MICROSOFT PROJECT I TỔNG QUAN : Chúng ta biết xây dựng cơng trình giao thơng bao gồm hai trình chủ yếu thiết kế thi cơng Trong hai q trình yếu tố bên ngồi ln gắn liền với chúng, ví dụ q trình thi cơng ln bị ảnh hưởng điều kiện thời tiết, nguồn vốn, khả cung cấp vật liệu Một nhu cầu đặt cần có cơng cụ để quản lý, giám sát điều hành q trình, q trình thiết kế hay thi cơng chẳng hạn Công cụ cần phải tổ chức dạng hệ quản lý sở liệu cho phép người dùng tổ chức, theo dõi cập nhật công việc hàng ngày, đồng thời phải đảm bảo tạo báo cáo tất loại tài nguyên, nhân lực, chi phí giai đoạn trình MS Project 2000 Microsoft (MS) loại chương trình Nó tổ chức dạng bảng biểu đồ quan sát Nó cho phép người dùng cập nhật, lập bảng báo cáo cách dễ dàng thời điểm dự án Bên cạnh MS Project cho phép làm việc lúc với nhiều dự án, độc lập liên quan với Một điều quan rọng cung cấp khả giải cac vấn đề nảy sinh trình thực dự án thay đổi thời gian thực cơng tác đó, thay đổi điều kiện bục công tác, phân bố lại tài nguyên II NỘI DUNG TRONG TÀI LIỆU NÀY : MS Project chương trình có khả lớn, ứng dụng hầu hết lĩnh vực khác nhau, nghĩa công việc (hay dự án) tuân theo tiến trình áp dụng MS Project Bên cạnh đó, thiết kế để làm việc theo nhóm cho phép mở rộng nên giới thiệu tồn MS Project cách chi tiết địi hỏi nhiều thời gian người dùng phải có tầm hiểu biết định đọc hiệu Với mục đích hướng dẫn bản, cho người đọc nắm bắt nội dung sử dụng MS Project vào cơng việc cụ thể (tổ chức thực dự án thông thường) nên nội dung tài liệu giới thiệu phần cho người dùng đơn III CÁC YÊU CẦU CƠ BẢN : • Mơi trường hoạt động : Windows 9x/Me/2000/XP • Cấu hình máy tính : cần đáp ứng u cầu theo hệ điều hành (HĐH) • Có thể cài đặt MS Project độc lập, không cần kèm theo chương trình • Nên có gõ tiếng Việt dùng font UNICODE Hệ điều hành thích hợp nên từ WinMe trở lên Nếu dùng Win98Se cần phải cài Office 2000 để có font Unicode, dùng số tiện ích để cài font Unicode Bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ Unicode dùng VietKey 2000 IV MỘT SỐ LƯU Ý : • Tài liệu khơng hướng dẫn thao tác HĐH cài đặt chương trình, quản lý file, thư mục, thao tác liên quan đến dùng bàn phím, phím tắt, chuột cách gõ tiếng Việt Người đọc cần có kiến thức đọc tài liệu khác • Hệ lệnh menu nút bấm (buttons) công cụ (toolbars) tương đồng nhau, bố trí khác Các buttons thêm, bớt tiện ích "Customize" gọi click phải chuột vào phần "toolbars" nút kéo thả để thêm hay bớt • MS Project chương trình kiểu "thấy in thế" việc trình bày thiết lập giấy in điều cần hoàn thành q trình thao tác Chi tiết phần tìm thấy menu "File" "View" • Các thao tác sử dụng chương trình thơng dụng : tạo mới, lưu trữ, cắt dán, copy khơng đề cập tài liệu tương tự ứng dụng phổ biến khác Hay nói cách khác người đọc sử dụng tốt Windows MS Office (Word, Excel ) không gặp trở ngại thao tác MS Project • Tính số phần menu khơng giới thiệu khơng dùng đến tài liệu Để thuận tiện trình soạn thảo, tác giả trình bày theo lệnh menu mà khơng trình bày theo lệnh nút bấm Người đọc tự tìm hiểu chúng qua "hint" di chuyển chuột nút bấm tương ứng • Nội dung tài liệu giới thiệu song song với ví dụ minh hoạ • HĐH dùng làm ví dụ Windows XP phiên MS Project 2000 Bộ font dùng Unicode • Các thao tác cần thực in đậm (bold), số liệu nhập vào qua sát hình minh hoạ chữ in nghiêng (italic) Mỗi thao tác thể dòng, kết thúc thao tác bấm chọn nút "Ok" hay "Apply" bấm phím "Enter" Huỷ thao tác bấm chọn nút "Cancel" bấm phím "Esc" • Người dùng tài liệu có kết tốt có điều kiện thực hành máy tính có kiến thức chun mơn phần xây dựng cầu đường Các ví dụ tài liệu trình bày với giả thiết người đọc nắm vững kiến thức chun mơn • Đây chương trình sử dụng giao tiếp tiếng Anh người dùng cần biết số từ tiếng Anh chuyên ngành • Phần "help online" MS Project đầy đủ chi tiết nắm phần nên dùng trực tiếp phần "help online" cho cơng việc địi hỏi chuyên sâu mà không đề cập đến tài liệu Nếu có trở ngại việc đọc hiểu tiếng Anh hay kiến thức chun mơn liên hệ với mơn : Tự động hố thiết kế cầu đường - khoa Cơng trình - trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội để hỗ trợ IV BẮT ĐẦU VỚI MỘT DỰ ÁN MỚI : Ví dụ trình bày q trình tổ chức quản lý thi cơng cầu mố nhẹ thiết kế bước vẽ thi cơng (chỉ có cơng tác chính, lược bỏ số cơng tác phụ) Chuẩn bị : Chuẩn bị giai đoạn quan trọng, đảm bảo cho q trình làm việc sau thông suốt tránh nhầm lẫn, thiếu sót đáng tiếc Thơng thường ta nên đưa số câu hỏi tự trả lời dựa hiểu biết chun mơn tình hình dự kiến xảy thơng qua kinh nghiệm thân Ví dụ tổ chức thi cơng cầu trình lập kế hoặch theo dõi, cập nhật thơng tin suốt q trình thi cơng Q trình thi cơng bao gồm nhiều nhiệm vụ khác (task), nhiệm vụ tổ chức theo trình tự định, song song với tuỳ thuộc vào cách bố trí ta ý nghĩa cơng tác Ví dụ việc đổ bê tơng phải sau làm cốt thép, song song với cơng tác làm phần gia cố chống xói hạ lưu cầu Dưới số phân tích mang tính tổng qt để tổ chức thi cơng cầu mố nhẹ (cầu loại nhỏ coi cống bản) - Đây trình tổ chức thi cơng cầu có thiết kế hoàn chỉnh (khái quát chung nhiệm vụ dự án) - Số lượng cơng việc bóc tách thiết kế bao gồm khối lượng công việc, nhân cơng, máy móc, vật liệu (nên lập thành danh sách) - Thời gian hồn thành cơng việc bóc tách (do ta tự ước lượng theo khối lượng chúng) - Trình tự cơng việc, trước sau, chúng bắt đầu (do ta tự định dựa vào mối liên quan chúng điều kiện cụ thể) - Mối liên hệ cơng việc (cái xong đến ) - Các loại chi phí cho cơng tác (chi phí vật liệu, nhân cơng, ca máy ) - Bảng [B-1] phân tích hạng mục công việc cần làm khối lượng tương ứng, bảng [B-2] phân tích chi tiết yêu cầu vật liệu, máy móc, nhân lực cần có cho công tác ứng với khối lượng chúng Các bảng bóc tách phần làm dự tốn thiết kế cơng trình Bảng [B-1] Thứ tự Hạng mc cụng vic n v Khi lng Bê tông đổ thủ công, mác 300, đá 1x2 m3 9.720 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT3 làm 0.451 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT5 làm 1.159 Bê tông làm mối nối bản, mác 300, Đá 1x2 m3 1.980 Xây đá hộc làm tờng cánh thân mố, vữa XM mác 100 m3 117.300 Bê tông mác 250, đá 1x2 làm mũ mố, đổ thủ công m3 7.550 Sản xuất lắp dựng cốt thép mũ mố 0.242 Xây đá hộc gia cố dòng chảy dới cầu mác 100 m3 27.750 Bê tông giằng chốngmác 200, đá 1x2, đổ thủ công m3 2.160 10 Sản xuất lắp dựng cốt thép giằng chống loại CT3 0.106 11 Đắp cát sau lng mố m3 73.500 12 Lắp đặt 18.000 13 Đào móng đá cấp 100m3 0.268 14 Đào móng đất cấp m3 67.000 15 Vận chuyển đất đá thừa đổ, cự ly 1Km ôtô tự đổ 100m3 0.938 7T Bng [B-2] TT Thành phần vật t Khối lợng Đơn vị Thi công Định mức Vật t Bê tông đổ thủ công, mác m3 9.720 300, Đá 1x2 a Vật liệu Xi măng PC30 kg 449.97500 4,373.757 Cát vàng m3 0.45510 4.424 Đá dăm 1x2 m3 0.88662 8.618 Nớc Lít 178.35000 1,733.562 b Nhân công Nhân công 3,5/7 c Máy thi công công 3.80000 36.936 M¸y trén 250L ca 0.09500 0.923 Máy đầm dùi 1,5kw ca 0.08900 0.865 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT3 làm 0.451 Vật liệu Thép tròn kg 1,005.00000 453.255 D©y thÐp kg 21.42000 9.660 b Nhân công Nhân công 4/7 công c Máy thi công Máy cắt uốn Sản xuất lắp dựng cèt thÐp CT5 : 29.21000 ca a VËt liÖu tÊn 13.174 0.40000 1.159 0.180 ThÐp trßn kg 1,020.00000 1,182.180 Dây thép kg 14.28000 16.551 Que hàn kg 9.50000 11.011 b Nhân công Nhân công 4/7 c«ng 15.80000 18.312 c Máy thi công ca 2.29000 2.654 Máy cắt uốn ca 0.32000 0.371 m3 117.300 Xây đá hộc làm tờng cánh thân mố, vữa XM mác 100 : Đá hộc m3 1.20000 140.760 Đá dăm m3 0.05700 6.686 Xi măng PC30 kg 161.71680 18,969.381 Cát vàng m3 0.45780 53.700 Nớc Lit 109.20000 12,809.160 b Nhân công Nhân công 3,5/7 Bê tông mác 250, đá 1x2 làm mũ mố, ®ỉ thđ c«ng c«ng m3 a VËt liÖu 2.08000 7.550 243.984 Xi măng PC30 kg 415.12500 3,134.194 Cát vàng m3 0.45510 3.436 Đá dăm 1x2 m3 0.88662 6.694 nớc Lit 189.62500 1,431.669 b Nhân công Nhân công 4/7 c Máy hàn 23kw a Vật liệu c«ng 2.91000 21.971 Máy thi công Máy trộn 250L ca 0.09500 0.717 Máy đầm dùi 1,5kw ca 0.08900 0.672 Sản xuất lắp dựng cốt thép mũ mố : a VËt liƯu ThÐp trßn kg 1,005.00000 243.210 D©y thÐp kg 21.42000 5.184 b Nhân công Nhân công 4/7 công c Máy thi công Máy cắt uốn 0.242 Xây đá hộc gia cố dòng chảy dới cầu, vữa XM mác 100 16.79000 ca a VËt liÖu m3 4.063 0.40000 27.750 0.097 Đá hộc m3 1.20000 33.300 Đá dăm m3 0.05700 1.582 Xi măng PC30 kg 161.71680 4,487.641 Cát vàng m3 0.45780 12.704 Nớc Lit 109.20000 3,030.300 b Nhân công Nhân công 3,5/7 Bê tông giằng chốngmác 200, Đá 1x2 công m3 a VËt liÖu 2.19000 2.160 60.773 Xi măng PC30 kg 350.55000 757.188 Cát vàng m3 0.48072 1.038 Đá dăm 1x2 m3 0.89995 1.944 Nớc Lt 189.62500 409.590 b Nhân công Nhân công 4/7 công c Máy thi công 2.48000 5.357 M¸y trộn 250L ca 0.09500 0.205 Máy đầm dùi 1,5kw ca 0.20000 0.432 Sản xuất lắp dựng cốt thép gi»ng chèng lo¹i CT3 tÊn a VËt liƯu 0.106 ThÐp trßn kg 1,005.00000 106.530 Dây thép kg 21.42000 2.271 b Nhân công Nhân công 3,7/7 c công Máy thi công 16.20000 1.717 + Variance : bảng so sánh khác thời gian ban đầu với thời gian thực tế + Work : bảng chi tiết thời gian làm việc công tác - Bảng mặc định hay dùng : Grantt Chart > Entry - Cách chuyển sang bảng : menu : View > Grantt Chart > - View > Table > Entry - Trong bảng nhập số liệu "Entry" "Grantt Chart" có trường liệu : + i : ghi cho công tác, người dùng Project đưa (indicator) + Task Name : tên công tác + Duration : khoảng thời gian thực công tác, người dùng định + Start : thời gian bắt đầu công tác người dùng định + Finish : thời gian kết thúc cơng tác Project tính + Predecessors : công tác trước + Resource Name : tên tài nguyên dùng công tác - Để thiết lập font chữ cho thay đổi định dạng mặc định biểu đồ ta làm tương tự chương trình Office khác Phần biểu đồ, muốn thay đổi dạng biểu diễn ta cần kích đúp chuột vào phần cần thay đổi - Trong bảng, trường (field) bố trí theo cột, với tên gọi khác Mặc định tên cột tiếng Anh ta thay đổi chúng cho phù hợp với cơng việc (nhớ thay đổi tên gọi từ tiếng Anh sang tiếng Việt) Cách làm sau : kích đúp chuột vào tên cột cần đổi tên > cửa sổ "Column Definition" đặt lại tên gọi (title) vào "Title" hình Ta thay đổi cách trình bày chữ cột không nên thay đổi phần "Field name" Hình ví dụ thay đổi cột "Duration" thành cột có tên gọi "Thời gian" - Để xác định thời gian thực công tác (duration), yêu cầu quan trọng, ta cần phải vào : § Khối lượng tính chất cơng việc để biết cần nhân lực, máy móc vật liệu (đã phân tích bảng [B-2]) Sự phân tích xác lập dựa định mức dự tốn cho cơng việc Chi tiết cách phân tích tham khảo thêm tài liệu "Định mức dự tốn cơng trình XDCB" § Năng lực đơn vị thi công nhân lực, máy móc khả cung cấp vật liệu Khả triển khai thi công quan trọng, mặt chật hẹp nhiều khó bố trí nhiều người thi công số xe máy khơng áp dụng Trong ví dụ giả thiết đơn vị thi cơng có cơng nhân bậc từ đến 4, bậc 20 người Máy móc gồm ôtô 7T, cẩu 10T, 22 máy hàn 23kw, đầm dùi 1.5kw, máy cắt uốn thép, máy trộn BT 250 lít Khả cung ứng vật liệu không hạn chế (cần vào lúc có đủ) điều kiện mặt tốt, đảm bảo bố trí tối đa nhân lực xe máy tập kết vật liệu Thời gian làm việc ngày/tuần, ngày § Như ví dụ trên, ta cần đào móng thủ cơng với khối lượng xác định nên ta biết số ngày cơng cần có (87.7 NC loại 2.7/7 để đào đất 70.51 NC loại 3/7 để đào đá), vào khả đơn vị thi công ta định thời gian cần thiết để hoàn thành việc đào móng Lưu ý nhân cơng loại 2.7/7 khơng có mà có loại 2/7,3/7 7/7 Để có 10 nhân cơng loại 2.7/7 (danh nghĩa) ta cần có (thật) đội công nhân gồm 10 người với người bậc 3/7 người bậc 2/7 Nếu ta có đội nhân cơng 17 người bậc 3/7 người bậc 2/7 cơng tác đào móng hồn thành : đào đất 8.8 ngày đào đá ngày - Thời gian bắt đầu cơng tác có hai loại, thứ ta tự định mà không phụ thuộc vào cơng tác khác, thứ hai bắt đầu sau công tác khác kết thúc Nếu thuộc loại thứ ta cần nhập vào thời gian bắt đầu cơng tác, cịn thuộc loại thứ hai ta làm sau : chọn hai công tác liên quan (trong mục "task name") > chọn nút (link tasks) Hoặc ta kéo chuột trực tiếp hình Để hiểu cơng tác trước, công tác sau, độc lập phụ thuộc cần phải biết cơng nghệ thi cơng cơng trình Ví dụ để thi cơng cầu đào móng dọn mặt trước tiên sau tiến hành xây móng - Sau đưa thời gian bắt đầu khoảng thời gian cần có để hồn thành ta nhập tài ngun cho cơng tác Tài ngun số nhân cơng, máy móc vật liệu cần dùng ngày cho công tác hành Ví dụ đào đất cần 87.7 NC, lấy tròn 90 NC, ta tổ chức thi cơng ngày ngày cần 10 NC, 10 số cần nhập vào Để nhập tài ngun cho cơng tác ta kích đúp chuột vào cơng tác (trong cột "Task Name") Trong cửa sổ "Task Infomation" ta chọn "tab : Resources" Trong mục "Resources" ta chọn tên tài nguyên mục "Resource Name" nhập vào số đơn vị tài nguyên cần dùng cột "Units" Nếu cơng tác có nhiều loại tài ngun ta chọn dịng bảng "Resources" loại tài nguyên phải nhập đầy đủ số đơn vị cần dùng cho tất các tài nguyên Các thông số khác "Task Information" nên để ngun, thay đổi có mục đích khác hiểu rõ ý nghĩa mục cần thay đổi Hình minh hoạ : - Các số liệu cột ta Project tự điền - Đối với cơng tác có liên kết với cơng tác trước (task dependencycơng tác phụ thuộc) Project mặc định nhau, ta thay đổi thời gian bắt đầu cơng tác sau sớm lên hay muộn so với công tác trước cách kích đúp chuột vào mũi tên quan hệ điền vào ô "Lag" thời gian muộn hay sớm (tính theo ngày) cơng tác Ví dụ công tác lắp đặt phép tiến hành nhanh sau 14 ngày kể từ đổ BT sau ngày đổ BT mũ mố, thời gian trễ công tác lắp so với công tác đổ BT mũ mố phải đảm bảo hai yêu cầu (trễ 14 ngày ngày tối thiểu) Hình sau ví dụ xác lập thời điểm cho cơng tác phụ thuộc : - Số lượng tài nguyên nhập vào cho công tác số lượng cho 01 ngày Nếu ta thay đổi số lượng tài ngun mặc định thời gian thi cơng (duration) thay đổi theo ta nên ý điều này. Hình minh hoạ cách nhập tài nguyên cho công tác làm cốt thép mặt cầu : - Số lượng công tác phân chia theo kinh nghiệm người tổ chức thi công Thông thường ta nên chia cho công tác độc lập với cách sử dụng tài nguyên Ví dụ cơng việc chế tạo mặt cầu (đổ dầm BTCT) tách làm hai công tác riêng làm cốt thép đổ bê tơng thực xong cơng tác cốt thép công tác đổ BT triển khai - Ta nên sử dụng tính "indent" "outdent" để làm cho dễ quan sát quản lý Cách thực đơn giản, ví dụ cơng việc chế tạo dầm mặt cầu gồm hai cơng tác ta tạo "outdent" "Làm dầm mặt cầu" tạo "indent" hai cơng tác "Làm cốt thép" "Đổ bê tông" Muốn cho công tác "outdent" ta chọn tên cơng tác bấm nút , công tác "indent" ta làm tương tự, bấm nút Thông thường Project mặc định công tác "outdent" nên ta cần thao tác với công tác cần "indent", Project tự biến cơng tác phía "indent" thành "outdent" Với dự án nhiều hạng mục hạng mục lại nhiều cơng tác sử dụng tính cần thiết - Sau nhập xong tồn nội dung cơng tác vào "Grantt Chart : Entry", bao gồm : tên công tác vào cột "Task name", thời gian thực công tác vào cột "Duration", thời gian bắt đầu vào cột "Start" tài nguyên vào phần "Task information : Resources" ta hoàn thành bước lập dự án Bước sở để ta tiến hành tổ chức thực dự án trình thực dự án ta phải quản lý dự án nhiều phải điều chỉnh dự án yếu tố phát sinh Để làm điều ta cần phải cập nhật liên tục tiến độ công tác theo ngày phải biết cách điều chỉnh thời gian thực cân đối tài nguyên biến động tạo mà lập dự án ta khơng lường trước Hình bước lập dự án thi cơng cống (ví dụ tài liệu này) khung nhìn "Grantt Chart : Entry" : - Ta quan sát tiến trình dự án vừa lập với nhiều khung nhìn khác nhau, khung nhìn có mạnh riêng phù hợp với loại công việc khác Theo kinh nghiệm thấy việc lập dự án khung nhìn "Grantt Chart" hợp lý Thơng thường ta hay quan tâm đến số khung nhìn sau : § "Tracking Grantt" để quan sát tiến độ thực công việc, ta biết đến ngày cơng tác thực hiên phần trăm khối lượng Ví dụ cơng tác đào móng (cả đất đá) thực 90% hình minh hoạ cho khung nhìn § "Resource Graph" để quan sát yêu cầu loại tài nguyên dự án Biểu đồ quan trọng, giúp ta biết ngày cần nhân lực loại gì, vật liệu máy móc Hình minh hoạ phân bổ nhân cơng bậc 3/7 suốt q trình thực dự án § Hình thể yêu cầu xi măng PC30 trình thực dự án : § "Network Diagram" để quan sát kiểu sơ đồ mạng công tác Công tác thi công mà chưa kết thúc có gạch chéo, thi cơng xong có hai gạch chéo Ví dụ hình dưới, cơng tác đào đất thi công xong, đào đá chưa xong làm 90%, cịn cơng tác khác chưa tiến hành Cập nhật tiến độ trình thực dự án : Cập nhật tiến độ thực công tác yếu tố quan trọng để giám sát, tổ chức thực dự án Mỗi cơng tác bao gồm số thơng tin cần phải cập nhật : khối lượng hoàn thành (tính theo %), thời gian thực tế hồn thành, thời điểm bắt đầu kết thúc thực tế Trình tự cập nhật thông tin sau : Chọn công tác cần cập nhật > Tools > Tracking > Update Tasks :