tiểu luận quản trị hành chính văn phòng đại học duy tân đà nẵng

tiểu luận quản trị hành chính văn phòng đại học duy tân đà nẵng

LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sôi động của nền kinh tế thị trường Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập WTO kèm theo sự suy thoái trầm trọng nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên quyết liệt Mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình để thõa mãn các yêu cầu của khách hàng và thị trường

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S Với triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thỏa mái hơn, năng suất

và điều kiện lao động sẽ cao hơn

Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong đó có các doanh nghiệpViệt Nam Công ty TNHH Tự động hóa và cơ điện Kiên Phúc là một trong những doanh nghiệp đã ứng dụng mô hình 5S vào Công ty của mình mang lại một môi trường làm việc hiệu quả công Được thành lập từ năm 2010, Kiên Phúc đã từng bước phát triển

và lớn mạnh về tự động hóa ,thiết bị điện và lĩnh vực an ninh Chuyên khảo sát - thiết

kế các hệ tự động cho các dây chuyền sản xuất, cung cấp các giải pháp an ninh cho

hộ gia đình và các doanh nghiệp khác Nhận thấy được tầm quan trọng của nó nhóm

quyết định chọn “Thực trạng áp dụng hệ thống 5S và giải pháp hoàn thiện tạo môi trường làm việc hiệu quả tại công ty TNHH tự động hóa và cơ điện Kiên Phúc”

làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề của nhóm mình

I THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S.

1 Tìm hiểu chung về 5S.

1.1 Khái niệm chung về 5S.

5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton,Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi người Tiết kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí Đây là yếu tố cơ bản đối với các hoạt động cải tiến

năng suất (nguồn: http://vpc v n _ trung tâm năng suất Việt Nam_ Thực hành tốt 5S) 1.2 Mục tiêu chính của chương trình 5S.

- Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế

- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

 Mục tiêu chính đó là tạo tinh thần và hiệu quả cho nơi làm việc.

1.3 Ý nghĩa của hoạt động 5S.

+ Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên

+ Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc

+ Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở

+ Nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống

1.4.Lợi ích của 5S.

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

- CBCNV viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

1.5 Các bước áp dụng.

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Bước 2: Phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc

Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kỳ

2 Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH Tự động hóa và cơ điện Kiên Phúc

2.1.Giới thiệu và nét sơ lược về Công ty TNHH Tự động hóa và cơ điện Kiên Phúc

Được thành lập từ năm 2010, Kiên Phúc đã từng bước phát triển và lớn mạnh về tự động hóa ,thiết bị điện và lĩnh vực an ninh Chu yên khảo sát - thiết

kế các hệ tự động cho các dây chuyền sản xuất, cung cấp các giải pháp an

ninh cho hộ gia đình và các doanh nghiệp khác Với khẩu hiệu: “Kiên Phúc – Đem lại các giải pháp hiệu quả nhất cho mọi người ” Với đội ngũ kỹ thuật

năng động, giàu kinh nghiệm, sáng tạo, tin thần trách nhiệm cao trong lĩnh vực điện tử , tự động hóa Kiên Phúc đem lại cho quý khách sở hữu các sản phẩm chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm để phục vụ nhu cầu sản xuất và cuộc sống

2.2 Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH Tự động hóa và cơ điện Kiên Phúc

Tuy là một doanh nghiệp nhỏ, nhưng ý tưởng áp dụng hệ thống 5S được Lãnh đạo Công ty TNHH Tự động hóa và cơ điện Kiên Phúc ấp ủ từ lâu.Nhận thức được

tính cấp bách trong việc lựa chọn công cụ quản lý xây dựng môi trường làm việc của công ty Nhằm tạo một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên chức (CBCNV) thì 5S là mục tiêu phải hướng đến Được sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn, lãnh đạo Công ty đã chọn một số nhân viên đưa đi đào tạo với mục đích tiếp cận và đặt nền móng cho việc triển khai hệ thống 5S.Cụ thể Kiên Phúc đã tiến hành triển khai thực hành 5S tại doanh nghiệp của mình như sau:

2.2.1 Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Công ty đã lập ra một kế hoạch triển khai như sau:

- Công ty tiến hành thành lập ban chỉ đạo và một tổ đánh giá có quyết định kèm theo Ban chỉ đạo và ban đánh giá gồm là các thành viên trong lãnh đạo công

ty, đại diện phòng ban và những người có uy tính và có ảnh hưởng tới nhân viên Với chức năng hỗ trợ, khuyến khích, giám sát, nhắc nhở, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S Có trách nhiệm trong việc triển khai hệ thống 5S này

- Mời các chuyên gia trong lĩnh vực về tư vấn hổ trợ cho công ty

- Đánh giá thực trạng 5S để xác định điều kiện hiện tại có thể đáp ứng các yêu cầu của 5S đến đâu và đưa các hạng mục cần phải thực hiện để hướng đến tiêu chí của 5S

- Tiến hành làm khẩu hiệu về 5S treo ở các vị trí trong công ty và thiết kế bảng tin thông tin về 5S để cho người lao động nhận thức rõ hơn về 5S

- Các hoạt động tuyên truyền quãng bá được thực hiện thông qua các biểu ngữ,

pa no áp phích

- Đưa ra thông báo chính thức của Ban lãnh đạo và các hoạt động tuyên truyền quảng bá 5S trong công ty Các thông báo cần được đưa tới cho toàn bộ người lao động trong công ty biết

- Biên soạn, công bố, hướng dẫn áp dụng tài liệu cho những hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ với sự hưởng ứng tham gia của mọi người

- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá 5S Để dễ dàng hơn trong việc tiến hành

đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực theo tiêu chí đánh giá

- Kiên Phúc cũng tiến hành thực hiện việc đào tạo nội bộ về khái niệm cũng như

yêu cầu của 5S.

- Lập kế hoạch khắc phục, cải tiến và kiểm tra các điểm chưa phù hợp sau mỗi lần đánh giá

- Ghi nhận, khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích duy trì và cải tiến 5S tốt nhằm đẩy mạnh phong trào 5S trong công ty

2.2.2 Phát động chương trình.

Công ty Kiên Phúc đã tổ chức một lễ khai mạc áp dụng hệ thống 5S vào công ty với sự có mặt đầy đủ của toàn bộ cán bộ công nhân viên và khách mời Giám đốc đại diện cho ban lãnh đạo phát biểu trước toàn thể CBCNV về ý nghĩa, tầm quan trọng

và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S

Và phát động phong trào

2.2.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh.

Nhận thức được sự hữu hiệu của 5S toàn bộ lãnh đạo và CBCNV của công ty đều tham gia Ban chỉ đạo thực hiện 5S của Kiên Phúc đã phân công lao động cụ thể cũng như cung cấp các dụng cụ vệ sinh cần thiết để tiến hành vệ sinh, chuẩn bị kho, giá, tủ để sắp xếp và chứa những đồ vật sau khi tiến hành sàng lọc, Kiên Phúc đã duy trì việc tổng vệ sinh này khoảng cách là 3 lần trong năm

2.2.4 Bắt đầu bằng ”sàng lọc”.

Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận/đơn vị của Kiên Phúc đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng … không liên quan, chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết rồi loại bỏ hay đem ra khỏi nhà xưởng

2.2.5 Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày.

 Thực hiện bước “Sàng lọc”

Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên được để thuận tiện cho việc sử dụng và dễ dàng Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý

 Thực hiện bước “Sắp xếp”

Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận/ phòng ban của công ty Kiên Phúc đã thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các

đồ vật, máy móc, tài liệu Bằng cách để các vật dụng gần nhau và gần nơi sử dụng nhất, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết Nhằm giảm thời gian di chuyển và tìm kiếm, sao cho mọi thứ có thể

dễ dàng sử dụng

 Thực hiện bước “Sạch sẽ”

Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể cũng như

vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và khu vực làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, đồ dùng, máy móc, thiết bị, không bị bụi bẩn Công ty đã tạo thói quen tốt cho nhân viên là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, ngăn nắp và sạch sẽ Giữ gìn sạch sẽ hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)

 Thực hiện bước “Săn sóc”

Công ty duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 nguyên tắc trên một cách có hệ thống và khoa học Để đảm bảo việc sạch sẽ được duy trì, công ty đã sử dụng các phương pháp hiệu quả như:

- Tiêu chuẩn hóa việc thực hiện 5s trong tổ chức, du trì kỷ luật

- Tiến hành hoạt động đánh gía thường xuyên trong từng tháng và từng quý, tạo sự thi đua giữa các bộ phận, phòng ban của công ty Bộ phận nào, phòng ban nào có kết quả tốt thị được thưởng các phần thưởng như: cộng điểm thi đua đánh giá để xét thưởng cuối năm, tặng vé xem phim, một bữa đi

ăn tối ở nhà hàng…

 Thực hiện bước “Sẵn sàng”

Tất cả CBCNV của công ty không phân biệt vai trò chức vụ lẫn lượt đều thực hiện một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hóa của toàn Công ty.Vì thế mà Kiên Phúc đã đạt được bước Shitsuke(Sẵn sàng) Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban của Kiên Phúc không ngừng gương mẫu và đi

đầu trong việc thực hiện 5S Mọi nhân viên đều tuân thủ các quy định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung

2.2.6 Đánh giá định kỳ.

Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S mà Kiên Phúc vận dụng là sử dụng những hình ảnh, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá, để cung cấp những bằng chứng khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là

cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này

 Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau:

- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?

- Nơi làm việc có an toàn không?

- Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?

- Các hồ sơ có được lưu giữ dễ truy tìm không?

- các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?

- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?

 Công ty Kiên Phúc đã tiến hành tại các hạng mục, khu vực sau:

- Các văn bản, chính sách hỗ trợ, quy định việc triển khai và duy trì 5S

- Khu vực văn phòng (đối tượng chính là hồ sơ, tài liệu, thiết bị văn phòng)

- Khu vực sản xuất (đối tượng chính là máy móc, thiết bị, dụng cụ đo đạc, xưởng sửa chữa, hệ thống PCCC)

- Khu vực kho (đối tượng chính là các vật tư, quản lý kho)

- Khu vực chung (phòng họp, hành lang, nhà vệ sinh)

- Khu vực xung quanh (sân bãi, vườn cây, khu vực để xe, nhà bảo vệ)

Mỗi chuyên gia đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban, bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau với điểm tối đa có thể đạt được Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn vị thực hiện tốt

Các thông tin, hình ảnh về 5S luôn được cập nhật kịp thời thông qua các bảng tin chia sẻ (góc 5S)

2.3 Hiệu quả mang lại từ 5S.

Những thành công mà Kiên Phúc có được hôm nay là một qúa trình chung sức xây dựng của toàn bộ đội ngủ lãnh đạo và CBCNV vì mục tiêu chung của tổ chức, hiệu quả mang lại đó là:

- Qua 7 tháng thực hiện với 6 bước tiến hành, đến tháng 4/2012, lần đầu tiên, Công ty được các chuyên gia của Hội đồng Đánh giá Thực hành tốt 5S đánh giá đạt 500 điểm trên tổng số 600 điểm tại các khu vực, tương ứng với tỷ

lệ 83,3% và vượt mức yêu cầu xét cấp chứng chỉ (70%) là13,3%, trở thành doanh nghiệp áp dụng thành công công cụ 5S và đạt chứng chỉ Thực hành tốt 5S.Tạo ra một phương thức làm việc mới, đưa những gì đã có lên tầm: khoa học, hệ thống và hoàn thiện hơn

Cái hiện hữu và rõ ràng mà mọi người đều nhìn thấy chính là môi trường sống và làm việc trở nên gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp hơn Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết

bị phục vụ cho công việc được sắp xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm Điều kiện hỗ trợ luôn thuận tiện và sẵn sàng

 Điều này đồng nghĩa với tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức mà vốn dĩ trước đây vô tình bị đánh mất Kho vật tư với diện mạo hoàn toàn khác trước: thông thoáng, hài hòa hơn Những phòng làm việc ngăn nắp, thẩm mỹ Khu vực xung quanh quang đãng và đẹp mắt Nơi sản xuất được bài trí gọn gàng, khoa học và nhiều thứ nữa đã hình thành nên một công nghệ môi trường tại công ty

2.4 Những khó khăn khi Công ty TNHH Tự động hóa và cơ điện Kiên Phúc

Để có được những thành công như hôm nay Kiên Phúc cũng gặp không ít khó khăn trong việc áp dụng 5S

2.4.1 Khó khăn về nhận thức.

5S đi liền với văn hóa, nhận thức được 5S tức là nhận thức về sự thay đổi văn hóa, thay đổi về thái độ làm việc Như ta đã biết để làm thay đổi thái độ và suy nghỉ của mỗi người là rất khó khi những tư tưởng, thái độ đã thấm nhuần trong mỗi con

người Công ty Kiên Phúc cũng vậy với những người lao động từ nhiều khu vực, vùng miền khác nhau, tích cách, phong cách sống khác nhau Thì việc để thay đổi nhận thức của mỗi người bắt họ làm theo khuôn mẫu, theo quy định khi áp dụng 5S

là rất khó

2.4.2 Khó khăn khi triển khai.

Để triển khai 5S, đòi hỏi doanh nghiệp phải sẵn sàng thay đổi phong cách làm việc của mình Nhưng vấn đề là tất cả mọi người trong Công ty có thực sự mong muốn triển khai thành công 5S, hay sẽ từ bỏ 5S khi gặp khó khăn Hoặc tất CBCNV

có thực sự sẵn sàng đối phó với những trở ngại phát sinh, chẳng hạn như đối với những người chống đối, không muốn thay đổi Những cách nói hay những cách trả lời như:

- Không có thời gian làm 5S?

- Tôi không rảnh? Tôi còn phải làm công việc của tôi?

- Chẳng lẽ ngày nào tôi cũng phải lau chùi, quét dọn?

 cần phải được loại bỏ trong quá trình áp dụng 5S

2.4.3 Khó khăn về duy trì.

Thời gian đầu thì mọi người còn xôi nổi hào hứng, giai đoạn tiếp theo là sự hời hợt và giai đoạn cuối cùng là không quan tâm nếu Kiên Phúc không kiên trì cố gắng đưa ra các chính sách linh hoạt để duy trì áp dụng thì dễ dẫn đến sự thất bại về 5S

3 Một số giải pháp hoàn thiện 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại Công ty TNHH tự động hóa và cơ điện Kiên Phúc

3.1 Giải pháp đối với lãnh đạo và CBCNV.

3.1.1 Đối với lãnh đạo.

- Lãnh đạo phải làm gương đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng mô hành 5S trong các cuộc họp điều hành (ít nhất trong ba tháng tổ chức định kỳ 5S định kỳ, hàng tuần trước khi nghỉ cuối tuần 30 phút)

- Một khi các bước Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ được hoàn thành, ban lãnh đạo công ty cần xác định các mong đợi của tổ chức mình Nhóm 5S cũng nên viết ra một chính sách về thời gian cải tiến trong đó xác định thời gian bao nhiêu là đủ để thực hiện 5S một cách thường xuyên

- Để CBCNV thực hiện công việc này đều đặn hàng ngày, cần cử ra một nhân viên quản lý để chịu trách nhiệm hỗ trợ cho quá trình, cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin phản hồi và thúc đẩy 5S khi cần thiết Sự tham gia của Ban lãnh đạo cấp cao nhất là yếu tố chủ chốt, được thực hiện bằng việc đi vòng quanh quan sát và đánh giá một cách thường xuyên

- Ghi nhận, đánh giá và khen thưởng kịp thời các đề xuất, sáng kiến củangười lao động

3.1.2 Đối với nhân viên.

- Không ngừng sáng tạo và có sáng kiến cải tiến kỹ thuật

- Hỗ trợ ban chỉ đạo 5S trong qúa trình triển khai áp dụng,duy trì hệ thống

- Nâng cao kiến thức, tinh thần tham gia và trách nhiệm đối với thiết bị

- Thực hiện tốt những quy định mà công ty và ban chỉ đạo 5S đưa ra

 Hãy để cho CBCNV trong công ty thấy rằng việc thực hiện 5S sẽ tác động trực tiếp đến những mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá công việc của họ, khi đó tự

họ sẽ tự giác, chủ động áp dụng 5S trong công việc của mình

3.2 Đảm bảo duy trì thường xuyên 5S.

Cần nhiều yếu tố để triển khai và duy trì thành công 5S, giải pháp đầu tiên đối với Công ty TNHH Tự động hóa và Cơ điện Kiên Phúc đó là:

- Thực hiện đánh giá 5S thường xuyên để đo lường điều kiện tổng thể của hệ thống Nên xây dựng cơ chế điểm số 5S để tiện cho việc đánh giá và theo dõi Các điểm số này có thể được dán tại nơi làm việc

- Sử dụng các tiêu chuẩn, giám sát và quản lý phải có sự kiểm tra hiệu quả và xác định sự vi phạm

- Để đảm bảo đánh giá được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập và đồng loại, các bộ phận khác nhau sẽ đánh giá chéo lẫn nhau bằng một thang điểm chung thống nhất, việc đánh giá