Tình hình tổ chức công tác giao nhận vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH sản xuất thương mại xuất nhập khẩu tùng mai

Tình hình tổ chức công tác giao nhận-vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH sản xuất thương mại xuất nhập khẩu Tùng Mai

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài :

Thương mại và vận tải là hai lĩnh vực có mối quan hệ khăng khít và tương

hỗ lẫn nhau Vận tải đẩy nhanh quá trình trao đổi, giao lưu hàng hóa giữa các khuvực và trên phạm vi thế giới, còn thương mại là điều kiện để vận tải ra đời vàphát triển Từ lâu, vận tải đường biển luôn đóng một vai trò quan trọng trong vậnchuyển hàng hóa quốc tế Hàng năm có khoảng 80% - 90% hàng hóa lưu chuyểntrên phạm vi quốc tế được vận chuyển bằng đường biển bởi những ưu điểm của

nó so với phương thức vận tải khác

Cùng với sự phát triển của phân công lao động xã hội, vào thế kỷ 15 - 16một loại hình dịch vụ mới đã ra đời, tạo thuận lợi và đẩy mạnh quá trình vận tải,đặc biệt là quá trình vận tải đường biển Đó là hoạt động giao nhận

Ở Việt Nam, vào năm 1970 Tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương(Vietrans) đã ra đời, là tổ chức duy nhất ở Việt Nam làm chức năng giao nhậnhàng hóa xuất nhập khẩu và hàng viện trợ, mà chủ yếu là vận chuyển bằng đườngbiển

Từ năm 1986 trở lại đây, cùng với sự dịch chuyển sang nền kinh tế thịtrường của đất nước, ngành giao nhận Việt Nam đã sớm đổi mới hòa nhập với sựphát triển của nền kinh tế quốc gia và quốc tế, nhiều tổ chức giao nhận đã ra đời,các loại hình giao nhận vận tải được mở rộng Đặc biệt, ngành giao nhận đã phục

vụ tốt cho hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng tăng trong những năm qua Songhoạt động giao nhận cũng ngày càng phức tạp hơn, cạnh tranh giữa các tổ chứcgiao nhận trong và ngoài nước ngày càng gay gắt, hoạt động trong lĩnh vực giaonhận ngày càng khó khăn, chưa đi vào một mối thống nhất về tổ chức Mặc dùHiệp hội giao nhận vận tải Việt Nam đã ra đời nhưng việc điều hành chung vẫnchưa có hiệu quả cao

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận nói chung và hoạtđộng giao nhận vận tải đường biển nói riêng đối với sự phát triển kinh tế nên em

đã chọn vấn đề: “Tình hình tổ chức giao nhận – vận tải hàng hóa xuất khẩu

bằng đường biển tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Tùng Mai” làm đề tài cho bài Khóa luận Tốt nghiệp.

 Mục tiêu đề tài: đánh giá được hiệu quả triển khai dịch vụ giao nhận vận tảihàng hóa của công ty Qua đó có thể phân tích và đưa ra một số giải pháp, kiếnnghị về dịch vụ giao nhận của công ty

 Phạm vi nghiên cứu: hoạt động dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa của công

ty năm 2008, 2009 và 2010

 Kết cấu chuyên đề: gồm 3 chương

- Chương I : Cơ sở lý luận

- Chương II : Giới thiệu chung về công ty và tình hình tổ chức giao nhậnvận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Sản xuất Thươngmại Xuất nhập khẩu Tùng Mai giai đoạn 2008 – 2010

- Chương III : Giải pháp – kiến nghị

Sinh viên thực hiện

Hường Thị Khánh Linh

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VÀ

VẬN TẢI HÀNG HÓA1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận đượcđịnh nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưukho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay cácvấn đề có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề Hải quan, tài chính, muabảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo Luật Thương mại Việt Nam thì giao nhận hàng hóa là hành vi thươngmại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chứcvận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liênquan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tảihoặc của người giao nhận khác Trước kia, việc giao nhận có thể do người gửi hàng(nhà xuất khẩu), người nhận hàng (nhà nhập khẩu) hay do người chuyên chở đảmnhiệm và tiến hành Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của buôn bán quốc tế, phâncông lao động quốc tế với mức độ và qui mô chuyên môn hóa ngày càng cao, giaonhận cũng dần dần được chuyên môn hóa, do các tổ chức, các nghiệp đoàn giaonhận chuyên nghiệp tiến hành và giao nhận đã chính thức trở thành một Nghề.Nói một cách ngắn gọn: Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liênquan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng(người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận có thể làmdịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

1.2 Phân loại giao nhận

1.2.1 Căn cứ vào phạm vi hoạt động:

 Giao nhận quốc tế

 Giao nhận nội địa

1.2.2 Căn cứ vào nghiệp vụ giao nhận:

 Giao nhận thuần túy là hoạt động chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc nhậnhàng đến

 Giao nhận tổng hợp là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạt độngnhư xếp, dỡ, bảo quản vận chuyển, v…v…

1.2.3 Căn cứ vào phương tiện vận tải:

 Giao nhận hàng hóa bằng đường biển

 Giao nhận hàng không

 Giao nhận đường thủy

 Giao nhận ô tô

 Giao nhận bưu điện

 Giao nhận vận tải liên hợp (Combined Transportation – CT), vận tải đaphương thức ( Multimodal Tranportation - MT)

1.2.4 Căn cứ vào tính chất giao nhận:

 Giao nhận riêng là hoạt động do người kinh doanh xuất nhập khẩu tự tổchức, không sử dụng lao vụ Freight Forwarder (Giao nhận dịch vụ)

 Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt động giao nhận của các tổ chức công tychuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận (chuyên nghiệp - Freight Forwarding) theo sự

ủy thác của khách hàng (dịch vụ giao nhận)

1.3 Người giao nhận:

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là “Người giao nhận – Forwarder –Freight Forwarder – Forwarding Agent” Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủtàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ mộtngười nào khác

Người giao nhận có trình độ chuyên môn như sau:

 Biết kết hợp giữa nhiều phương thức vận tải khác nhau;

 Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch

vụ gom hàng;

 Biết kết hợp vận tải – giao nhận – xuất khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức cóliên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như Hải Quan, Bảo Hiểm, Ga,Cảng…;

Người giao nhận còn tạo điều kiện cho người kinh doanh xuất nhập khẩu hoạtđộng có hiệu quả nhờ vào hoạt động giao nhận của mình

 Nhà xuất nhập khẩu có thể sử dụng kho bãi của người giao nhận hay ngườigiao nhận đi thuê từ đó giảm được chi phí xây dựng kho bãi;

Nhà xuất nhập khẩu giảm được các chi phí quản lý hành chính, bộ máy tổchức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập khẩu

1.4 Nội dung cơ bản của nghiệp vụ giao nhận:

1.4.1 Nghiệp vụ giao nhận truyền thống:

Chủ yếu là các khâu nghiệp vụ do chủ hàng trực tiếp thực hiện theo nghĩa vụcủa mình trong hợp đồng bao gồm:

 Tổ chức chuyên chở hàng hóa từ nơi sản xuất đến các điểm đầu mối vậntải và ngược lại;

 Tổ chức xếp/ dỡ hàng hóa lên xuống các phương tiện vận tải tại cácđiểm đầu mối vận tải;

 Lập các chứng từ có liên quan đến giao nhận vận chuyển nhằm bảo vệquyền lợi của chủ hàng;

 Theo dõi và giải quyết những khiếu nại về hàng hóa trong quá trìnhgiao nhận vận tải, đồng thời thanh toán các chi phí có liên quan đếngiao nhận

1.4.2 Nghiệp vụ giao nhận quốc tế - dịch vụ giao nhận:

Bộ Luật Thương Mại của Việt Nam - Mục 10, Điều 163 đến Điều 171 tậptrung trình bày về “Dịch vụ giao nhận”

Điều 163 “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa, hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)”

Điều 164 “Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa”

Họ có thể thay mặt người nhập khẩu hay xuất khẩu hoặc thay mặt cả hai đểthực hiện các dịch vụ:

 Nhận ủy thác giao nhận trong và ngoài nước bằng các phương tiện vậntải khác nhau với các loại hàng hóa nhập khẩu, hàng hội chợ, hàng triển lãm, ngoạigiao, quá cảnh …

 Làm đầu mối vận tải đa phương tiện, kết hợp sử dụng nhiều phươngtiện vận tải để đưa hàng đi bất cứ nơi nào theo yêu cầu của chủ hàng

 Thực hiện mọi dịch vụ có liên quan đến giao nhận, vận tải như lưucước tàu chợ, thuê tàu chuyến, thuê các phương tiện vận tải khác, mua bảo hiểm chohàng hóa xuất nhập khẩu, bảo quản hàng, tái chế, đóng gói thu gom hoặc chia lẻhàng, thuê hoặc cho thuê vỏ container, giao hàng đến tận nơi sản xuất hoặc địa điểmtiêu thụ

 Làm tư vấn cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu về mọi vấn đề liênquan đến giao nhận và bảo hiểm… nhận ủy thác xuất nhập khẩu và thu gom hàngxuất nhập khẩu

1.5 Vai trò và trách nhiệm của người giao nhận trong mậu dịch quốc tế 1.5.1 Vai trò của người giao nhận

Cùng với sự phát triển của vận tải và buôn bán quốc tế, giao nhận được tách rakhỏi vận tải và buôn bán, dần trở thành một ngành kinh tế độc lập Đặc điểm chínhcủa tổ chức giao nhận thời kỳ này là:

 Hầu hết là các tổ chức cá nhân;

 Đa số các hãng kinh doanh tổng hợp;

 Thường kết hợp giữa giao nhận nội địa với quốc tế;

 Có sự chuyên môn hóa về giao nhận theo khu vực địa lý hay mặt hàng;

 Có sự cạnh tranh gay gắt lẫn nhau

Sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty giao nhận sẽ dẫn đến sự ra đời của cáchiệp hội giao nhận trong phạm vi một cảng, một khu vực hay một nước Trên phạm

vi quốc tế hình thành các liên đoàn giao nhận: FIATA - Felderation Internationaledes Associations de Transitaires et Assimilels, thành lập năm 1926 là tổ chức giaonhận lớn nhất thế giới FIATA được thừa nhận của các cơ quan Liên hiệp quốc nhưHội đồng kinh tế và Xã Hội Liên Hợp Quốc (ECOSOC)

Do sự phát triển của vận tải container, vận tải đa phương tiện, người giao nhậnkhông chỉ làm đại lý, người nhận ủy thác mà còn cung cấp các dịch vụ về vận tải vàđóng vai trò như một bên chính – người chuyên chở (Carrier) Vai trò này thể hiệnqua các chức năng sau:

 Người giao nhận tại biên giới ( Frontier Forwarder )

Họ chỉ hoạt động trong nước với nhiệm vụ là làm thủ tục hải quan đối vớihàng nhập khẩu, như một môi giới hải quan Sau đó là mở rộng phạm vi hoạt độngphục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưucước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩutùy thuộc vào hợp đồng mua bán

 Làm đại lý ( Agent )

Trước đây, người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở anh ta chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như

-là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng

 Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hóa ( Transhipment and on carriage )Khi hàng hóa phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận

sẽ làm thủ tục quá cảnh, hoặc tổ chức chuyển tải hàng hóa từ phương tiện vận tảinày sang phương tiện vận tải khác, hoặc giao hàng tới tay người nhận

 Lưu kho hàng hóa ( Warehousing )

Trong trường hợp phải lưu kho hàng hóa trước khi xuất khẩu hoặc sau khinhập khẩu, người giao nhận sẽ thu xếp việc đó bằng phương tiện của mình hoặcthuê của người khác và phân phối hàng nếu có yêu cầu

 Người gom hàng ( Cargo consolidator )

Dịch vụ này đã xuất hiện rất sớm ở Châu Âu, chủ yếu phục vụ cho đường sắt.Đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng càng không thểthiếu được nhằm biến hàng lẻ thành hàng nguyên container Khi là người gom hàng,người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý

 Người chuyên chở ( Carrier )

Trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở,tức là trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chởhàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người giao nhận đóng vai trò là người

ký chuyên chở theo Hợp đồng (Contracting Carrier), nếu người giao nhận ký Hợpđồng mà không trực tiếp chuyên chở Trường hợp người giao nhận trực tiếp chuyênchở thì đó là người chuyên chở thực tế Dù là chuyên chở kiểu gì đi nữa thì ngườigiao nhận vẫn phải chịu trách nhiệm về hàng hóa

1.5.2 Trách nhiệm của người giao nhận

Điều 170 – Giới hạn trách nhiệm

- Trách nhiệm của người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa trong mọi trường hợp không vượt quá giá trị hàng hóa, trừ khi các bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng;

- Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa không được miễn trách nhiệm nếu không chứng minh được việc mất mát, hư hỏng hoặc chậm giao hàng không phải

do lỗi của mình gây ra;

- Tiền bồi thường được tính trên giá trị hàng hóa ghi trên hóa đơn và các khoản tiền khác có chứng từ hợp lệ Nếu trong hóa đơn không ghi giá trị hàng hóa thì tiền bồi thường được tính theo giá trị của loại hàng hóa đó tại nơi và thời điểm

mà hàng được giao cho khách hàng theo giá trị thường; nếu không có giá trị thường thì tính theo giá thông thường của hàng cùng loại và cùng chất lượng;

- Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa không phải chịu trách nhiệm trong những trường hợp sau đây:

+ Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa không nhận được thông báo về khiếu nại trong thời hạn 14 ngày làm việc, kể từ ngày giao hàng.

+ Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa không nhận được thông báo bằng văn bản về việc bị kiện trong thời hạn 09 tháng, kể từ ngày giao hàng.

CHƯƠNG II

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU TÙNG MAI

GIAI ĐOẠN 2008 – 2010 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại XNK Tùng Mai 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Tùng Mai được thànhlập vào ngày 12 tháng 4 năm 2007 theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số

410206044 do Sở Kế hoạch Đầu tư Tp Hồ Chí Minh cấp Công ty hoạt động theonguyên tắc tuân thủ chính sách và quy định của Pháp luật Nhà nước, các quy địnhcủa pháp luật Quốc tế và điều lệ của công ty

Tên Doanh nghiệp: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu TÙNG MAI

Tên giao dịch : Công ty Tùng Mai

Tên tiếng Anh : TMC

Địa chỉ : 533/35 Phạm Văn Bạch, P 15, Q Tân Bình, TP HCMĐiện thoại : + 84 8 38979773

Qua hơn 3 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận - vận tải công ty TùngMai đã tạo được nhiều sự tín nhiệm từ khách hàng trong nước cũng như đại lý

ở nước ngoài, công ty không chỉ cung cấp nhiều dịch vụ cho khách hàng trongphạm vi thành phố Hồ Chí Minh mà còn cung cấp nhiều dịch vụ cho kháchhàng ở các tỉnh lân cận (khu vực các tỉnh từ Nha Trang trở vào, các tỉnh MiềnĐông, Miền Tây và Đông Nam Bộ, không chỉ có vậy công ty còn cung cấpmọi dịch vụ cho khách hàng ở các tỉnh Miền Bắc: Hải Phòng, Hà Nội, QuảngNinh…) và một số khách hàng quốc tế như Colombo (Sri Lanka), Incheon(Hàn Quốc), Indonesia…với tính chuyên nghiệp cao, thủ tục giấy tờ nhanh, giá

cả hợp lý

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính

2.1.2.1 Chức năng

Công ty Tùng Mai chuyên cung cấp các dịch vụ sau:

- Làm đại lý giao nhận hàng hóa cho chủ hàng và các hãng tàu;

- Môi giới vận tải hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ;

- Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng đường bộ;

- Dịch vụ thông quan;

- Dịch vụ thuê xe kéo container

Công ty sẽ giúp khách hàng giải quyết những vấn đề liên quan đến thủ tụchành chính trong hoạt động xuất nhập khẩu

Công ty đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước ViệtNam như: đảm bảo việc hạch toán kinh tế đầy đủ, tự trang trải nợ và làm tròn nghĩa

chính, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, thực hiện nghiêm chỉnh camkết trong các hợp đồng mà công ty đã ký kết.

Bên cạnh đó công ty cũng chú trọng tới công tác tổ chức, củng cố bộ máy hànhchính tạo thành một khối liên kết chặt chẽ để nâng cao hơn nữa hoạt động hiệu quảcủa công ty Đồng thời mở rộng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, nhanhchóng hội nhập, đẩy mạnh xu thế quốc tế hóa

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức hành chính

2.1.2.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý:

Cơ cấu tổ chức của công ty theo quan hệ trực tuyến, đa thông tin, được biểudiễn theo sơ đồ:

Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức của công ty Tùng Mai

Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty là cơ cấu trực tuyến Trong cơ cấu nàyngười lãnh đạo là người thực hiện các mối quan hệ trực tiếp, Phó giám đốc cùng cácphòng ban có vai trò tham mưu, trợ lý và cố vấn cho giám đốc Quyền quyết địnhcuối cùng thuộc về Giám đốc công ty Các phòng ban chỉ đưa ra ý kiến mà khôngđưa ra quyết định

PHÓ GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC

Phòng Kinh Doanh

Phòng Chứng Từ

Phòng Vận Tải

Phòng Hành Chính-

Kế Toán

Trình độ nhân viên ngày càng cao do có sự chọn lọc ngay từ đầu vào Mặtkhác, công ty cũng tổ chức các khóa học nâng cao nghiệp vụ, bồi dưỡng kiến thứcchuyên môn cho cán bộ nhân viên.

2.1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

* Giám đốc:

- Hoạch định các kế hoạch, chiến lược tổng thể, thiết lập các dự án kinh

doanh và đầu tư của công ty

- Điều hành, chỉ đạo việc thực hiện các dự án, phương án kinh doanh và

đầu tư

- Phê duyệt công văn, chứng từ, ký kết Hợp đồng… và chịu trách nhiệm

trước công ty và Pháp luật về những quyết định của mình

- Ban hành các quy chế quản lý, các quy định, nội quy công ty

- Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên quản lý, các trưởng phòng ban

- Trên cơ sở tham mưu của các phòng ban, Giám đốc là người ra quyết

định về các vần đề đối nội, đối ngoại của công ty

* Phó giám đốc

- Giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc chỉ đạo, điều hành côngviệc của công ty khi Giám đốc vắng mặt;

- Trực tiếp phụ trách một số công việc cụ thể được Giám đốc phân công;

- Khi giải quyết công việc được Giám đốc phân công, Phó Giám đốcđược thay mặt Giám đốc quyết định và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Giámđốc về kết quả của công việc giải quyết;

- Đối với lĩnh vực công tác được phân công phụ trách, Phó Giám đốc cótrách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên hoặc các Trưởng phòngthực hiện; trường hợp công việc phát sinh hoặc luật pháp chưa quy định thìphải báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc trước khi quyếtđịnh;

- Ngoài công việc được phân công, Phó Giám đốc còn có trách nhiệm và

o Giúp Giám đốc điều hành công việc hàng ngày trong công ty theochương trình, kế hoạch đã định và đột xuất;

o Được thay mặt Giám đốc ký một số văn bản thuộc lĩnh vực phụtrách;

o Xây dựng dự án, đề án, kế hoạch công tác dài hạn của công ty.Thay mặt Giám đốc đảm bảo các mối quan hệ, phối hợp hoạt độngvới các Phòng ban, nhân viên và các đơn vị, đối tác có liên quan

* Phòng kinh doanh

- Hoạch định các kế hoạch, chiến lược kinh doanh;

- Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ

chức thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu;

- Tìm kiếm khách hàng, liên hệ, tiếp xúc, gặp gỡ khách hàng, nhà cung

cấp và đối tác kinh doanh của công ty;

- Thu thập thông tin, các dự án mới và các yêu cầu của từng đối tác cho

mỗi chuyến hàng;

- Tổ chức, thực hiện các công việc, thủ tục với khách hàng như: yêu cầu

báo giá đối với nhà cung cấp, đàm phán, thương lượng về các điềukhoản Hợp đồng, thực hiện các thủ tục về xuất nhập khẩu, giao nhậnhàng hóa, bảo hành…

- Thực hiện việc tuyển dụng nhân viên kinh doanh;

- Lập báo cáo tình hình kinh doanh của bộ phận hàng tuần và trình Giám

đốc

* Phòng chứng từ

- Nghiên cứu theo dõi các chủ trương chính sách xuất nhập khẩu, thuế

của Nhà nước ban hành để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quyđịnh;

- Thực hiện cung cấp chứng từ xuất nhập khẩu, hóa đơn xuất nhập hàng

hóa, đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hóa và hệ thống kho hàng củacông ty;

- Mua bảo hiểm hàng hóa (nếu nhập giá CPT hoặc C & F…) nộp thuế

nhập khẩu và hoàn thành các thủ tục nhập khẩu;

- Làm các thủ tục khiếu nại theo thông lệ quốc tế và các quy định của

pháp luật về hàng thừa, thiếu hoặc sai chủng loại đối với nhà cung cấpngoài nước cũng như trong nước;

- Lập bộ chứng từ đầy đủ và làm mọi thủ tục cần thiết liên quan đến việc

xuất nhập khẩu (như bảng liệt kê hàng hóa, liệt kê đóng gói, C/O, C/Q,thông báo dự kiến thời gian tàu rời bến … ) phù hợp với các điều kiện

có nội dung đã nêu trong hợp đồng thương mại;

- Mua bảo hiểm hàng hóa, giải quyết tranh chấp với khách hàng nhà

chuyên chở… (khi có tổn thất do lỗi của đối tác) Trường hợp hàng xuấtkhẩu gặp rủi ro hoặc hàng bị khách hàng khiếu nại, Phòng chứng từ vàPhòng kinh doanh cùng các bên có hàng xuất khẩu nhanh chóng tiếnhành những công việc cần thiết để giải quyết các vấn đề đã phát sinh

* Phòng vận tải

- Cung cấp cho đơn vị có sản phẩm xuất nhập khẩu những thông tin cần

thiết và kịp thời về lịch bốc xếp hàng tại cảng quy định xuất nhập khẩu

để họ chuẩn bị và tập kết hàng đúng tiến độ bốc hàng;

- Căn cứ thông báo tiếp nhận hàng hóa, chuẩn bị tài liệu và chủ động kết

hợp với các đơn vị liên quan, triển khai công việc tiếp nhận (đối vớihàng nhập khẩu) và tập kết hàng (đối với hàng xuất khẩu) tại các cửakhẩu, lập các biên bản về tình trạng hàng hóa tại hiện trường để làm cơ

sở cho việc nhập kho (đối với hàng nhập khẩu) và khiếu nại với nhàcung cấp hoặc nhà chuyên chở hàng hóa sau này (nếu cần);

- Ký hợp đồng bốc xếp, giao nhận với các đơn vị có liên quan tại cửa

khẩu chỉ định theo hợp đồng Yêu cầu đơn vị vận tải bố trí phương tiệnnâng hạ, vận chuyển từ cửa khẩu về kho của công ty hoặc bốc hàng lêntàu từ địa điểm tập kết hàng (đối với hàng xuất khẩu) sao cho phù hợpvới từng lô hàng;

- Làm đầu mối Hợp đồng vận tải để đưa hàng từ các cửa khẩu về các kho

của công ty và thông báo cho các đơn vị có hàng nhập khẩu thời gianhàng về để họ chuẩn bị sân bãi, kho … cho việc nhận hàng;

- Làm đầu mối ký Hợp đồng thuê tàu cho từng lô hàng nếu bán CIF hoặc

C & F;

- Chuẩn bị tài liệu để Hải quan kiểm tra hàng hóa trước khi bốc hàng lên

tàu và đưa hàng ra khỏi kho cửa khẩu;

- Chỉ đạo công việc bốc hàng lên tàu để xuất khẩu;

- Cùng với các kho liên quan ký Biên bản giao nhận để nhập kho đưa

hàng vào sử dụng

* Phòng Hành chính - Kế toán

- Tổ chức, thực hiện các công việc liên quan đến kế toán, kiểm toán, tài

chính, hành chính, văn thư;

- Nghiên cứu theo dõi các chủ trương chính sách thuế của Nhà nước ban

hành để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định;

- Thực hiện các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước như nộp thuế,

đăng ký, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;

- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động như tính lương, trả

lương, thưởng, phụ cấp, thai sản …;

- Quản lý, theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng tài sản, công cụ dụng cụ

của công ty, kiểm kê tài sản;

- Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế hàng kỳ;

- Phân tích các chỉ tiêu tài chính, hiệu quả kinh doanh và tham mưu cho

Giám đốc về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của công ty

2.1.3 Tính cạnh tranh của công ty trên thị trường

Dù mới thành lập được hơn 3 năm nhưng công ty Tùng Mai cũng đã có đượcmột vị thế nhất định trên thị trường hiện nay, công ty đang phải cạnh tranh gay gắtvới khoảng hơn 1.000 doanh nghiệp hoạt động trong cùng lĩnh vực và các công tyLogistics do nước ngoài đầu tư

Đa số khách hàng của công ty là những công ty có vốn đầu tư nước ngoài,công ty cổ phần, công ty xuất nhập khẩu của Nhà nước, các công ty nằm trong cácKhu công nghiệp Việt Nam – Singapore, các Khu công nghiệp Sóng Thần…

Hiện nay số lượng khách hàng là 67 trong đó công ty Châu Âu là 25 công ty chiếm 37% tỷ trọng, thứ hai là các công ty Châu Á với số lượng 11 công ty - chiếm16% tỷ trọng, thứ ba là các công ty Mỹ với số lượng 10 công ty - chiếm 15% tỷtrọng, còn lại là các công ty cổ phần Đồng thời, lượng khách hàng của công ty ngàymột gia tăng và mối quan hệ giữa công ty với khách hàng ngày càng mật thiết hơn.Điều đó cho thấy các khách hàng nằm trong Khu công nghiệp là khách hàng lớn,góp phần tăng doanh thu cho công ty, chất lượng dịch vụ của công ty cũng nâng cao

-vì thế tạo cho khách hàng sự tin tưởng, an tâm tuyệt đối

Nhìn chung công ty Tùng Mai là công ty đang hoạt động có hiệu quả Với sốvốn kinh doanh ban đầu là 3 tỷ đồng; công ty đang tiếp tục đầu tư nâng cấp, mởrộng thêm về dịch vụ và đào tạo nguồn nhân lực để nâng cao nghiệp vụ và tạo uy tínvới khách hàng

Tuy nhiên, công ty cũng gặp phải những hạn chế đáng kể như: không thể trựctiếp cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế trong khi nhiều khách hàng lại có xuhướng tìm kiếm những hãng vận tải cung cấp cả dịch vụ giao nhận và kho bãi Như vậy, xét về tính cạnh tranh có thể xem công ty có phần thua thiệt khi sosánh với các hãng tàu Hiện nay, đối thủ cạnh tranh chủ yếu của công ty là các công

ty Logistics có vốn đầu tư nước ngoài, các hãng tàu cung cấp dịch vụ giao nhậnnhư: MAERSK LINE, NYK LINES, EVERGREEN LINES, VICONSHIP…

2.2 Thực trạng về triển khai dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại XNK Tùng Mai:

2.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ

2008-2010 (theo báo cáo tài chính)

Qua bảng báo cáo kinh doanh và kết quả doanh thu bên dưới của công ty chothấy tình hình hoạt động của công ty có chiều hướng phát triển, lợi nhuận năm sauluôn cao hơn năm trước Giai đoạn từ năm 2007- 2008, đây là giai đoạn công ty mớiđang trên đà hội nhập và bắt đầu có được uy tín trên thị trường nên lợi nhuận thuđược không cao lắm do kinh tế vừa thoát khỏi khủng hoảng Khoảng cuối năm 2009thì tình hình kinh tế bắt đầu ổn định nên hoạt đông kinh doanh bắt đầu tăng dần,phần lợi nhuận tăng đáng kể so với tổng doanh thu tăng 0.91% của năm 2008 vàtăng dần về sau

Năm 2010, ước tính tổng doanh thu của công ty tăng tương đối cao từ1.028.036.000 đồng (năm 2009) lên đến 1.271.310.000 đồng (năm 2010), tăng243.274.000 đồng so với năm 2009 Do nền kinh tế đã dần được khôi phục và có sốlượng khách hàng xuất gạo tương đối lớn Tuy doanh thu năm 2010 cao hơn năm

2009 nhưng do chi phí bỏ ra quá nhiều (629.485.237 đồng) nên lợi nhuận thu đượcchiếm tỷ lệ thấp hơn giai đoạn 2008 - 2009 Nguyên nhân do công ty chưa chủ độngtrong việc chuẩn bị xe vận chuyển nên tốn chi phí cho việc thuê xe Công ty cần có

kế hoạch quản lý vốn và chi phí hợp lý để nâng cao lợi nhuận của công ty

Lợi nhuận của công ty thu được từ hoạt đông kinh doanh tương đối cao nênthu nhập của nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện

Bảng 2.1 Hiệu quả kinh doanh của công ty Tùng Mai

giai đoạn 2008 - 2010

VT: VND ĐVT: VND

1 Tổng doanh thu 835.542.000 1.028.036.000 1.271.310.000

2 Tổng chi phí 408.365.495 537.123.504 629.485.237

3 Lợi nhuận trước

4 Lợi nhận sau thuế 307.567.084 353.456.999 406.718.729

5 Thu nhập bình

“ Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty Tùng Mai”

Từ bảng hiệu quả kinh doanh như trên ta có hai sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Doanh thu của Công ty Tùng Mai giai đoạn 2008 – 2010

Sơ đồ 2.3: Lợi nhuận của công ty Tùng Mai giai đoạn 2008 – 2010

Về doanh thu các Hợp đồng dịch vụ ta thấy tình hình thực hiện Hợp đồng tạicông ty Tùng Mai trong những năm qua chủ yếu là dịch vụ xuất khẩu hàng vật liệuxây dựng chiếm tỷ lệ cao do kinh tế dần thoát khỏi tình hình khủng hoảng Tỷ lệxuất khẩu tăng dần qua các năm: xác suất là 62,28 % của năm 2008; 65,05% củanăm 2009 và tăng lên đến 67,70% vào năm 2010 Điều này chứng tỏ tỷ lệ xuất khẩutăng dần qua các năm.

Bảng 2.2 Doanh thu theo các loại hợp đồng dịch vụ của công ty từ

năm 2008 – 2010.

VT: VND ĐVT: VND

Hợp đồng DVNK 310.575.000 359.250.000 410.575.000Hợp đồng DVXK 524.967.000 668.786.000 860.735.000Tổng cộng 835.542.000 1.028.036.000 1.271.310.000

“ Nguồn: Báo cáo xuất nhập khẩu hàng năm của công ty”

Là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh vật liệuxây dựng nên hiện tại cùng với kinh nghiệm và uy tín của mình, công ty đã thiết lậpđược nhiều mối quan hệ hợp tác với các công ty trong và ngoài nước Vì vậy khixảy ra khủng hoảng kinh tế toàn cầu, công ty đã có những biện pháp giữ vững hoạtđộng và không chịu ảnh hưởng đáng kể của cuộc khủng hoảng này

Tuy nhiên qua các số liệu phân tích trên, công ty cần đưa ra các chính sách, cácđiều chỉnh cần thiết để ngày càng nâng cao tỷ lệ xuất khẩu cũng như nâng cao hiệuquả trong dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa nhằm mang lại lợi nhuận tối đa cũngnhư nâng cao uy tín và năng lực của công ty trong ngành xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, công ty cũng có những khó khăn do nguồn tài chính và nhân lực chưa

đủ nhiều và mạnh Hơn nữa, do đây là lĩnh vực nhiều tiềm năng nên sự cạnh tranhcủa thị trường cũng ngày càng gay gắt hơn

2.2.2 Những nội dung chủ yếu trong công tác tổ chức giao nhận – vận tải hàng hóa bằng đường biển tại công ty Tùng Mai.

Về mặt lý thuyết, công tác giao nhận – vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằngđường biển theo quy trình sau:

Sơ đồ 2.4 : Quy trình công tác giao nhận – vận tải hàng hóa xuất khẩu

bằng đường biển

Nguồn: Hồ sơ kinh doanh - Công ty Tùng Mai

Tuy nhiên trên thực tế quy trình này được tiến hành qua các bước sau:

2.2.2.1 Đàm phán ký kết Hợp đồng

Để tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương hai bên cần phải đàm phán, saukhi đàm phán thành công người mua và người bán có thể đi đến ký kết hợp đồngngoại thương Một hợp đồng ngoại thương được xem là hợp lệ và có giá trị thựchiện trong thực tế thì hợp đồng phải hợp pháp

Đối với công ty Tùng Mai là đơn vị dịch vụ đảm nhận toàn bộ các khâu làmchứng từ đến giao nhận và làm thủ tục thanh toán, nên sau khi Hợp đồng vậnchuyển được ký kết Công ty Tùng Mai sẽ tiến hành “booking note”(đặt chỗ cho

Thanh toán chi

phí cho cảng

Chuẩn bị hàng Ký Hợp đồng

vận chuyển

Kiểm tra hàng

Làm thủ tục Hải quan

Giao hàng cho người chuyên chởLập bộ chứng từ

thanh toán

container), sau đó tiến hành khai Hải quan, chuẩn bị chứng từ vận chuyển, mua bảohiểm hàng hóa cho khách hàng nếu khách hàng có nhu cầu

 Dịch vụ do Công ty Tùng Mai đảm nhận:

- Kiểm tra chứng từ

- Lấy lệnh giao hàng đối với hàng nhập

- Làm Tờ khai hải quan và đăng ký Hải quan

- Đóng phí nâng hạ và vận chuyển hàng từ cảng hoặc sân bay về kho kháchhàng và ngược lại

- Kiểm tra hàng hóa và đóng lệ phí Hải quan

- Thay mặt khách hàng nhận thông báo thuế hoặc quyết định điều chỉnh tănggiảm thuế (nếu có) và hoàn chỉnh Tờ khai

Các công việc trên sẽ được hoàn tất đúng thời gian và sẽ chịu trách nhiệmhoàn toàn nếu có gì sai sót như đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ mà hai bên đãthỏa thuận ký kết

 Đăng ký giám định chất lượng hàng hóa

Tất cả hàng hóa xuất khẩu đều phải qua giám định chất lượng, đây là chứng từxác nhận chất lượng, đóng gói bao bì của hàng hóa thực giao có đúng với mô tảtrong các chứng từ hay không.

Ở Việt Nam cơ quan giám định chất lượng do Trung tâm Giám địnhVinacontrol cấp

Bộ hồ sơ gồm có:

 Hóa đơn thương mại

 Phiếu đóng gói (Packing list): 01 bản gốc

 Đơn yêu cầu kiểm dịch: 01 bản gốc

 Vận đơn (Bill of loading), vận đơn hàng không (Airway Bill): 01 bản sao

 Định mức đăng ký: 01 bản sao

Giấy chứng nhận xuất xứ:

Ở Việt Nam, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) do phòng Thương mại

và Công Nghiệp Việt Nam cấp, để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa,đồng thời đây cũng là điều kiện xin miễn giảm thuế nhập khẩu ở nước ngoài trongtrường hợp hàng hóa được trao đổi buôn bán giữa các quốc gia dành cho nhaunhững quy chế ưu đãi về thương mại thuế quan trọng nhất định

Bộ hồ sơ xin cấp Form B:

 Đơn xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

 Phiếu đóng gói (Packing list): 01 bản

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

 Hợp đồng thương mại: 01 bản

 Bản kê khai nguyên liệu sử dụng sản xuất: 01 bản

 Hóa đơn (nếu mua nguyên liệu Việt Nam) : 01 bản (đóng dấu sao y bảnchính)

 Bản định mức chính có dấu của Hải quan: 01 bản (đóng dấu sao y bảnchính)

 Vận đơn đường biển (Bill of loading): 01 bản

 Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) của phòng Thương mại: 01 bản chính,

04 bản sao

Mang hồ sơ đến phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI), nộptại bộ phận đăng ký Nhân viên phòng Thương mại sẽ kiểm tra bộ hồ sơ căn cứvàoTờ khai sau đó sẽ trả lại hồ sơ cho người đăng ký và cho số liệu cần thiết vào hồ

sơ

2.2.2.2 Mua bảo hiểm và thuê phương tiện vận chuyển

Phần lớn là do khách hàng tự mua, nếu khách hàng có nhu cầu cần giúp đỡ thìcông ty có thể giới thiệu một công ty Bảo hiểm có uy tín như (Bảo Minh, AIA, …)

để khách hàng tham khảo thêm, hoặc công ty cũng có thể trực tiếp mua bảo hiểmcho khách hàng

Đối với hàng xuất: việc chuyên chở hàng hóa để chuyển hàng từ kho đến tàuchuyên chở thì có một đội xe hợp đồng với công ty vận chuyển đường bộ nội địasẵn sàng cung cấp nếu khách hàng cần Dựa trên kế hoạch chuẩn bị hàng và cácchứng từ cần thiết mà khách hàng cung cấp, công ty làm hợp đồng vận chuyển vớicông ty vận chuyển để tiện cho việc sắp xếp xe kéo cont chở hàng, mặt khác công tycũng sẽ liên hệ với hãng tàu để nhận booking note

Khách hàng phải thông báo công ty chính xác thể tích hàng hóa chứa trongcontainer hoặc xe tải để cho đại lý vận tải biết về trọng lượng và số lượng kiện hànghóa.

2.2.2.3 Làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu

Lên tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất khẩu rất quan trọng cho việc hàngđược xuất hay không và việc nộp thuế nhiều hay ít

Trừ những trường hợp ưu tiên được miễn hải quan đối với hành lý nhập khẩu,xuất khẩu Còn đối với tất cả hàng hóa, hành lý, các đồ vật khác xuất khẩu, nhậpkhẩu đều phải khai bằng tờ khai hải quan do Tổng cục Hải quan in và phát hành Người khai hải quan là người chủ lô hàng hoặc được người chủ lô hàng ủynhiệm có tư cách pháp nhân, phải đăng ký tên vào tờ khai và chịu trách nhiệm trướcpháp luật về tờ khai của mình

Bộ hồ sơ đăng ký Hải quan đối với hàng xuất khẩu bao gồm:

 Phiếu theo dõi làm thủ tục hải quan: 01 bản

 Giấy phép kinh doanh: 01 bản sao (riêng đối với hàng hóa xuất khẩu có điềukiện thì phải nộp văn bản cho phép xuất khẩu của Bộ thương mại hay của Bộ quản

lý chuyên ngành: 01 bản chính để đối chiếu với bản sao phải nộp)

 Tờ khai xuất khẩu: 02 bản chính (theo mẫu của hải quan)

 Phụ lục kèm tờ khai hàng xuất khẩu

 Phiếu đóng gói (Packing list): 02 bản chính

 Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao

 Bảng thỏa thuận giữa công ty dịch vụ với công ty xuất khẩu

 Biên bản bàn giao

 Các chứng từ có liên quan: 01 bản sao cho mỗi bản

 Quá trình thực hiện thủ tục hải quan:

Nhân viên đăng ký Hải quan tiến hành đăng ký duyệt phụ kiện, kiểm địnhmức, đăng ký Tờ khai xuất khẩu, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký và tiếp nhận hồ sơ

Nhân viên hải quan kiểm tra đối chiếu công nợ, nếu doanh nghiệp còn nợ thuếlần trước chưa nộp hoặc chưa đủ thì cán bộ hải quan sẽ giữ lại bộ hồ sơ không cholàm thủ tục hải quan tiếp Khi nào doanh nghiệp giải quyết hết nợ thuế thì cán bộhải quan sẽ tiếp tục

Tiếp nhận kiểm tra tờ khai và bộ hồ sơ hải quan với hàng hóa xuất khẩu Kiểmtra chủng loại và số lượng chứng từ, việc kiểm tra dưới sự chứng kiến của kháchhàng

Bước 2: Bộ hồ sơ sẽ được nhân viên hải quan chuyển đến đội phó hải quan.

Trong quá trình luân chuyển hồ sơ, người đăng ký phải chú ý theo dõi để kịp thờiphúc đáp các câu hỏi của nhân viên hải quan, tránh tình trạng để hồ sơ bị thất lạc

Bước 3: Nhân viên hải quan phụ trách tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa chứng

từ hải quan: nhà xuất khẩu, nhập khẩu, tên hàng, số lượng, số hiệu hàng hóa, giá trịthanh toán, xuất xứ hàng hóa xem có phù hợp với nhau không (nếu không phù hợp

sẽ ngưng bộ hồ sơ đó và yêu cầu người khai chỉnh lại cho hợp lệ)

Nếu không có trở ngại gì nhân viên hải quan sẽ đánh số tờ khai, ngày và ký tênvào tờ khai, đóng dấu đã tiếp nhận tờ khai

Bước 4: Nhân viên hải quan lưu trữ sẽ tiến hành lưu trữ số liệu thống kê và trả

lại cho người khai hàng “Phiếu tiếp nhận hồ sơ” cùng với thông báo thuế xuất khẩu

và phụ thu (nếu có)

 Kiểm tra tính thuế

Nhân viên hải quan sẽ kiểm tra sổ thuế nếu người khai tính thuế cho hàng hóacủa mình thì ra thông báo thuế xuất khẩu theo kết quả tự tính của doanh nghiệpđúng hay không Nếu kết quả tính thuế đúng thì thu thuế, hoặc ký nhận thông báothuế (đối với hàng hóa được ân hạn về thời gian nộp thuế) và nếu kết quả tự tínhthuế sai và có dấu hiệu gian lận thì nhân viên hải quan sẽ lập biên bản vi phạm

 Kiểm tra hải quan

Thường thì hàng hóa được tập trung tại bãi kiểm hàng xuất nhập khẩu ngoàiKhu công nghiệp

Mang phiếu tiếp nhận hồ sơ nộp tại nơi đi kiểm hóa Người đăng ký phải lưu

số tờ khai trên phiếu tiếp nhận để theo dõi bản niêm yết tờ khai Đưa đối tượngkiểm tra hải quan đến điểm quy định, khi bản niêm yết có số tờ khai của mình cùngvới nhân viên hải quan kiểm hóa, người đăng ký cần ghi tên, số điện thoại của nhânviên kiểm hóa tới bãi container - nơi tập kết hàng hóa để kiểm tra

Nếu vì thực tế lô hàng xuất nhập khẩu có thể kiểm tra liên tục cả ngoài giờhành chính hay hàng về không kịp thời gian quy định, người đăng ký hải quan phảiyêu cầu bằng văn bản “Công văn xin kiểm ngoài giờ” để cán bộ hải quan có thẩmquyền quyết định

2.2.2.4 Chứng từ vận chuyển (Vận đơn tàu chợ)

2.2.2.4.1 Khái niệm: Vận đơn là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng

đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng(Shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu (Shipper onboard) hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp (Received for shipment)

Điều 80: Luật Hàng hải Việt Nam quy định

- Theo yêu cầu của người giao hàng, người vận chuyển có nghĩa vụ ký phát cho người giao hàng một bộ vận đơn.

- Người vận chuyển và người giao nhận có thể thỏa thuận việc thay thế vận đơn bằng giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển tương đương và thỏa thuận

về giá trị của các chứng từ này theo tập quán hàng hải quốc tế.

2.2.2.4.2 Chức năng của vận đơn (Bill)

- Bill là bằng chứng duy nhất xác định hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằngđường biển đã được ký kết

- Bill là biên lai nhận hàng để chở của người chuyên chở (carrier) đối vớingười gửi hàng (shipper)

- Bill là một chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa ghi trong vận đơn.Ngoài ra vận đơn còn có những đặc điểm và ý nghĩa sau:

- Bill là chứng từ chính trong thanh toán quốc tế

- Bill là cơ sở cho việc ký hợp đồng bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu

Bill được lập thành 05 bản gốc và 01 bản sao Trên bản gốc có ghi “Original” vàđược phân phối như sau:

- Bản thứ nhất giao cho chủ hàng ( ship-owner)

- Bản thứ hai giao cho thuyền trưởng (master) có công chứng

- Ba bản còn lại giao cho người gửi hàng ( shipper) và được phân phối tiếp:+ Bản có giá trị nhận hàng được giao cho người nhận (consignee) ở nơi đến;+ Bản có giá trị thanh toán gửi cùng bộ chứng từ ra ngân hàng để thanh toánthu hồi tiền hàng;

+ Bản còn lại người lưu hàng lưu

Các bản sao không có giá trị pháp lý như bản gốc, chúng chỉ được dùng trongtrường hợp thông báo hàng, kiểm tra hàng, thống kê hải quan

2.2.2.4.3 Các loại vận đơn chuyên dùng

Căn cứ vào cách gom hàng của người giao nhận: Vận đơn chủ hay vận đơn ngườichuyên chở thực (Master Bill) và vận đơn thứ cấp hay vận đơn người gom hàng(House Bill)

“Vận đơn chủ” (Master Bill of Lading hay Ocean Bill of Lading) do người vậntải chính phát hành cho nhà xuất khẩu hoặc cho người gửi hàng làm dịch vụ về giaonhận vận tải

“Vận đơn thứ cấp – House Bill of Lading” do người giao nhận phát hành, đây

là cơ sở pháp lý điều chỉnh quan hệ giữa người cung cấp dịch vụ giao nhận vớikhách hàng Sở dĩ được gọi như vậy vì nó được phát hành trên cơ sở Bill

Muốn phân biệt Master Bill hay House Bill trước hết phải căn cứ vào nội dung

và hình thức của vận đơn; thực tế trong vận tải biển, ít thấy in chữ “House” hay

“Master”

 Vận đơn gốc (Origin bill)

Là loại dùng để nhận hàng, thanh toán, chuyển nhượng, khiếu nại, kiện tụng…

do người chuyên chở phát hành theo yêu cầu của người gửi hàng

Vận đơn gốc phải được xuất trình tại ngân hàng và do ngân hàng nắm giữ, điềunày có nghĩa khi phát hành vận đơn, người chuyên chở phải ghi rõ trên vận đơn sốvận đơn gốc được phát hành và cách thể hiện để người khác hiểu được đó chính làvận đơn gốc.

Việc thể hiện “Bản gốc – Original” trên vận đơn đường biển cũng không giốngnhau, mỗi hãng tàu đều có mẫu vận đơn riêng của mình nên cách thể hiện vận đơngốc có khác nhau:

- Về hình thức: có thể được in, đánh máy, đóng dấu hoặc viết tay

 Vận đơn sao (copy Bill)

Là loại không có giá trị lưu thông, đặc biệt không phải là chứng từ sở hữuhàng hóa, người ta dùng vận đơn copy để làm thủ tục hành chính, tham khảo hoặclưu trữ hồ sơ…Vận đơn copy cũng do người chuyên chở phát hành theo yêu cầu củangười gửi hàng, cũng như vận đơn gốc, vận đơn copy có thể phát thành nhiều bản.Trong thương mại quốc tế chủ yếu người ta quan tâm đến vận đơn gốc chứ ítquan tâm đến vận đơn copy Vận đơn copy thường được thể hiện như sau:

- “Copy”

- “ Non- Negotiable copy” hoặc “ copy non - Negotiable”

- Mẫu vận đơn chung khi phát hành vận đơn copy thì người ta đóng dấu chữ

“copy”