Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý chi phí tại chi nhánh sở giao dịch 1 ngân hàng đầu tư và phát triển việt nam

MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG, HÌNH LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ .5 1.1 Giới thiệu tổng quan chi nhánh Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam 1.1.1 Giới thiệu Ngân hàng TMCP đầu tư phát triển Việt Nam 1.1.2 Giới thiệu chi nhánh Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam .12 1.1.3 Cơ cấu máy tổ chức chi nhánh Sở giao dịch 13 1.1.4 Kết hoạt động tài NHĐT&PTVN - Chi nhánh Sở giao dịch 16 1.2 Vấn đề quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch .16 1.2.1 Nguyên tắc quản lý chi phí 16 1.2.2 Chi phí Ngân hàng bao gồm 17 1.2.3 Vấn đề quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch 17 1.3 Đề xuất hồn thiện quy trình quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch định hướng tin học hoá 37 1.3.1 Phân tích hiệu quy trình quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch 37 1.3.2 Đề xuất phương án tin học hoá quy trình quản lý chi phí 38 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 41 2.1 Tổng quan hệ thống thông tin quản lý 41 2.1.1 Một số vấn đề hệ thống thông tin 41 2.1.2 Vai trò hệ thống thông tin tổ chức kinh doanh .44 2.2 Phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin 47 2.2.1 Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin theo vòng đời 47 2.2.2 Các cách tiếp cận khác phân tích thiết kế hệ thống thơng tin 50 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM .58 3.1 Phân tích tính khả thi 58 3.2 Phân tích hệ thống thơng tin quản lý chi phí 62 3.2.1 Mơ tả tốn 62 3.2.2 Phạm vi, đối tượng sử dụng 63 3.2.3 Phân tích yêu cầu 64 3.2.4 Giải pháp thực 64 3.2.5 Các sơ đồ .65 3.2.6 Thiết kế sở liệu 80 3.2.7 Thiết kế giao diện 85 KẾT LUẬN 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO .97 PHỤ LỤC 98 DANH MỤC BẢNG, HÌNH BẢNG Bảng Cán 80 Bảng Phòng ban .81 Bảng Chi phí hoạt động kinh doanh 81 Bảng Chi khác hoạt động nghiệp vụ 82 Bảng Chi phí quản lý kinh doanh 82 Bảng Chi phí dự phịng rủi ro 83 Bảng Các khoản chi nội hệ thống Ngân hàng 83 Bảng quan hệ thực thể 84 HÌNH Hình 2.1 Mơ hình thác nước vịng đời hệ thống 47 Hình 2.2 - Sơ đồ Chức kinh doanh– BFD 48 Hình 2.3 Sơ đồ phương pháp làm mẫu 51 Hình 3.1 Sơ đồ Chức kinh doanh– BFD 65 Hình 3.2 - Sơ đồ mức ngữ cảnh 66 Hình 3.3 - Sơ đồ luồng liệu DFD mức 67 Hình 3.4 - Sơ đồ luồng liệu DFD mức Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh 68 Hình 3.5 - Sơ đồ luồng liệu DFD mức Quản lý chi phí khác hoạt động nghiệp vụ 69 Hình 3.6 - Sơ đồ luồng liệu DFD mức Quản lý chi phí quản lý kinh doanh 70 Hình 3.7 - Sơ đồ luồng liệu DFD mức Quản lý chi phí dự phịng rủi ro 71 Hình 3.8 - Sơ đồ luồng liệu DFD mức Quản lý chi nội hệ thống Ngân hàng 72 Hình 3.9 : Sơ đồ IFD Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh 73 Hình 3.10 : Sơ đồ IFD Quản lý chi khác hoạt động nghiệp vụ 74 Hình 3.11 : Sơ đồ IFD Quản lý chi phí quản lý kinh doanh .75 Hình 3.12 : Sơ đồ IFD Quản lý chi phí dự phịng rủi ro 76 Hình 3.13 : Sơ đồ IFD Quản lý chi nội hệ thống ngân hàng .77 Hình 3.14 : Sơ đồ IFD lập báo cáo 78 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Năm 2010 kinh tế giới nói chung kinh tế Việt Nam nói riêng chưa khỏi suy thối; hoạt động kinh doanh hầu hết lĩnh vực kinh tế gặp nhiều khó khăn, hoạt động lĩnh vực ngân hàng khơng nằm ngồi quy luật Với mục đích hoạt động hiệu sau đợt suy thoái, thị trường gần nhiều ngân hàng tìm kiếm cách thức khác để gia tăng lợi nhuận Có hai phương thức để gia tăng lợi nhuận; thứ tăng doanh thu việc áp dụng sách khách hàng, sách lãi suất…; thứ hai cắt giảm, tiết kiệm khoản chi nhằm giảm thiểu chi phí Tuy nhiên “miếng bánh” thị trường không tăng lên bao mà số lượng ngân hàng ngày nhiều, cạnh tranh ngày khốc liệt, hay nói cách khác việc tăng doanh thu dần trở nên bão hịa, việc tiết kiệm, giảm thiểu chi phí ngân hàng trở nên cần thiết hết Muốn tiết kiệm, giảm thiểu chi phí trước hết phải quản lý khoản chi phí đó; Ban lãnh đạo chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam xem quản lý chi phí cách hiệu phần thước đo đánh giá thành công hoạt động kinh doanh Chi phí chi nhánh Sở giao dịch năm 2011 bao gồm: Đơn vị tính: triệu đồng Chi phí trả lãi tiền vay tiền gửi Chi phí hoạt động kinh doạnh Chi phí dịch vụ Chi phí quản lý Chi phí lương phụ cấp Chi phí dự phịng Chi phí nội Chi phí khác 1,985,440 20,394 7,480 21 151,468 32,191 1,193 62 Qua trình khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam, tác giả nhận thấy số vấn đề tồn sau đây: - Chưa có đầy đủ báo cáo phục vụ cho cơng tác quản lý chi phí: Cơng tác quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch để cao, nhiên hệ thông báo cáo chi nhánh sở giao dịch lập chủ yếu thủ công bán thủ cơng, chiết xuất từ liệu thơ, báo cảo thường không đầy đủ phải tập hợp nhiều báo cáo có yêu cầu ban lãnh đạo - Hệ thống chứng từ, giấy tờ cồng kềnh: Việc phải kết hợp lập nhiều báo cáo để báo cáo khoản chi phí dẫn tới số lượng giấy tờ, văn báo cáo lớn, thường kỳ (tháng) số lượng báo cáo đầy đủ 40 đến 45 báo cáo, đồng thời báo cáo có lập lại, đan xen không hợp lý; kỳ vọng tác giả có hệ thống thơng tin quản lý số lượng báo cáo rút xuống 25 đến 30 báo cáo - Thời gian thực giao dịch trình tác nghiệp chưa nhanh gọn: Trung bình giao dịch chi phí (tạm ứng, chi tiêu nội bộ…) có thời gian giao dịch từ đến tiếng, với hệ thống thông tin quản lý chi phí mới, khâu q trình tác nghiệp rút ngắn xuống 15 đến 30 phút - Chưa có hệ thống thơng tin tin học hóa chun biệt cho quản lý chi phí: Hiện nay, chi nhánh Sở giao dịch Ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam có số phần mềm đại BDS, FPT… nhiên phần mềm chiết xuất báo cáo quản lý chi phí mang tính chất phục vụ cho thời điểm, phải lồng ghép nhiều báo cáo để có đầy đủ báo cáo khoản chi phí Muốn có báo cáo chi tiết cụ thể, cán phải lấy liệu thô định dạng excel để chỉnh sửa; hệ thống thơng tin quản lý xây dựng đáp ứng yêu cầu lập báo cáo hàng kỳ nhanh chóng dễ dàng Trong khuôn khổ luận văn này, tác giả đưa số đề xuất nhằm hồn thiện quy trình quản lý chi phí Trên sở thực phân tích thiết kế hệ thống thơng tin chi nhánh Sở giao dịch nhằm tăng cường lực quản lý yếu tố chi phí hoạt động kinh doanh Đề tài mà tác giả lựa chọn là: “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam” Mục đích luận văn * Mục đích tổng thể Nghiên cứu hồn thiện quy trình quản lý chi phí định hướng tin học hố quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam * Các mục đích cụ thể - Hồn thiện hệ thống quy trình nghiệp vụ quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam - Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng: Chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: Quy trình quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp tiếp cận giải vấn đề cách hệ thống (xác định vấn đề, đề xuất giải pháp, lựa chọn giải pháp, triển khai giải pháp thực đánh giá hoàn thiện giải pháp) - Phương pháp thu thập thông tin: nghiên cứu tài liệu, quan sát, vấn phục vụ xác định yêu cầu hệ thống thơng tin - Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc hệ thống thơng tin Dự kiến kết đạt - Mơ hình hố quy trình quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam - Đưa đặc tả thiết kế hệ thống thơng tin quy trình quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam: thiết kế sở liệu; thiết kế logic xử lý; thiết kế logic đầu vào, đầu ra; thiết kế vật lý ngoài: báo cáo đầu vào, báo cáo đầu - Góp phần nâng cao nhận thức cán nhân viên cán quản lý vai trò trách nhiệm q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động chi nhánh Kết cấu luận văn Ngoài mục như: mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo… luận văn kết cấu thành chương Chương 1: Tổng quan chi nhánh Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam đề xuất hồn thiện quy trình quản lý chi phí Chương 2: Cở sở phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý chi phí chi nhánh Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH SỞ GIAO DỊCH NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ 1.1 Giới thiệu tổng quan chi nhánh Sở giao dịch Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam Chi nhánh Sở giao dịch thành viên nhà lớn Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam; chi nhánh Sở giao dịch đơn vị đứng, đấm thép đầu hệ thống Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam hoạt động kinh doanh Để rõ điều này, tác giả viết xin điểm qua số điểm Ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam nói chung chi nhánh Sở giao dịch nói riêng 1.1.1 Giới thiệu Ngân hàng TMCP đầu tư phát triển Việt Nam Tên đầy đủ: Ngân hàng TMCP Đầu tư Phát triển Việt Nam Tên giao dịch quốc tế: Joint Stock Commercial Bank for Investment and Development of Vietnam Tên gọi tắt: BIDV Địa chỉ: Tháp BIDV, 35 Hàng Vơi, quận Hồn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04.2220.5544 Fax: 04 2220.0399 Email: Info@bidv.com.vn - Được thành lập ngày 26/4/1957, BIDV ngân hàng thương mại lâu đời Việt Nam Lĩnh vực hoạt động kinh doanh - Ngân hàng: ngân hàng có kinh nghiệm hàng đầu cung cấp đầy đủ sản phảm, dịch vụ ngân hàng đại tiện ích - Bảo hiểm: cung cấp sản phẩm Bảo hiểm phi nhân thọ thiết kế phù hợp tổng thể sản phẩm trọn gói BIDV tới khách hàng - Chứng khoán: cung cấp đa dạng dịch vụ môi giới, đầu tư tư vấn đầu tư khả phát triển nhanh chóng hệ thống đại lý nhận lệnh toàn quốc - Đầu tư tài chính: góp vốn thành lập doanh nghiệp để đầu tư dự án, bật vai trị chủ trì điều phối dự án trọng điểm đất nước như: Công ty Cổ phần cho thuê Hàng không (VALC) Công ty phát triển đường cao tốc (BEDC), Đầu tư sân bay Quốc tế Long Thành… Nhân lực - Hơn 15.000 cán bộ, nhân viên chuyên gia tư vấn tài đào tạo bản, có kinh nghiệm tích luỹ chuyển giao nửa kỷ BIDV đem đến cho khách hàng lợi ích tin cậy Mạng lưới - Mạng lưới ngân hàng: BIDV có 114 chi nhánh 500 điểm mạng lưới, hàng nghìn ATM/POS 63 tỉnh/thành phố tồn quốc - Mạng lưới phi ngân hàng: Gồm Công ty Chứng khốn Đầu tư (BSC), Cơng ty Cho th tài I & II, Công ty Bảo hiểm Đầu tư (BIC) với 20 chi nhánh nước… - Hiện diện thương mại nước ngoài: Lào, Campuchia, Myanmar, Nga, Séc - Các liên doanh với nước ngoài: Ngân hàng Liên doanh VID-Public (đối tác Malaysia), Ngân hàng Liên doanh Lào -Việt (với đối tác Lào) Ngân hàng Liên doanh Việt Nga - VRB (với đối tác Nga), Công ty Liên doanh Tháp BIDV (đối tác Singapore), Liên doanh quản lý đầu tư BIDV - Việt Nam Partners (đối tác Mỹ)… Công nghệ - Luôn đổi ứng dụng công nghệ phục vụ đắc lực cho công tác quản trị điều hành phát triển dịch vụ ngân hàng tiên tiến - Liên tục từ năm 2007 đến nay, BIDV giữ vị trí hàng đầu Vietnam ICT Index (chỉ số sẵn sàng cho phát triển ứng dụng cộng nghệ thông tin) nằm TOP 10 CIO (lãnh đạo Công nghệ Thông tin) tiêu biểu Khu vực Đông Dương năm 2009 Khu vực Đông Nam Á năm 2010