Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến

Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phổ biến

Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 1

Tiểu luận

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ NHỮNG SAI LẦM PHỔ BIẾN

Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 2

MỤC LỤC

Đ T V N Đ 3

Ph n 1: T M QUAN TR NG C A QU N TR VÀ NHÀ QU N TR TRONG T CH C 4

1 Các khái ni m 4

2 T m quan tr ng c a qu n tr trong doanh nghi p: 4

3 Vai trò c a nhà qu n tr trong doanh nghi p: 5

4 T m quan tr ng c a nhà qu n tr trong t ch c : 5

Ph n 2: RA QUY T Đ NH QU N TR & T M QUAN TR NG C A VI C RA QUY T Đ NH QU N TR 7

1 – Khái ni m ra quy t đ nh qu n tr : 7

2- T m quan tr ng c a vi c ra quy t đ nh qu n tr 7

Ph n 3: NH NG SAI L M TH NG G P TRONG QUÁ TRÌNH RA QUY T Đ NH QU N TR - NGUYÊN NHÂN VÀ GI I PHÁP 9

Sai l m th ng g p trong vi c ra quy t đ nh qu n tr 9

2 Nguyên nhân khi của việc đưa ra quyết định sai lầm 11

3 Giải pháp để tránh sai lầm khi đưa ra quyết định quản trị 14

K T LU N 16

PH L C 17

Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 3

Đ T V N Đ

Ra quyết định? Đó không là công việc duy nhất của nhà quản trị Thực ra, nhà quản trị nói chung không dành nhiều thời gian để ra quyết định Tuy nhiên, quyết định là một nhiệm vụ quản trị cụ thể và là điều mang lại kết quả/hệ quả sâu rộng nhất Khi nhà quản trị

ra một quyết định “tốt”, thì thường dường như rằng ít có người chú ý đến, mặt khác, khi nhà quản lý ra quyết định “tồi”, quyết định đó có thể được nhớ hàng nhiều năm chưa nguôi ngoai Một số nghiên cứu và thống kê gần đây cũng cho thấy rằng chỉ có 1/3 quyết định sau khi đưa ra được xem là đúng đắn, còn 1/3 thì không đem lại được kết quả gì, và tệ nhất là 1/3 số quyết định còn lại thì dẫn đến những thất bại không thể tránh khỏi Vì thế, nhà quản trị phải nhận ra được những sai lầm để tránh đi khi ra quyết định

Những nhà quản trị giỏi là những nhà quản trị biết xem xét rõ và phân tích cặn kẽ các khía cạnh của vấn đề, biết đâu là điểm mạnh & điểm yếu của tổ chức mình, biết đâu là thuận lợi & đâu là nguy cơ cần tránh, để từ đó chọn lựa được những phương án phù hợp và đưa ra một quyết định đúng đắn, hoặc ít nhất cũng có những phương án dự phòng khi gặp trở ngại bất ngờ

“Ra quyết định” tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế xét cho cùng thì không

phải là một việc dễ dàng Vì vậy nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Tầm quan trọng

của việc ra quyết định quản trị & những sai lầm phổ biến”

Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 4

Ph n 1: T M QUAN TR NG C A QU N TR VÀ NHÀ QU N TR TRONG T CH C

1 Các khái ni m

1.1 Khái niệm quản trị:

Theo Robert Kreitner thì quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn

1.2 Khái niệm nhà quản trị:

Nhà quản trị là người nắm giữ vị trí đặc biệt trong một tổ chức, được giao quyền hạn và trách nhiệm điều khiển và giám sát công việc của người khác, nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức đó (Phan Thị Minh Châu 20120)

2 T m quan tr ng c a qu n tr trong doanh nghi p:

Quản trị giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Quản trị sắp xếp các nhân tố trong sản

xuất, tập hợp và sắp xếp các nguồn lực, hợp nhất lại theo con đường đạt đến mục tiêu Quản trị hướng tổ chức nỗ lực đạt đến mục tiêu đã xác định trước Đặt ra mục tiêu rõ ràng sẽ giúp

tổ chức không lãng phí công sức, thời gian và tiền bạc nhà quản trị chuyển đổi các nguồn nhân lực, máy móc, tiền bạc sắp xếp thiếu tổ chức thành các nguồn lực hữu dụng

Tối ưu sử dụng nguồn lực: Quản trị giúp sử dụng tối ưu hóa tất cả các nguồn sản

xuất vật chất và con người điều này dẫn tới hiệu quả trong quản lý Quản trị cung cấp cách

sử dụng tối ưu các nguồn lực khan hiếm bằng cách chọn phương án sử dụng thay phiên trong công nghiệp

Giảm thiểu chi phí: Quản trị giúp tổ chức đạt kết quả tốt nhất thông qua chi phí tối

thiểu bằng kế hoạch chính xác Quản trị hướng tổ chức đến việc sử dụng các nguỗn vật chất, nhân lực, tài chính theo sự phối hợp tốt nhất, điều đó làm giảm thiểu chi phí

Tạo nên tổ chức tốt: không có sự chồng chéo lên nhau công việc thiết lập một tổ

chức tốt là một nhiệm vụ của quản trị nhắm tới mục tiêu của công ty và hoàn thành nó , tạo

ra những và mối liên hệ phân công quyền lực và trách nhiệm như: ai có trách nhiệm với ai,

ai hướng dẫn cho ai, ai là nhà quản lý và ai là cấp dưới nhà quản trị bổ nhiệm đúng người, đúng vị trí, đúng kỹ năng nghiệp vụ để tất cả công việc đều rõ ràng

Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 5

Tạo sự “cân bằng” trong tổ chức: nó giúp công ty tồn tại trong môi trường đầy biến

động Với môi trường thay đổi không ngừng, sự sắp xếp ban đầu trong tổ chức bắt buộc phải thay đổi theo Quản trị phải làm cho công ty phù hợp với môi trường và thỏa mãn nhu cầu thị trường

Tạo sự hưng thịnh trong tổ chức: Quản trị có hiệu quả đưa tới một nền sản xuất tốt

hơn mà tại đó, mức lương của mọi người đều được cải thiện Quản trị tốt có thể giải quyết vấn đề khó khăn dễ dàng vẫn có thể tránh lãng phí nguồn lực điều này giúp cải thiện đời sống mọi người và tăng lợi nhuận cho công ty

Quản trị đóng một vai tro quan trong đối với sự tồn tại một tổ chức, tuy nhiên các chức năng của quản trị chỉ được thể hiện một cách triệt để và hiệu quả dưới sự điều hành của những nhà quản trị tài ba, các nhà quản trị đóng vai trò cốt lõi trong sự thành công của tổ chức

3 Vai trò c a nhà qu n tr trong doanh nghi p:

Theo Henry Minzberg 1960 nhà quản trị có 3 vai trò chính sau:

1 Vai trò quan hệ với con người: Trong vai trò này, nhà quản là người đại diện biểu tượng cho tập thể,có tính chất nghi lễ trong tổ chức Ngoài ra, nhà quản trị còn là người lãnh đạo và giữ vai trò liên lạc trong tập thể

2 Vai trò thông tin: Nhà quản trị đóng vai trò thu thập và xử lý thông tin, phổ biến

và cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan để ảnh hưởng tới thái độ và hành vi của họ cũng như thay mặt tổ chức phát biểu thông tin ra ngoài đồng thời

sử dụng thông tin để bảo vệ quyền lọi của tổ chức

3 Vai trò quyết định: Nhà quản trị có vai trò là nhà đại diện kinh doanh cho tổ chức khi đưa ra một ý tưởng mới hoặc một quyết định để phát triển kinh doanh Bên cạnh đó, nhà quản trị giải quyết các xáo trộn, phân phối nguồn lực của tổ chức để đảm báo tổ chức hoạt động tốt nhất vời nguồn lực có giới hạn Nhà quản trị đồng thời là người đàm phám, thương thuyết với đối tác trong các hoạt động kinh doanh, trong các quan hệ với các đơn vị khác, với xã hội

4 T m quan tr ng c a nhà qu n tr trong t ch c :

Với những vai trò trên, nhà quản trị đóng giỏi vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của một tổ chức Các nhà quản lý hiệu quả là rất cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào Các quyết định của lãnh đạo tác động đến từng khía cạnh của công ty và ảnh hưởng đến nhân viên ở mọi cấp độ Những nhà đầu tư thường xem xét ban quản lý của

Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 6

một tổ chức khi xác định có nên đầu tư vào tổ chức đó hay không Những nhà quản lý tốt có thể nhận ra các cơ hội và tận dụng lợi thế từ các cơ hội đó để tạo ra lợi ích cho tổ chức Tầm quan trọng của nhà quản trị trong tổ chức được thể hiện như sau:

Nhà quản trị tạo nên sự gắn kết bền vững trong tổ chức Một nhà quản trị thường thể hiện 5 nhiệm vụ cơ bản là: Hoạch định, tổ chức, quản lý, điều khiển và kiểm soát Vai trò của nhà quản lý là tối ưu hóa nguồn lực hiện có của tổ chức thông qua việc kết hợp những khả năng của con người Nhà quản trị có vai trò rất quan trọng trong tổ chức trong vai trò sắp xếp mục tiêu của những cá nhân vào mục tiêu chung của tổ chức, điều này có ý nghĩa cốt lõi để đạt được thành công trong tương lai của một tổ chức

Nhà quản trị là người truyền đạt cho nhân viên tầm nhìn của tổ chức một cách hiệu quả và không có bất kỳ một sự sai lệch nào Một nhà quản trị giỏi sẽ tìm ra cách hiểu quả nhât để truyền đạt thông điệp của tổ chức đến nhân viên

Nhà quản trị có vai trò cốt lõi trong hành trình ra quyết định của một tổ chức Nhà quản trị là người quyết định sự thay đổi của tổ chức và truyền đạt với nhân viên về sự thay đổi này, là người đưa ra mực tiêu của tổ chức Ra quyết định là một công việc rất quan trọng của nhà quản trị và tính chính xác của quyết định ảnh hưởng đến sự tồn tại, thành công hay thất bại của một tổ chức Nhà quản trị giỏi sẽ là người xử lý thông tin nhanh để đưa ra những quyết định chính xác và quản lý những rủi ro có thể phát sinh, là người đưa ra con đường tốt nhất cho sự thay đổi của tổ chức

Nhà quản trị là người liên hệ rất gần gũi với nhân viên nên luôn là người thấu hiểu và thúc đẩy sự tiến bộ của nhân viên, là người động viên để nhân viên làm việc có hiệu quả Là người hướng dẫn, hỗ trợ, là người khen thưởng nhân viên khi có hiệu quả làm việc tốt và đua ra những phản hồi mang tính xây dựng đối với những kết quả chưa tốt Một nhà quản trị giỏi sẽ tạo một môi trường làm việc mà ở đó nhân viên thể hiện sự thỏa mãn, hạnh phúc, hiểu quả làm việc cao, và một tổ chức thành công

Nhà quản trị là người giải quyết mâu thuẫn giữa các nhân viên và cố gắng để đạt được một sự chấp thuận, điều này sẽ giúp nhân viên tiến bộ hơn trong chất lượng công việc Như vậy, nhà quản trị có vai trò rất quan trọng trong việc cải tiến hiệu suất của nhân viên cũng như của tổ chức Nhà quản trị ý thức được rằng sự thành công của công ty dựa trên sự cống hiến của nhân viên, nhân viên càng hài lòng và hạnh phúc thì công ty càng thành công

2- T m quan tr ng c a vi c ra quy t đ nh qu n tr

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị phải xử lý các tình huống

và ra các quyết định khác nhau, từ các quyết định quan trọng như phát triển một loại sản phẩm mới, giải thể công ty đến các quyết định thông thường như tuyển nhân viên, xác định

kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý Ra quyết định thâm nhập vào cả bốn chức năng của nhà quản trị gồm hoạch định, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra Ra quyết định là một công việc quan trọng của nhà quản trị, vì tính chính xác của quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức Tùy thuộc vào cấp bậc quản trị khác nhau, nhà quản trị sẽ có thẩm quyền đưa ra những quyết định quản trị khác nhau

 Các quyết định quản trị trực tiếp hướng vào các tổ chức; chỉ có nhà quản trị mới ra quyết định

 Các quyết định quản trị có thể làm cản trở sự hoạt động bình thường hoặc làm phát triển hoạt động của hệ thống bị quản trị

 Các quyết định quản trị liên quan đến việc sử dụng những thông tin về vấn đề cần phải giải quyết

 Các quyết định quản trị được xây dựng trên cơ sở sự hiểu biết về tính khách quan của

sự vận động và phát triển của hệ thống bị quản trị

Vì tính quan trọng của quyết định quản trị đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức nên

quyết định quản trị phải đạt những yêu cầu sau:

 Phải có căn cứ khoa học

 Phải thống nhất, tuân theo các quy định, thể chế chung

 Phải đúng thẩm quyền

Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 8

 Phải có định hướng

 Phải thật cụ thể về mặt thời gian

 Phải có định hướng

 Phải thỏa mãn các yêu cầu kịp thời

Từ đó có thể tóm lược quá trình ra quyết định gồm các bước như sau:

 Bước 1: biết chắc là có nhu cầu quyết định

 Bước 2: nhận rõ tiêu chuẩn của quyết định

 Bước 3: lượng hóa các tiêu chuẩn

 Bước 4: phát hiện những khả năng lựa chọn

 Bước 5: đánh giá các khả năng

 Bước 6: lựa chọn khả năng tối ưu nhất

Nhóm 5 – Ngày 3 – K21 Page 9

QUY T Đ NH QU N TR - NGUYÊN NHÂN VÀ GI I PHÁP

1 Sai l m th ng g p trong vi c ra quy t đ nh qu n tr

Ở phần trên, chúng ta đã thấy được tầm quan trọng của những quyết định quản trị, nó ảnh hưởng trực tiếp tới sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, công ty Chính vì vậy, để các quyết định đưa ra là đúng đắn và sáng suốt cần có các yếu tố sau:

+ Nhà quản trị phải có các phẩm chất cá nhân như: kinh nghiệm, khả năng xét đoán,

óc sáng tạo và khả năng định lượng

+ Tổ chức tốt quy trình triển khai thực hiện quyết định: phải phân công chi tiết, đảm bảo các nhân viên hoặc bộ phận có liên quan hiểu rõ trách nhiệm và vị trí của mình trong việc thực hiện quyết định Đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, điều kiện trao đổi thông tin tốt, tạo mọi điều kiện tốt nhất để thực hiện, kiểm tra giám sát và đánh giá kết quả thực hiện

+ Có các sự trợ giúp khác như: người phản biện, tham vấn đa nguyên, chất vấn biện chứng nhằm giúp nhà quản trị có thêm cái nhìn đa chiều hơn, tăng tính hiệu của quyết định quản trị

Như vậy, ta có thể thấy rằng việc đưa ra quyết định quản trị là một việc không hề đơn giản,

nó đòi hỏi tính khoa học, nghệ thuật và kinh nghiệm Trong thực tế, mắc sai lầm khi đưa ra những quyết định quản trị là khó tránh khỏi nếu nhà quản trị không nắm vững kiến thức các bước ra quyết định, không có đủ kinh nghiệm cũng như các thông tin tham vấn Sai lầm có thể mắc phải ở bất kỳ bước nào trong tiến trình ra quyết định quản trị Trong đề tài này, chúng tôi xin được trình bày một số sai lầm thường gặp dọc theo quy trình ra quyết định:

a) Sai lầm 1: Không nhận biết được vấn đề

Nhận biết vấn đề là tìm sự khác biệt giữa tình trạng mong muốn và hiện trạng, là xuất phát điểm quan trọng để xác định có hay không sự ra đời của quyết định Tuy nhiên, vì một số nguyên nhân mà nhà quản trị lại không nhận biết được vấn đề, do vậy không thể sửa sai vì không biết cái sai là gì Ví dụ như:

- Hệ thống thông tin kém: không biết quan sát, lắng nghe, trao đổi với các nhân viên, cộng sự; không có nguồn thông tin về các công ty đối thủ;

- Nhà quản trị có trình độ nhận thức kém hoặc kinh nghiệm còn ít nên không nhìn ra vấn đề hoặc không nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau

c) Sai lầm 3: Chưa xem xét đầy đủ các phương án

Để tập hợp các phương án, tùy theo tính cấp bách và tầm quan trọng của vấn đề nhà quản trị phải xây dựng được hệ thống các kênh thu thập ý kiến, ý tưởng cho phù hợp Nếu nhà quản trị không biết tôn trọng, lắng nghe những đóng góp ý kiến của nhân viên hoặc không tạo điều kiện để nhân viên bày tỏ ý kiến riêng của mình thì các phương án

có được sẽ không đầy đủ và mất đi các phương án ưu tú, làm sai lệch nhận thức của người ra quyết định Do đó, các quyết định sẽ không hiệu quả được, và hơn thế nữa, rất

có thể sẽ kéo theo việc ra một quyết định khác nhằm khắc phục nhược điểm của quyết định này

d) Sai lầm 4: Đánh giá rủi ro chưa đầy đủ

Mỗi phương án được đưa ra phải được nhà quản trị đánh giá về tính khả thi, hiệu quả, chi phí bỏ ra, độ rủi ro, Một khi nhà quản trị không xây dựng, bao quát được ưu điểm, nhược điểm của từng phương án thì sẽ không chọn ra được phương án tốt nhất Từ đó,

có thể gây ra việc quyết định một phương án thực hiện với chi phí cao, giải pháp phức tạp mà mang lại ít hiệu quả

e) Sai lầm 5: Quyết định lập lại

Nhà quản trị phải luôn có tư tưởng xác định rằng mỗi vấn đề phát sinh đều là một vấn

đề mới, không thể áp dụng lập lại một giải pháp cho nhiều vấn đề Các yếu môi trường bên trong và bên ngoài luôn luôn thay đổi, nhiều vấn đề có thể cùng có những biểu hiện giống nhau nhưng chưa chắc nguyên nhân vấn đề là giống nhau Do vậy, phải xây dựng từng phương án cho từng vấn đề cụ thể để đạt được hiệu quả và hiệu suất hơn

f) Sai lầm 6: Quyết định không cần thiết

Việc quyết định “Không đưa ra một quyết định nào cả” cũng là một quyết định Do

đó, trường hợp các phương án đưa ra đều có độ rủi ro cao, hiệu quả thấp thì nên chọn cách dừng lại quan sát, thu thập thêm thông tin để tìm các phương án khác tối ưu hơn

g) Sai lầm 7: Hoãn quyết định

Không phải thời gian ra quyết định càng lâu thì kết quả thu được sẽ càng cao Những quyết định nhanh, kịp thời sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt được cơ hội, đồng thời