quản lý và ứng dụng

Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp LờI Mở ĐầU * * * Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc sử dụng máy tính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết các cơ quan nhà nớc, các đơn vị tổ chức kinh doanh và các cơ quan nhà nớc xử lý nhiệp vụ một cách thuận lợi, nhanh chóng và có độ chính xác cao hơn, trong đó nhu cầu về quản lý nhân sự tiền lơng là một đề tài mà hầu nh mọi doanh nghiệp đều quan tâm. Đây là một bài toán điển hình trong các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và dần tối u hoá. Bài toán này nhằm đề cập đến phơng pháp quản lý nhân sự tiền lơng (qúa trình làm việc, qúa trìng công tác, qúa trình lơng, quá trình đào tạo, quan hệ gia đình, hộ chiếu, kỷ luật, khen thởng và các thông tin cá nhân khác) của cơ quan nhà nớc và các đơn vị tổ chức kinh doanh có sự trợ giúp của máy tính với mong muốn học hỏi và đa ra một hớng mới thay thế cho bài toán quản lý nhân sự tiền lơng bằng phơng pháp thủ công nh trớc đây vẫn làm. Trong bài toán quản lý nhân sự và ứng dụng, chúng ta có thể thêm vào, lu trữ, sửa, xoá bất kỳ một nhân viên nào và có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một số chỉ tiêu để trả lời cho các câu hỏi trong quản lý hay hỗ trợ quyết định của bộ phận quản lý. Đây là hệ thống cần thiết cho mọi tổ chức, cần đợc phát triển rộng rãi trong quản lý nhân sự, tiền lơng của cơ quan nhà nớc và các đơn vị tổ chức kinh doanh. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn đă giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 1 Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp Chơng I KHảO SáT Và xác ĐịNH Hệ THốNG 1.1 KHảO SáT Hệ THốNG 1.1.1. Hệ thống hiện tại và nhợc điểm của nó Trong những năm trớc đây do điều kiện kinh tế cha phát triển, quy mô của các cơ quan quản lý ở nớc ta còn hạn chế nên việc sử dụng máy tính trong công tác quản lý nói chung và quản lý nhân sự, tiền lơng cha phổ biến, công tác quan lý chủ yếu thực thiện bằng phơng pháp thủ công. Khi nền kinh tế cha phát triển, quy mô các tổ chức còn nhỏ thì việc quản lý nhân sự bằng phơng pháp thủ công là có thể chấp nhận đợc. Nhng ngày nay nền kinh tế càng phát triển nhu cầu con ngời càng tăng lên, số ngời làm việc trong các tổ chức, cơ quan ngày càng nhiều, quy mô của tổ chức này ngày càng lớn. Do đó việc quản lý thủ công phần nào không còn phù hợp với xu hớng thời đại mới. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của công tác thủ công nh: - Việc lu trữ thông tin phức tạp, phải nhiều phòng ban, từ đó dẫn đến cơ cấu tổ chức bất hợp lý, gây ra ùn tắc quá tải thủ công phần nào không còn phù hợp với xu hớng sử dụng nhiều hồ sơ, sổ sách. - Việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp nhiều khó khăn bởi vì mỗi khi thay đổi phải huỷ toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại toàn bộ. Giấy tờ trình bầy kém không có tính thẩm mỹ. - Việc quản lý phải qua nhiều khâu trung gian, nhiều phòng ban, từ đó dẫn đến cơ cấu tổ chức bất hợp lý, gây ra ùn tắc quá tải, truyền thông tin liên lạc không trong suốt, mất nhiều thời gian không đáp ứng đợc nhu cầu thông tin nhanh chóng. Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 2 Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp - Đối với các thông tin, dữ liệu phức tạp và đặc biệt rất khó tránh khỏi những thiếu sót trong việc lu trữ thông tin bổ sung cập nhật, thống kê. - Trong một tổ chức lớn việc quản lý bằng phơng pháp thủ công sẽ rất phức tạp đòi hỏi một lực lợng lớn nhân viên để giải quyết công việc do đó tạo ra một bộ máy tổ chức cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. 1.1.2. Yêu cầu hệ thống mới Những năm gần đây máy tính đợc sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nớc, các đơn vị tổ chức kinh doanh. Do đó có rất nhiều bài toán phức tạp cồng kềnh đă đợc giải quyết trên máy tính, nó đã mang lợi ích đáng kể về kinh tế, năng suất lao động và có độ tin cậy cao. Các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và dần đợc tối u hoá. Đặc biệt hệ thống quản lý nhân sự là một điền hình. Bài toán quản lý nói chung là một bài toán phức tạp, tuỳ từng loại bài toán và từng góc độ khác nhau nào đó mà cần đến độ chính xác nhất định. Công việc quản lý nhân sự đòi hỏi hệ thống quản lý phải biết tổ chức sắp xếp công việc một cách hợp lý, đầy đủ và chính xác. Hệ thống quản lý nhân sự cần phải đợc thông tin nhân sự nào đó một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác, phải khắc đợc nhợc điểm của hệ thống cũ. Nhìn nhận từ hệ thống cũ những gì đạt đợc những gì cha đạt đợc thì còn phải khắc phục, cần bổ sung những thiếu sót của hệ thống cũ. Bên cạnh đó cần phải phát huy nhng u điểm nh tìm kiếm cập nhật sửa đổi thông tin thống kê để hệ thống ngày càng tối u. 1.1.3. Những u điểm và nhợc điểm của hệ thống mới Từ những yêu cầu trên, một hệ thống quản lý nhân sự, tiền lơng đợc áp dụng công nghệ thông tin có thể đáp ứng đợc nh cầu mà công tác quản lý thủ công không làm đợc, cụ thể là : - Với việc sử dụng máy tính, việc cập nhật chỉnh sửa in ấn các thông tin về nhân sự tiền lơng sẽ rất nhanh chóng chính xác, việc lu trữ bằng máy tính sẽ trở Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 3 Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp nên vô cùng thuận lợi, các thông tin đợc cập nhật vào máy tính, chỉnh sửa chỉnh sửa chính xác rồi ghi lên đĩa giúp cho công việc bảo quản đợc an toàn gọn nhẹ lâu dài. - Phần phềm quản lý nhân sự có thể đáp ứng đợc những nhu cầu về mặt thông tin nhân sự cho ban lãnh đạo và các cá nhân cần quan tâm. Với chức năng xử lý nó sẽ giảm bớt số nhân viên làm việc này, chỉ cần một số ngời có trình độ đợc đào tạo là đủ. Do đó sẽ giảm bớt nhân viên không cần thiết. - Hệ thống mới với các máy tính đợc nối mạng với nhau sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin đợc trong suốt và nhanh chóng. Các thông tin sẽ đợc chọn lọc cần in ra sẽ đợc in trên những văn bản đẹp, đa dạng và có thẩm mỹ cao nhờ phần mềm xử lý văn bản. - Tuy nhiên việc chuyển đổi từ phơng thức quản lý bằng thủ công sang ph- ơng pháp quản lý bằng máy tính cũng gặp phải những khó khăn riêng của nó nh: phải có thời gian cũng nh kinh phí để xây dựng hệ thống mới bao gồm thiết bị, máy móc, xây dựng các phần mềm quản lý, đào tạo ngời sử dụng. Việc cập nhật xử lý những thông tin của hệ thống mới sẽ mất rất nhiều thời gian do số liệu nhiều, cũ, bị hỏng, bị phân tán, lão hoá theo thời gian, sự không thống nhất của ngời sử dụng hệ thống mới. 1.2. XáC ĐịNH Hệ THốNG 1.2.1. Lựa trọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Trong thực tế có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau và đợc dùng trong nhiều chơng trình quản lý khác nhau nh : Foxpro, Visual Basic, Access Visual Basic [2] có thể sử dụng để lập trình quản lý dữ liệu theo mô hình quan hệ. Trong mô hình này bảng (Table) [5] bao gồm các cột và các hàng, đóng vai trò quan trọng. Lợi điểm khi dùng Visual Basic là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức hơn so với các ngôn ngữ lập trình khá. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình trực quan (Visual), [2] nghĩa là khi thiết kế chơng trình bạn đợc Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 4 Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp nhìn thấy kết quả ngay sau từng thao tác và giao diện khi chơng trình thực hiện. Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng về mầu sắc, kích th- ớc, hình dáng của đối tợng có mặt trong các ứng dụng. Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp với các th viện liên kế động. Micorosoft Window ngày càng phát triển mạnh và ngày càng thuyết phục ngời sử dụng nhờ khả năng giao diện đồ họa và cách sử dụng dễ dàng. Hiện nay việc xây dựng các phần mềm quản lý trên Window là việc làm cần có. Với Visual Basic việc quản lý trên Window rất thuận tiện và hiệu quả, do vậy trong bài luận văn này em lựa chọn phần mềm Visual Basic để giải quyết các vấn đề của bài toán đã nêu. Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 5 Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp CHƯƠNG II PHÂN TíCH THIếT Kế Hệ THốNG QUảN Lý NHÂN Sự Đ1 PHÂN TíCH Hệ THốNG 1.1. GiớI THIệU CHUNG Phân tích thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệ thống; bởi vậy ngời ta thờng dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tợng hoá và là công cụ giúp con ngời trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan. Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đa ra một cách chính xác định các yêu cầu của ngời dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này bám sát từ một loạt các sự kiện mà con ngời phân tích thu đợc qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm. Có một số công cụ chính để diễn tả chức năng của hệ thống [5][6]: + Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC): Functional Hierachical Decomposition Diagram (FHD) + Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD): Data Flow Diagram (DFD) + Các ký hiệu mở rộng của hãng IBM: + Sơ đồ thuật toán (Algorithsm) + Ngôn ngữ giả mã (Pseudo Code): + Các đặc tả các quy tắc quản lý + Từ điển định nghĩa chức năng xử lý 1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, trong đó giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống là bớc đầu tiên và hết sức quan trọng. Trong giai đoạn này ta phải đa ra những mục tiêu, hoạch định từng công việc, lựa chọn xem xét các dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch cho Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 6 Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Đây là bớc đi đầu tiên nhằm xây dựng hệ thống thông tin từ thế giới thực sang thế giới công nghệ thông tin. Về mặt quản lý: Ngời lãnh đạo cần có những thông tin chi tiết, nhanh chóng về cán bộ công nhân viên trong nhân sự chẳng hạn nh trình độ chuyên môn, quá trình công tác, khen thởng kỷ luật báo cáo thờng kỳ về lơng bổng, báo cáo thông kê trong toàn bộ cơ quan từ đó đa ra những dự báo để sẵn sàng giải quyết những nhân viên nào sẽ đợc tăng lơng, những cán bộ về hu để bổ sung kịp thời. Những thông tin đợc đa ra chi tiết, chính xác kịp thời theo ý kiến của ban lãnh đạo có đợc những quyết định đúng đắn kịp thời. Đối với ngời sử dụng, việc truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chuẩn xác dễ thực hiện và xử lý lỗi tốt, có hệ thống kiểm tra và báo khi cập nhật dữ liệu. Giao diện phải trình bầy đẹp mắt, dễ hiểu thống nhất về phơng pháp làm việc tạo cho ngời sử dụng thao tác dễ dàng, chính xác hạn chế những sai sót không đáng có. 1.3. Phân tích hệ thống thông tin (HTTT) Bớc đầu tiên cửa việc phân tích hệ thống thông tin là phân tích tổng thể các chức năng của hệ thống thông tin. Khảo sát tình hình thực trạng, thu thập các thông tin cần thiết nhằm xác định những yêu cầu chung đối với hệ thống. Phải trả lời rõ ràng và đầy đủ cho câu hỏi làm gì đối với hệ thống. Từng vấn đề nêu ra sẽ đợc xem xét, phân tích, lập đi lập lại nhiều lần theo các góc độ quan điểm phân tích khác nhau, từng bớc hệ thống và tổng quan hoá để dần dần hiểu đợc hệ thống một cách tổng thể, hiểu đợc những gì phải tin học hoá. Cụ thể phải liệt kê và mô tả đầy đủ các quá trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống, làm rõ ràng, mạch lạc hiện trạng thực tế, các yêu cầu của ngời sử dụng mà hệ thông tin sẽ thiết kế cần phải thoả mãn. Các quy trình nhiệp vụ này phải đợc mô tả dới dạng gần hơn với ngời làm tin học là dạng sơ đồ, trong đó thể hiện một cách cô đọng hơn những mối quan hệ cụ thể và chức năng xử lý khi thực hiện. Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các giai đoạn thực hiện để có đợc hệ thống ở mức vật lý, cụ thể là: - Khảo sát: Mô tả hệ thống thực mức ngoài. Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 7 Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp - Phân tích: Mô tả hệ thống mức khái niệm và xây dựng hệ thống logic. - Thiết kế: Mô tả hệ thống ở mức vật lý. Sau khi đã có mô tả hệ thống ở mức vật lý, để hoàn thiện và phát triển hệ thống, cần thực hiện 3 giai đoạn: Xây dựng/t liệu hoá, cài đặt/chuyển giao, kiểm tra/thử nghiệm. 1.4. Tóm tắt các chức năng hệ thống chơng trình Sơ đồ phân cấp chức năng thể hiện cái nhìn tổng quát về hệ thống, đây là bớc phân tích hệ thống về xử lý. Hệ thống quản lý nhân sự-tiền lơng gồm có các chức năng cơ bản sau: - Quản lý hồ sơ: + Quản lý hồ sơ lý lịch của từng nhân viên + Cập nhật chỉnh sửa hồ sơ nếu có sự thay đổi + Thêm hồ sơ nếu có nhân sự mới + Huỷ hồ sơ nhân sự không còn liên quan đến hệ thống + Chỉnh sửa hồ sơ nếu nhân sự trong hệ thống có sự thay đổi - Quản lý lơng : + Tính lơng cho nhân viên dựa trên quy định của nhà nớc + Trả lơng cho nhân sự - Thông kê các số liệu : + Thống kê chung + Thống kê trình độ văn hoá + Thống kê chính trị + Thống kê thâm niên công tác của nhân viên + Thống kê mức thu nhập - Phục vụ tra cứu : + Tra cứu theo tiêu chí của các trờng + Tra cứu theo lý lịch + Tra cứu theo mã khách Qua phân tích các chức năng ở trên ta xây dựng đ ợc biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống. Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 8 Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp 1.5. Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng(FHD) là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng do công ty IBM phát triển vì vậy cho đến nay nó vẫn còn đợc sử dụng. Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu đợc một cây chức năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng để hểu cái gì xẩy ra trong hệ thống. Thành phần các biểu đồ bao gồm: + Các chức năng: đợc ký hiệu hình chữ nhật trên có gán tên nhãn + Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và đợc ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới các chức năng con. Đặc điểm của FHD + Các chức năng đợc nhìn một cách khái quát nhất, trực quan dễ hiểu,thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng + Dễ thành lập vì tính đơn giản: Nó trình bầy hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm nh thế nào? + Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữ các chức năng. Các chức năng không bị lập lại và không d thừa. + Rất gần gũi với sơ đồ chức năng nhng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức: phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thờng gắn liền với chức năng. FHD mức ngữ cảnh (mức 1): Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống nh một chức năng. Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác nhân ngoài và đồng Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 9 Tên Trờng Đại học Dân lập Phơng Đông Luận Văn Tốt Nghiệp thời các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài đến hệ thống đ ợc xác định. Hình 2.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý nhân sự-tiền lơng 1.6. Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) 1.6.1. Mục dích Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau. Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy đợc đằng sau những cái gì thực tế xẩy ra trong hệ thống (cái bản chất), làm rõ những chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý Biểu đồ này dựa vào phơng pháp phát triển hệ thống có cấu trúc bao gồm ba kỹ thuật phân tích chính: Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram) mô tả quan hệ giữa quá trình xử lý và các dòng dữ liệu Định nghĩa từ điển dữ liệu (Data Dictionary Definitions) mô tả các phần tử dòng dữ liệu. Xác định quá trình xử lý (Process Specifications) mô tả quá trình xử lý một cách chi tiết. Mối quan hệ giữa ba thành phân là bức tranh sinh động của hệ thống đ- ợc thể hiện qua sơ đồ sau: Nguyễn Tiến Dũng Lớp 611A - CNTT 10 Quản lý l ơng Chấm công tính lơng Trả lơng Tra cứu Tra cứu theo hồ sơ Tra cứu theo lơng Tra cứu theo các sltk Thống kê số liệu Mức thu nhập Số lợng ngời lao động Quản lý nhân sự và tiền lơng Quản lý Hồ sơ chỉnh sửa hồ sơ Lý lịch [...]... loại thông tin mà nó xử lý chức năng Quản lý hồ sơ và sau đó đợc lu vào kho Hồ sơ hoặc chuyển vào bộ phận Quản lý lơng để xử lý. Bộ phân kho Quản lý lơng và một mặt lu dữ liệu vào kho Danh sách Lơng và một mặt xử lý thanh toán tiền cho Nhân sự Dữ liệu từ kho hồ sơ và kho Danh sách Lơng lấy ra và gửi cho bộ phận Thống kê xử lý Bộ phận này sau khi thống kê song một mặt lu dữ liệu vào kho Các số liệu thông... chức sau khi nhận đợc thông báo về tình hình nhân sự và lơng sẽ lập nên các yêu cầu và gửi cho hai bộ phận Quản lý hồ sơ và Quản lý lơng để hai bộ phận này thực hiện Bộ phận Tra cứu sẽ trả lời các câu hởi của Nhân sự về tên, tuổi, mức lơng, đơn vị, phòng ban, nghề nghiệp Tuỳ theo loại câu hỏi mà bộ phận này sẽ tìm trong kho Hồ sơ, kho Danh sách lơng và kho Các thông số thống kê 1.7 PHÂN TíCH CáC CHứC... đồ chức năng quản lý lơng mức dới dỉnh - Thông tin nhân sự đợc đa vào bộ phận Chấm công, bộ phận Chấm công sẽ tính toán quá trình lao động của nhân sự trong một tháng và lập bảng chấm công gửi cho bộ phận tính lơng - Bộ phận Tính lơng nhận yêu cầu từ Phòng tổ chức và căn cứ vào bảng chấm công để tính lơng cho nhân sự - Sau khi tính xong lơng cho nhân sự đồng thời lu hồ sơ vào kho lơng và lập Bảng tính... Đồ LUồNG Dữ LIệU MứC ĐỉNH Nh đã phân tích các yêu cầu của hệ thống ở phân trên, biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý nhân sự và tiền lơng đợc xây dựng nh sau: Thông tin lưu trữ Thông tin cá nhân Nhân sự Các Câu hỏi Trả Lời 1 .Quản lý Hồ sơ Tính lư ơng Trả lời 2 .Quản lý lương Các Câu hỏi Dữ liệu Danh sách Lương 4.Tra cứu Các số liệu thống Hồ sơ Thông tin lưu trữ Dữ liệu 3.Thốn g kê Trả Lời... kê xử lý Bộ phận thống kê sẽ gửi báo cáo cho Phòng tổ chức đồng thời lu lại số liệu vào kho Các số liệu thống kê Phòng tổ chức sau khi nhận đợc bản báo cáo của bộ phận thống kê sẽ đa ra các yêu cầu cho bộ phận Quản lý hồ sơ và Quản lý lơng để hai bộ phận này thực hiện 1.7.4 Chức năng tra cứu Hồ sơ 4.2 Hỏi về sơ yếu lý lịch Hỏi Trả Lời Nhân sự Hỏi Trả lời 4.1 Phân `` loại câu hỏi Hỏi 4.3 Hỏi về lương... tên trờng có chữ đậm và gạch chân là khoá chính Trong đó : - Khoá chính là trờng nhận dạng đối tợng quản lý vì thế nó là duy nhất - Khoá ngoại là trờng dùng để xác định mối quan hệ với bảng khác Khi thiết kế cơ sở dữ liệu phải làm sao cho thuận tiện và nhanh chóng trong việc nhập dữ liệu Các trờng phải đợc đặt theo kiểu dữ liệu phù hợp và khi nhập dữ liệu cần chú ý đến mức độ quản lý để đảm bảo nguồn... sự mới vào thì thêm hồ sơ - Nếu nh thông tin thông báo về hồ sơ của một nhân sự trong hệ thống có.sự thay đổi thì sửa đổi hồ sơ cho phù hợp và chức năng Cập nhật hồ sơ sẽ thực hiện công việc này - Thông tin sau khi sửa đổi đã đợc phù hợp sẽ đợc lu vào kho Hồ sơ Bộ phận Phân loại thông tin còn tiếp nhận các yêu cầu của phòng tổ chức để có sự chỉnh sửa hợp lý Phòng tổ chức 1.7.2 Chức năng quản lý lơng... dữ liệu và tên đợc gán cho chúng là các thông tin logic chứ không phải là các tài liệu vật lý Luồng dữ liệu thông tin Tên của chức năng Luồng dữ liệu thông tin c Kho dữ liệu + Khái niệm: Kho dữ liệu là các thông tin cần lữu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó hay một vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng Nó bao gồm một nghĩa rất rộng các dạng dữ liệu lu trữ: Dới dạng vật lý chúng... Văn Tốt Nghiệp Quản lý Xử Lý Dữ LIệU Lưu trữ Từ ĐIểN Dữ LIệU Hình 2.2 Biểu đồ mối quan hệ giữa ba thành phần 1.6.2 Các chức năng của biểu đồ Sơ đồ DFD gồm các thành phần sau: + Chức năng xử lý (Process) + Luồng thông tin (Data Flows) + Kho dữ liệu (Data store) + Tác nhân ngoài (External Entity) + Tác nhân trong (Internal Entity) a Chức năng xử lý (Process) + Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng... Đông Luận Văn Tốt Nghiệp 1.7.1 Chức năng quản lý hồ sơ TT 1.2 Cập nhật hồ sơ cá nhân 1.1 Phân loại thông tin Nhân sự Hồ sơ 1.3 Huỷ hồ sơ Yêu cầu Phòng tổ chức Lưu trữ Lưu trữ Hình 2.4 Biểu đồ chức năng quản lý hồ sơ mức dới đỉnh Thông tin của nhân sự đợc đa vào bộ phận Phân loại thông tin để phân loại - Nếu đó là thông tin thông báo nhân sự thì ra khỏi hệ thông và không liên quan đến hệ thống nữa thì . chuyển vào hệ thống, tuỳ theo từng loại thông tin mà nó xử lý chức năng Quản lý hồ sơ và sau đó đợc lu vào kho Hồ sơ hoặc chuyển vào bộ phận Quản lý lơng để xử lý. Bộ phân kho Quản lý lơng và. năng suất lao động và có độ tin cậy cao. Các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và dần đợc tối u hoá. Đặc biệt hệ thống quản lý nhân sự là một điền hình. Bài toán quản lý nói chung là một. thống, đây là bớc phân tích hệ thống về xử lý. Hệ thống quản lý nhân sự-tiền lơng gồm có các chức năng cơ bản sau: - Quản lý hồ sơ: + Quản lý hồ sơ lý lịch của từng nhân viên + Cập nhật chỉnh