Quản lý bán hàng

Báo cáo thực tập chuyên ngành CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐỊA ĐIỂM KHẢO SÁT. 1.1. Giới thiệu địa điểm. Địa điểm khảo sát : Cửa hàng Tiến Minh Địa chỉ: Tam Chinh – Hai Bà Trưng – Hà Nội Cửa hàng là chi nhánh của Tổng công ty phân bán máy tính. Cửa hàng mang tên Lê Duy Hiệu. Dưới sự quản lý của một số nhân viên ưu tú cửa hàng mang lại cho mọi người nhiều thông tin về các lọai vật tư có chất lượng tốt và đảm bảo chất lượng. 1.2. Nguyên tắc quản lý của địa điểm khảo sát. Cửa hàng có đầy đủ các loại vật tư để cung ứng cho các cửa hàng nhỏ và người tiêu dùng. Nhân viên kiểm tra hàng trong kho từng tháng một, họ phải xem xét chất lượng hàng còn trong kho đã quá hạn sử dụng chưa, nếu đã quá hạn thì lập bản báo cáo các loại hàng sau đó thông qua nguời lãnh đạo cửa hàng và trực tiếp huỷ số thuốc ấy. Khi nhập hàng về xem xét chất lượng hàng nhập vào nếu hàng nào đã quá hạn thì không nhập nữa. Sau đó viết phiếu nhập hàng. Mỗi tháng cửa hàng lại tổng hợp về việc nhập xuẩt hàng của cửa hàng để gửi lên ban lãnh đạo. Mô tả công việc của cửa hàng  Nhập hàng: Mỗi tháng hoặc mỗi quý cửa hàng sẽ tiến hành kiểm kê hàng trong kho xem loại hàng nào đã hết. Sau đó lập bản dự trù mua hàng nộp lên công ty để mua hàng. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành  Xuất hàng: Khi các cửa hàng nhỏ hay người tiêu dùng có nhu cầu mua vật tư thì tiến hành làm thủ tục bán hàng.  Báo cáo: Sau tháng làm việc nhân viên cửa hàng có trách nhiệm phải lập bản báo cáo về việc nhập xuất hàng trong tuần đó nộp cho lãnh đạo cửa hàng. Tổng hợp tài liệu của cửa hàng  Bản kiểm kê hàng: Ghi lại các mặt hàng còn trong kho, loại nào đã hết.  Bản dự trù mua hàng: Ghi những loại hàng cần mua  Bảng giá: Niêm yết giá các loại thuốc có trong cửa hàng cho ngươi mua biết.  Phiếu nhập kho: Ghi tên hàng, chủng loại số lượng, đơn giá, thành tiền, thanh toán.  Sổ nhập xuất : Ghi lại việc nhập xuất hàng, số hàng còn trong kho. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành Chương II Tìm hiểu VISUAL BASIC.NET Visual Basic.net ( VB.NET ) là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng ( Object Oriented Programming Language ) do microsoft thiết kế lại từ con số không. Visual Basic.net không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên nên Microsoft’s.net framework. Do đó, nó cũng không phải là VB phiên bản 7. Thật sự, đây là ngôn ngữ lập trình mới và rất lợi hại, không những lập trình trên nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnh khác đã vang danh C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo mọi cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những lập vấn đề khúc mắc của lập trình. Hơn nữa, dù không khó khăn gì khi cần tham khảo, học hỏi hay đào sâu những gì xảy ra bên trong… hậu trường OS, Visual Basic.net giúp ta đối phó với các phức tạp khi lập trình trên nền Windows và do đó, ta chỉ tập trung công sức vào các vấn đề liên quan đến dự án, công việc hay doanh nghiệp mà thôi. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành Chương III KHẢO SÁT HỆ THỐNG 3.1. Giới thiệu về đề tài quản lý kho. Chương trình quản lý vật tư là một đề tài nóng bỏng ở các cơ quan doanh nghiệp hành chính hiện nay, đề tài này được rất nhiều người quan tâm và xây dựng vì nó có những tính ứng dụng cao trong thực tế. Đây là chương trình có nguồn thông tin dữ liệu đầu vào ra rất lớn, có khả năng bao quát rất phong phú và đa dạng. Ở các nước đang phát triển như hiện nay, khi có cơ sở hạ tầng cũng như phương tiện, thiết bị, con người về công nghệ thông tin nói chung vững mạnh thì yêu cầu càng cao vào các vấn đề quản lý, sản xuất, kinh doanh là mục tiêu hàng đầu nói tới “ quản lý vật tư ” là một chương trình quản lý rất lớn giúp cho các nhà lãnh đạo, các thủ quỹ, thủ kho quản lý tốt các thông tin có liên quan tới kho hàng, hàng hóa, hóa đơn nhập – xuất của công ty. Sự thống nhất, chặt chẽ và có hệ thống là cả một vấn đề lớn đòi hỏi các thủ quỹ, thủ kho, kế toán phải có vốn hiểu biết nhiều về hệ thống này. Hiện nay với tiến độ phát triển mạnh mẽ của tin học, yêu cầu của công việc này đòi hỏi ngày càng cao thì hệ thống quản lý hàng hóa cũng phải hoàn thiện và phát triển theo. Mặc dù đã có nhiều đề tài nghiên cứu quản lý kho bằng công nghệ thông tin, nhưng với sự phát triển như ngày nay thì không thể lường được trước những thách thức hiện tại và tương lai trong vấn đề này được. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành 3.1.1. Mục đích nghiên cứu của đề tài. Đề tài này được nghiên cứu trên cơ sở phân tích hiện trạng của vấn đề quản lý, kết hợp với nghiên cứu các vấn đề: - Nhập số liệu. -Xử lý số liệu. - Kết quả báo cáo. 3.1.2. Nội dung thực hiện. - Quản lý thông tin về kho hàng: Bao gồm các thông tin cơ bản mà các cơ quan, các công ty yêu cầu như mã kho, tên kho. - Quản lý các thông tin về khách hàng: Mô tả thông tin về khách hàng: Mã khách, tên khách, địa chỉ, số điện thoại. - Quản lý thông tin về hàng: Mô tả thông tin về hàng ( mã hàng, tên hàng, đơn vị tính). - Quản lý thông tin về hóa đơn xuất – nhập: Mô tả thông tin về hóa đơn xuất – nhập (số hóa đơn, mã khách, mã kho, ngày nhập, ngày xuất, người nhập, người xuất). - Quản lý thông tin về hàng nhập: Mô tả thông tin về hàng nhập ( số hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền). - Quản lý thông tin về hàng xuất: Mô tả thông tin về hàng xuất ( số hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền). - Tra cứu thông tin về hàng xuất, hàng nhập theo yêu cầu của khách hàng. - Lập báo cáo về hóa đơn nhập, hóa đơn xuất và các thông tin liên quan. - Lập các báo cáo về tình hình khách, kho, hàng trong kho của công ty, doanh nghiệp. - Xây dựng hệ thống trợ giúp hữu hiệu cho người dùng, đảm bảo tính thân thiện và dễ sử dụng cần có một ứng dụng windows và access điển hình. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành 3.2. Khảo sát hệ thống. 3.2.1 Đặc điểm của hệ thống. Trong việc quản lý hàng hóa hệ thống phải có các chức năng sau: sắp xếp dữ liệu, cập nhật và điều chỉnh dữ liệu Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật thì công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, đặc biệt công nghệ thông tin cũng là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý. Chúng ta dễ dàng thấy được việc đưa tin học vào trong quản lý là một việc làm rất cần thiết của hầu hết các đơn vị kinh doanh Vì tin học sẽ giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được thời, công sức cũng như tiền của. Với những công ty chuyên kinh doanh và cung cấp mặt hàng máy tính cho các cửa hàng máy tính bán nhỏ lẻ, khách hàng mua nhỏ. Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra một cách liên tục không bị ngừng trệ thì việc quản lý hàng hóa là hết sức quan trọng. Nhưng quá trình quản lý hàng hóa của công ty vẫn được tiến hành theo hình thức thô sơ đó là các vấn đề nhập xuất hàng hóa thông qua thao tác thủ công gặp nhiều sai sót, hơn thế nữa việc tổng kết hàng hóa sau mỗi tháng, mỗi quý rất khó theo dõi và mất nhiều thời gian trong việc báo cáo thống kê. Hiện nay sự phát triển tin học rộng rãi, công việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống tin học trong việc quản lý không còn là vấn đề khó khăn nữa. Vấn đề đặt ra là tính chính xác, tốc độ nhanh, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho các ngành quản lý. Trước những khó khăn bất cập trong công việc quản lý hàng hóa ban giám đốc công ty rất muốn xây dựng một hệ thống quản lý trên máy vi tính với mức độ hoạt động tương đối để có thể khắc phục được những khó khăn trên. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành Xuất phát từ những khó khăn thuận lợi trên em đã xây dựng hệ thống quản lý hàng cho công ty. Hệ thống quản lý này sẽ giải quyết các khó khăn bất cập mà nhiều công ty trong công tác quản lý hàng hóa gặp phải. Đó là vấn đề theo dõi nhập, xuất hàng, đưa ra các báo cáo, thống kê về tình hình sử dụng hàng hóa từng tháng một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 3.2.2. Quy trình quản lý hàng . 3.2.2.1. Quy trình quản lý nhập hàng. Khi hàng được mua về thủ kho tiến hành tổng hợp các hoá đơn mua hàng để từ đó cho nhập kho. Khi vật tư được nhập kho phải được ghi nhận bằng phiếu nhập. 3.2.2.2. Quy trình quản lý xuất hàng. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phận bán hàng căn cứ vào đơn đặt hàng của khách từ đó đáp ứng đầy đủ và chính xác những mặt hàng mà khách hàng yêu cầu. Khi xuất vật tư được ghi nhận bởi phiếu xuất. Cách tính tổng giá trị hàng xuất: Tổng giá rị = ∑ số lượng xuất * đơn giá. 3.2.2.3. Quá trình tổng hợp tồn. Định kỳ hàng tháng phải báo cáo số lượng hàng tồn trong tháng. Số lượng vật tư tồn được tính theo công thức: SL hàng tồn = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL xuất trong kỳ. Tại bất kỳ thời điểm nào nếu người có thẩm quyền yêu cầu thì phải báo cáo số lượng tồn của hàng hóa. 3.2.2.4. Thông tin đầu vào, đầu ra và các mẫu biểu hóa đơn. o Thông tin đầu vào:  Các hóa đơn đầu vào.  Các phiếu thu tiền mặt. o Thông tin đầu ra . GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành  Các mẫu báo cáo thu chi, xuất.  Các mẫu báo cáo thống kê tồn kho, thống kê tài sản cố định.  Các phiếu chi tiền mặt. Chương IV PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 4.1. Mục đích chính của chương trình. Quản lý hàng theo quá trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng, xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho. Cân đối được lượng hàng tồn kho với kế hoạc sản xuất nhằm đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác phục vụ cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá. Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu. 4.2. Phân tích và thiết kế chức năng. Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đồ mô tả dịch các thông tin trong quá trình quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vận chuyển từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá trình hay chức năng khác. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay chức một chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống. 4.3. Thiết kế hệ thống. Hệ thống quản lý hàng được thiết kế theo hệ thống mở trên cơ sở dữ liệu thống nhất. Qua khảo sát, phân tích hệ thống ta có thể phân hoạch ra các phần việc cho máy tính phải giải quyết và phần việc trước khi đưa vào máy tính. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành 4.3.1. Xử lý thủ công. - Vào mã hàng, xuất các thông tin phải qua một số bước trung gian do người nhập số liệu thực hiện, thống nhất tên gọi, bổ sung mã hàng, thống nhất đơn vị tính khi đưa vào máy tính. - Định mức lãi suất cho từng hàng hóa, thống nhất tên gọi chung theo quy định khi đưa vào máy tính. - Lập đơn theo nhu cầu mua và giao dịch với các đơn vị cung ứng. 4.3.2. Công viêc tự động xử lý bằng máy tính. - Tự động việc cập nhật thẻ tính toán và theo dõi việc Nhập - Xuất - Tồn hàng hóa. - Có thông tin trả lời nhanh chóng, chính xác mỗi khi lãnh đạo có nhu cầu về thông tin và tình hình biến động hàng hóa. - Cho phép truy nhập tìm kiếm, sửa đổi trên dữ liệu vào và lưu trữ chúng. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Báo cáo thực tập chuyên ngành 4.4. Biểu đồ phân cấp chức năng. GVHD: Nguyễn Thị Loan SV:Lê Duy Hưng - 60CĐT1 Quản lý vật tư 2. Quản lý xuất 4.Thống kê3.Quản lý bán hàng 1.Quản lý nhập 1.1 Lập phiếu nhập 1.2 Đặt hàng 4.2 Thông kê hàng xuất 4.3 Thống kê tồn 4.1 Thống kê hàng nhập 2.2 Lập báo cáo 2.1 Lập phiếu xuất [...]... nh a Qun lý bỏn vt t Khỏch hng Phiu xut hng Thụng tin phn hi Qun lý bỏn hng Khỏch hng TT t hng Phiu xut b qun lý nhp vt t Phiu xut Thụng tin phn hi Nh cung cp n t hng Thụng bỏo giỏ n t hng Qun lý nhp vt t Phiu nhp Hng + Phiu thanh toỏn Hng GVHD: Nguyn Th Loan SV:Lờ Duy Hng - 60CT1 Bỏo cỏo thc tp chuyờn ngnh c Qun lý xut hng Hng phiu xut Phiu xut Qun lý xut Khỏch hng Hng + húa n Húa n d Qun lý bỏo cỏo... nay vic qun lý, iu hnh v phỏt trin mt doanh nghip ln hay nh cng u ũi hi phi cú s qun lý cht ch t cp lónh o n tng nhõn viờn, t cỏc phũng ban n cỏc b phn ca doanh nghip.Chớnh vỡ vy,phng phỏp th cụng trờn giy t khụng cũn phự hp v hiu qu Do ú vic ỏp dng CNTT vo trong qun lý l iu cn thit Vi s h tr ca cỏc phn mm tin hc, vic qun lý iu hnh DN s tr nờn thun li hn, em li li nhun cao hn Nhõn viờn qun lý vt t s... Tt t hng Tt phn hi H thng qun lý vt t Tt yờu cu bỏo cỏo Phiu thanh toỏn +hng Nh cung cp Tin Thụng tin bỏo giỏ Bỏo cỏo Lónh o GVHD: Nguyn Th Loan SV:Lờ Duy Hng - 60CT1 Bỏo cỏo thc tp chuyờn ngnh 4.5.2 biu mc nh Thụng tin phn hi t.tin t hng Khỏch hng khỏch hng Qun lý bỏn hng phiu xut hng phiu xut hng + húa n phiu xut Qun lý xut vt t hng húa n n t hng n t hng Nh cung cp Qun lý nhp vt t Bỏo giỏ Hng + Phiu... Th Loan v cỏc cụ giỏo trong b mụn tin hc ó giỳp ch bo em hon thnh ti Qun lý vt t Chng trỡnh c thit k ngn gn giỳp ngi s dng d dng thc hin cỏc thao tỏc mt cỏch thun tin Qua nhng phõn tớch v tỡm hiu v phn mm trờn, em nhn thy chng trỡnh ó c xõy dng trờn c s thc t, da theo yờu cu c th ca nh qun lý, ỏp ng c yờu cu ca ban qun lý kho hng trong cụng vic tra cu, cp nht thụng tin v cỏc mt hng húa, gim c thi... iu kin thun li cho cỏc nh qun lý Nu cỏc DN Vit Nam khụng kp thi thay i thỡ nguy c tt hu v nn kinh t cng ln ti m em chn nghiờn cu v thc hin l :" Qun lý vt t " Lp trỡnh trờn Visual Basic.net Em xin chõn thnh cm n cụ giỏo Nguyn th Loan ó tn tỡnh giỳp , ch bo cho em hon thnh bo cỏo thc tp c s ny Trong mt khong thi gian cú hn, trỡnh v kinh nghim cũn hn ch nờn chng trỡnh qun lý kho hng ny khụng th trỏnh... Loan SV:Lờ Duy Hng - 60CT1 Bỏo cỏo thc tp chuyờn ngnh MC LC Li m u Chng I Gii thiu a im kho sỏt 1.1 Gii thiu a im. 1.2 Nguyờn tc qun lý ca a im kho sỏt Chng II Tỡm hiu VISUAL BASIC.NET Tỡm hiu Visual Basic.net Chng III Kho sỏt h thng 3.1 Gii thiu v ti qun lý vt t. 3.2 Kho sỏt h thng.. Chng IV Phõn tớch thit k h thng 4.1 Mc ớch chớnh ca chng trỡnh. 4.2 Phõn tớch v thit k chc nng 4.3 Thit... ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Đơn giá Số lợng Mã nhân viên_ khoá ngoại 10 10 Double Double 10 4.6.13 Dong_hdban:Bảng dòng hoá đơn bán Tên trờng Sohd_ban Mavt Soluong Dongia Thanhtien Kiểu dữ liệu Text Text Number Number Number Độ rộng 15 10 Double Double Double Ghi chú Số hoá đơn bán_ khoá ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Đơn giá Thành tiền 4.6.14>.Dong_hdmua:Bảng dòng hoá đơn mua Tên trờng Sohd_mua Mavt... Text Độ rộng 10 30 30 10 Ghi chú Mã nhân viên_khoá chính Tên nhân viên Đia chỉ Điện thoại 4.6.11>.HDban:Bảng hóa đơn bán Tên trờng SoHĐ_ban Ngaylap Makhach Manv Mavt Soluong Dongia Kiểu dữ liệu Text Date/Time Text Text Text Number Number Độ rộng 10 10 10 10 Double Double Ghi chú Số hoá đơn bán_ khoá chính Ngày lập hoá đơn Mã khách_ khoá ngoại Mã nhân viên_khoá ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Đơn giá... Ghi chú Số phiếu _khóa ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Đơn giá 4.6.4 XuatCT :Bảng Xuất chi tiết Tên trờng Sophieu Mavt Soluong Dongia Kiểu dữ liệu Text Text Number Number 4.6.5.Khachhang:Bảng Khách hàng Tên trờng Makhach Tenkhach Diachi Dienthoai Sotk Fax Kiểu dữ liệu Text Text Text Text Text Text Độ rộng 10 50 50 10 50 15 Ghi chú Mã khách_khóa chính Tên khách Địa chỉ Điện thoại Số tài khoản Fax... khoá ngoại Mã kho_ khoá ngoại Mã nhân viên_ khoá ngoại Độ rộng 10 10 Double Double Ghi chú Số phiếu _khóa ngoại Mã vật t_ khoá ngoại Số lợng Đơn giá Độ rộng 10 10 Ghi chú Số phiếu _khoá chính Số hoá đơn bán_ khoá ngoại 4.6.2 NhapCT :Bảng Nhập chi tiết Tên trờng Sophieu Mavt Soluong Dongia Kiểu dữ liệu Text Text Number Number 4.6.3 Phieuxuat:Bảng Phiếu xuất Tên trờng Sophieu SoHĐ_ban Kiểu dữ liệu Text . viên Diachi Text 30 Đia chỉ Dienthoai Text 10 Điện thoại 4.6.11>.HDban:Bảng hóa đơn bán Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú SoHĐ _ban Text 10 Số hoá đơn bán_khoá chính Ngaylap Date/Time Ngày lập. Số lợng Manv Text 10 Mã nhân viên_ khoá ngoại 4.6.13 Dong_hdban:Bảng dòng hoá đơn bán Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú Sohd _ban Text 15 Số hoá đơn bán_khoá ngoại Mavt Text 10 Mã vật t_. Quản lý bán hàng Khách hàng Quản lý xuất vật tư Quản lý nhập vật tư Nhà cung cấp Thống kê Ban lãnh đạo Báo cáo thực tập chuyên ngành 4.5.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a. Quản lý bán