Bài Tập Nhóm Quản Lý Chi Phí Dự Án.pdf

1 ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHOA QUẢN LÍ   TIỂU LUẬN QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Giáo viên hướng dẫn PHAN HỒNG GIANG Nhóm thực hiện G10 Lớp Thứ 7 giờ 3 5 Hà Nội, ngày 29, tháng 11,năm 2011 Quản lý chi phí dự án[.]

ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHOA QUẢN LÍ   TIỂU LUẬN QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Giáo viên hướng dẫn : PHAN HỒNG GIANG Nhóm thực : G10 Lớp : Thứ 3-5 Hà Nội, ngày 29, tháng 11,năm 2011 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 DANH SÁCH THÀNH VIÊN TRONG NHĨM Phạm Thị Thảo Thu Lê Phương Thủy Lê Thị Nhung Ngô Thùy Dương Nguyễn Phương Thảo Nguyễn Thu Huyền Nguyễn Hồng Nhung Trần Hồng Hạnh Bùi Thị Huệ Liên A14935 A14872 A14963 A14513 A14484 A12753 A15319 A14333 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 1.Tầm quan trọng việc quản lý Chi phí Khi bắt tay vào xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh có điều vô quan trọng mà không công ty phép bỏ qua phải tính đến việc chi phí quản lý sử dụng nào, xem đồng vốn bỏ hiệu đến đâu, có đem lại lợi nhuận hiệu mong muốn ban đầu hay khơng? Có thể nói, tri thức quản lý chi phí yếu tố thiết yếu đầu tư kinh doanh Nếu khơng có kiến thức quản lý chi phí, bạn khơng thể nhận biết tình hình thực tế dự án đầu tư, kế hoạch kinh doanh thực trạng hoạt động cơng ty Rõ ràng yếu tố chi phí ln đóng vai trị quan trọng kế hoạch mở rộng tăng trưởng kinh doanh Các công ty muốn tăng trưởng đẩy mạnh lợi nhuận cần khơng ngừng tìm kiếm phương thức quản lý sử dụng hiệu nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư khoản tiền cho hội tăng trưởng triển vọng - Những dự án CNTT có hồ sơ theo dõi hiệu cho việc đạt mực đích giá - Chi phí trung bình vượt dự toán ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 CHAOS 189%, cải thiện 149% nghiên cứu năm 2011 - Ở Mĩ dự án CNTT bị hủy làm tốn 81 tỷ USD năm 1995 Một ví dụ rõ rệt cho lối suy nghĩ cách thức tiếp cận hãng sản xuất kẹo caosu Wrigley Kể từ thập niên 1990, Wrigley cải thiện đáng kể doanh thu hiệu hoạt động tổng thể Hãng mạnh tay tiết kiệm khoản chi phí hoạt động dành khoản tiền lớn để đầu tư cho tiếp thị, giao dịch với đối tác đổi kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tăng trưởng cao Kết là, hoạt động đầu tư kinh doanh Wrigley vượt trội so với đối thủ cạnh tranh Trong vòng sáu năm (1998-2004), công ty trả cổ tức cho cổ đông mức 13,6% gần gấp so với mức trung bình ngành công nghiệp thực phẩm đồ uống giới Khái niệm quản lý chi phí - Chi phí tài nguyên hy sinh hay tính trước để đạt mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi Chi phí thường đo đơn vị tiền tệ Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 - Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách - Chi phí dự án phát sinh từ giai đoạn triển khai kết thúc dự án ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu dự án Trong giai đoạn triển khai, chi phí dự án phục vụ cho việc khảo sát, thiết kế, thi công, nghiệm thu bàn giao cơng trình Trong giai đoạn khai thác, chi phí dự án phục vụ cho q trình hoạt động kinh doanh để cung ứng hàng hóa, dịch vụ Ở giai đoạn kết thúc dự án, chi phí phát sinh phục vụ cho việc lý, nhượng bán tài sản Quản lý chi phí nội dung chủ yếu quản lý dự án đầu tư Đó q trình lập kế hoạch chi phí, kiểm sốt chi phí theo tiến độ cơng việc theo hạn mức 3.Quy trình quản lý chi phí dự án Quản lý Chi phí dự án gồm qui trình bảo đảm cho dự án hồn tất cho phép ngân sách Những qui trình gồm: • Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết số lượng để thực dự án • Ước lượng chi phí: ước tính chi phí nguồn tài ngun để hồn tất dự án • Dự tốn chi phí: phân bổ tồn chi phí ước tính vào hạng mục công việc để thiết lập đường mức (Base line) cho việc đo lường việc thực • Kiểm sốt – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án 3.1 Lập kế hoạch ngân sách “Mục tiêu mà khơng có kế hoạch mơ uớc” Antoine de SaintExupéry - Kế hoạch ngân sách diễn giải kế hoạch chiến lược thành số lượng tính diễn tả nguồn tài dự kiến cần thiết doanh thu cần dự báo cho thời kỳ định Ngân sách có chức kế hoạch hành động; đồng thời trình bày báo cáo tài dự tốn cho tương lai tổ chức Cuối cùng, ngân sách công cụ quản lý dùng để đạt mục tiêu chiến lược Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Những kế hoạch kinh doanh chẳng có ý nghĩa chúng khơng kế hoạch tài chính, kế hoạch ngân sách hiệu khôn ngoan Lập kế hoạch tài chính, kế hoạch ngân sách cơng việc quan trọng tất doanh nghiệp Nó làm ảnh hưởng đến tất hoạt động doanh nghiệp, từ thu hút vốn đầu tư, đến trì mở rộng hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp năm tài Doanh nghiệp khơng thể tồn phát triển tốt khơng có kế hoạch tài chính, kế hoạch ngân sách rõ ràng chi tiết 3.1.1 Mục đích ngân sách Ngân sách công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát kiểm soát nguồn tài cho dự án tổ chức Nội dung ngân sách dự tính khoản thu chi cho thời kỳ định dự án tổ chức Ngân sách sử dụng với số mục đích sau: • Giám sát khoản thu chi thời hạn năm ( khung thời gian cụ thể dự án) • Giúp xác định điều chỉnh cần thiết chương trình mục tiêu • Dự báo thu chi dự án, bao gồm thời gian dự báo nguồn thu dự kiến • Tạo sở cho việc giải trình trách nhiệm tính minh bạch Đối với nhà quản lý, ngân sách cịn cơng cụ thiết yếu giúp họ hiểu cơng việc bạn Các nhà quản lý xem xét ngân sách để cân nhắc vấn đề sau: • Bạn lên kế hoạch sử dụng khoản tài trợ nào? • Những nguồn tài khác hỗ trợ cho hoạt động gì? • Ngân sách phản ánh mặt giá chưa? • Những chi tiêu có tương ứng với hoạt động khơng? • Dự tốn ngân sách có tn thủ quy định sử dụng khơng? • Chi phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm tỷ lên dự toán ngân sách ? 3.1.2 Chuẩn bị ngân sách Đối tượng tham gia vào trình lập ngân sách? Cán Chương trình cán tài (nhân viên kế toán) cần phối hợp với để lập ngân sách ngân sách lập dựa vào mục tiêu, kế hoạch hành Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 động, nguồn lực Khi có dự thảo, việc quan trọng cần có ý kiến đạo từ ban điều hành (ví dụ ban điều hành hội đồng) Các ý kiến đóng góp hội để bạn đưa giải thích đưa lý rõ ràng cho khoản chi tiêu ngân sách, giúp bạn xác định xem hạng mục ngân sách chi phí cịn bỏ sót tranh thủ lấy ý kiến chuyên môn Ban điều hành Thông qua việc phối hợp với cán tài chính, cán chương trình Ban điều hành, bạn xây dựng kế hoạch ngân sách phản ánh ưu tiên tổ chức, góp phần xây dựng thống mục tiêu hoạt động mà bạn đưa Các bước thực Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách cấp Các nhà quản lý cấp Xây dựng khung ngân sách, cao xác định mục tiêu lựa chọn dự án 2a Các nhà quản lý chức Xây dựng ngân sách trung hạn ngắn hạn cho phận chức phụ trách 2b Các nhà quản lý dự án Xây dựng ngân sách cho phận, cơng việc dự án gồm chi phí nhân cơng, chi phí nguyên vật liệu … Các nhà quản lý cấp Tổng hợp, điều chỉnh phê cao duyệt ngân sách dài hạn Những yếu tố bên cần tính đến? Những ảnh hưởng bên ngồi nằm ngồi tầm kiểm sốt bạn tác động đến thành công nỗ lực bạn Bạn cần có kế hoạch phịng bị có khả xem xét lại chiến lược cần phải đưa vào kế hoạch Một số yếu tố bên ngồi tác động đến việc lập kế hoạch tài bạn bao gồm (ví dụ cụ thể ngoặc đơn): • Thể chế sách phủ (Chiến lược Xố đói giảm nghèo ảnh hưởng tới cách thức phủ giải vấn đề đói nghèo) Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 • Thiên tai bệnh dịch (Hạn hán ảnh hưởng đến người làm việc bạn) • Các điều kiện trị (các bầu cử ảnh hưởng đến sống hàng ngày dẫn đến bất ổn) • Kinh tế tồn cầu (những thay đổi giá thị trường toàn cầu loại hàng hoá mà người dân sản xuất) • Các yếu tố kinh tế - xã hội địa phương (việc tăng giá xăng dầu ảnh hưởng đến việc lại bạn) • Khả có thêm khoản hỗ trợ tài từ nhà tài trợ quỹ tài trợ (những thay đổi ưu tiên tài trợ nhà tài trợ) Nên lập kế hoạch ngân sách vào thời điểm nào? Bắt đầu họp với cán chương trình tài vài tháng trước bắt đầu năm tài Khoảng thời gian đủ để nhóm bạn đưa câu trả lời cho câu hỏi dự thảo kế hoạch ngân sách để trình ban điều hành xem xét Đối với kế hoạch ngân sách cho sáng kiến cần thêm thời gian lập kế hoạch để xây dựng kế hoạch hành động xác định xem huy động đủ nguồn lực để triển khai dự án hay không 3.1.3 Các cấu phần kế hoạch ngân sách Dưới lĩnh vực cần xem xét chuẩn bị kế hoạch ngân sách: Nguồn thu: nhà tài trợ muốn thấy tổ chức bạn có nguồn thu đa dạng Nguồn thu bao gồm việc bán sản phẩm, hợp đồng phủ, tài trợ từ quỹ đóng góp cá nhân Trong số trường hợp, tổ chức khơng có nguồn thu để báo cáo Chi: khoản chi phải phân loại phải bao gồm chi phí theo đơn vị Ví dụ, phụ phí theo ngày phí lại cho số người tham gia Đề mục ngân sách: cần đảm bảo đề mục hạng mục ngân sách phải mang tính thống tổ chức tất hạng mục thu chi Điều giúp đơn giản hoá việc ghi sổ giúp dễ dàng lập báo cáo đánh giá hiệu tài Các đề mục ngân sách bao gồm: lương nhân viên, thuê văn phòng, vật dụng, điện thoại, thiết bị, bảo hiểm, xăng dầu, lại, chi phí cho chuyên gia tư vấn v.v Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Loại tiền tệ: cần chắn bạn sử dụng loại tiền tỷ giá đồng tiền Các thích: Cần lưu lại thích q trình lập ngân sách Những thích giúp giải thích cách tính tốn đề mục Cùng với ngân sách, thích sử dụng thông tin hướng dẫn cụ thể cho việc chi tiêu tổ chức trình định tổ chức Ngân sách thích rõ ràng thể tình hình thay đổi dễ dàng chỉnh sửa ngân sách để phản ánh thay đổi thực tế Nó hữu ích hoạt động tiến hành kiểm tốn Quỹ dự phịng: bao gồm hạng mục dự phịng cho trường hợp có biến động chi phí chi tiêu ngồi kế hoạch 3.1.4 Các bước lập kế hoạch ngân sách Dưới số bước cần tiến hành xây dựng giám sát ngân sách: Xác định lập kế hoạch cho hoạt động giai đoạn định với nhân viên bạn Xác định có khoản chi tiêu cụ thể gì, xếp theo hạng mục Sử dụng khoản ngân sách hoá đơn trước làm sở Hãy giả định mức tăng chi phí họt động so với mức chi từ năm trước Dự tính nguồn thu nguồn nào, bao gồm thu nhập từ bán hàng dịch vụ, khoản tài địa phương, khoản hỗ trợ từ nhà tài trợ quốc tế phủ Đồng thời xem xét khoản tài trợ vật hàng trợ cấp đóng góp thời gian cơng sức tình nguyện viên Phân tích chênh lệch thu chi Điều chỉnh khoản để cân đối ngân sách Xác định khoản chi cần giảm bớt cách Có thể cần cân nhắc mức dịch vụ khác Xây dựng kế hoạch cho tình bất thường, ví dụ nguồn tài đến chậm so với thời gian dự kiến, tình trạng khủng hoảng biến động giá Trình bày dự thảo ngân sách báo cáo thu chi với nhân viên, ban điều hành, nhóm chủ chốt khác tổ chức bạn để lấy đóng góp chấp thuận Sự minh bạch ngân sách với bên có liên quan giúp hợp pháp hố tổ chức bạn Tiến hành thay đổi hoàn thiện kế hoạch thu chi, thời gian tiến hành khoản chi thu Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Theo dõi ngân sách theo tiến độ thực dự án MỘT SỐ LƯU Ý BỔ SUNG Cố gắng trình bày hạng mục ngân sách xác tốt Việc cố tình giảm thấp khoản chi tiêu bạn nghĩ tạo hội tốt để tiếp nhận dự án khác làm tổn hại đến tổ chức bạn Điều đặc biệt bạn hoàn thành hoạt động thiếu nguồn tài Cộng đồng trở nên nản lịng niềm tin vào khả thực tổ chức bạn Dự tốn chi phí cần hợp lý xác Thổi phồng (hoặc dự tốn q mức) ngân sách tạo cảm giác thiếu tin tưởng nhà cung cấp đối tượng hưởng lợi Đảm bảo ngân sách tương ứng với mục tiêu dự án Khi tiến hành báo cáo khoản chi với nhà quản lý, cần báo cáo rõ khác biệt mức ngân sách đề xuất chi tiêu thực tế Đảm bảo khoản chi hợp lý liên quan trực tiếp đến mục tiêu ban đầu đề xuất 3.2 Ước tính chi phí  Đầu quan trọng quản lý chi phí dự án ước tính chi phí  Có nhiều loại ước tính chi phí cơng cụ với kỹ thuật giúp tạo chúng  Điều quan trọng phát triển kế hoạch quản lý chi phí mơ tả dao động chi phí quản lý dự án  Các loại ước tính chi phí : Loại ước tính Khi làm? Tại làm? Độ xác Độ lớn thơ (ROM) Rất sớm chu Cho biết chi phí thơ để -25% , +75% trình 3-5 năm trước định lựa chọn Ngân sách Sớm 1-2 năm Xác định Muộn dự Cung cấp chi tiết số liệu để -5% , +10% án < năm ước tính chi phí thật Đưa tiền vào kế hoạch -10% , +25% ngân sách  Các phương pháp ước tính chi phí: Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10  Tương tự hay Top-down: sử dụng chi phí thực tế trước đó, các dự án tương tự làm nền tảng bản để làm ước tính mới Theo phương pháp này, xuất phát từ chiến lược kinh doanh yêu cầu nhiệm vụ hoạt động, nhà quản trị cấp cao dự tốn tổng chi phí dự án chi phí cho nhóm cơng việc giao xuống cho đơn vị thấp Các nhà quản trị cấp điều hành tiếp tục tính tốn chi phí cho cơng việc cụ thể giao xuống cho cấp thừa hành để tính tốn trực tiếp cho cơng việc liên quan Phương pháp có ưu điểm sau: - Tổng chi phí dự tốn phù hợp với tình hình chung đơn vị yêu cầu dự án, đảm bảo phù hợp nhu cầu chi tiêu cho dự án với khả tài đơn vị - Thể mối tương quan tất phận đơn vị, có gắn kết chặt chẽ từ khoản mục chi phí nhỏ đến nhu cầu chi tiêu lớn phận liên quan Tuy nhiên, phương pháp có hạn chế như: - Khó đảm bảo có kết hợp chặt chẽ phận chức để có tổng dự tốn chi phí phù hợp với chiến lược chung đơn vị; - Dễ nảy sinh cạnh tranh mâu thuẫn phận trình phân bổ giao dự tốn chi phí cho phận đơn vị; - Các phận bị bó hẹp phạm vi dự toán giao nên nhiều không phù hợp với yêu cầu hoạt động thực tiễn  Bottom-Up: ước tính chi phí riêng cho từng nhóm làm viê ̣c Sau đó tính toán số tổng cô ̣ng Theo phương pháp này, việc lập dự tốn chi phí thực qua bước sau: - Dự tốn chi phí cho cơng việc phận sở định mức vật tư, lao động đơn giá duyệt; - Tổng hợp dự tốn cơng việc thành dự tốn chi phí phận chức năng; - Tổng hợp dự tốn chi phí phận chức thành tổng dự tốn chi phí đơn vị 10 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Phương pháp có ưu điểm sau: - Dự tốn chi phí phận có độ xác cao, làm cho tổng dự tốn chi phí phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị; - Phát huy tính chủ động tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị cấp thấp việc tham gia dự tốn chi phí doanh nghiệp Tuy nhiên, phương pháp có hạn chế như: - Địi hỏi phải có danh mục đầy đủ công việc hệ thống định mức phù hợp cho tất cơng việc đó, điều nhiều khó đảm bảo; - Nhiều nhà quản trị cấp khó có điều kiện kiểm tra dự toán đơn vị cấp dưới, đơn vị cấp có xu hướng lập dự toán vượt mức cần thiết - Dùng thông số: sử dụng đă ̣c điểm riêng biê ̣t dự án áp dụng phương thức toán học để ước lựơng chi phí - Mô hình COCOMO: sử dụng để ước tính chi phí phát triển phần mềm với ưu điểm ít chịu sự giới hạn từ quyết định của người Các thông số của mô hình bao gồm mã nguồn hay điểm chức (function point)  Các vấn đề ước tính chi phí: - Phát triển mô ̣t ước tính cho mô ̣t dự án phần mềm lớn là mô ̣t công viê ̣c phức tạp và các ước tính sẽ được hoàn tất ở những thời điểm khác của dự án - Những người làm công tác ước tính thường ít có kinh nghiê ̣m Rất cần người được đào tạo tốt - Thường đánh giá thấp công viê ̣c Nên nhìn lại công viê ̣c ước tính và đă ̣t các câu hỏi quan trọng để chắc chắn rằng ước tính đó không sai - Các công viê ̣c bỏ thầu không phải là ước tính thực tế Giám đốc dự án cần thương lượng với nhà tài trợ dự án để tạo các ước tính thực tế 3.3 Dự tốn chi phí I.Khái niệm : - Dự tốn chi phí việc xác định chi phí chi tiết vào hệ thống công việc,khoản mục,các chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án - Được thực bước công việc tài liệu sau hoàn thành 11 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Thiết kế dự án Phạm vi cơng việc Hóa đơn ngun vật liệu (BOM),bảng liệt kê chi tiết ,bộ phận ,nguyên vật liệu sử dụng  Kế hoạch chi tiết  Định mức chi phí tiền cơng, máy - Để dự tốn chi phí cơng việc dự án xác cần dự tốn theo khoản mục chi phí sau như:  Chi phí trực tiếp – gián tiếp :  Chi phí trực tiếp : chi phí sản xuất có liên quan trực tiếp đến sản xuất loại sản phẩm hồn thành cơng việc định    Chi phí trực tiếp Chi phí tiền lương 216,000,000 Chi phí nguyên vật 50,000,000 liệu Chi phí thiết bị 32,000,000 Chi phí dịch vụ 30,000,000 Chi phí quản lý 100,000,000  Chi phí gián tiếp : chi phí sản xuất có liên quan đến việc phục vụ quản lí sản xuất - kinh doanh chi phí phân xưởng, chi phí quản lí xí nghiệp  Chi phí lao động, thiết bị, nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển  Các khoản mục chi phí liên quan đến thời gian  Chí phí theo đơn vị tổ, đội   Chi phí liên quan đến thời gian: Phương pháp đường Găng (CPM) giải mối quan hệ đánh đổi chi phí thời gian thực công việc dự án Khi chi phí dự án tăng (hoặc giảm ) ảnh hưởng đến độ dài thời gian thực cơng việc dự án Vì cần phải 12 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10        xác định chi phí tăng thêm (hoặc giảm) ảnh hưởng yếu tố thời gian:  Chi phí thiết bị tăng thêm kéo dài thời gian thực công việc  Chi phí điện nước tăng thêm kéo dài thời gian hoạt động văn phòng dự án  Chi phí tiền cơng thêm tăng rút ngắn thời gian thực công việc dự án phải làm thêm  Chi phí lao động hợp đồng tren đơn vị thời gian không thay đổi dù kéo dài thời gian thực công việc dự án suất lao động bị ảnh hưởng Ngân sách theo cơng việc xem loại ngân sách tác nghiệp Việc dự tốn chi phí cho cơng việc xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu thời kì, góp phần thực tiến độ thời gian Ngân sách công việc lập sở phương pháp phân tách công việc thực qua bước sau: Bước 1: Chọn hoạt động (công việc) cấu phân tách cơng việc WBS đề lập dự tốn chi phí (WBS: Work Breakdown Structure : danh sách chi tiết bước để hồn thành dự án Nó cung cấp nhiều lợi ích cho người quản lý dự án Việc xây dựng WBS buộc người quản lý dự án phải cố gắng tư để hiểu làm để kết thúc dự án Nếu phân tích đắn khoa học cho phép xác định bước xác để hồn thành dự án.) Bước 2: Xác định tiêu chuẩn hồn thành cho cơng việc (tiêu chuẩn kĩ thuật, kinh tế, ) *Nếu bị hạn chế nguồn lực chuyển bước sau: Bước 3: Xác định nguồn lực cần thiết để thực công việc Bước 4: Xác định định mức nguồn lực phù hợp Bước 5: Xem xét tác động xảy kéo dài thêm thịi gian Bước 6: Tính tốn chi phí thực cơng việc *Nếu bị giới hạn thời gian chuyển bước sau: Bước 3: Xác định thời gian cần thiết để thực công việc Bước 4: Trên thời hạn sở cho phép, xác định mức nguồn lực đòi hỏi kĩ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hồn thiện cơng việc 13 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Bước 5: Tính tốn chi phí thực * Nếu khơng bị hạn chế nguồn lực thời gian chuyển bước sau:  Bước 3: Xác định mức nguồn lực phù hợp cho cơng việc  Bước 4: Tính tốn chi phí thực cơng việc II Xác định tổng dự đoán: Trên sở kĩ thuật phân tách công việc WBS sơ đồ mạng, tổng mức dự toán dự án xác định theo bước sau:  Xác dịnh tổng chi phí trực tiếp cho công việc hạng mục công việc  Dự tốn qui mơ khoản chi phí gián tiếp ( chi phí quản lý,chi phí văn phịng,chi phí đào tạo, ) Phân bổ loại chi phí cho công việc theo phương án hợp lý  Tổng dự tốn kinh phí cho dự án 3.4 Kiểm sốt- điều chỉnh chi phí 3.4.1 Kiểm sốt chi phí u cầu kiểm sốt chi phí thấy tương quan chi phí phát sinh với mức độ hồn thành cơng việc thời gian thực để đánh giá mức độ hợp lý, khả tiết kiệm chi phí khơng hợp lý tình trạng vượt mức chi phí, từ có tác động điều chỉnh phù hợp Cách thơng thường để kiểm sốt chi phí thường xun kiểm tra tình hình thực cơng việc, đối chiếu chi phí thực tế phát sinh với dự toán để thấy mức độ thực theo kế hoạch yêu cầu điều chỉnh có Mơt cơng cụ thường sử dụng để kiểm sốt chi phí EMV (Earned Value management – Quản lý giá trị thu được) Đây kỹ thuật dùng để đo lường thực thi dự án thơng qua tích hợp liệu phạm vi, thời gian chi phí  Các cơng thức tính EMV: Khái niệm 14 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Giá trị thu (EV) Chi phí phát sinh (CV= Cost Variance) EV=PV * (%Thời gian hoàn thành) CV = EV - AC Biến động Lịch (SV= Schedule SV = EV – PV Variance) Chỉ số thực chi phí CPI = EV/AC (CPI=Cost Performance Index) Chỉ số thực lịch (SPI=Schedele performance index) Ước tính thời điểm hồn tất (EAC=Estimate at completion) SPI = EV/PV EAC = BAC/CPI Ước tính thời gian hồn tất Ước tính thời gian ban đầu/SPI (Estimate time to complete) Nhận xét: o CV cho biết sai biệt chi phí thật giá trị thu o SV cho biết sai biệt hòan thành theo lịch giá trị thu o CPI tỷ số giá trị thu chi phí thật Nếu phù hợp, 1 hồn thành trước lịch