Tên nhiệm vụ/ dự án: “Xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý lượng ISO 50001 cho doanh nghiệp công nghiệp chủ lực lựa chọn” BÁO CÁO KHẢO SÁT THỰC TRẠNG DOANH NGHIỆP, XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ TỒN TẠI SO SÁNH ĐỐI CHIẾU VỚI YÊU CẦU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN ISO 50001:2011 Đơn vị khảo sát đánh giá: CƠNG TY CỔ PHẦN XÍCH LÍP ĐƠNG ANH Ngày thực hiện: 03-04/04/2014 & 10&11/04/2014 Người thực hiện: - Nguyễn Anh Thư – Chuyên gia tư vấn hệ thống - Phùng Văn Tuệ - Chuyên gia kiểm toán lượng - Nguyễn Thị Hải Yến – Thư ký nhiệm vụ MỤC LỤC Mục tiêu, phạm vi, phương pháp khảo sát 1.1 Mục tiêu 1.2 Phạm vi đánh giá 1.3 Phương pháp đánh giá 1.4 Phương pháp phân tích Báo cáo khảo sát 2.1 Nhận diện hệ thống 2.2 Báo cáo khảo sát hệ thống khuyến nghị Đề xuất 3.1 Mơ hình quản lý lượng 3.2 Kế hoạch triển khai việc cập nhật hệ thống quản lý 1 MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ KHẢO SÁT 1.1 Mục tiêu: - Nhằm tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần khí Phổ Yên (sau gọi tắt FOMECO ) so sánh hoạt động quản lý lượng công ty đồng thời so sánh chúng với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001:2011 1.2 Phạm vi: - Lĩnh vực hoạt động: o Sản xuất Xích líp xe đạp, Xích cơng nghiệp Phụ tùng ô tô, xe máy - Khu vực: o Các xưởng sản xuất; văn phịng thuộc cơng ty cổ phần Địa chỉ: Số 11, tổ 47, thị trấn Đông Anh, huyện Đơng Anh o Tại khu vực Văn phịng Rèn dập Nhiệt luyện Lắp ráp Phụ tùng: 1,2, 3, Xích Phân xưởng líp Cơ điện 1.3 Phương pháp đánh giá Phỏng vấn phận có liên quan theo nội dung sau: Trách nhiệm, quyền hạn; Cách thức kiểm soát việc sử dụng lượng Hệ thống văn có; cách thức lưu trữ hồ sơ; Xem xét số hồ sơ liên quan; Chỉ số hiệu lượng, cách thức thực 1.4 Phương pháp phân tích Theo khuyến cáo Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (được đề cập tiêu chuẩn ISO 50001:2011) doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý lượng theo tiêu chuẩn nên tuân thủ bước triển khai sau: a) Thiết lập, lập thành văn bản, áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý lượng theo yêu cầu tiêu chuẩn này; b) Xác định lập thành văn phạm vi ranh giới hệ thống quản lý lượng mình; c) Xác định cách thức đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn nhằm đạt cải tiến liên tục hiệu lượng hệ thống quản lý lượng Việc phân tích hệ thống quản lý Công ty Cổ phần Xích líp Đơng Anh thực dựa phương pháp luận bao gồm bước sau: 1) Bước 1: Xác định phạm vi hoạt động địa lý công ty 2) Bước 2: Xác định trình cần thiết hệ thống quản lý lượng; 3) Bước 3: Phân tích q trình để đánh giá xem - Chúng có nhận biết mô tả văn tổ chức; - Chúng có thỏa mãn yêu cầu tiêu chuẩn; - Biện pháp kiểm sốt q trình có xác định thực theo mục tiêu định sẵn công ty 2.1 BÁO CÁO KHẢO SÁT Thơng tin chung Cơng ty cổ phần Xích líp đông Anh công ty chuyên sản xuất công nghiệp xuất Xích líp xe đạp, Xích cơng nghiệp Phụ tùng ô tô, xe máy Hoạt động công ty chia làm nhiều công đoạn sản xuất với phân xưởng khác Năng lượng tiêu thụ điện, ngồi cịn có dầu, khí tương đương khoảng 2000 TOE/ năm 2.2 Kết khảo sát hệ thống quản lý lượng theo ISO 50001:2011 2.2.1 Hệ thống quản lý lượng Các trình cần thiết hệ thống quản lý lượng chưa thiết lập lập thành văn bản, nhiên công ty có kinh nghiệm với hệ thống quản lý khác quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 ISO 14001:2005 Tổ chức xác định cách thức đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hệ thống quản lý lượng, xác định rõ ranh giới phạm vi hệ thống 2.2.2 Những vấn đề Trách nhiệm lãnh đạo Trách nhiệm lãnh đạo hệ thống quản lý lượng bao gồm: - Xây dựng cam kết việc xây dựng hệ thống lượng việc: o Xác định, thiết lập, thực trì sách lượng o Chỉ định đại diện lãnh đạo phê duyệt thành lập đội quản lý lượng o Cung cấp nguồn lực cần thiết để thiết lập, áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý lượng hiệu lượng o Nhận biết phạm vi ranh giới đề cập hệ thóng quản lý lượng o Trao đổi thơng tin tầm quan trọng quản lý lượng với người tổ chức o Đảm bảo mục tiêu tiêu lượng thiết lập o Đảm bảo số hiệu lượng phù hợp với tổ chức o Xem xét hiệu lượng hoạch định dài hạn o Đảm bảo kết đo lường báo cáo theo khoảng thời gian xác định o Tiến hành họp xem xét lãnh đạo - Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo với chức năng: o Đảm bảo hệ thống quản lý lượng thiết lập, áp dụng, trì cải tiến liên tục o Nhận biết người cấp lãnh đạo thích hợp giao quyền để làm việc với đại diện lãnh đạo việc hỗ trợ hoạt động quản lý lượng o Báo cáo lãnh đạo cao hiệu lượng thực hệ thống quản lý o Đảm bảo việc hoạch địch thiết kế nhằm hỗ trợ sách lượng o Xác định vào trao đổi thông tin trách nhiệm quyền hạn nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lý lượng có hiệu o Xác định tiêu chí phương pháp cần thiết để đảm bảo việc vận hành kiểm soát hệ thống quản lý lượng có hiệu lực o Thúc đẩy nhận thức sách mục tiêu lượng tất cấp tổ chức Khảo sát cho thấy lãnh đạo cơng ty có xây dựng chứng tỏ cam kết xây dựng hệ thống quản lý lượng thông qua việc xác định rõ phạm vi ranh giới hệ thống Sản xuất Xích líp xe đạp, Xích cơng nghiệp Phụ tùng tơ, xe máy tồn phân xưởng thuộc công ty địa chỉSố 11, tổ 47, thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh Công ty bổ nhiệm ông Nguyễn Xuân Thanh đại diện lãnh đạo lượng 28 thành viên khác đội quản lý lượng Công ty xây dựng mục tiêu tiêu hiệu quản lượng ví dụ Kwh/ giá trị sản xuất tiến hành tổng kết định kỳ Tuy nhiên yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo cơng ty cịn số điểm chưa phù hợp với yêu cầu hệ thống gồm: - Chưa tiến hành họp xem xét lãnh đạo định kỳ vấn đề hệ thống quản lý lượng - Chưa xây dựng trì sách lượng - Chưa có chứng báo cáo thực hệ thống quản lý lượng đại diện lãnh đạo 2.2.3 Các vấn đề Chính sách lượng Về sách lượng hệ thống quản lý lượng đề cập đến số vấn đề sau: - Cam kết cải tiến - Phù hơp với tính chất, quy mơ sử dụng lượng - Cam kết việc tuân thủ yêu cầu pháp lý yêu câu fkhacs - Cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập mục tiêu tiêu - Truyền đạt đến cấp tổ chức Hiện sách lượng chưa thiết lập công ty 2.2.4 Các vấn đề hoạch định Quá trình hoạch định lượng theo tiêu chuẩn ISO 50001 có đưa yêu cầu về: - Lập thành văn trình hoạch định phải bao gồm xem xét hoạt động tổ chức ảnh hưởng tới hiệu lượng - Nhận biết, thực hiện, áp dụng yêu cầu pháp lý yêu cầu khác liên quan đến việc sử dụng, tiêu thụ hiệu suất lượng tổ chức - Xây dựng, lập hồ sơ trì việc xem xét lượng việc phân tích sử dụng tiêu thụ lượng, nhận biết sở, thiết bị, hệ thống, trình nhân sự, biến số ước tính việc sử dụng tiêu thụ lượng tương lai - Thiết lập đường sở lượng thông qua việc sử dụng thông tin từ lần xem xét lượng - Nhận biết số hiệu lượng thích hợp cho việc thoe dõi đo lường hiệu lượng tổ chức - Thiết lập mục tiêu, tiêu lượng kế hoạch hành động quản lý lượng Đối với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 50001 chưa thực công ty Công ty xác định tiến hành theo dõi 01 số hiệu lượng kwh/ giá trị sản xuất cịn chưa có số theo dõi cụ thể phận Công ty tiến hành xác định mục tiêu tiêu sử dụng lượng ( giảm 2% so với năm 2013) 2.2.5 Các vấn đề áp dụng vận hành Tiêu chuẩn có đưa số yêu cầu việc áp dụng vận hành hệ thống quản lý lượng: - Phải sử dụng kế hoạch hành động kết đầu khác từ trình hoạch định cho việc áp dụng vận hành - Phải đảm bảo cá nhân làm việc cho tổ chức với danh nghĩa tổ chức liên quan đến SEU có lực sở giáo dục, đào tạo, kỹ kinh nghiệm thích hợp - Trao đổi thông tin nội hiệu lượng hệ thống quản lý lượng tổ chức Trao đổi thơng tin với bên ngồi sách lượng, hệ thống quản lý lường hiệu lượng - Phải thiết lập, áp dụng trì thơng tin, dạng giấy, dạng điện tử phương tiện truyền thông để mô tả yếu tố cốt lõi hệ thống quản lý lượng tương tác yếu tố - Phải kiểm soát tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn - Phải nhận biết hoạch định hoạt động vận hành trì liên quan đến SEU cua rminfh quán với sách, mục tiêu, tiêu lượng kế hoạch hành động để đảm hoạt động thực điều kiện quy định - Phải xem xét hội cải tiến hiệu lượng kiểm soát vân hành thiết kế sở vật chất, thiết bị, hệ thống trình - Khi mua dịch vụ, sản phẩm thiết bị sử dụng lượng có tác động tới SEU phải thơng báo cho nhà cung ứng việc mua sắm đánh giá phần sở hiệu lượng Qua đánh giá cho thấy phần lớn yêu cầu liên quan đến áp dụng vận hành theo tiêu chuẩn ISO 50001:2011 chưa đáp ứng Công ty chưa tiến hành đào tạo kiến thức quản lý lượng cho nhân liên quan Hiện kênh trao đổi thông tin thiết lập nhiên chưa có yêu cầu cụ thể việc trao đổi thông tin liên quan đến hiệu lượng Đối với văn hệ thống quản lý lượng, công ty xác định phạm, ranh giới hệ thống số hiệu chung tài liệu liên quan đến quản lý hoạch định vận hành chưa xây dựng Đối với kiểm soát vận hành, vận hành thiết bị phân xưởng có hướng dẫn kiểm soát nhằm đạt hiệu lượng Đối với quy định nhằm đạt hiệu lượng trình thiết kế lại sở vật chất, mua sắm dịch vụ, sản phẩm, thiết bị lượng công ty chưa có quy định hướng dẫn cụ thể hoạt động 2.2.6 Các vấn đề hoạt động kiểm tra hệ thống quản lý lượng Hoạt động kiểm tra hệ thống quản lý lượng theo yêu cầu tiêu chuẩn gồm: - Theo dõi đo lường phân tích nhữn đặc chứng hoạt động xác định hiệu lượng ví dụ: SEU; biến số liên quan đến SEU; số hiệu lượng; kết kế hoạch hành động mục tiêu; đánh giá tiêu thụ lượng so với thực tế - Đánh giá tuân thủ yêu cầu pháp luật - Đánh giá nội định kỳ hệ thống quản lý lượng - Theo dõi khơng phù hợp tình trạng hành động khắc phục phòng ngừa - Kiểm soát hồ sơ Kết khảo sát cho thấy, việc theo dõi, đo lường phân tích đặc trưng chưa thực q trình hoạch định Công ty thực báo cáo hàng năm sử dụng lượng theo yêu cầu luật định quan quản lý nhà nhiên việc chưa tiến hành cách chủ động mà chủ yếu yêu cầu quan chủ quản Việc đánh giá nội hệ thống quản lý lượng chưa thực ĐỀ XUẤT 3.1 Mơ hình quản lý chất lượng Sơ đồ 2: Đề xuất mơ hình hệ thống quản lý lượng 3.2 Kế hoạch triển khai hoạt động sửa đổi cập nhật hệ thống quản lý lượng ISO / TS 16949 ( Đề nghị xem tiếp trang sau) KẾ HOẠCH TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ ĐÁNH GIÁ HTQL NĂNG LƯỢNG ISO 50001:2011 TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC - WORK ITEMS No I GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ Khảo sát, phân tích trạng đánh giá sơ hệ thống 1.1 sử dụng lượng M1 M2 TIẾN ĐỘ THEO THÁNG - MONTHLY PROGRESS M3 M4 M5 M6 M7 M8 1.3 Thành lập ban đạo , đại diện lãnh đạo lượng 1.4 Lập kế hoạch triển khai dự án II ĐÀO TẠO NHẬN THỨC Nhận thức chung ISO 50001 1.2 Xây dựng mơ hình quản lý lượng 1.3 Giới thiệu chung quản lý sở liệu lượng 1.3 Giới thiệu chung sử dụng thiết bị đo lường 1.4 Xây dựng sở liệu công cụ thống kê II KIỂM TỐN NĂNG LƯỢNG Kiểm tốn lượng, đánh giá hội cải tiến hiệu 2.1 sử dụng lượng, thiết lập đường lượng sở 2.2 Xem xét lượng/ xây dựng đường sở - Xác định hiệu suất sử dụng lượng thiết bị hành - Xác định hộ tiêu thụ lượng trọng điểm - Xây dựng đường sở 2.3 Chính sách lượng/ mục tiêu tiêu lượng/ Kế hoạch hành động/ Chỉ số hiệu lượng - Xác định số hiệu lượng - Thiết lập sách lượng/ Mục tiêu tiêu lượng - Xây dựng kế hoạch hành động lượng III TƯ VẤN SOẠN THẢO TÀI LIỆU HTQLNL 3.1 Tư vấn thiết lập số kiểm soát lượng 3.2 Tư vấn lập sách, mục tiêu, tiêu lượng 3.3 Tư vấn thiết lập chương trình quản lý lượng 3.4 Tư vấn soạn thảo tài liệu HTQL lượng: quy trình hoạt động, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu 3.5 Hướng dẫn tổng hợp ban hành hệ thống tài liệu IV TRIỂN KHAI ÁP DỤNG Hướng dẫn, đào tạo & kiểm tra áp dụng tài liệu (quy 4.1 trình, hướng dẫn, biểu mẫu) ban hành Hướng dẫn triển khai thực chương trình quản lý 4.2 lượng 4.3 Đo lường theo dõi số lượng 4.4 Đào tạo chuyên gia đánh giá nội Đánh giá nội bộ, kiểm tra lại việc áp dụng tổng thể HTQLNL 4.5 (2 lần) 4.6 Hướng dẫn khắc phục 4.7 Hướng dẫn thực xem xét lãnh đạo V.GIAI ĐOẠN CHỨNG NHẬN 5.1 Đăng ký thủ tục xin chứng nhận 5.2 Hỗ trợ đánh giá trước chứng nhận 5.3 Hỗ trợ đánh giá chứng nhận 5.4 Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ chờ cấp chứng ... THẢO TÀI LIỆU HTQLNL 3.1 Tư vấn thiết lập số kiểm soát lượng 3.2 Tư vấn lập sách, mục tiêu, tiêu lượng 3.3 Tư vấn thiết lập chương trình quản lý lượng 3.4 Tư vấn soạn thảo tài liệu HTQL lượng:... quản lý lượng ISO / TS 16949 ( Đề nghị xem tiếp trang sau) KẾ HOẠCH TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ ĐÁNH GIÁ HTQL NĂNG LƯỢNG ISO 50001:2011 TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC - WORK ITEMS No I GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ Khảo sát,... số lượng 4.4 Đào tạo chuyên gia đánh giá nội Đánh giá nội bộ, kiểm tra lại việc áp dụng tổng thể HTQLNL 4.5 (2 lần) 4.6 Hướng dẫn khắc phục 4.7 Hướng dẫn thực xem xét lãnh đạo V.GIAI ĐOẠN CHỨNG