Mục tiêu 2 Nguyễn Bích Liên Hiểu các hoạt động kinh doanh cơ bản và hoạt động xử lý thông tin để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh Có thể xác định các mối nguy cơ trong chu trình và đánh giá sự đầy đủ của các thủ tục kiểm soát để kiểm soát các nguy cơ này Có thể thảo luận các quyết định chính yếu và xácđịnh các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định
Company LOGO AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 12 Chu trình Doanh thu Nguyễn Bích Liên Mục tiêu Chu trình doanh thu Hiểu hoạt động kinh doanh hoạt động xử lý thông tin để hỗ trợ hoạt động kinh doanh Có thể thảo luận định yếu xácđịnh thông tin cần thiết cho việc định Có thể xác định mối nguy chu trình đánh giá đầy đủ thủ tục kiểm soát để kiểm soát nguy Nguyễn Bích Liên Nội dung Chu trình doanh thu Giới thiệu tình & số khái niệm Mơ tả hoạt động kinh doanh chu trình Các định u cầu thơng tin cho việc định Các rủi ro kiểm sốt cần thiết Nguyễn Bích Liên Thuật ngữ Chu trình doanh thu STT Thuật ngữ Trang Diễn giải Accounts receivable aging schedule Back order Balance-forward method Bill of lading Cash flow budget Credit limit 348 Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ Đặt hàng bổ sung Phương pháp chuyển số dư Vận đơn Ngân sách (dịng) tiền mặt Hạn mức tín dụng Chứng từ ủy quyền điều chỉnh giảm nợ phải thu Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng 350 359 354 364 348 360 Credit memo Customer relationship management (CRM) systems 351 Nguyễn Bích Liên Thuật ngữ Chu trình doanh thu Thuật ngữ STT Trang Diễn giải Cycle billing 360 Chu kỳ lập hóa đơn 10 Electronic data interchange (EDI) 345 Trao đổi liệu điện tử 11 Electronic funds transfer (EFT) 362 Chuyển tiền điện tử 362 Hộp thư ngân hàng dạng điện tử Trao đổi liệu điện tử tài 12 13 Electronic lockbox Financial electronic data interchange (FEDI) 363 Hóa đơn vận chuyển Freight bill 14 Lockbox 354 Tủ khóa (ở ngân hàng) 15 Monthly statement 362 Báo cáo NPT hàng tháng 16 Open-invoice method 359 Phương pháp hóa đơn mở Nguyễn Bích Liên Thuật ngữ Chu trình doanh thu STT 17 18 19 Thuật ngữ Packing slip Picking ticket Remittance advice 22 23 24 Diễn giải 354 Phiếu đóng gói Phiếu xuất kho Thơng báo chuyển tiền Danh sách chuyển tiền khách hàng Chu trình doanh thu Hóa đơn bán hàng Xử lý đặt hàng 350 359 20 21 Trang 362 Remittance list Revenue cycle Sales invoice Sales order Universal payment identification code (UPIC) 340 357 345 364 Mã xác nhận toán chung Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu Giới thiệu tình huống: • Cơng ty Alpha Omega Electronics sản xuất nhiều loại thiết bị điện tử tiêu dùng giá trị vừa phải máy tính tay (calculators), đồng hồ điện tử, radios, vật dụng nhà bếp • Cơng ty không bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng mà bán hàng cho nhà phân phối doanh nghiệp bán lẻ Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu Sơ đồ cấu tổ chức: Ví dụ tình Alpha Omega Electronics Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu- giới thiệu tình Chu trình doanh thu Giới thiệu tình huống: Mơ tả vị trí liên quan President: (truy cập ngày 15/9/18) • https://www.thebalancecareers.com/what-does-apresident-do-1919122 • https://smallbusiness.chron.com/duties-presidentorganization-428.html • https://en.wikipedia.org/wiki/President_(corporate_title) Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu- giới thiệu tình Chu trình doanh thu Giới thiệu tình huống: Mơ tả vị trí liên quan Controller (truy cập ngày 15/9/18) • https://www.referenceforbusiness.com/encyclopedia/ConCos/Controller.html • https://hiring.monster.com/hr/hr-best-practices/recruiting-hiringadvice/job-descriptions/controller-job-description-sample.aspx Treasurer (truy cập ngày 15/9/18) • https://targetjobs.co.uk/careers-advice/jobdescriptions/279147-corporate-treasurer-job-description • https://en.wikipedia.org/wiki/Treasury_management • https://www.treasurymanagement.com/showarticle.php?pubid=4&issueid=121&art icle=1053&page=showarticle&pageno=0 • https://www.accountingtools.com/articles/2017/5/14/treasurerjob-description 10 Nguyễn Bích Liên Thu tiền Chu trình doanh thu Khách hàng Các hình thức tốn • Cash • Check • EFT • FEDI •Giấy báo trả tiền •Bảng kê BP quỹ / Ngân hàng • Nhận & quản lý tiền nhận •Ghi sổ Kế tốn 37 Nguyễn Bích Liên Thu tiền- phương thức tốn Chu trình doanh thu Thanh toán tiền mặt Check toán Đầu vào Remitance advice (từ khách hàng) ) Và tiền toán Xử lý nhận Cash &Check toán • Casher: Nhận tiền &Chech toán • Kế toán phải thu: dựa vào Remittance advice ghi tiền toán, cơng nợ • Trường hợp khách hàng gửi Check tới mà khơng gửi Remitance Advice phịng mailroom cần lập Remitance list để gửi cho kế toán phải thu Xử lý hỗ trợ nhận Check tốn • Để tăng tốc độ xử lý Check toán khách hàng, DN sử dụng phần mềm “Remote Deposit Capture” để scan Check khách hàng gửi tập tin (đã mã hóa) cho ngân hàng • Ngân hàng tạo lockbox khách hàng gửi Check vào lockbox NH lấy Check KH chuyển vào Tk khách hàng gửi danh sách tiền toán ( electronic list of all remitances) photo Check cho cơng ty • Ngân hàng tạo Electronic lockbox 38 Lockbox hay electronic lockbox giảm thời gian xử lý với Check gửi trực tiếp cho công ty Nguyễn Bích Liên Thu tiền- phương thức tốn Chu trình doanh thu Thanh tốn điện tử - Hình thức EFT (electronic funds transfer) 39 Nguyễn Bích Liên Thu tiền- phương thức tốn Chu trình doanh thu Thanh tốn điện tử - Hình thức FEDI (financial electronic data interchange) 40 Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu- chứng từ Chu trình doanh thu Mối quan hệ dịng thơng tin ln chuyển chứng từ S T T Dịng thơng tin Bắt đầu Đi tới Nội dung dịng thơng tin (cơ bản) Chứng từ /mục đích Phân loại -ủy quyền/thực – nơi lập/nhận Số liên (tối thiểu) Customer order Khách hàng Xử lý đặt hàng /BP BH • Yêu cầu nghiệp vụ kinh tế: Hàng hóa, giao hàng (TG, DĐ, P.thức), Thanh tốn; Khách hàng Đơn đặt hàng: xác định yêu cầu KH • Ủy quyền • Khách hàng lập • BP xử lý ĐH nhận 41 Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu- chứng từ Chu trình doanh thu S T T Tên chứng từ customerOr der Sales order Back order Picking tiket Packing slip Sales invoice Bill of lading Mục đích Nợi phát hành 42 Nơi nhận Nội dung chứng từ (cơ bản) Số liên tối thiểu Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu- chứng từ Chu trình doanh thu S T T Tên chứng từ Remittance advice Remittance list Monthly statement 1 Credit Memo Mục đích Nợi phát hành 43 Nơi nhận Nội dung chứng từ (cơ bản) Số liên tối thiểu Nguyễn Bích Liên Chu trình doanh thu –kiểm sốt Chu trình doanh thu Mục tiêu kiểm sốt Kiểm sốt đạt mục tiêu thơng tin tin cậy • Nguồn liệu Ghi chép xử lý nghiệp vụ kinh tế • Kiểm sốt việc sử dụng cơng bố thơng tin Kiểm sốt đạt mục tiêu hoạt động • An tồn tài sản, thơng tin • Đảm bảo ngh.vụ ủy quyền • Cung cấp th.tin hữu ích để giúp hoạt động KD thực hiệu hiệu Kiểm sốt đạt mục tiêu tn thủ 44 Nguyễn Bích Liên Kiểm sốt chung có liên quan chu trình doanh thu Chu trình doanh thu p343 Nguy cơ/ Rủi ro Kiểm sốt Tập tin khơng • Kiểm sốt tồn vẹn xử lý liệu xác • Giới hạn truy cập tới tập tin khơng hợp lệ • Đánh giá, kiểm tra, duyệt xét (review) tất thay đổi tập tin Cơng bố khơng • Kiểm sốt truy cập phép thơng tin • Mã hóa liệu nhạy cảm Bị bị phá • Lưu trữ dự phịng thủ tục hủy liệu kế hoạch khôi phục thảm họa (disaster recovery procedures) Kết hoạt động • Sử dụng hệ thống báo cáo quản khơng tốt trị 45 Nguyễn Bích Liên Kiểm sốt xử lý nhập đặt hàng Chu trình doanh thu p3 43 Nguy cơ/ Rủi ro Kiểm sốt Đặt hàng khơng • Kiểm sốt nhập liệu đầy đủ khơng • Giới hạn truy cập tới tập tin chính xác Đặt hàng khơng • Chữ ký (trên giấy) chữ ký điện tử hợp lệ Có thể khơng thu • Xây dựng giới hạn bán chịu hồi nợ • Ủy quyền cụ thể cho bán hàng với KH vượt giới hạn tín dụng • Sử dụng báo cáo phân tích nợ theo tuổi nợ (theo thời hạn nợ) Hàng bị thiếu • • • • • Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên Sử dụng Bar codes RFID Huấn luyện Kiểm kê định kỳ HTK Báo cáo hoạt động bán hàng dự báo bán hàng 46 Nguyễn Bích Liên Kiểm sốt xử lý gửi hàng Chu trình doanh thu p3 43 Nguy cơ/ Rủi ro Kiểm soát 10 Xuất kho sai mặt • Sử dụng Bar codes RFID hàng số lượng • Đối chiếu hàng xuất với chi tiết lệnh bán hàng 11 Mất cắp hàng • • • • Hạn chế tiếp cận với hàng Lập chúng từ hoạt động xuất, gửi hàng Sử dụng Bar codes RFID Kiểm kê định kỳ đối chiếu với sổ chi tiết HTK 12 Sai sót gửi hàng (chậm trễ, sai mặt hàng, sai số lượng, sai địa chỉ, giao nhiều lần, khơng giao được) • Đối chiếu chứng từ gửi hàng với lệnh bán hàng, phiếu xuất kho giấy gửi hàng • Sử dụng hệ thống RFID để kiểm sốt q trình vận chuyển hàng • Nhập liệu hệ thống Bar code scanners RFID • Kiểm sốt nhập liệu • Sử dụng hệ thống ERP 47 Nguyễn Bích Liên Kiểm sốt xử lý lập hóa đơn theo dõi cơng nợ Chu trình doanh thu p3 43 Nguy cơ/ Rủi ro 13 Khơng đơn Lập Kiểm sốt hóa • Phân chia trách nhiệm lập HĐ gửi hàng • Địnhkỳ Đối chiếu HĐ với LBH, PXK, chứng từ gửi hàng 14 Lập hóa đơn sai • • • • Sử dụng hệ thống xuất tự động giá bán Hạn chế truy cập tới tập tin Kiểm nhập liệu Đối chiếu chứng từ gửi hàng (PXK, vận đơn giấy đóng gói hàng) với lệnh bán hàng 15 Chuyển sai DL • Kiểm sốt nhập liệu vào TK phải thu • Đối chiếu tổng lơ • Đối chiếu cơng nợ khách hàng hàng tháng • Đối chiếu chi tiết phải thu tài khoản tổng hợp 16 Lập Credit Memo • Phân chia trách nhiệm: ủy quyền Credit memo khơng xác khác với nhập DL đặt hàng khác với người không hợp lệ quản lý TT48chính khách hàng (khai báo Sửa Nguyễn Bích Liên Kiểm sốt xử lý thu tiền Chu trình doanh thu p3 43 Nguy cơ/ Rủi ro 17 Ăn cắp tiền Kiểm sốt • Phân chia trách nhiệm: Người giữ tiền hay nộp tiền vào NH là: o Ghi chép phải thu khách hàng o Tạo xét duyệt Credit memo o Đối chiếu với ngân hàng • Sử dụng hệ thống toán điện tử Lockbox Hạn chế tốn tiền mặt • Lập bảng kê Check toán mở thư chech gửi qua bưu điện • Cân nhắc hạn chế việc chuyển nhượng Check tốn • Có người mở thư Check tốn qua bưu điện • Với DN bán lẻ nên sử dụng hình thức toán thẻ ; lập chứng từ thu tiền đầy đủ • Gửi tiền thu vào ngân hàng hàng ngày 49 Nguyễn Bích Liên Kiểm sốt xử lý thu tiền Chu trình doanh thu p3 43 Nguy cơ/ Rủi ro Kiểm sốt Các vấn đề • Sử dụng hệ thống lockbox; tốn điện tử dịng tiền thẻ tốn (tín dụng) • Khuyến khích chiết khấu tốn • Lập dự tốn dịng tiền 50 Nguyễn Bích Liên Company LOGO www.themegallery.com ... xuất kho: phiếu xuất kho (picking ticket) Xử lý • Xuất kho • Ứng dụng CNTT: hệ • Ghi thơng tin xuất vào thống Bar code picking ticket RFID tag • Ghi nhận thơng tin xuất kho • Ứng dụng CNTT: nhập... statements) • Thơng tin tốn cho hệ thống sổ báo cáo 32 Nguyễn Bích Liên Xử lý theo dõi cơng nợ phải thu KH Chu trình Doanh thu Th.tốn theo hóa đơn • Điều khoản: tốn xác theo hóa đơn có chiết... khơng phân tích cơng nợ theo thời hạn nợ • Sổ chi tiết không theo dõi số dư theo hóa đơn • Ưu nhược hình thức ? 33 • Điều kiện áp dụng hình thức ? Nguyễn Bích Liên Xử lý theo dõi cơng nợ phải thu