Kỹ năng thuyết trình

KỸ NĂNG MỀM NHÓM – CHUYÊN ĐỀ 1: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Thành viên nhóm: Nguyễn Thị Thanh Thảo Lương Thị Hồng Ngà Trần Thị Mỹ Tiên Nguyễn Thị Thảo Phan Lâm Thanh Nguyễn Văn Hoài Linh Dương Bảo Chiêu Trần Văn Tuấn Bùi Văn Thắng NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH I NÊU KHÁI NIỆM VÀ CÁC CƠNG VIỆC CHUẨN BỊ ĐỂ CĨ BUỔI THUYẾT TRÌNH THÀNH CƠNG? Khái niệm  Thuyết trình ?  Thuyết trình trình trình bày vấn đề với nhằm đạt mục tiêu cụ thể giúp người nghe hiểu nội dung thuyết trình, tạo dựng quan hệ…  Vì phải nâng cao kỹ thuyết trình ? Trong sống ngày, có lúc phải trình bày vấn đề cho hiểu, đa số lại gặp phải cảm giác lo lắng, hồi hộp, khơng kiểm sốt lời nói, hành động thân trình bày, phải trình bày trước nhiều người dẫn đến kết thuyết trình thường khơng cao Khơng thế, xã hội phát triển ngày nay, thuyết trình kỹ sống thiếu, dù bạn làm việc công ty lớn hay nhỏ Đặc biệt, làm việc cơng ty nước ngồi, chuyện diễn thuyết ngoại ngữ điều hiển nhiên Do đó, bạn cần chế ngự nỗi sợ hãi khơng muốn hội thăng tiến bị cản trở Để thành cơng giao tiếp việc trình bày trước đám đông rào cản hầu hết người, khơng có chuẩn bị kỹ bạn dễ biến thành "chú hề" trước người Cho nên cần làm chẩn bị luyện tập Các công việc chuẩn bị Trong sống ngày chúng ta, vấn đề vậy: “Không chuẩn bị chuẩn bị cho thất bại” Trong trình thuyết trình ln phát sinh tình bất ngờ, khó xử, cơng tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công /càng lớn Sau công việc chuẩn bị mà cần thực để có thuyết trình thành cơng  Xác định tình  Giới hạn vấn đề  Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề khán giả muốn nghe; chủ đề mang tính thời chủ đề ta hiểu biết sâu Ngoài ra, chủ đề thuyết trình khơng phụ thuộc vào mong đợi người nghe mà phụ thuộc vào chiến lược mối quan tâm môi trường nơi người nghe học tập công tác  Khi chuẩn bị chủ đề, thơng thường ta có nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, cố gắng nói hết điều thuyết trình trở nên lan man khơng có trọng tâm Để tránh tình trạng từ chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu ý chính, đâu ý phụ, ý “bắt buộc” phải nói, ý “cần nói” ý “nên nói”  Đánh giá mơi trường bên ngồi : thời đại thơng tin nay, thứ thay đổi nhanh Do đó, ta cần cập nhật thông tin đánh giá môi trường bên ngồi Thường xun cập nhật thơng tin liên quan đến chủ đề thuyết trình giúp ta tự tin trả lời linh hoạt câu hỏi khán giả thuyết trình Đặc biệt với lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi ngày, giờ, trước thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thơng tin, dẫn chứng ta đưa phải hay chưa  Phân tích khán giả diễn giả Dân gian ta có câu “Biết mình, biết ta, trăm trận, trăm thắng” Thành cơng thuyết trình không phụ thuộc vào yếu tố chủ quan diễn giả mà cịn khán giả Phân tích diễn giả khán giả giúp có giải pháp hữu hiệu cho thuyết trình  Phân tích khán giả  Càng hiểu khán giả tự tin thuyết trình đáp ứng nhu cầu họ Những thông tin cần thu thập để phân tích là: thơng tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn chun mơn, vị trí cơng việc), quan điểm, mối quan tâm họ, giá trị riêng người nhóm người… Tốt chuẩn bị trước bảng danh sách phân loại khán giả để dễ dàng tiếp cận Nếu biết số người nghe có quan điểm cứng rắn thận trọng nêu lên vấn đề gây tranh cãi có chứng cứ, lập luận thuyết phục  Quy mô người nghe ảnh hưởng đến kết cấu thuyết trình Nếu có người nghe, trả lời câu hỏi người nghe cách cụ thể, đề nghị họ cho biết ý kiến vấn đề trình bày Nếu có đơng người nghe buổi thuyết trình phần lớn mang tính chiều, người nghe có hội đặt câu hỏi chất vấn, trường hợp này, rõ ràng, xác dễ hiểu yếu tố quan trọng để trì ý người nghe suốt buổi thuyết trình  Phân tích diễn giả : đặt câu hỏi cho để tìm hiểu xem:  Chúng ta muốn gì?  Mong muốn đạt điều gì?  Quan hệ với khán giả sao?  Chúng ta ảnh hưởng tới khán nào?  … nhiều câu hỏi  Sau trả lời hết câu hỏi xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình  Phân tích mục đích mục tiêu Khi thuyết trình hiển nhiên phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt ? Tuy nhiên, đơi lại coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau kết thúc thuyết trình khán giả khơng hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại v.v Những điều lại phải xác định rõ ràng, kỹ không phép chủ quan Một thuyết trình coi thành công đạt mục tiêu sau: - Không làm thời gian người nghe - Cấu trúc thuyết trình tốt - Thực thuyết trình lơi hấp dẫn - Nhấn mạnh điểm quan trọng - Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe  Mục đích tổng qt  Mục đích cung cấp thơng tin cho khán giả?  Mục đích thuyết phục khán giả thực điều gì?  Hay đơn giải trí?  Mục tiêu cụ thể  Cụ thể, rõ ràng (Specific)  Có thể lượng hố kiểm tra (Mesurable)  Có thể đạt (Achievable)  Có tính thực tiễn (Realistic)  Thời gian thực (Time – bound)  Trang phục Trong trường hợp, có khoảng 90 giây để tạo cho người khác ấn tượng tốt Các nghiên cứu rằng, 93% ấn tượng tạo tín hiệu không lời như: cử chỉ, điệu bộ, dáng vẻ bề ngồi cách cư xử Vì thế, để tự tin đứng trước đám đơng khán giả phải hoàn toàn tự tin bề  Tóc: cắt tỉa gọn gàng, sử dụng gel để giữ dáng cho tóc, buổi thuyết trình dài, điều kiện nóng nực tóc bạn bị rối xõa xuống, điều gây ấn tượng không tốt  Trang phục  Trang phục mà bạn cảm thấy thoải mái hoàn toàn tự tin  Trang phục phù hợp với nội dung nói  Trang phục vừa người rộng chút ít, tránh trang phục chật, khó cử động làm cho khán giả không tập trung vào bạn nói mà dáng vẻ khơng thoải mái bạn  Nếu bạn mập bạn nên chọn vest vừa người, có cài khuy, hạn chế sử dụng loại áo khốc có mở nút trước Một điều lưu ý có thể, kiểm tra trước xem sân khấu hay bục mà bạn đứng nói có màu sắc để bạn chọn trang phục có màu sắc tương phản, màu tơn bạn lên, tránh trường hợp màu trang phục bạn bị hòa vào màu sân khấu  Nếu bạn có vóc dáng bé nhỏ trang phục màu sáng giúp bạn bật trước đám đông khán giả  Trước lên nói cần kiểm tra, chỉnh trang lại vẻ bề ngồi, bỏ hết thứ khơng cần thiết khỏi túi quần, túi áo, thứ đung đưa, phát tiếng kêu bạn di chuyển  Nên mang theo trang phục dự phịng, bạn gặp phải vài cố bất ngờ, bạn phải tiếp tục thuyết trình sau bữa ăn, mà bữa ăn bạn vơ tình để rơi đồ ăn lên áo…  Bạn không nên mặc đồ mà bạn định mặc lên thuyết trình để quãng đường xa, bụi bặm trở nên nhàu nát nhạt màu…  Giày: đánh bóng đơi giày để hồn tất vẻ bề ngồi lịch chứng tỏ bạn tơn trọng khán giả Nếu bạn nữ chọn giày cao gót để tơn lên vẻ đẹp phải lưu ý lựa giày tránh đơi giày di chuyển phát tiếng động  Kính: bạn đeo kính đảm bảo khơng phải mắt kính phản quang, tốt bạn nên sử dụng kính áp trịng để bạn giao tiếp mắt với khán giả  Phương tiện, tuyến đường di chuyển địa điểm thuyết trình  Chúng ta phải nắm rõ loại phương tiện, tuyến đường di chuyển để đảm bảo đến địa điểm thuyết trình dự kiến, tốt đến trước 30 phút đề phòng kẹt đường, hỏng xe…  Ngoài ra, đến sớm kiểm tra địa điểm thuyết trình để chắn chỗ đứng bạn, chỗ ngồi khán giả với thiết bị hỗ trợ bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí hình máy chiếu, hệ thống âm thanh… thuận tiện cho bạn Đến sớm đồng thời giúp bạn làm quen với khán giả có thời gian chuẩn bị tinh thần, chỉnh trang lại trang phục, đầu tóc giảm bớt căng thẳng, hồi hộp chào hỏi nói chuyện với vài khán giả họ đến  Thiết bị hỗ trợ: cần chuẩn bị đầy đủ thiết bị hỗ trợ mà bạn dự định sử dụng máy chiếu, micro, bút chiếu,… đảm bảo tất chúng phải hoạt động tốt bạn biết cách sử dụng chúng  Tập luyện  Bước cuối bước quan trọng thường bị bỏ qua tập luyện trước thuyết trình Để tập động tác bản, tập trước gương Tuy nhiên để tự tin hiệu hơn, ta nên tập luyện trước vài người, nhóm nhỏ, đến tập luyện với điều kiện y hệt ta thuyết trình thật Q trình khiến ta thu thập thêm nhiều ý kiến, ý tưởng người khác đóng góp, ý tưởng q trình tập luyện ta nảy sinh thêm Có câu rằng: “Thao trường có đổ mồ chiến trường bớt đổ máu” Luyện tập bước nhỏ bí thành cơng lớn người thuyết trình Tập để nói to, rõ ràng, thong thả, khơng q nhanh, q chậm, có điểm nhấn, điểm dừng nói thu hút người nghe ln tập trung phía  Nếu nên đặt camera ghi hình lại để phân tích điều chỉnh hành vi Q trình tập luyện giúp ta biến động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất động tác thành phản xạ tự nhiên ta cần tập trung vào nội dung có thuyết trình sinh động II TRÌNH BÀY CẤU TRÚC CỦA MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ? Một cơng trình tồn vững với thời gian nhờ có kết cấu hợp lí Cũng làm từ cácbon than bùn siêu rẻ cịn kim cương siêu đắt chúng có cấu trúc khác Tương tự vậy, thuyết trình có ấn tượng, có chặt chẽ, thuyết phục người nghe hay khơng phụ thuộc nhiều vào cấu trúc thuyết trình Dàn thuyết trình Dù văn, phát biểu đơn giản có phần: Mở đầu, Thân Kết luận Tuy nhiên, việc tổ chức thể phần lại vấn đề khác Hẳn chuẩn bị thuyết trình, có câu hỏi đầu như: Làm để có mở sắc nhọn lơi cuốn? Làm để có thân chặt chẽ phù hợp? Làm để có kết luận chắn, dễ nhớ vào lòng người? Cả ba câu hỏi trả lời câu: Hãy thiết kế thuyết trình ta giống “Cái đinh”.     Vội vàng và  léo nguyên nhân thất bại Vì phải chuyển họ từ trạng thái nói chuyện riêng, nghĩ vấn đề sang trạng thái lắng nghe ta Đây điểm mấu chốt điều khiển đám đông, ta phải biết đưa tất tâm trí, tình cảm, cảm xúc thính giả thời điểm (trạng thái), chuẩn bị lắng nghe thuyết trình ta Thính giả có tiếp tục nghe hay khơng phục thuộc nhiều vào giây phút cách ta thu hút ý họ Ta tạo ý nhiều cách khác Một số cách phổ biến như: o Dùng ví dụ minh họa o Kể mẩu chuyện liên quan đến chủ đề thuyết trình o Các số thống kê, trích dẫn o Nói cảm tưởng hay liên hệ thân o Bạn sáng tạo thêm vài cách khác hay đơn giản kết hợp vài cách lại với  Tóm lại, “thính giả chưa nghe đừng nói” nắm giữ vũ khí mạnh điều khiển đám đông “đưa tất một”  Giới thiệu khái quát mục tiêu nội dung chính: sau có ý thính giả, điều cần làm cho họ biết mục đích thuyết trình gì, họ nhận từ Mục tiêu thuyết trình khơng rõ ràng khó thành cơng  Giới thiệu lịch trình làm việc: điều giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt nội dung thuyết trình  Phần thân  Lựa chọn nội dung quan trọng: lỗi thường gặp thuyết trình đưa nhiều nội dung vào thuyết trình Điều xảy hai nguyên nhân sau:  Không xác định đâu thông tin bắt buộc khán giả phải biết, đâu cần biết nên biết  Sợ thính giả khơng hiểu những nói Nếu ta đưa q nhiều nội dung vào thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại làm thính giả rối trí khơng nhớ TRÁNH: NÊN:  Vậy phần thân cần thiết xác định đâu thông tin quan trọng bắt buộc ta phải trusyền đạt, đâu thông tin cần truyền đạt cuối đâu thông tin nên truyền đạt  Chia thành phần dễ tiếp thu: thuyết trình thơng thường chia làm – phần Các phần xếp với theo trật tự lơgíc định Lơgíc theo trình tự thời gian, theo quan hệ nguyên nhân – kết  Phân bổ thời gian cho nội dung: sau phân chia thành phần điều cần thiết phải lựa chọn thời gian cho nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác thuyết trình ngắn gọn tăng mức độ tập trung  Phần kết luận Người ta có câu “Lời nói gió bay” Vì vậy, thuyết trình cần phải có kết luận Kết luận giúp người nghe tổng kết lại ý mà ta trình bày thơng điệp muốn gởi tới thính giả  Thơng bào trước kết thúc: việc thơng báo thể cụm từ như: Tóm lại ; Để kết thúc, tơi tóm tắt lại ; Trước chia tay, tơi xin tóm tắt lại trình bày Việc thơng báo cịn giúp thính giá chuẩn bị tinh thần để tiếp thu thông tin cốt lõi nhất…  Tóm tắt điểm chính: theo nghiên cứu thính giả khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình khoảng thời gian kết thúc hai khoảng thời gian mà độ tập trung ý người nghe cao Vì ta tóm tắt lại điểm giúp thính giả nhớ khái quát lâu nội dung ta thuyết trình Việc tóm tắt nêu lại đề mục kèm ý cần nhấn mạnh  Thách thức kêu gọi: mục đích cuối cùng của thuyết trình thuyết phục người khác làm theo Đây phần quan trọng  nhất buổi thuyết trình, một lần ta nhấn mạnh lại thơng điệp muốn truyền đạt tới thính giả cam kết để thực thơng điệp “Làm cho người nghe đồng ý, đưa người nghe tới hành động” Trong phần ta dùng số động từ mạnh để hô hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng kêu gọi cam kết hành động cụ thể vỗ tay, giơ tay biểu thực   III TRÌNH BÀY CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG HAY THẤT BẠI CỦA MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH ? Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công thuyết trình Để thành cơng việc thuyết trình trước đám đơng bạn phải người làm chủ tình huống, để đạt điều bạn cần tự đặt câu hỏi sau: - Bạn thuyết trình mục tiêu gì? - Bạn thuyết trình gì? - Người nghe cảm nhận nào? - Người nghe thay đổi nào? - Bạn thuyết trình đâu? - Bạn thuyết trình nào? Trong bao lâu? - Thuyết trình nào? Để trả lời cách hiệu câu hỏi trên, bạn cần giải tốt vấn đề sau đây:  Sắp xếp nội dung theo trình tự logic: xếp nội dung bạn phải nói theo trình tự thật hợp lý Sự logic thuyết trình giúp người nghe ý dễ dàng tiếp thu bạn nói Khi thuyết trình lơi khán giả khơng có cảm giác bị lãng phí thời gian nghe bạn nói Có người nghe tập trung ý chờ đợi thứ bạn trình bày  Âm điệu giọng nói: âm điệu giọng nói đóng vai trị quan trọng thuyết trình Nói chậm rãi, phát âm rõ ràng, biểu lộ cảm xúc hợp lí với điều bạn trình bày giúp bạn thiết lập mối liên hệ với khán giả khán giả tập trung theo dõi bạn Hãy cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nghe thấy bạn Thường xuyên thay đổi âm điệu bạn kịch tính hố cần thiết Bạn lên hay xuống tơng giọng để nhấn mạnh điều bạn muốn Nếu dùng micro điều chỉnh micro giọng nói cho phù hợp  Ngơn từ thích hợp:  Ngơn ngữ lời nói:  Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi trả lời khán giả đem lại hiệu cao cho thuyết trình, khán giả cảm thấy họ thực tham gia vào thuyết trình nội dung bạn nói khách quan có đóng góp ý kiến người  Nếu bạn chuẩn bị hồn tồn khơng thể làm cho người nghe hiểu bạn phải tùy ứng biến thay đổi kế hoạch bạn lường trước điều  Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần bỏ qua Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin cần bổ sung để thuyết trình hiệu Hãy ln chuẩn bị cho tình đột xuất  Tạm dừng để bạn khán giả có chút thời gian để suy nghĩ nghiền ngẫm Đừng trình bày vội vã để người nghe bạn khơng thật hiểu bạn nói gì, bạn khán giả cảm thấy mệt mỏi  Thêm chất hài hước: Để có thuyết buổi trình tốt để lại ấn tượng nên có thêm yếu tố hài hước Hài hước chất xúc tác tuyệt vời, nhiên hài hước phải lúc, chỗ, phải biết sử dụng vào thời điểm phù hợp, cách có chừng mực  Cần nắm thời điểm ngừng thuyết trình Khi kết thúc thuyết trình thiết phải tóm tắt ý giống viết phần kết thuyết trình Cuối bạn cần cảm ơn khán giả ý lắng nghe bạn nói chúc họ lời chúc tốt lành ... sau: - Bạn thuyết trình mục tiêu gì? - Bạn thuyết trình gì? - Người nghe cảm nhận nào? - Người nghe thay đổi nào? - Bạn thuyết trình đâu? - Bạn thuyết trình nào? Trong bao lâu? - Thuyết trình nào?... phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình  Phân tích mục đích mục tiêu Khi thuyết trình hiển nhiên phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt ? Tuy nhiên, đơi... ta thuyết trình Việc tóm tắt nêu lại đề mục kèm ý cần nhấn mạnh  Thách thức kêu gọi: mục đích cuối cùng của thuyết trình thuyết phục người khác làm theo Đây phần quan trọng  nhất buổi thuyết trình,  một