Untitled BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CAO THỊ HƯƠNG UYỂN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CAO THỊ HƯƠNG UYỂN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CAO THỊ HƯƠNG UYỂN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC MÃ SỐ: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS.NGUYỄN LIÊN HƯƠNG MỤC LỤC Lý chọn đề tài: Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài: 2.1 Một số luận văn cao học bảo vệ thành công 2.2 Một số cơng trình nghiên cứu khác có liên quan: 3 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu: 3.1 Mục tiêu nghiên cứu: 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 4.1 Đối tượng nghiên cứu: 4.2 Phạm vi nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: Bố cục luận văn: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận: 1.1.1 Một số khái niệm liên quan: - Văn chuyên ngành: - Hồ sơ hồ sơ chuyên ngành: - Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu: 1.1.2 Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: 1.1.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu: 1.1.2.2 Phân loại tài liệu: 1.1.2.3 Xác định giá trị tài liệu: 1.1.2.4 Chỉnh lý tài liệu: 1.1.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: 10 1.1.3 Yêu cầu, mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: 10 1.1.3.1 Yêu cầu: 10 1.1.3.2 Mục đích: 10 1.1.3.3 Ý nghĩa: 10 1.2 Cơ sở pháp lý: 11 1.2.1 Quy định chung Nhà nước công tác văn thư lưu trữ có liên quan: 11 1.2.2 Quy định Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cơng tác lưu trữ tài liệu ngành Thuế: 12 1.2.3 Văn đạo, hướng dẫn Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh cơng tác lưu trữ tài liệu Chi cục Thuế địa Thành phố Hồ Chí Minh: 12 Tiểu kết Chương 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 13 2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Chi cục Thuế 13 2.1.1 Vị trí, chức 13 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn: 14 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 15 2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ Đội thuộc Chi cục Thuế 17 2.2 Thành phần tài liệu chủ yếu Chi cục Thuế địa bàn TP Hồ Chí Minh 19 2.2.1 Tài liệu hành chính: 20 2.2.2 Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Thuế 21 2.3 Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ chuyên môn ngành Thuế 22 2.3.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ chuyên ngành thuế: 22 2.3.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ chuyên ngành thuế: 23 2.4 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Chi cục Thuế 23 2.4.1 Phổ biến triển khai quy định Nhà nước, Bộ, ngành công tác lưu trữ: 23 2.4.2 Tổ chức máy, nhân làm lưu trữ quan 24 2.4.3 Đầu tư kinh phí sở vật chất cho cơng tác lưu trữ Chi cục Thuế địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh: 26 2.4.3.1 Về kinh phí cho cơng tác chỉnh lý: 26 2.4.3.2 Kho trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ: 27 2.5 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chi cục Thuế địa bàn TP Hồ Chí Minh 29 2.5.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan: 29 2.5.2 Phân loại tài liệu lưu trữ: 31 2.5.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: 32 2.5.3.1 Việc xác định giá trị tài liệu Chi cục Thuế: 33 2.5.3.2 Một số phương án phân loại tài liệu lưu trữ thực hiện: 36 2.5.4 Tạo lập dữ liệu công cụ tra tìm tài liệu 37 2.6 Nhận xét đánh giá 37 2.6.1 Ưu điểm 37 2.6.2 Hạn chế 38 2.6.3 Nguyên nhân: 39 Tiểu kết Chương 40 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC THUẾ TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 41 3.1 Xác định nhiệm vụ kế hoạch tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ngành Thuế địa phương 41 3.2 Chuẩn bị điều kiện để thực tổ chức khoa học tài liệu Chi cục Thuế 43 3.2.1 Hướng dẫn tổ chức thực văn công tác văn thư, lưu trữ 43 3.2.2 Tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực phụ trách công tác lưu trữ Chi cục Thuế 44 3.2.3 Đầu tư sở vật chất, bố trí phịng kho lưu trữ Chi cục 45 3.3 Các giải pháp nghiệp vụ cần thực hiện: 46 3.3.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: 46 3.3.2 Thống kê, phân loại tài liệu lưu trữ có 48 3.3.2.1 Thống kê, phân loại tiêu hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ 48 3.3.2.2 Chọn phương án phân loại tiến hành thực phương loại án phân chọn: 48 a Chọn phương án phân loại: 48 b Tiến hành thực phương án phân loại chọn: 52 3.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: 53 3.3.4 Tạo lập dữ liệu công cụ tra cứu: 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC 62 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp lý liên quan tới việc tổ chức khoa học (TCKH); bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (TLLT) có hiệu phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Mỗi quy trình nghiệp vụ có ý nghĩa quan trọng riêng, gắn bó khăng khít với Trong đó, TCKH ba nội dung công tác lưu trữ, có mối quan hệ chặt chẽ với hai nghiệp vụ nêu tảng để làm tốt công tác lưu trữ Ngành Thuế ngành dọc quan trọng máy nhà nước, có nhiệm vụ đảm bảo nguồn thu Ngân sách chủ yếu quốc gia Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh có quy mơ số thu lớn nước, đóng góp 30% nguồn thu Ngân sách nhà nước hàng năm Nguồn thu ngành Thuế Thành phố HCM tập hợp từ nguồn thu Cục Thuế Chi Cục Thuế địa phương Trước đây, Thành phố Hồ Chí Minh có 24 Chi Cục Thuế quận/huyện trực thuộc Đến (tại thời điểm hoàn thiện luận văn), Tổng cục Thuế triển khai gộp 04 Chi cục Thuế vùng ven thành 02 Chi cục Thuế khu vực là: Chi cục Thuế khu vực Quận 7- huyện Nhà Bè; Chi cục Thuế khu vực Quận 12- huyện Hóc Mơn Người nghiên cứu cơng tác Văn phịng Cục Thuế, kinh qua cơng tác lưu trữ hồ sơ thuế, có thời gian tiếp cận tài liệu thực khâu nghiệp vụ lưu trữ kho lưu trữ Cục Thuế Bản thân thường xuyên tham gia kiểm tra, khảo sát hỗ trợ Chi cục Thuế công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu Qua đó, tơi nhận thấy công tác tổ chức khoa học tài liệu Chi cục Thuế địa bàn thành phố Hồ Chí Minh cịn nhiều hạn chế, bất cập cần quan tâm giải Sau tham khảo báo cáo công tác văn thư lưu trữ Chi cục Thuế số phương án phân loại tài liệu số Chi cục Thuế khu vực/quận/huyện, tơi nắm số lượng, tình hình, loại hình số khó khăn Chi cục Thuế công tác tổ chức khoa học tài liệu Thời gian gần đây, ngành cấp quan tâm nhiều đến công tác lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng sở ngành Thành phố Hồ Chí Minh Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đồng ý phân bổ kinh phí nhiều để phục vụ cơng tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu Cục Thuế Chi cục Thuế nước Lãnh đạo cấp ngành Thuế mong muốn tìm hướng giải cho khối tài liệu tồn đọng lâu năm đơn vị áp lực kho tàng nhân Thực tế Thành phố HCM, số Chi cục Thuế chưa chỉnh lý lần từ ngày thành lập, tài liệu chất đầy lối giá kệ, khơng cịn trống để thu nhận thêm tài liệu Song nay, ngành tài đặt mục tiêu cao cho việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ để kịp thời bảo quản khối tài liệu quan trọng nhu cầu đại hóa cơng tác lưu trữ sau Vì cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ngày trở nên cấp thiết, cần chung tay góp sức nhiều người, nghiên cứu, tham mưu người có chun mơn lưu trữ Tóm lại, việc chọn đề tài làm luận văn thạc sĩ vừa thách thức, vừa hội để thân tơi nổ lực nghiên cứu tìm giải pháp phù hợp cho công tác tổ chức khoa học tài liệu Chi cục Thuế địa bàn thành phố Hồ Chí Minh phục vụ cho công tác chuyên môn đảm nhận Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài: Trong thời gian nghiên cứu, tiếp cận số cơng trình nghiên cứu liên quan đến đề tài sau: 2.1 Một số luận văn cao học bảo vệ thành công - Bùi Thu Hà (2008), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học, lưu Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội - Lê Thanh Hùng (2014), Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm lưu trữ Thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học, lưu Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội - Hoàng Thị Hương Giang (2014), Tổ chức khoa học tài liệu Viện Khoa học Địa chất khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường, Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học, lưu Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội - Nguyễn Thị Thu (2015), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ địa Sở Tài ngun Mơi trường tỉnh Lâm Đồng, lưu Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội 2.2 Một số công trình nghiên cứu khác có liên quan: - Vương Đình Quyền, Trao đổi ý kiến thuật ngữ phân loại tài liệu hệ thống hóa tài liệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/1982 - Nguyễn Thị Minh Tâm, Thực trạng số giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ địa – Nhà đất Thành phố Hồ Chí Minh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 40/2006 - Nguyễn Thị Thủy tác giả Hoàng Văn Thụ, Quản lý nguồn tài liệu quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tỉnh phía Nam- thực trạng giải pháp, viết đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số năm 2011 - Nguyễn Anh Thư tác giả Đặng Thị Bích Luận, Thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ số bộ, ngành số đề xuất, viết đăng tạp chí Văn thư- Lưu trữ Việt Nam, số năm 2017 - Nguyễn Liên Hương, Những vấn đề cần quan tâm việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu chuyên ngành, Hội thảo: Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ chuyên ngành- Những vấn đề đặt Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước năm 2017 Các công trình nghiên cứu, viết nêu cho thấy tác giả tiếp cận nhiều khía cạnh công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ cấp huyện đặc thù tài liệu lưu trữ chuyên ngành, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ số quan, địa phương cụ thể Đây nguồn tư liệu tham khảo quý giá để thực đề tài, trình viết luận văn tác giả có kế thừa số nghiên cứu công bố nêu Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu đề tài Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chi cục Thuế địa bàn thành phố Hồ Chí Minh cơng bố, đề tài hồn tồn khơng bị trùng lắp Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu: 3.1 Mục tiêu nghiên cứu: - Nêu rõ sở lý luận, sở pháp lý công tác lưu trữ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ - Khảo sát thực tế số Chi cục Thuế địa bàn TP Hồ Chí Minh, nêu lên thực trạng tổ chức quản lý tổ chức khoa học tài liệu - Trên sở nghiên cứu khảo sát, đề xuất biện pháp thống phương án tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ sử dụng chung Chi cục Thuế khu vực/quận/huyện Thành phố Hồ Chí Minh tương lai 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu sở lý luận, pháp lý tổ chức tài liệu lưu trữ - Khảo sát thực tế, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chi cục Thuế địa bàn Thành phố HCM - Đề xuất biện pháp cụ thể, phù hợp có tính khả thi, sử dụng việc nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu Thuế Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài tài liệu lưu trữ ngành Thuế địa phương địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh 4.2 Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: 22 Chi cục Thuế khu vực, quận, huyện TP Hồ Chí Minh (tất Chi cục Thuế có địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh) - Giới hạn thời gian: hồ sơ, tài liệu sản sinh đến tháng năm 2019 Phương pháp nghiên cứu: Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin, phương pháp chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử Các phương pháp nghiên cứu cụ thể: - Phương pháp khảo sát thực tế, điều tra xã hội học: Tiến hành khảo sát thực tế Chi cục Thuế địa bàn Thành phố HCM thông qua đợt kiểm tra mà thân tham gia với Đồn kiểm tra Văn phịng Cục Thuế công tác Văn thư- Lưu trữ Tôi tập trung quan sát, thống kê số lượng, trạng việc bảo quản, tra cứu thông tin hồ sơ tài liệu công chức thuế Đồng thời, vấn trực tiếp số công chức phụ trách công tác lưu trữ Chi cục công chức làm việc Đội thuế cách lưu giữ, thống kê, bảo quản, tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Việc khảo sát thực tế bao trùm hết tất đối tượng cần nghiên cứu giúp tơi có nhìn thực tế hơn, bao qt hơn; từ đưa nhận xét, đánh giá sát thực tế - Phương pháp so sánh: Phương pháp vận dụng để thấy điểm khác biệt lý luận, qui định Nhà nước thực tế tổ chức tài liệu lưu trữ Chi cục Thuế địa Thành phố Hồ Chí Minh Đồng thời, so sách khác biệt Chi cục Thuế cấu tổ chức; điều kiện sở vật chất; số lượng hồ sơ tài liệu cách thức tổ chức quản lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đưa đặc chung, đặc điểm riêng có Chi cục Thuế Ngồi ra, tơi so sánh thực tế khảo sát với báo cáo Chi cục Thuế gửi lên để xem xét mức độ xác đến đâu, từ nhận định tuyệt đối - Phương pháp thống kê, tổng hợp: Thống kê tiêu chí: nhân làm văn thư, lưu trữ; số lượng tài liệu lưu trữ lưu giữ kho phịng làm việc Đội; tình trạng vật lý; trang thiết bị kho…khi có dịp khảo sát thực tế kết hợp với báo cáo công tác Văn thư- Lưu trữ Chi cục Thuế gửi năm qua Việc thống kê số liệu, tổng hợp thơng tin có liên quan liệu quan trọng để đưa nhận xét thực trạng, ưu điểm, hạn chế nguyên nhân làm sở đề xuất giải pháp phù hợp Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài: 6.1 Ý nghĩa lý luận: Luận văn thực thành cơng đóng góp cho lý luận lưu trữ học, đặc biệt việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu chuyên ngành cùa thuế 6.2 Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn góp phần giải vấn để tổ chức khoa học tài liệu Chi cục Thuế địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Luận văn làm tài liệu tham khảo cho quan chuyên ngành thuế tài liệu tham khảo hữu ích học viên, sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học quân tâm đến lĩnh vực Thực Đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chi cục Thuế địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh”, chúng tơi mong muốn nghiên cứu đề tài nhiệm vụ cần thiết học viên Cao học chuyên ngành lưu trữ trách nhiệm công chức lưu trữ tuyển dụng vào ngành Thuế Làm tốt