LQT BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ CÔNG NGHỆ THÁI NGUYÊN CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỈ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – tự do – Hạnh phúc QUY TRÌNH QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI, NGOẠI TRÚ MÃ QT CT HHSV 06 (Kèm[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CƠNG HỊA XÃ HỘI CHỈ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC Độc lập – tự – Hạnh phúc KINH TẾ - CÔNG NGHỆ THÁI NGUYÊN QUY TRÌNH QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI, NGOẠI TRÚ MÃ: QT.CT HHSV.06 (Kèm theo Quyết định số /2022/ QĐ-TUETECH ngày tháng năm 2022 Hiệu trưởng việc ban hành quy trình cơng tác sinh viên trường Đại học Kinh tế - Công nghệ Thái Nguyên) Mục đích Hướng dẫn thủ tục, nội dung, trình tự bước quản lý sinh viên nội, ngoại trú theo quy chế công tác sinh viên, quy chế công tác sinh viên nội trú, ngoại trú để đơn vị, cá nhân có liên quan dễ dàng thực hiện; cấp quản lý có thẩm quyền có sở kiểm tra, điều hành đạo Phạm vi Quy trình áp dụng sinh viên quy nội trú ngoại trú trường Đại học Kinh tế - Công nghệ Thái Nguyên theo Quy chế công tác sinh viên, Quy chế sinh viên nội trú, quy chế sinh viên ngoại trú Tài liệu liên quan - Quy chế công tác HSSV Nhà trường - Quy chế công tác sinh viên nội trú Nhà trường - Quy chế công tác sinh viên ngoại trú Nhà trường Giải thích từ ngữ - CT HSSV: Công tác Học sinh sinh viên - QL KTX: Quản lý Ký túc xá - SV: Sinh viên Sinh viên nội trú KTX nhà trường 5.1 Điều kiện nội trú: - Sinh viên diện sách - Sinh viên có hồn cảnh khó khăn 5.2 Quy trình, thủ tục đăng ký nội trú a Sơ đồ thực quy trình ST Tiến trình Trách nhiệm Mơ tả / Biểu mẫu T Đơn xin vào NT Phiếu nhập học - Sinh viên Sinh viên điền thơng tin vào BM.01-QT.CT HSSV.06 Phịng CT HSSV kiểm tra - Phịng CT HSSV Bố trí phòng sv: - SV bắt buộc theo xếp phòng CT HSSV - SV nhận bàn giao tài sản phòng SV khỏi nội trú (viết đơn xin ra) Kiểm tra SV khỏi nội trú - Phòng CT HSSV kiểm tra đối tượng sinh viên BM.01-QT CT HSSV.06 - Phòng CT HSSV phân loại SV xếp phòng theo: - Phòng TH bàn BM.03-QT CT HSSV.06 BM.04-QT CT HSSV.06 giao tài sản cho - Phòng Tổng hợp bàn giao tài sản phòng cho SV SV theo: BM.02-QT CT HSSV.06 - Phòng CT HSSV - Sinh viên SV hết thời gian nội trú, Phòng CT muốn khỏi NT phải làm đơn theo: HSSV BM.05-QT CT HSSV.06 - Căn đơn SV, phịng CT HSSV trình BGH - Phòng CT HSSV - Phòng Tổng hợp theo: - Phòng Tổng hợp BM.06-QT CT HSSV.06 (nếu có), BM.07-QT CT HSSV.06 Sinh viên b Hồ sơ cần chuẩn bị: * Đối với sinh viên vào nội trú lần đầu - Đơn xin nội trú BM.01.QT.CT HSSV.06 - Phiếu nhập học sinh viên (phô tô) - Lệ phí nội trú khoản khác (nếu có), nộp phòng KH-TC SV gửi giấy tờ phòng CT HSSV * Đối với sinh viên khác thuộc khóa trước vào nội trú - Đơn xin nội trú + Thẻ sinh viên photo nộp phịng CT HSSV - Lệ phí nội trú khoản khác, nộp phịng KH-TC c Quy trình đón tiếp sinh viên làm thủ tục nội trú - Sinh viên xuất trình phiếu nhập học, giấy chứng nhận sinh viên thuộc diện sách để xét nội trú Các đối tượng khác nộp đơn xin nội trú phòng CT HSSV - Phòng CT HSSV xem xét phát đơn xin nội trú cho sinh viên kê khai dán 02 ảnh theo BM.01.QT.CT HSSV.06, - Phịng KH-TC thu lệ phí nội trú (nếu có) - Phòng CT HSSV xếp phòng theo sơ đồ bố trí phịng cho sinh viên theo BM.03.QT.CT HSSV.06 lập sanh sách điểm danh theo BM.04.QT.CT HSSV.06 - Phòng Tổng hợp bàn giao tài sản phòng cho sinh viên theo BM.02.QT.CT HSSV.06 - Trong trình nội trú, sinh viên có việc vắng mặt KTX từ 01 ngày trở lên cần làm đơn theo BM.09.QT.CT HSSV.06 d Sinh viên khỏi nội trú cần phải làm thủ tục Hồ sơ gồm có: - Sinh viên làm đơn xin khỏi nội trú theo BM.05.QT.CT HSSV.06 gửi phịng CT HSSV - Phịng CT HSSV trình BGH xem xét định - Phòng Tổng hợp kiểm tra sở vật chất phòng + Lập Biên bồi thường tài sản khu nội trú (nếu có) theo BM.06.QT.CT HSSV.06 + Lập Biên nhận lại tài sản theo BM.07.QT.CT HSSV.06 - Sinh viên hoàn thành nghĩa vụ tài Ký túc xá phịng KH-TC (có phiếu tốn) 5.3 Cơng tác khen thưởng, kỷ luật sinh viên Quy trình khen thưởng xử lý kỷ luật sinh viên thực theo quy trình: - Quy trình kỷ luật sinh viên: QT.CT HSSV.02; - Quy trình cấp học bổng cho sinh viên: QT.CT HSSV.04; 5.4 Quy trình báo cáo Căn vào cơng tác quản lý sinh viên khu nội trú - Ban quản lý khu Nội trú KTX lập báo cáo tháng, báo cáo học kỳ lên Phòng CT HSSV Phòng CT HSSV lập báo cáo gửi BGH nhà trường - Trong trường hợp đặc biệt BQL kết hợp với Khoa, Phòng CT HSSV báo cáo trực tiếp Ban Giám hiệu 5.5 Lưu hồ sơ T Tên hồ sơ T Hồ sơ sinh viên nội trú Phòng (lưu lý lịch trích ngang SV) HSSV Đơn xin vào nội trú Danh sách SV lớp, phòng sinh viên nội trú Biên bàn giao phòng Nơi lưu Sổ theo dõi sinh viên điểm danh Phòng CT CT HSSV Phịng Thời Hình thức lưu gian lưu thức huỷ Bản giấy năm Xé bỏ Thời gian Bản giấy SV Xé bỏ KTX CT HSSV Thời gian Bản giấy SV Ban QL KTX Phịng Hình Tổng hợp Xé bỏ KTX Thời gian Bản giấy SV Xé bỏ KTX Thời gian Ban QL KTX Bản giấy SV Xé bỏ KTX Phòng CT HSSV Hồ sơ SV vi phạm Ban QL Bản giấy năm KTX, Xé bỏ Khoa Phòng CTSV Quyết định kỷ luật sinh viên Ban QL KTX, Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Khoa Biên bồi thường TS Biên Phòng nhận lại TS từ sinh viên hợp Tổng Phòng CTSV Tổng hợp xếp loại HK sinh viên Ban QL NT KTX, Khoa Quy trình, thủ tục sinh viên ngoại trú Bước 1: Đăng ký địa ngoại trú - Đầu năm học, phòng CT HSSV yêu cầu lớp lập danh sách sinh viên ngoại trú (theo mẫu) - Sinh viên ngoại trú có trách nhiệm khai đầy đủ thông tin vào phiếu theo quy định nhà trường BM.10.QT.CT HSSV.06 Bước 2: Cập nhật sở liệu Phòng CT HSSV cập nhật danh sách vào phần mềm quản lý sinh viên ngoại trú để theo dõi Bước 3: Kiểm tra, quản lý Định kỳ, phòng CT HSSV phối hợp quyền địa phương kiểm tra tình hình sinh viên ngoại trú Đánh giá ý thức, thái độ chấp hành quy định ngoại trú sinh viên Cuối học kỳ, sinh viên ngoại trú phải nộp lại cho phòng CT HSSV phiếu xác nhận ý thức chấp hành pháp luật địa phương, nơi tạm trú Đây để đánh giá điểm rèn luyện SV Lưu ý: Khi SV thay đổi địa ngoại trú, cần báo cho phòng CT HSSV Phụ lục biểu mẫu kèm theo quy trình quản lý sinh viên nội, ngoại trú TT a Danh mục Tên biểu mẫu/phụ lục Ký hiệu Đơn xin vào nội trú BM.01.QT.CT HSSV.06 Biên bàn giao phòng nội trú BM.02.QT.CT HSSV.01 Danh sách sinh viên nội trú BM.03.QT.CT HSSV.06 Sổ theo dõi sinh viên điểm danh BM.04.QT.CT HSSV.06 Đơn xin khỏi nội trú BM.05.QT.CT HSSV.06 Biên bồi thường TS khu nội trú BM.06,QT.CT HSSV.06 Biên nhận lại TS từ sinh viên BM.07,QT.CT HSSV.06 Thông báo vi phạm nội quy KTX BM.08,QT.CT HSSV.06 Đơn xin vắng mặt BM.09,QT.CT HSSV.06 10 Đơn đăng ký ngoại trú BM.10,QT.CT HSSV.06 11 Đơn xin ngoại trú BM.11,QT.CT HSSV.06 b Nội dung biểu mẫu (có đính kèm theo) ... thưởng xử lý kỷ luật sinh viên thực theo quy trình: - Quy trình kỷ luật sinh viên: QT.CT HSSV.02; - Quy trình cấp học bổng cho sinh viên: QT.CT HSSV.04; 5.4 Quy trình báo cáo Căn vào công tác quản... Bản giấy SV Xé bỏ KTX CT HSSV Thời gian Bản giấy SV Ban QL KTX Phòng Hình Tổng hợp Xé bỏ KTX Thời gian Bản giấy SV Xé bỏ KTX Thời gian Ban QL KTX Bản giấy SV Xé bỏ KTX Phòng CT HSSV Hồ sơ SV vi... HSSV - SV nhận bàn giao tài sản phòng SV khỏi nội trú (viết đơn xin ra) Kiểm tra SV khỏi nội trú - Phòng CT HSSV kiểm tra đối tượng sinh viên BM.01-QT CT HSSV.06 - Phòng CT HSSV phân loại SV