Phần thứ nhất HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Phần thứ nhất HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Phần thứ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN I QUY ĐỊNH CHUNG Nội dung mẫu chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp phải thực theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định Luật Kế toán Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Chính phủ, văn pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế tốn quy định chế độ Đơn vị hành nghiệp có nghiệp vụ kinh tế, tài đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy định danh mục mẫu chứng từ chế độ kế tốn áp dụng mẫu chứng từ quy định chế độ kế toán riêng văn pháp luật khác phải Bộ Tài chấp thuận Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp, gồm: - Chứng từ kế toán chung cho đơn vị hành nghiệp, gồm tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu vật tư; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ - Chứng từ kế toán ban hành theo văn pháp luật khác (Các mẫu hướng dẫn phương pháp lập chứng từ áp dụng theo quy định văn pháp luật khác) Lập chứng từ kế tốn - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài liên quan đến hoạt động đơn vị hành nghiệp phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; - Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh; - Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, không viết tắt; - Số tiền viết chữ phải khớp, với số tiền viết số; - Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên chứng từ viết hai lần nội dung tất liên chứng từ phải giống Các chứng từ kế tốn lập máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định tính pháp lý cho chứng từ kế toán Các chứng từ kế toán dùng làm trực tiếp để ghi sổ kế tốn phải có định khoản kế tốn Ký chứng từ kế tốn Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, không ký mực đỏ, bút chì, dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải thống với chữ ký lần trước Các đơn vị hành nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng thay chữ ký người phụ trách kế tốn đơn vị Người phụ trách kế toán phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký Thủ trưởng đơn vị (hoặc người uỷ quyền), kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký KBNN Ngân hàng Chữ ký kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký sổ đăng ký mẫu chữ ký Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) không ký “thừa uỷ quyền” Thủ trưởng đơn vị Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác Các đơn vị hành nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người uỷ quyền), Thủ trưởng đơn vị (và người uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai Thủ trưởng đơn vị (hoặc người uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu sổ đăng ký Không ký chứng từ kế toán chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an tồn tài sản Trình tự ln chuyển kiểm tra chứng từ kế toán Tất chứng từ kế toán đơn vị lập từ bên chuyển đến phải tập trung vào phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra tồn chứng từ kế tốn sau kiểm tra, xác minh tính pháp lý chứng từ dùng chứng từ để ghi sổ kế tốn Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán bao gồm bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế tốn trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định mẫu chứng từ (nếu có); - Phân loại, xếp chứng từ kế toán, định khoản ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế tốn Khi kiểm tra chứng từ kế tốn phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực (xuất quỹ, toán, xuất kho, ) đồng thời báo cáo văn cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ Dịch chứng từ kế toán tiếng Việt Các chứng từ kế tốn ghi tiếng nước ngồi, sử dụng để ghi sổ kế toán Việt Nam phải dịch tiếng Việt Những chứng từ phát sinh nhiều lần phát sinh có nội dung khơng giống phải dịch tồn nội dung chứng từ kế toán Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống phải dịch toàn nội dung, từ thứ hai trở dịch nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị cá nhân lập, tên đơn vị cá nhân nhận, nội dung kinh tế chứng từ, chức danh người ký chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên chịu trách nhiệm nội dung dịch tiếng Việt Bản chứng từ dịch tiếng Việt phải đính kèm với tiếng nước ngồi Sử dụng, quản lý in biểu mẫu chứng từ kế toán Tất đơn vị hành nghiệp phải sử dụng thống mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định chế độ kế tốn Trong q trình thực hiện, đơn vị không sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn ngồi nội dung quy định mẫu, đơn vị kế tốn bổ sung thêm tiêu thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu quản lý đơn vị Mẫu chứng từ in sẵn phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát Séc giấy tờ có giá phải quản lý tiền Đối với biểu mẫu chứng từ kế tốn, đơn vị mua tự thiết kế mẫu (Đối với chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, phải đảm bảo nội dung chủ yếu chứng từ quy định Điều 17 Luật Kế toán quy định chứng từ chế độ kế toán Các đơn vị hành nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động tài ghi sổ kế tốn phải tn thủ theo quy định văn pháp luật chứng từ điện tử II DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN S TT A I 10 11 12 13 14 15 II III 10 TÊN CHỨNG TỪ Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định Chỉ tiêu lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm Giấy báo làm thêm Bảng toán tiền lương Bảng toán thu nhập tăng thêm Bảng toán học bổng (Sinh hoạt phí) Bảng tốn tiền thưởng Bảng tốn phụ cấp Giấy đường Bảng toán tiền làm thêm Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm Bảng tốn tiền th ngồi Biên lý hợp đồng giao khốn Bảng kê trích nộp khoản theo lương Bảng kê tốn cơng tác phí Chỉ tiêu vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy báo hỏng, công cụ, dụng cụ Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố Bảng kê mua hàng Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Chỉ tiêu tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy toán tạm ứng Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam) Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí) Giấy đề nghị toán Biên lai thu tiền Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn SỐ HIỆU LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BB HD C01a-HD C01b-HD C01c-HD C02a-HD C02b-HD C03-HD C04-HD C05-HD C06-HD C07-HD C08-HD C09-HD C10-HD C11-HD C12-HD x x x x x x x x x x x x x x x C 20 - HD C 21 - HD C 22 - HD C 23 - HD x x x x C 24 - HD C 25 - HD x x C 30 - BB C 31 - BB C 32 - HD C 33 - BB C 34 - HD C 35 - HD C 37 - HD C 38 - BB C 40a- HD C 40b- HD x x x x x x x x x x S TT IV 7 10 11 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 TÊN CHỨNG TỪ Chỉ tiêu tài sản cố định Biên giao nhận TSCĐ Biên lý TSCĐ Biên đánh giá lại TSCĐ Biên kiểm kê TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Bảng tính hao mịn TSCĐ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ Chứng từ kế toán ban hành theo văn pháp luật khác Vé Giấy xác nhận hàng viện trợ khơng hồn lại Giấy xác nhận tiền viện trợ khơng hồn lại Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ Đề nghị ghi thu- ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ Hoá đơn GTGT Hoá đơn bán hàng thông thường Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Hoá đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiền) Bảng kê thu mua hàng hố mua vào khơng có hố đơn Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi Giấy đề nghị tốn tạm ứng Giấy nộp trả kinh phí tiền mặt Giấy nộp trả kinh phí chuyển khoản Bảng kê nộp séc Uỷ nhiệm thu Uỷ nhiệm chi Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi Giấy đề nghị toán tạm ứng vốn đầu tư Giấy nộp trả vốn đầu tư tiền mặt Giấy nộp trả vốn đầu tư chuyển khoản Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư SỐ HIỆU LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BB HD C 50 - BD C 51 - HD C 52 - HD C 53 - HD C54 - HD C55a - HD C55b - HD 01 GTKT- 3LL 02 GTGT- 3LL 03PXK- 3LL 04 H02- 3LL 04/GTGT x x x x x x x x x x x x x S TT TÊN CHỨNG TỪ Ghi chú: - BB: Mẫu bắt buộc - HD: Mẫu hướng dẫn SỐ HIỆU LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BB HD Phần thứ hai HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN I QUY ĐỊNH CHUNG Tài khoản hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán phương pháp kế toán dùng để phân loại hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo nội dung kinh tế theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ảnh kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình tài sản, tiếp nhận sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết hoạt động khoản khác đơn vị hành nghiệp Tài khoản kế toán mở cho đối tượng kế tốn có nội dung kinh tế riêng biệt Tồn tài khoản kế toán sử dụng đơn vị kế tốn hình thành hệ thống tài khoản kế tốn Bộ Tài quy định thống hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất đơn vị hành nghiệp nước Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp Bộ Tài quy định thống loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi nội dung ghi chép tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán hành nghiệp xây dựng theo nguyên tắc dựa vào chất nội dung hoạt động đơn vị hành nghiệp có vận dụng ngun tắc phân loại mã hóa hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm: + Đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý sử dụng kinh phí lĩnh vực, đơn vị hành nghiệp; + Phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế, tài phát sinh đơn vị hành nghiệp thuộc loại hình, lĩnh vực, phù hợp với mơ hình tổ chức tính chất hoạt động; + Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin phương tiện tính tốn thủ cơng (hoặc máy vi tính ) thỏa mãn đầy đủ nhu cầu đơn vị quan quản lý Nhà nước Hệ thống tài khoản kế tốn hành nghiệp gồm tài khoản Bảng Cân đối tài khoản tài khoản Bảng Cân đối tài khoản Các tài khoản Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh theo đối tượng kế tốn gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản trình sử dụng tài sản đơn vị hành nghiệp Nguyên tắc ghi sổ tài khoản Bảng Cân đối tài khoản thực theo phương pháp “ghi kép” nghĩa ghi vào bên Nợ tài khoản đồng thời phải ghi vào bên Có nhiều tài khoản khác ngược lại Các tài khoản Bảng Cân đối tài khoản phản ánh tài sản có đơn vị không thuộc quyền sở hữu đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ ), tiêu kinh tế phản ánh tài khoản Bảng Cân đối tài khoản cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền sử dụng, nguyên tệ loại, dự toán chi hoạt động giao Nguyên tắc ghi sổ tài khoản Bảng Cân đối tài khoản thực theo phương pháp “ghi đơn” nghĩa ghi vào bên tài khoản khơng phải ghi đối ứng với bên tài khoản khác Phân loại hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị hành nghiệp Bộ Tài quy định gồm loại, từ Loại đến Loại tài khoản Bảng Cân đối tài khoản Loại tài khoản Bảng Cân đối tài khoản - Tài khoản cấp gồm chữ số thập phân; - Tài khoản cấp gồm chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể Tài khoản cấp 1, chữ số thứ thể Tài khoản cấp 2); - Tài khoản cấp gồm chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể Tài khoản cấp 1, chữ số thứ thể Tài khoản cấp 2, chữ số thứ thể Tài khoản cấp 3); - Tài khoản Bảng Cân đối tài khoản đánh số từ 001 đến 009 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản Các đơn vị hành nghiệp phải vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành Quyết định để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị Đơn vị bổ sung thêm Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp (trừ tài khoản kế tốn mà Bộ Tài quy định hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý đơn vị Trường hợp đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp (các tài khoản chữ số) Tài khoản có cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp cấp Hệ thống tài khoản kế tốn Bộ Tài quy định phải Bộ Tài chấp thuận văn trước thực II DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN STT SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN PHẠM VI ÁP DỤNG GHI CHÚ LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Mọi đơn vị 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ Mọi đơn vị 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 113 Tiền chuyển 121 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị 155 Đầu tư tài ngắn hạn 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1218 Đầu tư tài ngắn hạn khác Sản phẩm, hàng hoá 1551 Sản phẩm Chi tiết theo TK NH, KB Mọi đơn vị Đơn vị có phát sinh Chi tiết theo yêu cầu quản lý Đơn vị có hoạt động SX, KD Chi tiết theo sản phẩm, hàng hoá Mọi đơn vị Chi tiết theo yêu cầu quản lý 1552 Hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 211 TSCĐ hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 2113 2114 2115 Máy móc, thiết bị Phương tiện vận tải, truyền dẫn Thiết bị, dụng cụ quản lý Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác STT SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN 213 TSCĐ vô hình 10 214 Hao mịn TSCĐ 2141 Hao mịn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mịn TSCĐ vơ hình 11 221 Đầu tư tài dài hạn 2211 Đầu tư chứng khốn dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài dài hạn khác 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ PHẠM VI ÁP DỤNG GHI CHÚ Mọi đơn vị Mọi đơn vị LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 3111 3113 31131 31132 3118 14 312 15 313 Các khoản phải thu Phải thu khách hàng Thuế GTGT khấu trừ Thuế GTGT khấu trừ hàng hoá, dịch vụ Thuế GTGT khấu trừ TSCĐ Phải thu khác Tạm ứng Cho vay 3131 Cho vay hạn Mọi đơn vị Đơn vị khấu trừ thuế GTGT Mọi đơn vị Chi tiết đối tượng Đơn vị có dự án tín dụng Chi tiết đối tượng Mọi đơn vị Chi tiết đối tượng 3132 Cho vay hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả 3311 Phải trả người cung cấp 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác Chi tiết theo yêu cấu quản lý