Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán- Nghiệp vụ nhập xuất vật tư hàng hóa

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán 1A

KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ

NHẬP XUẤT VẬT TƯ, HÀNG HÓA

Các nội dung chính

1 Đặc điểm kế toán vật tư hàng hóa trong phần mềm Kế toán 1A

Các tài khoản kế toán vật tư hàng hóa Quản lý vật tư hàng hóa theo kho

Tổ chức danh mục vật tư hàng hóa Bảng phân loại nghiệp vụ và cách sử dụng các chứng từ trong phần mềm

2 Hướng dẫn thực hành các nghiệp vụ

Nghiệp vụ mua hàng, mua hàng có chi phí thu mua, nhập khẩu vật tư hàng hóa Nghiệp vụ bán hàng

Nghiệp vụ xuất vật tư cho sản xuất Phương pháp tính giá xuất kho Tùy chọn Xuất kho vượt số lượng tồn kho Chức năng Tính lại giá xuất kho

Thứ tự hạch toán các chứng từ nhập-xuất Hướng dẫn kiểm tra, phát hiện nhanh các mã hàng bị âm tồn kho và cách xử lý điều chỉnh

1 Đặc điểm kế toán vật tư, hàng hóa

Vật tư hàng hóa được theo dõi đồng thời trên các tài khoản kế toán và theo các kho lưu trữ thực tế của doanh nghiệp VTHH tồn kho được theo dõi chi tiết số lượng và giá trị theo từng mã VTHH, theo từng tài khoản, tại từng kho

1.1 Các tài khoản kế toán để theo dõi vật tư hàng hóa

Các tài khoản kế toán dùng để theo dõi vật tư hàng hóa thì có cùng các tính chất quan trọng sau:

- Có mở sổ chi tiết theo danh mục Vật tư hàng hóa (Đối tượng theo dõi là Vật tư-hàng hóa)

- Chi tiết theo dõi là “6 Có đối tượng, có số lượng”

- Kiểu số dư: “Dư bên Nợ”

* Lưu ý: khi mở thêm tài khoản con, phải thiết lập đúng các tính chất này thì phần mềm mới thực hiện các xử lý kiểm tra lỗi người dùng và tính giá xuất kho khi lập chứng từ

Hình 1 Hai tính chất quan trọng của các tài khoản vật tư hàng hóa

1.2 Quản lý vật tư hàng hóa theo kho

Có thể quản lý đồng thời vật tư hàng hóa tại nhiều kho như trong thực tế Các kho của doanh nghiệp

được khai báo trong danh mục Kho hàng

Lưu ý:

- Phần mềm bắt buộc phải khai báo ít nhất 1 kho hàng để sử dụng trong các chứng từ nhập

xuất kho hàng hóa Có 1 mã Kho HHVT đã được khai báo sẵn trong danh mục cho mục đích

này

- Việc sử dụng nhiều kho hàng đồng thời với theo dõi nhiều tài khoản hàng tồn kho sẽ tăng mức độ chi tiết và phức tạp trong hạch toán (mỗi chứng từ nhập xuất sẽ phải chọn vừa kho vừa tài khoản) do đó chỉ nên sử dụng nhiều kho hàng nếu thực tế quản lý là cần thiết Đối với các doanh nghiệp nhỏ, thì nên chỉ sử dụng 1 kho hàng mặc định

1.3 Danh mục Vật tư hàng hóa

Các vật tư, hàng hóa, thành phẩm của doanh nghiệp được quản lý chung trong một danh mục “Vật tư hàng hóa” VTHH có thể đồng thời được quản lý theo nhóm và theo chủng loại

Hình 2 Lưu ý khai báo ĐVT và ĐVT N/X khi tạo mã VTHH

Khi khai báo danh mục vật tư hàng hóa, thì lưu ý các đặc điểm sau:

- Các đặt mã và tên vật tư hàng hóa sao cho dễ quản lý danh mục và dễ tìm kiếm mã hàng khi nhập chứng từ, hoặc xem sổ sách kế toán hàng tồn kho

- Chọn ĐVT – là Đơn vị tính chuẩn để theo dõi tồn kho ĐVT chuẩn sử dụng thống nhất cho

các số liệu tồn kho, tham gia vào các phép tính giá vốn … dó đó không nên thay đổi ĐVT chuẩn trong quá trình sử dụng (Tuy rằng phần mềm cho phép đổi ĐVT, nhưng khi đổi ĐVT, thì cần sửa lại tất cả các chứng từ nhập-xuất đã lập có liên quan tới mã hàng này, việc này

có thể sẽ mất nhiều thời gian và công sức, do đó ĐVT chuẩn chỉ nên chọn “chuẩn” 1 lần khi khai báo mã VTHH)

- Chọn ĐVT N/X - Đơn vị tính thường sử dụng trong các chứng từ nhập xuất Một mặt hàng có

thể được đóng gói theo quy cách khác nhau và sử dụng các đơn vị bao gói này khi nhập xuất hàng Ví dụ mặt hàng Jc400 có ĐVT chuẩn là hộp (400gam), nhưng khi mua của nhà cung cấp thì mua theo THÙNG (mỗi thùng 24 hộp), như vậy, khi nhập kho sử dụng đơn vị tính là THÙNG sẽ thuận tiện hơn Mỗi mặt hàng có thể sử dụng nhiều ĐVT N/X khác nhau

1.4 Bảng hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán vật tư, hàng hóa

Trong kế toán, thì các nghiệp vụ nhập xuất vật tư hàng hóa khá đa dạng, và cần phải phân loại để dễ quản lý Có thể sử dụng bảng hướng dẫn sau đây để thuận tiện cho việc hạch toán các nghiệp vụ nhập xuất vật tư hàng hóa phát sinh

Bảng phân loại nghiệp vụ và hướng dẫn hạch toán với phần mềm Kế toán 1A

Nghiệp vụ

nhập-xuất

Phân theo chủng loại vật tư hàng hóa Nguyên vật liệu

(152)

CCDC (153)

Thành phẩm (155)

Hàng hóa (156)

Mua thanh toán

ngay, không theo

dõi công nợ

Lập phiếu

Phiếu chi mua hàng - Phiếu chi mua hàng Lập phiếu

Mua theo hình

thức trả chậm Nhập vật tư Lập phiếu -

Lập phiếu

Nhập hàng thương

mại

Trả lại người bán

Giảm giá hàng

mua

Lập phiếu

Xuất khác - Xuất khác Lập phiếu

Nhập từ sản xuất

Lập phiếu

Hoàn nhập kho NVL không sử dụng hết

-

Lập phiếu

Nhập thành phẩm

(giá thành tự động)

-

Xuất sử dụng nội

bộ (cho sản xuất,

cho công trình)

Lập phiếu Xuất vật tư Lập các chứng từ như khi bán hàng (hạch toán bán hàng nội bộ)

Bán trả chậm

Lập phiếu

Xuất vật tư

để chuyển từ 152 156 rồi lập các chứng từ bán hàng

156

Lập phiếu

Hóa đơn bán các thành phẩm

+

tự động phát sinh phiếu

Xuất thành phẩm theo hóa đơn

Lập phiếu

Hóa đơn bán hàng thương mại

+

tự động phát sinh

phiếu Xuất hàng theo hóa đơn

Bán thu tiền

ngay, không theo

dõi công nợ

-

Lập phiếu

Phiếu thu bán hàng thành phẩm

(mẫu người dùng tự

bổ sung) +

tự động phát sinh

phiếu Xuất thành phẩm theo hóa đơn

Lập phiếu

Phiếu Thu bán hàng

+

tự động phát sinh

phiếu Xuất hàng theo hóa đơn

Hàng bán bị trả

Lập Phiếu kế toán ghi nhận giảm trừ nợ phải

thu, giảm trừ doanh thu, và thuế đầu ra phải

nộp +

Lập phiếu Nhập khác để ghi tăng hàng tồn kho

và giảm trừ giá vốn hàng bán

2 Hướng dẫn lập chứng từ cho các nghiệp vụ cơ bản

2.1 Nghiệp vụ mua hàng nhập kho

Hình 10: Phiếu Nhập vật tư – nhập kho 152 nguyên liệu mua theo hình thức trả chậm: ngày

08/12/2008 nhập kho nguyên liệu mua của Cty Tân Tiến

Ghi chú: Các phiếu Nhập vật tư và Nhập hàng thương mại có tính sử dụng như nhau, chỉ khác về

định khoản mặc định

Trường hợp mua hàng có các chi phí thu mua tính vào giá gốc hàng nhập kho

Các chi phí mua hàng thì hạch tóan như sau:

- Sử dụng tài khoản trung gian 1427 Chi phí thu mua (có thể dùng tài khoản khác) Tài khoản

1427 mở sổ chi tiết theo các lô hàng có chi phí thu mua

- Các chi phí thu mua phát sinh trước và trong khi nhập hàng vào kho, thì tập hợp vào tài

khoản 1427 Như vậy sẽ thuận tiện cho việc hạch toán các chứng từ ghi nhận chi phí (Phiếu

Chi, Giấy báo nợ, Phiếu kế toán …)

- Khi nhập hàng về kho, thì phân bổ tổng chi phí (số dư của tài khoản 1427) cho các mã hàng (phân bổ theo giá trị, hoặc theo số lượng) và lập các bút toán nhập kho chi phí thu mua cho

từng mã hàng, cùng trong chứng từ nhập kho (Nhập vật tư hoặc Nhập hàng thương mại)

Ví dụ: nhập 1 lô hàng với 2 mặt hàng là Rượu dừa và Thịt nai khô với các chi phí thu mua sau:

là 78.600đ

dỡ là 17.500đ

Giấy Báo Nợ thanh toán cước vận chuyển

Phiếu chi thanh toán phí bốc dỡ:

Tổng cộng chi phí cho lô hàng: 1.922.000đ = 1.572.000đ+350.000đ

Khi nhập hàng lô hàng về kho với 2 mã hàng, tổng giá trị là 64.000.000đ, bao gồm:

- Rượu dừa – trị giá 35.000.000đ

- Thịt nai khô – trị giá 29.000.000đ

Tổng chi phí thu mua được phân bổ cho các mã hàng (phân bổ theo giá trị) như sau:

- mã hàng Rượu dừa: = 35 triệu/64 triêu x 1.922.000đ = 1.051.094đ (bút toán 4)

- mã hàng Thịt nai khô:= 29 triệu/64 triệu x 1.922.000đ = 870.906đ (bút tóan 5)

Phiếu Nhập hàng thương mại với các bút toán chi phí thu mua như sau:

Nghiệp vụ nhập khẩu vật tư hàng hóa

- Trường hợp nhập khẩu vật tư hàng hóa, thì cũng sử dụng các phiếu Nhập vật tư hoặc Nhập hàng thương mại

- Chi phí nhập khẩu được hạch toán tương tự như các chi phí thu mua nêu trên, chỉ khác là đã

có sẵn tài khoản 3333 Thuế xuất, nhập khẩu làm vai trò tài khoản trung gian Trên chứng từ nhập kho, thì ngoài các bút toán chi phí thu mua, còn phải lập cho mỗi mã hàng một bút toán thuế nhập khẩu (nếu có), định khoản Nợ 156-Có3333

- Phiếu nhập với nhiều bút toán như trên sẽ được lập tự động bằng chức năng Mua hàng – tự

động tính thuế nhập khẩu, phân bổ chi phí thu mua và lập ra các bút toán cần thiết Chức

năng Mua hàng có ở bản Kế toán thương mại

- Bản miễn phí Kế toán cộng đồng thì không có chức năng Mua hàng, người dùng phải tự tính phân bổ và tự thêm các bút toán chi phí thu mua vào phiếu nhập hàng

2.2 Nghiệp vụ bán hàng

Khi hạch toán nghiệp vụ bán hàng, người dùng chỉ cần lập phiếu Hóa đơn bán hàng, bấm Ghi sổ, phần mềm sẽ tự động lập phiếu Xuất hàng theo hóa đơn để ghi giảm hàng tồn kho và tính giá vấn

hàng bán

Hình 14: Hóa đơn bán hàng thương mại – bán hàng trả chậm: ngày 18/01/2009 bán hàng cho

Công ty tư vấn và TM HHC

Hình 15: Phiếu Xuất hàng theo hóa đơn: tự động lập từ Hóa đơn bán hàng

Lưu ý trường hợp không ghi sổ được Hóa đơn bán hàng

Một số trường hợp, Hóa đơn bán hàng đã được lập đúng, hợp lệ rồi, như bấm Ghi sổ vẫn không

được, nguyên nhân là do không ghi sổ được phiếu Xuất hàng theo hóa đơn khi xử lý lập tự động

phiếu này

(Trong trường hợp phát sinh không thành công phiếu xuất - không ghi sổ được phiếu xuất, thì phần

mềm cũng không cho ghi sổ Hóa đơn bán hàng)

Các nguyên nhân phổ biến của trường hợp không ghi sổ được phiếu xuất có thể là do không có đủ

số lượng tồn khi xuất (xem thêm phần Xuất kho vượt số lượng tồn kho), hoặc khai báo sai đơn vị tính trên Hóa đơn bán hàng Việc khai báo sai đơn vị tính của một mã hàng nào đó cũng dẫn tới khi xuất

kho, phần mềm không thể quy đổi được số lượng ghi trên Hóa đơn bán hàng ra số lượng theo đơn vị tính chuẩn

2.3 Nghiệp vụ xuất vật tư cho sản xuất

Hình 10: Phiếu Xuất vật tư:ngày 12/01/2009 xuất kho nguyên liệu chè tươi cho sản xuất Chè Nhài

Ghi chú:

- Khi lập phiếu Xuất vật tư, thì đơn giá vật tư do phần mềm tự động tính theo phương pháp

tính giá xuất kho áp dụng Nếu trong kho không có đủ vật tư, thì phần mềm sẽ lấy đơn giá

bằng 0, hoặc đơn giá tồn kho trung bình

- Đơn giá xuất kho do phần mềm tính tự động và người dùng không sửa được

- Trường hợp khi lập phiếu Xuất vật tư mà chưa có đủ vật tư trong kho, thì vẫn thực hiện ghi

sổ phiếu Xuất vật tư bình thường, sau đó bổ sung các phiếu Nhập vật tư, rồi thực hiện tính lại giá vốn ở chức năng Kết chuyển cuối kỳ Có thể tính lại giá vốn bất cứ lúc nào, mỗi khi có điều chỉnh!

2.4 Phương pháp tính giá xuất kho

Đơn giá xuất kho vật tư hàng hóa được tính căn cứ vào giá nhập kho thực tế, theo một trong các phương pháp quy định Đơn giá xuất kho được tính tự động ngay khi lập chứng từ xuất kho Để bảo đảm các nguyên tắc tính giá, thì đơn giá xuất kho chỉ do phần mềm tự động tính, người dùng không cần nhập đơn giá, cũng không sửa được đơn giá trên các phiếu xuất kho

* Một số trường hợp xuất điều chỉnh hàng tồn kho, thì đơn giá xuất do người dùng tự xác định Để

xuất kho với đơn giá không tự động, thì cần sử dụng phiếu xuất đặc biệt, là phiếu Xuất khác)

Phần mềm Kế toán 1A tự động tính giá theo các phương pháp được quy định trong chuẩn mực kế toán:

- Bình quân cuối kỳ (bình quân tháng)

- Bình quân tức thời (bình quân di động, hay bình quân sau mỗi lần nhập xuất)

- Nhập trước-Xuất trước

- Nhập sau-Xuất trước

- Phương pháp thực tế đích danh (áp dụng trong một số nghiệp vụ nhập, xuất kho cụ thể như

hạch toán hàng mua đi trên đường, trả lại hàng mua, hàng bán bị trả lại…)

Sử dụng đơn giá định mức trong kế toán sản xuất: Có thể sử dụng đơn giá định mức (giá thành định mức) trong các chứng từ nhập-xuất kho thành phẩm trong kỳ khi chưa có giá thành thực tế Đơn giá định mức chỉ sử dụng tạm thời trong kỳ kế toán, cho tới khi thực hiện tính giá thành Phần mềm

sẽ tự động điều chỉnh lại các chứng từ nhập xuất thành phẩm trong kỳ theo giá thành thực tế

Để lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho, vào menu Thiết lập, chọn Chính sách kế tóan

2.5 Xuất kho vượt quá số lượng tồn

Khi lập phiếu xuất kho, phần mềm tự động kiểm tra số lượng tồn kho của các mã hàng xuất:

1 tại thời điểm xuất kho (theo ngày ghi sổ của phiếu xuất kho)

2 trên tài khoản kho được chọn (tài khoản Có theo định khoản của phiếu xuất kho)

3 trong kho được chọn (theo kho được chọn ở mục Kho hàng trên phiếu xuất kho)

Nếu có ít nhất 1 mã hàng có số lượng xuất vượt quá số lượng tồn kho, thì phần mềm sẽ không thực hiện xuất kho và không cho phép ghi sổ phiếu này

Thông thường, để dễ dàng hạch toán, thì trong phần mềm thiết lập cho phép xuất kho vượt quá số lượng tồn kho Như vậy, trong trường hợp không tính được đơn giá (do xuất vượt số lượng tồn kho), phần mềm sẽ ghi sổ phiếu xuất kho với giá vốn tạm thời

Khai báo cho phép xuất kho vượt quá số lượng tồn:

1 Vào menu Thiết lập, chọn Khai báo khác

2 Tích chọn vào ô “Cho phép xuất kho vượt quá số lượng tồn kho”

2.6 Tính lại giá xuất kho

Đơn giá xuất kho được tính tự động ngay khi ghi sổ chứng từ xuất Trong nhiều trường hợp thì cần phải tính lại đơn giá xuất kho cho tất cả các chứng từ đã lập (vì một lý do nào đó mà người dùng điều chỉnh một chứng từ nhập, hoặc xuất khác nhau, hoặc đơn giá tính chưa đúng trong trường hợp lập phiếu xuất khi chưa có phiếu nhập…)

Để tính lại giá xuất kho cho tất cả các phiếu xuất kho đã lập trong 1 kỳ kế toán thì thực hiện như sau:

1 vào menu Nghiệp vụ, chọn Công việc cuối kỳ

2 Trên màn hình “Công việc cuối kỳ”, tích chọn vào ô “Tính lại giá xuất kho” và ô “Tính và

chuyển số dư cho kỳ tiếp theo”

3 Chọn Kỳ thực hiện, là kỳ cần tính lại giá xuất kho (tháng/quý/năm)

4 Bấm nút Thực hiện

Lưu ý: Tính lại giá xuất kho có thể thực hiện bất cứ lúc nào!!!

2.7 Thứ tự hạch toán các chứng từ nhập – xuất

- Thứ tự nhập xuất các lô hàng ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả tính đơn giá xuất kho (đặc biệt

là khi áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước), qua đó ảnh hưởng tới giá vốn hàng bán và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó thứ tự nhập xuất rất quan trọng và phải đảm bảo đúng thực tế

- Thứ tự các lô hàng sẽ được xác định theo ngày ghi sổ

- Các lô hàng có cùng ngày ghi sổ thì lấy thứ tự theo thực tế người dùng nhập chứng từ nào

vào trước Trường hợp lập phiếu Xuất vật tư trước, rồi mới bổ sung thêm phiếu Nhập vật tư

cùng ngày, thì phiếu nhập sẽ có thứ tự ở sau phiếu xuất, như vậy coi như khi xuất trong kho vẫn chưa nhập hàng Để thay đổi thứ tự hạch toán trong ngày của phiếu nhập (lên trước

phiếu xuất) thì sử dụng chức năng Đổi thứ tự ghi sổ chứng từ ở menu Nghiệp vụ

Chức năng đổi thứ tự hạch toán các chứng từ: dùng chuột kéo phiếu nhập lên trước các hóa đơn

bán hàng trong ngày

2.8 Kiểm tra nhập xuất vật tư hàng hóa bằng chức năng Sổ kho

Để kiểm tra và lọc ra các mã hàng bị âm về số lượng, hoặc giá trị, có thể sử dụng tính năng sắp xếp nhanh hoặc lọc dữ liệu trên bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn của chức năng theo dõi hàng tồn kho:

1 vào menu Sổ kế toán, chọn Sổ chi tiết hàng tồn kho

2 Chọn Kho, Tài khoản và Ngày cần xem, rồi bấm nút Xem

3 Kiểm tra bằng chức năng sắp xếp nhanh: bấm chuột trái vào tiêu để cột “Số lượng tồn” để

sắp xếp nhanh các mã hàng theo số lượng tồn kho tăng dần (hoặc giảm dần), bằng cách đó

có thể tìm thấy nhanh các mã hàng bị âm số lượng Thao tác tương tự với cột “Số tiền tồn(VNĐ)” sẽ biết được các mã hàng bị âm về giá trị (do đơn giá tạm thời của các phiếu xuất

kho chưa được điều chỉnh)

4 Kiểm tra bằng chức năng lọc dữ liệu: bấm chuột phải vào tiêu đề cột “Số lượng tồn” và chọn Lọc dữ liệu Tại tiêu đề cột sẽ xuất hiện nút bấm chức năng lọc dữ liệu tương tự như trên

bảng tính Excel Bằng chức năng này, có thể lọc ra các mã hàng với tiêu chí tùy chọn

Xử lý khi có mã hàng bị âm

1 Xem sổ chi tiết hàng hóa để biết nguyên nhân âm Nguyên nhân phổ biến là thiếu phiếu nhập kho, hoặc sai thứ tự hạch toán (phiếu nhập sau phiếu xuất)

2 Điều chỉnh các lô hàng để số lượng không bị âm bằng cách bổ sung phiếu nhập còn thiếu, hoặc điều chỉnh thứ tự hạch toán của các chứng từ nhập xuất

3 Tính lại giá xuất kho