Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 I Lý do chọn đề tài 1 II Mục tiêu nghiên cứu 1 III Phương pháp nghiên cứu 2 PHẦN I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3 PHẦN II THỰC TRẠNG CUNG CẤP THÔNG TIN Ở HVTTN 4 1 Giới thiệu chung về[.]
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU I.Lý chọn đề tài: II.Mục tiêu nghiên cứu: .1 III.Phương pháp nghiên cứu PHẦN I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN PHẦN II: THỰC TRẠNG CUNG CẤP THÔNG TIN Ở HVTTN Giới thiệu chung HVTTNVN: Thực trạng cung cấp thông tin HVTTNVN: 2.1) Hình thức cung cấp thơng tin 2.2) Lựa chọn loại kênh thông tin cung cấp 11 PHẦN III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC CUNG CẤP THÔNG TIN Ở HVTTNVN 17 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 PHỤ LỤC 1: LỊCH CÔNG TÁC TUẦN Ở HVTTNVN 19 PHỤ LỤC 2: MẪU VĂN BẢN TRONG HVTTNVN 20 Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn PHẦN MỞ ĐẦU I.Lý chọn đề tài: Thế giới diễn q trình tiến vào “xã hội thơng tin tồn cầu” Việc hướng tới định hình xã hội thông tin nước đặt yêu cầu việc khai thác sử dụng thông tin nguồn lực quan trọng để phát triển quốc gia Nhà nghiên cứu chiến lược Hoa Kỳ D.Bell tiên liệu vị trí vai trị nguồn lực thơng tin (NLTT)và tri thức thay chỗ nguồn lực lao động tiền, vốn ngự trị hai kỷ xã hội cơng nghiệp Điều thuận lợi thách thức quan Học viện TTNVN nói riêng việc sử dụng sản xuất thông tin, tổ chức, cung cấp để đưa thông tin trở thành nguồn lực, đáp ứng nhu cầu tin ngày tăng người dùng tin Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam trường đào tạo nguồn cán để bổ sung vào máy nhà nước Sinh thời chủ tịch Hồ Chí Minh người coi trọng công tác huấn luyện cán Đây công việc gốc Đảng Trong“Mấy lời để lại” Bác viết: “Bồi dưỡng hệ cách mạng cho đời sau môt việc quan trọng cần thiết” Do đó, nhu cầu sử dụng thơng tin người dùng tin cần thiết, dẫn đến cấp thiết công tác thu thập thông tin học viện Thanh thiếu niên Việt Nam Vậy thực trạng cung cấp thông tin HVTTNVN thời đại thông tin nay? Làm để tăng cường công tác cung cấp thông tin HVTTN? Nhận thấy tầm quan trọng đó, lựa chọn vấn đề “Thực trạng cung cấp thông tin giải pháp nhằm nâng cao công tác cung cấp thông tin phòng TC-HC Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp II.Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng đề xuất giải pháp nhằm góp phần làm cho công tác cung cấp thông tin HVTTNVN trở nên hoàn thiện SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn III.Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu lý thuyết - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát IV.Bố cục: Phần I : Một số khái niệm Phần II: Thực trạng công tác cung cấp thông tin HVTTNVN 1.Giới thiệu chung HVTTNVN 2.Thực trạng cung cấp thông tin HVTTNVN Phần III: Giải pháp nâng cao công tác cung cấp thông tin HVTTNVN Phần IV: Tài liệu tham khảo BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT HVTTNVN Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam BGĐ Ban Giám đốc Phòng TC-HC Phịng Tổ chức – Hành Phịng QT Phịng Quản trị Phòng KH-TV Phòng Kế hoạch – Tài vụ dt Danh từ VBQPPL Văn quy phạm pháp luật SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn PHẦN I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN - Thông tin gì? Thơng tin(dt) tin tức kiện diễn giới xung quanh,thông tin kết phản ánh,là thông báo cho biết,là truyền đạt thông tin tức từ người gửi đến người nhận để có định hướng điều hành theo mục đích người dùng tin Thông tin phản ánh,biến đổi phản ánh thu nhận từ giới vật chất(tự nhiên xã hội)bằng ngơn từ,kí hiệu hình ảnh,tác động lên giác quan người thành hiểu biết vật tượng Thông tin tất kiện ý tưởng phán đoán làm tăng thêm hiểu biết người Thông tin tập hợp tất liệu xử lý mã hóa nhằm giúp cho chủ thể quản lý định,tổ chức thực định quản lý tổ chức Thông tin định nghĩa liệu thu nhận,được hiểu đánh giá có ích cho việc định tổ chức thực định quản lý tổ chức Theo Luật tiếp cận thơng tin 2016 thì: “Thơng tin là tin, liệu chứa đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn dạng viết, in, điện tử, tranh, ảnh, vẽ, băng, đĩa, ghi hình, ghi âm dạng khác quan nhà nước tạo ra.” Dưới góc độ tiếp cận thơng tin hiểu lý giải cách khác nhau.Nhưng nhìn chung thông tin nguồn liệu phản ánh tất biến đổi giới xung quanh,tiếp cận thu nhận liệu xử lý.Thông qua người tiếp cận đưa định đắn làm tăng hiểu biết người - Khái niệm cung cấp thông tin: Theo Căn pháp lý: Điều Luật Tiếp cận thơng tin 2016 thì: “Cung cấp thơng tin bao gồm việc quan nhà nước công khai thông tin cung cấp thông tin theo yêu cầu công dân.” SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn PHẦN II: THỰC TRẠNG CUNG CẤP THÔNG TIN Ở HVTTN Giới thiệu chung HVTTNVN: Cách 60 năm, thực chủ trương Đảng công tác đào tạo cán trẻ; thực đạo Ban Bí thư Trung ương Đồn, ngày 15/10/1956, lớp huấn luyện cán Đoàn Trung ương Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam khai mạc Thời khắc trở thành cột mốc lịch sử; mở giai đoạn phát triển công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán Đoàn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn sôi động phong trào Thanh thiếu nhi nước Từ năm 1956 đến năm 1969, Học viện mang tên Trường Huấn luyện cán Đoàn, với nhiệm vụ chủ yếu bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ cơng tác Đồn, cơng tác Đội cho tỉnh, thành Đồn phía Bắc Năm 1970, Trường Huấn luyện cán Đoàn đổi tên thành Trường Đoàn Trung ương, Ban Tuyên huấn Trung ương Đảng giao nhiệm vụ đào tạo cán Đồn có trình độ trị trung cấp Cũng năm đó, Trung ương Đồn định mở thêm Phân hiệu Trường Đoàn Trung ương Bắc Thái nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù cơng tác Đồn miền núi Năm 1975, miền Nam hồn tồn giải phóng, đất nước thống nhất, nước lên chủ nghĩa xã hội Trường Đoàn Trung ương II thành lập đặt Thủ Đức – Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán Đồn, Đội cho tỉnh phía Nam Đến năm 1982, đồng ý Ban Bí thư Trung ương Đảng, Trường Đoàn Trung ương đổi tên thành Trường Đoàn cao cấp, giao tổ chức đào tạo thí điểm hệ cao cấp năm với chuyên ngành lịch sử Năm 1991, Trường Đoàn cao cấp đổi tên thành Trường Cán Thanh thiếu niên Trung ương sở hợp sở đào tạo Hà Nội sở đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh Từ đó, trường có thêm nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán cho Hội Liên hiệp niên Hội Sinh viên Việt Nam SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn Năm 1995, thực tiễn cơng tác thiếu nhi địi hỏi cần có gắn kết cơng tác đào tạo, cơng tác nghiên cứu thông tin khoa học thiếu nhi, Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam thành lập sở hợp thành viên là: Trường Cán Thanh thiếu niên Trung ương, Viện Nghiên cứu Thanh niên, Phân viện miền Nam Năm 2001, Bộ Chính trị phê duyệt đề án Bộ máy tổ chức Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam đơn vị trực thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Ngày 30/6/2009, Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký công văn số 5399/BGDĐT-GDCN việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam mở mã ngành đào tạo Trung cấp chuyên nghiệp từ năm học 2009 - 2010 Kể từ đây, chương trình đào tạo văn Học viện chuẩn hoá hệ thống văn quốc gia Ngày 29/10/2009, Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh ký công văn số 1034/HVHCM việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam đào tạo Chương trình Trung cấp lý luận trị chương trình Trung cấp lý luận trị - hành Kể từ đây, chương trình văn đào tạo trị Học viện chuẩn hố theo hệ thống trường trị Việt Nam Đặc biệt, sau nhiều năm tích cực chuẩn bị điều kiện đội ngũ cán giảng viên, xây dựng chương trình đào, biên soạn hệ thống giáo trình, tài liệu học tập, đầu tư xây dựng sở vật chất, thiết bị phục vụ đào tạo xây dựng Đề án nâng cấp, ngày 10/10/2011 Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 1769-QĐ/TTg việc nâng cấp Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam thành sở giáo dục đại học công lập hệ thống giáo dục quốc dân trực thuộc Trung ương Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Ngay sau đó, ngày 17 tháng 02 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký ban hành Quyết định số 661/QĐ-BGDĐT việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam đào tạo ngành Công tác Thanh thiếu niên; Xây dựng Đảng quyền nhà nước hệ quy trình độ đại học từ năm 2012 Ngày 24 tháng năm 2012 SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký ban hành Quyết định số 3274/QĐBGDĐT việc đồng ý cho Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam đào tạo ngành Cơng tác xã hội hệ quy trình độ đại học từ năm 2012 Từ đây, Học viện thức hội nhập toàn diện vào hệ thống giáo dục quốc dân, trở thành sở giáo dục đại học - Chức năng: + Đào tạo trình độ đại học, sau đại học, cao đẳng, trung cấp bồi dưỡng kiến thức trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũ cán Đoàn, Hội, Đội đoàn viên niên + Tổ chức nghiên cứu khoa học thiếu nhi phong trào thiếu nhi, tham mưu cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn sở lý luận, khoa học để xây dựng Nghị quyết, chủ trương đạo công tác Đoàn phong trào thiếu nhi + Hướng dẫn tỉnh, thành Đoàn sở đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán Đoàn, Hội, Đội - Nhiệm vụ: Nhiệm vụ đào tạo + Đào tạo trình độ đại học, sau đại học, cao đẳng, trung cấp theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh + Liên kết đào tạo bậc đại học sau đại học với tổ chức có chức đào tạo nước + Hợp tác đào tạo, trao đổi học thuật với trường đại học, học viện, viện, trung tâm nghiên cứu, nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao Nhiệm vụ bồi dưỡng + Bồi dưỡng lý luận trị - hành chính,chủ trương, đường lối, sách Đảng Nhà nước cho đội ngũ cán Đoàn, Hội, Đội + Bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ phương pháp công tác thiếu nhi SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn + Bồi dưỡng thường xuyên cho cán Đoàn, Hội, Đội cấp theo chức danh + Bồi dưỡng kỹ xã hội cho cán Đoàn, Hội, Đội đoàn viên niên Nhiệm vụ Nghiên cứu khoa học (NCKH) + Tổ chức nghiên cứu thiếu nhi, phong trào thiếu nhi tổ chức Đoàn, Hội, Đội, làm sở khoa học cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác thiếu nhi thời kỳ + Thực nhiệm vụ thường trực Hội đồng khoa học Trung ương Đoàn, tổ chức nghiên cứu, triển khai tham mưu cho Ban Bí thư quản lý đề tài NCKH Trung ương Đoàn; giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Bộ Khoa học Công nghệ + Tổ chức, lưu trữ thông tin, tư liệu thiếu nhi nước quốc tế phục vụ cho cơng tác Đồn phong trào thiếu nhi; tham mưu ứng dụng kết nghiên cứu khoa học, tổng kết thực tiễn phong trào thiếu nhi công tác xây dựng tổ chức Đồn, Hội, Đội Thực trạng cung cấp thơng tin HVTTNVN: Thơng tin có giá trị phổ biến đưa vào sử dụng Thông tin qua xử lý mà không cung cấp lúc, kịp thời trở nên vô nghĩa , không phát huy giá trị hoạt động quản lý quan nói chung Học viện Thanh thiếu niên nói riêng Mục đích cuối cơng tác thu thập xử lý thơng tin cung cấp cho HVTTN thơng tin xác, kịp thời để làm sở cho hoạt động quản lý Việc cung cấp thơng tin cho HV phịng TC-HC thực liên tục theo quy định quan lúc yêu cầu Nhân viên phịng TC-HC HVTTN khơng cung cấp thơng tin mà cịn phải thường xun theo dõi nhu cầu thông tin BGĐ phịng ban khác để bổ sung thơng tin cịn thiếu nhằm hồn thiện nhiệm vụ công tác cung cấp thông tin Sự phản hồi BGĐ phịng khác sở để cung cấp thơng tin Vì vậy, yêu SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn cầu chuyên viên, viên chức phòng TC-HC phải nắm rõ thông tin học viện tinh thần chuẩn bị sẵn sàng nguồn thông tin để cung cấp yêu cầu Để làm tốt công tác cung cấp thơng tin , chun viên phịng TC-HC phải xác định thời gian, hình thức cung cấp thơng tin lựa chọn kênh truyền tải thông tin cung cấp hợp lý 2.1) Hình thức cung cấp thơng tin Phịng TC-HC đáp ứng nhu cầu thơng tin BGĐ nhân viên HV thông qua hai hình thức cung cấp thơng tin: cung cấp thơng tin định kỳ cung cấp thông tin theo yêu cầu BGĐ phòng ban khác Cung cấp thông tin theo yêu cầu 20% Cung cấp thông tin định kỳ 80% NHU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA HVTTN THÁNG 10,11 NĂM 2017 ►Cung cấp thông tin định kỳ Cung cấp thông tin định kỳ thơng tin định kỳ cần có báo cáo định kỳ: báo cáo giao ban, báo cáo tuần, báo cáo quý, báo cáo tháng… Hiện nay, Quy chế làm việc HVTTNVN chưa có quy định cụ thể chế độ thông tin báo cáo đơn vị cho phòng TC-HC , SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn thiếu sót mà HVTTN cần phải lưu tâm Việc thiếu quy định rõ ràng , cụ thể chế độ thông tin báo cáo đơn vị cho phòng TC-HC khiến chuyên viên TC-HC gặp nhiều khó khăn việc thu thập, tập hợp thông tin báo cáo từ đơn vị để tổng hợp Các quy định thời gian cung cấp thông tin định kỳ nằm rải rác nội dung Quyết định, thông báo nộp báo cáo Những thơng tin định kỳ phịng TC-HC phải cung cấp cho BGĐ bao gồm : Chương trình cơng tác HVTTN, Báo cáo kết xử lý công việc giao, báo cáo giao ban hàng tháng,…cung cấp thông tin cho họp định kỳ, Lịch làm việc cơng văn đến hàng ngày cần trình BGĐ Những thơng tin định kỳ mà phịng TC-HC cung cấp cho BGĐ gồm có: - Chương trình cơng tác HVTTN : phịng TC-HC có trách nhiệm cung cấp cho BGĐ HVTTN chương trình cơng tác hàng tuần để BGĐ tồn thể nhân viên HV biết cơng việc phải xử lý (chủ yếu thơng báo kiện, họp cần tham gia ) (Phụ lục 1) - Báo cáo tổng hợp công việc giao đơn vị phòng TC-HC tổng họp thành báo cáo chung trình BGĐ tuần, tháng, quý , tháng hàng năm Đây cơng việc mà phịng TC-HC tiến hành thường xun Điều quy định chức nhiệm vụ phòng TC-HC cho thấy HVTTN phần thấy tầm quan trọng việc cung cấp thông tin Các báo cáo trình BGĐ vào trước họp định kỳ Theo chuyên viên tổng hợp phòng TC-HC Võ Thị Huế cho biết, báo cáo tổng hợp thường gửi cho BGĐ trước ngày để BGĐ có đủ thời gian nghiên cứu - Phối hợp với phòng ban với khoa khác chuẩn bị tài liệu cho họp định kỳ BGĐ : Họp tổng kết tháng đầu năm; Họp tổng kết năm vào tháng ; Họp quý; Họp giao ban tháng vào thứ sáu cuối tháng ; Họp giao tuần thứ sáu hàng tuần.Việc nắm thời gian tổ chức họp giúp phòng TC-HC chủ động việc đôn đốc, thông báo cho đơn vị chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết cho họp SV: Đặng Mai Hương Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn - Thông báo lịch làm việc hàng ngày cho BGĐ - Tiếp nhận chuyển giao công văn đến hàng ngày cho BGĐ xem xét giải quyết, thời hạn không ngày kể từ cơng văn đăng ký phịng TC-HC HV Đối với cơng văn có mức độ khẩn văn thư phòng TCHC chuyển cho BGĐ sau đăng ký cơng văn Những bì thư có đề tên riêng BGĐ nhân viên văn thư khơng bóc mà chuyển lên ln Cung cấp thơng tin định kỳ cách đặn phịng TC-HC cho BGĐ giúp BGĐ nắm tình hình triển khai công việc, tổng kết hoạt động HVTTN giai đoạn định Tuy nhiên, việc báo cáo công tác HVTTN theo định kỳ phụ thuộc lớn vào ý thức tự giác đơn vị việc nộp báo cáo kết xử lý cơng việc cho phịng TC-HC tổng họp thông tin báo cáo Tuy nhiên, thực tế phòng ban khác khoa nộp báo cáo không hạn dẫn đến công tác tổng hợp, cung cấp thông tin cho BGĐ bị chậm ► Cung cấp thông tin theo yêu cầu BGĐ nhân viên HV Cung cấp thông tin đột xuất theo yêu cầu BGĐ công việc mà chuyên viên phịng TC-HC ln phải đảm nhiệm Neu thơng tin định kỳ có ý nghĩa giúp xây dựng khung chương trình làm việc tổng kết cơng tác HVTTN thơng tin cung cấp theo u cầu BGĐ cứ, sở để BGĐ trực tiếp định , đạo giải công việc hàng ngày Bên cạnh nhiệm vụ cung cấp thông tin cách định kỳ cho BGĐ, nhân viên phòng TC-HC phải đáp ứng nhu cầu thông tin BGĐ theo yêu cầu, không định trước Yêu cầu thông tin BGĐ vô phong phú ( thông tin tiến độ giải công việc giao đơn vị : đơn vị hoàn tất việc sửa đổi, bổ sung văn theo đạo hay chưa.Thông tin VBQPPL làm cho định quản lý xác, phù họp với đường lối chủ trương nhà nước Hay thông tin, kiện bật SV: Đặng Mai Hương 10 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn HVTTN , thông tin từ VB cấp trên, thông tin HV, thông tin cán khoa…), nhân viên phòng TC-HC phải nắm nguồn thông tin cần thu thập thực tốt cơng tác Nhìn chung thơng tin cung cấp theo u cầu BGĐ vô đa dạng Để đáp ứng u cầu thơng tin BGĐ địi hỏi phịng TC-HC ln phải theo dõi cách chặt chẽ tình hình giải cơng việc phịng ban khác đơn vị chuyên môn, tổ chức sở liệu thật tốt lập hồ sơ công việc, thu thập tài liệu lưu trữ , thường xuyên cập nhật VBQPPL quan cấp HVTTN lên mạng nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thơng tin nhanh chóng Lãnh đạo có yêu cầu sử dụng 2.2) Lựa chọn loại kênh thông tin cung cấp Sau có thơng tin qua xử lý, chun viên, viên chức phịng TC-HC phải tìm cách truyền tải thông tin cho dễ hiểu, dễ tiếp cận cho BGĐ Kênh thơng tin đóng vai trị quan trọng q trình thơng tin ảnh hưởng lớn đến chất lượng thông tin Hoạt động cung cấp thông tin HVTTN không dừng lại việc sử dụng loại hình quen thuộc văn báo cáo trực tiếp mà sử dụng nhiều kênh thông tin đại hiệu khác Cùng với phát triển nhanh chóng cơng nghệ thơng tin , HVTTN giao cho phịng Quản trị nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động phòng TC-HC tồn HVTTN Vì vậy, kênh truyền thơng tin khác trao đổi qua mạng nội thư điện tử dùng cách hiệu HVTTN Mặc dù loại kênh thơng tin có hạn chế định trường họp cung cấp thông tin , tận dụng triệt để ưu điểm kênh truyền mang lại hiệu quả, đảm bảo BGĐ tiếp nhận thông tin cách nhanh vừa tiết kiệm thời gian, công sức, tiền q trình cung cấp thơng tin Việc lựa chọn loại kênh truyền thông tin phù họp với quy định SV: Đặng Mai Hương 11 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn yêu cầu BGĐ phù họp với hoàn cảnh nhiệm vụ đặt nhân viên phịng TC-HC cơng tác Qua khảo sát thực tế, kênh thông tin sau nhân viên phòng TC-HC sử dụng thường xuyên để cung cấp cho BGĐ : Cung cấp thông tin văn bản, Cung cấp thông tin lời Cung cấp thông tin qua mạng nội BGĐ Lượng thơng tin cung cấp phịng TCHC HVTTNVN 7% 3% Thông tin văn Thông tin lời nói Thơng tin qua mạng nội 90% ►Cung cấp thông tin văn : Thông tin truyền tải qua văn hình thức cung cấp thông tin truyền thống quen thuộc quan, tổ chức, kể HVTTNVN Kênh thông tin văn văn đến cần trình BGĐ (văn đơn vị trực thuộc học viện , văn đến từ quan bên ngồi…) , để thơng báo việc có học viện, để thơng báo thơng tin quan trọng, có độ mật đến BGĐ Trong đó, nhân viên phịng TC-HC ln phải cung cấp thơng tin định kỳ cho BGĐ Những văn phòng TC-HC phải cung cấp cho BGĐ theo định kỳ Lịch công tác tuần, Báo cáo giao ban tháng, tháng, q, năm… Ví dụ : Lịch Cơng tác tuần lịch công tác tuần 51( Từ ngày 18 đến 24/12/2017), Báo cáo giao ban tháng 11… SV: Đặng Mai Hương 12 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn Những thông tin cung cấp qua văn theo cách: - Do chuyên viên, viên chức phòng TC-HC soạn thảo : Để hỗ trợ cho công tác soạn thảo, HVTTN quy định cách cụ thể tiêu chuẩn thể thức văn để nhân viên công tác HVTTN tuân theo (Phụ lục 2) Nhìn chung mặt nội dung, văn trình bày cách khách quan thông tin , số liệu rút từ nghiên cứu thực tiễn qua kiểm chứng tính tốn nhân viên văn phịng Các thơng tin văn nêu rõ ràng, đầy đủ, thực tiễn.Tuy nhiên, số văn , báo cáo nội dung dừng lại việc liệt kê nêu thông tin, ghi chép lại thông tin từ báo cáo khác chưa có tổng hợp , phân tích nên BGĐ khơng thể thấy rõ toàn diện việc, tượng phản ánh Các văn sau thu thập, phân loại, xử lý xếp để trình BGĐ nhiên văn lại khơng xếp theo thứ tự cụ thể Các văn khẩn trình BGĐ lúc BGĐ có mặt quan - Sao chụp tài liệu : Sao chụp tài liệu phòng TC-HC sử dụng BGĐ hay nhân viên HVTTN cần để nghiên cứu hay làm tài liệu Tài liệu chụp cơng văn đến, ….tài liệu chụp phải có ý kiến BGĐ trưởngphó phịng TC-HC để tránh làm thất lạc thơng tin nội VP sử dụng hình thức sau để cung cấp thông tin đến BGĐ hay nhân viên HVTTN : Sao y chính, trích sao, lục gửi y loại dùng nhiều phổ biến Nhìn chung, hình thức chụp công văn, tài liệu cung cấp thông tin cho BGĐ HVTTN dù sử dụng ít, thường sử dụng BGĐ dùng để lưu làm tài liệu hay để nghiên cứu nộp cho cấp Trung ương Đoàn ►Cung cấp thông tin lời: SV: Đặng Mai Hương 13 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn Báo cáo trực tiếp cung cấp thơng tin qua điện thoại hay email hình thức thơng báo thơng tin chun viên phịng TC-HC sử dụng, hình thức thường xuyên dùng để cung cấp thông tin công việc hàng ngày BGĐ hay để thông báo thông tin khẩn cho BGĐ Ví dụ : Nhắc BGĐ lịch họp phịng với khoa Cơng tác Thanh niên 18/12/2017,… Hai hình thức nhận phản hồi ý kiến đạo giải BGĐ cơng việc mang tính vụ Ví dụ : Nhân viên phịng TC-HC thơng báo qua điện thoại với BGĐ lịch thăm cán hưu trí ngày 20-11, chế độ tặng q cho cán hưu trí… Thơng báo trực tiếp kèm với trình văn để lưu ý BGĐ vấn đề cần giải trước, vấn đề xem xét sau, tình hình giải văn đon vị đến đâu Nội dung văn trình BGĐ tóm tắt qua báo cáo miệng để BGĐ nắm bắt qua nội dung văn vấn đề đặt cần giải Ví dụ: Thơng báo đăng ký lịch xuân HVTTN năm 2018 Tuy nhiên, để đảm bảo thông tin cung cấp đầy đủ yêu cầu nhân viên phòng TC-HC phải nắm thơng tin thơng báo trước để tránh nhắc lại nhiều lần, dự đoán số câu hỏi BGĐ đặt chuẩn bị câu trả lời cho câu hỏi sau yêu cầu Điều đòi hỏi nhân viên phòng TC-HC phải nắm nội dung thơng tin thơng báo thơng tin có liên quan khác SV: Đặng Mai Hương 14 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn ►Cung cấp thông tin qua mạng nội Thực việc đưa tin học hố quản lý hành vào phục vụ công tác quản lý, đạo điều hành HVTTNVN, đạo BGĐ, Phòng Quản trị xây dựng Website nội ( http://vya.edu.vn/vya/ ) trang CloudOffice riêng phục vụ công tác truy nhập thông tin phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ cán cung cấp thông tin cho BGĐ cần thiết Mạng nội trang CloudOffice xây dựng với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý văn đến, trao đổi thông tin đơn vị với đơn vị, đơn vị với BGĐ phổ biến VBQPPL quan cấp ( Trung ương Đoàn ) ban hành Trang điện tử sử dụng để cung cấp thông tin tác nghiệp Lịch công tác tuần BGĐ Trong đó, nhân viên phịng TC-HC có trách nhiệm upload chỉnh sửa lịch công tác tuần cần thiết đưa văn đến vào văn nội thuận tiện cho người theo dõi tra cứu Phần lưu trữ văn vào đến vào trang CloudOffice nội HVTTN cần nêu rõ : Tên loại văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày tháng ban hành trích yếu nội dung văn Tuy nhiên, dù lưu trữ văn CloudOffice giải pháp hay để cung cấp thông tin HVTTN thực tế người HVTTN chưa biết đến CloudOffice dẫn đễn việc tìm hiểu thơng tin chậm, gây khó khăn cho phịng TC-HC Qua khảo sát nhỏ với 10 nhân viên làm việc HVTTN trình thực tập, nhận thấy: SV: Đặng Mai Hương 15 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn Chart Title N gư g ùn id Offi ud o Cl ce ng ườ h t N n yê xu iế ib gư t n đế Offi ud o Cl ce g ưn nh N ng dù àn ho i gư Column1 àn to g ôn kh Column2 ng dù ffi dO ou l C ce Series Qua đó, thấy người dùng Cloud Office cơng cụ hữu hiệu để tìm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động làm việc Ngồi ra, BGĐ cơng tác văn quan trọng nhân viên phòng TC-HC thường dùng điện thoại hay email để thông báo Thực tế, HVTTNVN, hình thức người sử dụng tính nhanh chóng tiện lợi Nói chung, cơng tác cung cấp thơng tin phòng TC-HC thực tốt, đáp ứng nhu cầu thông tin định kỳ theo yêu cầu BGĐ nhân viên HVTTN Các cán phòng TC-HC kết hợp sử dụng nhiều loại kênh thông tin khác nhằm truyền tải thông tin đến BGĐ người HVTTN cách nhanh chóng SV: Đặng Mai Hương 16 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn PHẦN III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC CUNG CẤP THƠNG TIN Ở HVTTNVN - Xây dựng hồn thiện Quy định đạo, hướng dẫn cụ thể công tác cung cấp thông tin - Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ chuyên viên, viên chức phịng TCHC làm tốt cơng tác cung cấp thơng tin (đào tạo thêm tin học, buổi giao lưu nhân viên để giúp người hiểu rõ tầm quan trọng công tác cung cấp thông tin - Tiếp tục củng cố ứng dụng triệt để công nghệ thông tin phục vụ cho công tác cung cấp thơng tin ( khuyến khích, hướng dẫn người biết đến dùng CloudOffice…) SV: Đặng Mai Hương 17 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đồn Phan Tân ( 2001 : “ Thơng tin học “ , NXB Đại học Quốc gia Hà Nội , Hà Nội ) N.N.Tsurxin _ Dịch giả Trần Như Thuộc , Dương Thị Tơ ( 1985 : “ Thông tin học đại chúng “ , NXB KHKT , Hà Nội ) Nguyễn Thị Trang: Nghiên cứu xây dựng chức hệ thống thông tin phục vụ hoạt động quản lý Tổng liên đoàn lao động ,Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành LTH QTVP năm 2009 Nhiều hình thức cung cấp thơng tin cho người dân: https://baomoi.com/nhieuhinh-thuc-cung-cap-thong-tin-cho-nguoi-dan/c/23169485.epi Thực trạng quyền tiếp cận thông tin Việt Nam - Dự thảo online SV: Đặng Mai Hương 18 Ngành: Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập Trường ĐHKHXH & Nhân Văn PHỤ LỤC 1: LỊCH CÔNG TÁC TUẦN Ở HVTTNVN LỊCH CÔNG TÁC Tuần 50 - Từ ngày 11 đến 15/12/2017 Thứ, Thời ngày gian Nội dung Dự Đại hội Đoàn toàn quốc lần thứ XI Thứ hai 11/12 8h00 Thành phần: Đ/c Nguyễn Hải Đăng, Nguyễn Phú Trường, Đỗ Ngọc Hà Địa điểm: Trung tâm Hội nghị quốc gia Mỹ Đình 8h00 Đ/c Nguyễn Phú Trường dự đại hội Đoàn toàn quốc (Cả ngày) Địa điểm: Trung tâm Hội nghị quốc gia Mỹ Đình Thứ Ba Chi Khoa Công tác thiếu nhi tổ chức Lễ kết nạp 12/12 Đảng viên 16h00 Thành phần: Chi khoa Công tác thiếu nhi thành phần dự theo giấy mời Địa điểm: Phòng họp tầng - Nhà A Đ/c Nguyễn Phú Trường dự đại hội Đoàn toàn quốc (Cả 8h00 ngày) Địa điểm: Trung tâm Hội nghị quốc gia Mỹ Đình Thứ Tư Họp cơng tác mở ngành đào tạo cao học 13/12 Thành phần: Giám đốc Học viện, trưởng phịng Đào tạo 14h00 cơng tác trị sinh viên, lãnh đạo khoa Chính trị học Địa điểm: Phòng họp tầng Nhà A Họp đánh giá phân loại tổ chức đảng, đảng viên năm Thứ Năm 8h00 14/12 SV: Đặng Mai Hương 2017 Thành phần: Các đồng chí BCH Đảng ủy Học viện Địa điểm: Phòng họp tầng Nhà A 19 Ngành: Quản trị văn phòng