1 HỌC VIỆN TƯ PHÁP CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 1 Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về c.
HỌC VIỆN TƯ PHÁP CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập 1: Thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng để tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng Họ tên: Phạm Thanh Tồn Sinh ngày: SBD: Cơng chứng khóa: 25 Hồ Chí Minh, năm 2023 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Đợt thực tập: Thực tập tổ chức hành nghề cơng chứng để tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU NỘI DUNG .4 CHƯƠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG NGUYỄN THÀNH HƯNG 1.1 Giới thiệu tổng qt Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng 1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý Văn phòng 1.2.1 Về cấu tổ chức .5 1.2.2 Công tác quản lý tổ chức hoạt động 1.3 Nội quy Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng .6 1.4 Các dịch vụ mà Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng cung cấp 1.5 Đánh giá mơ hình tổ chức quản lý Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ 2.1 Thực quyền tổ chức hành nghề công chứng 2.2 Thực nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng 10 2.3 Đánh giá việc thực quyền nghĩa vụ Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng 13 2.3.1 Về việc thực quyền tổ chức hành nghề công chứng 13 2.3.2 Về việc thực nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng 14 CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU THỰC TẬP 15 3.1 Về thành lập, cấu, tổ chức hoạt động 15 3.2 Về thực tiễn thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng 15 KẾT LUẬN 16 PHẦN MỞ ĐẦU Thực Kế hoạch thực tập số 570/KH-HVTP ngày 06 tháng 05 năm 2022 áp dụng cho Chương trình Đào tạo nghề Cơng chứng theo hệ thống tín Ban hành kèm theo Quyết định số 1785/QĐ-HVTP ngày 26 tháng 11 năm 2018 Giám đốc Học Viện Tư Pháp Với mục đích áp dụng kiến thức thực hành kỹ nghề nghiệp học Học viện Tư pháp vào môi trường làm việc thực tế Tổ chức hành nghề công chứng; kiểm tra khả thân vận dụng kiến thức, kỹ học vào thực tiễn hành nghề công chứng; bổ sung kiến thức kinh nghiệm thực tiễn nghề nghiệp; bước đầu làm quen với môi trường thực tế thân em liên hệ với Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng, Cơng chứng viên Nguyễn Thành Hưng làm Trưởng Văn phịng, có địa trụ sở tại: Số Trần Quang Diệu, Phường 13, Quận 3, Thành Phố Hồ Chí Minh để thực tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ hoạt động Tổ chức hành nghề cơng chứng Nội dung báo cáo trình bày cấu tổ chức, quy chế, cách thức quản trị tổ chức hành nghề công chứng; việc thực quyền nghĩa vụ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi thực tập; nhận xét hoạt động cung cấp dịch tổ chức hành nghề cơng chứng;…từ rút học cho thân quan sát tự thực kỹ mềm, kỹ bổ trợ Em xin gửi lời cảm ơn đến Học viện Tư pháp tổ chức đợt thực tập “Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ hoạt động tổ chức hành nghề công chứng”; xin cảm ơn đến Trưởng Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng Cơng chứng viên Nguyễn Thành Hưng đội ngũ Công chứng viên, Thư ký nghiệp vụ làm việc Văn phòng nhiệt tình giúp đỡ, giải đáp thắc mắc đưa lời khuyên để em có hội trải nghiệm thực tế, học hỏi kinh nghiệm thực tiễn nghề cơng chứng hồn thành đợt thực tập NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG NGUYỄN THÀNH HƯNG 1.1 Giới thiệu tổng quát Văn phòng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Thành Hưng thành lập theo định số 675/QĐ-UBND ngày 23 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh vào hoạt động theo Giấy phép Đăng ký hoạt động số 41.02.0050/TPCC-ĐKHĐ ngày 06 tháng năm 2016 Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng có trụ sở tọa lạc địa Số Trần Quang Diệu, Phường 13, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, nằm khu vực trung tâm hành chính, tài Thành phố Hồ Chí Minh giáp ranh với Quận 1, Quận 10, Quận Tân Bình, Quận Phú Nhuận,…rất thuận lợi cho Quý Khách việc công chứng hợp đồng, giao dịch Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng có sở vật chất khang trang, đại với tổng diện tích sử dụng 400 m2, có phịng họp riêng phục vụ Quý khách hàng có nhu cầu thương thảo, đàm phán hợp đồng toán tiền với đối tác, có bãi đậu xe máy xe tơ rộng rãi thuận tiện cho khách hàng đến thực thủ tục cơng chứng, có qn cà phê sang trọng để tiếp đón khách hàng thời gian chờ đợi ký cơng chứng,… Đội ngũ Cơng chứng viên có kiến thức chun mơn sâu rộng, có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực cơng chứng có nhiều năm cơng tác pháp luật ngành Tư pháp Thẩm phán, Luật sư, Công chứng viên,…và đội ngũ Thư ký nghiệp vụ có trình độ cử nhân Luật, đào tạo nghiệp vụ công chứng Học viện Tư pháp có nhiều năm kinh nghiệm làm việc cho tổ chức ngành nghề cơng chứng có uy tín địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, với quy trình làm việc chun nghiệp, nhanh chóng, xác, pháp luật, tạo nhiều niềm tin uy tín với khách hàng Với phương châm hoạt động “Đúng cam kết, trọn niềm tin” Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng mong muốn trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy Quý khách đường đến thành cơng đồng thời góp phần xã hội hóa hoạt động tư pháp lĩnh vực công chứng, với tổ chức hành nghề cơng chứng khác Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng ngày khẳng định rõ vai trị cơng chứng đời sống xã hội, góp phần đưa quy định pháp luật vào thực tiễn đời sống xã hội, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên tham gia giao dịch theo quy định pháp luật 1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý Văn phòng 1.2.1 Về cấu tổ chức - Trưởng Văn phịng cơng chứng: Cơng chứng viên Nguyễn Thành Hưng; - Công chứng viên hợp danh: Công chứng viên Trần Tuyết Nhung; Công chứng viên Nguyễn Thị Huyên; - Thư ký nghiệp vụ giúp việc cho Công chứng viên: 05; - Nhân viên kế toán: 01; - Nhân viên lưu trữ: 01; - Các nhân viên khác (bảo vệ, lao công, tạp vụ,…): 05; 1.2.2 Công tác quản lý tổ chức hoạt động Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng hoạt động nguyên tắc tự chủ tài chính, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng nguồn thu pháp lí từ dịch vụ khác Trưởng văn phịng cơng chứng có trách nhiệm quản lý điều hành hoạt động văn phòng, bao gồm việc lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ đảm bảo chất lượng dịch vụ tính pháp lý tài liệu công chứng, hỗ trợ khách hàng vấn đề pháp lý tuân thủ quy định pháp luật Các Công chứng viên bao gồm Trưởng Văn phòng thực việc tiếp nhận hồ sơ công chứng, tư vấn cho khách hàng vấn đề liên quan đến tài liệu pháp lý quy trình cơng chứng Việc giúp đảm bảo tính xác đáp ứng yêu cầu khách hàng Thư ký nghiệp vụ giúp việc cho công chứng người hỗ trợ cho cơng chứng viên q trình thực cơng việc cơng chứng, chứng thực xác nhận tính hợp pháp tài liệu pháp lý Cụ thể, Thư ký nghiệp vụ thực cơng việc sau đây: Hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ xác thơng tin cần thiết vào mẫu tài liệu; xếp tài liệu cần công chứng để đảm bảo tính tồn vẹn đầy đủ chúng, hồn tất thủ tục để trình Cơng chứng viên ký vào văn công chứng;… Nhân viên kế tốn văn phịng cơng chứng có vai trò quan trọng việc quản lý xử lý khoản thu chi văn phịng cơng chứng Cụ thể, vai trị nhân viên kế tốn văn phịng cơng chứng bao gồm: Quản lý sổ sách kế toán; theo dõi khoản thu chi văn phịng cơng chứng, đảm bảo tính xác đầy đủ khoản thu chi, kiểm sốt tài văn phịng cơng chứng; thực thủ tục kế toán lập báo cáo thuế, lập bảng cân đối kế toán, lập báo cáo tài chính, lập bảng lương báo cáo khác liên quan đến kế toán;… Nhân viên lưu trữ thực việc cho số công chứng, vào sổ công chứng hợp dồng giao dịch, hoàn tất thủ tục để lưu trữ hồ sơ công chứng theo chế độ lưu trữ Văn phòng quy định;… 1.3 Nội quy Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng Quy định thời gian làm việc: Thứ Hai đến thứ Bảy, từ 00 đến 17 00 Quy định trang phục: Nhân viên văn phòng mặc đồng phục để tạo trang trọng, chuyên nghiệp gặp gỡ với khách hàng Quy định trách nhiệm nhân viên: Nhân viên văn phòng đảm bảo hoạt động văn phòng diễn cách trơn tru hiệu quả, tuân thủ việc bảo mật thông tin khách hàng; giải thích rõ ràng đầy đủ quyền nghĩa vụ người yêu cầu công chứng liên quan đến hợp đồng giao dịch cần công chứng; đồng thời nhiệt tình hướng dẫn khách hàng thủ tục giấy tờ tài liệu cần cung cấp để thực hợp đồng giao dịch mà khách hàng có u cầu; khơng sách nhiễu, gây phiền hà cho người yêu cầu công chứng, không phép từ chối u cầu cơng chứng khơng có lý đáng, ln đảm bảo ngun tắc thượng tơn pháp luật Ngồi cịn có quy định chế độ đãi ngộ nhân viên nghỉ phép, chế độ bảo hiểm xã hội, phúc lợi quyền lợi khác 1.4 Các dịch vụ mà Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng cung cấp Hợp đồng mua bán/chuyển nhượng/tặng cho bất động sản; Hợp đông thuê/mượn; Hợp đồng góp vốn; cấp hợp đồng giao dịch lưu trữ Văn phịng; Cơng chứng hợp đồng giao dịch khác mà pháp luật không quy định phải công chứng bên tự nguyện công chứng; Cấp hợp đồng lưu trữ Văn phịng cơng chứng; Sao y/Chứng thực chữ ký/Dịch thuật cơng chứng; Soạn thảo hợp đồng hợp đồng mua bán kinh tế; Hợp đông mua bán, chuyển nhượng, trao đổi, tặng cho, thuê mượn bất động sản động sản như: nhà đất, nhà xưởng, ôtô, xe máy, tàu biển, ; Hợp đồng chấp/Vay tiền; hợp đồng chấp tài sản hình thành tương lai; Hợp đồng ủy quyền; hợp đồng có yếu tố nước ngồi; Văn thỏa thuận tài sản vợ chồng; Di chúc/Khai nhận di sản; Văn thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, văn khai nhận di sản thừa kế, văn từ chối nhận di sản thừa kế;… 1.5 Đánh giá mơ hình tổ chức quản lý Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng Về quy trình làm việc: Văn phịng cơng chứng có quy trình làm việc chặt chẽ, hiệu đảm bảo tính xác cơng việc Các quy trình giám sát cập nhật để đảm bảo tính hiệu đáp ứng yêu cầu khách hàng Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm với khách hàng: Văn phịng cơng chứng có đội ngũ nhân viên tận tâm, lịch hỗ trợ khách hàng cách nhanh chóng hiệu Các nhân viên đào tạo để cung cấp thơng tin xác đầy đủ dịch vụ công chứng nhận câu hỏi thắc mắc khách hàng Cơ sở hạ tầng khang trang, thoáng mát, rộng rãi, tạo điều kiện cho nhân viên Văn phòng làm việc cách thoải mái Văn phòng trang bị đầy đủ máy vi tính, máy photocopy, máy soi chứng từ, bàn ghế cho nhân viên người yêu cầu công chứng để phục vụ cơng việc Chất lượng dịch vụ: Văn phịng cơng chứng cung cấp dịch vụ công chứng với chất lượng cao, đảm bảo tính xác đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng Giá hợp lý: Giá dịch vụ công chứng hợp lý phù hợp với chất lượng quy trình cơng chứng Văn phịng cơng chứng cung cấp thông tin giá cách công khai minh bạch Với mơ hình tổ chức quản lý giúp cho Văn phòng đảm bảo xác, nhanh chóng hiệu việc cung cấp dịch vụ công chứng cho khách hàng CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ 2.1 Thực quyền tổ chức hành nghề cơng chứng Văn phịng thực nghĩa vụ theo Điều 33 Luật cơng chứng 2014 sau: Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định điểm a điểm c khoản Điều 34 Luật Công chứng 2014 nhân viên làm việc cho tổ chức Trong thời gian thực tập học viên thấy công chứng viên nhân viên làm việc cho Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng ký hợp đồng lao động Nội dung hợp đồng lao động quy định cách rõ ràng đầy đủ quyền nghĩa vụ Văn phịng cơng chứng người lao động ngược lại Theo đó, thời gian làm việc 8h00 đến 12h00 buổi chiều làm việc từ 13h00 đến 17h00, từ thứ hai đến thứ bảy; nhận lương, phụ cấp, đóng bảo hiểm hàng tháng theo quy định pháp luật, thực quyền nghĩa vụ theo hợp đồng lao động ký kết quy định Bộ luật Lao động Thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Việc thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác Văn phịng thực theo quy định việc thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác quy định khoản Điều 32, Điều 66, Điều 67, Điều 68 Luật Công chứng 2014 Thông tư liên tịch số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chúng thực, phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng, lệ phí cấp thẻ cơng chứng viên, Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư liên tịch số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí cơng chứng Các khoản phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, niêm yết rõ ràng trụ sở Văn phịng vị trí mà khách hàng dễ dàng quan sát Đối với khoản chi phí khác chi phí cơng chứng ngồi trụ sở, chi phí mời cộng tác viên phiên dịch, tùy theo điều kiện, hồn cảnh cơng việc cụ thể mà Văn phòng thỏa thuận với khách hàng mức thu cho loại chi phí Các khoản phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng thu có Phiếu thu xuất hóa đơn rõ ràng, cụ thể khoản thu, mức thu loại việc cho người yêu cầu công chứng giải thích rõ cho người u cầu cơng chứng khoản thu yêu cầu Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân Trong trường hợp người yêu cầu cơng chứng lý khơng thể thu xếp cơng việc để đến Văn phịng cơng chứng họ có quyền u cầu Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng cung cấp dịch vụ công chứng làm việc Trong trường hợp này, Trưởng Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng hỏi ý kiến cơng chứng viên văn phịng thư ký chun mơn nghiệp vụ cơng chứng viên có chấp nhận u cầu cơng chứng ngồi mà người yêu cầu công chứng đề nghị cung cấp hay không để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên văn phòng, có cơng chứng viên thư ký chun mơn nghiệp vụ nhận lời thực yêu cầu cung cấp dịch vụ người u cầu cơng chứng Văn phòng nhận lời thực yêu cầu với người u cầu cơng chứng ngồi hành Được khai thác, sử dụng thông tin từ sở liệu công chứng quy định điểm Điều 62 Luật Cơng chứng 2014 Hiện nay, Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng tham gia trang web ngăn chặn Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh mạng chia sẻ thông tin giao dịch Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh Theo đó, thực hoạt động cơng chứng có liên quan tới việc sở hữu, định đoạt mua bán, cho thuê, quản lý, chấp, tặng cho, di chúc,… loại tài sản bất động sản động sản mà phải đăng ký chứng nhận quyền sở hữu để thuận tiện cho việc công chứng phát kịp thời giao dịch bị ngăn chặn giao dịch trước tài sản địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Các quyền khác theo quy định Luật công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Ngồi quyền tổ chức hành nghề công chứng quy định Luật Cơng chứng 2014 cịn quy định chi tiết văn hướng dẫn thi hành Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều luật công chứng, Thông tư số 06/2015/TTBTP ngày 15/6/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng, Thông tứ số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập hành nghề công chứng, Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ trưởng Bộ Tài quy đính mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí thảm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ cơng chứng 2.2 Thực nghĩa vụ tổ chức hành nghề cơng chứng Văn phịng thực nghĩa vụ theo Điều 33 Luật công chứng 2014 sau: Quản lý công chứng viên hành nghề tổ chức việc tuân thủ pháp luật quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Khoản khoản Điều Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên phải tuân thủ Hiến pháp pháp luật, tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề Công chứng Để đảm bảo thực ngun tắc Trưởng Văn phịng cơng chứng thường xuyên thực công tác kiểm tra hồ sơ công chứng Công chứng viên Văn phòng chứng nhận nhằm kiểm tra việc tuân thủ pháp luật quy tắc hành nghề công chứng để kịp thời phát vi phạm có biện pháp khắc phục, hợp đồng mà Văn phịng ký kết với cơng chứng viên nhân viên khác làm việc văn phịng có quy định điều vào điều khoản nghĩa vụ cơng chứng viên, ngồi quy định cịn thể nội quy làm việc Văn phịng Như vậy, Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng thực biện pháp phịng ngừa quy định vào hợp đồng thể nội quy làm việc, biện pháp kiểm tra để kịp thời phát khắc phục Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê Về việc chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê Văn phịng công chứng Nguyễn Thành Hưng thực việc ký kết hợp đồng lao 10 động đầy đủ thực thỏa thuận hợp đồng lao động với người lao động Về thuế Văn phịng thực việc kê khai nộp loại thuế bao gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân theo quy định pháp luật thuế, thường xuyên thực báo cáo thuế, tài theo quy định Ngoài ra, phận văn thư, lưu trữ định việc lưu trữ, thống kê số liệu hồ sơ cơng chứng mà Văn phịng thực tổng hợp lại để phục vụ cho công tác tra, kiểm tra quan có thẩm quyền Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước Theo làm việc nhân viên Văn phịng công chứng Nguyễn Thành Hưng từ 8h00 đến 12h00 buổi chiều làm việc từ 13h00 đến 17h00, từ thứ hai đến thứ bảy tuần Thời gian làm việc Văn phòng niêm yết trụ sở Văn phòng Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở tổ chức Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng niêm yết cụ thể, rõ ràng lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng chi phí khác trụ sở văn phòng nơi người yêu cầu cơng chứng quan sát dễ dàng Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên tổ chức theo quy định Điều 37 Luật công chứng 2014 bồi thường thiệt hại theo quy định Điều 38 Luật công chứng 2014 Theo quy định Điều 37 Luật Công chứng 2014 bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp loại hình bảo hiểm bắt buộc, việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Cơng chứng viên phải trì suốt thời gian hoạt động Văn phòng việc mua bảo hiểm trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng mà công chứng viên làm việc Vì vậy, thực tế Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng thực việc mua Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đầy đủ cho công chứng viên làm việc văn phòng theo quy định pháp luật 11 Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi quản lý người tập hành nghề cơng chứng q trình tập tổ chức Hằng năm, Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng tiếp nhận, phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự, tạo điều kiện thuận lợi cho người tập hành nghề cơng chứng Văn phịng Tạo điều kiện cho công chứng viên tổ chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng năm Thực tế vào thời điểm thực tập Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng học viên có quan sát, tìm hiểu biết Văn phịng khơng có cơng chứng viên tham gia bồi dưỡng lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng năm Nhưng cơng chứng viên cho biết có lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cơng chứng mở Văn phịng ln cử cơng chứng viên tham gia Ngồi Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng tạo điều kiện cho thư ký chuyên môn nghiệp vụ tham gia học lớp đào tạo nghề công chứng tổ chức Học viện Tư pháp Thực yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền việc báo cáo, kiểm tra, tra, cung cấp thông tin hợp đồng, giao dịch, dịch cơng chứng Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng thực đầy đủ việc báo cáo theo quy định pháp luật Bộ phận văn thư, lưu trữ thường xuyên đánh bút lục, thống kê hồ sơ sau lập bảng biểu số liệu hồ sơ lưu trữ để phục vụ cho công tác báo cáo, tra, kiểm tra quan có thẩm quyền Khi có yêu cầu quan có thẩm quyền tòa án, quan thuế, quan điều tra…về việc cung cấp thông tin hợp đồng giao dịch, dịch cơng chứng Văn phịng cơng chứng hợp tác cung cấp tinh thần tuân theo quy định pháp luật Lập sổ công chứng lưu trữ hồ sơ cơng chứng Văn phịng công chứng Nguyễn Thành Hưng thực quy định sổ công chứng Điều 23 Điều 24 Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng quy định Điều 64 Luật Công chứng 2014 để theo dõi, quản lý việc cơng chứng Văn phịng Sổ cơng chứng viết liên 12 tiếp không bỏ trống ô ghi chép trang ghi chép, đóng dấu giáp lai Về lưu trữ hồ sơ cơng chứng, thơng thường sáu kết thúc ngày làm việc, thư ký chun mơn nghiệp vụ đóng dấu bút lục, dấu đối chiếu y chính, sau đánh số bút lục, viết ngày tháng năm đối chiếu dấu đối chiếu chính, để hồ sơ cơng chứng vào bìa hồ sơ Sau hồn thành thư ký chuyển giao cho nhân viên văn thư nhân viên lưu trữ để họ thống kê số liệu, sau lưu kho Chia sẻ thông tin nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch tài sản thông tin khác biện pháp ngăn chặn áp dụng tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch công chứng viên tổ chức thực cơng chứng để đưa vào sở liệu công chứng Đối với hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch, sau hồn thành hồ sơ cơng chứng thư ký Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng nhập thơng tin bên tham gia hợp đồng, giao dịch thông tin tài sản đưa vào sở liệu công chứng thành lập Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh để chia sẻ thơng tin với tổ chức hành nghề công chứng khác để tránh trường hợp tài sản thực giao dịch mua bán, chuyển nhượng nhiều lần từ hạn chế phát sinh tranh chấp Các nghĩa vụ khác theo quy định Luật Công chứng 2014 văn pháp luật khác có liên quan Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng phải thực nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật báo cáo văn cho Sở Tư pháp việc nhận hướng dẫn tập tổ chức mình, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động,… 2.3 Đánh giá việc thực quyền nghĩa vụ Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Hưng 2.3.1 Về việc thực quyền tổ chức hành nghề cơng chứng Văn phịng công chứng Nguyễn Thành Hưng thực đầy đủ quyền theo quy định Điều 32 Luật Công chứng năm 2014 qua việc Ký hợp đồng lao động với nhân viên Văn phòng, việc ký hợp đồng đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ Văn phòng người lao động; thực quyền thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác theo Khoản Điều 32 Luật cơng chứng 2014 để đảm 13 bảo có nguồn thu hợp pháp để Văn phịng trì hoạt động trả lương cho người lao động Văn phòng cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi trụ sở, ngồi hành trường hợp đáng người già yếu khơng lại được, người bị tạm giữ, tạm giam,…; Để đảm bảo an toàn pháp lý Văn phịng kết nối với trang thơng tin sở liệu công chứng Sở tư pháp thành lập, việc giúp cho Văn phòng thuận tiện việc khai thác liệu công chứng, tra cứu thông tin tài sản, hạn chế phần rủi ro, Văn phòng nâng cao ý thức nhân viên việc cập nhật, chia sẻ thông tin hợp đồng, giao dịch Văn phòng cách nhanh chóng xác 2.3.2 Về việc thực nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng thực nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng theo Điều 33 Luật công chứng 2014 cách nghiêm túc qua việc bảo đảm tính minh bạch, cơng khai q trình cơng chứng, hạn chế việc lịng tin người dân Văn Phòng Văn phòng thực nghiêm túc nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ tài liệu, giấy tờ trước cơng chứng, tránh gây sai sót, lỗi lầm q trình cơng chứng Việc quản lý Cơng chứng viên nhân viên Văn phòng thực cách chặt chẽ, tránh tình trạng vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng làm việc Văn phịng Cơng chứng viên nhân viên Văn phịng lựa chọn người có tâm có đức, vững vàng chun mơn nghiệp vụ; Hàng năm Văn phòng thực nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm cho Công chứng viên hành nghề Văn phòng đầy đủ, theo quy định pháp luật; Văn phòng thực nghĩa vụ chia sẻ thông tin hợp đồng, giao dịch lên trang thông tin sở liệu cơng chứng cách nhanh chóng xác Đây việc quan trọng hoạt động công chứng 14 CHƯƠNG 3: BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU THỰC TẬP 3.1 Về thành lập, cấu, tổ chức hoạt động Văn phịng cơng chứng thành lập hình thức cơng ty hợp danh hai Cơng chứng viên thành lập theo quy định Điều 22 Luật công chứng 2014 Một số tổ chức hành nghề cơng chứng cụ thể Văn phịng cơng chứng thành lập hoạt động nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao công chứng nguồn thu hợp khác nên việc xếp, tổ chức, phân công công việc tổ chức khác để đảm bảo việc hoạt động tổ chức hiệu Nhưng đặt yếu tố cung cấp dịch vụ công Nhà nước ủy nhiệm lên hàng đầu, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho người yêu cầu công chứng 3.2 Về thực tiễn thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng Việc tổ chức hành nghề thực đầy đủ quyền nghĩa vụ quy định Điều 32, 33 Luật công chứng 2014 tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng hoạt động cách hiệu quả, ổn định lâu dài Bảo vệ quyền lợi đáng cho Cơng chứng viên, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng Từ nâng cao uy tín, tính cạnh tranh hiệu hoạt động công chứng tổ chức hành nghề với Qua trình thực tập lần này, học viên hiểu rõ nghề công chứng trách nhiệm nghề nghiệp làm việc Qua vsiệc thực tập, học viên hiểu kiến thức, kinh nghiệm nghiệp vụ quan trọng, liên quan trực tiếp đến trình hành nghề giải yêu cầu cơng chứng người dân Có nắm vững, nắm hiểu rõ quy định pháp luật, kiến thức pháp luật đảm bảo việc hành nghề xác, hợp pháp, từ đảm bảo cho Văn cơng chứng có giá trị chứng cứ, giá trị thi hành Vì vậy, nâng cao kiến thức pháp luật kinh nghiệm, học cách cẩn thận, tỉ mỉ công việc điều kiện để hành nghề cơng chứng tương lai Đồng thời có số kinh nghiệm thực tế ngành nghề cơng chứng, kinh nghiệm bổ ích giúp cho trình học tập học viên trình học tập Học viện Tư pháp, chuẩn bị tâm lý cho trình làm việc Văn phịng cơng chứng sau 15 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng, với dẫn tận tình Trưởng Văn phịng, Cơng chứng viên làm việc Văn phòng nhân viên với kiến thức học giảng viên Học viên truyền đạt, thân em nắm bắt hiểu rõ vấn đề cấu tổ chức, thực quyền nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng theo quy định Luật công chứng 2014 văn pháp luật khác có liên quan Cơng chứng hoạt động quan trọng, góp phần bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cho người u cầu cơng chứng, góp phần chủ động phịng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật tạo nên ổn định hợp đồng, giao dịch, an tồn pháp lý cho người u cầu cơng chứng, bảo đảm trật tự, kỷ cương, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Để góp phần xã hội hóa hoạt động tư pháp lĩnh vực công chứng, với tổ chức hành nghề công chứng khác, Văn phịng cơng chứng Nguyễn Thành Hưng ngày khẳng định rõ vai trị cơng chứng đời sống xã hội, góp phần đưa quy định pháp luật vào thực tiễn đời sống xã hội, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên tham gia giao dịch theo quy định pháp luật,… 16