Chuyên đề thực tập chứng từ trong thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Chứng từ thực hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế I Khái quát chứng từ kinh doanh thương mại quốc tế Một số khái niệm  Bộ chứng từ ? )Theo Quy tắc thống Nhờ thu URC 522 có định nghĩa chứng từ sau “ Các chứng từ” chứng từ tài và/ chứng từ thương mại ( Điều –URC 522 - Chứng từ tài bao gồm hối phiếu, kỳ phiếu , séc, loại chứng từ tương tự khác dùng để thu tiền - Chứng từ thương mại bao gồm hóa đơn, chứng từ vận tải , chứng từ quyền sở hữu chứng từ tương tự chứng từ khác miễn khơng phải chứng từ tài Phân loại chứng từ cụ thể sơ đồ sau : Trong hoạt động xuất nhập , chứng từ toán thường sử dụng bao gồm : Hối phiếu , hóa đơn thương mại , phiếu đóng gói hàng hóa , vận đơn , giấy chứng nhận bảo hiểm , giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch,  Bộ chứng từ hoàn hảo ? Bộ chứng từ hồn hảo chứng từ phù hợp với tất điều kiện điều khoản quy định thư tín dụng ( L/C ) gốc đính kèm chứng từ xuất gốc , xuất trình tổ chức tín dụng nhận chiết khấu Bộ chứng từ hồn hảo sở để nhà xuất địi tiền Ngân hàng phát hành thư tín dụng , nhà Nhập hoàn trả ngân hàng số tiền toán cho người thụ hưởng Trong mua bán thương mại quốc tế, kết cuối mà hai bên mua va bán mong muốn người bán thu tiền người mua nhận hàng, thông thường người bán giao hàng người mua trả tiền cam kết trả tiền Vậy để đảm bảo cho việc người bán giao đúng, đủ hàng người mua trả tiền nhờ ngân hàng, ngân hàng thơng qua chứng từ để kiểm tra tính xác thực thương vụ. Do , Bộ chứng từ hoàn hảo sở để bên thực nghĩa vụ Vai trị chứng từ 2.1 Bộ chứng từ sở toán bên hoạt động xuất nhập Trong giao thương quốc tế , việc thực hợp đồng việc toán tiến hành độc lập : nhân , thủ tục, thời gian nơi chốn Do đó, sở tiến hành tốn chứng từ xác thực việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa việc hồn tất nghĩa vụ giao hàng bên xuất Chứng từ xác nhận người bán giao đúng, đủ hàng hay chưa có giao thời hạn hay khơng Cịn người mua vào chứng từ để nhận hàng tiến hành toán Trong trường hợp có xuất ngân hàng – với tư cách người trung gian người xuất nhập – quan hệ bên vào chứng tư Thơng qua chứng từ , ngân hàng kiểm tra mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng người xuất để tiến hành việc trả tiền cho họ , sở xem xét người mua hồn thành nghĩa vụ tốn tiền chưa 2.2 Chứng từ mua bán lại ,cầm cố , chấp chiết khấu ngân hàng Thơng thường người mua , người bán ln cần tài để thực thương vụ Bộ chứng từ mua bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa Trong trường hợp hàng hóa cịn đường vận chuyển , người mua lại tìm đối tác để bán lại họ chuyển giao chứng từ cho bên thứ ba ( hay cịn gọi mua bán ba bên ) Bộ chứng từ hay hối phiếu dùng để cầm cố : người chủ chứng từ hay hối phiếu mang chứng từ đến ngân hàng hay tổ chức tín dụng để cầm cố cho khoản vay ngân hàng 2.3 Tạo điều kiện áp dụng thành tựu khoa học công nghệ đại vào việc sử dụng chứng từ Ngày , Thương mại điện tử không quốc gia coi giải pháp hữu hiệu cho việc tồn cầu hóa mà cịn hội lớn để phát triển kinh tế quốc gia toàn cầu lên bước Để đạt đực , phương thức toán quốc tế phải dựa sở chứng từ tốn khơng phải hàng hóa Bộ chứng từ dần chuyển từ hình thức giấy truyền hống sang hình thức mã hóa điện tử , việc xuất trình chứng từ trở nên đơn giản II Một số chứng từ phổ biến thực hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế Hóa đơn thương mại gì? Nội dung hóa đơn thương mại 1.1 Định nghĩa hóa đơn thương mại - Hóa đơn thương mại(Commercial Invoice) loại chứng từ cơng tác tốn người bán hàng phát hành để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng ghi hóa đơn Hóa đơn thương mại này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện sở giao hàng ( theo quy định Incoterm), phương thức toán hay chuyên chở hàng nào? Hóa đơn gọi hóa đơn thương mại - Hóa đơn thương mại thường lập làm nhiều dùng nhiều việc khác doanh nghiệp Hóa đơn thương mại xuất trình cho ngân hàng để địi tiền hàng, xuất trình cho cơng ty bảo hiểm trường hợp để tính phí bảo hiêm mua hàng hóa, xuất trình cho hải quan để tính tiền thuế thơng quan hàng hóa - Hóa đơn người bán lập ghi nhận thông tin bán hàng, cung ứng dịch vụ theo quy đinh pháp luật 1.2, Công dụng hóa đơn thương mại - Đóng vai trị trung tâm chứng từ toán Trong chứng từ có hối phiếu kèm theo, qua hóa đơn người mua kiểm tra để địi tiền hối phiếu, khơng có hối phiếu hóa đơn có tác dụng thay cho hối phiếu, làm sở cho việc đòi tiền - - Trong việc khai báo hải quan,hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa chứng mua bán , sở đó, người ta tiến hành giám sát,quản lí tính tiền thuế Hóa đơn cung cấp chi tiết cần thiết hàng hóa cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng theo dõi thực hợp đồng Trong số trường hợp định hóa đơn thương mại dung làm thông báo kết giao hàng để người mua nhận hàng trẻ tiền Trong nghiệp vụ tín dụng: hóa đơn thương mại với chữ ký chấp nhận trả tiền đóng vai trị chứng từ đảm bảo cho việc vay mượn Hóa đơn thương mại dùng để xin giấy chứng nhận xuất xứ, xt trình cho cơng ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, xuất trình cho quan quản lí ngoại hối nước nhập xin cấp ngoại tệ 1.3 Nội dung hóa đơn thương mại Hóa đơn thương mại chứng từ thể hoạt động mua bán doanh nghiệp Kế toán thương mại cần ý hóa đơn thương mại bao gồm phải có nội dung sau: - Mục Shipper/ Exporter: tên địa người xuất Mục phải đầy đủ yêu cầu L/C quy định phải phù hợp với vận đơn - Mục Consignee: tên địa người nhận hàng Mục phải phù hợp với yêu cầu L/C mà thông thường người mà hối phiếu thương mại ký phát - Mục Invoice No Date: số ngày lập hóa đơn Ngày phải trùng trước với ngày ký B/L - Mục L/C No Date : Số ngày phát hành L/C -Mục Notify party: Tên địa người thông báo -Mục L/C issuing bank: Tên ngân hàng phát hành tín dụng thư - Mục Port of loading, Port of discharge: Tên cảng bóc hàng,cảng dỡ hàng - Mục Carrier: Tên phương tiện vận chuyển - Mục Sailing on or about:Ngày tàu ( phương tiện vận chuyển)đi - Phần mục No.of carton, Description of goods, quantity: phải ghirox số lượng thùng carton, quy cách phẩm chất hàng hóa ( tên hàng hóa ,ký mã hiệu hàng hóa), số lượng hàng hóa - Mục Unit Price: Ghi đơn giá hàng hóa, loại tiền - Mục Amount: Ghi tổng trị giá đơn hàng , loại tiền -Mục In say : ghi tổng giá trị đơn hàng chữ Số phải trùng khớp với phần ghi tiền - Ngoài ra, hóa đơn phải thể điều kiện sở giao hàng - Nếu L/C yêu cầu phải ghi ghi bổ sung vào hóa đơn vào phần cuối bên trái hóa đơn - Ngồi ra, cần lưu ý điểm sau lập hóa đơn thương mại theo L/C - Hóa đơn người bán cấp phải hóa đơn thương mại kí”signed commercial invoice” Có L/C cịn u cầu phải ghi số giấp phép nhập “indication import licence No.” vào hóa đơn cách tính hóa đơn chiết giá(discount) hay trừ hoa hồng (commission) Nếu giao hàng theo điều kiện FOB cần hóa đơn thương mại chung(commercial invoice) 1.4, Những sai sót thường gặp lập hóa đơn thương mại Những sai biệt thường gặp lập hóa đơn thương mại là: - - - Tên địa chỉ bên có liên quan ghi hóa đơn thương mại khác với L/C ( tốn thưu tín dụng) chứng từ khác Số loại hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu L/C Sai sót số Invoice cần xuất trình Só lượng, đơn giá, mơ tả hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, đơn vị tiền tệ, điều kiện đóng gói ký mã hiệu hàng hóa khơng xác với nội dung L/C không khớp với chứng từ khác,những phụ phí khác khơng quy định L/C lại tính hóa đơn thương mại Đây phần mà công ty xuất nhập Việt Nam hay bị sai sót Khơng có chữ kí theo quy định L/C Cụ thể Người thụ hưởng không ký tên hóa đơn L/C có quy định Sai sót ngày ký hóa đơn: Ngày ký lập hóa đơn phải trước ngày ký lập vận tải đơn(B/L) Nếu ngày ký hóa đơn sau ngày B/L sai sót nawngjneef, chắn ngân hàng mở L/C khơng tốn Sai sót nười lập hóa đơn : Nếu L/C khơng quy định người lập hóa đơn người thụ hưởng L/C Trong trường hợp ngược lại người lập hóa đơn người L/C cho phép Trong trường hợp xuất ủy thác, có đồng ý hai bên mua bán L/C có điều khoản cho phép người lập L/C khác với người thụ hưởng L/C Các kiện vận tải hàng hóa( tên cảng xếp hàng, dỡ hàng) không phù hớp với quy định L/C - Sai sót sai ký hiệu bắt buộc; mục tên tàu, thiếu ghi bắt buộc theo quy định L/C, mục số vận tải đơn khơng ghi rõ Tẩy xóa, sửa chữa khơng ký tắt 1.5, Cách khắc phục sai sót - Kiểm tra số xuất trình có quy định L/C không? Kiểm tra liệu người bán,người mua(tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, ) so với nội dung L/C quy định có phù hợp khơng? Kiểm tra xem hóa đơn có chữ ký xác nhận người thụ hưởng hay không? Nếu hóa đơn khơng phải người thụ hưởng lập hóa đơn coi hợp lệ L/C có quy định chấp nhận chứng từ bên thứ ba lập Kiểm tra mổ tả hóa đơn có quy định L/C hay không? Kiểm tra số lượng trọng lượng , đơn giá, tổng giá trị,điều kiện sở giao hàng, điều kiện đóng gói ký mã hiệu hàng hóa cso mẫu thuẫn với chứng từ khác phiếu đóng gói, vận đơn đường biển vận đơn hàng khơng… Kiểm tra hóa đơn kiện mà ngân hàng đề cập L/C, hợp đồng, quota, giấy phép xuất nhập khẩu,… thơng tin khác hóa đơn: số L/C, loại ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số ngày lập hóa đơn có phù hợp với L/C chứng từ khác hay khơng? Phiếu đóng gói (packing list) 2.1, Khái niệm Là bảng kê khai tất hàng hóa đựng kiện hàng ( thùng hàng, hòm, kiện, container, , vật liệu đóng gói sử dụng ký hiệu hàng hóa ghi phía ngồi Một số cịn bao gồm kích thước trongj lượng hàng hóa Phiếu đóng gói lập đóng gói hầng hóa Phiếu đóng gói đặt bao bì cho người mua dễ dàng tìm tháy, có để túi gắn ngồi bao bì 2.2,Cơng dụng packing list Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa kiện Phiếu đóng gói thường lập thành sau: - Một để kiện hàng người nhận hàng kiểm tra hàng kiện cần Nó chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa mà người bán gửi - Một tập hợp phiếu đóng gói khác tạo thành xếp vào kiện hàng thứ lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa người nhận hàng - Một lại lập thành bộ, kèm theo hóa đơn thương mại chứng từ khác lập thành chứng từ xuát trình cho ngân hàng làm sở toán tiền hàng 2.3, Phân loại packing list Ngồi phiếu đóng gói thơng thường , cịn có loại sau: - Phiếu đóng gói chi tiết (detailed packing list): phiếu có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa kiện hàng Đơi nội dung khơng khác so với phiếu đóng gói thơng thường, có tiêu đề phiếu đóng gói chi tiết trở thành phiếu đóng gói chi tiết - Phiếu đóng gói trung lập( Neutral packing list): phiếu đóng gói khơng ghi tên người bán người mua nhằm để người mua sử dụng phiếu bán lại hàng hóa cho người thứ ba Ngồi phiếu đóng gói cịn có loại chứng từ tương tự kê chi tiết hàng hóa(specification): thống kê tồn hàng hóa lơ hàng phân bổ kiện.Đơn giản tổng hợp phiếu đóng gói.Nó dung trường hợp hàng hóa phức tạp( phụ tùng, dụng cụ , hóa chất thí nghiêm,) 2.4, Các thơng tin trên Packing List: Phiếu đóng gói trog chứng từ thiếu chứng từ xuất trình tốn Nó chứng từ thể chi tiết lô hàng , để người mua xác nhận việc giao hàng người bán có hợp đồng hay khơng sở để người bán làm chứng giao hàng quy định Mẫu phiếu đóng gói có nhiều mẫu khác nhau, tùy thuộc doanh nghiệp đa số phiếu thiếu nội dung sau: - Tiêu đề + Số P/L + Date Thông tin người xuất khẩu (Shipper) Thông tin người nhập khẩu (Consignee) Thông tin người đại diện nhập (Notify party) Tên tàu & số chuyến trên Booking (Vessel / Voy) Số Booking (Có số hãng tàu có số Booking số B/L khác nhau) Số container + số seal Cảng xuất hàng (Port of Loading) Cảng nhập hàng (Port of Discharging) Mô tả hàng hóa (Description of goods) Số lượng kiện hàng (Number of backage) Trọng lượng tịnh (Net weight) Trọng lượng bao bì (Gross weight) 10 43 8.4 Những sai sót thường gặp _ Sai sót khai báo _ Đối với hàng gia công, sản xuất doanh nghiệp khai báo điện tử thường khai sai số thông tin loại hình tờ khai, phương thức tốn, tên hàng, trọng lượng… dẫn đến nhiều thời gian cho quan hải quan DN việc sửa chữa tờ khai Đặc biệt, trường hợp sửa hệ thống, DN lại phải thực khai báo lại, ảnh hưởng đến q trình thơng quan hàng hóa _ Bên cạnh đó, nộp hồ sơ đăng kí tờ Khai NK, DN thường nộp vận đơn có chữ kí DN, khơng có chữ kí người vận chuyển thuyền trưởng người đại diện khác có thẩm quyền người vận chuyển theo quy định điều 87 Luật hàng hải _ Các DN XK hàng qua đường hàng không lưu ý trọng lượng hàng Trong thời gian qua, Nhiều DN làm thủ tục XK hàng thường bị sai trọng lượng khai báo số lượng thực xuất, làm thủ tục tính phí với hãng tàu phát được, Dn phải quay lại hải quan nơi mở tờ khai để điều chỉnh, ảnh hưởng đến thời gian thơng quan hàng hóa _ lỗi khoản hàng gia công _ Theo lãnh đạo chi cục hải quan quản lí hàng đầu tư, nhiều DN nộp hồ sơ khoản theo kiểu nộp cho ngày, hồ sơ thiết nhiều chứng từ khoản được, Khi nộp hồ sơ khoản hàng gia công, DN phải nộp đủ bảng biểu quy định điều 21 Thơng tư 117/TT_BTC Bộ tài kèm phương án giải nguyên phụ liệu dư thừa _ Trên thực tế, phần lớn DN có vốn đầu tư nước ngồi th dịch vụ khoản hợp đồng gia công, giám đốc DN thường giao khốn tồn cho nhân viên làm dịch vụ khoản, mà không theo dõi công việc thực khoản người thuê có thời hạn quy định ko? Do có phát sinh điều chỉnh số liệu không khớp hồ sơ giấy DN nộp hệ thống liệu, như: đăng kí nhầm định mức, mã hàng, đơn vị tính, số lượng,… thường xử lí khơng kịp thời, nhiều thời gian _ Về phía nhân viên thuê nhận hồ sơ khoản lúc nhiều hợp đồng nhiều DN, nên đôi lúc thực khoản chậm trễ, kéo dài thời gian khoản Chính thế, để đảm bảo tránh sái sót, chủ DN cần quan tâm có chọn lọc giao hồ sơ cho nhân viên dịch vụ khoản hợp đồng gia cơng, khâu xử lí ngun liệu dư để hoàn tất khoản hợp đồng quy định 44 _ Đối với việc khoản, DN không để ý đến ngày chốt số liệu bảng khoản mở tờ khai chuyển tiếp nguyên phụ liệu dư máy móc thiết bị đóng thuế thường hạn 30 ngày, nên phải lập biên vi phạm Việc khoản không thời gian quy định không gây phiền phức cho DN bị lập biên vi phạm khoản trễ hạn, mà gây thêm việc cho quan hải quan phải đơn đóc nhắc nhở DN nhiều lần, phải xác minh ấn định thuế _ Chính vậy, lãnh đạo DN cần quan tâm chọn lọc đại lí khai thuê nhân viên giao nhận giao hồ sơ cho họ phụ trách khâu toán hợp đồng gia cơng, khâu xử lí ngun phụ liệu dư để hoàn tất khoản hợp đồng thời gian quy định 8.5 Cách khắc phục sai sót Khi gặp phải sai sót, cá nhân DN cần tiến hành lập thủ tục sửa chữa tờ khai, bổ sung hồ sơ hải quan Thực phương thức thủ cơng: (1) Khai xác, trung thực, đầy đủ yếu tố, khai bổ sung văn khai bổ sung (2) Tính số tiền thuế khai bổ sung, số tiền phạt chậm nộp ( có) phải nộp khai bổ sung (3) Nộp đủ hồ sơ cho quan hải quan thời hạn sửa chữa, khai bổ sung thoe quy định điều 34 laaujt quản lí thuế, khoản điều 22 luật hải quan, (4) Thưc thông báo quan hải quan văn sửa sữa, khai bổ sung (5) Trường hợp khai bổ sung làm tang số tiền thuế phải nộp, người nộp thuế phải nộp đầy đủ, thời hạn số tiền thuế, tiền phạt nộp chậm( có ) theo quy định (6) Trường hợp khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp, người nộp thuế có quyền đề nghị quan hải quan nơi khai bổ sung xử lí số tiền nọp thừa theo hướng dẫn điều 24 thông tư 194/2010/TT-BTC Thực phương thức điện tử (1) Khi sửa chữa , khai bổ sung, người khai hải quan tạo thông tin sửa chữa, bổ sung Tờ khai điện tử, nêu rõ lí sửa chữa, bổ sung (2) Gửi đến quan hải quan (3) Nhận” thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử” thực yêu cầu thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan 45 (4) Trường hợp phải xuất trình, nộp giấy theo yêu cầu quan có thẩm quyền, tờ khai hải quan điện tử số chứng từ in giấy theo mẫu quy định gồm: _ Tờ khai hải quan điện tử, phụ lục tờ khai hải quan điênh tử ( có), kê ( có) _ Tờ khia hải quan điện tử bổ sung trường hợp quan hải quan xác nhận “ hàng qua khu vực giám sát hải quan” “ thông quan” “ giải phóng hàng” “đưa hàng hóa bảo quản” “ hàng chuyển cửa khẩu” Hối phiếu 9.1 Khái niệm Hối phiếu lệnh viết đòi tiền vô điều kiện người ký phát hối phiếu cho người khác, yêu cầu người nhìn thấy phiếu, đến ngày cụ thể định ngày xác định tương lai phải trả số tiền định cho người theo lệnh người trả cho người khác trả cho người cầm phiếu Hối phiếu dùng phương thức toán nhờ thu , phương thức tín dụng chứng từ 9.2 Chức - Là cơng cụ tín dụng phổ biến người ký phát hối phiếu người bị ký phát; người chuyển nhượng người chuyển nhượng hối phiếu; ngân hàng với người có hối phiếu người phát hành hối phiếu thông qua hành vi chiết khấu hối phiếu, ngân hàng trung ương với ngân hàng kinh doanh - Là phương tiện đảm bảo: hối phiếu công cụ đảm bảo quan hệ tín dụng Điều dựa sở tính nghiêm ngặt hối phiếu trả tiền vô điều kiện, nghiã người sở hữu hối phiếu ln có quyền địi hỏi toán hối phiếu mà họ sở hữu vào ngày đến hạn - Là phương tiện đầu tư vốn: nghiệp vụ chiết khấu hối phiếu, tất ngân hàng đầu tư vào hối phiếu cách mua loại hối phiếu người bán - Là cơng cụ tốn: hối phiếu cơng cụ toán tất liên quan đến Khi hối phiếu tốn vào ngày đến hạn nợ gốc ghi hối phiếu coi toán  9.3 Các bên tham gia Người ký phát hối phiếu (Drawer): nhà xuất khẩu, người bán, đại diện tổ chức xuất khẩu, cung ứng dịch vụ 46     Người có trách nhiệm toán hối phiếu (drawee): người mà hối phiếu gửi đến cho họ, yêu cầu toán ( người mua, nhà nhập khẩu, ngân hàng mở L/C, ngân hàng toán, ) Người thụ hưởng (beneficiary): người sở hữu hợp pháp hối phiếu, có quyền nhận tốn số tiền ghi hối phiếu Người chuyển nhượng (endorser or assignor): người chuyển quyền hưởng lợi hối phiếu cho người khác cách trao tay hay thủ tục ký hậu Người bảo lãnh: người ký tên vào hối phiếu ngoại trừ người ký phát người bị ký phát 9.4 Hình thức hối phiếu Hình mẫu hối phiếu dài hay ngắn không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý Hối phiếu viết tay hay in sẵn theo mẫu có giá trị Thông thường người ta sử dụng hối phiếu in sẵn có khoảng trống người ký phát điền vào nội dung cần thiết Ngôn ngữ tạo lập hối phiếu thứ tiếng định thống với ngôn ngữ in sẵn hối phiếu , thông thường tiếng anh Không viết hối phiếu bút chì , mực dễ phai, mực đỏ Hối phiếu lập thành hay nhiều bản, thông thường hai bản, đánh số thứ tự : thứ ghi số “ 1” , thứ hai ghi số “2” có giá trị ngang , có tốn Hối phiếu khơng có , phụ 9.4 Nội dung hối phiếu : Theo luật thống hối phiếu ( ULB ) , hối phiếu có giá trị pháp lý có nội dung sau : Tiêu đề hối phiếu : phải ghi hối phiếu ( Bill of exchange ) Địa điểm ký phát hối phiếu : trường hợp hối phiếu không ghi địa điểm ký phát địa ghi bên cạnh tên người ký phát địa điểm thành lập hối phiếu Theo công ước Geneva 1930 (ULB), hối phiếu coi có giá trị có đủ nội dung sau:  Tiêu đề hối phiếu:  Hối phiếu  Địa điểm ngày ký phát hối phải ghi tiêu đề là Bill of Exchange hoặc Drafts phiếu:  Thông thường, địa điểm ký phát hối phiếu nơi ký phát hối phiếu hay nơi khác nơi lập nơi cư trú người ký phát hối phiếu khác nhau.  Nếu hối phiếu khơng có ghi nơi ký phát hối phiếu địa bên cạnh tên người ký phát coi địa điểm ký phát hối 47 phiếu hối phiếu không ghi địa người ký phát hối phiếu hối phiếu khơng có giá trị    Ngày ký phát hối phiếu có ý nghĩa quan trọng.  Nó thời điểm xác định việc thành lập hối phiếu, đồng thời sở xác định kỳ hạn trả tiền hối phiếu.  Nó sở để xác định thời hạn tối đa để xuất trình chứng từ, đồng thời sở kiểm tra tính đồng chứng từ.  Thông thường, ngày ký phát hối phiếu ngày xuất trình Bộ chứng từ cho ngân hàng tốn.  Trường hợp tốn phương thức tín dụng chứng từ, ngày hối phiếu khơng trước ngày giao hàng ghi vận đơn (B/L), hóa đơn (Invoice) sau ngày hạn giá trị thư tín dụng (L/C)  Kỳ hạn trả tiền:  Là ngày mà người trả tiền có nhiệm vụ trả tiền.  Có hai loại (thơng thường thể bên cạnh phía tiêu đề hối phiếu) + Trả tiền ngay: Có nghĩa việc trả tiền thực nhìn thấy hối phiếu, hối phiếu thể là: "At sight of this first B/E of Drafts" + Trả tiền sau: (Time-Usance BE)Việc thực trả tiền thực khoảng thời gian định Ví dụ:  - Trả sau X ngày nhìn thấy hối phiếu: "At X days after sight"            - Trả sau X ngày kể từ ngày ký phát: "At X days after signes"            - Trả sau X ngày kể từ ngày vận đơn: "At X days after bill of lading date"            - Trả ngày cụ thể tương lai: "On (date) of this firt or second B/E"  Người thụ hưởng:  Tên họ, địa người thụ hưởng phải ghi rõ ràng, đầy đủ.  Theo luật quản chế ngoại hối Việt Nam, người thụ hưởng hối phiếu ngân hàng thương mại có chức kinh doanh ngoại hối và phải Ngân hàng nhà nước cấp giấy phép kinh doanh  Người trả tiền hối phiếu(người bị ký phát):  Tên họ người trả tiền phải ghi rõ ràng, cụ thể ghi vào sau chữ "To:".  Nếu sử dụng phương thức toán Nhờ thu, sau "To:" phải ghi tên nhà nhập khẩu.  Còn sử dụng phương thức tốn Tín dụng chứng từ sau "To:" sẽ ghi tên Ngân hàng mở L/C đồng thời, cần thể thêm Số L/C, ngày phát hành L/C  Người ký phát hối phiếu:  Tên, địa chữ ký người ký phát hối phiếu ghi bên phải góc hối phiếu.  Chữ ký người ký phát hối phiếu phải chữ ký người có đủ lực hành vi lực pháp lý thể ý chí cam kết họ nên tay người lập hối phiếu ký.  Yêu cầu phải ký chữ ký thông dụng giao dịch  Địa điểm tốn:nếu khơng có quy định khác địa điểm người bị ký phát  Lệnh toán chấp nhận tốn vơ điều kiện số tiền định 48 9.5 Những sai sót thường gặp Hối phiếu thiếu khơng xác tên địa bên có liên quan Hối phiếu chưa ký hậu Số tiền ghi hối phiếu số chữ không khớp hay không trị giá hoá đơn 49 Ngày ký phát hối phiếu hạn hiệu lực L/C Số L/C ngày mở L/C ghi hối phiếu khơng xác 9.6 Giải pháp - Người tạo lập hối phiếu phải am hiểu quy tắc Viết hối phiếu để vận dụng - Khi viết hối phiếu phải thật thận trọng, tả nội dung , giá trị tiền ghi hối phiếu, ngày tháng năm, bên tham gia hình thức hối phiếu để tránh trường hợp hối phiếu viết sai bị từ chối toán III Thực trạng chứng từ Thanh Toán xuất nhập Việt nam Kể từ đất nước mở cửa hội nhập với kinh tế giới, cơng tác tốn quốc tế Việt Nam có bước chuyển biến đáng kể: - Hệ thống ngân hàng Việt Nam mở rộng, đáp ứng nhu cầu toán kinh tế đà phát triển với khao khát hội nhập hệ thống toán tổ chức ngân hàng lớn mạnh giới - Về thị trường xuất nhập khẩu, Việt Nam không ngừng mở rộng năm qua Nếu chế cũ, Việt Nam thiết lập quan hệ với 40 nước giới nay, có khoảng 220 nước vùng lãnh thổ nhập hàng hoá từ Việt Nam 170 nước vùng lãnh thổ xuất hàng hoá sang nước ta Bảng 1: Kim ngạch, tỷ trọng tốc độ tăng giảm xuất khẩu, nhập theo châu lục nước/khu vực thị trường năm 2017 Thị trườn g Xuất Kim ngạch (Triệu USD) Nhập Tỷ trọn g (%) Châu        111.95 52,3  So với nă m 201 (%) Kim ngạch (Triệu USD)  Tỷ trọn g 31,3  172.83 81,9 (%)  So với nă m 201 (%) 22,3 50 Á ASEA N         21.51 10,1 23,9   28.021 13,3 16,4 Trung Quốc         35.46 16,6 61,5   58.229 27,6 16,4 - Nhật Bản         16.84 7,9 14,8   16.592 7,9 10,1 - Hàn Quốc         14.82 6,9 30,0   46.734 22,1 45,3 Châu Mỹ          52.33 24,5 10,5    15.64 7,4 7,9 - Hoa Kỳ         41.60 19,4 8,2     9.203 4,4 5,8 Châu Âu          43.00 20,1 13,7    14.91 7,1 10,4 EU(28 )         38.28 17,9 12,7   12.098 5,7 8,6 Châu Phi            2.67 1,2 -2,1      4.01 1,9 52,5 Châu Đại Dươn g            4.06 1,9 20,0      3.69 1,8 29,4 Tổng        214.01 100, 21,2  211.10 100, 20,8 Nguồn: Tổng cục Hải quan 51 => Việc mở rộng thị trường kéo theo phát triển thương mại quốc tế năm gần đây, điều thể qua việc tăng kim ngạch xuất nhập hàng hoá nước ta qua năm Đặc biệt, Việt Nam đạt kết đáng kể mặt hàng xuất nhập tập trung vào số nhóm hàng mà Việt Nam có lợi gia công, chế biến điện thoại loại linh kiện, dệt may, giày dép, hải sản… Biểu đồ: Kim ngạch XK, NK, cán cân thương mại tốc độ tăng XK, NK 11 tháng, giai đoạn 2011-2017 Nguồn: Tổng cục Hải quan Tổng kim ngạch xuất nhập hàng hóa Việt Nam 11 tháng tính từ năm 2017 đạt 385,77 tỷ USD, tăng 21,4% so với kỳ năm trước Quy mô xuất nhập tăng thêm 200 tỷ USD sau năm (tính từ năm 2011) Tổng kim ngạch xuất nhập 11 tháng từ đầu năm tăng 67,93 tỷ USD số tuyệt đối mức tăng cao so với kỳ từ trước tới Trong 11 tháng năm 2017, cán cân thương mại hàng hóa nước đạt mức thặng dư cao kể từ trước đến với 3,17 tỷ USD => Để đạt kết ngoại thương nhờ phần vào phát triển phương thức toán hệ thống ngân hàng nước Đặc biệt, công tác sử dụng chứng từ ngày phổ biến hiệu góp phần khơng nhỏ vào việc tăng kim ngạch thị phần xuất nhập 52 Tình hình sử dụng chứng từ toán xuất nhập khẩu: 1.1 Tình hình sử dụng phương thức tốn dùng chứng từ Việt Nam - Việc lựa chọn phương thức toán quan hệ ngoại thương phụ thuộc nhiều yếu tố: mặt hàng, quan hệ tín nhiệm bên mua bán, thông lệ buôn bán nước, quan hệ kinh tế- trị nước liên quan, quan hệ đại lý ngân hàng, tất yếu tố thể thị trường khác khác - Trong số cácphương thức tốn áp dụng nước ta nay, phương thức tốn sử dụng chứng từ ln ln chiếm ưu - Thực tế cho thấy, phương thức toán sử dụng chứng từ làm sở để toán xuất nhập chiếm tỷ trọng lớn 80% tổng lượng toán mậu dịch Việt Nam thời gian qua Cụ thể tỷ trọng sử dụng phương thức toán số ngân hàng lớn nước ta sau:  Tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam: xét theo kim ngạch sử dụng phương thức tốn tín dụng chứng từ chiếm tỷ trọng lớn với khoảng 65% phương thức nhờ thu chiếm khoảng 15% chuyển tiền chiếm 20% lại  Tại ngân hàng khác Ngân hàng Đầu tư , Ngân hàng Công thương, Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển nông thơn tỷ trọng sử dụng phương thức tín dụng chiếm ưu với khoảng 80-90% tổng kim ngạch tốn qua Ngân hàng, cịn lại phương thức tốn nhờ thu chuyển tiền  Nhìn chung, phương thức toán sử dụng chứng từ áp dụng nhiều phương thức tín dụng chứng từ Đây phương thức tốn thơng dụng, phổ biến an toàn tốn quốc tế dung hồ quyền lợi hai bên tài trợ hàng xuất, chiết khâu chứng từ, 1.2 Tình hình cơng tác tạo lập chứng từ doanh nghiệp xuất Việt Nam Bộ chứng từ thực trở thành quen thuộc quan trọng hầu hết doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu: 53 - Bằng chứng doanh nghiệp xuất nhập chủ yếu dùng phương thức tốn tín dụng đơn hàng có giá trị lớn - Phần lớn chứng từ hoá đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ lập theo mẫu biểu để đáp ứng yêu cầu thư tín dụng nội dung, đồng thời tạo điều kiện để bên có liên quan ngân hàng dễ dàng kiểm tra - Tuy nhiên, chứng từ lập xuất trình cịn mắc phải nhiều thiếu sót tồn gây khó khăn cho doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp xuất Việt - Tính ra, hàng năm cịn tỷ lệ vụ tranh chấp thương mại quốc tế bắt nguồn từ chứng từ toán chủ yếu xảy chứng từ phương thức toán L/C (khoảng 50% chứng từ tốn xuất trình theo L/C có sai sót) => Ví dụ, Tháng 10/2000, cơng ty Vinatea mở L/C trị giá 110.000 USD để nhập thép Inox người bán Xingapo, hàng hóa lại có xuất xứ từ Châu Âu Chứng từ hàng hoá Việt Nam ngày Sau kiểm tra chứng từ, VCB thâý chứng từ hoàn toàn phù hợp lập Thông báo chứng từ, giao cho đơn vị kiểm tra Sau kiểm tra, đơn vị gửi lại chứng từ cho VCB kèm theo công văn có nội dung sau: “chúng tơi hồn tồn chấp nhận chứng từ xuất trình hồn tồn phù hợp với điều khoản điều kiện L/C để đảm bảo quyền lợi cho phía Việt Nam, kính mong Ngân hàng tạm dừng chưa tốn chứng từ chúng tơi biết lơ hàng giao chất lượng ” Trong trường hợp này: - Đến hạn tốn mà VCB khơng tốn cho người hưởng lợi ảnh hưởng tới uy tín quốc tế VCB - Nhưng tốn q trình đàm phán khách hàng nội gặp phải khó khăn đàm phán khơng thành cơng VCB bị mang tiếng “không bảo vệ quyền lợi cho khách hàng Việt Nam”, uy tín nước VCB giảm 54 - Trong thực tế, VCB lùi thời hạn toán cho Ngân hàng nước điện báo cho Ngân hàng nước ngồi biết tình hình sau đơn vị cam kết chịu lãi phạt chậm trả Ngân hàng nước ngồi địi IV Giải pháp Đối với hệ thống ngân hàng 1.1 Cần có thống ngân hàng sai biệt chứng từ Xác định chứng từ có phù hợp với u cầu thư tín dụng hay khơng vấn đề rât squan trọng tất bên giao dịch , đặc biệt ngân hàng Ngân hàng mở thư tín dụng , Ngân hàng thông báo , Ngân hàng xác nhận , ngân hàng muốn chắn nhận lại tiền hoàn trả từ phía người xin mở L/C phải kiểm tra kỹ chứng từ toán Khi kiểm tra chứng từ hàng xuất , ngân hàng phải tuân thủ UCP Để tạo thống ngân hàng việc kiểm tra chứng từ , ngân hàng nước ta không đơn áp dụng chặt chẽ UCP văn hướng dẫn mà phải đúc kết từ kinh nghiệm thực tế phát sinh học hỏi kinh nghiệm , ngân hàng giới , cố gắng bước tiến tới hoàn thiện thống toàn hệ thống ngân hàng Hiện , Hiệp hội ngân hàng Việt nam Hiệp hội ngân hàng giới ngân hàng khu vực đưa tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ riêng 1.2 Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên ngân hàng Tăng cường đào tạo toán viên giỏi nghiệp vụ chiến lược ngân hàng nhằm đảm bảo công tác kiểm tra chứng từ , tư vấn chứng từ cho khách hàng đạt hiệu cao , tránh sai sót , nhầm lẫn chậm chễ toán quốc tế 1.3 Tư vấn cho nhà xuất nhập chứng từ có sai biệt Qua thực tế ngân hàng, ta thấy chứng từ tốn bị gặp sai sót khơng phải Điều dẫn đến chứng từ chuyển qua lại nhiều lần để chỉnh sửa , gây tốn mặt thời gian chi phí Bởi , cho dù ngân hàng 55 không thực việc toán hay chiết khấu chứng từ với tinh thần trách nhiệm để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng 1.4 Trang bị hệ thống kiểm tra xử lý thông tin đại Điều có ý nghĩa đặc biệt quan trọng , giúp ngân hàng kiểm tra chứng từ tốt hơn, hiệu theo kịp hệ thống ngân hàng tiên tiến giới Hơn , sở tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ ngân hàng toán sử dụng chứng từ điện tử áp dụng nước ta Đối với đơn vị làm công tác tạo lập chứng từ 2.1 Cách thức khắc phục sai sót việc lập chứng từ Như đề cập , công tác lập chứng từ tốn hay gặp phải sai sót nội dung hình thức , đặc biệt phương thức tín dụng chứng từ Để tránh khỏi phiền tối , tranh chấp xảy trình xuất trình chứng từ ngân hàng để toán , doanh nghiệp , đặc biệt trực tiếp làm công tác lập chứng từ cần phải kiểm tra số chi tiết ; - Xem chứng từ thiết yếu có bị thiếu hay khơng , chứng từ lập có phù hợp với quy định L/C hay khơng ,… - Trị giá lơ chứng từ xuất trình khơng vượt trị giá l/C , L/C cho phép giao hàng phần trị giá lơ hàng không vượt số dư L/C Giải pháp chứng từ cụ thể , Nhóm trình bày cụ thể chi tiết phần II 2.2 Nâng cao trình độ chun mơn , nghiệp vụ người làm công tác lập chứng từ Việc đào tạo cán trực tiếp lập chứng từ chiếm vai trò quan trọng Muốn lập chứng từ tốt , người lập chứng từ bắt buộc phải hiểu biết nghiệp vụ xuất nhập phải am hiểu loại chứng từ, yêu cầu thị trường , bạn hàng , mặt hàng chứng từ toán Hơn nữa, chứng từ thông thường lập tiếng anh nên người lập tất yếu cần biết ngoại ngữ 56 Hơn , công tác phổ cập kiến thức luật nói chung luật lệ quốc tế nói riêng chiều rộng chiều sâu cho người làm toán quốc tế cần thiết Nâng cao hiểu biết để vận dụng đắn UCP giải pháp lâu dài , để hạn chế hạn chế việc lập chứng từ 2.3 Tăng cường đầu tư nâng cấp , đại hóa sở vật chất Đây chiến lược lâu dài doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập Có sở hạ tầng đại giúp doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng với công nghệ nghiệp vụ tốn ngân hàng, tìm hiểu king nghiệm ngân hàng giới công tác lập chứng từ xuất trình chứng từ Đồng thời tiền đề để tiến tới việc áp dụng chứng từ điện tử toán xuất nhập nước ta 57 ... phải hàng hóa Bộ chứng từ dần chuyển từ hình thức giấy truyền hống sang hình thức mã hóa điện tử , việc xuất trình chứng từ trở nên đơn giản II Một số chứng từ phổ biến thực hợp đồng mua bán hàng. .. kiện hàng người nhận hàng kiểm tra hàng kiện cần Nó chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa mà người bán gửi - Một tập hợp phiếu đóng gói khác tạo thành xếp vào kiện hàng thứ lô hàng. .. chiếu hàng hóa với hợp đồng theo dõi thực hợp đồng Trong số trường hợp định hóa đơn thương mại dung làm thông báo kết giao hàng để người mua nhận hàng trẻ tiền Trong nghiệp vụ tín dụng: hóa đơn