Slide chuong 3 lap ke hoach va ngan sach du an 2020

… Phía trước đường… Lập kế hoạch dự án Các công cụ lập kế hoạch dự án Ngân sách dự án TẠI SAO CẦN LẬP KẾ HOẠCH? KHÔNG LẬP KẾ HOẠCH LÀ LẬP KẾ HOẠCH CHO SỰ THẤT BẠI (Alan Phan) LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN  Lập kế hoạch dự án việc tổ chức chương trình triển khai dự án theo trình tự logic, xác định mục tiêu phương pháp để đạt mục tiêu dự án, dự tính cơng việc cần làm, nguồn lực thực thời gian làm cơng việc nhằm hồn thành tốt mục tiêu xác định dự án LẬP KẾ HOẠCH Thiết lập mục tiêu Các công việc cần làm Nguồn lực Thời gian TRIỂN KHAI THỰC HIỆN GIÁM SÁT Lập kế hoạch dự án • xác định cơng việc cần làm • xếp cơng việc theo trình tự • xác định nguồn lực, thời gian thực cơng việc • • • • • Mục tiêu Ý nghĩa lập kế hoạch dự án sở để tuyển dụng, điều phối nhân lực để lập ngân sách kiểm tra tài dự án để điều phối quản lý công việc dự án giúp tránh khỏi giảm nhẹ bất trắc, rủi ro sở để kiểm tra, giám sát, kiểm soát dự án PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH DỰ ÁN  Kế hoạch phạm vi  Kế hoạch thời gian  Kế hoạch chi phí  Kế hoạch nhân lực  Kế hoạch quản lý chất lượng Nội dung lập kế hoạch dự án • Lập kế hoạch dự án bao gồm bước (Jack Samuel, 2011): Định nghĩa/xác định dự án Phát triển chiến lược quản trị rủi ro Xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS) Xác định mối quan hệ công việc Dự tốn chi phí Xây dựng tiến độ Phân bổ điều phối nguồn lực Báo cáo, kết thúc dự án Trình tự lập kế hoạch dự án Xác định dự án Phát triển Chiến lược Xây dựng WBS Xđ mqh cơng việc Dự tốn Chi phí Kết thúc dự án Báo cáo, kết thúc DA Phân bổ, điều chỉnh Nguồn lực Xây dựng tiến độ Lập ngân sách: Ngân sách Phương pháp từ xuống (top- down budgeting) Phương pháp từ lên (bottom- up budgeting) Ngân sách Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ xuống 35 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ xuống  Dựa đánh giá kinh nghiệm nhà quản trị cấp cao cấp trung liệu khứ hoạt động tương tự tổ chức  Các nhà quản trị ước tính chi phí cho dự án sau phân chia dự toán theo tỷ lệ % cho cơng việc nhỏ Các ước tính chuyển cho nhà quản trị cấp thấp  Tiến trình tiếp tục cấp thấp song song với36 quy trình lập WBS Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ xuống dưới:  Ưu điểm: Các ngân sách tổng hợp thường xây dựng xác Các ngân sách không ổn định theo tỷ lệ % nguồn lực phân bổ, mà hàm phân phối thống kê ngân sách ổn định, tạo nên khả dự đốn cao Các cơng việc có chi phí nhỏ khơng cần xác định riêng lẻ, khơng cần phải sợ bỏ sót cơng việc nhỏ quan trọng  Nhược điểm: Phương pháp dễ gây phản ứng tiêu cực cho người bên dưới, 37 giảm hiệu công việc Các phân bổ ngân sách từ xuống thường mang tính chủ quan người lập đề xuất dự án Người lập dự tốn sử dụng liệu khơng cịn phù hợp với thực tế Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ lên: 38 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ lên: • Theo phương pháp này, công việc, tiến độ ngân sách riêng lẻ xây dựng theo WBS • Người thực công việc nhỏ dự án tham khảo thời gian ngân sách cho cơng việc để đảm bảo độ xác cao • Ban đầu, yếu tố chi phí nhân công, nguyên vật liệu, thiết bị ước tính Các cơng cụ phân tích tiêu chuẩn phân tích đường cong kinh nghiệm lấy mẫu cơng việc sử dụng để làm cho dự tốn xác • Cuối cùng, ngân sách cơng việc tập hợp lại để xác định 39 chi phí trực tiếp dự án tổng • Các chi phí gián tiếp chi phí quản trị chung, chi phí dự phịng, sau lợi nhuận cộng vào để hình thành ngân sách dự án cuối Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ lên:  Ưu điểm: Khuyến khích phong cách quản trị hợp tác Sự tham gia trực tiếp nhà quản trị cấp thấp trình xây dựng ngân sách làm tăng khả họ chấp nhận ngân sách dự trù Cung cấp cho nhà quản trị cấp kinh nghiệm kiến thức có giá trị việc lập ngân sách  Nhược điểm: Các ngân sách từ lên thường xác cơng 40 việc cụ thể song đòi hỏi nhiều thời gian Quy trình từ tạo nguy cá nhân thường ước tính nhu cầu nguồn lực trội so với thực tế PP nhà quản trị cấp tin tưởng Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch theo thời kỳ: Xác định nhu cầu Dự toán sơ cho tồn dự án Dự tốn chi tiết cho giai đoạn Xây dựng Chuyển giao Dự toán sơ cho thời kỳ cịn lại Dự tốn chi tiết cho giai đoạn 41 Dự toán chi tiết cho giai đoạn Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch theo thời kỳ:  Với PP này, lập dự tốn cho giai đoạn Thơng thường thời điểm khởi dự án, dự toán sơ cho toàn dự án lập dự án chi tiết cho giai đoạn Kết thúc giai đoạn đầu tiên, lập dự toán sơ cho tồn thời gian dự án cịn lại lập dự toán chi tiết cho giai đoạn  Cứ sau giai đoạn, nhà quản trị dự án có hội đánh giá lại nỗ lực xem xét có nên tiếp tục hay khơng  PP giúp nhà quản lý có dự tốn xác hơn, giảm thiểu mức rủi ro cho người thực khách hàng  PP42này phổ biến dự án xây dựng Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch phối hợp: • Kết hợp phương pháp, từ xuống từ lên để lập kế hoạch ngân sách • Q trình lập dự tốn q trình thương lượng nhiều lần nhà quản trị cấp cao cấp • Dự tốn tiến hành theo giai đoạn theo phận sản phẩm cuối • WBS sở quan trọng để xây dựng dự toán 43 Phương pháp phối hợp Ngân sách Kế hoạch ngân sách dự án XÂY DỰNG KHÁI TỐN DỰ ÁN • Việc lập dự toán cần tham gia nhiều người, đặc biệt người có kinh nghiệm thực cơng việc • Có thể dự phịng rủi ro cho dự toán mức từ đến 15% tổng chi phí dự tốn • Các ước tính chi phí sử dụng nguồn lực phải gắn liền với thời điểm sử dụng nguồn lực • Ước tính yếu tố cơng việc nên bao gồm tồn chi phí bao gồm chi phí trực tiếp (lao động, nguyên vật liệu chi phí máy móc), chi phí chung (chi phí sử dụng thiết bị văn phòng…) chi phí quản lý (lương phận quản lý 45 phận chức năng) QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÂU HỎI CHƯƠNG 46 XÂY DỰNG WBS VỚI NHỮNG THƠNG TIN SAU • Cơng ty Inatech lên kế hoạch thực dự án mắt thiết bị nhằm thúc đẩy doanh thu cạnh tranh với cơng ty đối thủ • Dự án dự kiến bao gồm giai đoạn: • Giai đoạn 1: Giai đoạn nghiên cứu • Giai đoạn 2: Giai đoạn thiết kế chế tạo • Giai đoạn 3: Giai đoạn thử nghiệm • Giai đoạn 4: Giai đoạn sản xuất • Giai đoạn 5: Giai đoạn bán hàng • Hãy xây dựng cấu trúc phân tách công việc để thực dự án 47 này? XÂY DỰNG WBS VỚI NHỮNG THÔNG TIN SAU I Giai đoạn 1: Giai đoạn nghiên cứu A Chuẩn bị đề xuất phát triển sản phẩm B C D Tiến hành phân tích cạnh tranh Xem lại trường báo cáo bán hàng Tiến hành đánh giá lực công nghệ Phát triển liệu nhóm trọng điểm Tiến hành khảo sát qua điện thoại Xác định cải tiến đặc điểm kỹ thuật có liên quan II Giai đoạn 2: Giai đoạn thiết kế chế tạo A B Giao tiếp với nhân viên marketing Một số công việc khác III Giai 48 đoạn 3: Giai đoạn thử nghiệm IV Giai đoạn 4: Giai đoạn sản xuất V Giai đoạn 5: Giai đoạn bán hàng