Giáo trình micrsoft project 2010 cơ bản pdf

Mục lục CHƯƠNG – HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ PROJECT 2010 I II III IV Giới thiệu giao diện Microsoft Project 2010 Sử dụng Backstage để quản lý tập tin thiết lập Microsoft Project 2010 Ribbon Tab: Tìm đến chức mà bạn muốn View: xem chi tiết dự án nhiều cách trình bày thông tin khác CHƯƠNG – TẠO MỘT DANH SÁCH CÔNG VIỆC I II III IV V VI VII VIII IX X Tạo kế hoạch dự án Nhập tên công việc Thiết lập thời lượng Thiết lập cột mốc quan trọng Tổ chức công việc thành giai đoạn Liên kết công việc Chuyển chức thiết lập thủ công sang tự động Thiết lập ngày không làm việc Kiểm tra thời lượng kế hoạch Tạo ghi cho công việc CHƯƠNG – THIẾT LẬP NGUỒN LỰC I II III IV Thiết lập nguồn lực công việc Nhập suất nguồn lực Nhập chi phí trung bình Điều chỉnh thời gian làm việc cho nguồn lực DONG NGUYEN & TEAM Page V VI Thiết lập nguồn chi phí Tạo ghi cho nguồn lực công việc CHƯƠNG – THIẾT LẬP CÔNG VIỆC VỚI NGUỒN LỰC I II III Phân cơng việc Kiểm sốt cơng việc thêm gỡ bỏ nguồn lực Thiết lập nguồn chi phí cho công việc CHƯƠNG – ĐỊNH DẠNG VÀ CHIA SẺ KẾ HOẠCH DỰ ÁN I II III IV V VI Tùy chỉnh chế độ xem biểu đồ Gantt Tùy chỉnh chế độ xem Timeline Vẽ biểu đồ Gantt Sao chép để xem ứng dụng khác Xem chế độ in Chỉnh sửa in báo cáo CHƯƠNG – THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC I II III IV Đường sở dự án Theo dõi dự án theo dự kiến Nhập tỉ lệ phần trăm thể cơng việc hồn thành Nhập giá trị thực thể tiến độ CHƯƠNG – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC I II III IV V VI VII Điều chỉnh mối quan hệ công việc Sự gián đoạn công việc Điều chỉnh thời gian làm việc cho công việc cụ thể Thay đổi loại cơng việc Nhập chi phí cố định cho công việc Thiết lập công việc định kz Lên lịch cho cơng việc tóm tắt CHƯƠNG – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC NGUỒN LỰC I II III Thiết lập nguồn lực có sẵn để áp dụng với thời điểm khác Thiết lập chi phí phải trả cho nguồn lực Thiết lập chi phí phải trả để áp dụng cho thời điểm khác DONG NGUYEN & TEAM Page IV Thiết lập nguồn nguyên liệu CHƯƠNG – TỔ CHỨC THÔNG TIN CHI TIẾT DỰ ÁN I II III IV Phân loại xếp công việc Lọc chi tiết Tùy chỉnh bảng Tùy chỉnh chế độ xem CHƯƠNG 10 – XEM VÀ BÁO CÁO TRẠNG THÁI DỰ ÁN I II III Xác định công việc sai dự kiến Kiểm tra chi phí cơng việc Kiểm tra nguồn chi phí CHƯƠNG 11 – ÁP DỤNG CÁC ĐỊNH DẠNG MỞ RỘNG I II III IV Tùy chỉnh chế độ xem biểu đồ Gantt Định dạng chế độ xem Timeline Định dạng chế độ xem Network Diagram Tạo tập tin định dạng PDF XPS CHƯƠNG 12 – TÙY CHỈNH MICROSOFT PROJECT 2010 I II Tùy chỉnh công cụ Quick Access Tùy biển Ribbon CHƯƠNG 13 – CHIA SẺ THƠNG TIN TỪ MICROSOFT PROJECT ĐẾN CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC I II Sao chép liệu từ Microsoft Project đến chương trình khác Tạo báo cáo trực quan với Excel Visio DONG NGUYEN & TEAM Page GIỚI THIỆU MICROSOFT PROJECT 2010 Micrososft Project 2010 chương trình giúp bạn lập kế hoạch quản lý dự án Từ thời hạn họp quan trọng ngân sách thích hợp dành cho nguồn lực dự án, Project 2010 giúp bạn trải nghiệm cách dễ dàng cung cấp công cụ để mang lại hiệu làm việc tốt Bạn sử dụng Microsoft Project để:      Tạo kế hoạch cho dự án cấp độ chi tiết cho dự án Làm việc với thông tin liệu cách chi tiết giúp bạn kiểm sốt dự án Kiểm sốt cơng việc mà Microsoft Project tự động thiết lập lịch bạn thiết lập tay Quản lý công việc, chi phí, nguồn lực theo cấp độ Xem thông tin, liệu dự án nhiều cách Áp dụng nhóm, đánh dấu, xếp lọc thông tin mà bạn muốn Theo dõi quản lý kế hoạch trình thực dự án Cộng tác chia sẻ liệu với thành viên nhóm để tăng suất làm việc Những tính Nếu bạn nâng cấp lên phiên Microsoft Project 2010 từ phiên trước, điều bạn quan tâm có lẽ khác phiên cũ phiên Bên cạnh tính Microsoft Project 2010 mang lại hiệu cho bạn Các tính Microsoft Project 2010  Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thiện Với Ribbon, bạn truy cập đến tab cửa sổ chương trình cách dễ dàng  Giao diện Backstage với tất công cụ cần thiết để làm việc với tập tin bạn DONG NGUYEN & TEAM Page  Lên lịch cơng việc: bạn tự lên lịch công việc dự án sau tạo cơng việc Các thơng tin gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng công việc, phụ thuộc công việc bạn thiết lập Microsoft Project 2010 DONG NGUYEN & TEAM Page  Giao diện Timeline: mang đến cho bạn giao diện trực quan sinh động gồm tóm tắt cơng việc, nhiệm vụ kiện quan trọng mà bạn muốn xem Dễ dàng chép Timeline dán chúng vào ứng dụng khác  Làm việc tốt với Excel Word: bạn dán liệu Microsoft Project 2010 vào Excel Word theo cột cấu trúc liệu Microsoft Project  Tùy biến Ribbon: bạn tạo tab nhóm chúng lại để làm việc DONG NGUYEN & TEAM Page  Tùy biến trường liệu: cần tạo giá trị số, ngày chữ từ cột bên phải bảng, Microsoft Project xác định xác loại liệu bạn sử dụng  Tính AutoFilter cải thiện, sử dụng công cụ lọc giống Microsoft Excel giúp bạn phân loại, xếp theo nhóm  Lưu tập tin sang định dạng PDF XPS: Microsoft Project 2010 cho phép bạn lưu tập tin có định dạng *.mpp thành định dạng tài liệu PDF XPS DONG NGUYEN & TEAM Page  Giao diện Team Planner (chỉ có phiên Microsoft Project Professional 2010): giúp bạn thay đổi cơng việc từ nguồn lực sang nguồn lực khác cách kéo thả cửa sổ Team Planner DONG NGUYEN & TEAM Page  Tính Inactive task (chỉ có phiên Microsoft Project Professional 2010): giúp bạn vơ hiệu hóa cơng việc chọn từ dự án khơng ảnh hưởng đến tiến độ dự án Bạn kích hoạt lại cơng việc cần  Tích hợp SharePoint Task List (chỉ có phiên Microsoft Project Professional 2010): đồng hóa cơng việc Microsoft Project với Project Task List Microsoft SharePoint Microsoft Project qua nhiều năm phát triển phương pháp quản lý dự án cung cấp cho bạn số công cụ lập kế hoạch theo dõi Một vài điểm ý:  Biểu đồ Gantt giao diện Microsoft Project, hiển bảng tính với cột liệu giao diện đồ họa nhiệm vụ dự án bố trí dọc theo thời gian nằm ngang Bằng cách xem xét liệu cột (chẳng hạn tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, nguồn lực) bạn hiểu thông số công việc xem thời gian DONG NGUYEN & TEAM Page Giao diện Gantt  Sơ đồ Network Diagram (hay gọi sơ đồ logic) thực chất phiên biểu đồ PERT (Một chương trình thẩm định đánh giá kĩ thuật phát triển thời gian xây dựng tàu ngầm Polaris năm 1950) Sơ đồ cho bạn xem công việc khớp với DONG NGUYEN & TEAM Page 10 CHƯƠNG 13 – CHIA SẺ THÔNG TIN TỪ MICROSOFT PROJECT ĐẾN CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC Trong chương này, bạn học:  Sao chép dán liệu từ Microsoft Project sang chương trình khác  Lưu liệu Microsoft Project sang tập tin có định dạng khác  Tạo tài liệu Excel Visio cách sử dụng tính Visual Reports Trong chương này, bạn tập trung vào nhiều phương pháp khác để lấy liệu vào Microsoft Project 2010 Thêm vào đó, Microsoft cung cấp nhiều tùy chọn để nhập xuất liệu Trong chương này, bạn thấy thuật ngữ sau:   I Source program: nguồn chương trình mà từ bạn chép thơng tin Destination program: chương trình mà bạn dán thông tin vào Sao chép liệu từ Microsoft Project đến chương trình khác Microsoft Project hỗ trợ chép thông tin dán chúng vào chương trình khác Khi bạn chép liệu từ Microsoft Project đến chương trình khác, bạn có số tùy chọn sau:    Bạn chép thông tin (chẳng hạn tên công việc thời gian) từ bảng Microsoft Project dán chúng vào cấu trúc dạng bảng ứng dụng khác Microsoft Excel Trong trường hợp, cột tiêu đề liệu mà bạn chép dán Bạn chép văn bảng từ bảng Microsoft Project dán chúng dạng văn bảng công cụ soạn thảo văn khác chẳng hạn WordPad NotePad Khi dán thông tin từ Microsoft Project đến ứng dụng e-mail bạn nhận kết bảng ứng dụng e-mail bạn hỗ trợ định dạng HTML Trong thực hành này, bạn chép bảng liệu từ Microsoft Project dán chúng vào Excel Word DONG NGUYEN & TEAM Page 256 Mở tập tin Microsoft Project Chọn công việc bạn muốn chép Trên tab Task, nhóm Clipboard, click Copy Mở chương trình Microsoft Word dán nội dung chép vào DONG NGUYEN & TEAM Page 257 Tại tab View, nhóm Resource Views, click Resource Sheet Tại tab View, nhóm Data, click Tables, sau click Cost Chọn hết tất thông số bảng DONG NGUYEN & TEAM Page 258 Tại tab Task, nhóm Clipboard, click Copy Mở chương trình Microsoft Excel 2010 dán thông tin vừa chép Nếu bạn gặp thơng tin có dấu (#### ) bạn cần mở rộng bảng DONG NGUYEN & TEAM Page 259 10 Hiển thị bảng Excel 2010 DONG NGUYEN & TEAM Page 260 II Tạo báo cáo trực quan với Excel Visio Microsoft Project 2010 tạo báo cáo trực quan chia sẻ chúng với ứng dụng khác Excel Visio Đặc biệt bạn sử dụng tính Visual Report để xuất liệu từ Microsoft Project đến Excel Visio Trong thực hành này, bạn tạo báo cáo trực quan Excel Visio Tại tab Project, nhóm Reports, click Visual Reports Hộp thoại Visual Reports hiển thị Click tab Resource Summary Click Resource Remaining Work Report, sau click View DONG NGUYEN & TEAM Page 261 Microsoft Project 2010 xuất cho bạn báo cáo trực quan chương trình Microsoft Excel DONG NGUYEN & TEAM Page 262 Tại hộp thoại Visual Reports tên chương trình Microsoft Project 2010, click tab Assignment Usage Click Baseline Report (US), sau click View DONG NGUYEN & TEAM Page 263 Microsoft Project 2010 xuất thơng tin vào chương trình Microsoft Visio  Tại Visio 2007, menu View, click Zoom chọn 100%  Tại Visio 2010, Zoom chọ 100% DONG NGUYEN & TEAM Page 264 Nếu cần thiết, bạn điều chỉnh để xem chi tiết sơ đồ DONG NGUYEN & TEAM Page 265 Những điểm chương 13   Bạn chép dán thơng tin, liệu từ Microsot Project đến ứng dụng khác Microsoft Excel, Microsoft Word hay trình soạn thảo văn khác WordPad, NotePad Tính Visual Report giúp bạn xuất liệu từ Microsoft Project sơ đồ Excel Visio DONG NGUYEN & TEAM Page 266 THUẬT NGỮ Để sử dụng tốt Microsoft Project 2010, phần cuối bạn làm quen với thuật ngữ có Microsoft Project 2010               8/80 rule: nguyên tắc 8/80 cho biết dự toán thời lượng làm việc Thời lượng công việc 8h/ngày 80h/10 ngày tuần làm việc Accural: phương thức tích lũy mà dự án phải gánh chịu chi phí cơng việc nguồn lực Actual: tiến độ thực tế công việc diễn Microsoft Project Trước ghi lại thực tế này, kế hoạch dự án gồm có lịch trịnh thơng tin So sách kế hoạch dự án so với thực tế giúp người quản lý dự án kiểm sốt tốt dự án Allocation: phân bổ khả làm việc nguồn lực công việc cụ thể Assignment: kết hợp nguồn lực công việc (con người thiết bị) với cơng việc Bạn kết hợp nguồn ngun liệu chi phí cho cơng việc, nguồn lực không ảnh hưởng đến công việc thời lượng AutoFilter: bảng, phương pháp cho phép bạn xem tổ chức công việc thông tin nguồn lực theo tiêu chuẩn mà bạn chọn Automatically scheduled task: công việc Microsoft Project tự động điều chỉnh thời gian bắt đầu kết thúc có thay đổi lịch trình dự án Base calendar: lịch Microsoft Project cho công việc Lịch thiết lập làm việc mặc định Baseline: đường sở lưu lại kế hoạch ban đầu dự án, sau so sánh với cơng việc, tiến độ thực tế diễn Bottom-up planning: phương pháp phát triển kế hoạch dự án bắt đầu với công việc cấp thấp tổ chức thành giai đoạn mở rộng Calendar: lịch Microsoft Project để thiết lập ngày làm việc cho dự án, nguồn lực công việc Consolidated project: kế hoạch Microsoft Project gồm nhiều kế nhỏ khác Những kế hoạch liên kết với tạo thành dự án hợp gọi la consolidated project Constraint: hạn chế, chẳng hạn Must Start On (MSO) nghĩa phải bắt đầu vào Finish No Later Than (FNLT) nghĩa hồn thành khơng trễ Cost: nguồn lực cần thiết để thực dự án bao gồm nhân lực để làm việc, thiết bị để sử dụng nguồn nguyên liệu tiêu thụ chi phí (Cost) số tiền phải trả cho nguồn lực kể DONG NGUYEN & TEAM Page 267                  Critical path: loạt công việc, chậm trễ làm cho ngày kết thúc dự án bị dôi Deadline: thời gian mà bạn nhập vào để định ngày kết thúc công việc Nếu thời gian trễ deadline, Microsoft Project thông báo cho bạn Deliverable: sản phẩm cuối cùng, dịch vụ kiện mà dự án nhắm tới Dependency: liên kết công việc tiền nhiệm (predecessor task) cơng việc kế nhiệm (successor task) Tính phụ thuộc kiểm soát ngày bắt đầu kết thúc cơng việc liên quan Tính phụ thuộc thơng thương mối quan hệ finish-to-start (FS) Destination program: chương trình mà bạn sử dụng chuyển liệu từ Microsoft Project đến Duration: khoảng thời gian mà bạn thiết lập để hồn thành nhiệm vụ, gọi thời lượng Effort-drivent scheduling: phương pháp lập kế hoạch cơng việc phải làm khơng đổi nguồn lực thay đổi Phương pháp cân để tránh thay đổi thời gian Enterprise project management (EPM): giải pháp quản trị dự án, quán cách tổ chức Field: thông tin công việc, nguồn lực, liệu tổ chức theo cột Filtering: chế độ xem hiển thị thông tin nguồn lực theo ý bạn Fixed cost: số tiền ngân sách cho nhiệm vụ Số tiền độc lập nguồn chi phí thời lượng cơng việc Fixed duration: loại cơng việc thời lượng cố định Nếu bạn thay đổi số lượng công việc Microsoft Project tính tốn lại sau có thay đổi Fixed work: công việc cố định Nếu bạn thay đổi thời lượng cơng việc, Microsoft Project tính tốn lại nguồn lực làm cơng việc để cơng việc cố định Gannt Chart view: xem chế độ biểu đồ Gantt Microsoft Project gồm bảng công việc bên trái biểu đồ với trạng thái công việc nằm bên phải Hyperlink: liên kết đến tập tin khác, vị trí cụ thể tập tin, trang web Internet trang web mạng nội Lag time: khoảng thời gian trễ cơng việc Ví dụ, khoảng thời gian trễ mà công việc kế nhiệm mối quan hệ finish-to-start bắt đầu sau công việc tiền nhiệm hoàn thành Lead time: khoảng thời gian đè lên thời gian cơng việc khác Ví dụ cơng việc kế nhiệm bắt đầu sớm trước công việc tiền nhiệm hoàn thành mối quan hệ finish-to-start DONG NGUYEN & TEAM Page 268                    Line manager: người quản lý nhóm nguồn lực gọi quản lý Một line manager xem người có kĩ quản lý dự án có vai trò, trách nhiệm phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức Link: mối liên kết công việc kiểm soát cách Trong biểu đồ Gantt sơ đồ Network Diagram, liên kết xuất đường công việc Manually scheduled task: công việc mà Microsoft Project không thiết lập ngày bắt đầu kết thúc thời lượng tự động Chẳng hạn cơng việc mà bạn thiết lập thời gian bắt đầu kết thúc Material resources: nguồn nguyên liệu sử dụng dự án Maximum units: giá trị tối đa cột Max nguồn lực Khi bạn phân bổ nguồn lực vượt giới hạn cho phép, Microsoft Project cảnh báo Milestone: kiện quaan trọng cần đạt dự án cần áp dụng Trên Microsoft Project, milestone thường đại diện cho công việc khơng có thời lượng Night Shift base calendar: loại lịch sở Microsoft Project dùng cho thời gian từ 11h đêm đến 8h sáng Note: thông tin (bao gồm liên kết tập tin nhúng vào trong) mà bạn muốn liên kết với công việc, nguồn lực Ongoing operation: hoạt động mà khơng có ngày kết thúc lặp lặp lại tự nhiên, chẳng hạn kế toán, quản lý Resource: nguồn lực bao gồm có người, thiết bị, nguyên liệu chi phí liên quan đến thành phần cần để hồn thành cơng việc dự án Ribbon interface: giao diện người dùng thiết kế sử dụng giống ứng dụng Microsoft Office khác Trên giao diện ribbon này, chức tổ chức thành nhóm tab để bạn truy cập nhanh chóng Risk: rủi ro làm giảm khả hoàn thành dự án thời gian ngân sách Scheduling formula: cơng thức tính thời gian làm việc, dựa thời lượng nguồn lực thiết lập Scope: sản phẩm dịch vụ cung cấp dự án yêu cầu công việc cho Đối với kế hoạch dự án, hữu ích để phân biệt phạm vi sản phẩm phạm vi dự án Sequence: trình tự thời gian, cơng việc thực theo trình tự Sorting: phương pháp phân loại thông tin nguồn lực theo ý bạn Source program: chuyển đổi liệu Microsoft Project chương trình khác chương trình ban đầu gọi chương trình gốc (source program) Split: gián đoạn công việc Sponsor: cá nhân tổ chức hỗ trợ chi phí tài cho nhóm dự án doanh nghiệp, tổ chức lớn DONG NGUYEN & TEAM Page 269              Stakeholders: người tổ chức có ảnh hưởng đến hoạt động dự án (những có có quyền lợi dự án thành cơng) Đây bao gồm nguồn lực công việc dự án khác (chẳng hạn khách hàng) Standard base calendar: lịch Microsoft Project sử dụng thời gian từ 8h sáng đến 5h chiều từ thứ đến thứ Status date: trạng thái ngày làm việc mà Microsoft Project tính tốn thông qua liệu thu Summary task: cơng việc hình thành tóm tắt cơng việc bên Trong Microsoft Project, giai đoạn dự án đại diện cho công việc tóm tắt Task: cơng việc có thời điểm bắt đầu kết thúc Task calendar: lịch sử dụng cho công việc Lịch xác định thời gian làm việc không làm việc, thiết lập dự án Task ID: số mà Microsoft Project gán cho công việc dự án Task priority: số hạng xếp từ đến 1000 để đánh giá mức độ quan trọng công việc Template: Microsoft Projec,một định dạng tập tin cho phép bạn sử dụng lại kế hoạch dự án dự án Microsoft Project gồm nhiều mẫu có liên quan đến nhiều ngành công nghiệp Time: thời lượng cho công việc cụ thể Tracking: giai đoạn thứ dự án với mục đích theo dõi liệu, phân tích thực tế để so sánh với dự kiến Variance: sai lệch thời gian ngân sách so với đường dự kiến ban đầu Work resources: người thiết bị làm công việc dự án DONG NGUYEN & TEAM Page 270 ... liệu từ Microsoft Project đến chương trình khác Tạo báo cáo trực quan với Excel Visio DONG NGUYEN & TEAM Page GIỚI THIỆU MICROSOFT PROJECT 2010 Micrososft Project 2010 chương trình giúp bạn lập... 1: HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ MICROSOFT PROJECT 2010 Trong chương này, bạn học:  Cách sử dụng Backstage để mở lưu tập tin Project  Làm việc với tab giao diện Ribbon  Xem thơng tin dự án trình bày theo... có suốt chu trình dự án Nếu bạn sử dụng Microsoft Project lần đầu tiên, bạn thấy tính Microsoft Project cần thiết cho dự án bạn Microsoft Project 2010 có hai phiên khác nhau:   Project Standard: