mạnh mẽ, chương trình cáp quang viễn thông biển công ty lớn phức tạp nhiều so với điều anh làm trước Chương trình bao gồm số dự án riêng biệt, Peter chịu trách nhiệm giám sát tất dự án Sự thay đổi thị trường hệ thống viễn thông biển số lượng lớn dự án liên quan tạo mối quan ngại giao tiếp tính linh hoạt với Peter Đối với hao hụt cột mốc tiến độ hồn thành, cơng ty anh phải chịu hình phạt tài từ hàng ngàn đô la ngày cho dự án nhỏ lên đến 250.000 đô la ngày cho dự án lớn Nhiều dự án phụ thuộc vào thành công dự án khác, Peter phải hiểu chủ động quản lý vấn đề quan trọng Peter tổ chức số thảo luận thức khơng thức với người quản lý dự án, người báo cáo cho anh chương trình Anh làm việc với họ trợ lý điều hành dự án mình, Christine Braun, để phát triển kế hoạch truyền thơng cho chương trình Tuy nhiên, anh không chắn cách tốt để phân phối thông tin quản lý tất rủi ro khơng đáng có xảy Anh muốn phát triển theo cách quán để nhà quản lý dự án phát triển theo dõi hiệu suất kế hoạch họ mà khơng bị bóp nghẹt sáng tạo tự chủ họ Christine đề nghị họ xem xét sử dụng số công nghệ truyền thơng để cập nhật đồng hóa thông tin quan trọng dự án Mặc dù Peter biết nhiều viễn thông đặt đường cáp quang, ơng khơng phải chun gia việc sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) để cải thiện q trình truyền thơng Đó phần lý ông yêu cầu Christine làm trợ lý Liệu họ thực phát triển quy trình truyền thơng linh hoạt dễ sử dụng khơng? Thời gian điều cốt yếu, nhiều dự án thêm vào chương trình cáp quang viễn thông biển tuần Tầm quan trọng quản lý truyền thông dự án Nhiều chuyên gia đồng ý mối đe dọa lớn thành công dự án nào, đặc biệt dự án CNTT, vấn đề giao tiếp Nhiều vấn đề thuộc lĩnh vực kiến thức khác nhau, chẳng hạn phạm trù khơng rõ ràng hay lịch trình khơng thực tế, vấn đề giao tiếp Điều quan trọng nhà quản lý dự án nhóm họ ưu tiên cách truyền tải thông tin thật tốt, đặc biệt với nhà quản lý hàng đầu bên liên quan khác Lĩnh vực CNTT liên tục thay đổi thay đổi kèm với nhiều thuật ngữ kỹ thuật khác Khi chuyên gia máy tính giao tiếp với người khơng thơng thạo hiểu biết máy tính, nhóm bao gồm nhiều chuyên gia kinh doanh nhà quản lý cấp cao – thuật ngữ kỹ thuật thường làm phức tạp vấn đề tạo khó hiểu Mặc dù ngày hầu hết người sử dụng máy tính, khoảng cách người dùng nhà phát triển ngày tăng lên theo phát triển công nghệ Khoảng cách kiến thức kinh nghiệm gây số vấn đề giao tiếp chuyên gia kỹ thuật đồng nghiệp kinh doanh họ Tất nhiên, khơng phải chun gia máy tính người giao tiếp kém, hầu hết người lĩnh vực cải thiện kỹ giao tiếp họ Ngoài ra, nhiều hệ thống giáo dục cho sinh viên tốt nghiệp CNTT thúc đẩy kỹ kỹ thuật mạnh mẽ vượt trội giao tiếp kỹ xã hội Hầu hết chương trình tốt nghiệp liên quan đến CNTT có nhiều yêu cầu kỹ thuật, lại có u cầu khóa học truyền thơng (nói, viết, nghe), tâm lý học, xã hội học nhân văn Mọi người thường cho việc học kỹ mềm thứ yếu, chúng kỹ quan trọng, người phải học phát triển chúng Nhiều nghiên cứu chuyên gia CNTT cần kỹ mềm nhiều chí nhiều kỹ khác Bạn tách biệt hoàn toàn kỹ kỹ thuật kỹ mềm làm việc dự án CNTT Để dự án thành cơng, thành viên nhóm dự án cần hai loại kỹ cần phát triển chúng liên tục thông qua giáo dục quy đào tạo chỗ Các nghiên cứu tiếp tục cho thấy nhu cầu cao chuyên gia CNTT tầm quan trọng kỹ giao tiếp kinh doanh tốt Theo báo Tạp chí Quốc tế Kinh doanh Khoa học Xã hội:  Các tổ chức tìm kiếm người lao động có đồng kỹ thuật, kỹ mềm đầu óc kinh doanh  Các kỹ phi kỹ thuật quan trọng giải vấn đề, làm việc nhóm, lắng nghe, khả thích ứng với cơng nghệ ngôn ngữ mới, quản lý thời gian, khả chuyển giao kiến thức cho ứng dụng, đa nhiệm, giao tiếp lời nói, khả hình dung khái niệm hóa, tâm lý khách hàng, kỹ giao tiếp, hiểu văn hóa kinh doanh, giao tiếp nhóm, đưa đón nhận lời trích mang tính xây dựng  “Nhu cầu kỹ phi kỹ thuật lớn, số công ty CNTT cho biết họ thuê cá nhân kỹ thuật tối thiểu miễn họ thể kỹ mềm kinh doanh vững chắc.”* Chương nêu bật chìa khóa để giao tiếp tốt, mơ tả quy trình quản lý truyền thông dự án, cung cấp đề xuất để cải thiện truyền thông mô tả cách phần mềm hỗ trợ quản lý truyền thơng dự án Mục tiêu quản lý truyền thông dự án đảm bảo phân loại, thu thập, phổ biến, lưu trữ xử lý thông tin dự án kịp thời phù hợp Có ba quy trình quản lý truyền thông dự án: Lập kế hoạch quản lý truyền thông liên quan đến việc xác định nhu cầu thông tin bên liên quan Ai cần thơng tin gì? Khi họ cần nó? Thông tin cung cấp đến cho họ nào? Các đầu quy trình bao gồm kế hoạch quản lý truyền thông, cập nhật kế hoạch quản lý dự án cập nhật tài liệu dự án Quản lý truyền thông liên quan đến việc tạo, phân phối, lưu trữ, truy xuất xử lý thông tin liên lạc dự án dựa kế hoạch quản lý truyền thơng Các đầu quy trình truyền thơng dự án, cập nhật kế hoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án cập nhật tài sản quy trình tổ chức Nhớ lại từ Chương quy trình tổ chức bao gồm kế hoạch, sách, thủ tục, hướng dẫn, hệ thống thông tin, hệ thống tài chính, hệ thống quản lý, học kinh nghiệm thơng tin lịch sử thức khơng thức Những điều giúp người hiểu, theo dõi cải thiện quy trình kinh doanh tổ chức Giám sát truyền thông liên quan đến việc đảm bảo nhu cầu truyền thông bên liên quan đáp ứng Hình 10-1 tóm tắt đầu vào, công cụ kỹ thuật đầu quản lý dự án truyền thơng Hình 10-1 Tổng quan quản lý truyền thông dự án Source: Hướng dẫn PMBOK®– Ấn thứ sáu Viện Quản lý Dự án (2017) Copyright and all rights reserved Tài liệu từ ấn phẩm chép với cho phép củaPMI Chìa khóa để truyền thơng tốt Các nhà quản lý dự án nói họ dành khoảng 90% thời gian họ để giao tiếp với Rất khó để hiểu người động lực họ, khó để giao tiếp với người cách hiệu Một số khái niệm quan trọng giúp ích cho chúng ta, chẳng hạn tập trung vào nhu cầu giao tiếp cá nhân nhóm, sử dụng nhiều hình thức để giao tiếp, cung cấp thông tin quan trọng cách hiệu kịp thời, thiết lập giai đoạn truyền đạt tin xấu hiểu kênh giao tiếp Tập trung vào nhu cầu giao tiếp nhóm cá nhân Nhiều nhà quản lý hàng đầu nghĩ họ cần bổ sung thêm nhân lực vào dự án bị chậm tiến độ Thật không may, cách tiếp cận thường gây nhiều trở ngại phức tạp ngày tăng giao tiếp Trong sách tiếng The Mythical Man-Month, Frederick Brooks minh họa khái niệm rõ ràng.* Con người phận để ta thay cho Bạn khơng thể chắn công việc người làm hai tháng lại hồn thành tháng hai người Một ví dụ tương tự phổ biến bạn khơng thể lấy chín phụ nữ bảo họ sinh đứa vòng tháng được! Điều quan trọng phải hiểu sở thích cá nhân nhóm giao tiếp Như học Chương 9, người có đặc điểm tính cách khác thường ảnh hưởng đến sở thích giao tiếp họ Ví dụ: bạn muốn khen ngợi thành viên dự án nhóm làm tốt cơng việc, hầu hết người hướng nội thoải mái nhận lời khen cách riêng tư, hầu hết người hướng ngoại lại muốn người nghe lời khen Một người có trực giác muốn hiểu làm mà lại phù hợp với tranh lớn này, người thiên cảm nhận thích có nhiều chi tiết cụ thể hơn, bước Người có tư mạnh mẽ muốn biết logic đằng sau thông tin, cảm thấy người muốn biết thông tin ảnh hưởng đến cá nhân họ người khác Một người hay phán xét thúc đẩy để đáp ứng thời hạn với vài lời nhắc nhở, người có nhận thức tốt cần nhiều hỗ trợ để phát triển tuân theo kế hoạch đề Tuy nhiên, người lại độc nhất, bạn khơng thể đơn giản khái quát hóa họ dựa hồ sơ cá nhân đặc điểm khác Trước tiên bạn cần phải tìm hiểu, tác giả Stephen Covey gợi ý Thói quen Những người có suất cao, đặt vào vị trí người khác trước bạn giao tiếp với họ Điều quan trọng người quản lý dự án thành viên nhóm họ phải nhận thức phong cách giao tiếp họ Như học Chương 9, nhiều chuyên gia CNTT có đặc điểm tính cách khác với đa số nói chung, chẳng hạn người hướng nội, trực giác thiên suy nghĩ (đối lập cảm xúc) Những khác biệt tính cách dẫn đến việc khó giao tiếp với người hướng ngoại, người thiên cảm xúc cảm giác Ví dụ: hướng dẫn sử dụng viết chuyên gia CNTT không cung cấp bước chi tiết mà hầu hết người dùng cần Nhiều người dùng thích họp trực tiếp video ngắn để tìm hiểu cách sử dụng hệ thống thay cố gắng làm theo hướng dẫn văn Họ thích có trị chuyện hai chiều, họ có kinh nghiệm thực hành hỏi đáp chỗ Ngồi ra, người nhận thơng tin diễn giải xác người gửi dự tính Do đó, điều quan trọng phải cung cấp số phương pháp giao tiếp, chẳng hạn chữ viết, hình ảnh, video họp, môi trường thúc đẩy đối thoại cởi mở Thay nghĩ người nhận hiểu nó, bạn xây dựng vòng phản hồi để đảm bảo điều Ví dụ,một số giáo viên sử dụng cơng cụ để nhanh chóng đánh giá mức độ am hiểu học sinh khái niệm Nhiều người ngạc nhiên khác biệt họ nghĩ người hiểu họ thực làm Cũng khó để nhiều người thừa nhận họ khơng hiểu điều Người quản lý dự án nhóm họ phải kiên nhẫn linh hoạt truyền đạt thông tin tập trung vào việc đảm bảo thông điệp mà họ muốn truyền tải tiếp thu Đừng cung cấp nhiều thơng tin khơng cần thiết! Vị trí địa lý tảng văn hóa ảnh hưởng đến phức tạp truyền thông dự án Nếu bên liên quan đến từ quốc gia khác nhau, thường khó khơng thể lên lịch thời gian đối thoại làm việc bình thường Rào cản ngơn ngữ gây vấn đề giao tiếp; từ có ý nghĩa khác ngôn ngữ khác Thời gian, ngày tháng đơn vị đo lường khác diễn giải khác Những người từ số văn hóa khác giao cách khác mà khiến cho nhiều người khơng thoải mái Ví dụ, nhà quản lý số quốc gia không cho phép phụ nữ người lao động có cấp bậc thấp thuyết trình theo cách quy Một số văn hóa bảo lưu tài liệu văn mang cam kết ràng buộc Dành thời gian để nghiên cứu hiểu sắc truyền thơng giúp ích nhiều dự án Có sai sao? Went Wrong? Các ví dụ thú vị sai lầm giao tiếp phổ biến, đặc biệt chúng liên quan đến việc sử dụng cơng nghệ Ví dụ, tơi dạy khóa học giới thiệu hệ thống thơng tin vài năm trước Các giảng viên khác thường tham gia khóa học để tìm hiểu cách sử dụng ứng dụng phần mềm Một ngày nọ, học sinh học cách điều chỉnh cài đặt sử dụng phím tắt máy tính họ Tơi bảo với sinh viên “nhấp chuột phải” sau chọn Thuộc tính, hay “nhấp chuột phải” sau chọn Sao chép Vào cuối học, giảng viên lặng lẽ tiếp cận tôi, chờ học sinh khác khỏi, sau nói, "Em khơng biết làm sai điều gì." Cơ cầm lên mảnh giấy mà cô viết từ "nhấp chuột" khoảng chục lần Nói cách khác, viết “nhấp chuột” theo nghĩa đen yêu cầu làm thay nhấp chuột phải Tơi hỏi: "Em người dùng Mac à?" Máy tính Macintosh thường khơng có chuột với hai nút, người dùng nhấp chuột phải Tôi cho em cách nhấp chuột phải, lớp học tương lai đảm bảo thao tác khác PC so với Mac Khi công nghệ liên tục thay đổi, điều quan trọng phải kiên nhẫn dành thời gian để làm cho bên liên quan hiểu cách sử dụng cơng cụ có liên quan đến dự án họ Các phương pháp truyền thơng thức khơng thức Nó khơng đủ để thành viên nhóm dự án gửi báo cáo cho người quản lý dự án họ bên liên quan khác sau khẳng định tất người cần biết thông tin đọc báo cáo Đôi khi, cách tiếp cận hiệu quả, nhiều người thích cách truyền thơng khơng thức Khoảng nửa dân số nói chung người hướng ngoại, họ thích nói chuyện với người khác Thông thường, nhiều chuyên gia phi kỹ thuật - từ đồng nghiệp đến người quản lý - thích trị chuyện đối thoại dự án đọc báo cáo chi tiết, email trang Web để cố gắng tìm thơng tin thích hợp Nhiều đồng nghiệp người quản lý muốn biết thêm người làm việc dự án với họ phát triển tạo dựng mối quan hệ với họ Họ sử dụng thảo luận khơng thức dự án để phát triển mối quan hệ Do đó, người quản lý dự án phải giỏi việc nuôi dưỡng mối quan hệ thông qua giao tiếp Nhiều chuyên gia tin khác biệt nhà quản lý dự án giỏi với nhà quản lý dự án xuất sắc khả nuôi dưỡng sử dụng kỹ lắng nghe, đồng cảm, mô tả Chương 9, Quản lý tài nguyên dự án