TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH o0o BÀI TẬP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên đề tài TỔNG HỢP BÀI TẬP NHÓM Lớp Quản trị văn phòng(117) 1 Giảng viên Vũ Hùng Phương Nhóm 3 Phòng marketing[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -o0o - BÀI TẬP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tên đề tài : TỔNG HỢP BÀI TẬP NHĨM Lớp : Quản trị văn phịng(117)_1 Giảng viên : Vũ Hùng Phương Nhóm : Phịng marketing ( thành viên ) HÀ NỘI, 11/2017 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN ĐÁNH GIÁ THAM GIA LÀM VIỆC NHĨM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Mơn: Quản trị văn phịng Lớp: Quản trị văn phịng (117)_1 Nhóm: - Phịng Marketing Hệ: Chính quy TT Họ tên Lê Linh Trang Bùi Thanh Tùng Vũ Hải Yến Phạm Thị Trang Nguyễn Thị Huyền Nguyễn Thị Thu Huyền Nguyễn Bích Hường Nơng Bảo Trọng Hồng Xn Sơn Rất tích cực x x Mức độ tham gia Tích cực Khá tích Tích cực cực bình thường X X x X x x x Hồn tồn khơng tích cực Bài 1: Xác định tổ chức, doanh nghiệp, nêu mục tiêu tầm nhìn sứ mệnh tổ chức đó, có phận tổ chức, phận văn phòng phận nêu nhiệm vụ Doanh nghiệp VIETTONKIN TRANSLATION I Giới thiệu công ty: Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Viettonkin Năm thành lập: 2009 Lĩnh vực kinh doanh: biên phiên dịch đa ngôn ngữ Tầm nhìn: Viettonkin phấn đấu trở thành đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam quốc tế công nhận lĩnh vực dịch thuật Chúng tự hào trở thành đối tác cung cấp dịch vụ dịch thuật tin cậy của nhiều khách hàng thuộc lĩnh vực khác Viettonkin mong muốn trở thành đối tác tin cậy thiết lập mối quan hệ bền chặt với Quý khách hàng tương lai Sứ mệnh: Sứ mệnh chúng tơi xóa bỏ rào cản ngơn ngữ, đóng góp phần vào thành cơng khách hàng Chúng tơi ln chủ động tối ưu hóa đội ngũ nhân viên, quy trình quản lý, cơng nghệ quản lý dịch vụ khách hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng cách tốt Giá trị cốt lõi: Phương châm chúng tơi đặt lên hàng đầu - Uy tín - Nhanh chóng - Chính xác Chúng tơi tự tin mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất, thời gian ngắn ln đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu 4 Sơ đồ cấu tổ chức: Giám đốc Phó giám đốc Phịng hành nhân Phịng kế tốn Phịng điều phối, quản lý dự án Phòng kinh doanh, phát triển thị trường Chức phận: Ban giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ quản lý đạo, điều hành hoạt động công ty, Đưa chiến lược nhằm giúp cơng ty phát triển Phịng hành chính, nhân sự: Phịng hành nhân có chức thơng báo, tổ chức hoạt động hành chính, hay kiện nội Xét thưởng, kỷ luật nhân viên Quản lý chế độ, sách, bảo hiểm, an toàn lao động Tuyển dụng, xa thải nhân viên Phịng kinh doanh, phát triển thị trường: Có chức tìm kiếm khách hàng, đối tác Lập mối quan hệ, mạng lưới kinh doanh Tìm hiểu thị trường xúc tiến Báo giá, chuyển tiếp đơn hàng cho phận điều phối để tiến hành xử lý đơn hàng, hồn trả dịch thu hồi cơng nợ Báo cáo kết kinh doanh cho ban giám đốc Bộ phận điều phối quản lý dự án: Trực tiếp quản lý đội ngũ cộng tác viên biên phiên dịch Điều phối – chuyển dịch, dự án cho cộng tác viên cách phù hợp Hiệu đính dịch, hoàn thành dịch chuyển tới khách hàng 5 Phịng kế tốn: Có chức báo cáo thu chi, toán lương cho nhân viên Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, xuất hóa đơn thu hồi cơng nợ II Bộ phận văn phịng: Tại Viettonkin, phận văn phịng phận hành nhân Bộ phận có chức nhiệm vụ cụ thể sau: STT Chức Nhiệm vụ Quản lý thủ tục hành nhân - Xây dựng, ban hành Hướng dẫn thủ tục liên quan đến cơng tác hành nhân (các quy trình) Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản hành VP, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động phịng chống cháy nổ cơng ty - Quản lý hồ sơ loại tài sản hành VP Cơng ty - Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý sử dụng loại tài sản hành Cơng ty Đơn vị/Bộ phận - Phối hợp với nhà cung cấp, phòng ban chức (tổ chức) việc lắp đặt trang thiết bị VP phục vụ cho công việc chung Phối hợp đơn vị bảo trì thực việc bảo trì thường xuyên bảo trì đột xuất trang thiết bị hành VP - Xử lý kịp thời cơng việc liên quan đến công tác bảo vệ - Thực cơng tác an ninh trật tự, an tồn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ công ty - Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty Hành - Quản lý dấu ấn dấu, thực cơng việc thuộc lĩnh vực hành (giấy công tác, giấy giới thiệu; ban hành, theo dõi lưu văn – Gồm văn pháp lý Công ty; tiếp nhận, xử lý văn bản, thư từ đến, … ) nhằm phục vụ hữu hiệu hoạt động Cơng ty ln thơng suốt, xác, kịp thời - Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Cơng ty giám sát việc chấp hành nội qui - Đảm bảo công tác tiếp tân phục vụ, họp, hội nghị tiếp khách Công ty - Thực cơng việc đưa đón, mua vé máy bay, làm vi sa, … phục vụ cho đoàn khách phục vụ cán – nhân viên công tác - Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản hành văn phịng Cơng ty - Tiếp nhận loại công văn vào sổ công văn đến - Phân loại phân phối công văn cho phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu - Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến phận liên quan - Đánh máy, photocopy văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ Giữ bí mật nội dung công văn giấy tờ, tài liệu… -Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định Công ty Tổ chức thực chủ - Lập phương án, tổ chức thực trương, qui định, thị Quyết định, Quy định, Quy chế Ban Ban Giám đốc Tổng Giám đốc Công ty - Giám sát việc thực theo phương án duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời trung thực tình hình diễn biến kết cơng việc thực nhiệm vụ Ban TGĐ giao Tham mưu đề xuất cho Ban TGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Hành - Nhân - Tham mưu cho Ban TGĐ việc xây dựng cấu tổ chức, điều hành Công ty - Tham mưu cho Ban TGĐ công tác đào tạo tuyển dụng Công ty - Tham mưu cho Ban TGĐ xây dựng phương án lương bổng, khen thưởng chế độ phúc lợi cho người lao động - Tham mưu cho Ban TGĐ công tác hành – Nhân Hỗ trợ Bộ phận khác việc quản lý nhân cầu nối Ban TGĐ Người lao động - Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân Tuyển dụng -Lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng /quý/ năm - Hỗ trợ phận liên quan cơng tác hành -Dự trù, phân tích ngân sách tuyển dụng Hồn thành sách, thủ tục, quy trình tuyển dụng - Xây dựng cơng cụ tuyển dụng (bài kiểm tra IQ, EQ, tiếng Anh…), tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên xác khoa học - Thực hướng dẫn phòng ban, Đơn vị/ Khu vực thực kế hoạch tuyển dụng nhân viên theo quy trình, thủ tục, sách Công ty - Đánh giá chất lượng tuyển dụng, chi phí báo cáo chiến lược nhân Công ty - Tổ chức hướng dẫn ký kết thoả thuận, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động cho CBCNV Đánh giá thành tích, đánh giá lực - Xây dựng tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, lực CBCNV - Tổng hợp, theo dõi, nhận xét kết làm việc đánh giá thành tích cán – nhân viên theo qui định Quản lý mối quan hệ nhân Lương thưởng phúc lợi - Quản lý hồ sơ nhân tồn Cơng ty - Qn triệt chế độ sách cho người lao động thơng qua việc thực tốt nội qui, qui định công ty, chế độ sách pháp luật lao động hành Hỗ trợ, giải sách BHXH, BHYT tóan chế độ trợ cấp khác theo qui định hành - Giải tranh chấp lao động tham gia xây dựng mối quan hệ lao động – tổ chức đoàn thể - Tham gia xử lý kỷ luật kịp thời, người, việc khen thưởng cá nhân đơn vị tịan cơng ty - Quản lý theo dõi tình hình sử dụng lao động tịan cơng ty - Tham gia quản lý nguồn qũy nội Tổng Công ty Phối hợp tổ chức phong trào hoạt động văn hố, du lịch,… có u cầu - Là cầu nối Ban Lãnh đạo Công ty Người lao động Bài 2: Lập kế hoạch tổ chức chuyến cơng tác CỘNG HỊA XÃ HỘI Kế hoạch cơng tác Sài Gịn CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Cơng ty du lịch Neu Từ ngày 17/11/2017 Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Phòng marketing đến ngày 22/11/2017 Người lập kế hoạch: Trưởng phòng: Phạm Thị Trang Chức danh: Nhân viên Tổng Giám Đốc: Lê Linh Trang Ngày lập: 01/11/2017 Lê Thị Thúy Ngày đánh giá: Thành phần tham gia: - Phó tổng giám đốc: Trần Việt Dũng - Phòng kinh doanh: Trần Linh – trưởng phòng nhân viên - Phòng chăm sóc khách hàng: Lê Phan Duy – trưởng phịng - Phòng Markting: người Lê Linh Trang – trưởng phòng Phạm Thị Trang Bùi Thanh Tùng Vũ Thị Thu Huyền Vũ Thị Hải Yến Nông Bảo Trọng Nội dung công việc T Nội dung công Thời T việc gian Ngày Nội dung làm việc Kết Người phối làm việc hợp Hành Đi cơng tác chi nhánh Sài Gòn, 7h30 – hội thảo du lịch 12h00 Xanh 17/11 Thăm quan chi nhánh, phịng ban cơng ty 13h00 17h00 -Thăm quan, giao lưu học hỏi 17/11 -Tìm hiểu phịng ban chi nhánh 08h00 12h00 -Tìm hiểu quy 18/11 trình, cách thức làm việc, cách trưng bày -Các sách, dịch vụ khách hàng Dũng L.Trang Linh Duy 13h0017h00 -Tham quan học hỏi cách bố trí, xếp tour, dẫn tour 18/11 - Tìm hiểu văn hóa, lối sống người Miền Nam L.Trang P.Trang Tùng Duy Tìm hiểu thị trường, tìm hiểu cụ thể sách chi nhánh Thăm quan khu du lịch tự nhiên nhân tạo Tất phòng ban Làm việc với nhóm kinh doanh truyền thống, trực tiếp 08h00 17h00 Khảo sát, tìm hiểu cơng ty 08h00 du lịch Sài 17h00 Gịn: -Tìm hiểu quy trình bán hàng, cách thức đưa tour, thu cơng nợ -Các quy trình chăm sóc khách hàng -Chia sẻ cơng 19/11 việc kinh doanh Hà Nội triển khai -Các quy trình thiết kế, bàn giao tour -Chia sẻ công việc kinh doanh Hà Nội triển khai Dũng L.Trang Linh Huyền Trọng Tùng -Tìm hiểu cách P.Trang xếp tour, vị trí, Huyền chương trình bán Yến hàng hệ thống 20/11 - Các dịch vụ chăm sóc khách hàng - Tìm hiểu doanh số cơng ty, đặc thù công ty - Tham gia hội 08h00 – thảo du lịch Xanh Q Thủ 17h00 Đức -Thăm quan học hỏi cách trang trí , xếp tổ chức chương trình, Tất chương trình bán hàng -Tìm hiểu văn hóa cơng ty du lịch khu vực miền Nam 21 -Tìm hiểu cách 22/11 truyền thơng , marketing -Tìm hiểu cách xếp nhân bán hàng -Tìm hiểu trang thiết bị hõ trợ bán hàng , phần mềm , thu ngân Di chuyển Hà Nội 22/11 20h00 Đánh giá: Đề xuất: Trưởng phòng đánh giá: Ban giám đốc đánh giá: Kết thúc chuyến cơng tác Hành Ngày: //2017 Trưởng phòng Ngày:……/……./ …………… Nhân Ngày:……/……./ …………… BGĐ duyệt kế hoạch Ngày:……/……./ …… BGĐ duyệt báo cáo Tổng hợp chi phí chuyến cơng tác Sài Gịn - Thời gian: 17/11 – 22/11 (6 ngày) - Số người tham dự: 10 người - Chi phí: + Vé máy bay: 1.700.000 x 10 = 17.000.000 đ + Thuê xe: xe camry chỗ: (1.500.000/1xe/1ngày) x x = 27.000.000đ + Khách sạn: 10 phòng đơn: 2.000.000 x 10 x = 120.000.000đ (bao gồm ăn dịch vụ khác) + Qùa tặng chi nhánh: 10.000.000đ + Các chi phí khác: 10.000.000đ Tổng chi phí: 184.000.000đ (một trăm tám mươi tư triệu đồng chẵn) Bài 3: Báo cáo tổng kết kế hoạch hoạt động quý Báo cáo kết hoạt động quý III kế hoạch q IV phịng marketing CƠNG TY DU LỊCH NEU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: xx/yy - 2017 Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2017 BÁO CÁO kết hoạt động quý III kế hoạch quý IV phòng marketing I Báo cáo kết hoạt động quý III Những hoạt động - Tổ chức đoàn khảo sát thị trường Mỹ nhu cầu khám phá Việt Nam - Ký kết hợp đồng quảng cáo Google quảng cáo Facebook thông qua Fanpage với công ty truyền thông quảng cáo Việt Tiến Mạnh - Đặt banner trang báo/websie có uy tín - Tham gia lễ hội du lịch Singapore, đặt gian hàng bán vé du lịch lễ hội quảng bá chiến dịch thông qua Fanpage công ty - Tổ chức gian hàng ngày hội du lịch Việt Nam – EU - Tổ chức khóa đào tạo marketing cho nhân viên - Tổ chức thi “Việt Nam tơi” để quảng bá hình ảnh công ty - Họp báo công bố tour du lịch “vịng quanh Việt Nam” - Ký kết thành cơng hợp đồng trực tiếp với khách sạn Marina Bay Sande bỏ qua trung gian đặt phịng, chi phí giảm 100 USD/1 phòng/1 ngày đêm - Phát động chiến dịch “ Du lịch theo nhóm” khuyến giảm giá 10% cho nhóm du lịch từ 10 người trở lên Fanpage - Đàm phán vòng với Vietnam Airline Chi phí thực Hoạt động Tổ chức đoàn khảo sát thị trường Mỹ nhu cầu khám phá Việt Nam Ký kết hợp đồng quảng cáo Google quảng cáo Facebook thông qua Fanpage với công ty truyền thông quảng cáo Việt Tiến Mạnh Đặt banner trang báo/websie có uy tín Tham gia lễ hội du lịch Singapore, đặt gian hàng bán vé du lịch lễ hội quảng bá chiến dịch thông qua Fanpage công ty Tổ chức gian hàng ngày hội du lịch Việt Nam – EU Tổ chức khóa đào tạo marketing cho nhân viên Tổ chức thi “Việt Nam tôi” để quảng bá hình ảnh cơng ty Họp báo cơng bố tour du lịch “vịng quanh Việt Nam” Ký kết thành cơng hợp đồng trực tiếp với khách sạn Marina Bay Sande bỏ qua trung gian đặt phịng, chi phí giảm 100 USD/1 phòng/1 ngày đêm Phát động chiến dịch “ Du lịch theo nhóm” khuyến giảm giá 10% cho nhóm du lịch từ 10 người trở lên Fanpage Đàm phán vòng với Vietnam Airline Chi phí khác Tổng chi phí Thời gian thực 02/7201716/7/2017 02/7201716/02/2018 02/7201702/07/2018 Chi phí (đv:triệu đồng) 85 44 10 16/8/201723/8/2017 01/9/201704/9/2017 02/7201701/8/2017 16/8/201723/10/2017 100 10/8/2017 20 06/08/2017 20 02/07/2017 10/7 13/8/2017 10 78 33 16 7 430 Kết hoạt động - 86% tổng điều tra có hứng thú với du lich VN, 68% có mong muốn tham gia du lịch VN - Tiếp cận tới đối tượng học sinh sinh viên nhiều 100.000 - Tiếp cận tới đối tượng làm :6000 - Liên kết với 20 công ty du lịch Singgapore - Giao lưu phương pháp làm việc doanh nghiệp du lịch - Nhận thêm nhân viên - Tìm gương mặt đại diện phù hợp với công ty ,đi kèm quảng bá hình ảnh rộng rãi - Tận dụng nguồn khách hàng trung thành đối tác II Kế hoạch quý IV Tạo nội dung tiếng anh cho websie Danh mục công việc Kế hoạch hành động Thời gian dự kiến hoàn thành Nội dung tours Lên nội dung thơng tin tour có (66 tours) 15/10/2017 Nội dung thông tin điểm đến Dịch chia sẻ thông tin điểm đến 10/10/2017 Nội dung about us Viết giới thiệu Vietnamtravelcompanion 07/10/2017 Nội dung terms& conditions Viết nội dung điều khoản điều kiện 15/10/2017 Why us? Viết nội dung why us? 15/10/2017 ... ký kết thoả thuận, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động cho CBCNV Đánh giá thành tích, đánh giá lực - Xây dựng tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, lực CBCNV - Tổng hợp, theo dõi, nhận... Tham gia quản lý nguồn qũy nội Tổng Công ty Phối hợp tổ chức phong trào hoạt động văn hố, du lịch,… có u cầu - Là cầu nối Ban Lãnh đạo Công ty Người lao động Bài 2: Lập kế hoạch tổ chức chuyến... chi nhánh: 10.000.000đ + Các chi phí khác: 10.000.000đ Tổng chi phí: 184.000.000đ (một trăm tám mươi tư triệu đồng chẵn) Bài 3: Báo cáo tổng kết kế hoạch hoạt động quý Báo cáo kết hoạt động quý