Ứng dụng cntt vào công tc quản lý lịch công tc và nhắc nhở cho cn bộ nhân viên tại ubnd huyện chi lăng, tỉnh lạng sơn

BO CO THC TÂP TT NGHIÊP ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TC QUẢN LÝ LỊCH CÔNG TC VÀ NHẮC NHỞ CHO CN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN CHI LĂNG, TỈNH LẠNG SƠN DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0934 536 149 TẢI FLIE TÀI LIỆU – TRANGLUANVAN.COM CHUYÊN NGÀNH : CÔNG NGHÊ THÔNG TIN 0 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập khóa luận, thân em nhận giúp đỡ nhiệt tình ác thầy, giáo đặc biệt thầy ……………… Trong suốt trình thực đề tài, em gặp khơng khó khăn kiến thức liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ khó khăn phân tích, xây dựng chương trình hồn thiện Vậy em mong thầy, góp ý cho báo cáo em hoàn thiện Cuối cùng, em chân thành cảm ơn đến thầy cô giáo khác khoa …………… – Trường Đại học ………………………., bạn giúp đỡ em đợt báo cáo để em hồn thiện đề tài thực tập khóa luận tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên 0 DANH MỤC CC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân ĐH CNTT LĐ – TBXH TC – KH Tài kế hoạch KT – HT Kinh tế hạ tầng VH – TT Văn hóa thông tin GD – ĐT Giáo dục đào tạo 10 TN – MT Tài nguyên môi trường 11 NN & PTNT Đại học Công nghệ thông tin Lao động thương binh xã hội Nông nghiệp phát triển nông thơn MỤC LỤ 0 LỜI NĨI ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 1.1.Khái quát chung quản lý .4 1.1.1.Khái niệm quản lý 1.1.2.Đặc điểm quản lý 1.2.3.Mục tiêu quản lý 1.2.Quản lý lịch làm việc 1.2.1.Khái niệm quản lý lịch làm việc 1.2.2.Nội dung quản lý lịch làm việc Chương 2.:THỰC TRẠNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH CÔNG TÁC VÀ NHẮC NHỞ CHO CÁN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN CHI LĂNG 10 2.1.Giới thiệu khái quát UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn 10 2.1.1.Địa giới hành 10 2.1.2.Nhiệm vụ quyền hạn 10 2.1.3.Sơ đồ Cơ cấu tổ chức máy đơn vị: 11 2.2.Thực trạng công tác quản lý lịch công tác nhắc nhở UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn 12 2.2.1.Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc UBND huyện Chi Lăng .12 2.2.2.Quy trình quản lý lịch làm việc: 15 2.3.Ứng dụng phần mềm Essential Pim công tác quản lý lịch công tác nhắc nhở cho cán nhân viên ubnd huyện chi lăng 16 2.3.1.Giao diện phần mềm Essential PIM 16 2.3.2.Tính phần mềm Essential PIM 19 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 0 LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài: Sự bùng nổ cơng nghệ thơng tin nói riêng khoa học cơng nghệ nói chung tác động mạnh mẽ vào phát triển ngành đời sống xã hội Nền khoa khọc máy tính ngày giữ vị trí trung tâm hầu hết lĩnh vực xã hội Với lợi ích cơng nghệ thơng tin mang lại, nhà quản lý kịp thời đưa ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quản lý lịch cá nhân.Việc ứng dụng ngành công nghệ thông tin vào sống giúp cho xử lý công việc nhanh hơn, thuận tiện Hoạt động quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội… gọi chung quan, tổ chức ln cần trì tính liên tục phải có trình tự Hay nói cách khác cần phải có xếp, quản lý cách khoa học trình hoạt động cá nhân, quan Phần lớn cá nhân, quan, tổ chức có lịch làm việc phù hợp với tính chất cơng việc chức năng, nhiệm vụ riêng Song thực tế để quản lý lịch làm việc cá nhân, quan cách khoa học, hiệu cần tốn nhiều thời gian cơng sức Chính cần có biện pháp cải thiện trạng để đáp ứng yêu cầu công việc giảm bớt thời gian, công sức cho công tác quản lý quan, tổ chức Qua thời gian phân tích tìm hiểu nghiên cứu bám sát thực tế công tác quản lý lịch làm việc UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn, yêu cầu nâng cao chất lượng làm việc công tác quản lý lịch làm việc văn phòng Ủy ban góp phần tin học hóa cơng tác hành văn phịng, em định lựa chọn đề tài: “Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý lịch công tác nhắc nhở cho cán nhân viên UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn” Mục đích đề tài: Ứng dụng thành tựu cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc Giúp cho người thuận tiện dễ dàng việc xem lịch công tác cá nhân Nắm kiến thức công tác quản lý, hiểu rõ quy trình quản lý lịch làm việc, thực trạng giải pháp giải khó khăn cịn tồn cơng tác quản lý lịch làm việc địa phương Xây dựng quy trình quản lý lịch làm việc cho cán nhân viên Văn phòng UBND huyện Chi Lăng đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch làm việc - Nhiệm vụ nghiên cứu: Hệ thống hóa sở lý luận cơng tác quản lý lịch làm việc 0 - Đánh giá so sánh thực trạng việc quản lý lịch công tác nhắc nhở UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quản lý lịch làm việc văn phòng UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu Công tác Quản lý lịch làm việc văn phòng UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn Phần mềm Quản lý lịch làm việc Essential PIM Phạm vi nghiên cứu Tại văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Chi Lăng Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu công tác quản lý lịch làm việc UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn Khảo sát thực tế để áp dụng vào quản lý lịch làm việc UBND huyện Ý nghĩa lý luận: Các kết nghiên cứu góp phần làm giàu thêm sở lý luận việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý lịch công tác nhắc nhở UBND huyện Chi Lăng Ý nghĩa thực tiễn: Ứng dụng chương trình đề tài vào thực tiễn công tác quản lý lịch làm việc địa phương để nâng cao vai trò công nghệ thông tin, nằm nâng cao chất lượng quản lý công tác Ứng dụng phần mềm giúp cho công tác quản lý lịch làm việc tra tìm cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi giải cơng việc xác, kịp thời hiểu hơn,rút ngắn thời gian tìm kiếm thơng tin lịch làm việc Sử dụng máy tính vào cơng việc tìm kiếm thông tin chi tiết công việc dễ dàng nhanh chóng thuận tiện Việc lưu trữ đơn giản, khơng cần phải có nơi lưu trữ lớn, thông tin công việc cần giải nhanh chóng.Việc thống kê định kỳ kỳ, năm thuận tiện, nhanh chóng Ứng dụng phần mềm giúp giảm bớt chi phí thời gian, cơng sức Ngồi ra, ứng dụng phần mềm giúp cho việc quản lý, cập nhật lich làm việc, thay đổi lịch làm việc thuận lợi nhanh chóng giúp công tác quản lý, giúp nắm bắt công việc tốt Sắp xếp cơng việc hợp lí để ưu tiên giải công việc quan trọng 0 Với kết đạt được, đề tài làm công cụ để phát triển tư cho sinh viên ngành Quản Trị Văn Phòng ngành khác Trường ĐH Công Nghệ Thông Tin Truyền Thơng Nội dung đề tài gồm chương: Khóa luận có bố cụ chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết chung quản lý lịch làm việc Chương 2: Thực trạng quy trình cơng tác quản lý lịch công tác nhắc nhở cho cán nhân viên UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn Chương 3: Ứng dụng phần mềm Essential PIM công tác quản lý lịch công tác nhắc nhở cho cán nhân viên UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn 0 Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 1.1.Khái quát chung quản lý 1.1.1.Khái niệm quản lý “Quản lý gì” câu hỏi mà người học quản lý ban đầu cần hiểu mong muốn lý giải.Vậy suy cho quản lý thời gian gì? Xét phương diện nghĩa từ, quản lý thường hiểu chủ trì hay phụ trách cơng việc Quản lý tác động có tổ chức, có hướng đích chủ thể quản lý lên đối tượng khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực, thời tôt chưc để đạt mục tiêu đặt điều kiện môi trường biến động Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có khác biệt nghĩa rộng nghĩa hẹp.Hơn nữa, khác biệt thời đại, xa hội, chế độ, nghề nghiệp nên có nhiều giải thích, lý giải khác Cùng với phát triển phương thức xã hội hóa sản xuất mở rộng nhận thức người khác biệt nhận thức lý giải khái niệm quản lý trở nên rõ rệt.Xuất phát từ góc độ nghiên cứu khác có nhiều quan điểm nhận định quản lý khác Xuất trường phái quan niệm sau: Theo F.W TayLor (1856-1915): người khai sinh khoa học quản lý “ ông tổ” trường phái “ quản lý theo khoa học”, tiếp cận góc độ kinh tế- kỹ thuật cho rằng: Quản lý hoàn thành cơng việc thơng qua người khác biết cách xác họ hồn thành công việc cách tốt rẻ Theo Henry Fayol (1886-1925): người tiếp cận quản lý theo quy trình người có tầm ảnh hưởng to lớn lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kỳ cận – đại tới thì: Quản lý tiến trình bao gồm tất khâu: lập kế hoạch , tổ chức, phân công điều khiển kiểm soát nỗ lực cá nhân, phận sử dụng có hiệu nguồn lực vật chất khác tổ chức để đạt mục tiêu đề J.H Donnelly, James Gibson J.M Ivancevich nhấn mạnh tới hiệu phối hợp hoạt động nhiều người cho rằng: Quản lý trình người hay nhiều người thực nhằm phối hợp hoạt động người khác để đạt kết mà người hành động riêng rẽ đạt 0 Stephan Robbins quan niệm: Quản lý tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo kiểm soát hành động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đặt Từ cách tiếp cận khác nhau, có nhiều khái niệm khác quản lý như: Quản lý nghệ thuật nhằm đạt mục đích thơng qua nỗ lực người khác Quản lý hoạt động quan quản lý nhằm đưa định Quản lý cơng tác phối hợp có hiệu hoạt động cộng tổ chức Quản lý trình phối hợp nguồn lực nhằm đạt mục đích tổ chức Hoặc đơn giản nữa, quản lý có trách nhiệm đó… Quản lý tác động có tổ chức, có hướng đích chủ thể quản lý lên đối tượng khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực, thời tôt chưc để đạt mục tiêu đặt điều kiện môi trường biến động Theo cách tiếp cận hệ thống, tổ chức, (cơ quan quản lý nhà nước đơn vị nghiệp, doanh nghiệp…) xem hệ thống gồm hai phân hệ là: chủ thể quản lý đối tượng quản lý.Mỗi hệ thống hoạt động môi trường định 1.1.2.Đặc điểm quản lý Quản lý tác động có mục đích đề theo ý chí chủ thể quản lý đối tượng chịu quản lý Quản lý muốn thự phải dựa sở tổ chức quyền uy Quản lý xuât nơi có hoạt động chung người Quản lý hoạt động mang tính tất yếu Quản lý hoạt động để phối hợp nguồn lực 1.2.3.Mục tiêu quản lý Mục tiêu quản lý trạng thái tương lai mà chủ thể mong muốn đạt trình vận động hệ thống thời gian khơng gian xác định Nó tiêu đích mà hoạt động hệ thống hướng tới, định hướng chi phối vận động toàn hệ thống quản lý Mục tiêu quản lý phải xác định trước để chi phối, dẫn dắt chủ thể đối tượng quản lý toàn trình hoạt động Việc xác định mục tiêu quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng tồn phát triển toàn hệ thống quản lý xác định mục tiêu sai, hoạt động hệ thống trở thành vơ nghĩa, chí gây hậu nghiêm trọng 0 1.2.Quản lý lịch làm việc 1.2.1.Khái niệm quản lý lịch làm việc Quản lý lịch làm việc trình bao gồm cơng việc xếp thời gian thích hợp cho công việc, việc lên kế hoạch để đạt mục tiêu khoảng thời gian hoạch định Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lý lịch làm việc khoa học có nhiều thuận lợi việc quản lý thời gian mình, nhờ tạo nên hiệu cơng việc cao 1.2.2.Nội dung quản lý lịch làm việc Để quản lý tốt tất công việc, đạt hiệu tốt cần phải có bước chuẩn bị , đặc biệt quản lý lịch làm việc cần có quy trình có phương pháp quản lý khoa học hiệu suất tăng cao Theo nghiên cứu, muốn quản lý lịch làm việc cần phải chuẩn bị quy trình sau: Lập kế hoạch Tổ chức Lãnh đạo, điều hành Kiểm tra, đánh giá điều chỉnh Để hiểu chất quy trình quản lý lịch làm việc, tìm hiểu bước quy trình quản lý cơng việc  Lập kế hoạch Khái niệm Kế hoạch dự định nhà quản lý cho công việc tương lai tổ chức mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý nguồn lực chương trình hóa Từ kế hoạch hiểu lập kế hoạch là: tổng thể hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán- dự báo huy động nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức Vai trị kế hoạch Việc lập kế hoạch có tầm quan trọng đặc biệt công việc quản lý Nó chức nhà quản lý Các kế hoạch xây dựng cách hiệu đóng vai trị sau: Kế hoạch sở cho chức khác quản lý Giúp tổ chức ứng phó với thay đổi môi trường Kế hoạch phương án tốt để phối hợp nguồn lực đạt mục tiêu Tạo thống hoạt động tổ chức Là sở cho chức kiểm tra Yêu cầu lập kế hoạch + Công tác lập kế hoạch phải ưu tiên đặc biệt: ưu tiên mặt nhân lực, vật lực, tài lực mặt thời gian 0 Khó quản lý, khó kiểm sốt hết lượng cơng việc, dễ bị trùng lặp thiếu sót  Biện pháp khắc phục Từ nhược điểm mà công tác quản lý lịch làm việc UBND huyện Chi Lăng gặp phải gắn với phát triển cách mạng khoa học công nghệ ngày phát triển, để công tác quản lý theo kịp công nghệ đại, giúp cho công tác quản lý dễ dàng, thuận tiện, khoa học phương pháp cũ Từ em chọn đề tài “Tin học hóa cơng tác quản lý lịch làm việc cho cán nhân viên UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn” Đề tài phần giúp cho công tác quản lý UBND huyện Chi Lăng đạt hiểu cao, quản lý khoa học, tìm kiếm dễ dàng, sử dụng hết tiềm phần mềm, nắm bắt khoa học công nghệ, lưu trữ tài liệu thời gian dài, hạn chế diện tích lưu trữ tài liệu Vì vậy, em chọn phầm mềm Essential PIM vào quản lý lịch làm việc UBND huyện, để khắc phục hết hạn chế mà sử dụng phương pháp quản lý thủ cơng mắc phải, ngồi cịn giúp cho hiểu công tác quản lý nâng cao, bắt kịp với xu phát triển công nghệ thơng tin Bài tốn “Quản lý lịch làm việc UBND huyện Chi Lăng” giúp giải đáp ứng cách hiệu nhu cầu mặt quản lý thông tin hoạt động UBND Tin học hố cơng tác quản lý lịch làm việc nhằm giảm bớt sức lao động người, tiết kiệm thời gian, độ xác cao, gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc làm thủ công quản lý giấy tờ trước Tin học hố giúp thu hẹp khơng gian lưu trữ, tránh thất lạc liệu, tự động hệ thống hố cụ thể hố thơng tin theo nhu cầu người 14 0 2.2.2.Quy trình quản lý lịch làm việc: Gồm có bước sau: Người thực Sơ đồ quy trình quản lý lịch làm việc Các phận đăng ký công việc Cán văn phịng Phân loại cơng việc, Xây dựng dự thảo chương trình làm Cán văn phịng Lãnh đạo Sai Trình lãnh đạo duyệt Cán văn phịng Văn thư Chuyển giao đến lãnh đạo phận đơn vị Ban hành, theo dõi đôn đốc thực Hình 2.2 Quy trình quản lý lịch làm việc Quy trình mơ tả cụ thể sau: Bước 1: Các phận đăng ký công việc Các phịng ban đơn vị đăng kí lịch với cán văn phòng dựa vào nhiệm vụ UBND tỉnh UBND huyện để lên kế hoạch cụ thể Bước 2: Phân loại cơng việc, xây dựng dự thảo chương trình làm việc 15 0 Sau trình tiếp nhận cơng việc, cán văn phịng chịu trách nhiệm phân loại công việc theo mức độ quan trọng, thời gian, địa điểm người chịu trách nhiệm giải công việc Cán văn phòng lập kế hoạch xây dựng dự thảo chương trình làm việc đặt lịch làm việc theo thời gian, địa điểm phù hợp Bước 3: Trình lãnh đạo duyệt Kết thúc trình tiếp nhận phân loại công việc, cán văn phịng trình lên Chủ tịch UBND huyện Chi Lăng xem xét phê duyệt Đồng thời, Chủ tịch người kiểm tra, đánh giá kết thực cơng việc cơng việc kết thúc thơng qua báo cáo cán văn phòng Bước 4: Chuyển giao đến lãnh đạo phận đơn vị Sau danh sách công việc Chủ tịch UBND huyện phê duyệt, cán văn phòng tiến hành gửi tới phận có liên quan UBND huyện để giải Bước 5: Ban hành, theo dõi đôn đốc thực Bộ phận văn phòng thực ban hành theo dõi trình thực tiến độ cơng việc phân có liên quan 2.3.Ứng dụng phần mềm Essential Pim công tác quản lý lịch công tác nhắc nhở cho cán nhân viên ubnd huyện chi lăng 2.3.1.Giao diện phần mềm Essential PIM Nhằm nâng cao công tác quản lý UBND huyện Chi Lăng, đồng thời với mục đích đưa việc sử dụng công nghệ thông tin vào công tác hành văn phịng, phần mềm quản lý lịch làm việc Essential PIM giúp cho cán bộ, đặc biệt người làm văn phòng UBND huyện Chi Lăng quản lý tốt lịch làm việc nhờ số chức tiện lợi phần mềm như:  Tạo lịch cá nhân lịch nhóm làm việc  Hệ thống nhắc nhở kiện, lịch hẹn  Hiển thị trực quan, linh hoạt biểu đồ thời gian Essential PIM Free phần mềm giúp cán nhân viên văn phòng quản lý sở thông tin lịch làm việc cá nhân cách đơn giản hiệu Chỉ vài thao tác nhỏ, cán nhân viên văn phịng có tay trợ lí đắc lực việc phân chia quản lý thời gian làm việc Ứng dụng phần mềm quản lí chương trình cơng tác việc cài đặt, sử dụng phần mềm để thực chức quản lí chương trình công tác cá nhân, tổ chức thông qua cách người tác động vào phần mềm để phần mềm xếp, xử lí nhắc nhở cơng việc cần làm thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích người dùng 16 0 Cùng với phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật, cơng nghệ thông tin triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý nâng cao hiệu việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Việc ứng dụng CNTT vào cơng tác u cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành văn phịng Đối với cơng tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt phải đổi hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Bởi vì, cơng tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin văn cho hoạt động quản lý Essential PIM Free mang đầy đủ chức cần có phần mềm quản lý tương tự Microsoft Outlook từ thiết lập thời gian làm việc (task-list), hẹn ngày (to-do-list), ghi (note), xếp theo trật tự thông tin khác (contacts) Ứng dụng phần mềm sử dụng phần mềm loại chương trình có khả làm cho máy tính thực trực tiếp cơng việc mà cán văn thư muốn thực Ứng dụng phần mềm quản lý lịch làm việc cá nhân, tổ chức thông qua cách người tác động vào phần mềm để phần mềm xếp, xử lý nhắc nhở công việc cần làm thời gian nhằm phục vụ nhu cầu, lợi ích cán nhân viên văn phòng Việc sử dụng phần mềm có tác dụng hiệu cơng việc nhờ đảm bảo trình tự cơng việc, thời gian, địa điểm… khơng thế, cịn có báo trước phần mềm giúp cán văn thư có thời gian điều kiện chuẩn bị cho công việc cần làm hoàn thành tốt Essential PIM Free người trợ lý hiệu dự định, kế hoạch công việc tương lai gần tới cán nhân viên văn phịng Vì vậy, cán nhân viên văn phịng khơng cần phải sử dụng phần mềm hỗ trợ nào, tất cơng việc nhanh chóng giải Cũng giống phần mềm quản lý cá nhân khác, Essential PIM Free mang đến cho cán văn thư tiện nghi tối đa cách phân chia rõ ràng mục cụ thể tùy theo thời gian màu sắc với giao diện gần gũi quen thuộc Ngồi chức đồng hóa với chương trình khác Outlook, Windows Mobile devices… chương trình giúp thiết lập mơt lịch làm việc hiệu Bên cạnh đó, Essential PIM Free cho phép cán văn thưcài đặt password để đảm bảo tính bảo mật hay lưu lại file liệu lên lịch trình làm việc riêng Cửa giao diện phần mềm Essential PIM 17 0 Hình 2.2 Giao diện phần mềm Essential PIM  Tìm hiểu giao diện phần mềm Essential PIM Các chức phần mềm chia thành thẻ tác vụ taskbar Tên thẻ Mơ tả Files (Tệp) ThẻFiles gồm có chức New, Open, Save, Save As, Close, Pass Word Protect, Import, Export, Page Set Up, Print… View (Khung nhìn) Thẻ View gồm trạng thái Stastus Bar, bảng điều hướng Navigation Pane, cửa sổ nhắc nhở Reminder Windows Go (Đến) Thẻ Go thẻ đến hiển thị EPIM Today, lịch ngày Calendar, To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash Actions Các hành động Actions thiết lập người dùng thiết lập (Hành báo xong lưu thừng rác dự trữ Thơng động) thường khơng có liệu bỏ vào thùng rác có Empty 18 0 Tools (Công cụ) Trash Thẻ Toolsnày gồm tùy chọn Option ngôn ngữ sử dụng phần mềm Language Help(Trợ Thẻ Helps gồm nội dung trợ giúp Help contents, thỏa thuận cấp giúp) phép License Agreement, diễn đàn hỗ trợ Support Forum, hỗ trợ qua email Email Suport, đặt tin dài hạn Subscribe to newletter, website, kiểm tra phiên Check For New Version cửa Essential PIM Bên cạnh đó, dọc phía trái cửa sổ giao diện phần mềm hiển thị trực quan như:cuộc hẹn mới, việc cần làm mới, ghi mới, mật cho phép cán văn thư nhập liệu, thông tin theo nội dung công việc, EPIM Today, Calendar, To Do, Note, Contact, Mail, Pas Word, Trash phía lịch tháng tiện lợi cho việc theo dõi thời gian biểu 2.3.2.Tính phần mềm Essential PIM Tính tích hợp điện tốn đám mây Tính đồng hóa với tất thiết bị đám may điện toán phổ biện bao gồm Google Calendar/Contacts/Tasks/Drive, iCloud, toodledo, SyncML, CalDav,… Ngồi ra, chương trình cịn hỗ trợ Dropbox Tính động hóa liệu Các liệu cập nhật khoảng thời gian định chuyển liệu tới Android, iphone, iPad quản lý thông tin đường Hoặc, đẩy liệu vào khỏi MS Outlook Exchange Server Đây coi tính bật đánh giá cao cán nhân viên văn phòng dù đâu cập nhật thơng tin nhanh chóng Tính hồn tồn di động Essential PIM hoạt động từ ổ USB flash thiết bị di động khác Tất thiết bị liệu lưu trữ thiết bị tháo rời vào thư mực định mà không để lại dấu vết hệ thống host Tập tin liệu cịn mã hóa mạnh mẽ cách sử dụng thuật tốn AES 256 – bit tiêu chuẩn ngành công nghiệp để ngăn chặn truy cập vào liệu trường hợp bị lấy cắp thiết bị Tính liên kết chéo Liên kết lúc với mục khác Essential PIM nên liệu kết nối với Q trình liên kết diễn dễ dàng nhanh chóng 19 0 mà khơng ngờ tới Có thể liên kết buổi hẹn với người gặp tác vụ phải làm trước gặp họ Tính an tồn tuyệt đối Đồng hóa với thiệt bị điện toán đám mây bảo vệ qua SSL, công nghệ sử dụng ngân hàng online Dữ liệu bảo vệ máy tính bảo vệ rời khỏi máy tính Tính đa ngơn ngữ Nếu ngôn ngữ địa tiếng anh, Essential PIM hỗ trợ Một ngôn ngữ phổ biến hỗ trợ gồm: Bồ Đào Nha, Ý, Đức, Pháp, Tây Ban Nha, Nga, Trung Quốc, Thổ Nhĩ Kỳ, Ba Lan, Hà Lan, Thụy Điển Ở nước ta cán văn thư cài đặt sử dụng ngôn ngữ Tiếng Việt để sử dụng phần mền dễ dàng Tính dễ dàng di chuyển tới, dễ dàng lấy liệu Essential PIM cung cấp khả nhập xuất liệu hẳn sản phẩm phần mềm khác Dữ liệu khơng bị khóa truyền tải chúng tới lấy cần thiết Những định dạng dũ liệu hỗ trợ bao gồm:EML, XML, HTMT, RTF, CSV, TXT,… Tiềm kiếm toàn cầu Tính ghi dán Thường ngày cán nhân viên văn phòng sử dụng giấy nhớ vàng nhỏ để ghi chú, Essential PIM cung cấp ghi dán tích hợp để biến ghi thành mảnh giấy nhớ dán hình Tính in liệu Nhóm, hạn chế thêm liệu tất với báo cáo in linh hoạt đơn giản Bất liệu Essential PIM in nhiều bố cục khác Tính sử dụng linh hoạt hỗ trợ trình in ấn, chép tài liệu thuận tiện EPIM Today Cung cấp thông tin tổng quan thứ cần làm bố cục đơn giản màu sắc Dữ liệu từ tất module thu thập để mang lại góc nhìn ngắn dài hạn Thiết lập vượt trội để điều chỉnh trình xem hiển thị liệu định giới hạn khoảng thời gian Nhóm nhiều cấp độ công cụ lọc mạnh mẽ đảm bảo danh bạ không bị Các trường tùy chỉnh cho phép lưu trữ dạng liệu Tích hợp đồng hóa với Microsoft Outlook, iOS, Android Google Tính xuất in liệu Quay số từ thẻ danh bạ Calendar 20 0 Lịch trình ngày, tuần, tháng, năm dễ đọc mã hóa màu sắc Danh mục tùy chỉnh, tìm kiếm nhanh đảm bảo liệu tổ chức theo ý muốn Template cho phép chèn mục nhanh chóng mà khơng có lỗi Tính đồng bộ, in xuất cho phép cán văn thư xử lý liệu lịch trình theo cách mong muốn Tính tiện ích Essential PIM thiết kế với giao diện trực quan, thuận tiện đồng thời cung cấp nhiều shortcut bàn phím tùy chỉnh để giúp thực cơng việc nhanh chóng hiệu Cài cơng cụ ngơn ngữ tiếng Việt thuận tiện cho việc sử dụng thuận tiện thao tác sau: Tools/ Languages/ chọn Vietnam Hình 2.3 Giao diện tổng quan chọn ngơn ngữ  EPIM hôm Mở EPIM thực theo cách: • Cách 1: Kích đúp chuột vào ô dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan • Cách 2: Thẻ đến/ Thư • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5 Cửa sổ EPIM hiển thị cơng việc nhập ngày hơm xảy gần với ngày hơm Dưới hiển thị PIM hơm nay: 21 0 Hình 2.4.Giao diện EPIM hơm  Lịch Mở Lịch thực theo cách: • Cách 1: Kích đúp chuột vào Lịch dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan • Cách 2: Thẻ đến/ Lịch • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 Lịch mục cán văn thư thấy thơng tin nhập, cán văn thư có thẻ xem cơng việc theo khung nhìn theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm tùy thuộc vào cán văn thư để nắm bắt thơng tin xác rõ rang nhất… Và cửa sổ làm việc với Lịch: 22 0 Hình 2.5 Giao diện tổng quan Lịch  Việc cần làm  Ghi Mở việc cần thực theo cách: • Cách 1: Kích đúp chuột vào Việc cần làm dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan • Cách 2: Thẻ đến/ Việc cần làm • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F2 Việc cần làm mục cán văn thư thấy thơng tin nhập, công việc thực hay chưa thực …Và cửa sổ làm việc với Việc cần làm: Cách mở ghi mới:  Cách 1: Nhấn vào ghi cửa sổ hành động dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan  Cách 2: Thẻ đến/ Ghi  Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3 Cần nhập tên cho ghi nhập nội dung Theo Khảo sát ta nhập thơng tin tên Chánh văn phịng Nguyễn Minh Nam điền nội dung ghi ta kết sau: 23 0 Hình 2.7 Giao diện tổng quan Ghi  Liên hệ  Thư  Mật Cửa sổ liên hệ mở theo cách sau: • Cách 1: Nhấn vào liên hệ cửa sổ hành động dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan • Cách 2: Tệp đến/ Liên hệ • Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 Cửa sổ liên hệ bao gồm thông tin cá nhân, công việc, ghi chú, ảnh thông tin người cần liên hệ Thông tin người cần liên hệ bao gồm: họ tên, số di động, email…tùy theo cài đặt cán văn thư thơng tin cần sử dụng Ta nhận biết rõ cửa sổ hiển thị Liên hệ qua hình ảnh sau: Mở hộp Thư thực theo cách: Cách 1: Kích đúp chuột vào ô Thư dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan Cách 2: Thẻ đến/ Thư Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F5 Thư mục cán văn thư nhập thơng tin thư gửi từ ai, từ đâu, chủ đề nhận thời gian nào,…Và cửa sổ làm việc với thư: Cửa sổ liên hệ mở theo cách sau: 24 0 Cách 1: Nhấn vào mật cửa sổ hành động dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan Cách 2: Tệp/Mới/ mật Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Shift + Ctrl + P Mật sử dụng mà cán văn thư muốn bảo mật hay an tồn thơng tin lịch làm việc Cửa sổ làm việc với mật bao gồm nội dung cần nhập như: nhan đề, tên người dùng, mật khẩu, cửa sổ hiển thị mật sau:  Rác  Đồng Mở hộp rác thực theo cách: Cách 1: Kích đúp chuột vào ô rác dọc phía trái cửa sổ hiển thị trực quan Cách 2: Thẻ đến/ Rác Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9 Rác chứa cơng việc, hẹn, ghi xóa xếp thông tin theo thời gian tạo ra, hiệu chỉnh xóa, có chủ đề, địa điểm hạng mục Và cửa sổ hiển thị Rác: Cửa sổ đồng mở cách sau:  Thẻ tệp/ đồng bộ/ thêm đồng bộ( iphon, android…) Các liệu cập nhật khoảng thời gian định chuyển liệu tới Android, iphone, iPad quản lý thông tin đường Hình 2.12.Giao diện tổng quan Đồng  Trình nhắc Cuộc hẹn/ Việc cần làm 25 0 Cửa sổ trình nhắc hẹn/ việc cần làm ta mở phần mềm sau nhập liệu hẹn mới, việc cần làm đánh dấu vào trình nhắc  Độ ưu tiên/ Sự hoàn tất/ Thể loại công việc Khi thực lập lịch làm việc tùy theo nội dung công việc cán văn thư đặt mức độ ưu tiên cho lịch làm việc theo mức độ cao nhất, cao, trung bình khơng, thấp, thấp nhất,… tương tự Sự hồn tất cơng việc theo mức độ hồn thiện theo Hình 2.14 Bảng đánh giá Mức độ ưu tiên/ Sự hoàn tất/ Thể loại công việc 26 0 KẾT LUẬN Kết đạt được: Nhờ có phần mềm quản lý lịch làm việc Essential PIM mà tất công việc tham dự họp, trả lời công văn, thư từ, giải giấy tờ, văn bản, tiếp dân… tháng hay khoảng thời gian UBND huyện Chi Lăng thực cách đầy đủ, nhanh chóng thời gian Bởi có báo trước hay nhắc nhở nhập sẵn nên công việc có chuẩn bị trước hồn thành tốt Qua ta thấy tác dụng to lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác hành văn phịng Tin học hóa cơng tác hành văn phịng khơng giảm bớt thời gian, cơng sức mà cịn góp phần tạo nên hiệu cơng việc hệ thống quản lí Khơng thế, góp phần tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu thời buổi công nghệ thơng tin nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Hạn chế: Trong thời gian làm đề tài thực tập tốt nghiệp, em nghiêm túc cố gắng tìm tịi học hỏi thời gian kiến thức hạn chế nên đề tài em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận bảo thầy bạn giúp em hồn thiện Định hướng phát triển tương lai: Trong tương lai, em cố gắng phát triển đề tài theo hướng sâu hơn, với quy mơ rộng có tính thực tế cao hơn, giúp cho công việc người quản lý dễ dàng Em cố gắng xây dựng phần mềm quản lý lịch làm việc hoàn thiện chi tiết 27 0 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trường Đại Học Lao Động – Xã Hội, (2011), Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất Lao Động – Xã Hội [2] Lương Minh Việt, (2005), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Nhà xuất Hà Nội [3] Đào Xuân Chúc, (2006), Bài giảng Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội [4] Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Lê Xuân Lam, Bùi Xuân Lự, (1999), Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất Thống kê [5] https://download.com.vn/Essential PIM -pro/download 28 0 ... ? ?Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý lịch công tác nhắc nhở cho cán nhân viên UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn? ?? Mục đích đề tài: Ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào công tác quản lý lịch. .. tác quản lý lịch công tác nhắc nhở cho cán nhân viên UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn Chương 3: Ứng dụng phần mềm Essential PIM công tác quản lý lịch công tác nhắc nhở cho cán nhân viên UBND huyện. .. TRẠNG VÀ CÔNG TC QUẢN LÝ LỊCH CÔNG TC VÀ NHẮC NHỞ CHO CN BỘ NHÂN VIÊN TẠI UBND HUYỆN CHI LĂNG 2.1.Giới thiệu khái quát UBND huyện Chi Lăng, tỉnh Lạng Sơn 2.1.1.Địa giới hành Huyện Chi Lăng huyện