Dựa trên cơ sở dữ liệu quan điểm đã xây dựng, thực hiện các bớc chuẩn hoá và chỉnh lý các thực thực thể để tránh tình trạng các dữ liệu không trùng nhau tạo nên mối quan hệ giữa các thực thể với nhau và giải toả các mối quan hệ 1-1, n-n thành các mối quan hệ 1-n, n-1. Chuẩn hoá là cơ sở dữ liệu vì nó đảm bảo dữ liệu đợc tổ chức chặt chẽ và hợp lý.
Nhiệm vụ đầu tiên khi cho trớc một danh sách các thuộc tính đối với một kiểu thực thể là phải chọn một khoá. Khoá đó gồm một hoặc nhiều khoá có giá trị cung cấp một định danh duy nhất cho mọi dòng trong văn bản: Không có hai thực thể nào trong một kiểu thực thể có cùng khoá
Qúa trình chuẩn hoá bao gồm viêc áp dụng 3 quy tắc kiểm tra liên tiếp nhau:
. Nếu danh sách các kiểu thực thể qua đợc quy tắc kiểm tra thứ nhất thì nó đợc gọi là chuẩn thứ nhất (1NF)
. Nếu nó quy đợc quy tắc kiểm tra thứ hai thì nó đợc gọi là dạng chuẩn thứ hai (2NF)
. Nếu nó quy đợc quy tắc kiểm tra thứ ba thì nó đợc gọi là chuẩn dạng ba (3NF), Và dạng chuẩn này đợc xem nh đã chuẩn hoá đầy đủ
Chuẩn 1: Giải toả dữ liệu bị lập
Chuẩn 2: Giải toả đợc dữ liệu chỉ phụ thuộc vào một phần của trờng khoá chính
Chuẩn 3: Giải toả đợc dữ liệu không thụ thuộc vào trờng khoá chính
Trên cơ sở các thuộc tính đã liệt kê, ta thể hiên thành các thực thể HoSoNV thành các thực thể sau. Vì mỗi ngời nào đó có thể có nhiều ngoại ngữ khác nhau nên ta tách trờng trình độ ngoại ngữ thành thực thể TDNN để khi cần ta có thể dễ
dàng thống kê xem có bao nhiêu ngời cùng biết một ngoại ngữ. Thực thể này gồm các trờng sau.
2.3.30. Bảng trình độ tin học
STT Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích
1 Math Text 50 Mã trình độ tin học
2 Tenth Text 50 Tên trình độ tin học