Tiểu luận hệ thống thông tin quản lý hệ thống thư việntrường cđktđn

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI  Tiểu luận: Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thư viện trường CĐKTĐN GVHD: Hoàng Vĩnh Phúc Mục lục Lời mở đầu PHẦN MÔ TẢ HỆ THỐNG I Cơ cấu tổ chức hệ thống 1.Quản lí thư viện – phụ trách chung Trợ lí quản lý thư viện Chăm sóc sinh viên II Quy trình hoạt động Hoạt động quản lý sách Hoạt động quản lí người đọc Hoạt động quản lý mượn trả Qúa trình báo cáo thống kê 14 III Chức yêu cầu 17 Chức quản lý sách 17 Chức quản lý bạn đọc 17 Chức quản lý mượn trả sách 17 Chức báo cáo tổng hợp 19 Chức quản lý danh mục 19 IV Ưu điểm nhược điểm hệ thống quản lý thư viện 19 V Hiệu hệ thống thư viện 20 VI Kết luận 21 Nhận xét giáo viên hướng dẫn Lời mở đầu Trong xã hội mà kinh thị trường phát triển mạnh, cơng tác quản lí thơng tin trở thành phận quan trọng lĩnh vực lồi người Nói nói vậy, để quản lí tốt tổ chức, quan hay hệ thống khơng đơn giản chút Vì người bắt đầu biết áp dụng thành tựu công nghệ khoa học, hệ thống quản lí thư viện bắt đầu xuất mang theo cơng đem tri thức đến cho người Xuất phát từ lợi ích to lớn việc đưa khoa học cơng nghệ tin học vào việc quản lí thư viện, sau nhóm em xin phân tích thiết kế hệ thống quản lí thư viện, cụ thể quản lý thông tin bạn đọc, sách thông tin mượn trả dựa thẻ từ PHẦN MƠ TẢ HỆ THỐNG Điều xin nói đến sở vật chất mơ tả cấu trú c thư viện tạo nên bởi: Kệ sách: nơi để trưng bày sách, kệ sách chia làm kệ bao gồm:  Kệ sách nước ngoài, kệ sách nước, kệ sách kinh doanh, kệ sách tham khảo người tiếng  Nơi đọc sách: nơi người đến ngồi đọc sách  Kho sách: chia thành kho sách  Kho lưu trữ sách cũ  Kho lưu trữ sách  Phòng làm việc thủ thư: nơi quản lý, nhận thông tin, yêu cầu người đến thư viện  Trong phòng có khoảng đến máy tính để tra cứu thông tin trực tuyến I Cơ cấu tổ chức hệ thống Một hệ thống thư viện tổ chức sau : Quản lí thư viện – phụ trách chung: +Chức năng: Quản lý chung hoạt động Thư viện +Nhiệm vụ: - Căn vào chiến lược phát triển chung kế hoạch hàng năm Nhà trường, chiến lược phát triển thư viện lập kế hoạch hàng năm thư viện - Chỉ huy, điều khiển hoạt động nghiệp vụ, phục vụ thư viện; - Kiểm tra, giám sát hoạt động thư viện - Phụ trách công tác bổ sung tài liệu - Phụ trách công tác chuyên môn nghiệp vụ - Phụ trách công tác nhân thư viện Trợ lí quản lí thư viện +Chức năng: Chỉ huy, điều khiển hoạt động thư viện +Nhiệm vụ: - Kiểm tra, giám sát hoạt động thư viện - Phụ trách công tác thông tin – thư mục - Phụ trách cơng tác số hóa tài liệu liệu số hóa, tổ chức khai thác sử dụng hiệu nguồn tài nguyên thông tin điện tử - Tổng hợp số liệu Chăm sóc Sinh viên + Chức năng: Thực công tác liên quan trực tiếp đến người sử dụng thư viện - Phục vụ phòng đọc, phòng mượn, phòng báo – tạp chí, phịng tra cứu liệu, phịng đa phương tiện - Thực dịch vụ thư viện + Nhiệm vụ: - Góp phần vào việc giáo dục đạo đức cho người đọc - Giúp cho người đọc chọn tài liệu mà họ cần tuyên truyền, giới thiệu tài liệu cần thiết, tốt cho người, nhóm người đọc hay tồn thể bạn đọc Hướng dẫn đọc, giúp người đọc tự đọc - Xây dựng thói quen đọc sách, văn hóa đọc - Thực dịch vụ thông tin thư viện II Quy trình hoạt động Hoạt động quản lý sách a Bổ sung sách b Xử lý biên mục sách - Miêu tả thông tin sách nhập - Dán vào bìa sau cách mã vạch sau quét mã vạch vào máy - Bảo quản sách - Cập nhập vào kho sách - Định mã cho sách c Tìm kiếm thơng tin sách - Tìm kiếm theo tên sách - Tìm kiếm theo tên tác giả - Tìm kiếm theo nội dung sách d Xử lý sách cũ - Cập nhập thông tin sách hỏng - Xử lý sách cũ - Lập danh sách sách Hoạt động quản lí người đọc a Đăng kí người đọc - Xác định tư cách người đọc, thuộc nhóm đối tượng ? (ở có hai đối tượng là: sinh viên cán giáo viên nhà trường) Sau u cầu người đọc điền thơng tin đầy đủ thông tin Sau sau người đọc điền đầy đủ thông tin vào mẫu, chụp ảnh nộp tiền theo quy định phận cấp cho người đọc thẻ từ Tấm thẻ chứng cho tư cách mượn tài liệu thư viện - Thư viện lưu giữ lại thông tin người đọc như: họ tên, năm sinh, trường, lớp, phận làm việc, b Gia hạn cho thành viên c Huỷ bỏ thẻ thành viên thành viên vi phạm nội quy khơng gia hạn thẻ thẻ hết hạn d Tất biểu mẫu lưu máy Hoạt động quản lý mượn trả Đây hoạt động thư viện, cơng việc tốn nhiều thời gian, cơng sức với mục đích phục vụ cho sinh viên Nhờ có hoạt động này, việc tìm kiếm sách, kiểm sốt thất trở nên dễ dàng Hoạt động quản lý mượn trả bao gồm:  Tìm kiếm, tra cứu Mọi sinh viên tìm kiếm loại sách cần thời gian ngắn Nhân viên tìm kiếm thơng tin sách hồ sơ bạn đọc ngày đăng ký thẻ thư viện, ngày mượn, trả sách,  Q trình mượn sách Để mượn sách thư viện, bạn cần có thẻ thư viện Khi sinh viên bước vào thư viện, phải xuất trình thẻ thư viện để kiểm tra tư cách bạn đọc giám sát nhân viên phụ trách Khi sinh viên có nhu cầu mượn sách, phải điền vào phiếu ( biểu mẫu ) để đăng ký mượn Sau nhân viên kiểm tra xem thẻ thư viện, thẻ đọc đọc thư viện, trường hợp thẻ mượn mang sách Sau trải qua bước kiểm tra sinh viên có quyền để mượn sách hay khơng Nếu mượn, nhân viên quét mã vạch có thẻ để lấy thông tin nhập vào hồ sơ mượn sách sinh viên, thông tin hiển thị lên hình Tất cơng việc giám sát nhân viên phụ trách, thông qua số thao tác phần mềm quản lý thư viện Biểu mẫu Thư viện Trường Cao đẳng Kinh Tế Đối Ngoại PHIẾU ĐĂNG KÝ MƯỢN SÁCH Số thẻ: ……………… Họ tên: ……………… Địa chỉ: ……………… Mã sách Tên sách Tác giả Ngày mượn Kí tên - Sơ đồ quy trình mượn sách 10 Bắt đầu Xuất trình thẻ thư viện để vào Tìm kiếm sách Mượn sách quầy Nhân viên quét mã thẻ Đọc thư viện Kiểm tra thẻ Trả lại sách sau Thẻ mượn đọc xong Điền vào biểu mẫu Xác nhận mượn sách Hình 1: Sơ đồ quy trình mượn sách thư viện 11  Quá trình trả sách Khi sinh viên đến trả sách, phải xuất trình thẻ thư viện để vào Sinh viên đến quầy phục vụ đưa sách thẻ thư viện cho nhân viên phụ trách Nhân viên kiểm tra chất lượng ngày trả sách, khơng có vấn đề phát sinh hì việc trả sách nhanh chóng Trường hợp sinh viên trả sách không thời gian quy định phải nộp phạt Bắt đầu - Sơ đồ quy trình trả sách 12  Gia hạn Có cách để gia hạn tài liệu: Gia hạn trực tiếp thư viện Trường  Sắp xếp tài liệu cần gia hạn ngắn (đưa trang tựa sách lên )  Trình thẻ tài liệu cho NV  Nhận lại thẻ tài liệu sau gia hạn Gia hạn mạng qua Truy cập theo địa http://library.cofer.edu.vn/OIndex2.aspx Vào mục Người dùng  Nhập số thẻ ( MSHV, MSSV)  Nhập Password hay mật  Vào mục Tra cứu mượn trả sau đăng nhập thành công  Chọn tài liệu cần gia hạn bấm vào chữ GH  Chọn mục OK, chấp nhận đồng ý gia hạn  Chọn quay lại  Kiểm tra mục Hạn trả xem tài liệu gian hạn chưa Đối với độc giả mượn sách thời gian gia hạn, nhân viên phải gửi phiếu thu hồi ( biểu mẫu ) sách cho độc giả 13 Biếu mẫu Thư viện Trường Cao đẳng Kinh Tế Đối Ngoại PHIẾU THU HỒI SÁCH QUÁ THỜI GIAN GIA HẠN Gửi anh/chị:……………… Địa chỉ: ……………… Thư viện xin thông báo, anh/chị mượn số quyến sách liệt kê biểu mẫu, sách đến hạn mà chưa trả Đề nghị anh/chị trả lại sách cho thư viện nộp phạt theo quy định thư viện Stt Mã số sách Tên sách Tác giả Ngày mượn Thời gian hạn Quá trình báo cáo thống kê Sau tháng, thư viện lập báo cáo thống kê nghiệp vụ: sách nhận( biểu mẫu 3), số lượng độc giả(biểu mẫu 4), sách mượn(biểu mẫu 5), sách bị mất(biểu mẫu 6), sách hạn(biểu mẫu 7),… 14 Biểu mẫu THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SÁCH MỚI NHẬN Từ ngày:…… Đến ngày:…… Stt Mã số sách Tên sách Ngày nhận Nhân viên Ghi Biếu mẫu THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG ĐỘC GIẢ Từ ngày:…… Đến ngày:…… Stt Mã độc giả Tên độc giả Số lượng sách mượn Ghi Biểu mẫu THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SÁCH ĐÃ ĐƯỢC MƯỢN Từ ngày:…… Đến ngày:…… Stt Mã sách Tên sách Số lượng mượn Ghi 15 Biểu mẫu THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SÁCH BỊ MẤT Từ ngày:…… Đến ngày:…… Stt Mã sách Tên sách Tác giả Số lượng Ghi Biểu mẫu THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SÁCH QUÁ HẠN Từ ngày:…… Đến ngày:…… Stt Mã sách Tên sách Độc giả mượn Ngày mượn 16 Thời gian hạn III Chức yêu cầu Chức quản lý sách: Khi có sách mới, phận quản lý sách đóng dấu thư viện lên sách, xác định phân loại sách, xác định môn loại sách gán mã số cho sách 10 ký tự, ký tự đầu phân loại sách, ký tự môn loại sách, ký tự sau số thứ tự sách Trong môn loại ký tự sau số tập sách, sau viết fic cập nhật vào hồ sơ quản lý sách thư viện phiếu quản lý sách, đưa sách vào vị trí kho fic vào hộp fic Đối với sách có thêm số lượng tiến hành tìm sách hiệu chỉnh thông tin sách hồ sơ quản lý sách, fic sách đưa vào vị trí kho Chức quản lý bạn đọc: Khi có bạn đọc đến làm thẻ đọc sách, phận cấp thẻ bạn đọc yêu cầu trình thẻ sinh viên phát phiếu đăng ký cho bạn đọc điền thông tin cần thiết, đồng thời bạn đọc phải nộp hình 3x4 để dán vào thẻ đọc sách với lệ phí làm thẻ Tiếp phận đánh mã số bạn đọc theo khố Mã số bạn đọc số thẻ đọc sách số thứ tự bạn đọc đến làm thẻ thuộc khố đó, gồm tối đa ký tự nhập vào hồ sơ cấp thẻ thẻ có giá trị năm nên có đợt làm thẻ mà bạn đọc có thẻ cũ phận cấp thẻ bạn đọc tìm bạn đọc để sửa lại thông tin cần thay dổi bạn đọc số bạn đọc bạn đọc kết thúc khố học mà khơng cịn hồ sơ xử lý vi phạm Chức quản lý việc mượn trả sách Nhân viên thư viện lấy sách cho sinh viên lập cho sinh viên phiếu mượn sách Thông tin phiếu mượn: mã phiếu, tên sách, mã sách, mã thẻ, ngày mượn, hạn trả Các thông tin phiếu mượn sách tự động lưu lại Hoạt động trả sách: muốn trả sách, độc giả đưa sách phiếu mượn sách cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả, ghi nhận việc trả sách độc giả Nếu sách độc giả đem trả bị rách, mát trả muộn so với ngày quy định phiếu mượn họ phải chịu khoản lệ phí theo quy định Nhân 17 viên thư viện lập phiếu thu phí cho độc giả Thơng tin phiếu thu phí: mã phiếu, tên sách, mã thẻ,tên độc giả, thời gian, mức phí Cuối tuần làm việc nhân viên thư viện kiểm tra toàn danh sách sách mượn để phát sinh viên mượn hạn Nếu sinh viên mượn sách thời hạn quy định họ nhận phiếu nhắc trả sách qua mail Thông tin phiếu nhắc trả sách bao gồm: mã phiếu, tên sách, mã thẻ, tên sinh viên, thời gian Các thơng tin phiếu thu phí phiếu nhắc trả sách lưu trữ vào kho liệu tương ứng Chức báo cáo tổng hợp Chức có nhiệm vụ thống kê số lượng sách mượn đầu sách, thống kê số lượng sinh viên mượn sách, thống kê danh mục sách có sẵn kho, thống kê sách mượn trễ hạn bị thời gian định Chức quản lý danh mục Phải cập nhật danh mục phân theo loại sách, nhóm sách, tác giả, nhà xuất bản,ngơn ngữ, vị trí sách mà có yêu cầu từ phận thủ thư IV Ưu điểm nhược điểm hệ thống quản lí thư viện Ưu điểm - Hệ thống quản lí thư viện đáp ứng yêu cầu cần thiết việc quản lí thư viện - Giúp việc quản lí thư viện tốt thuận tiện 18 Nhược điểm - Hệ thống dùng nhiều đến giấy tờ việc bảo quản, tìm nhiều thời gian - Hệ thống mắc nhiều sai sót chưa tiện lợi với bạn đọc - Công việc quản lí độc giả khó khăn số lượng bạn đọc lớn, việc kiểm tra thời gian mượn trả sách, số lượng mượn sách thủ công, dễ thất tư liệu - Việc phân loại sách tạo mục lục cần nhiều thời gian - Ngày người tìm đến sách báo để tìm hiểu học hỏi nữa, thay vào họ trả cứu tìm hiểu thơng tin mạng internet nhanh tiện lợi - Kiểm soát sách chưa cải thiện cịn nhiều hạn chế mặt mượn trả sách V Hiệu hệ thống thư viện trường Hiện công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng rộng nhằm tạo bước chuyển biến chất lượng, hiệu tất lĩnh vực hoạt động Từ CNTT trở nên quan trọng đời sống ngày nay.Và ngành Thông tin - Thư viện nằm chuyển từ truyền thống sang ứng dụng công nghệ thông tin để phù hợp với nhu cầu tìm kiếm thơng tin Do đó, thấy tầm quan trọng cần thiết việc tin học hóa tồn phần cơng tác thư viện, Ban Giám hiệu trường Cao đẳng Kinh Tế - Đối Ngoại thay đổi 19 kịp thời Từ thư viện điện tử thành lập đưa vào sử dụng nay: Công tác xử lý nghiệp vụ: Đây việc trọng hoạt động thư viện Xử lý nghiệp vụ thực chức năng: lập hiệu phân loại, lập chủ đề, biên mục sách, lập từ khóa, … nhằm mục đích xếp tài liệu gọn gàng, dễ tìm mà thư viện đặt giúp tìm thơng tin, dễ dàng tìm tài liệu, mượn trả dễ dàng, không làm sách cách vơ lí Cơng tác phục vụ bạn đọc: Trước đây, Thư viện truyền thống phục vụ người đọc thông qua viết phiếu yêu cầu Người đọc tự tìm qua hệ thống tủ mục lục viết phiếu yêu cầu chờ quản lí thư lấy sách Việc nhiều thời gian người đọc quản lí thư viện vất vả Hiện nay, với bùng nổ công nghệ - thông tin, làm thay đổi hệ thống.Người đọc không cần trực tiếp đến thư viện dễ dàng truy cập tìm kiếm tài liệu cách nhanh chóng với tiêu chí khác từ khóa, nhan đề, tác giả,… thơng qua máy tính điện thoại truy cập vào internet ( Website Trường) để thực việc tra cứu, tìm kiếm nhiều loại hình tài liệu khác nhau; thực thao tác đăng ký trước tài liệu, gia hạn; cán thư viện kiểm tra lịch sử mượn trả sách thông tin cá nhân bạn đọc để từ kiểm sốt số lượng sách mượn - trả ngày Nhờ trợ giúp thiết bị kiểm soát tài liệu camera, cổng từ,… để rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu, chờ mượn tài liệu, giảm bớt công sức cán thư viện đồng thời kích thích nhu cầu đọc, tạo điều kiện cho người đọc tiếp xúc trực tiếp với tài Đây hình thức phục vụ có nhiều ưu điểm, áp dụng phổ biến thư viện nước tiên tiến, phù hợp với việc lưu thông tài liệu (mượn trả tài liệu) thư viện Công tác kiểm kê tài liệu: Đây công tác tốn nhiều thời gian Nếu thư viện truyền thống phải kiểm kê sách theo hình thức phải đếm sốt theo sổ đăng ký cá biệt để biết số mượn trả.Thì nay, nhờ hỗ trợ cơng nghệ qt mã vạch, quản lí thư viện việc dùng 20 thiết bị cầm tay quét qua giá có chứa tài liệu dán nhãn mã vạch Thiết bị tự động ghi lại tài liệu có giá, qua quản lí thư viện xác định số lượng tài liệu có kho Vì vậy, nhờ ứng dụng phần mềm thư viện mà việc kiểm kê tài liệu thực cách dễ dàng, giúp cho cán thư viện không nhiều thời gian việc báo cáo thống kê kho sách VI Kết luận Việc xây dựng mơ hình không gian học tập thư viện xu hướng tất yếu nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng giúp thư viện tiếp tục giữ vai trò quan trọng việc hỗ trợ sinh viên hồn thành sứ mệnh việc học Trong bối cảnh mơi trường kinh tế, văn hố, xã hội cơng nghệ thay đổi không ngừng, thư viện phải chuyển để tiếp tục cạnh tranh phát triển bền vững Mặc dù kinh phí vấn đề lớn đa số thư viện trường Việt Nam, tìm kiếm kinh phí từ nguồn tài trợ, vận động ủng hộ phân bổ tài lớn từ quan chủ quản hay thực thay đổi dần bước theo điều kiện cụ thể thư viện 21