Báo cáo kiến tập ngành nghề: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa với mục tiêu nhằm nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến công tác quản lý văn bản đi; Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa.
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ Tên sinh viên: Đỗ Thị Hương Lớp: 1905QTVD BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHỊNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường Cơ quan kiến tập: Thành ủy Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Thành phố Hồ Chí Minh, 2022 LỜI NĨI ĐẦU Để hồn thiện báo cáo kiến này, lời đầu tiên tơi xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo cơ quan, các Cán bộ làm việc tại Thành ủy Bà Rịa đã tạo điều kiện giúp tơi có cơ hội để kiến tập ở mơi trường mới này Xin gửi lời cảm ơn đến các anh, các chị ở Văn phịng thành phố. Đặc biệt là chị Nguyễn Kim Anh, đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dạy cho em những kiến thức thực tiễn. Giúp em có thể áp dụng được những kiến thức đã học vào trong q trình Kiến tập và từ đó em đã thu được bản Báo cáo Kiến tập vơ cùng q giá này Tơi xin trân trọng cảm ơn thầy, cơ giáo trong Khoa Quản trị văn phịng và Lưu trữ và Giảng viên hướng dẫn ThS. Nguyễn Mạnh Cường đã trực tiếp giảng dạy những kiến thức về Cơng tác Văn thư. Giúp tơi có nền tảng cơ bản để có thể làm bài Báo cáo này một cách trọn vẹn và đầy đủ nhất Trong q trình làm Báo cáo Kiến khơng thể nào tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự bỏ qua và góp ý Tơi xin trân trọng cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan rằng đây là báo cáo kiến tập đập lộc của riêng tơi làm. Khơng có bất kì hành vi gian lận nào. Các vấn đề được đưa ra trong bài là do tơi quan sát, phân tích được một cách khách quan và học hỏi qua các anh chị hưỡng dẫn mà có được. Kết quả này chưa bao giờ được cơng bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác. Người viết đề tài Đỗ Thị Hương NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP Qua đọc Báo cáo Kiến tập cùa sinh viên Đỗ Thị Hương, sinh viên kiến tập đã nắm rõ cơ bản về quy trình cơng tác Văn thư nói chung và cơng tác Quản lý văn bản đi nói riêng tại Văn phịng Thành ủy Chấp hành tốt quy định, quy chế làm việc tại Văn phịng, chịu khó nghiên cứu, học hỏi kinh nghiêm trong thời gian kiến tập, có tác phong đạo đức tốt Bà Rịa, ngày 29 tháng 5 năm 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong cơ quan hành chính nhà nước hay cũng như cơ quan Đảng thì văn bản là phương tiện quan trọng khơng thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nó là cơng cụ cơ bản để giúp cơ quan quản lý và điều hành hoạt động của mình Mỗi năm có hàng nghìn văn bản đi, đến trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu việc quản lý văn bản khơng đúng quy trình, lỏng lẻo thì cơ quan có thể khơng kiểm sốt được số lượng văn bản của mình. Trên thực tế cịn có rất nhiều cơ quan tổ chức nói chung và ở Văn phịng thành phố Bà Rịa nói riêng vẫn cịn nhiều hạn chế trong quy trình quản lý văn bản đi Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản, tơi đã quyết định chọn đề tài “Thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa” để làm Báo cáo kiến tập Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu về Cơng tác Văn thư Lưu trữ đã có rất nhiều nhà khoa học nghiên cứu. Tại Việt Nam, cho đến nay có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này như các cơng trình nghiên cứu khoa học, các bài viết trên báo, tạp chí, các luận văn tốt nghiệp, các khố luận…Trong q trình làm bài tập lớn, Tiểu luận, Báo cáo tơi đã tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài liệu rất phong phú giúp cho việc định hướng, lựa chọn những nội dung quan trọng để thực hiện đề tài. Nhất là đối với sinh viên đang theo theo học ngành Quản trị văn phịng. Một số sách, giáo trình, có liên quan đến nhu cầu thơng tin như: Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp về cơng tác văn thư lưu trữ Nguyễn Kim Anh Những đề tài nghiên cứu kể trên đã chỉ ra những cái đạt được, chưa đạt được và phải đạt được từ đó đưa ra những cách thức để tiếp thu và khắc phục tốt hơn. Tuy nhiên những bài viết và đề tài trên chưa có đề tài nào nói rõ và chun sâu tới cơng tác quản lý văn bản đi văn bản của Đảng. Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “ Thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi của Văn phịng thành phố Bà Rịa” để làm bài Báo cáo kiến tập 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến cơng tác quản lý văn bản đi Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu về thực trạng quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố 4.2. Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt khơng gian: tại Văn phịng thành phố Bà Rịa + Về mặt thời gian: từ năm 2020 cho đến nay 5. Phương pháp nghiên cứu Tn thủ ngun tắc thống nhất tính khoa học về nhận thức. Vận dụng Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu: tác giả đã thu thập và phân tích các cơng trình nghiên cứu và các bài viết về cơng tác văn thư nói chung và quy trình quản lý văn bản đi nói riêng để làm rõ cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu 6. Đóng góp của đề tài Về mặt khoa học: Đề tài đã tổng hợp, hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về lý luận liên quan đến cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố nhằm tạo điều kiện để củng cố, phát triển hơn cơng tác quản lý văn bản ở đây Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý văn bản đi tại cơ quan. Từ đó đưa ra một số biện pháp cụ thể để nhằm giúp cơ quan có thể khắc phục trong thời gian tới 7. Kết cấu của đề tài Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về cơng tác quản lý văn bản đi Chương 2. Thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa Chương 3. Một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1. Các khái niệm 1.1.1. Khái niệm về văn bản Từ xưa cho đến nay, giao tiếp là nhu cầu khơng thể thiếu của con người và được thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó, ngơn ngữ là phương tiện quan trọng nhất. Hoạt động giao tiếp bằng ngơn ngữ có thể diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ nói. Sản phẩm của q trình giao tiếp ngơn ngữ nói được gọi là diễn ngơn, cịn sản phẩm của q trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản. Theo Tài liệu bồi dưỡng ngạch chun viên, Hà Nội, 2018: Cách tiếp cận từ góc độ ngơn ngữ “Văn bản là một chỉnh thể của các đơn vị ngơn ngữ được liên kết với nhau theo những quy tắc nhất định nhằm truyền tải một thơng tin trọn vẹn và đáp ứng một mục đích giao tiếp nhất định”. Cách tiếp cận từ góc độ quản lý “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thơng tin bằng một ngơn ngữ hay một ký hiệu nhất định”. [7, tr.295] Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐCP ngày 05/3/2020 của Chính phủ: “Văn bản là thơng tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định” Như vậy, ta thấy có rất nhiều định nghĩa về văn bản, tuy nhiên tác giả thống nhất sử dụng khái niệm: “Văn bản là thơng tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định” 1.1.2. Khái niệm về văn bán của Đảng Văn bản của Đảng là các giấy tờ, tài liệu, thể hiện dưới dạng ngơn ngữ viết, được liên kết chặt chẽ, hồn chỉnh cả về nội dung, thể thức, hình thức do tổ chức đảng ban hành theo thẩm quyền quy định trong Điều lệ Đảng và các quy chế làm việc của các cấp uỷ Đảng. căn cứ theo Quy định số 66QĐ/TW, ngày 6/2/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng Văn bản của Đảng là phương tiện, là công cụ chủ yếu, phổ biến nhất để tổ chức các mối quan hệ trong hệ thống của Đảng, trong hệ thống chính trị do Đảng lãnh đạo và trong các quan hệ đối ngoại 1.2. Vai trị của văn bản Đảng 1.2.1. Là cơ sở đảm bảo thơng tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng Hoạt động lãnh đảo của Đảng phần lớn được đảm bảo thơng tin bởi hệ thống văn bản lãnh đạo, quản lý. Đó là các thơng tin về chủ trướng, đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơnn vị; là nhiệm vụ, mục tiêu hoạt đọng cụ thể của từng cơ quan, đơn vị; phương thức hoạt động quann hệ 10 Văn phịng Thành phố khơng có các phịng ban lớn mà chỉ bao gồm các bộ phận nhỏ, được đặt dưới sự chỉ đạo của đồng chí Chánh văn phịng và các đồng chí Phó văn phịng. Văn phịng Thành ủy gồm tổ tổng hợp, tổ văn thư lưu trữ, tổ tài vụ, tổ tài xế, tổ tạp vụ và tổ bảo vệ Ban tổ chức Thành ủy Là đơn vị nghiên cứu, tham mưu cho việc sắp xếp , thành lập, bổ nhiệm cán bộ thuộc Thành phố, nhằm phục vụ tốt yêu cầu chỉ đạo, lãnh đạo của cấp ủy Đảng và chính quyền như: Điều động, bổ nhiệm, đề xuất biên chế về các mặt chế độ sách, hưu trí cho cán bộ, Đảng viên, cơng nhân viên Quản lý, theo dõi, bổ sung hồ sơ lý lịch cán bộ, Đảng viên phạm vi phân cấp Hướng dẫn chỉ đạo bồi dưỡng cán bộ cơ sở Ủy ban kiểm tra Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy lãnh đạo, chỉ đạo công tác kiểm tra Đảng của Thành ủy Lãnh đạo cơng tác kiểm tra tổ chức Đảng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ Đảng viên vi pham pháp luật Đề xuất xử lý, giải quyết các đơn từ khiếu tố, tố cáo có liên quan Thanh tra, kiểm tra xử lý cơng tác tài chính Đảng ở các cơ sở Tổ chức cơng tác bồi dưỡng cán bộ, huấn luyện cán bộ kiểm tra cơ sở Ban tun giáo Thành ủy 22 Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy về cơng tác tun truyền, giáo dục, mở các lớp đào tạo về chính trị cho các đ/c Bí thư chi Đảng bộ cơ sở, ngồi ra cịn đào tạo các cán bộ làm cơng tác tun giáo + Trong từng giai đoạn, tùy thuộc vào sự chỉ đạo của Thành ủy cùng với tình hình thực tế của địa phương mà Thành ủy đề ra những chủ trương chính sách mới, được cụ thể hóa bằng các văn bản như nghị quyết, thị, thơng tri…nhằm thực hiện những nhiệm vụ chính trị trong từng nhiệm kỳ, vận dụng thực hiện các chủ trương, chính sách của cấp trên, áp dụng vào thực tiễn ở địa phương mình, thường xun tổ chức qn triệt và học tập các Nghị quyết, chủ trương của Đảng 2.3. Thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng Thành phố Bà Rịa Nhận thức vai trị, tầm quan trọng của cơng tác quản lý văn bản đi trong hoạt động quản lý và điều hành của Thành ủy. Thành ủy Bà Rịa xác định cơng tác quản lý văn bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xun, đặc biệt trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính hiện Từ năm 2020 đến nay, số lượng văn bản được hình thành trong q trình hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao hơn năm trước Cụ thể: Thời gian Năm 2020 Năm 2022 Văn bản đi 3202 3654 Văn bản đến 2980 3210 Các loại văn bản của Đảng được ban Thường vụ Thành ủy ban hành bao gồm: Quyết định, báo cáo, thơng báo, văn bản, kế hoạch, Đề án… 23 Với mục đích nhằm điều hành hoạt động của lãnh đạo, giúp Lãnh đạo văn phịng nắm được tồn bộ tình hình cơng việc của Văn phịng, đảm bảo giải công việc văn phịng thơng suốt, nhanh chóng, quản lý chặt chẽ đồng thời đảm bảo việc nghiên cứu, tra lục khoa học, nhanh chóng và thực hiện. Chính vì vậy việc hình thành lưu đồ kiểm sốt tài liệu ISO được hình thành dựa trên tiêu chuẩn chung nhất như: 2.3.1.Lưu đồ quản lý văn bản đi của Văn phịng thành phố Bà Rịa Lưu đồ quản lý văn bản đi 24 Lưu đồ 2.3.2 Thực hiện Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa Quản lý Văn bản đi là một trong những nội dung quan trọng trong quy trình quản lý văn bản tại Văn phịng thành phố Bà Rịa Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần quản lý, Văn thư quản lý các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị được giao. Các đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì quản lý, lưu trữ văn bản thực hiện các cơng việc: xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần quản lý; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; Tiến hành đăng kí văn bản trên mạng.; nhân bản, đống đấu và chuyển văn bản đi Như vậy, đối chiếu với quy định chung cơng tác quản lý văn bản, Văn phịng thành phố Bà Rịa thực hiện đúng theo quy định. Tất cả văn bản đi phải được tập trung vào một mối phát hành là văn thư Tại bộ phận văn thư thực hiện trình tự theo các bước: Bước 1: Tiếp nhận văn bản đã được ký ban hành 25 Tại đây, văn thư tiếp nhân văn bản đã được cấp có thẩm quyền lý ban hành Bước 2: Kiểm tra thể thức văn bản và lỗi đánh máy Văn thư cơ quan rà sốt lại văn bản, nếu phát hiện cịn có lỗi đánh máy hay có sai sót về thể thức van bản thì chưa được đóng dấu văn bản, có nhiệm vụ trả lại người có trách nghiệm sửa chữa, bổ sung,… Tất cả văn bản của các ban, ngành tham mưu trình Thường trực Thành uỷ ký, trước khi phát hành đều phải chuyển qua lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản trên mạng Việc vào sổ đắng kí văn thục theo biểu mẫu BM 02/TTKSTL Việc ghi số văn bản được thực hiện tại Phần II “Hướng dẫn cụ thể các thành phần thế thức bắt buộc” của Hướng dẫn số 36HD//VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phịng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức và Kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng” Việc thực hiện văn bản trên mạng được thực hiện theo Hướng dẫn số 08HD/VPTW ngày 10/9/2003 của Văn phịng TW Đảng Bước 4: Nhân bản văn bản đi Số lượng văn bản được văn thư nhân theo số lượng bản được xác định tại mục: “Nơi nhận” Bước 5: Đóng dấu văn bản đi Sau khi nhân bản văn bản, bộ phận văn thư đóng dấu vào văn bản. Chỉ đóng dấu vào văn bản n khi đã đảm bảo được soạn thảo theo đúng thể thức quy định. Đóng dấu văn bản đã ký đúng số lượng văn bản ban hành. 26 Mộc dấu phải kiểm tra sạch sẽ trước khi đóng, đóng dấu ngay ngắn và phủ lên ¼ bên trái chũ ký Bước 6: Chuyển Văn bản qua bưu điện, qua mạng hoặc trực tiếp Sau khi đóng dấu Văn bản, bộ phận Văn thư thực hiện cho vào bì để gửi đi. Ghi số Văn bản trên bì thư, nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng Văn bản chuyển đi có thể được bộ phận văn thư chuyển trực tiếp, chuyển qua bưu điện hoặc chuyển qua mạng tùy từng tính chất, nội dung của Văn bản, kiều kiện về khơng gian, thời gian. Trường hợp chuyển trực tiếp thì người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản, BM 03/TTKSTL Văn bản được ký, đóng dấu ngày nào sẽ được chuyển ngay trong hơm đó. Trong trường hợp cuối ngày làm việc sẽ được chuyển vào ngày làm việc tiếp theo Trường hợp văn bản được thực hiện chuyển qua mạng máy tính thì gửi ngay và ghi “đã ký và đóng dấu” theo Hướng dẫn số 03HD/VPTU ngày 25/6/2004 của Văn phịng Tỉnh ủy vào chỗ ký tên. Văn thư thực hiện lưu Văn bản theo quy định Bước 7: Kiểm tra bằng chứng đã ký, nhận, gửi bưu điện và kiểm tra mạng Nhân viên văn thư kiểm tra bằng chứng đã ký nhận, gủi bưu điện và kiểm tra mạng theo biểu mẫu BM 03/TTKSTL 2.4. Gửi Văn bản mật đi Đăng ký Văn bản mật đi được thực hiện theo biểu mẫu BM 02/TT KSTL 27 Lập phiếu gửi: Văn bản mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và làm hai bì, bì ngồi ghi như tài liệu thường, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật: Tuyệ mật (A), tối mật (B), mật (C). Những tài liệu tuyệt mật chỉ người có tên mới được mở phong bì Phiếu gửi ghi rõ số phiếu, nơi gửi, nơi nhận, số ký hiệu từng văn bản gửi đi. Đóng dấu độ mật, độ khẩn theo độ mật, khẩn của văn bản vào góc trái, dưới nơi ghi số văn bản. Nơi nhận khi nhận được văn bản mật phải hồn lại ngay phiếu gửi cho nơi gửi Biểu mẫu BM 02/TTKSTL đăng ký Văn bản đi trên mạng (kể cả Văn bản Mật đi) Hiện nay, để dễ dàng quản trị, kết nối và trao đổi dữ liệu với nhau ytrong cùng mạng nội bộ Văn phịng Thành ủy đã cài đặt, sử dụng hệ thống Lotus Notes. Và việc đăng kí Văn bản đi, đến trên mạng, Văn bản Mật đi, đến trên mạng cũng được sử dụng ở phần mềm Dưới đây là một ví dụ cụ thể về việc đăng kí Văn bản đi – “Góp ý Dự thảo Báo cáo Tổng kết 10 năm thực hiện Nghị Quyết số 20 NQ/TW của BCHTW Đảng khóa XI về “ Phát triển Khoa học và Cơng nghệ phục vụ sự nghiệp CNHHĐH trong điều kiện Kinh tế thị trường định hướng Xã hội Chủ Nghĩa” 28 Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào trong q trình quản lý văn bản đi, đến của Văn phịng Thành ủy đã giúp cho việc quản lý được nhanh chóng, chính xác và dễ dàng quản lý hơn so với trước đây phải ghi sổ mất thêm nhiều cơng đoạn Số lượng lưu văn Văn phịng Thành phố, bình qn khoảng trên 3.000 văn bản/năm (theo thống kê cuả Lưu Văn thư) Các văn bản khi tiếp nhận được chuyển cho người có thẩm quyền xử lý đảm bảo chính xác và giữ bí mật đúng theo quy định; lãnh đạo cơ quan ln chú trọng đến việc theo dõi, đơn đốc q trình giải quyết văn bản đến, giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. Lưu văn bản đi (bản gốc) văn thư của đơn vị sắp xếp thứ tự theo quy định 29 Quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đi nói riếng có vai trị quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Mỗi cơ quan có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều có chung đặc điểm là trong q trình hoạt động đều hình thành những văn bản ghi chép lại những hoạt động của cơ quan, đơn vị, đó là những tài liệu có giá trị được lưu lại trong cơ quan. Làm tốt cơng tác văn thư cũng như cơng tác quản lý văn bản đi, góp phần đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thơng suốt, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính hiện nay trong các cơ quan nói chung và tại Văn phịng thành phố Bà Rịa nói chung… Tuy nhiên trong q trình quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa cịn gặp một số hạn chế như: Nhiều văn bản khi được đóng dấu “mật” chưa được ngay ngắn, đúng theo Hướng dẫn số 36HD//VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phịng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức và Kỹ thuật trìn bày văn bản của Đảng” Đối với việc gửi Văn bản mật đi chỉ được bỏ vào 1 bao bì đóng dấu chỉ mức độ mật. Như vậy sẽ gây nên trường hợp lộ văn bản mật Tiến độ thực hiện gửi văn bản đi cịn hơi chậm trễ do số lượng văn bản đi, đến chưa kịp giải quyết Phần mềm đăng kí văn bản đi trên mạng cịn chậm, ảnh hưởng tới tiến độ hồn thiện cơng việc Qua khảo sát về thực trạng quản lý văn bản tại Văn phịng Thành ủy cho thấy những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong việc thực hiện công tác này. Những hạn chế trong việc quản lý văn bản đi ảnh hưởng đến 30 chất lượng của các văn bản khi phát hành, đồng thời ảnh hưởng đến hoạt động của Thành ủy. Những hạn chế nêu trên là cơ sở để nêu lên những giải pháp trong cơng tác quản lý văn bản đi nhằm góp phần nâng cao chất lượng của cơng tác này tại Văn phịng thành phố CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHỊNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA 3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp Hướng dẫn số 36HD//VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phịng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức và Kỹ thuật trìn bày văn bản của Đảng”. Thay thế cho Hướng dẫn số 11HD/VPTW ngày 28/5/2004 “Hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng” của Văn phịng Ban Chấp hành TW; Quy chế bảo mật tài liệu số 02QC/VP ngày 1/11/2003 “Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước cơ quan Văn phịng Thị Ủy” của văn phịng Thị Ủy. Có thể nói, quy trình quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đi nói riêng được quy định khá đầy đủ và chi tiết để Thành ủy Bà Rịa có thể vận dụng đầy đủ vào cơ quan của mình 3.2. Cơ sở thực tiễn Thành ủy Bà Rịa, Văn phịng thành phố Bà Rịa đã tham mưu cho Thường trực Thành ủy, Ban thường vụ thành phố, ban Chấp hành Đảng bộ 31 Thành phố Bà Rịa về cơng tác văn thư, lưu trữ của Đảng, khu lưu trữ Lịch sử của cấp huyện nói chung và quy trình quản lý văn bản đi văn bản nói riêng. Tuy nhiên, việc quản lý văn bản đi chưa thực sự được vận dụng một cách chặt chẽ. Từ thực tiễn quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phịng Thành ủy, để làm tốt cơng tác này, Văn phịng thành phơ cần tăng cường nâng cao nhận thức về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản cho cơng, viên chức 3.3. Các giải pháp cụ thể 3.3.1 Thường xun kiểm tra, đánh giá cơng tác quản lý văn bản đi Để đảm bảo cơng tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt, ngồi một số biện pháp trên, cần thường xun tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay khơng, nếu khơng đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua cơng tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và văn thư nói chung sẽ rút ra những mặt cịn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa, nhất là vấn đề gửi Văn bản mật đi cần được kĩ lưỡng, và đúng quy trình hơn 3.3.2 Nâng cao ý thức, trách nhiệm của cơng chức, viên chức về cơng tác văn thư, lưu trữ Cán bộ, cơng chức được giao quản lý văn bản đi phải bảo thường xun làm tốt cơng tác tự đào tạo tại chỗ cho cơng chức làm cơng tác quản lý văn bản. Đảm bảo về trình tự, thủ tục quản lý văn bản. phải đóng dấu mật, văn bản đi, đến qua mạng một cách chính xác, đúng quy định để đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung và thể thức) của văn bản; Lãnh đạo cần nắm rõ được năng lực của từng cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho 32 phù hợp với từng người. Việc cử cơng chức đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo Ngồi trình độ về chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, cơng chức cần phải bổ túc thêm về tin học để đáp ứng u cầu cơng việc tốt hơn; cần có chính sách khuyến khích, động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của cơng chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ. Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ này đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan lưu trữ như Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 3.3.3 Đầu tư kinh phí và tổ chức, chỉ đạo ứng dụng cơng nghệ trong cơng tác văn thư, lưu trữ Lãnh đạo cần đầu tư sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy Scan, máy vi tính. Vì có một số máy vi tính đã cũ, tốc độ cập nhật dữ liệu cịn chậm gây ảnh hưởng đến chất lượng của cơng tác văn thư nói chung và cơng tác quản lý văn bản đi, đến trên mạng nói chung 33 KẾT LUẬN Cơng tác văn thư nói chung, quản lý văn bản đi nói riêng là một nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. Như chúng ta đã biết, văn bản là phương tiện hoạt động quản lý của cơ quan, nó phản ánh đầy đủ hoạt động của cơ quan, tổ chức. Qua bài báo cáo, tơi đã khái qt được một số ưu điểm, hạn chế về quy trình quản lý văn bản đi, đề xuất một số giải pháp cơ bản để cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố được cải thiện hơn. Tuy nhiên do là sinh viên năm thứ 3 nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý văn bản đi; phương pháp nghiên cứu khoa học cịn nhiều hạn chế nên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót Tơi rất mong được cảm thơng, bỏ 34 qua và đóng góp ý kiến của các thầy, cơ thuộc khoa Quản trị Văn phịng và Lưu trữ để đề tài có chất lượng tốt hơn./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hướng dẫn số 36HD//VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phịng TW Đảng “Hướng dẫn Thể thức và Kỹ thuật trìn bày văn bản của Đảng Quy định số 66QĐ/TW, ngày 6/2/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng cho Hướng dẫn số 11HD/VPTW ngày 28/5/2004 “Hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng” của Văn phòng Ban Chấp hành TW 35 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cơng tác văn phịng cấp ủy của Văn phịng Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Báo cáo Thực tập tốt nghiệp về cơng tác văn thư lưu trữ Nguyễn Kim Anh Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Đại họcQuốc gia Hà Nội Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phịng Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Nxb. Thơng tin và truyền thơng, Hà Nội Tài liệu bồi dưỡng ngạch chun viên, Hà Nội, 2018 36 ... CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN? ?ĐI? ? TẠI VĂN PHỊNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA 2.1. Khái qt về? ?thành? ?phố? ?Bà? ?Rịa, tỉnh? ?Bà? ?Rịa? ?– Vũng Tàu 2.1.1. Về vị trí địa? ?lý Bà? ?Rịa? ?là một? ?thành? ?phố? ?thuộc tỉnh? ?Bà? ?Rịa? ?– Vũng Tàu. Hiện đang ... 2.3.2 Thực? ?hiện Quy trình? ?quản? ?lý? ?văn? ?bản? ?đi? ?tại? ?Văn? ?phịng? ?thành? ?phố? ?Bà? ?Rịa Quản? ?lý? ?Văn? ?bản? ?đi? ?là một trong những nội dung quan trọng trong quy trình? ?quản? ?lý? ?văn? ?bản? ?tại? ?Văn? ?phịng? ?thành? ?phố? ?Bà? ?Rịa. .. Chương 1. Cơ sở? ?lý? ?luận về cơng? ?tác? ?quản? ?lý? ?văn? ?bản? ?đi? ? Chương 2.? ?Thực? ?trạng? ?cơng? ?tác? ?quản? ?lý? ?văn? ?bản? ?đi? ?tại? ?Văn? ?phịng thành? ?phố? ?Bà? ?Rịa Chương 3. Một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơng? ?tác quản? ?lý? ?văn? ?bản? ?đi? ?tại? ?Văn? ?phịng? ?thành? ?phố? ?Bà? ?Rịa